取引先様向け ご請求業務に関する説明会資料 - 発注支払の画面説明について 年 8 月 8 日佐川急便株式会社

Transcription

1 取引先様向け ご請求業務に関する説明会資料 - 発注支払の画面説明について 年 8 月 8 日佐川急便株式会社

2 目次 1. ご請求サイトご利用フローについて 1-1. サイトご利用者の登録フロー 1-2. ご利用フロー ( ケース 1) カタログ品発注 ( ケース 2) 調達発注 ( ケース 3) 役務発注 ( ケース 4) 施設工事発注 ( ケース 5) 請求データによるご請求 2. サイト画面について ご利用者登録編 ご利用案内メール文 / ログイン画面 メニュー / コックピット説明 ご担当者登録 委託業者登録 カタログ商品掲載編 カタログ商品掲載申請 カタログ商品掲載申請 ( 状況確認 ) カタログ商品掲載申請 ( 一括登録 ) 一括発注商品登録 発注 ~ 出荷編 発注通知メール サンプル 納品予定日入力 出荷日入力 出荷報告データ取込 実費確定額入力 請求合意編 日次合意 月次合意 支払通知書出力 請求データによるご請求編 請求データ取込 随時合意 3. 稼働環境 見積り編 見積り依頼メール/ ログイン画面 メニュー/ コックピット説明 見積り回答 見積り結果通知メール サンプル 1

3 1. ご請求サイトご利用フローについて 2

4 1.1 サイトご利用者の登録フロー お取引先にて ご利用担当者のご登録を行っていただきます 11 頁 13 頁 11 頁 11 頁 1サイト利用のご依頼をさせていただきます 2サイト利用のご了承 3 管理者様に ご利用案内のメールを送信させていただきます 4ご利用案内メール文に記載されているサイトにログインしていただき 利用規約の合意を行っていただきます サイトご利用可能 5ご利用担当者様のご登録を行っていただきます 6ご利用担当者様は 利用利用規約の規約の合意合意を行っていただきます サイトご利用可能 3

5 1.2 ご利用フロー ( ケース 1) カタログ品発注 お取引先様の商品をサイトに掲載できます ご発注後は サイトによる請求合意を行っていただき 合意内容を元に お支払いたします ( 請求書はご不要になります ) 商品例 : 業務用品 事務用品 生活用品など 16 頁 27 頁 28 頁 32 頁 33 頁 26 頁 34 頁 1 商品のサイト掲載依頼を行います 2 商品のサイト掲載申請を行います 3 ご発注を行います 4 発注通知メールを受けて 納品予定日 を入力していただきます 5 出荷日が確定しましたら 出荷日 を入力していただきます 6 出荷を行います 7 検収を行います 8 検収額を確認していただき 日々 請求合意を行っていただきます 9 請求合意 ( 日次 ) の確認を行います 10 日々請求合意していただいた内容を 月次で合意していただきます 支払通知書 を出力して保存していただきます 11 請求合意 ( 月次 ) の確定を行います 12 月次の合意内容を元に お支払いたします 4

6 1.2 ご利用フロー ( ケース 2) 調達発注 お見積りを サイトに登録していただきます ご発注後は サイトによる請求合意を行っていただき 合意内容を元に お支払いたします ( 請求書はご不要になります ) 商品例 : 事務什器 家電製品 社有車など 22 頁 27 頁 28 頁 32 頁 33 頁 34 頁 24 頁 26 頁 1 見積りをご依頼します 2 見積り情報をサイトに登録していただきます 34 見積り結果をメール通知 ( 受理 ) 致します 3 ご発注を行います 4 発注通知メールを受けて 納品予定日 を入力していただきます 5 出荷日が確定しましたら 出荷日 を入力していただきます 6 出荷を行います 7 検収を行います 8 検収額を確認していただき 日々 請求合意を行っていただきます 9 請求合意 ( 日次 ) の確認を行います 10 日々請求合意していただいた内容を 月次で合意していただきます 支払通知書 を出力して保存していただきます 11 請求合意 ( 月次 ) の確定を行います 12 月次の合意内容を元に お支払いたします 5

7 1.2 ご利用フロー ( ケース 3) 役務発注 お見積りを SGH グループにてサイト登録させていただきます ご発注後は サイトによる請求合意を行っていただき 合意内容を元に お支払いたします ( 請求書はご不要になります ) 商品例 : 清掃作業 廃棄処理料 フロアマット代など 27 頁 28 頁 30 頁 32 頁 33 頁 26 頁 34 頁 1 見積りをご依頼します 2 見積りをご頂戴致します 3 ご発注を行います 4 発注通知メールを受けて 納品予定日 を入力していただきます 5 出荷日が確定しましたら 出荷日 を入力していただきます 6 出荷を行います 7 実費確定額 を入力していただきます 8 検収を行います 9 検収額を確認していただき 日々 請求合意を行っていただきます 10 請求合意 ( 日次 ) の確認を行います 11 日々請求合意していただいた内容を 月次で合意していただきます 支払通知書 を出力して保存していただきます 12 請求合意 ( 月次 ) の確定を行います 13 月次の合意内容を元に お支払いたします 6

8 1.2 ご利用フロー ( ケース 4) 施設工事発注 お見積りを SGH グループにてサイト登録させていただきます ご発注後は サイトによる請求は サイトによる請求合意を行っていただき 合意内容を元に お支払いたします ( 請求書はご不要になります ) 商品例 : 施設工事など 32 頁 33 頁 34 頁 1 見積りをご依頼します 2 見積りをご頂戴致します 3 ご発注を行います 4 出荷を行います 5 検収を行います 8 検収額を確認していただき 日々 請求合意を行っていただきます 9 請求合意 ( 日次 ) の確認を行います 10 日々請求合意していただいた内容を 月次で合意していただきます 支払通知書 を出力して保存していただきます 11 請求合意 ( 月次 ) の確定を行います 12 月次の合意内容を元に お支払いたします 7

9 1.2 ご利用フロー ( ケース 5) 請求データによるご請求 請求データをサイトに登録していただきます サイトによる請求合意を行っていただき 合意による請求合意を行っていただき 合意内容を内容を元に元に お支払いたします ( 請求書はご不要になります ) 商品例 : コピーカウント 携帯電話使用など 36 頁 36 頁 37 頁 34 頁 1 請求データによる請求のご依頼します 2 ご提供する定型フォーマットに 請求データを作成していただきます 3 請求データをサイトに登録していただきます 4 請求額を確認していただき 請求合意を行っていただきます 支払通知書 を出力して保存していただきます 5 請求額の確定を行います 6 請求合意内容を元に お支払いたします 8

10 2. サイト画面について 9

11 ご利用者登録編 10

12 ご利用案内メール文 / ログイン画面 1 管理者様あてに ご利用案内メールが届きますので メール文に記載されている URL ユーザー ID 仮パスワードよりログインします 2 初回ログイン時 システム利用規約 の同意をお願いします 3 仮パスワードから本パスワードへの変更を行います ご利用案内メール ログイン! 1 2 システム利用規約システム利用規約 内容が表示されます 3 11

13 メニュー / コックピット説明 1 システム利用規約 の同意すると サイトメニューが表示されます 2 機能メニューが表示されます 3SGH グループからのお知らせが表示されます 4 コックピット ( 状況案内件数 ) が表示されます 2 お知らせ 3 カタログ登録業務 掲載申請中掲載差し戻し 9,999 件 9,999 件 掲載終了期限間近 9,999 件 出荷業務 納品予定日入力待ち出荷日入力待ち 9,999 件 9,999 件 役務確定額入力待ち 9,999 件 11 月度 ( 当月 ) 日次合意日次合意待ち 9,999 件日次合意 NG 9,999 件日次合意中 9,999 件 月次合意月次合意待ち月次合意 NG 月次合意中 9,999 件 9,999 件 9,999 件 合意業務 12 月度 ( 翌月 ) 以降日次合意日次合意待ち 9,999 件日次合意 NG 9,999 件日次合意中 9,999 件月次合意月次合意待ち 9,999 件月次合意 NG 9,999 件月次合意中 9,999 件 4 随時合意随時合意待ち随時合意 NG 随時合意中 9,999 件 9,999 件 9,999 件 随時合意随時合意待ち 9,999 件随時合意 NG 9,999 件随時合意中 12

14 ご担当者様登録 1 ( メニュー ) ユーザ一覧 より サイトをご利用するご担当者を登録します 2 登録後 ご担当者に ご利用案内メールが送信されます 3 ご担当者は 管理者同様 メール文に記載されている URL ユーザー ID 仮パスワードよりログインします 1: 管理者は ご担当者が パスワードを忘れた場合 パスワードの初期化が可能です ( メール通知されます ) ( メニュー ) ユーザ一覧

15 委託業者登録 取引先様の委託業者を ご担当者に登録することが出来ます 1 ( メニュー ) 委託先一覧 より 事前に 委託業者の登録を行って下さい 新規ボタンを押し 2 委託業者名を登録します 3 ( メニュー ) ユーザ一覧 より 委託業者のご担当者を登録して下さい 4 登録後 ご担当者に ご利用案内メールが送信されます ご担当者は 管理者様同様 メール文に記載されているURL ユーザー ID 仮パスワードよりログインします ( メニュー ) 委託先一覧 1 2 ( メニュー ) ユーザ一覧

16 カタログ商品掲載編 15

17 カタログ商品掲載申請 1/2 1 ( メニュー ) 商品登録 より 商品画像を登録します 画像は最大 5 つまで登録可能 サムネイル画像は 1 つ 2 基本情報 ( 金額 発注単位 商品説明など ) を登録します 次へボタンで次頁へ 1 ( メニュー ) 商品登録 2 次頁 16

18 カタログ商品掲載申請 2/2 3 取扱情報 ボリュームディスカウント情報 オプション情報を登録し 4 確認ボタンを押します 5 商品登録内容確認後 掲載申請 ボタンを押します

19 カタログ商品掲載申請 ( 状況確認 ) ( メニュー ) カタログ一覧 より 掲載申請した状況が確認できます ( メニュー ) カタログ一覧 1 18

20 カタログ掲載申請 ( 一括登録 ) 商品の一括登録が可能です 1 ( メニュー ) 商品登録 ( 一括取込 ) より 一括メンテナンス説明書 および カテゴリ一覧 のファイルをダウンロードし 一括登録ファイルを作成します 一括登録ファイルの定型フォーマットは サイトのヘルプから入手 ( ダウンロード ) して下さい 2 次へボタンを押すと 一括取込画面に移ります 3 作成したファイルをアップロードします 4 取扱情報を確認します 5 掲載申請 ボタンを押した後 6アップロードファイルのエラー有無を確認します ( メニュー ) 商品登録 ( 一括取込 )

21 一括発注商品登録 1 ( メニュー ) 一括発注商品登録 より 追加ボタンを押します 2 商品カテゴリから 一括発注対象にする商品を検索します 3 検索後 該当の商品のチェックボックスにレを入れ 4 一括発注商品名を入力し 5 登録ボタンを押します ( メニュー ) 一括発注商品登録

22 見積り編 21

23 見積り依頼メール / ログイン画面 1 見積り担当者様宛てに 見積り依頼メールが届きますので メール文に記載されている URL ログイン ID パスワードよりログインします ログイン ID/ パスワードは 見積り依頼毎に採番されます 1 ログイン! 22

24 見積り回答 2 お見積登録して頂く 依頼品名 をクリックします 3 商品名称 数量 単位 単価 商品金額 課税区分 消費税金額 合計金額を入力し 4 明細保存 をクリックします 5 見積書を添付します 6すべての依頼品に対してお見積が完了した後に 見積り登録 をクリックします 1: 商品参考資料 / 商品画像を添付することができます : 黄色部分は 入力必須項目になります ログイン!

25 見積り結果通知通知メール サンプルサンプル 見積りの検討結果が メール通知されます 購入検討メール文 謝辞メール文 24

26 発注 ~ 出荷編 25

27 発注通知メール サンプルサンプル 発注後 メール通知されます メール文の URL よりログインしていただけます このメールはシステムにて自動配信しております 返信はできませんのでご了承下さい NNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNNN 受注担当者様 御中 お世話になっております 発注をご依頼申し上げます サイトにて内容をご確認の上 納品予定日登録をお願いします 発注日 : 9999/99/99 発注件数 :99,999 件 下記トップページよりログインして下さい XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 以上 よろしくお願いします 26

28 納品予定日入力 1コックピット 納品予定日入力待ち件数 をクリックすると 入力待ち一覧が表示されます 2 発注 を押すと 明細内容が表示されます 3 納品予定日を入力し 更新ボタンを押します 委託先が入力する場合 金額情報等は非表示になります

29 出荷日入力 1コックピット 出荷日入力待ち件数 をクリックすると 入力待ち一覧が表示されます 2 発注 を押すと 明細内容が表示されます 3 出荷日を入力し 更新ボタンを押します 委託先が入力する場合 金額情報等は非表示になります

30 出荷報告データ取込 出荷日入力の一括登録が可能です 1 ( メニュー ) 出荷報告データ作成 より 出荷日入力したい抽出条件を入力し 2CSVデータ出力します 3 出力したCSVデータに 出荷日を入力します 4 ( メニュー ) 出荷報告データ取込 より CSVデータを取込みます 5 取込みデータのエラー有無を確認します エラーが無ければ登録ボタンを押します 1 ( メニュー ) 出荷報告データ作成 ( メニュー ) 出荷報告データ取込 4 2 CSV データ 5 出荷日入力 3 29

31 実費確定確定額入力 1 コックピット 役務確定額入力待ち件数 をクリックすると 入力待ち一覧が表示されます 2 発注申請件名をクリックすると 3 詳細画面が表示されます 実費確定額を入力し 4 登録ボタンを押します 必要であれば添付資料も登録します

32 請求合意編 31

33 日次合意 1コックピット 日次合意待ち件数 をクリックすると SGHグループ会社の合意所管部門毎合意所管部門毎に 合意待ち一覧が表示されます 2チェックボックスにレを入れ 3 合意ボタンを押します 検収済み件数を押すと 詳細内容が確認できます 1 SG ムービング SG ムービング 2 ここにレすると 全てにレが入ります ( ページ単位 ) 3 32

34 月次合意 1コックピット 月次合意待ち件数 をクリックすると SGHグループ会社の合意所管部門毎合意所管部門毎に 合意待ち一覧が表示されます 2チェックボックスにレを入れ 3 合意ボタンを押します ( 同時に 支払通知書 PDFが表示されますので印刷後 保管をお願いします ) 支払通知書 PDF 33

35 支払通知書 サンプルサンプル 表紙 明細 34

36 請求データによる ご請求編 35

37 請求データ登録 1 請求データの定型フォーマット (CSV データ ) を サイトのヘルプから入手 ( ダウンロード ) して下さい 2 請求データ作成後 ( メニュー ) 請求データ取込 より ファイルをアップロードします 3 データにエラーが有る場合 エラー情報が表示されます 4 エラー内容を CSV 出力後 エラーの対応をお願いします 1 CSV データ 請求データ入力

38 随時合意 1 コックピット 随時合意待ち件数 をクリックすると 請求データ毎に 合意待ち一覧が表示されます 2 チェックボックスにレを入れ 3 合意ボタンを押します

39 3. 稼働環境について 38

40 オンラインサービス時間とクライアント環境を下記に示します オンラインサービス時間 通常日 5:00 ~ 22:30 日曜日 5:00 ~ 19:00 計画停電 メンテナンス その他の理由により サービス時間が短縮されることがあります クライアント動作環境 ブラウザ : Internet Explorer 7~9 まで対応 PDF : Adobe Reader 6.0 以降 39