事前準備 P.3 作成画面の起動方法 P.5 電子申請データの作成 P.6 作成した電子申請データを送信する P.0 送信済みリストの確認 P. 送信時に下記のエラーが表示される場合 P.3 申請後に下記のエラーが表示される場合 P.4 住所変更届の電子申請は被保険者本人の手続きにのみ対応しています

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1 社会保険被保険者住所変更届 愛知県小牧市安田町 90 サポートセンターお問合せ FAX

2 事前準備 P.3 作成画面の起動方法 P.5 電子申請データの作成 P.6 作成した電子申請データを送信する P.0 送信済みリストの確認 P. 送信時に下記のエラーが表示される場合 P.3 申請後に下記のエラーが表示される場合 P.4 住所変更届の電子申請は被保険者本人の手続きにのみ対応しています 国民年金第 3 号被保険者住所変更届は電子申請に対応してい ません 併せて申請する場合は 用紙での申請が効率的です

3 事前準備 電子申請する前に 〇社会保険労務士の電子証明書はパソコンにインストールされていますか? また有効期限は切れていませんか? 〇台帳起動画面の 事務所情報他 から連絡先に関する情報が登録されていますか? 〇事業所台帳の会社情報フォーム 基本データ タブに 電子申請で利用できない文字が 含まれていませんか?( 住所欄にローマ数字 名称や氏名に機種依存文字など ) 〇事業所台帳の会社情報フォーム 電子申請 タブに JPG 形式または PDF 形式の提出代行証明書が 登録されていますか? ファイル名に添付ファイルで利用できない文字が含まれていませんか? ( ファイル名に や全角スペース 半角スペースなど ) 〇事業所台帳の会社情報フォーム 電子申請 タブに 電子申請で利用できない文字が 含まれていませんか? 住所欄は都道府県名から登録されていますか? 電子申請で利用できない文字 -( 全角マイナス ) ( 全角ダッシュ ) ~ < > # % { } ^ [ ] ` ( 半角スペース ) ( 全角スペース ) 添付ファイルで利用できない文字ローマ数字 (Ⅰ Ⅱ Ⅲ Ⅳ Ⅴ Ⅵ Ⅶ Ⅷ Ⅸ Ⅹ) 機種依存文字 ( 髙 﨑 など ) 半角カタカナ 3

4 事前準備 個人情報の入力確認 青枠のところは必須項目です 確認時のポイント 氏名 フリガナ 生年月日 基礎年金番号 健保 NO は必ず入力してください ( 青枠の項目が必須項目です ) 電子申請の場合 従業員氏名の文字数制限は全角 文字までです ( フリガナは半角 5 文字までです ) 外国人の場合など 氏名が長くなるケースでは 個人情報には全角 文字まで ( 文字数制限は全角 文字までですが 姓と名の間も 文字とカウントするため ) 入力し 氏名が証明できる書類を添付するなどして対応して下さい 住所欄にローマ数字 ( Ⅰ Ⅱ Ⅲ Ⅳ Ⅴ Ⅵ Ⅶ Ⅷ Ⅸ Ⅹ) が含まれている場合は数字に置き換えてください 住所 欄には変更後の住所を入力し 旧住所 欄には変更前の住所を入力しておいてください 住所の変更日についても入力されているかどうかを確認してください 4

5 作成画面の起動方法. 全ての処理ファイル をク リックします. グループで 社会保険 を 選択します 3. 右のリストから 住所変更 届 をクリックします 3 5

6 電子申請データの作成 ~ マスター情報を登録する ~. e-gov をクリックし ます. ➀ マスター設定のアイコ ンをクリックします 3 3. マスター情報の中のデー タがすべて埋まっていることを確認した後 登 録 をクリックします 社会保険被保険者住所変更届の電子申請は CSV 方式ですので 処理ファイルの読込で 住所変更届 を開いた後 直接 e-gov ボタンをクリックします ( 様式にデータを入力する必要はありません ) マスター情報の 提出先 が空欄のときは 事業所ファイル画面の 会社情報 電子申請タブにて 提出先を選択してください マスター情報の 申請者 や 社労士コード が空欄の場合は 台帳 MENU 画面の 事務所情報他 事務所情報 e-gov 申請者情報 で 申請者の氏名と社労士コードを登録してください FD 通番が空欄の場合は と入力してください 自動的に番号が表示された場合は番号を変更しないでください FD 通番は 提出先 申請者 の組み合わせが同じ場合に連番とします 顧問先ごとの通番ではありません 6

7 電子申請データの作成 ~ データを登録する ~. 被保険者選択 のアイコ ンをクリックします. 被保険者の一覧から 今回住所変更のあった被保険者を選択して 登録 ( 水色 ) をクリックします 3 3. OK をクリックします 4 4. 登録完了後 データチェック をクリックして 登録したデータに不正がないかを確認します 氏名の 髙 や 邉 などの機種依存文字は登録時にエラーとなるため 高 や 辺 などに変更してから登録してください 変更前住所にはカナが表示されていませんので カナ のボタンをクリックした後に の操作に進むようにしてください (Excel がカナを自動で表示しますが 読み方が異なる場合があります その場合は手入力で修正して下さい ) 7

8 電子申請データの作成 3 ~ データチェックをかける ~. 提出先は年金事務所のままで 提出方法については 電子申請 にチェック を入れます 3. ファイルの場所欄で C: を Delete でキー削除し 右クリックして 貼り付け を選択します ( データ の参照先が自動的に反映されます ) 4 3. チェック をクリックします 4. エラーは検出されませんでした と表示されましたら OK をクリックします 画面右上の にて仕様チェックプログラムを終了させます SHFD0006.CSV/SHFD0006.TXT ファイルがみつかりません と表示されましたら P.7 に戻って データの 登録 を行ってください チェックプログラムがインストールされていないか ファイルが見つかりません と表示されましたら お手元のパソコンに日本年金機構が提供している仕様チェックプログラムの最新版がインストールされているか確認してください 8

9 電子申請データの作成 4 ~ 申請するデータを作成する ~. 申請データ作成 のアイコン をクリックします. 電子申請データ作成 をクリックします 3. 電子申請データを作成します か と表示されましたら OK をクリックします 4. 作成しました と表示されま したら OK をクリックしま す 3 4 申請データ作成 をクリックした際 CSV ファイルが作成されていません と表示された場合は P.8 のデータチェックをおこなってください 紙の通知書を希望 にチェックを入れた場合 決定通知書は顧問先に郵送されます 社労士事務所へ郵送するように指定することはできません 添付ファイルが必要な場合は 添付ファイル ボタンからファイルを指定してください (JPG 形式か PDF 形式で 全ての添付ファイルで合計 99MB 以内に収めて下さい なお添付ファイルは最大 0 個まで設定できます ) 9

10 作成した電子申請データを送信する ➀. ➀ 未送信トレイ のアイ コンをクリックします. 作成したデータを選択し 青色に反転させたうえで 申請する をクリックし ます 3. 選択したデータを申請しま すか? と表示されましたら はい をクリックします 3 0

11 作成した電子申請データを送信する ➁. 社労士電子証明書を選択して OK をクリックします. 申請しました と表示されましたら OK をクリック します A ここまでの作業で送信は完了です 次のページからは送信済みデータ を確認する画面になります 社労士電子証明書はパソコンごとにインストールが必要です 上記画面に表示されている証明書が正しい電子証明書ではない場合 A その他 をクリックし 証明書を選び直してください 社労士電子証明書を選択後 正しい署名が選択されませんでした と表示される場合 ルート証明 がインストールされていないことが考えられます 通常 社労士電子証明書をセコムのマニュアルに沿って再度インストールすれば解消しますが 取り急ぎルート証明がない状態でも申請することができます ルート証明 : 社労士電子証明書の発行元 = セコムが信頼できる発行元であることを証明するもの

12 送信済みリストの確認. 送信済みリストをクリックすると これまでに一括申請した手続きデー タが閲覧可能です. 該当のデータを W クリックすると 個々に 申請済リスト が開きます 3. 状況の更新 をクリックすると 手続きの進捗が把握できます 3 送信済みリストの 内容 欄には 今回の手続きをした被保険者の氏名が表示されます の送信済みリスト上にある 更新 ボタンをクリックすると 全ての手続きの進捗状況が更新されます 申請後の流れについては 自動送信により電子申請した場合の申請後のマニュアル をご覧ください

13 送信時に下記のエラーが表示される場合 システムエラーが発生しました 転送接続からデータを読み取れません 既存の接続はリモートホストにより 強制的に切断されました 原因台帳から送信したデータに受け取ることができない形のデータがある ( ウイルスが含まれている ) と e-gov 側で判断し受取拒否しているためです 対応方法添付ファイル ( 提出代行証明書を含む ) を 下記のいずれかの操作で作り直して 再度送信します ( 以前に正常に申請できた場合でも 作り直してください ) 添付ファイルの名前を変更する ( ファイル名に P.3 添付ファイルで利用できない文字 を含んでいないかご確認ください ) 添付ファイルのサイズが上限を超えている場合は 解像度を下げてスキャンし直して サイズを小さくする (P.9 脚注を参照してください ) 3 添付ファイルを最初から作成し直す 3

14 申請後に下記のエラーが表示される場合 表示されるメッセージ 送信番号が取得できませんでした パーソナライズで送信を確認してください 送信できた場合送信済リストで送信番号を入力してください 送信できていない場合再度データを作成のうえ 送信しなおしてください まずは パーソナライズで 送信状況を確認します! 案件確認 送信できていたら送信番号をメモします! 次のページへ進みます

15 申請後に下記のエラーが表示される場合 送信されていたら 送信済リストに送信番号を手入力します! メモした送信番号を手入力して 登録 送信されていなかったら 入力したい行をダブルクリック 送信済リストから削除し データを再度作り直した上で 送信し直します 削除したい行をダブルクリック 削除 お手数ですが 上記操作後に 再度電子申請データを作成の上 送信し直してください