倫理審査申請システム利用ガイド（申請者編）

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ことこいなおか
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1 自治医科大学倫理審査申請システム利用ガイド申請者編平成 28 年 6 月版

2 目次 1 システムの利用準備システムの起動パスワードの作成ユーザー登録依頼ログインログアウト新規申請申請書の作成申請書の一時保存申請書の修正申請書の削除申請申請書の表示 PDF 変換と一括ダウンロード事務局への問い合わせ質疑応答ヒアリング審査結果の表示プロジェクトの申請者の追加削除データベース登録決裁処理提出許可進捗状況報告進捗状況報告の通達申請書の作成研究終了報告研究終了の通達申請書の作成その他申請報告変更申請有害事象報告

3 6.3 試料情報破棄報告その他の機能お知らせ新着情報の表示ユーザー情報の編集メールログ

4 1 システムの利用準備 1.1 システムの起動本システムを利用するにはインターネットに接続したパソコンと Web ブラウザが必要です Web ブラウザを起動し以下の URL を入力します Web ブラウザは Internet Explorer(IE)IE9(Windows Vista) IE11(Windows7/8. 1) EDGE(Windows10) もし < くは Safari7 以降 (MacOSX 10.9 以降 ) のみ動作保証いたログイン画面が表示されれば起動成功です図 1-1 しますその他のブラウザでは正常に動作しない可能性図 1-1 があります起動しないときはパソコンがインターネットに正常に接続しているか確認してください - 3 -

もしくは図 1-1 ログイン画面から初めてログインされる方パスワードを忘れた方はこちらからのリンクをクリックします

5 1.2 パスワードの作成システム管理者によるユーザー登録処理が完了するとシステムから通知サービスユーザー登録完了のお知らせのメールが送信されます図 1-2 この手順はパスワードを忘れてしまった場合にもお使いいただけます図 1-2 メールのリンクをクリックするもしくは図 1-1 ログイン画面から初めてログインされる方パスワードを忘れた方はこちらからのリンクをクリックしますパスワード再発行の画面が表示されます図 1-3 図 1-3 メールアドレスを入力し [ 送信 ] ボタンをクリックするとパスワード発行手続きが行われます図 1-4 図

6 折り返しパスワード再発行手続きが上記で入力したメールアドレスに届きます図 1-5 図 1-5 メール本文中のリンクを開きご希望のパスワードを入力して [ 設定 ] ボタンをクリックしてください図 1-6 図

1.3 ユーザー登録依頼システム管理者によるユーザー登録がされていない方で新規にユーザー登録をご希望の方は図 1-1 ログイン画面からシステムをご利用される場合はあらかじめユーザー登録が必要ですユーザー登録を希望される方はこちらで登録手続きをしてくださいのリンクをクリックしユーザー登録依頼画面図 1-7 に必要事項を入力して [ 送信 ] ボタンをクリックしてください

7 1.3 ユーザー登録依頼システム管理者によるユーザー登録がされていない方で新規にユーザー登録をご希望の方は図 1-1 ログイン画面からシステムをご利用される場合はあらかじめユーザー登録が必要ですユーザー登録を希望される方はこちらで登録手続きをしてくださいのリンクをクリックしユーザー登録依頼画面図 1-7 に必要事項を入力して [ 送信 ] ボタンをクリックしてくださいユーザー登録は最初に一度だけ行う必要がありますすべての項目において入力は省略できませんシステム内で重複した職員番号を入力するとこの図 1-7 職員番号は使用されていますが表示されますシステム内で重複したメールアドレスを入力するとこのメールアドレスは使用されていますが表示されますユーザー登録処理が開始され図 1-8 先ほど入力したメールアドレスにシステムから通知サービスユーザー登録依頼のメールが送信されます図 1-9 図

8 図 1-9 システム管理者によるユーザー登録処理が完了すると先ほど入力したメールアドレスにシステムから通知サービスユーザー登録完了のお知らせのメールが送信されます図 1-2 パスワードの作成については 1.2 パスワードの作成を参照してください - 7 -

9 1.4 ログイン図 1-1 ログイン画面でメールアドレスとパスワードを入力し [ ログイン ] ボタンをクリックします認証に成功するとメインメニューが表示されます図 1-10 < 注意!> メールアドレスとパスワードが外部に漏れると不正使用される恐れがあります図 1-10 厳重に管理してください 1.5 ログアウト本システムの利用を終える場合は図 1-10 メインメニュー画面左下部にある [ ログアウト ] ボタンをクリックしてログアウトをしてから Web ブラウザを閉じてくださいログアウトをしないで Web ブラウザを閉じたときはサーバーでは一定期間ログインした状態が継続されますログアウトをすることで不正アクセスを防止することができサーバーのメモリなどの資源をすみやかに解放することができます申請書の作成画面など全ての画面の右上部と左下部には [ ログアウト ] ボタンが用意されていますインターネットの接続環境がダイアルアップモバイル通信カード等従量課金制のときは長時間の利用や添付ファイルのダウンロードで高額な通信料金を請求されることがあります定額課金制の通信環境での利用をおすすめします - 8 -

10 2 新規申請 2.1 申請書の作成図 1-10 申請者用メニューより [ 新規申請 ] へのリンクをクリックすると新規申請の準備画面図 2-1 が表示されます添付ファイルは 1 度に合計サイズ 20MB を超えて登録できませんこの場合は図 MB 以内で一旦 [ 一時保存 ] を行い図 2-4 プロジェクト詳細表示画面編集ボタンから追加登録してくださいその他添付資料は 1 度に 5 個まで登録できます 6 個以上登録する場合は一旦 [ 一時保存 ] を行い図 2-4 プロジェクト詳細表示画面編集ボタンから追 [ 様式 ] のリンクをクリックして必要書類をダウンロードできます倫理審査委員会を選択して [ 申請基本情報入力へ進む ] ボタンをクリックすると新規申請入力画面が表示されます図 2-2 加登録してください - 9 -

11 図 2-2 必要事項を入力し添付資料を登録します 2.2 申請書の一時保存申請書の入力を中断する場合は図 2-2 新規申請入力画面より[ 一時保存 ] ボタンをクリックします入力した内容や添付ファイルが一時保存されますこの時点では審査手続きは開始されません最後に必ず [ 申請 ] ボタンをクリックしてください一時保存または申請を行わないと申請書が保存されません

12 2.3 申請書の修正申請書の一時保存や申請を行うと申請者用メニューのプロジェクト一覧に研究課題が表示されます図 2-3 図 2-3 [ 表示 ] ボタンをクリックするとこのプロジェクトに関する詳細表示画面が表示されます図 2-4 図

申請書の削除後の復元はできません [ 削除 ] ボタンをクリックすると申請書及び添付資料が削除されます 2.

13 一時保存状態の申請書は ( 編集中 ) となります編集を続行する場合は [ 編集 ] ボタンをクリックすると図 2-2 新規申請入力画面が表示され編集できます 2.4 申請書の削除申請書を取り下げる場合は [ 削除 ] ボタンをクリックすると削除に伴う確認画面が表示されます図 2-5 申請書の [ 削除 ] は一時保存中の申請書についてのみ可能です [ 申請 ] 済みの申請図 2-5 書については事務局までご連絡ください申請書の削除後の復元はできません [ 削除 ] ボタンをクリックすると申請書及び添付資料が削除されます 2.5 申請申請書の入力が完了したら図 2-2 新規申請入力画面の[ 申請 ] ボタンをクリックします確認画面が表示されます図 2-6 入力必須項目が未入力だったり添付必須ファイルが添付されていなかったり図 2-6 すると申請時に警告が表示され申請書の登録が完了しません [ 申請 ] 後はこの申請書の内容の訂正削除ができなくなります訂正の必要がある場合は事務局までご連絡ください内容を確認して [ 申請 ] ボタンをクリックすることで入力した内容や添付ファイルが登録されシステムより通知サービス新規申請提出の受け付けのメールが届きます図

14 図 2-7 新規申請の提出後は所属長による確認作業が行われます ( 提出許可 ) 申請が許可されるとシステムより通知サービス新規申請承認のお知らせメールが届きます図 2-8 図

15 所属長からの修正指示がある場合はシステムより通知サービス所属長からの修正指示メールが届きます図 2-9 通知サービス所属長からの修正指示メールが届図 2-9 いた時点で編集することができます申請書のロック解除依頼は不要ですメールの本文を参考にして当該申請の修正を行い再度申請します提出許可については次章を参照してください

16 2.6 申請書の表示図 2-4 申請履歴画面より [ 表示 ] ボタンをクリックすると申請書閲覧画面が表示されます図 2-10 図

17 プルダウンボックスには申請書の改訂履歴が表示されます [ 一時保存の版も表示 ] のチェックボックスを ON にすると一時保存の版も合わせて申請書の改訂履歴が表示されます申請書の改訂履歴から参照したい版を選択すると選択された版の申請書が表示されます添付資料のファイル名のリンクをクリックすると添付資料がダウンロードできます [ 印刷 ] のリンクをクリックすると申請書の PDF が作成され様式通りに印刷ができます [ 印刷 ] 機能を利用する場合はあらかじめ Adobe Reader をインストールしておく必要があります画面内のアイコンをクリックしてインストールしてください 2.7 PDF 変換と一括ダウンロード申請書閲覧画面のボタンをクリックすると添付されたファイルが PDF に変換されてダウンロードすることができます PDF 変換処理中はアイコンが表示されます PDF 変換処理が終了すると [ 一括 PDF ダウンロード ] のリンクをクリックすると申請書と添付資料が PDF 形式で一つにまとめられてダウンロードされます PDF 形式に変換可能なファイル形式は以下のとおりですアイコンに変わります Microsoft Office for ma c で作成したファイルも PD テキストファイル Microsoft Word 97 以降の文書ファイル (.doc または.docx) Microsoft Excel 97 以降のブックファイル (.xls または.xlsx) Microsoft PowerPoint97 以降のプレゼンテーションファイル (.ppt または.pptx) PDF ファイル F 形式に変換できます OpenOffice など互換ソフトで作成したファイルは動作保証対象外です PDF に変換できないファ PDF 変換に制限のあるファイル形式は以下のとおりですフォントが埋め込まれたファイルは代替フォントに置換されて PDF に変換されます差し込み印刷はデータが差し込まれない状態で PDF に変換されますイルはされますアイコンが表示 PDF に変換できないファイル形式は以下のとおりですパスワードで保護されたファイル上記以外の形式のファイル

18 2.8 事務局への問い合わせ事務局に申請書のロック解除の依頼や問い合わせを行う場合は図 2-10 申請書閲覧画面の[ この申請書について事務局に問い合わせ ] のリンクをクリックして事務局への問い合わせ画面に要件を入力し [ 送信 ] ボタンをクリックしてください事務局にメールが送信されます図 2-11 図

] ボタンをクリックすると質問意見回答の詳細が表示されます図 2-13 図 2-13 回答は図 2-12 質問意見

19 2.9 質疑応答審査手続きが開始されると事務局より意見が提出されることがあります図 2-10 申請書閲覧画面より[ 質疑応答 ] タブをクリックするとこの申請に関する質問意見回答の一覧が表示されます図 2-12 図 2-12 [ 表示 ] ボタンをクリックすると質問意見回答の詳細が表示されます図 2-13 図 2-13 回答は図 2-12 質問意見回答の一覧画面より回答したい意見の [ 回答 ] ボタンをクリックすると回答の編集画面が表示されます図

20 図 2-14 回答を入力して [OK] ボタンをクリックすると回答が登録されます図 2-15 図

21 2.10 ヒアリングヒアリング依頼を受けた場合はメインメニューにヒアリングメニューが表示されます図 2-16 図 2-16 ヒアリングの依頼を受けるとシステムから通知サービスヒアリング依頼のお知らせメールが届きます図 2-17 図

22 図 2-16 ヒアリングメニューのヒアリング依頼のリンクをクリックするもしくは図 2-17 ヒアリング依頼のお知らせメールの申請書表示 URL をクリックするとヒアリング依頼の対応画面が表示されます図 2-18 図 2-18 [ 表示 ] ボタンをクリックするとヒアリングの一覧画面が表示されます図 2-19 図 2-19 [ 回答 ] ボタンをクリックすると回答の編集画面が表示されます図

23 図 2-20 コメントを入力し [OK] ボタンのクリックで回答が登録されます図 2-21 図 2-21 回答を修正する場合は [ 回答 ] ボタンをクリックすると図回答の編集画面が表示され修正することができます

24 2.11 審査結果の表示倫理審査委員会での審査結果がシステムに登録されると通知サービス新規申請の審査結果のメールが届きます図 2-22 図 2-22 また図 2-4 申請履歴画面には審査結果の概要が表示されますさらに [ 表示 ] ボタンをクリックすると申請書閲覧画面に審査結果の詳細が表示されます図

25 図

本大学の研究者とはみなされませんのでご注意ください複数選択するときは CTRL キーを押しながら選択してください

26 2.12 プロジェクトの申請者の追加削除プロジェクトの申請者の追加は図 2-4 プロジェクト詳細表示画面からプロジェクトの申請者の [ 追加 ] ボタンをクリックします図 2-24 氏名所属職名で担当者を絞り込むことができます図 2-24 申請者の追加があっても本大学の研究者とはみなされませんのでご注意ください複数選択するときは CTRL キーを押しながら選択してください担当者選択画面から申請者を選択して [OK] ボタンをクリックするとプロジェクトの閲覧及び変更申請等の申請が可能な者として追加されます図 2-25 図

27 プロジェクトの申請者の削除は削除したいユーザーの [ 削除 ] ボタンをクリックすると削除に伴う確認画面が表示されます図図 2-26 [ 削除する ] をクリックすると申請者が削除されます

28 2.13 データベース登録データベース登録は図 2-4 プロジェクト詳細表示画面からデータベース登録の [ 入力 ] ボタンをクリックしますデータベース登録画面が表示されます図 2-27 図 2-27 登録サイトを選択し登録番号を入力して [OK] ボタンをクリックするとデータベース登録情報が登録されます図 2-28 図

29 3 決裁処理 3.1 提出許可新規申請あるいは変更申請が提出されると所属長として指名された方には通知サービス新規申請承認のお願いのメールが届きます図 3-1 図 3-1 所属長の申請者用メニューには所属長の承認待ちの申請書の件数が表示されます図 3-2 図

30 所属長承認へのリンクをクリックすると所属長承認待ちの申請書一覧が表示されます図 3-3 図 3-3 メール本文中の申請書 URL をクリックするもしくは所属長承認待ちの申請書一覧の [ 表示 ] ボタンをクリックすると申請書閲覧画面が表示されます図 3-4 図 3-4 [ 承認 ] ボタンをクリックすると承認に関する確認画面が表示されます図 3-5 図

31 [OK] ボタンをクリックすることで決裁が行われます図 3-6 図 3-6 図 3-4 申請書閲覧画面で [ 申請者に修正を指示する ] ボタンをクリックすると修正指示画面が表示されます図 3-7 図 3-7 メッセージを入力して [OK] ボタンをクリックすると当該申請書のロックが解除され申請者にメールが送信されます

32 4 進捗状況報告 4.1 進捗状況報告の通達継続中のプロジェクトについては定期的に通知サービス研究進捗状況報告のお願いのメールが届きます図 4-1 このメールを受け取ったらすみやかに下記手順に従って進捗状況報告を提出してください進捗状況報告の通達は申請書の承認日から 1 年後とその 1 週間後に送信されますすでに提出済みであれば送信されません図

33 4.2 申請書の作成メール本文のリンクをクリックすると本システムのログイン画面が表示されログインすると進捗状況報告の入力画面が開きます図 4-2 図 6-1 申請メニューの [ 進捗状況報告 ] のリンクをクリックしても進捗条項報告の入力画面が開きま図 4-2 すここで必要事項を入力し [ 申請 ] ボタンをクリックすれば報告は完了します新規申請と同様に一時保存修正削除事務局への問い合わせの機能が利用できます

34 5 研究終了報告 5.1 研究終了の通達研究終了日が近づいているプロジェクトにおいては通知サービス予定研究期間終了のお知らせのメールが届きますこのメールを受け取ったらすみやかに下記手順に従って研究終了報告を提出してくださいまた研究を中止または中断した場合も同様に提出してください研究期間を延長する場合は変更申請を提出してください図 5-1 研究終了報告の通達は研究終了日の3ヶ月前と終了日に送信されますすでに提出済みであれば送信されません図

ボタンをクリックすれば報告は完了します新規申請と同様に一時保存修正削除事務局への問い合わせの機能が利用できますヒトゲノム遺伝子解析研究倫理審査委員会のプロジェクトの場合は

35 5.2 申請書の作成メール本文のリンクをクリックすると本システムのログイン画面が表示されログインすると研究終了報告入力画面が表示されます図 5-2 図 6-1 申請メニューの [ 終了 ( 中止 ) 報告 ] のリンクをクリックしても研究終了報告の入力画面が開き図 5-2 ます研究終了報告の申請を一時保存または申請した時点で変更申請など他の申請報告はできなくなりますここで必要事項を入力し [ 申請 ] ボタンをクリックすれば報告は完了します新規申請と同様に一時保存修正削除事務局への問い合わせの機能が利用できますヒトゲノム遺伝子解析研究倫理審査委員会のプロジェクトの場合はログインすると進捗状況報告の提出確認画面が表示されます図 5-3 図 5-3 進捗状況報告は提出済みなので終了( 中止 ) 報告を提出するラジオボタンを選択し [OK] ボタンをクリックすると研究終了報告入力画面図 5-2 が表示されます

36 6 その他申請報告新規申請が承認されるとプロジェクト詳細表示画面に申請メニューが追加され各種申請報告を行うことができるようになります図 6-1 図

37 6.1 変更申請申請内容や研究計画等に変更があった場合はすみやかに変更申請を提出してください図 6-1 申請メニューより[ 変更申請 ] のリンクをクリックすると変更申請入力画面が表示されます図 6-2 必要事項を入力または選択し [ 申請 ] ボタンをクリックすれば申請は完了します新規申請と同様に一時保存修正削除事務局への問い合わせの機能が利用できます図

38 6.2 有害事象報告有害事象報告は図 6-1 申請メニューより[ 有害事象報告 ] のリンクをクリックすると有害事象報告の入力画面が表示されます図 6-3 必要事項を入力または選択し [ 申請 ] ボタンをクリックすれば報告は完了します新規申請と同様に一時保存修正削除事務局への問い合わせの機能が利用できますヒトゲノム遺伝子解析研究倫理審査委員会のプロジェクトは有害事象報告の提出はできません図

39 6.3 試料情報破棄報告試料情報破棄報告は図 6-1 申請メニューより[ 試料情報破棄報告 ] のリンクをクリックすると試料情報破棄報告の入力画面が表示されます図 6-4 必要事項を入力または選択し [ 申請 ] ボタンをクリックすれば報告は完了します新規申請と同様に一時保存修正削除事務局への問い合わせの機能が利用できます試料情報破棄報告はヒトゲノム遺伝子解析研究倫理審査委員会のみ提出できます図

7 その他の機能 7.1 お知らせ新着情報の表示お知らせ新着情報がシステムに登録されるとメインメニューに [ お知らせ新着情報 ] が表示されます図 7-1 図 7-1 7.

40 7 その他の機能 7.1 お知らせ新着情報の表示お知らせ新着情報がシステムに登録されるとメインメニューに [ お知らせ新着情報 ] が表示されます図 7-1 図ユーザー情報の編集図 1-10 共通メニューの[ ユーザー情報編集 ] ボタンをクリックするとユーザー情報を変更できます図 7-2 不正なアクセスを防止するためパスワードは定期的に変更することをお勧め図 7-2 します

41 7.3 メールログ図 1-10 共通メニューの [ メールログ ] のリンクをクリックするとメールログの閲覧画面が表示されます図 7-3 図 7-3 差出人と期間を指定して [ ログ表示 ] ボタンをクリックすると指定期間内にシステムから送信されたメールの一覧が表示されます図 7-4 図 7-4 [ 表示 ] ボタンをクリックするとメールの本文が確認できます図

42 図

倫理審査申請システム利用ガイド（申請者編）

倫理審査申請システム利用ガイド（申請者編）国立大学法人浜松医科大学倫理審査申請システム利用ガイド申請者編平成 29 年 1 月版目次 1 システムの利用準備...- 3-1.1 システムの起動...- 3-1.2 パスワードの作成...- 4-1.3 ユーザー登録依頼...- 6-1.4 ログイン...- 8-1.5 ログアウト...- 8-2 新規申請...- 9-2.1 申請書の作成...- 9-2.2 申請書の一時保存...-