はじめに この章では サービスの概要や ご利用にあたってのお問い合わせ先などについてご案内しています ご利用いただく前に必ずお読みください サービス内容 12 管理者による利用者機能の制限 15 お問い合わせ窓口 19 ウイルスチェックサービスについて 20

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1 この章では サービスの概要や ご利用にあたってのお問い合わせ先などについてご案内しています ご利用いただく前に必ずお読みください サービス内容 12 管理者による利用者機能の制限 15 お問い合わせ窓口 19 ウイルスチェックサービスについて 20

2 サービス内容 サービス内容 ここでは サービス内容についてご案内します このたびは 本サービスをお申し込みいただきまして 誠にありがとうございます この手引きは サービスをご利用いただく方 ( 一般利用者 ) 向けの内容で構成されております お客様のご利用環境によってはご紹介した画面や操作とは異なる場合がありますが 快適にご利用いただくための参考資料としてご活用いただければ幸いです 以下に 主な機能をご紹介します 基本サービス 管理者機能 ご利用になる前に まず管理者の方がユーザーの登録や 必要な設定を行います すべての設定は ホームページ上の専用フォームから行います < 主な内容 > 基本設定ユーザー管理ログイン履歴サーバー利用状況表示アルファオフィス利用機能選択アルファオフィス設定管理表示設定管理者設定 IP アドレス制限通知メール送信者アドレス設定グループウェア掲示板管理スケジューラ管理施設予約管理リンク管理アドレス帳管理お知らせ設定回覧板管理ドキュメント管理キャビネット管理 ユーザーとユーザーグループの登録 変更 削除ができます サービスへのログイン履歴を確認できます サーバーの使用容量を確認できます ユーザーの利用する機能を選択できます 利用者設定を一括変更したり ユーザーの変更権限を設定できます 画面のタイトル 一覧ページの表示件数 休日 平日のカレンダー表示を設定できます 管理者情報の公開 非公開の設定 管理者メールアドレス 管理者パスワードの変更ができます また 代理管理者として 管理者権限を任意のユーザーに設定することができます アルファオフィスの利用を許可する IP アドレスと IP アドレス制限の対象となるユーザーを設定できます 通知メール ( スケジューラ キャビネット 掲示板 ファイル送受信 ) および伝言メールの送信者アドレスを選択できます 掲示板と掲示板グループの登録 変更 削除を行い 掲示板グループへ登録できるユーザーを設定できます スケジューラへ登録できるユーザー 分類 保存期間を設定できます 施設と施設グループの登録 変更 削除を行い 施設グループへ登録できるユーザーを設定できます ユーザー間で共有するリンクの登録 変更 削除ができます ユーザー間で共有する得意先アドレス帳を一括登録し ユーザーに登録 変更 削除を許可するかどうかを設定できます また アドレス帳ごとのエクスポート権限 メール送信許可 名称 利用者選択を設定できます ユーザーが閲覧する お知らせ を設定できます 回覧板の 回覧先 に表示させるグループ ユーザーの設定ができます また 回覧期限の設定 履歴データの管理やアクセス履歴の確認ができます キャビネットの登録 変更 削除を行い キャビネットへ登録できるユーザーを設定できます さらに キャビネットデータの管理が行えます また キャビネット管理者として キャビネットの管理者権限の一部を任意のユーザーに設定することができます 12

3 ファイル送受信管理 サービス内容 ファイル送受信へのアクセス履歴を確認できます また 通知メールの署名や送受信ポリシーを設定できます 利用者機能 利用者でご利用になるには まず管理者の方がユーザー登録など 必要な設定を行う必要があります すべての設定は ホームページ上の専用フォームから行います < 主な内容 > ポータル 伝言メール スケジューラ 施設予約 ToDo 掲示板 キャビネット 回覧板 ファイル送受信 ツール リンク アドレス帳 お知らせ 設定 管理者機能 ( 代理管理者 ) キャビネット管理 ( キャビネット管理者 ) 新着情報などがすぐに確認できます ポータル画面のレイアウト 表示件数などは お好みに合わせて変更できます 簡単なメモ程度のメールを 登録されたメールアドレス宛や指定したメールアドレス宛に送信することができます 自分のスケジュールを登録したり グループ内のほかのメンバーの予定も確認できます 社内の施設や機材を予約登録できます 施設の空き状況は 画面上で確認することができます 仕事や約束について いつまでに何をしなければならないかを管理することができます ニュースリリースや人事異動など さまざまな情報を伝えられます 社内のファイルサーバーにフォルダを作成してデータを共有するように Web 上でデータを共有することができます 自分宛の回覧板を確認できます また 回覧板を作成し 指定したユーザー宛に送信できます ユーザー同士はもちろん 外部の第三者ともデータの受け渡しを行うことができます 一括ダウンロードでは 指定したキャビネット配下の全データをダウンロードできます 共有リンクの表示設定を変えたり プライベートリンクを登録することができます 登録している社員や得意先などの所属部署 電話番号 メールアドレスなどを一覧できます お知らせ を閲覧できます 個人設定 全般 ポータル 伝言メール スケジューラ 施設予約 ToDo 掲示板 キャビネット 回覧板 リンク アドレス帳の各種設定を変更できます 管理者設定以外の管理者機能を利用できます 代理管理者として設定されたユーザーのみ利用できる機能です キャビネットの設定 一括登録 データ管理の機能を利用できます キャビネット管理者として設定されたユーザーのみ利用できる機能です オプションサービス オプションサービスは 管理者の方がお申し込みください ワークフロー 営業支援 稟議書や申請書の承認 決裁などを アルファオフィスのユーザー間で効率的に行える機能です また キャビネット機能に連携して キャビネットへのデータ登録手順に申請 / 決裁処理を組み込むことができます 本サービスをお申し込みいただいていない場合も 3 種類の申請書 ( 初期状態では 旅費交通費精算 結婚届 住所変更届 ) を利用できます 申請書の種類は 管理者機能で変更できます 顧客管理情報 案件情報 報告書 日報といった営業情報を アルファオフィスのユーザー間で共有し 効率的な営業活動を推進します 13

4 サービス内容 お客様のご利用環境について 本サービスで動作確認を行なっている環境以外でご利用の場合 動作や表示に不具合が発生する可能性があります 最新のご利用環境については 会員サイトでご確認ください アルファオフィスメガタイプ アルファオフィスギガタイプ モバイル端末からのアクセスについて 携帯電話 アルファオフィスメガタイプ iモード (NTTドコモ) Yahoo! ケータイ ( ソフトバンクモバイル ) EZweb (KDDI) アルファオフィスギガタイプ iモード (NTTドコモ) Yahoo! ケータイ ( ソフトバンクモバイル ) EZweb (KDDI) 携帯電話からは スケジューラ 掲示板 施設予約 ToDo 回覧板 アドレス帳 ワークフロー ( オプションサービス ) を利用できます スマートフォン アルファオフィスメガタイプ アルファオフィスギガタイプ スマートフォンからは キャビネット スケジューラ 掲示板 施設予約 ToDo 回覧板 アドレス帳 ワークフロー ( オプションサービス ) 営業支援 ( オプションサービス ) ツール を利用できます PC アイコンが表示されている機能は PC 用画面にリンクします 最新の ご利用の手引き について会員サイトから 最新の ご利用の手引き をダウンロードできます ご利用ください アルファオフィスメガタイプ アルファオフィスギガタイプ 14

5 管理者による利用者機能の制限 管理者による利用者機能の制限 管理者による利用者機能の制限について ご案内します 利用者機能は 管理者がさまざまな設定を行った上で ユーザーに公開されます ここでは 管理者が行う利用者機能の制限事項について ご説明いたします 本冊子では すべての利用者機能について 操作方法を説明しております 以下で説明する管理者の設定によっては 画面に表示されず ご利用になれない機能もございます あらかじめ ご了承ください IP アドレスによる利用制限 管理者は アルファオフィスの利用を許可する IP アドレスと IP アドレス制限の対象となるユーザーを設定できます IP アドレス制限の対象となったユーザーは 許可された IP アドレス以外からアルファオフィスを利用することができません 携帯電話サービスの利用者選択 管理者は 携帯電話サービスの利用者を選択できます 利用不可と設定されたユーザーは アルファオフィスの携帯電話サービスを利用することができません その場合 次の設定機能は ユーザーの設定画面に表示されなくなります 個人設定 設定機能 携帯電話の設定の 携帯電話のログインページ 携帯電話のログイン ID 参考 携帯電話の設定を変更する (P.34) 携帯電話のパスワードの設定 携帯電話のパスワードを変更する (P.35) スケジューラ カレンダー表示内容の設定の 携帯電話の表示 カレンダー表示内容の設定を変更する (P.90) 施設予約 カレンダー表示内容の設定の 携帯電話の表示 カレンダー表示内容の設定を変更する (P.124) 営業支援機能の利用者選択 管理者は 営業支援機能の利用者を選択できます 利用不可と設定されたユーザーは 営業支援機能を利用できなくなります スマートフォン機能の利用者選択 管理者は スマートフォン機能の利用者を選択できます 利用不可と設定されたユーザーは スマートフォン機能を利用できなくなります 15

6 管理者による利用者機能の制限 利用者機能の選択 管理者は 次の利用者機能からユーザーの利用できる機能を選択します 管理者が選択しなかった機能は 利用者画面の機能メニューに表示されなくなります 利用者機能ポータル 伝言メール スケジューラ 施設予約 ToDo 掲示板 キャビネット ファイル送受信 ツール リンク ワークフロー 営業支援 アドレス帳 お知らせ 設定 回覧板 ポータル機能が選択されなかった場合 ポータル画面には サービスのメニューおよび機能メニューのみが表示されます ポータル画面について ポータル画面の画面説明 (P.27) アドレス帳の利用制限 管理者は 次の利用者機能において 社員アドレス帳 得意先アドレス帳ごとに 利用を制限できます 管理者が利用を制限したアドレス帳の情報は 該当の利用者機能の選択肢に表示されなくなります アドレス帳については アドレス帳について (P.232) をご覧ください 利用者機能 伝言メール伝言メールの送信先 伝言メールを送信する (P.46) 掲示板掲示板の転送先 掲示内容を転送する (P.148) 掲示板の登録通知先 変更通知先 参考 掲示内容を登録する (P.151) キャビネットキャビネットの転送先 データを転送する (P.177) ファイル送受信 キャビネットの登録通知先 変更通知先 ファイル送受信の送信先 データを登録する (P.179) 登録通知を送付する (P.198) ファイル送受信を登録する (P.206) アドレス帳アドレス帳機能全般 アドレス帳 (P.231) 設定機能の一括変更と利用制限 管理者は 次の設定機能において 利用者画面の設定を一括変更できます 管理者が一括変更した設定機能は それまでの設定にかかわらず 全ユーザーに同じ内容が反映されます さらに 管理者は ユーザーによる設定変更の可否を設定できます 管理者が変更を許可しない設定機能は ユーザーの設定画面に表示されなくなります 設定機能 全般画面配色の設定 最初に開くページの設定 メニュー表示の設定 タイムアウトの設定 参考 全般の設定 (P.37) ポータルレイアウトの設定 表示件数の設定 ポータルの設定 (P.41) 伝言メール用件の設定 伝言メールの設定 (P.48) スケジューラ 施設予約 カレンダー表示内容の設定 休日表示の設定 入力の設定 お知らせの設定 最初に開くスケジュールの設定 週 月の表示形式の設定 ダブルブッキングの設定 カレンダー表示内容の設定 休日表示の設定 入力の設定 最初に開く施設グループの設定 スケジューラの設定 (P.84) 施設予約の設定 (P.124) ToDo 件名の設定 ToDo の設定 (P.137) 掲示板 一覧表示の形式の設定 入力の設定 最初に開く掲示板の設定 掲示板の設定 (P.163) キャビネット最初に開くキャビネットの設定 キャビネットの設定 (P.200) 回覧板通知メールの設定 回覧板の設定 (P.272) ワークフロー通知メールの設定 ワークフローの設定 (P.347) 16

7 管理者による利用者機能の制限 営業支援 日報送信先設定 最初に開く画面の設定 件名の設定 カレンダー表示内容の設定 休日表示の設定 入力の設定 週 月の表示形式の設定 営業支援の設定 (P.407) アドレス帳得意先アドレス帳のグループの設定 アドレス帳の設定 (P.248) 下記の設定については 管理者が一括変更したり 利用を制限することはできません ユーザー本人のみ 設定 変更できます 個人設定 スケジューラ : プライベートグループの設定 回覧板 : プライベートグループの設定 リンク : プライベートリンクの設定 営業支援 : 日報送信先の設定 最初に開く画面の設定 アドレス帳 : プライベートアドレス帳のグループの設定 個人設定について 個人設定 (P.33) スケジューラの設定について スケジューラの設定 (P.84) 回覧板の設定について 回覧板の設定 (P.272) リンクの設定について リンクの設定 (P.229) 営業支援の設定について 営業支援の設定 (P.407) アドレス帳の設定について アドレス帳の設定 (P.248) その他の利用制限 その他 管理者が制限できる利用者機能は 次の通りです 利用者機能管理者が制限している場合参考 設定 パスワード 個人設定画面に パスワードの 設定 携帯電話のパスワードの 設定 が表示されません 掲示板 参照履歴 メッセージの参照画面に 参照 履歴が表示されません 掲示内容の転送 変更権限 件名一覧やメッセージの参照画面に 転送 ボタンが表示されず 掲示内容を転送できません 掲示内容を変更できるのは 登録者本人および管理者のみとなります それ以外のユーザーは 登録権があっても変更できません キャビネット ダウンロードログ ファイルの参照画面に ダウン ロードログが表示されません 回覧板 データの転送データ一覧に 転送 ボタンが表示されず キャビネットのデータを転送できません 変更履歴 連携キャビネットへの登録申請 確認済み回覧板のコメント変更 回覧期限 ファイルの登録画面に 変更履歴 欄が表示されず キャビネットの変更履歴管理を設定できません キャビネット画面に 登録申請 ボタンが表示されず 申請を出すことができません 確認済み回覧板の参照画面に 変更 ボタンが表示されず コメントが変更できません 回覧期限に 無期限 の選択肢が表示されず 期限日設定が必須となります 回覧先の選択ユーザー一覧にグループ ユーザーが表示されず 回覧先として選択することができません パスワードを変更する (P.33) 携帯電話のパスワードを変更する (P.35) 掲示板を閲覧する (P.140) 掲示内容を転送する (P.148) 掲示内容を変更する (P.155) 登録データを閲覧する (P.168) データを転送する (P.177) 変更履歴の管理 (P.191) 連携キャビネットから登録申請を出す (P.196) 確認済み回覧板のコメントを変更する (P.260) 回覧板を作成する (P.262) 回覧板を作成する (P.262) 17

8 管理者による利用者機能の制限 ファイル送受信 アドレス帳 利用者機能管理者が制限している場合参考 パスワード設定 得意先アドレス帳の登録 エクスポート クイックメール 依頼の登録画面に 設定しない の選択肢が表示されず パスワード設定が必須となります 依頼の登録画面に 自動で生成する の選択肢が表示されず パスワードを自動生成できません 得意先アドレス帳画面に 登録 ボタン 変更 ボタン 削除 ボタン インポート ボタンが表示されず 得意先アドレス帳の登録 変更 削除が行えません 管理者の指定した画面 ( 社員アドレス帳画面 得意先アドレス帳画面 ) に エクスポート ボタンが表示されず アドレス帳データをエクスポートできません アドレス帳画面に クイックメール ボタンが表示されず クイックメールを送信できません ワークフロー 新規の申請 新規申請書画面に申請書が表示 されず 申請を出すことができ ません 確認者表示 確認者のコメント入力 判子表示 申請の参照画面に 確認者の情報が表示されません 確認者の処理画面に コメント 欄が表示されず コメントを入力できません 申請書の印刷用画面に 承認者の判子が表示されません 営業支援 報告書の登録 活動登録の報告書名や 報告書選択画面の選択肢に報告書が表示されず 報告書を登録することができません ファイル送受信を登録する (P.206) ファイル送受信を登録する (P.206) アドレス帳について (P.232) アドレス帳について (P.232) アドレス帳について (P.232) 新規の申請を出す (P.322) 承認待ち申請書の進行状況を閲覧する (P.331) 結果確認済み申請書を閲覧する (P.336) 未処理の申請書を確認する (P.341) 自分が作成した申請書を印刷する (P.338) 未処理または処理済みの申請書を印刷する (P.344) 報告書を登録する (P.351) 報告書を登録する (P.369) 18

9 お問い合わせ窓口 お問い合わせ窓口 サービスに関するご質問は 専門スタッフによるフリーダイヤルでのサポートの他 ホームページからも受け付けております 電話 FAX でのお問い合わせ フリーダイヤルにて受け付けております FAX のみ 24 時間受け付けます フリーダイヤルの番号につきましては サービスご利用開始時のご案内をご確認ください ご不明な場合は 下記ホームページからお問い合わせください ホームページからのお問い合わせ お客様専用フォームからお問い合わせください 受付時間 : 平日 9:00~19:00 土曜日 日曜日 祝祭日 9:00~12:00 13:00~19:00 12/30 から 1/3 を除く 対応時間終了後に受け付けたお問い合わせは 翌営業日以降の対応となります 対応時間 : 平日 9:00~19:00 土曜日 日曜日 祝祭日 9:00~12:00 13:00~19:00 12/30 から 1/3 を除く 対応時間終了後に受け付けたお問い合わせは 翌営業日以降の対応となります お問い合わせの前に会員サイトでは お客様からのお問い合わせが多い質問とその回答を掲載しております お問い合わせの前にぜひご確認ください アルファオフィスメガタイプ アルファオフィスギガタイプ 19

10 ウイルスチェックサービスについて ウイルスチェックサービスについて 本サービスにはウイルスチェックサービスが搭載されています 特定の操作を行った際に 自動的にウイルスチェックが行われます ウイルスチェックが行われる操作 キャビネット 登録 登録 変更 一括アップロード 参照 ファイル参照 ダウンロード 転送 一括ダウンロード 掲示板 登録 登録 登録予約 フォロー 変更 参照 ファイル参照 ダウンロード 転送 ツール 参照 一括ダウンロード のダウンロード ファイル送受信 登録 ファイルの送信 の送信 ファイルの受信 の返信 ファイルの往復 の送信 返信 回覧板 登録 登録 参照 ファイル参照 ダウンロード ワークフロー 登録 申請 保存 参照 ファイル参照 ダウンロード 営業支援 登録 登録 変更 参照 ファイル参照 表の 登録 と 参照 とで ウイルスチェック後の処理が異なります 以下の ウイルス付きのファイルを登録した場合 (P.20) と ウイルス付きのファイルを参照した場合 (P.21) をご覧ください ウイルス付きのファイルを登録した場合 登録したファイルがウイルスに感染していた場合 エラーが表示されます ウイルス付きのファイルは登録されません 表示される画面は 機能によって異なります 図は キャビネットにウイルス付きのファイルを登録した場合の画面です 20

11 ウイルスチェックサービスについて ウイルス付きのファイルを参照した場合 参照したファイルがウイルスに感染していた場合 エラーが表示されます ウイルス付きのファイルは削除され 以下のテキストファイルで置き換えられます ファイル名 更新者 更新日時 ウィルス感染ファイル削除.txt ウィルスチェッカー ウイルス感染ファイルが削除された日時 ウィルス感染ファイル削除.txt を開くと 次の内容が記載されています 感染ファイル : ファイル名 感染ウィルス名 ウイルス感染が検知されたファイル名が記載されています 感染していたウイルスの名称が記載されています < 例 > WORM_NETSKY.Q 21

12 ウイルスチェックサービスについて 22