はじめに 拝啓ますますご清祥のこととお慶び申し上げます 平素より弊社製品をご愛顧賜り 厚く御礼申し上げます さて このたびは弊社 Microsoft Office SharePoint Server 2007 による文書管理ソリューションに関する提案の機会を賜り誠にありがとうございます 今回 弊社が

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1 SharePoint でできる 文書管理ソリューション集 機密情報保管ソリューション 帳票申請ソリューション 画像カタログソリューション 複合機連携ソリューション マイクロソフト株式会社

2 はじめに 拝啓ますますご清祥のこととお慶び申し上げます 平素より弊社製品をご愛顧賜り 厚く御礼申し上げます さて このたびは弊社 Microsoft Office SharePoint Server 2007 による文書管理ソリューションに関する提案の機会を賜り誠にありがとうございます 今回 弊社が提案させていただくのは 使い慣れた Microsoft Office アプリケーションやブラウザから ドキュメントの作成や共有を促進するためのソリューションです このソリューションはドキュメントの共有を容易にしながらも 許可されていないドキュメントの参照や情報漏えいを防ぐための仕掛けをあわせ持っています また このソリューションを安定した状態で利用し続けていただけるよう ソリューションを実現するサーバー環境に対する 運用管理製品もあわせて提案させていただいております つきましては 本提案書の内容をご検討のうえ ご採用賜りますようお願い申し上げます 敬具 マイクロソフト株式会社 1

3 目次 文書管理の基本機能 P.3 各フェーズごとに SharePoint Server 2007 が提供する代表的な機能を紹介 機密情報保管ソリューション P.5 適切な権限を持った利用者が 許可されている範囲内で利用できるドキュメントを実現するソリューション 帳票申請ソリューション P.6 既存の帳票を電子フォーム化することで 入力データの正規化や再利用 他システムとの連携を実現するソリューション 画像カタログソリューション P.7 キーワード検索や絞り込みなどで 目的の画像データを探しやすいように管理するソリューション 複合機連携ソリューション P.8 複合機と連携することにより 電子データだけでなく 紙文書に対しても強力な情報の共有や管理を実現するソリューション セキュリティ強化と運用管理の向上 P.9 Forefront および System Center 製品群を利用することで 保存しているドキュメントの保護やサーバー運用管理の向上が実現 ご参考価格 P.10 2

4 文書管理の基本機能 (1) 作成 編集 および 承認 フェーズにおいて SharePoint Server 2007 が 提供する代表的な機能 1. 作成 編集 文書の種類 ( コンテンツタイプ ) に応じて 属性情報 ( メタデータ ) をさまざまな手段で容易に入力することが可能です 使い慣れた Office アプリケーションから文書管理サイト (SharePoint サイト ) へ直接保存することが可能です リストやライブラリでは アイテムの更新履歴を保存することが可能です また アイテム単位で全てのバージョンのコメント内容を確認することが可能です 属性情報の入力 バージョン履歴 2. 承認 付属のワークフローテンプレートを利用することで 使い慣れた Office アプリケーションから 作業の流れを止めずに業務フローの自動化を行うことが可能です ワークフローテンプレートの選択や承認といった処理は Web ブラウザからも操作することが可能です 承認を依頼したワークフローや 承認を行う必要があるワークフローの一覧は SharePoint Server 2007 のポータル上で確認することが可能です ワークフローテンプレートの選択 内容を確認後 承認処理を実行 3

5 文書管理の基本機能 (2) 公開 共有 および 保管 ( アーカイブ ) フェーズにおいて SharePoint Server 2007 が 提供する代表的な機能 3. 公開 共有 SharePoint Server 2007 のライブラリはドキュメントに対して属性情報を付けて管理することが可能です これにより 文書の意味 内容を可視化するとともに ビューの設定によるカテゴライズされた表示が可能です 階層構造で管理されたライブラリから目的のドキュメントを探すことも可能ですが SharePoint Server 2007 の全文検索エンジンを利用すれば 本文内からも検索が可能です ファイル単位での細かいアクセス権の設定やさまざまな管理ポリシー ( 暗号化 有効期限など ) の設定により 安全に公開や共有を行うことが可能です 属性情報の確認 権限の確認 4. 保管 ( アーカイブ ) 法令などによる一定期間の保管が必要なドキュメントに対して レコード毎に属性情報や監査ログのアーカイブが可能です 保管用サイト ( レコードセンター ) に送信されたドキュメントは ドキュメントの種類などによって分類が可能です 監査や訴訟などに応じて レコードの検索や破棄の保留を行うことが可能です レコードの追加情報 破棄の保留 4

6 機密情報保管ソリューション 適切な権限を持った利用者が 許可されている範囲内で利用できるドキュメントを実現するソリューション 1. アクセス権の管理 通常のファイルサーバーと同様に 個々のドキュメントだけでなく フォルダやライブラリ サイトといった単位でアクセス権の設定が可能です ユーザー認証基盤である Active Directory との連携することで グループやユーザーアカウントを一元管理することが可能です ドキュメントの権限管理 ダウンロード時 IRM 保護 2. ドキュメントに対する操作を制限 利用者は権限管理の状態を意識することなく 通常と同じ操作感で文書をライブラリに保存可能です 権限管理がされた状態で文書がダウンロードされます 監査への対応 3. 操作内容の記録による監査への対応 保存文書に対する表示 編集 チェックイン / チェックアウト 移動 コピー 削除 および復元といった操作をログとして記録することが可能です ログの内容は Microsoft Office Excel 形式のレポートとして出力できるため 分析が容易です 標準監査ログレポート 標準の分析レポートツールを Excel 形式で提供 アクセス 監査ログ アクセス 監査ログの取得 必要な製品 SharePoint Server 2007 Rights Management Services Microsoft SQL Server Reporting Services 各種分析 レポートツールへログをインポートし監査レポート作成 5

7 帳票申請ソリューション 既存の帳票を電子フォーム化することで 入力データの正規化や再利用 他システムとの連携を実現するソリューション 1. 帳票の電子フォーム化による効率化 電子フォームの活用 Microsoft Office Word 文書 および Excel ブック用のインポータにより 既存の帳票ファイルを利用することが可能です Microsoft Office InfoPath 2007 に読み込んだ後は 簡単な操作で実際のデータ形式にあったコントロールに変更することで 利用者にとって使いやすい電子フォームを作成することが可能です 選択項目の候補は 他のリストや外部データベースから参照することで 入力データの正規化が可能です 2. マルチクライアントからの利用 Word 文書 ドキュメントのインポート InfoPath フォーム InfoPath 2007 から SharePoint Server 2007 のフォームライブラリに発行することで 電子フォームを Web ブラウザや携帯電話からも利用することが可能です 3. ワークフローによる業務プロセスの自動化 ワークフローのカスタマイズ Web ブラウザによる表示 直列承認や並列承認といったシンプルな経路のワークフローテンプレートが付属しています 承認経路のデザインや業務システムとの連携といった処理を行う場合には Microsoft Office SharePoint Designer 2007 や Microsoft Visual Studio 2008 によるカスタマイズが必要になります 必要な製品 SharePoint Server 2007 (Enterprise CAL) SharePoint Server 2007 対応のワークフローソリューションにつきましては 以下のサイトをご覧ください 6

8 画像カタログソリューション キーワード検索や絞り込みなどで 目的の画像データを探しやすいように管理するソリューション 1. 画像ファイルの整理 画像ファイルの登録時に さまざまな属性情報を付加することで ファイル名以外の属性による並べ替えやグループ化が可能になり 画像ファイル一覧における視認性を高めることが可能です 画像ファイルの管理 2. キーワードによる画像ファイルの検索 属性情報が登録されている画像ファイルの場合には 一般的なテキストドキュメントと同じように キーワードによる検索が可能です 検索結果のページではファイル名の他にサムネイルが表示されるため 複数の画像ファイルが検索結果に表示された場合でも 視覚的に目的の画像を選択することが可能です 3. 携帯メールからの画像ファイル投稿 画像ライブラリにメールアドレスを割り当てれば ファイルのアップロード以外に メールによる画像の投稿が可能です 無線 LAN などのネットワークインフラの整っていない場所や ノート PC を持ち歩いていない場合でも カメラ付き携帯電話を持っていれば 即座に社内ライブラリへの写真 ( 画像ファイル ) の投稿が可能です メール添付による画像ファイルの投稿 必要な製品 SharePoint Server

9 複合機連携ソリューション 複合機と連携することにより 電子データだけでなく 紙文書に対しても強力な情報の共有や管理を実現するソリューション 1. 紙文書の電子化によるオフィスのスリム化 複合機と連携させることにより ユーザーは コピー感覚で紙文書を複合機で取り込み 直接 SharePoint Server 2007 に電子化して格納することが可能です 紙文書の電子化 日ごろ PC を利用する機会の尐ないユーザーにおいても 複合機を入出力機器として利用することで 情報共有基盤の利用率の向上と有効活用を図ることが可能です スキャンイン 電子データへの変換 共有や検索 2. 紙文書と電子データの統合的なセキュリティ 複合機では 地紋印刷 透かし文字印刷などによって 紙文書に対して強力なセキュリティ機能を提供することが可能です 複合機と連携させることにより 紙文書と電子データの双方に対して 総合的なセキュリティ対策を適用することが可能です 電子ファイル印刷制御 許可されたプリンタ以外での出力禁止 3. ビジネスプロセスの統合 複合機と連携させることにより 紙文書を扱うビジネスプロセスを情報システムにシームレスに統合することが可能です 社内外に及ぶビジネスプロセスを迅速に処理し リスクの発生原因を極小化することが可能です セキュリティ保護処理隅の紙文書 印刷ログセキュリティ印刷 印刷許可ワークフロー 必要な製品 SharePoint Server 2007 Rights Management Services 複合機連携ソリューション 複合機メーカー各社の連携ソリューションにつきましては 以下のサイトをご覧ください 8

10 セキュリティ強化と運用管理の向上 Forefront および System Center 製品群を利用することで 保存しているドキュメントの保護やサーバー運用管理の向上が実現 1. 保存ドキュメントに対するウイルスチェック およびコンテンツフィルタ Microsoft Forefront Security for SharePoint を利用することで マルチエンジン を利用した Office 文書に対するマクロウイルスなどのチェックが可能です コンテンツフィルタにより 禁止キーワードが含まれる文書の登録やダウンロードを防ぐことが可能です 2. 保存ドキュメントに対するデータの保護 Microsoft System Center Data Protection Manager 2007 を利用することで オンラインバックアップが可能になります データを保護しながらダウンタイムのない継続したサービスを提供可能です 3. サーバーに対する稼働監視 ドキュメントの保護 サーバーの運用管理 ウイルスチェック Forefront Security for SharePoint オンラインバックアップ System Center Data Protection Manager 2007 System Center Operations Manager 2007 Microsoft System Center Operations Manager 2007 を利用することで サーバーの稼働状況を常に把握可能になります 万一障害が発生した場合にも原因を素早く特定することが可能です 設定基準 登録 チェック 稼働監視 4. サーバーに対する構成管理 構成管理 Microsoft System Center Configuration Manager 2007 を利用することで サーバーに対する設定の変更などの管理が可能になります 誤設定による障害の削減やレポート機能による状況把握が可能です System Center Configuration Manager

11 ご参考価格 構成例 : PC 1000 台 Active Directory 導入済み ドメインコントローラ SharePoint Server 2007 ( インデックス ) RMS 用データベース 権限管理 System Center Operations Manager 2007 System Center Data Protection Manager 2007 複合機 ウイルス対策 SQL Server 2008 Standard SharePoint Server 2007 (Web 検索 ) + Forefront Security for SharePoint System Center Configuration Manager 2007 Rights Management Services (Windows Server 2008) 運用管理 Office Professional Plus 2007 x 1000 台 構成例 : SharePoint Server 2007 サーバーライセンス x 3 SQL Server 2008 Standard プロセッサライセンス x 2 System Center Configuration Manager 2007 with SQL Server Technology サーバーライセンス x 1 System Center Data Protection Manager 2007 サーバーライセンス x 1 System Center Operations Manager 2007 with SQL Server Technology サーバーライセンス x 1 Windows Server 2008 Standard サーバーライセンス x 8 Windows Server 2008 Enterprise サーバーライセンス x 2 Server Management Suite Enterprise x 10 SharePoint Server 2007 Standard CAL x 1000 SharePoint Server 2007 Enterprise CAL x 1000 RMS CAL x 1000 Office Professional Plus 2007 x 1000 構成例参考価格 24,751, 電子フォームのブラウザ表示 (SharePoint Server 2007 Enterprise CAL) 16,200, ドキュメントの権限管理 (Rights Management Services) 9,330, ウイルス対策 (Forefront Security for SharePoint) 756,000- / 年額 + サーバーの運用管理 (System Center) 3,277, Office Professional Plus ,500,000- Select 新規ライセンス + ソフトウェアアシュアランス 3 年間 マイクロソフトソフトウェアアシュアランスは マイクロソフトのソフトウェアを最大限に活用するためのさまざまな特典を提供するメンテナンスプログラムです 導入計画やスタッフのトレーニング 製品サポート ソフトウェアアップグレードなどのソフトウェアアシュアランスの特典を利用することで 従業員の生産性や組織の業績の向上 ソフトウェアの高い投資収益率の短期的な確保を実現することができます 詳細につきましては URL をご覧ください 本構成の前提条件 : ハードウェア 複合機 SI 費用 AD 構築費用 AD 用の Windows Server ライセンス Windows Server CAL は含まれておりません 記載の価格は参考価格です (2008 年 11 月現在 ) お客様の実際のお支払額は お客様の直接のご発注先である LAR 様 販売会社様との間で決定されます 参考価格は Select/GOLP の価格レベル A の新規ライセンス (L) + ソフトウェアアシュアランス (SA) で算出しております SA の費用は契約期間によって異なります 本資料では新規での Select の契約期間の 3 年間 (3SA) で算出してあります 民間企業様は Select のご契約 公共機関様は Government Open License (GOLP) のお申込みが必要になります Forefront Security for SharePoint は サブスクリプションの非永続的なライセンスの提供になります 年額もしくはライセンス契約期間のお支払いとなります Server Management Suite Enterprise には Configuration Manager Enterprise SML Data Protection Manager Enterprise SML Operations Manager Enterprise SML Virtual Machine Manager が含まれています SQL Server はプロセッサライセンスです 本構成では 1 プロセッサにしておりますが 負荷状況によっては複数のプロセッサが必要になる場合もあります SQL Server のクラスタはアクティブ / パッシブ構成にしてあります このような構成の場合 パッシブノードの SQL Server ライセンスは不要となります 10

12 製品に関する詳細な情報は 弊社 Web サイトまたは担当営業までお問い合わせください 本書は情報提供のみを目的としており 本書の内容について Microsoft は 明示的あるいは非明示的ないかなる保証もいたしません 本書に記載した情報は 将来予告なしに変更することがあります 本書を使用する場合の全体的なリスクまたは本書の使用による結果について Microsoft はいかなる責務も負うものではありません 本書に記載されている会社 組織 製品 人物 イベントの例は架空のものです 実在の会社 組織 製品 人物 またはイベントとの関連を示唆するものではありません 適用可能な著作権法すべてにお客様は準拠する必要があります 著作権上の権利に限定されることなく 本書の一部または全部を無断で使用 複製することはできません 2008 Microsoft Corporation. All rights reserved. Microsoft Microsoft ロゴ Active Directory Excel Forefront InfoPath SharePoint SQL Server Visual Studio は 米国 Microsoft Corporation および / またはその関連会社の商標です その他記載されている会社名および製品名は各社の商標または登録商標です 本書の内容は 2008 年 11 月現在のものです 製品内容については 予告なく変更する場合があります