来訪者管理受付システム VisitView( なっちゃん 3) 製品概要 (2015 年 8 月 ) Knowlbo /Groupware 来訪者管理受付システム Knowlbo /Groupware ナルボコラボレーションシステム 製品概要 (2015 年 8 月 ) 受付はスムーズに セキュリテ

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1 来訪者管理受付システム ナルボコラボレーションシステム 製品概要 (2015 年 8 月 ) 受付はスムーズに セキュリティは堅く!! お客さまを心から歓迎しながら 守るべきところはしっかり守る 来訪者管理受付システム VisitView( なっちゃん 3) が 企業とお客さまとの円滑なコミュニケーションをサポートします VisitView は スムーズな入退管理と高度なセキュリティを同時にかなえる来訪者管理受付システムの進化形です 堅実な入退管理とともに お客様を心から歓迎するスマートな企業窓口を実現します Page 1

2 0.VisitView の基本事項 0.1 主な特長 (1) 来訪予約来訪情報を事前に Web ページから予約し 部署内で共有することができます 来訪予約は担当者と登録者をそれぞれ管理することができるため 他の担当者の来訪予約を登録することも可能です また 一度登録した来訪予約の来訪者情報は それぞれの担当者にひもづく形で保存されるため その後の来訪予約においてはこれを引用して利用することができます オプションとして施設予約機能を加えて連携させることも可能です (2) 入 退館処理来訪者の入館処理として 来訪カードや来訪チケット (2 次元バーコード付 ) をスムーズに発行することができます 来訪予約がある場合はもちろん 来訪予約のない場合でも受付から登録し処理することも可能です ( 受付においては簡易登録や来訪票 ( 番号 ) と紐づけて登録することなども可能です ) また 入館処理時には担当者へメール通知をすることも可能です 発行した来訪カードや来訪チケット (2 次元バーコード付 ) により スピーディな退館処理が可能です (3) 来訪ログ管理来訪情報はログ ( 履歴 ) として管理され 日別 日付範囲で集計 CSV 出力することができます (4) 複数オフィス ( テナント ) 対応複数のオフィス ( テナント ) でも利用することができます たとえば テナントビルの総合受付などでご利用可能です また 施設予約オプションにおいては 複数のオフィス ( テナント ) で共有利用される施設の予約も可能です (5) セキュリティゲートとの連携 IC カードあるいは2 次元バーコードチケット対応のセキュリティゲートと連携させた運用も可能です Page 2

3 0.2 システム構成 (1) システム構成 VisitView は 来訪予約 および管理ツールは Web アプリ (Web ブラウザ ) 受付処理は Windows アプリで サーバーサ イドに Web サーバーとデータベースシステムを配置し クライアントサイドからアクセスします (2) 動作環境 VisitView の動作環境は次のとおりです 項目 動作環境 サーバーサイド Web サーバー DBMS Internet Information Server 7 以降.NET Framework 3.5 Windows Server 2012 R2 Windows Server 2008 R2 SQL Server R クライアントサイド (Web アプリ ) Web ブラウザ Internet Explorer 8.0 以降 Microsoft Edge Chrome 最新 Firefox 最新 Safari 最新 表示イメージは Web ブラウザに より異なる個所があります (Windows アプリ ) Windows Windows7 以降 Microsoft Surface Pro (Windows 8) 受付アプリ 電話受付アプリ Page 3

4 0.3 受付タイプ VisitView は受付タイプとして 電話受付 IC カード受付 QR チケット受付 に対応します 電話受付 電話受付は タブレット PC による無人の受付で 代表的な部署や 選択部署へ電話を取り次ぎます 詳細は 電話受付アプリ をご覧ください Page 4

5 0.3.2 IC カード受付 IC カード受付は IC カードを来訪証として利用する場合の受付です 事前の来訪予約を基本に 予約のない来訪者にも対応します (1)IC カード基本的に IC カード受付では デバイスとして IC カードリーダ そのメディアとして IC カードを使います IC カードは次の3つのタイプから選択可能です IC カードタイプ利用例反応速度セキュリティ価格備考タイプ A Mifare IC テレカ オフィス入退室など遅い安価フィリップ社 ( オランダ ) タイプ B 住基カード 運転免許証など高い高価モトローラ社 ( アメリカ ) タイプ C FeliCa Suica WAON 楽天 Edy など早いソニー ( 日本 ) (2)QR コード (2 次元バーコード ) カード IC カードの代わりに任意のカードに QR コード (2 次元バーコード ) を貼りつけて利用することも可能です 必要な QR コードはシールの形態で弊社よりご提供させていただきます 次に IC カード QR コード それぞれの適正についてまとめます 比較項目 IC カード QR コード (2 次元バーコード ) IC カードリーダ QR コードリーダ デバイス 対応機種 PR-700UDM/ デンソーウェーブ QK30/ デンソーウェーブ 読み取り時間瞬時 1 秒程度 IC カード QR コード (2 次元バーコード ) 対応タイプ メディア 読み取り情報 IDm(IC カード固有の ID) 対象者の識別 ID 複製困難容易 ( 複写 ) QR チケット受付 QR チケット受付は QR チケットを来訪証として利用する場合の受付です 事前の来訪予約を基本に 予約のない来訪者にも対応します Page 5

6 0.3 機能パック VisitView は受付タイプ別に Express Essential Standard Premium の機能パックを用意しています 受付タイプ電話受付 Express Essential Standard Premium 電話受付 IC カード受付 - QR チケット受付 - 機能 電話受付 Express Essential Standard Premium 受付端末台数 N 1 N N N 来訪予約ログインアカウント数 0 50 N 100 N 100 N 100 クラウド / オンプレミス / / / / / 複数オフィス ( テナント ) 無人受付対応 (1) ゲート連携 IC カードが利用されるセキュリティゲート システムとの連携は IC カード受付 ではカードの管理だけで対応することができます また QR チケット受付 ではそのシステムとの連携を組み込む必要があるため 別途ご相談ください Page 6

7 1. アプリケーション構成 VisitView のアプリケーションは次のとおりです アプリケーション内容備考 管理 Web アプリ マスタデータなどのシステム管理用 Web ページサイト ユーザー認証可能で管理権限のあるメンバのみ利 用可能 来訪予約 Web アプリ来訪予約のための Web ページサイトユーザー認証可能なメンバのみ利用可能 受付アプリ来訪者の入退館処理のための Windows アプリユーザー認証可能なメンバのみ利用可能 電話受付アプリ 無人受付における電話接続のための Windows アプリ Page 7

8 1.0 管理 Web アプリ 管理 Web アプリの主な機能は次のとおりです 機能項目内容備考 複数オフィス ( テナント ) 対応マスタデータの管理登録施設のゾーン管理来訪者の入退館ログ / 入館集計 複数のオフィス ( テナント ) で排他的にデータを管理します 一般に来訪カード 受付などのデータについては 管理オフィスにより共有管理されます 各種マスタデータの管理が可能です 各施設にセキュリティゾーンを指定することで ご案内施設に対応したカードの発行が可能です 来訪者の入退館ログのレポートファイル (CSV 形式 ) および時間別の入館数の集計ファイル (CSV 形式 ) を出力可能です 管理オフィスでは 全 てのオフィスの管理が 可能です ( 来訪予約 ページ ) Page 8

9 ( 来訪カード ページ ) ( オフィス ページ ) Page 9

10 1.0.1 マスタ管理データ 管理されるマスタデータを概略します (1) マスタデータ ( 人事関連 ) 人事関連の主なマスタデータは次のとおりです マスタデータ ( 人事関連 ) オフィス 備考 オフィスデータは複数オフィス オプションが有効の場合のみ必要となります サイト ビルや事業所など オフィス内でのサイトを管理することができます 部署 メンバスタッフゲストゲストカード 主に来訪予約するメンバで ライセンスされたアカウント数まで登録可能です 主に受付スタッフを登録します 運用的に来訪予約を必要としない来訪者を登録し管理します ゲストに貸与するカードで 来訪予約なしでの入退館処理を実現します (2) マスタデータ ( 施設関連 ) 施設関連の主なマスタデータは次のとおりです マスタデータ ( 施設関連 ) 施設ゾーン 備考 施設をゾーン管理し ゾーン別の管理や来訪カードを割り当てることが可能です 施設タイプ施設 (3) マスタデータ ( 来訪関連 ) 施設関連の主なマスタデータは次のとおりです マスタデータ ( 来訪関連 ) 来訪ステーション 来訪ステーション端末 備考 それぞれの受付デスクです 複数の受付端末が配置されます それぞれの受付端末です 来訪カード 来訪予約タイプ 来訪クラス VIP などの来訪クラスで 来訪予約において選択することができます 来訪オプション Page 10

11 1.1 来訪予約 Web アプリ 来訪予約 Web アプリの主な機能は次のとおりです 機能項目内容備考 来訪予約の登録 / 削除来訪予約の登録 および削除が可能です 担当者と登録者を別に登録可能です 来訪予約の参照 / 変更定期の来訪予約 ( 指定期間 ) 同行者の指定来訪者のインポート来訪者の引用入力ご案内施設の指定メールの通知 来訪予約はその部署の所属メンバにより共有することができます 毎日 毎週 隔週の曜日指定 毎月の週指定 ( 第 1~ 第 5) と曜日指定 毎月の日にち指定が可能です 来訪者ごとに同行者の人数の指定が可能です 来訪者の一括予約が可能です 来訪予約の登録時に来訪者情報は自動登録され その後の来訪予約において引用することができます 来訪予約にご案内施設を指定することができます 来訪予約確認のメール通知 および来訪者の入退館を知らせるメール通知が可能です 履歴情報は別途編集管理することもで きます ( 来訪予約 ページ ) Page 11

12 ( 来訪予約 ページ : 来訪者状態表示モード ) Page 12

13 1.2 受付アプリ 受付アプリの主な機能は次のとおりです 機能項目内容備考 キーワードは 来訪者名 会社名 担当者名 担当部署名 件 来訪者の検索 入館処理 来訪予約のない入館処理 キーワード および属性による検索が可能です 来訪者と来訪カードの紐づけが可能です 来訪グループの一括入館処理 来訪者別の入館処理も可能です 来訪予約のない来訪者の入館処理も可能です 名 来訪票番号 来訪カード番号など 属性は 来訪クラス 来訪状況 ( 入館前 / 入館済 / 退館済 ) ご案内先 ( 使用会議室 ) など IC カードの場合は よりスピーディな館処理が可能です 来訪予約を通常登録する方法と 来訪票 ( 紙 ) 番号と紐づけられた来訪予約が可能 退館処理来訪カードによる退館処理が可能です IC カードの場合は よりスピーディな退館処理が可能です 来訪カードの貸与管理来訪者のインポート担当者情報管理来訪者の入退館ログ 来訪カードを貸与した来訪者 およびその担当者の履歴の照会が可能です 来訪者の一括予約が可能です 担当者の照会が可能です 来訪者の入退館ログのレポートファイル (CSV 形式 ) を出力することができます ( 受付アプリ フォーム ) Page 13

14 ( 社員チェック ダイアログ ) (IC カードチェック ダイアログ ) Page 14

15 1.3 電話受付アプリ 電話受付アプリは 部署やメンバなどをキーに社内への電話 および無人受付として来訪チケットの印刷などをサポートします (1) タブレット PC 電話受付アプリの PC としては Windows 8 のタブレット PC を使用します 推奨タブレット PC は Microsoft の Surface Pro 3 で 専用のドッキングステーションを利用することでより設置を安定させることができます Microsoft の Surface Pro 3 Microsoft の Surface Pro 3 専用ドッキングステーション (2)QR コード (2 次元バーコード ) リーダ電話受付アプリは 無人受付でも予約のある来訪者に対して来訪チケットの印刷などが可能です 来訪チケットの印刷に当たって 来訪者はメールで連絡された登録番号を入力するか QR コード (2 次元バーコード ) でより簡易に入力することができます Page 15

16 1.3.1 画面遷移 (1) カバー画面 カバー画面のイメージは任意に変更可能です Page 16

17 (2) 来訪予約のないケース 運用モードとして 部署選択と担当者選択が選択できます イメージは任意に変更可能です (2.1) 部署選択運用モード (2.2) 担当者選択運用モード Page 17

18 (3) 来訪予約のあるケース ( オプション ) QR コードリーダーによる登録番号の読み取りも可能です 必要に応じてチケットの印刷にも対応します Page 18

19 2. 事例紹介 既に導入されているお客様の概要は次のとおりです お客様 ( 業種 ) 規模受付スタイル 社団法人金融系会社テナントビル不動産系会社外資系総合商社 ( 株 ) 三菱総合研究所様金融系会社金融系会社鉄道系会社 12 テナントビル規模来訪者 :500~1,000 名 / 受付 PC:5 台 5,000 ユーザー規模来訪者 :500 名 ~/ 受付 PC:4 台 60 テナントビル規模来訪者 :500 名 ~/ 受付 PC:3 台 50 テナントビル規模来訪者 :200~500 名 / 無人受付 PC:3 台 1,000 ユーザー規模来訪者 :200 名 ~300 名 / 受付 PC:3 台 1,000 ユーザー規模来訪者 :100~200 名 / 受付 PC:3 台 10 テナントビル規模来訪者 :100~200 名 / 受付 PC:3 台 8 テナントビル規模来訪者 :100~200 名 / 受付 PC:2 台 +3 台 ( テナント専用 ) 500 ユーザー規模来訪者 :50~100 名 / 受付 PC:1 台 IC カード有人受付スタイル IC カードゲート連携 QR チケット有人受付スタイル QR チケットゲート連携 QR チケットTV 電話受付スタイル QR チケットゲート / エレベータ連携 IC カード無人受付スタイル IC カード (QR コード付 ) 有人受付スタイル IC カード有人受付スタイル QR チケット有人受付スタイル QR チケットゲート連携 QR チケット有人受付スタイル QR チケットゲート連携 IC カード- 名札有人受付スタイル IC カードゲート連携 Page 19

20 株式会社ナルボ 東京都渋谷区広尾 越山 LK ビル 2F Page 20

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