[ ] 算定基礎届の CD 届出データ作成マニュアル 健保提供 ターンアラウンド CD の活用 概要 1) 健康保険組合が提供する 算定基礎届ターンアラウンド CD は 日本年金機構により示された 届書作成仕様書 ( 健康保険 厚生年金保険適用関係 届書 ) に基づく CD による算定

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1 [ ] 算定基礎届の CD 届出データ作成マニュアル 健保提供 ターンアラウンド CD の活用 概要 1) 健康保険組合が提供する 算定基礎届ターンアラウンド CD は 日本年金機構により示された 届書作成仕様書 ( 健康保険 厚生年金保険適用関係 届書 ) に基づく CD による算定基礎届出の形式で作成されています 2) 算定基礎届ターンアラウンド CD には 健康保険組合の加入者データベースより被保険者の氏名 生年月日 健康保険証の記号 番号が記録して あります 受け取られた事業所では このデータに各被保険者への算定基礎届のデータを入力して提出いただけるようになっています 3) 届出の CD を作成されましたら 日本年金機構の 社会保険届出書仕様チェックプログラム ( 日本年金機構のインターネットホームページよりダウ ンロードできます ) でデータ形式が正しいことを確認し 総括票 を出力して CD に総括票を添えて健康保険組合に提出してください 注意 ) ご利用になるパソコンが CD-RW の書込みが出来なければご利用いただけません 1

2 処理手順 1) 健康保険組合から受領した 算定基礎届ターンアラウンド CD を パソコンの CD ドライブにセットします 2) [ スタート ] ボタンをクリックして [ プログラム ] [ アクセサリ ] [ メモ帳 ] の順にクリックして メモ帳 を開きます 3) メニューバーの [ ファイル (F)] [ 開く (O)] で マイコンピュータ CD ドライブ の順にダブルクリックして オープンしたウィンドウにあ る KPFD0006.csv というアイコンを選び 開く ボタンをクリックすると ファイルが メモ帳 で開きます! 注意! ファイルがこのようなアイコンの場合は ダブルクリックすると Excel が起動してしまいます [ スタート ] ボタン [ プログラム ] [ アクセサリ ] [ メモ帳 ] を先に開いてから [ ファイル (F)] [ 開く (O)] で a: ドライブを指定し ファイルの種類 に すべてのファイル を選択した後 KPFD0006.csv を開いてください 2

3 4) データの先頭から 5 行分の ヘッダー部 を削除したのち 名前を付けて保存 します メモ帳のメニューバーより ファイル (F) 名前を付けて保存 (A) の順にクリック 保存先 : デスクトップ ファイル名 :KPFD0006.data.txt 上書き保存が終了したら 画面右上の [ ] をクリックしてメモ帳を終了します 3

4 5) Excel を起動します ( スタート プログラム Microsoft Excel の順にクリック ) 6) 3) で保存した KPFD0006.data.txt を開きます メニューバーの ファイル (F) 開く (O) の順にクリックすると ファイルを開く のダイアログボックスが開くので ファイルの場所 デスクトップ ファイル名 KPFD0006.data.txt を指定して [ 開く ] をクリック 4

5 テキストファイルウィザード -1/3 から順に以下のとおりに指定して [ 次へ >] をクリックしてゆき テキストファイルウィザード -3/ 3 で [ 完了 (F)] をクリックすると データが表示されます そのまま [ 次へ ] をクリック カンマ (C) にチェックをつけて [ 次へ ] をク リック 5

6 1 データのプレビュー の右下のスクロールバーを使って 一番右の項目まで表示を移動します 2 一番右端の項目のタイトル部分の G/ 標準 の文字の上にマウスポインタを移動し [Shift] キーを押しながら 1 回クリックすると プレビューですべての列が選択された状態になり黒く反転します 3 その状態で ウィンドウの右上にある 列のデータ形式 で 文字列 (T) を選択して 最後に右下の完了をクリックします 6

7 7

8 7) Excel( エクセル ) でデータを編集します a) まず シートの左上の 部分をクリックしてシート全体を範囲指定し メニューバーの 書式 (O) セル(E) を選択して セルの書式設定 表示形式 をすべて 文字列 に設定します b) 1 行目に行を挿入します c) A 列から AP 列まで 以下のように項目タイトルを入力します a) この部分をクリックして シート全体のセルの表示形式を 文字列 に設定します b) データの先頭に 1 行挿入します c) 上のように A 列から AV 列まで 算定基礎届のデータ項目にしたがって項 目名称を入力します 項目タイトル (A 列より順に ) 届書 郡市区 整理記号 整理番号 元号 生年月日 改定予定 元号 適用年 適用月 カナ氏名 漢字氏名 性別 従前健保 従前厚年 従前元号 従前年 従前月 基礎 1 基礎 2 基礎 3 日数 1 日数 2 日数 3 金銭 1 金銭 3 現物 1 現物 2 現物 3 合計 1 合計 2 合計 3 平均額 修正平均 区分 作成原因 決定健保 遡及支払額 昇降給区分 昇降給差月額 昇降給年 昇降給月備考 記号 番号 健保固有 8

9 d) 算定基礎届の内容を 各被保険者のレコード ( 行 ) に入力してゆきます 算定基礎届 として入力する際の必須項目は 郡市区 整理記号 ( 被保険者 ) 整理番号 ( ここまでは厚生年金の情報です ) 元号 適 用年 適用月 従前元号 従前改定年 従前改定月 日数 1~3 ( による支給 金銭 額 )1~3 現物( による支給額 )1~3 合計 1~3 平均額 被保険者区分 ( 一般 :0 パート :1) の 23 項目です! 注意! すべての項目について セル ( 列 ) の属性を 文字列 に変更してください G/ 標準 のままで すと桁数が変わってしまいます ( 例 :2 桁の 05 が 1 桁の 5 になってしまう ) 9

10 現物 1~3 は金額がない場合でもかならずゼロ ( 0 ) を入力します 健保固有 には 後続行のカンマ数を揃えるため すべてのレコード ( 行 ) について半角のスペースをひとつ 入力します フィルハンドル 健保固有 には 先頭データのセルに空白を 1 桁 ( スペースバーを 1 回押下 ) 入力しておきます すべての行にスペースを詰めるため 先頭に入力したらそ のセルのフィルハンドルをダブルクリックします 8) 入力 編集が終わったら ファイルを保存します メニューバーの ファイル (F) 名前をつけて保存(A) の順にクリックすると 名前を付けて保存 のダイアログボックスが開くので ファイルの場所 デスクトップ ファイル名 KPFD0006.data.csv ファイルの種類 CSV( カンマ区切り ) を指定して [ 保存 ] をクリック 10

11 [ 保存 ] をクリックすると 上のメッセージが出ます ここで は必ず [ はい (Y)] を選んでください 保存終了したらウィンドウ右上の終了ボタン [ ] をクリックして Excel を終了します 終了ボタンを押すと 下のメッセージがでますので ここではまん中の [ いいえ (N)] をクリックしてください 11

12 9) 7) で保存したKPFD0006.data.csvをメモ帳で開きます スタート プログラム アクセサリ メモ帳 の順にクリックしてメモ帳を開きます メニューバーの ファイル (F) 開く(O:) の順にクリックし ファイルを開く のダイアログボックスで ファイルの場所デスクトップファイル名 KPFD0006.data.csv ファイルの種類すべてのファイル (*.*) を選んで [ 開く (O)] をクリックします ( メモ帳 1) メモ帳 1 メモ帳 1 で開いた KPFD0006.data.csv について a) 項目名が書き込まれている先頭のレコード (1 行目のレコード ) を削除します 12

13 10) 9) で開いたメモ帳はそのままで メモ帳をもうひとつ開き KPFD0006.txt を開きます スタート プログラム アクセサリ メモ帳 の順にクリックしてメモ帳を開きます メニューバーの ファイル (F) 開く(O:) の順にクリックし ファイルを開く のダイアログボックスで ファイルの場所デスクトップファイル名 KPFD0006.txt ファイルの種類テキスト文書 (*.txt) を選んで [ 開く (O)] をクリックします ( メモ帳 2) 11)-a) メモ帳 2 この行以降をすべて削除 11) メモ帳 1(KPFD0006.data.csv) とメモ帳 2(KPFD0006.txt) を使って 提出用ファイルの編集を行います a) メモ帳 2 の 6 行目以降 ([data] の次の行から下 ) をすべて削除する メモ帳 2 13

14 b) メモ帳 1 のすべての行を コピー する データ全体を範囲指定してから メニューバーの 編集 (E) コピー (C:) の順にクリックする メモ帳 1 c) メモ帳 2 の [data] の次の行に 貼り付け る [data] の次の行にカーソルを移動して メニューバーの 編集 (E) 貼り付け (V:) の順にクリックする メモ帳 2 d) メモ帳 2 で ファイルを上書き保存する メニューバーの ファイル (F) 上書き保存 (S) の順にクリックして KPFD0006.txt を上書き保存します e) 保存終了したらウィンドウ右上の終了ボタン [ ] をクリックしてメモ帳を終了します メモ帳 1 とメモ帳 2 を両方とも終了させてください 14

15 12) d) で保存した KPFD0006.txt を CD にコピーします 注意 健康保険組合より配布された KPFD0006.csv が入っていた CD に上書きコピーして下さい 13) 次に 日本年金機構の 社会保険届出書仕様チェックプログラム でデータ形式が正しいことを確認し エラーが検出されなければ 総括票 を出力します a) 社会保険届出書仕様チェックプログラム を起動して 提出先 を 健康保険組合 ファイルの場所 に CDドライブ を指定して 画面右にある [ チェック ] ボタンをクリックします エラーがある場合 ( 例 ) エラーがない場合 ( 例 ) 15

16 エラーがなければ この ボタンをクリックして 総括票 を作成 14) これで 健保組合提出用算定基礎届の CD が完成です CD を取り出し 出力した総括票とともに健康保険組合へ提出してください 16