2 (2) 特定のアプリケーションソフトを用意しなくても内容が閲覧でき る 一般的な形式で添付ファイルを用意する 解説 利用者が特定のアプリケーションソフトを用意しないと閲覧することができないファイル形式のみで情報の提供を行うと アプリケーションソフトを持っていない利用者には情報が伝わりません 特定

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1 1 (1) 添付ファイルを開かなくても内容が伝えられるように 同一ページ に文字で添付ファイルの内容または要約を用意する 解説 何の説明もなく PDF 等の添付ファイルのみをページに掲載すると 添付ファイルを開くまで どんな情報なのか 必要な情報なのか知ることができません 音声読み上げソフト等利用者も同様に 添付ファイルを開くという操作をしないと どんな情報なのか知ることができません また 添付ファイルが音声読み上げソフト等に対応した形式でない場合は 情報を伝えることができません 添付ファイルを掲載する場合は 添付ファイルの内容または要約を文字 ( テキスト ) で記載して 添付ファイルを開かなくても必要な情報なのかどうか判断できるようにしましょう 添付ファイルを開かなくても 内容がわかるようにしましょう 良い例 : 添付ファイルの他 概要を掲載悪い例 : 添付ファイルのみ掲載コシヒカリ祭を開催しますコシヒカリ祭を開催します新潟県産コシヒカリのおいしさを皆様に味パンフレット (PDF 形式 10 キロバイト ) わっていただくために 毎年 収穫の時期に コシヒカリ祭 を開催しています 今年も おいしいコシヒカリと おいしいごはんの友を用意して 皆様のご来場をお待ちしています 日時平成 26 年 10 月 12 日 ( 日曜日 )9 時から 17 時会場コシヒカリ会館 ( こしひかり市こしひかり町 1 丁目 ) 印刷用パンフレットパンフレット (PDF 形式 10 キロバイト ) 参考 関連項目 : 作成基準 Ⅲ 13 添付ファイル (2)(3)(5)(6) 139

2 2 (2) 特定のアプリケーションソフトを用意しなくても内容が閲覧でき る 一般的な形式で添付ファイルを用意する 解説 利用者が特定のアプリケーションソフトを用意しないと閲覧することができないファイル形式のみで情報の提供を行うと アプリケーションソフトを持っていない利用者には情報が伝わりません 特定のアプリケーションソフトがなくても閲覧できる 一般的な形式 ( 文字だけのデータはテキスト形式 文字と図表両方を含むデータは PDF 形式 表計算ソフト等で作成したデータは利用者が2 次利用しやすいように CSV 形式等 ) でも提供しましょう 添付ファイルは テキスト形式 PDF 形式 CSV 形式のように 特定のアプリケーションソフトがなくても閲覧できる一般的な形式でも提供しましょう 良い例 : 一太郎形式と PDF 形式で提供悪い例 : 一太郎形式のみで提供医師募集案内 ( 一太郎形式 22 キロバイト ) 医師募集案内 ( 一太郎形式 22 キロバイト ) 医師募集案内 (PDF 形式 23 キロバイト ) 良い例 :PDF 形式で提供医師募集案内 (PDF 形式 23 キロバイト ) CSV 形式とは Comma Separated Value の略で 主に表計算ソフト間の互換フォーマットとして用いられるもの カンマでカラムが区切られ 改行で行が区切られる形式 参考 関連項目 : 作成基準 Ⅰ 2 公平で安全な情報提供 (5) 作成基準 Ⅲ 13 添付ファイル (1) 140

3 2 (3) 添付ファイルを開く前に ファイル形式やファイルサイズがわかる ようにする 解説 ファイル形式やファイルサイズを記載し 利用者が添付ファイルを開く前に 添付ファイルを開くためのアプリケーションソフトが必要かどうか 添付ファイルを開いたり保存する際に時間がかかりそうか わかるようにしましょう 添付ファイルには ファイル形式やファイルサイズを記載しましょう 良い例 : ファイル形式とファイルサイズの記 載あり 直売所一覧 (PDF 形式 23 キロバイト ) 悪い例 : ファイル形式とファイルサイズの記 直売所一覧 載なし 別なページへのリンクなのか 添付ファイルへのリンクなのかもわからない 参考 関連項目 : 作成基準 Ⅲ 13 添付ファイル (2)(4) 141

4 2 (4) 添付ファイルは開いたり保存する際に時間がかからないように で きるだけファイルサイズは小さくなるようにし ファイルサイズが 大きくなる場合は分割して提供する 解説 通常は問題なく添付ファイルを閲覧できても 同時に多くの利用者がホームページを閲覧したり 添付ファイルを閲覧すると 回線が込み合い閲覧に時間がかかってしまうことがあります 回線の状況によって添付ファイルの閲覧に時間がかかったりすることのないように できるだけ小さいファイルサイズで提供しましょう 新潟県ホームページでは 添付ファイルはできるだけ1MB 以内にしてください 新潟県ホームページの閲覧が集中する場合等 どのような状況でも 利用者が快適に表示されるようにすると同時に ホームページを保存するサーバーの容量を有効に使うという目的もあります 添付ファイルのファイルサイズが大きくなる場合は 分割して提供するようにしましょう 添付ファイルは 1MB 以内にしましょう 良い例 : 分割して提供 春の風景 (PDF 形式 900 キロバイト ) 夏の風景 (PDF 形式 920 キロバイト ) 秋の風景 (PDF 形式 950 キロバイト ) 冬の風景 (PDF 形式 960 キロバイト ) 悪い例 : 一括で提供 四季の風景 (PDF 形式 4120 キロバイト ) 参考 関連項目 : 作成基準 Ⅲ 13 添付ファイル (3) 142

5 3 (5) PDF ファイルは 音声読み上げソフト等でも正しく伝えられるよう にする 解説 Acrobat 5 以降からは Windows 版では Microsoft Active Accessibility(MSAA) を使用したスクリーン リーダーに対応したため PDF の文字 ( テキスト ) 部分の音声による読み上げが可能になりました Acrobat 6 以降からは 音声読み上げソフトを持っていなくても OS 自体の合成音声機能を利用して読み上げることができるようになりました Windows も Mac OS でも合成音声機能を利用する場合は 無償で提供されている日本語をインストールする必要があります (Windows も Mac OS も標準で英語はインストールされています ) ただし 音声読み上げソフトで正しく読み上げられるように PDF ファイルを作成するためには細かな設定がさらに必要であり PDF ファイルが音声読み上げソフトでも読み上げ可能であることを知らない利用者もいるので できるだけ PDF ファイルと同等の内容を文字 ( テキスト ) で記載して PDF ファイルを開かなくても内容が伝えられるようにしましょう ワードで作成した文書を PDF ファイルにする場合は あらかじめオプションで タグ 付き Adobe PDF でアクセシビリティと折り返しを有効にする にチェックしましょう 折り返し機能 をオンにすると Adobe Reader のメニューから表示 ズーム 折り返しを選択すると 文字を拡大した時に文字 ( テキスト ) が自動的にウィンドウ幅に合わせて表示されるので 横スクロールをしなくても閲覧できるようになる 紙の文書をスキャナーで PDF ファイルにする場合も OCR( 光学的文字読み取り ) 機能 を使用して 文字を音声読み上げソフトで読み上げられるように設定しましょう 参考 関連項目 : 作成基準 Ⅰ 2 公平で安全な情報提供 (1) 作成基準 Ⅲ 3 ページレイアウト (1) 5 文章構造 (1) 13 添付ファイル (1)(6) 143

6 3 (6) PDF ファイルは 音声読み上げソフト等でも見出しや意味のある画 像等を解釈し 意味のある順序で情報を伝えられるようにする 解説 PDF ファイルも 音声読み上げソフトで読み上げられるように作成できるようになりました 文章だけでなく 見出しや意味のある画像が含まれる場合も 音声読み上げソフト等でも解釈できるようにしましょう ただし 音声読み上げソフトで正しく読み上げられるように PDF ファイルを作成するためには細かな設定が必要であり 複雑なレイアウトの場合は正しく読み上げられるようにすることが困難なので できるだけ PDF ファイルと同等の内容を文字 ( テキスト ) で記載して PDF ファイルを開かなくても内容が伝えられるようにしましょう ワードで作成した文書を PDF ファイルにする場合は 音声読み上げソフト等でも解釈できるようにレイアウトや設定等にあらかじめ配慮して文書を作成しましょう 複雑なレイアウトではなく 音声読み上げソフトでも読み上げやすいレイアウトにしましょう 見出しは スタイルを使用して見出しを作成しましょう 意味のある画像は 図の書式設定で音声読み上げソフトで読み上げる文字( 代替テキスト ) を入力しましょう 表組みは セルを結合せずに 表のプロパティの行タブで 各ページにタイトルを表示する にチェックしましょう 参考 関連項目 : 作成基準 Ⅰ 2 公平で安全な情報提供 (1) 作成基準 Ⅲ 3 ページレイアウト (1) 5 文章構造 (1) 13 添付ファイル (1)(5) 144

7 3 (7) 申込用紙等は 利用者が書き込んで利用できる一般的な形式の添付 ファイルも用意する 解説 申込等を郵送やファックス等でも受け付ける場合は 利用者が利用しやすいように 手書きだけではなくパソコン等で必要事項を入力できるワードやエクセル 書き込み可能な PDF 等の一般的な形式の添付ファイルも用意しましょう 参考 関連項目 : 作成基準 Ⅲ 2 ページサイズ (2) 13 添付ファイル (2)(3)(4) 145