Groups for Business とは Google グループを使用すると組織の内外のユーザーと効率的なコミュニケーションを図ることができますグループの作成と管理をチームに任せることができコラボレーションが容易に実現します Groups for Business を使用するともっ

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ふみなほうねん
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1 管理者向けの Groups for Business 設定このガイドの内容 1. Google Groups for Business がチームのコミュニケーションにどのように役立つかを確認する 2. Groups for Business のおすすめの設定を選択する 3. 自動返信を使用するメーリングリスト外部ユーザーを含むメーリングリスト共有メールボックスを作成する 4. ユーザーをトレーニングする必要なもの G Suite 管理者アカウント 30 分

2 Groups for Business とは Google グループを使用すると組織の内外のユーザーと効率的なコミュニケーションを図ることができますグループの作成と管理をチームに任せることができコラボレーションが容易に実現します Groups for Business を使用するともっとたくさんのことができるようになります組織外部のユーザーを含むグループを作成する配信リストの管理をユーザーに任せる共有メールボックスやオンラインフォーラムなどの特別な種類のグループを設定するまず何よりもグループの作成は無料であり G Suiteユーザーライセンスにカウントされません

3 Groups for Business でコミュニケーションをもっと簡単に組織での Groups for Business の使い方の例をいくつか紹介しますメーリングリストへの自動返信チームによるグループの自主管理潜在顧客からの問い合わせ先としてを作成します自動返信を設定すれば顧客から問い合わせのメールを受け取ったときにたとえばお問い合わせありがとうございます 24 時間以内にこちらからご連絡いたしますといった自動返信を送信できます組織のイベントを管理するためのメーリングリストを作成しますチームのメンバーがメーリングリストでイベント参加者の追加または削除を行うことができるようにします変更を行うたびに管理者に確認を求める必要はありませんプロジェクトチームとニュースレター共同共有メールボックス Groups for Business では組織のメンバーと外部の関係者で構成されるプロジェクトグループを作成できますグループのメールアドレスを作成すればそのアドレス 1 つだけでニュースレターや最新情報をグループのメンバー全員に簡単に送信できますサポートチーム用の共同トレイ support@your-domain.com を使用してサポートのリクエストを管理できるようにしますサポートチームの各メンバーはチケットに個別に対応し解決したリクエストには解決済みのマークを付けたりリクエストを別のメンバーに割り当てたりできます

4 管理コンソールから Groups for Business にアクセスする始めに管理コンソールの [Groups for Business] ページにアクセスしてみましょう 1. 管理者のメールアドレスとパスワードで管理コンソールにアクセスします 2. [アプリ] [G Suite] の順にクリックします 3. サービスの一覧を下にスクロールして [Groups for Business] をクリックします注: ダッシュボードには基本的なメーリングリスト機能を提供する [Google グループ] も表示されていますがこのガイドで説明しているのは Groups for Business ですステップをクリックすると移動します

5 Groups for Business をオンにする Groups for Business はデフォルトでオンになりますが手動でオンにする必要がある場合は次の手順に従います 1. [Groups for Business] ページの右上にあるをクリックします 2. [オンすべてのユーザー ] をクリックします 3. [すべてのユーザーに対してオンにする] をクリックして確定します

6 おすすめの設定を行う 1. [共有設定] をクリックします 2. 下に示されるおすすめの設定を選択します 3. 選択が終わったら [変更を保存] をクリックしますこの設定を使用すると各グループのユーザーを追加または削除できるグループマネージャーを指定できますこれは外部ユーザーをグループに追加できるのは管理者だけということも意味します設定は必要に応じて後で変更できます

7 自動返信を使用するメーリンググループを作成する自動返信を使用するメーリングリストを作成しましょうここでは例として Solarmora.com というドメインを使用しますメーリングリストをグループとして設定してサポートチームのメンバー全員が潜在顧客に返答できるようにします次にグループ用の自動返信を設定してにメールを送信したすべての顧客が次のメッセージを受け取るようにしますお問い合わせありがとうございます 24 時間以内にこちらからご連絡いたしますでは設定の手順を見ていきましょう同じグループを以前に管理コンソールで作成してある場合 Groups for Business を有効にすると基本の Google グループで以前に作成したグループはすべて自動的に移行されますグループを検索するには管理コンソールに移動し [グループ] をクリックしますこれでグループを管理できます詳細: グループの移行

8 Google グループの使用を開始する最初にグループを開きましょう 1. G Suite管理コンソールのページ上部にあるアプリランチャーをクリックします 2. [グループ] をクリックします [グループ] が表示されない場合は [もっと見る] をクリックします 3. [グループ] ページでは次の操作を行うことができますグループを作成管理する [自分のディスカッション] をクリックしてグループのメッセージを読んで返信する受信トレイでも同じメッセージを閲覧できます

メーリングリストグループを作成するではグループを作成しましょう [グループ] ページで次の操作を行います 1. ページ上部の [グループを作成] ボタンをクリックします 2. グループ名メール受信者が見るグループの名前 Solarmora チームなどメールアドレス info@solarmora.com など説明ユーザーだけに表示されるを入力します 3.

9 メーリングリストグループを作成するではグループを作成しましょう [グループ] ページで次の操作を行います 1. ページ上部の [グループを作成] ボタンをクリックします 2. グループ名メール受信者が見るグループの名前 Solarmora チームなどメールアドレスなど説明ユーザーだけに表示されるを入力します 3. 次に [グループの種類を選択] プルダウンメニューから [メーリングリスト] を選択します注: [作成] ページのその他の設定を使って組織内のどのユーザーがメッセージの閲覧メッセージへの返信グループへの参加ができるかを指定できますデフォルトは組織内のすべてのユーザーです 4. ページ上部の [作成] をクリックします 5. 確認のウィンドウで [OK] をクリックするとグループが作成されます

10 グループ用の自動返信を設定する作成したグループが [グループ] ページの [マイグループ] に表示されています 1. 右側の [管理] をクリックします 2. 横のリストにある [設定] をクリックし [メールオプション] を選択します 3. 次の変更を行って [保存] をクリックします件名のプレフィックス自動返信の受信者の [件名] 行に表示されるテキストを入力しますお問い合わせありがとうございますなどメールフッターすべてのオプションをオフにしますこれらのオプションは通常外部のメンバーを含む社内のメーリングリストやグループ用に使用されニュースレターなど自動返信には使用されません自動応答 [組織外のメンバー以外への自動返信を有効にする] チェックボックスをオンにし受信者のメールの本文に表示されるメッセージを入力しますカスタムのメールフッターがないので会社情報を記載することもできます詳細: グループ用の自動返信

11 グループにメンバーを追加する 1. [ グループ ] ページで自分のグループの下にある [ 管理 ] をクリックします 2. 左側のリストにある [ メンバー ] をクリックし [ メンバーを直接追加 ] をクリックします 3. 追加したいユーザーのメールアドレスを入力しグループのウェルカムメッセージを入力します注 : 入力するアドレスは事前に管理コンソールでユーザーとして追加されている必要があります外部ユーザーを追加する方法についてはこのガイドの後半で説明します 4. [ メール登録オプション ] セクションの [ すべてのメール ] を選択します 5. ページ上部の [ 追加 ] をクリックしますグループのメンバーを見るには [ すべてのメンバー ] をクリックします

12 新しいメーリングリストグループをテストする新しいグループを作成したところでグループがどのように機能するかを見ていきましょうグループがアクティブになるまでに最長で 6 時間ほどかかる場合があることに留意してください自動返信を見るドメイン外部のメールアカウントからグループに対してメールを送信して自動返信のメッセージを確認しますメールに返信するドメインの受信トレイをチェックして外部のメールアカウントから送信したメールが届いていることを確認しますグループの他のメンバーからもメールを受信できることを確認しますグループからメールを見るグループから直接メールを見るには [マイグループ] に移動し自分のグループをクリックします外部のメールアカウントから送信したメールを開き [返信] をクリックします返信はグループまたは個人のメールアドレスから行うことができます詳細: グループの編集

13 外部ユーザーを含むグループを作成する引き続き Solarmora.com の例を使って外部ユーザーを含むグループを設定しましょう Solarmora では社内スタッフと外部のコンサルタントやボランティアが参加するイベントを実施しますイベント責任者はプロジェクトの関係者全員を新しいメーリングリストに追加したいと考えています Groups for Business では次のことができます solarmora.com 以外のメールアドレスを持つユーザーを含むメーリングリストを作成する Solarmora のイベント責任者が管理者のサポートなしにグループのメールアドレスを追加削除できるようにするから返信できるようにする

14 Groups for Business の共有設定を更新する最初に組織内のユーザーがメーリングリストのグループに外部ユーザーを追加できるようにしその後でグループのオーナーを指定します 3. 前に行った設定はそのままにして次の 2 つのチェックボックスを追加でオンにします 1. 管理コンソールから [アプリ] [G Suite] [Groups for Business] の順にクリックします 2. Groups for Business の設定ページで [共有設定] をクリックします 4. [保存] をクリックします注: Groups for Business でのメーリングリストの管理についてグループのオーナーをトレーニングすることが重要ですこのガイドの終わりにあるトレーニングリソースをご覧ください

15 グループの使用を開始する設定の更新が終わったらグループを作成して外部のユーザーとグループとの間でメールの送受信ができるようにします 1. 管理コンソールのページ上部にあるアプリランチャーをクリックします 2. [グループ] をクリックします 3. ページ上部の [グループを作成] をクリックします 4. 前のセクションで行ったようにグループ名メールアドレス説明を入力します 5. [作成] をクリックしてグループを保存します

16 メーリングリストグループへのアクセス権を外部ユーザーに与えるではグループの外部メンバーにメーリングリストへのアクセス権を与えましょう 1. ページ上部の [メンバー] をクリックし [管理] ボタンをクリックします 2. 横にある [権限] をクリックします 3. リスト内の [基本的な権限] をクリックします 4. [トピックを表示] と [投稿] の両設定で [グループのすべてのメンバー] の横にチェックマークが付いていることを確認します 5. 設定が終わったらページ上部の [保存] をクリックします

17 外部メンバーをグループに追加する 1. [グループ] ページに戻り [マイグループ] をクリックします 2. 自分のグループの下にある [管理] をクリックします 3. [メンバー] の下のリストから [メンバーを招待] を選んでクリックし外部ユーザーのメールアドレスを入力します注: 外部ユーザーは招待する必要があります直接追加することはできません内部ユーザーのアドレスを追加するためには対象のユーザーが G Suiteドメインに事前に登録されている必要があります 4. [招待状を送信] をクリックしますグループのメンバーは [メンバー] の下のリストから [すべてのメンバー] をクリックすることでいつでも確認できます

18 グループのマネージャーを指定する次にグループのマネージャーを指定しますマネージャーはグループのメンバーを追加または削除できます 1. 横のリストで [マイグループ] をクリックし自分のグループの下にある [管理] をクリックします 2. メンバーの一覧でグループのマネージャーにしたい人の横のチェックボックスをオンにします 3. ページ上部の [操作] をクリックし [役割に追加] を選択して [マネージャー] をクリックしますページが更新され指定したユーザーがマネージャーになっています 4. グループマネージャーが Google グループの使用をすぐに開始できるように時間を設定します詳細: グループの管理

19 グループを使って共同トレイを設定する共同メールボックスは顧客からの技術サポートのリクエストなどメールリクエストキューの管理に役立ちますリクエストに個別に対応し解決したリクエストには解決済みのマークを付けることができます共同メールボックスを設定するには前のセクションで行ったように新しいグループを作成する必要があります 1. グループを作成する際に [グループの種類を選択] プルダウンメニューで [共同トレイ] を選択します 2. [参加者] の横で共同トレイの機能を使用できるユーザーを選択します 3. [基本的な権限] で他の設定を選択します共同メールボックスの作成と使用について詳しく学び動画を見る

20 ユーザーをトレーニングするその他のトレーニングリソースについては G Suiteラーニングセンター gsuite.google.jp/learning-center をご覧くださいラーニングセンターを見る Google グループのデータシートグループを作成管理する効果的な仮想チームを作るよくある質問

21 これで Groups for Business の設定は完了です学習した内容: グループを作成するアクセス権と設定をカスタマイズするグループ用の自動返信を設定するグループのマネージャーを指定するユーザーをトレーニングする

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仕事に Gmail を使うご家族やお友達と連絡を取る手段として Gmail を利用している方も多いと思いますが Gmail には高度なビジネス用途向けの機能も備わっていることをご存じですか G Suite アカウントがあれば Gmail を使用して簡単に重要なメールを整理したり検索したりで管理者向けの Gmail 設定このガイドの内容 1. 管理コンソールで各機能を有効にする 2. 古いメールを読み込む 3. ラベルと検索を使用する 4. 署名を追加する 5. 予備のメールアドレスで Gmail を使用する必要なもの G Suite 管理者アカウント 30 分仕事に Gmail を使うご家族やお友達と連絡を取る手段として Gmail を利用している方も多いと思いますが Gmail