キャビネットの確認キャビネットの確認登録権または参照権があるキャビネットではキャビネットの登録データを確認できます各利用者の権限は管理者によって設定されますキャビネットとファイル送受信の違いそれぞれの特徴を確認しお客様のニーズに合わせて利用してくださいファイル送受信の操作方法ファ

Size: px

Start display at page:

Download "キャビネットの確認キャビネットの確認登録権または参照権があるキャビネットではキャビネットの登録データを確認できます各利用者の権限は管理者によって設定されますキャビネットとファイル送受信の違いそれぞれの特徴を確認しお客様のニーズに合わせて利用してくださいファイル送受信の操作方法ファ"

たしろうごみぶち
5 years ago
Views:

1 この章ではキャビネットの利用方法などについて説明しますキャビネットは利用者同士が共有するデータ保管場所として利用できますただしキャビネットは管理者のみが登録できますキャビネットの確認 26 新着データの確認 35 ごみ箱の確認 36 ファイルの検索 39 ファイルの管理 41 簡易クリップ 48 キャビネットの設定 49

2 キャビネットの確認キャビネットの確認登録権または参照権があるキャビネットではキャビネットの登録データを確認できます各利用者の権限は管理者によって設定されますキャビネットとファイル送受信の違いそれぞれの特徴を確認しお客様のニーズに合わせて利用してくださいファイル送受信の操作方法ファイル送受信 (P.51) 概要キャビネット複数のユーザー間でサーバー上のドキュメントやファイルなどを共有して利用できますファイル送受信送信先やファイルなどをサーバーに登録するだけでユーザー同士はもちろん外部の第三者ともデータを受け渡せます使い方管理者が設定したアクセス権限に応じてキャビネットの登録データを確認ダウンロードしたり共有データを登録変更削除できます送信者は利用者画面でファイルの送信ファイルの受信ファイルの往復の 3 つのメニューを利用できます受信者は登録時に自動配信される通知メールの URL をクリックし表示された受信者サイトからファイルのダウンロードやファイルの返信を行います送信者は受信者用のパスワードを設定することもできますデータの保管期限使い分けの目安保管期限は設定できませんユーザー同士で長期間にわたって多くのデータを共有したい場合などに便利です最大 14 日間ですメールでは扱いにくい大容量データを一度だけ取引先と受け渡しする場合などに便利ですキャビネット画面を表示する 1 キャビネット画面を表示しキャビネットのキャビネットをクリックしますキャビネット画面の表示方法利用者画面の画面説明 (P.17) キャビネットの一覧画面が表示されます最初に表示されるキャビネットメニューでキャビネットをクリックした際に任意のキャビネットのデータ一覧を表示するように設定できます設定方法最初に開くキャビネットの設定を変更する (P.49) 26

3 キャビネットの確認キャビネットやフォルダの登録内容を確認する 1 キャビネットの一覧画面を表示し登録内容を確認するキャビネットやフォルダ ( 以下キャビネットと表記 ) をクリックしますキャビネットの一覧画面の表示方法キャビネット画面を表示する (P.26) キャビネットに登録されている内容が表示されますキャビネットフォルダの種類についてキャビネットフォルダの種類はアイコンによって見分けることができますキャビネットですフォルダです画面上部のパンくずリストには登録内容を表示しているキャビネットまでの階層が > キャビネット名の形式で表示されますパンくずリストの項目をクリックすると該当のキャビネットやフォルダに移動できます登録権と参照権各キャビネットに対する自分の権限はキャビネット名の横に表示されています登録権参照権登録や確認ができます確認のみ可能です権限が権利なしの場合はキャビネット自体が画面に表示されません表示項目についてキャビネットの一覧画面に表示される項目は管理者の設定によって異なりますさらに読み込むボタンが表示されたときにはクリックすると未表示のデータが表示されます 27

4 キャビネットの確認フォルダを作成する管理者が作成したキャビネットの階層下にフォルダを作成できますフォルダの階層下にさらにフォルダを作成することも可能です作成したフォルダは後からフォルダ名を変更したりフォルダ自体を削除したりできます 1 対象キャビネットの内容を表示しますキャビネットの内容を表示する方法キャビネットやフォルダの登録内容を確認する (P.27) 2 登録ボタンをクリックしフォルダの作成を選択します 3 フォルダ名を入力し Enter キーを押しますフォルダが作成されます入力制限についてキャビネット (P.162) フォルダ名を変更する以下の方法でフォルダ名を変更できますフォルダのチェックボックスをチェックし変更ボタンをクリックするフォルダのをクリックし変更を選択する 28

5 キャビネットの確認ファイルを登録するキャビネットやフォルダには他のユーザーと共有するデータを登録できますデータを登録できるのは登録権のあるキャビネットやフォルダのみです 1 対象キャビネットの内容を表示しますキャビネットの内容を表示する方法キャビネットやフォルダの登録内容を確認する (P.27) 2 登録ボタンをクリックしファイルの登録を選択しますファイルを変更する 3 登録するファイルを選択しますメッセージが表示されます登録しているファイルを新しいものに差し替えることができます登録内容は登録者本人登録権のあるユーザー管理者のみが変更できますファイルを変更するときにはファイルの状態を編集中にすることで同時に他のユーザーがそのファイルを変更できなくなりますファイルの状態を編集中にする手順についてはファイルの編集を開始する (P.43) をご覧ください 1 変更対象を登録しているキャビネットの内容を表示しますキャビネットの内容を表示する方法キャビネットやフォルダの登録内容を確認する (P.27) 29

6 キャビネットの確認 2 変更するファイルのチェックボックスをチェックし変更ボタンをクリックしますファイルの変更画面が表示されます同時に変更できるファイルは 1 つだけです複数選択すると変更ボタンがグレーアウトします変更するファイルのをクリックし変更を選択することでもファイルの変更画面を表示できます 3 選択ボタンをクリックし変更するファイルを選択します 4 変更ボタンをクリックしますメッセージが表示されますファイルをダウンロードするキャビネット内のファイルを利用者のパソコンにダウンロードして保存できます 1 ダウンロード対象を登録しているキャビネットの内容を表示しますキャビネットの内容を表示する方法キャビネットやフォルダの登録内容を確認する (P.27) 30

7 キャビネットの確認 2 ダウンロードするファイルのチェックボックスをチェックしダウンロードボタンをクリックします選択したファイルがダウンロードされます複数のファイルのチェックボックスをチェックした場合それらのファイルが zip 形式で圧縮されてダウンロードされますダウンロードするファイルのをクリックしダウンロードを選択することでもファイルをダウンロードできますファイルの参照画面でダウンロードボタンをクリックすることでもファイルをダウンロードできますファイルの参照画面の表示方法ファイルの管理 (P.41) ファイルを送信する 1 送信対象を登録しているキャビネットの内容を表示しますキャビネットの内容を表示する方法キャビネットやフォルダの登録内容を確認する (P.27) 2 送信するファイルのチェックボックスをチェックしファイル送信ボタンをクリックしますファイルを送信画面が表示されます送信するファイルのをクリックしファイル送信を選択することでもファイルを送信画面を表示できます 31

8 キャビネットの確認 3 ファイルの送信ボタンかファイルの往復ボタンをクリックします選択したファイルを送信するためにファイルの送信画面またはファイルの往復画面が表示されますファイル送受信画面を別ウィンドウで開く場合は別ウィンドウで開くを選択しますファイルの送信画面またはファイルの往復画面での操作方法ファイル送受信を登録する (P.54) ファイルやフォルダを移動する登録しているフォルダやファイルの移動は登録者本人登録権のあるユーザー管理者のみが行えます 1 移動対象を登録しているキャビネットの内容を表示しますキャビネットの内容を表示する方法キャビネットやフォルダの登録内容を確認する (P.27) 2 移動対象のチェックボックスをチェックし移動ボタンをクリックしますファイル移動画面が表示されます移動するファイルのをクリックし移動を選択することでもファイル移動画面を表示できます 32

キャビネットの確認 3 移動先のキャビネットを選択し移動するボタンをクリックしますメッセージが表示されますファイルやフォルダを削除するフォルダを削除するとそのフォルダ内のファイルもすべて削除されますフォルダを削除する前にフォルダ内を確認してください 1 削除対象を登録しているキャビネットの内容を表示します

9 キャビネットの確認 3 移動先のキャビネットを選択し移動するボタンをクリックしますメッセージが表示されますファイルやフォルダを削除するフォルダを削除するとそのフォルダ内のファイルもすべて削除されますフォルダを削除する前にフォルダ内を確認してください 1 削除対象を登録しているキャビネットの内容を表示しますキャビネットの内容を表示する方法キャビネットやフォルダの登録内容を確認する (P.27) キャビネットの削除は管理者のみ行えます 2 削除対象のチェックボックスをチェックし削除ボタンをクリックします確認画面が表示されます削除対象のをクリックし削除を選択することでも確認画面を表示できます 3 削除してよければ OK ボタンをクリックしますメッセージが表示されます 33

10 キャビネットを開くキャビネットの確認 1 キャビネット画面を表示しキャビネットの階層構造から開くをクリックしますキャビネット画面の表示方法利用者画面の画面説明 (P.17) キャビネットを開く画面が表示されます 2 表示するキャビネットを選択し開くボタンをクリックしますキャビネットの内容が一覧表示されます 34

新着データの確認新着データの確認新規に登録されたファイルは新着の一覧画面で確認できます新着の一覧画面には管理者が設定した日付以内に登録されたファイルが表示されます新着データを確認する 1 キャビネット画面を表示しキャビネットの新着をクリックしますキャビネット画面の表示方法利用者画面の画面説明 (P.

11 新着データの確認新着データの確認新規に登録されたファイルは新着の一覧画面で確認できます新着の一覧画面には管理者が設定した日付以内に登録されたファイルが表示されます新着データを確認する 1 キャビネット画面を表示しキャビネットの新着をクリックしますキャビネット画面の表示方法利用者画面の画面説明 (P.17) 新着の一覧画面が表示されます 2 新着データを確認します新着の一覧画面ではデータの確認のみが行えますデータの削除や変更などはキャビネット内のデータに対して行ってください新着データのキャビネット名をクリックすることでそのフォルダに移動しますさらに読み込むボタンが表示されたときにはクリックすると未表示のデータが表示されます 35

12 ごみ箱の確認ごみ箱の確認削除したファイルやフォルダはごみ箱に入りますごみ箱内のファイルやフォルダは期限を過ぎるまではキャビネットやフォルダに戻すことができますごみ箱の中身を確認する 1 キャビネット画面を表示しキャビネットのごみ箱をクリックしますキャビネット画面の表示方法利用者画面の画面説明 (P.17) 2 ごみ箱の一覧画面が表示されます階層を表示するボタンをクリックすると削除前に属していたキャビネットやフォルダの階層構造が最上位のキャビネットから順にキャビネット名に表示されますまた階層を表示しないボタンをクリックしたときには削除前に属していたキャビネットやフォルダのみがキャビネット名に表示されますさらに読み込むボタンが表示されたときにはクリックすると未表示のデータが表示されます 36

13 ごみ箱の確認ごみ箱内からキャビネットやフォルダに戻すごみ箱に入れたファイルやフォルダは削除日より 14 日間以上経過すると自動的に削除されますファイルの参照画面で削除した過去のファイルはその時点で完全に削除されますごみ箱には保存されません 1 ごみ箱の一覧画面を表示しますごみ箱の一覧画面の表示方法ごみ箱の中身を確認する (P.36) 2 ごみ箱から戻すファイルのチェックボックスをチェックし戻すボタンをクリックしますごみ箱から戻す画面が表示されます 3 ファイルを戻すキャビネットやフォルダを選択し戻すボタンをクリックしますメッセージが表示されますごみ箱から戻す画面には登録権があるキャビネットやフォルダのみが表示されますファイルを戻すキャビネットやフォルダに同一名のファイルが存在している場合ファイルは戻せません何らかの理由により処理できなかった場合にはその理由が処理の状況画面に表示されます 37

14 ごみ箱の確認ごみ箱内のファイルの詳細情報を表示する 1 ごみ箱の一覧画面を表示します 2 詳細情報を確認するファイルの名前をクリックしますファイルの参照画面についてファイルの詳細情報を表示する (P.41) ファイルの参照画面が表示されます 38

15 ファイルの検索ファイルの検索参照権があるキャビネットやフォルダでは指定した文字を含むファイル名を検索できます登録データを検索する 1 キャビネット画面を表示しキャビネットのファイル検索をクリックしますキャビネット画面の表示方法利用者画面の画面説明 (P.17) ファイル検索画面が表示されます 2 必要事項を入力し検索するボタンをクリックしますファイル名更新日付絞り込み条件検索するファイル名を入力します検索するファイルの更新日からの期間を選択します利用者自身が編集中のファイルのみを検索する場合にチェックします入力制限についてキャビネット検索 (P.162) 英大文字と英小文字が区別して検索されます全角文字と半角文字を区別して検索されます複数の語句を指定した検索はできません 3 検索が完了すると該当するファイルが検索結果画面に表示されますさらに読み込むボタンが表示されたときにはクリックすると未表示のデータが表示されます 39

16 条件を変えて再検索するファイルの検索 1 検索結果画面でをクリックします再検索するための項目が表示されます 2 必要事項を入力し再検索ボタンをクリックしますファイル名更新日付絞り込み条件再検索するファイル名を入力します再検索するファイルの更新日からの期間を選択します利用者自身が編集中のファイルのみを検索する場合に選択します 3 該当するファイルが検索結果画面に表示されます 40

17 ファイルの管理ファイルの管理ファイルの詳細情報を表示する登録されているファイルの詳細情報を確認します 1 詳細情報を確認するファイルを登録しているキャビネットの内容を表示しますキャビネットの内容を表示する方法キャビネットやフォルダの登録内容を確認する (P.27) 2 詳細情報を確認するファイルの名前をクリックしますファイルの参照画面が表示されます 3 情報タブでファイルの詳細情報を確認しますファイル名キャビネット名サイズ登録者登録日時更新者更新日時 URL ファイル名が表示されますファイルが登録されているキャビネット名が表示されますファイルのサイズがキロバイト単位で表示されますファイルの登録者名が表示されますファイルの登録日時が表示されますファイルの最終更新者名が表示されますファイルの最終更新日時が表示されます対象データを直接開くための URL が表示されます 41

18 ファイルの管理ごみ箱にあるファイルの参照画面を表示した場合には更新者更新日時 URL の代わりに削除者削除日時が表示されます 4 ファイルの変更履歴を確認する場合はバージョンタブをクリックします No. ファイル名操作操作情報有効期限登録変更削除などの操作に対して割り振られた番号が表示されます操作されたファイル名とファイルサイズ ( キロバイト単位 ) が表示されます該当ファイルの登録変更削除過去ファイルの復元などの操作履歴が表示されます操作を行った日時とユーザー名が表示されます該当バージョンのファイルが自動的に削除される日が表示されますファイルの変更履歴はファイルの更新後 10 日間保存されます保存期間を過ぎると自動的に削除されます復元ボタンをクリックすると該当のファイルを復元することができます過去ファイルの復元方法過去のファイルを復元する (P.45) 登録者本人登録権のある人管理者のみ過去ファイルの復元が可能な復元ボタンが表示されます過去のファイルが不要な場合は削除ボタンをクリックして削除することができます過去ファイルの削除方法過去のファイルを削除する (P.46) 登録者本人と管理者のみ過去ファイルの削除が可能な削除ボタンが表示されます 5 をクリックしますファイルの参照画面が閉じます 42

19 ファイルの管理ファイルをダウンロードする参照しているファイルを利用者のパソコンにダウンロードして保存できます 1 対象ファイルの名前をクリックしファイルの参照画面を表示しますファイルの参照画面の表示方法ファイルの詳細情報を表示する (P.41) 2 ダウンロードボタンをクリックしますファイルの編集を開始するファイルの参照画面ではファイルの状態を編集中に設定できますファイルの状態を編集中にすることで同時に他のユーザーがそのファイルを編集できなくなりますファイルを変更するときなど 1 つのファイルを 2 人以上のユーザーで変更したくない場合に便利ですファイルの状態は登録者本人登録権のあるユーザー管理者のみが編集中にできますファイルの登録内容を変更するにはファイルの変更内容を変更する手順についてはファイルを変更する (P.29) をご覧ください 1 対象ファイルの名前をクリックしファイルの参照画面を表示しますファイルの参照画面の表示方法ファイルの詳細情報を表示する (P.41) 43

20 ファイルの管理 2 編集を開始するボタンをクリックしますメッセージが表示されますファイルの編集を終了する方法についてはファイルの編集を終了する (P.45) をご覧くださいファイル編集時の注意事項キャビネット一覧画面での表示編集状態のファイルは名前の横にが表示されます編集中を設定した本人のみがファイルの登録内容を変更できますそれ以外の利用者 ( 管理者も含む ) が変更しようとするとエラーメッセージが表示されます利用者画面では登録した本人のみがデータを削除できます管理者は管理者画面でデータを削除できますファイルの参照画面での表示 ( 編集状態を設定した本人以外の利用者 ) ファイルを編集中の状態に設定した利用者の名前が表示されますファイルの参照画面での表示 ( 編集状態を設定した本人 ) 編集を終了するボタンが表示されます 44

21 ファイルの管理ファイルの編集を終了する利用者画面では編集中に設定した本人のみが編集中の状態を解除できますファイルの参照画面で編集を終了するボタンをクリックすることでファイルの状態を編集中から解除できます 1 対象ファイルの名前をクリックしてファイルの参照画面を表示し編集を終了するボタンをクリックしますファイルの参照画面の表示方法ファイルの詳細情報を表示する (P.41) メッセージが表示されます過去のファイルを復元する登録者本人登録権のある人管理者のみが過去のファイルを復元できます他のユーザーが該当データを編集中の場合ファイルを復元できません 1 対象ファイルの名前をクリックしファイルの参照画面を表示しますファイルの参照画面の表示方法ファイルの詳細情報を表示する (P.41) 2 バージョンタブをクリックします 45

22 ファイルの管理 3 復元ボタンをクリックします確認画面が表示されます 4 OK ボタンをクリックします過去のファイルを削除するいったん削除した過去のファイルは復元できません 1 対象ファイルの名前をクリックしファイルの参照画面を表示しますファイルの参照画面の表示方法ファイルの詳細情報を表示する (P.41) 2 バージョンタブをクリックします 46

23 ファイルの管理 3 削除ボタンをクリックします確認画面が表示されます 4 OK ボタンをクリックします 47

24 簡易クリップ簡易クリップキャビネットやフォルダを簡易クリップに登録することで 1 回のクリックで登録したキャビネットやフォルダに移動できます簡易クリップに登録する 1 対象フォルダを登録しているキャビネットの内容を表示しますキャビネットの内容を表示する方法キャビネットやフォルダの登録内容を確認する (P.27) 2 簡易クリップに登録するフォルダのをクリックし簡易クリップに追加を選択しますフォルダが簡易クリップに登録されます簡易クリップから外す 1 キャビネット画面を表示し簡易クリップの [ 編集 ] をクリックしますキャビネット画面の表示方法利用者画面の画面説明 (P.17) 2 対象のキャビネットやフォルダのチェックボックスをチェックし簡易クリップから外すボタンをクリックします選択したキャビネットやフォルダが簡易クリップが削除されます 48

キャビネットの設定キャビネットの設定管理者が許可している場合キャビネットの設定を変更できますこの設定は利用者本人のみに有効です管理者による設定変更について管理者はすべての利用者の設定内容を一括して変更できます最初に開くキャビネットの設定を変更するメニューでキャビネットを選択したときに最初に表示するキャビネットを設定します 1 設定画面を表示しキャビネットの

25 キャビネットの設定キャビネットの設定管理者が許可している場合キャビネットの設定を変更できますこの設定は利用者本人のみに有効です管理者による設定変更について管理者はすべての利用者の設定内容を一括して変更できます最初に開くキャビネットの設定を変更するメニューでキャビネットを選択したときに最初に表示するキャビネットを設定します 1 設定画面を表示しキャビネットの最初に開くキャビネットをクリックします設定画面の表示方法利用者画面の画面説明 (P.17) 最初に開くキャビネットの設定画面が表示されますキャビネットの利用が許可されている場合にのみ機能メニューにキャビネットが表示されます 2 必要事項を選択し変更を保存するボタンをクリックします指定しない新着指定したキャビネットを開く最初に表示するキャビネットを設定しない場合に選択します新着を表示する場合に選択します表示された画面で最初に表示するキャビネットを選択しますキャビネットを選択ボタンをクリックすることでも画面を表示してキャビネットを選択できますメッセージが表示されます 49

キャビネットの閲覧キャビネットの閲覧登録権または参照権のあるキャビネットの登録データを閲覧することができます各利用者の権限は管理者によって設定されますキャビネットとファイル送受信の違いそれぞれの特徴をご確認のうえお客様のニーズに合わせてご利用くださいファイル送受信の操作方法ファイル

キャビネットの閲覧キャビネットの閲覧登録権または参照権のあるキャビネットの登録データを閲覧することができます各利用者の権限は管理者によって設定されますキャビネットとファイル送受信の違いそれぞれの特徴をご確認のうえお客様のニーズに合わせてご利用くださいファイル送受信の操作方法ファイルこの章ではキャビネットの利用方法などについてご案内していますキャビネットは利用者が共有できるデータ保管場所としてご利用いただけますキャビネットの登録は管理者のみ行えますキャビネットの閲覧 168 キャビネットの検索 175 データを転送する 177 データの登録 179 データをメールで登録する 190 変更履歴の管理 191 連携キャビネットへのデータ登録 195 キャビネットの設定