独立行政法人日本学術振興会科研費電子申請システム所属研究機関担当者向け操作手引 ( 簡易版 ) ( 応募手続き用 ) この手引では 応募の際の主な操作の流れについて説明しています 操作方法の詳細については 科研費電子申請システム所属研究機関担当者向け操作手引 ( 詳細版 ) ( 応募手続き用 ) を

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1 独立行政法人日本学術振興会科研費電子申請システム所属研究機関担当者向け操作手引 ( 簡易版 ) ( 応募手続き用 ) この手引では 応募の際の主な操作の流れについて説明しています 操作方法の詳細については 科研費電子申請システム所属研究機関担当者向け操作手引 ( 詳細版 ) ( 応募手続き用 ) を参照してください 本システムは 科学研究費助成事業 国際交流事業 研究者養成事業の3 事業個別に情報を管理しており 研究機関情報 担当者情報及び研究者情報等は同期しておりません そのため 各情報に変更が生じた場合は それぞれの事業ごとに 変更手続きが必要になります 科学研究費助成事業については e-rad 上で変更してください 国際交流事業及び研究者養成事業については 各事業の操作手引または電子申請のご案内ホームページ ( にてご確認ください 第 4.5 版

2 独立行政法人日本学術振興会科研費電子申請システム ( 所属研究機関担当者向け )( 応募手続き用 ) 目次 1. はじめに システム動作環境 機能と運用の流れ 所属研究機関担当者の機能について 注意事項 操作の流れ 研究計画調書のイメージ 操作方法 事前準備 科研費電子申請システムにログインする 奨励研究 研究成果公開促進費の ID 申請者を承諾する 研究分担者の承諾 確認をする 応募情報または研究計画調書を確認する 研究計画調書を承認する ( 特別推進研究 基盤研究 挑戦的萌芽研究 挑戦的研究 若手研究 研究活動スタート支援 新学術領域研究 ( 研究領域提案型 )( 継続の研究領域 ( 公募研究 ) 終了研究領域 ) 国際共同研究加速基金( 国際共同研究強化 ) 奨励研究 研究成果公開促進費の場合 ) 応募情報または研究計画調書を確認する ( 新学術領域研究 ( 研究領域提案型 )( 新規の研究領域 ) の場合 ) 応募状況を確認する ログアウト... 34

3 1. はじめに 電子申請システムは 応募者 応募者の所属研究機関担当者 ( 以下 所属研究機関担当者 といいます ) 応募者の部局担当者( 以下 部局担当者 といいます ) 日本学術振興会業務担当者との間で 従来書面によって行っている応募手続を インターネットを利用して行うシステムです 本システムは 科学研究費助成事業 国際交流事業 研究者養成事業の3 事業個別に情報を管理しており 研究機関情報 担当者情報及び研究者情報等は同期しておりません そのため 各情報に変更が生じた場合は それぞれの事業ごとに 変更手続きが必要になります 科学研究費助成事業については e-rad 上で変更してください 国際交流事業及び研究者養成事業については 各事業の操作手引又は電子申請のご案内ホームページ ( にてご確認ください 1.1. システム動作環境 動作確認済みの OS 及び Web ブラウザを示します Internet Explorer Chrome Firefox 56 Safari 11.0 Windows 7 SP1 Windows 8.1 Update Windows 10 Mac OSX(10.12) Mac OSX(10.13) 動作確認環境のすべてのパソコンについて 動作を保証するものではありません その他必要なソフトウェア ネットワーク環境を示します 1

4 ソフトウェア Microsoft Word 2007 以降研究計画調書などに添付する添付ファイル項目を編集する際に必要になります (Microsoft Office に付属するフォントの使用を推奨 ) MS-Word 文書 (doc) 及び MS-Word2007 より採用された MS-Word 文書 (docx) 形式のファイルが添付可能です Adobe Acrobat Reader DC( 旧名称 :Adobe Reader) 電子申請システムで入力した申請情報はシステム上で PDF ファイルに変換されるため 変換後の申請情報を確認するために必要になります なお 研究計画調書作成時に PDF を使用する場合は Adobe 社のソフトウェアでの作成 (PDF バージョン 1.4) を推奨します ネットワーク環境 WWW サーバと HTTP HTTPS(SSL 通信 ) によりインターネットを介して接続が可能なこと 環境依存文字を電子申請システムで入力した場合 文字化けが発生するなど 文字を正しく扱えない場合があります また 一部の文字については 表示される字形が異なる場合があります 文字化けしたり 別の文字として認識される場合があるため JIS 第 1 水準及び第 2 水準以外の文字コードや特殊フォントは使用することができません 使用した場合は 正しい審査ができなくなる可能性があるので ご注意ください 上記以外のソフトウェアを活用して添付ファイル項目を作成する場合 動作の確認はしておりません なお 科研費 LATEX( において作成された添付ファイル項目は アップロードすることで研究計画調書が自動生成されることは確認しておりますが 文字化け等の細部にわたる動作を保証するものではありません 1.2. 機能と運用の流れ 電子申請システムにかかわる最新の情報は 電子申請のご案内ページ ( をご覧ください 電子申請のご案内ページから 電子申請の流れや運用サポート情報等が参照できます 2

5 1.3. 所属研究機関担当者の機能について 所属研究機関担当者は発行された ID パスワードを用いて e-rad にログインし 以下の処 理を行うことができます 研究計画調書 は 研究成果公開促進費に応募する応募者が作成する 計画調書 を含 みます 所属研究機関担当者 部局担当者 登録されている所属研究機関情報の確認 連絡先情報管理連絡先情報の登録又は更新 連絡先情報の削除 連絡先情報の検索 研究者情報検索研究者情報の検索 奨励研究 研究成果公開促進費 ID 申請者情報検索奨励研究 研究成果公開促進費 ID 申請者情報の検索 機関管理承諾 機関管理不承諾 ID 取り下げ依頼 ID 申請者情報の修正 研究分担者承諾 不承諾等部局担当者による承諾 確認又は不承諾処理の許可 研究分担者承諾依頼一覧の確認 ( 許可された場合のみ ) 研究分担者の承諾 ( 許可された場合のみ ) 研究分担者の不承諾 ( 許可された場合のみ ) 応募情報又は研究計画調書の承認 ( 確認 ) 却下応募者から提出された応募情報又は研究計画調書の確認 承認 ( 特別推進研究 基盤研究 挑戦的萌芽研究 挑戦的研究 若手研究 研究活動スタート支援 新学術領域研究 ( 研究領域提案型 )( 継続の研究領域 終了研究領域 ) 国際共同研究加 速基金 ( 国際共同研究強化 ) 奨励研究 研究成果公開促進費) 確認 ( 新学術領域研究 ( 研究領域提案型 )) 却下 応募情報又は研究計画調書の処理状況の確認 仮領域番号の発行 却下 応募書類の承認 却下 ( 新学術領域研究 ( 研究領域提案型 )) 応募者から提出された応募書類の確認 3

6 承認 却下 応募書類の処理状況の確認 ( 新学術領域研究 ( 研究領域提案 型 )) 特別研究員奨励費管理該当者リスト検索 研究計画調書の確認 研究計画調書の承認 研究計画調書の却下 研究計画調書の処理状況の確認 転出情報の登録 修正 削除 ( 特別研究員 ) 他機関からの転入情報の承認 ( 特別研究員 ) 転出 転入情報管理 ( 特別研究員 ) 1.4. 注意事項 各種の ID パスワードの取扱いについては 十分ご注意いただくようお願いいたします システムが正常に動作しなくなる場合があるため Web ブラウザの [ 戻る ] ボタンや [BackSpace] キー等を使用して前画面に戻らないでください 前画面に戻りたい時は 画面上のボタンまたはリンクをクリックしてください システムを操作する際は 複数のウィンドウ / タブを使用して同時に操作しないでください ログイン時に使用したウィンドウのみでシステムの操作を行ってください ( 複数ウィンドウ ) ( 複数タブ ) 4

7 2. 操作の流れ 4.1. 事前準備 応募者の所属研究機関担当者の ID パスワードを既に取得している場合は 再度取得する必要はありません 4.2. 科研費電子申請システムにアクセスする 府省共通研究開発管理システム (e-rad) にログインせずに 科研費電子申請システムに直接アクセスしてください 4.3. 奨励研究 研究成果公開促進費の ID 申請者を承諾する ID 申請者の承諾 不承諾の登録は 奨励研究または研究成果公開促進費のみ必要な操作です 4.4. 研究分担者の依頼を承諾する研究分担者の承諾 不承諾の登録は 研究分担 者の応募がある研究種目に必要な操作です 4.5. 応募情報または研究計画調書を確認する 4.6. 研究計画調書を承認する 4.7. 応募情報または研究計画調書を確認する ( 新学術領域研究 ( 研究領域提案型 )( 新規の研究領域 ) の場合 ) 応募数分繰り返し 応募者 4.8. 応募状況を確認する 各種の ID パスワードの取扱いについては 十分ご注意いただくよう お願いいたします ログアウトはいつでも可能です 5

8 3. 研究計画調書のイメージ 研究計画調書は 2 つのデータから構成されます Web 入力項目 添付ファイル項目 ログインしてブラウザ画面上で直接入力します 事前に様式をダウンロードし 応募者のパソコン上で作成 保存します システム上で一つのファイルに 研究計画調書 新学術領域研究 ( 研究領域提案型 )( 新規の研究領域 ) の場合は 応募時に Web 入力項目 を入力し ヒアリング対象領域選定後に 提出済みの応募情報に 添付ファイル項目 を添付して研究計画調書を作成します 4. 操作方法 以下の画面はイメージです 実際の画面とは異なる場合があります 操作方法の詳細は 独立行政法人日本学術振興会科研費電子申請システム所属研究機関担当者向け操作手引 ( 詳細版 )( 応募手続き用 ) ( 以下 詳細手引 といいます ) を参照してください 4.1. 事前準備応募者の所属研究機関担当者が電子申請システムを利用するには 府省共通研究開発管理シ ステム ( 以下 e-rad という ) で発行する所属研究機関事務代表者用の ID パスワードが必要です 詳細は 電子申請のご案内ページ ( 及び e-rad ポータルサイト ( を参照してください 所属研究機関事務代表者の ID パスワードを既に取得している場合は 再度取得する必要はありません 6

9 4.2. 科研費電子申請システムにログインする 1 Web ブラウザを起動し 日本学術振興会の電子申請のご案内ページ ( を表示し 科学研究費助成事業 をクリックします 7

10 2 科学研究費助成事業のトップページ 画面が表示されます [ 所属研究機関担当者ログイン ] をクリックします 掲載している画面は 例示です 随時変更されます 3 科研費電子申請システムの 応募者の所属研究機関担当者ログイン 画面が表示されます e-rad の ID パスワード を入力し [ ログイン ] をクリックします 8

11 4 入力が正しく認証されると 所属研究機関担当者向けメニュー 画面が表示されます メニュー項目応募手続き 交付申請手続きに関するお知らせ [ お知らせ ] 日本学術振興会からの応募手続き 交付申請手続きに関するお知らせが表示されます お知らせがない場合は お知らせ欄は表示されません 応募手続き 研究者情報検索 研究者情報の検索を行います 奨励研究 研究成果公開奨励研究 研究成果公開促進費の ID 申請者情報の検索 承促進費 ID 申請者情報検索 諾 不承諾 ID 取り下げ依頼を行います 奨励研究 研究成果公開促進費の ID 申請者情報の修正を行うこともできます 未承諾の ID 申請者が存在する場合 [ 奨励研究 研究成果公開促進費 ID 申請者情報検索 ] の下に ID 申請 ( 科研費の 9

12 メニュー項目機関管理の委任依頼 ) があります が表示されます 研究分担者承諾 不承諾研究分担者の依頼内容の確認 承諾 不承諾を行います 等 承認( 確認 ) 却下 応募情報または研究計画調書の内容の確認 承認 ( 確認 ) 却下を行います 未承認 ( 未確認 ) の応募情報または研究計画調書が存在する場合 [ 承認 ( 確認 ) 却下] の下に 未承認 ( 未確認 ) の課題があります が表示されます 仮領域番号発行 応募書類承認 却下 [ 新学術領域研究 ( 研究新学術領域研究 ( 研究領域提案型 )( 新規の研究領域 ) の仮領領域提案型 )] 域番号の発行確認 領域計画書の確認 応募書類の承認 却下を行います 未確認の仮領域番号や 未承認の応募書類 ( 領域計画書 ) が存在する場合 [ 新学術領域研究 ( 研究領域提案型 )] の下に 未確認の仮領域番号または未承認の応募書類があります が表示されます 応募情報管理 応募情報 ( 各種目に応募している応募者名等 ) の検索を行います 続けて応募内容の確認 却下を行うこともできます 特別研究員奨励費管理 特別研究員 外国人特別研究員情報の検索 特別研究員奨励費の研究計画調書の承認 却下 特別研究員の転出情報の管理を行います 未承認の研究計画調書や転出情報が存在する場合 [ 特別研究員奨奨励費管理 ] の下に 未承認の課題があります が表示されます 登録済み所属研究機関 e-rad に登録された所属研究機関情報の確認を行います 情報確認 連絡先情報管理 所属研究機関担当者の連絡先の登録 更新 削除を行います また 連絡先の登録を行うと 別機関の担当者の連絡先を検索することができます 交付内定時の手続き 交付内定時の手続を行交付内定時の手続きを行います 交付申請システムの 所属う 研究機関担当者向けメニュー 画面へ遷移します 交付決定後の手続き 交付決定後の手続を行交付決定後の手続きを行います 交付申請システムの 所属う 研究機関担当者向けメニュー 画面へ遷移します e-rad へ戻る e-rad の 研究機関事務代表者向けポータル 画面へ遷移します 新学術領域研究 ( 研究領域提案型 )( 新規の研究領域 ) の領域代表者の応募については 科研費電子申請システム ( 新学術領域研究 ( 研究領域提案型 )) 領域代表者の所属研究機関担当者向け操作手引 ( 簡易版 )( 応募手続き用 ) を参照してください 研究機関における公的研究費の管理 監査のガイドラインに基づく体制整備等自己評価チェックリスト または 研究活動における不正行為への対応等 10

13 に関するガイドラインに基づく取組状況に係るチェックリスト が提出されていない場合 所属研究機関担当者向けメニュー 画面に以下のメッセージが表示されます 以下のメッセージが表示されましたら 研究計画調書 ( 新学術領域研究 ( 研究領域提案型 )( 新規の研究領域 ) の計画研究を除く ) 及び応募書類の承認ができませんので 研究機関における公的研究費の管理 監査のガイドラインに基づく体制整備等自己評価チェックリスト および 研究活動における不正行為への対応等に関するガイドラインに基づく取組状況に係るチェックリスト を提出してください (e-rad への提出状況が反映されるまで 概ね2 週間程度かかる場合があります ) 11

14 4.3. 奨励研究 研究成果公開促進費の ID 申請者を承諾する研究機関への補助金の管理の委任依頼をしている ID 申請者の 承諾または不承諾 または ID 取り下げ依頼を行います 1 所属研究機関担当者向けメニュー 画面で [ 奨励研究 研究成果公開促進費 ID 申請者情報検索 ] をクリックします 12

15 2 奨励研究 研究成果公開促進費 ID 申請者情報検索 画面が表示されます 検索条件を入力し [ 検索実行 ] をクリックします 3 奨励研究 研究成果公開促進費 ID 申請者情報一覧 画面で [ 登録 ] をクリックします 13

16 4 機関管理承諾 不承諾登録 画面が表示されます 承諾または不承諾を選択した後 必要な入力項目を入力して [OK] をクリックします 承諾も不承諾もせず ID の取り下げを依頼する場合には 応募者の ID 取り下げを日本学術振興会に依頼する を選択した後 必要な入力項目を入力して [OK] をクリックします 研究成果公開促進費の場合 e-rad に 科研費の応募資格有り として研究者情報が登録されている研究者については不承諾できません また 特別研究員奨励費の交付を受けている研究者についても不承諾できません 承諾する場合は 部局番号を入力してください 不承諾にする場合は 不承諾 ID 取り下げの理由 欄に不承諾の理由を入力してください 入力した不承諾の理由は ID 申請者へメールで通知されます ID 取り下げを依頼する場合 不承諾 ID 取り下げの理由 欄に ID 取り下げの理由を入力してください ID 取り下げの理由は ID 申請者へ通知されません 14

17 5 機関管理承諾 不承諾登録完了 画面が表示されます [OK] をクリックします 6 奨励研究 研究成果公開促進費 ID 申請者情報一覧 画面が表示されます 機関管理に 承諾 を登録した場合 登録後も 機関管理承諾 不承諾登録 画面から登録内容を修正することができます 機関管理に 不承諾 または ID 取り下げ依頼 を登録した場合 再び 機関管理承諾 不承諾登録 画面から登録内容を修正することができなくなります 15

18 4.4. 研究分担者の承諾 確認をする研究分担者の承諾 不承諾の処理を行うには 以下の手順に従います 不承諾の処理を行う場合は詳細手引 研究分担者の不承諾 を参 照してください 1 所属研究機関担当者向けメニュー 画面で [ 研究分担者承諾 不承諾等 ] をクリックします 16

19 2 研究種目選択( 承諾 不承諾 画面が表示されます 部局担当者による承諾 確認または不承諾処理を許可しない場合には 研究分担者の承諾 不承諾処理 欄に 所属研究機関担当者のみ と表示されていることを確認してください 部局担当者による承諾 確認または不承諾処理を許可する場合には [ 部局担当者による承諾 確認または不承諾処理を許可する ] をクリックします 部局担当者に研究分担者の承諾 不承諾処理をさせたくない場合は [ 部局担当者による承諾 確認又は不承諾処理を許可しない ] ボタンをクリックし 研究分担者の承諾 不承諾処理 欄に 所属研究機関担当者のみ と表示されていることを確認してください [CSV 出力 ] から出力する CSV ファイルには すべての研究種目の 研究分担者承諾依頼一覧 画面に表示されるデータが出力されます 17

20 3 承諾を行う研究種目名をクリックします 未承諾の依頼が存在する場合 該当する研究種目名の左側に 承諾依頼 あり が表示されます 4 研究分担者承諾依頼一覧 画面が表示されます 18

21 5 研究分担者承諾依頼一覧 画面で承諾する依頼を選択し [ 承諾 確認 ] をクリックします 6 研究分担者承諾 確認 画面が表示されます 内容を確認し [OK] をクリックします 7 研究分担者の承諾 確認が登録され 研究分担者承諾依頼一覧 画面に戻ります 19

22 4.5. 応募情報または研究計画調書を確認する応募情報または研究計画調書を送信する前に 応募情報または研究計画調書の内容を確認し てください 1 所属研究機関担当者向けメニュー 画面で [ 承認 ( 確認 ) 却下 ] をクリックします 20

23 2 研究種目選択 画面が表示されます 応募情報または研究計画調書の確認を行う研究種目名をクリックします 未承認の研究計画調書 または未確認の応募情報が存在する場合 該当する研究種目名の左側に 未承認 ( 未確認 ) 課題あり が表示されます 21

24 3 承認( 確認 ) 却下対象応募情報一覧 画面が表示されます 内容を確認する応募情報または研究計画調書を一覧から選択し [ ダウンロード ] をクリックします 4 応募情報または研究計画調書の内容が表示されます 22

25 4.6. 研究計画調書を承認する ( 特別推進研究 基盤研究 挑戦的萌芽研究 挑戦的研究 若手研究 研究活動スタート支援 新学術領域研究 ( 研究領域提案型 )( 継続の研究領域 ( 公募研究 ) 終了研究領域 ) 国際共同研究加速基金 ( 国際共同研究強化 ) 奨励研究 研究成果公開促進費の場合 ) 所属研究機関担当者が研究計画調書を承認すると 日本学術振興会へ研究計画調書が提出 ( 送 信 ) されます 1 承認 却下対象応募情報一覧 画面で 承認する研究計画調書を選択し [ 承認 ] をクリッ クします 23

26 [ 研究組織一覧 ] をクリックすると 研究組織一覧 画面で研究分担者の承諾状況を確認することができます 2 研究計画調書承認 画面が表示されます 内容を確認し [OK] をクリックします [OK] をクリックすると 応募情報が日本学術振興会へ送信され 研究計画調書の修正 削除はできなくなります 24

27 研究機関における公的研究費の管理 監査のガイドラインに基づく体制整備等自己評価チェックリスト または 研究活動における不正行為への対応等に関するガイドラインに基づく取組状況に係るチェックリスト が提出されていない場合 研究計画調書の承認はできません 以下のエラーメッセージが表示されましたら 研究機関における公的研究費の管理 監査のガイドラインに基づく体制整備等自己評価チェックリスト および 研究活動における不正行為への対応等に関するガイドラインに基づく取組状況に係るチェックリスト を提出してから 再度 研究計画調書の承認を行ってください (e-rad への提出状況が反映されるまで 概ね2 週間程度かかる場合があります ) 25

28 3 研究計画調書の承認処理を行っている間 処理中 画面が表示されます ( 処理中メッセージが表示されます ) 4 研究計画調書が承認され 承認 却下対象応募情報一覧 画面に戻ります 承認した研究計画調書は 承認 却下対象応募情報一覧 には表示されません 応募状況を確認する場合は 4.8 応募状況を確認する を参照してください 却下する場合は詳細手引 応募情報または研究計画調書の承認 ( 確認 ) 却下 を参照してください 26

29 4.7. 応募情報または研究計画調書を確認する ( 新学術領域研究 ( 研究領域提案型 )( 新規の研究領域 ) の場合 ) 所属研究機関担当者が応募情報または研究計画調書を確認すると 応募情報または研究計画 調書が領域代表者に届きます 1 確認 却下対象応募情報一覧 画面で 確認する応募情報または研究計画調書を選択し [ 確 認 ] をクリックします 27

30 2 応募情報または研究計画調書確認 画面が表示されます 内容を確認し [OK] をクリックします 3 応募情報または研究計画調書の確認処理を行っている間 処理中 画面が表示されます ( 処理中メッセージが表示されます ) 28

31 4 応募情報または研究計画調書が確認され 確認 却下対象応募情報一覧 画面に戻ります 確認した応募情報または研究計画調書は 確認 却下対象応募情報一覧 には表示されません 応募状況を確認する場合は 次の 4.8 応募状況を確認する を参照してください 却下する場合は詳細手引 応募情報または研究計画調書の承認 ( 確認 ) 却下 を参照してください 29

32 4.8. 応募状況を確認する現在応募中の応募情報または研究計画調書について 所属研究機関内や領域代表者 日本学 術振興会での処理状況を確認することができます 1 所属研究機関担当者向けメニュー 画面で [ 応募情報管理 ] をクリックします 30

33 2 応募情報検索 画面が表示されます 検索条件を入力し [ 検索実行 ] をクリックします 31

34 3 応募情報一覧 画面が表示されます 32

35 応募状況の意味 作成中応募者未確認所属研究機関受付中領域代表者確認中領域代表者確定済み領域代表者却下領域代表者受付締切領域代表者所属研究機関受付中学振受付中却下学振受理学振不受理 応募者が作成途中の応募情報を一時保存した状態です 応募者が作成した自分の応募情報または研究計画調書の PDF ファイルを確認していない状態です 応募者の確認が完了しないと 所属研究機関担当者は承認 却下を行うことはできません 応募者から応募情報または研究計画調書が提出されました 応募情報または研究計画調書の内容を確認の上 承認 ( 確認 ) または却下を行ってください 応募者が応募情報または研究計画調書を確認し 応募情報または研究計画調書が領域代表者へ送られた状態です 領域代表者が研究計画調書を確定した状態です 領域代表者が研究計画調書を却下した状態です 領域代表者が研究計画調書の受付を締め切った状態です 応募書類が領域代表者所属研究機関に受付けられた状態です 所属研究機関担当者が応募情報または研究計画調書を承認し 応募情報または研究計画調書が日本学術振興会へ送られた状態です 所属研究機関担当者 ( または部局担当者 ) が応募情報または研究計画調書を却下した状態です 応募情報または研究計画調書を却下すると 日本学術振興会に応募情報または研究計画調書は送信されません 日本学術振興会が応募情報または研究計画調書を受理しました 日本学術振興会が応募情報または研究計画調書を不受理としました 33

36 4.9. ログアウト 1 任意の画面で 上部 または下部の [ ログアウト ] をクリックします 2 ログアウトすると ログアウトしました 画面が表示されます 3 Web ブラウザを閉じます 34

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