Outlook2013基礎 電子メール

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1 OA ベーシック Outlook2013 基礎電子メール 1 / 12 Outlook2013 基礎電子メール 前編 (Outlook 基本操作 メールの送信 ) Outlook とは Outlook は Microsoft Office 製品の個人情報管理ソフトです 代表的なメールソフトの 1 つとして認識されていますが この他に 連絡先や スケジュール管理 タスク管理機能などがあり それぞれの機能を組み合わせることで 効率的に情報を管理できます Outlook の起動と終了 操作 Outlook を起動と終了を確認します 1 [ スタート画面 ] で [Microsoft Outlook2013] のタイルをクリックします Outlook が起動し タスクバーには Outlook のボタンが表示されます 2 Outlook ウィンドウの 閉じる ボタンをクリックします Outlook が終了します Outlook の画面構成 クイックアクセスツールバー タイトルバー MicrosoftOutlook ヘルプ リボン タブ フォルダー ウィンドウ ビュー 閲覧ウィンドウ ナビゲーションバー ステータスバー

2 OA ベーシック Outlook2013 基礎電子メール 2 / 12 名称 説明 タイトルバー 操作中のフォルダー名とアカウント名が表示されます リボン 操作を実行するためのボタンが配置されています 関連する操作項目ごとに タブ で分類されています Microsoft Outlook ヘルプ Outlook のヘルプを表示します クイックアクセスツールバー よく使う操作ボタンを登録可能なバーです フォルダーウィンドウ Outlook のアイテムを管理する 各フォルダーへの切り替えを行います ナビゲーションバー メール 予定表 連絡先 タスク など Outlook の各機能への切り替えを行います ビュー 選択中のフォルダー内のアイテムが一覧表示されます 閲覧ウィンドウ ビューで選択したアイテムの内容 ( 電子メールの内容 連絡先の詳細など ) が表示されます ステータスバー 作業中の操作に関する説明や 役立つ情報が表示されます フォルダーとアイテム Outlook では 送受信した電子メール 作成した予定や連絡先などの個々のデータを アイテム といいます 各アイテムは 用途別 種類別にフォルダー単位で管理されています メール 機能では右記のような フォルダーが用意されています メール 機能に用意されているフォルダー一覧 受信トレイ 受信メールを保存 送信トレイ 未送信のメールを一時的に保存 送信済みアイテム 送信完了したメールのコピーを保存 下書き 作成中のメールを一時的に保存 削除済みアイテム 削除を実行したメールを一時的に保存 迷惑メール 迷惑メールと判断されたメールを保存 メールアドレスの仕組み メールアドレスはメールの住所と宛名にあたるもので アカウント名 と ドメイン名 アットマーク ) の記号で区分されています アカウント名 はユーザー名を ドメイン名 は メールサーバ名 を示しています 組織名 組織コード 国コード アカウント名ユーザー名 ( 宛名にあたるもの ) ドメイン名メールサーバ名 ( 住所にあたるもの ) STEP UP! メールアドレスで使用できる文字 メールアドレスに使用できる文字は 半角英数字 一部の記号に制限されています 全角文字で入力した場合 空白 ( スペース ) が入っている場合. ( ドット ) _ ( アンダーバー ) - ( ハイフンまたはマイナス ) 以外の記号を入力した場合 正しく送信できません

3 OA ベーシック Outlook2013 基礎電子メール 3 / 12 電子メール形式について Outlook では 3 つの電子メール形式が用意されています 電子メール形式の種類 HTML 形式テキスト形式リッチテキスト形式 説明 画像の挿入や書式を設定して 表現力豊かな電子メールを作成できます インターネット標準のメール形式で ビジネスで一般的に使用されるメール形式です 書式の設定はできませんが すべてのメールソフトで使用できます Microsoft Exchange サーバ環境で 受信相手も Outlook を使用している場合に表示できます 操作既定の電子メール形式をテキスト形式に変更します 既定のメール形式は HTML 形式 です オプション設定で変更できます 1 [ ファイル ] タブをクリックし [ オプション ] を選択します 2 [ メール ] を選択し [ 次の形式でメッセージを作成する ] の をクリックし [ テキスト形式 ] を選択します 3 [Outlook のオプション ] ダイアログボックスの [OK] をクリックします 電子メールの作成 電子メールは メッセージウィンドウ から作成します 操作新規のメッセージウィンドウを表示します 1 [ ホーム ] タブ [ 新規作成 ] グループの [ 新しい電子メール ] をクリックします メッセージウィンドウが表示されます タイトルバーでは 電子メール形式を確認できます 作成後に電子メール形式を変更するには [ 書式設定 ] タブ [ 形式 ] グループから選択します

4 OA ベーシック Outlook2013 基礎電子メール 4 / 12 メッセージウィンドウの構成 電子メールを送信するために必要な情報は 宛先 件名 本文 です 宛先 件名 本文 送付先 / 宛名 挨拶文 / 送信者氏名 用件 末文 署名 件名は 全角 20 文字くらいを目安に 用件の主旨がすぐ分かるような件名を付けましょう 件名の最初に 用件の分類を明記すると解りやすくなります 本文は 1 行 35 字程度で改行し 4 行程度で 1 行あけると読みやすくなります 20 行程度で収まるようにまとめましょう また 箇条書き 記号や番号 インデントなどを活用して 読みやすくなるよう工夫しましょう STEP UP! 機種依存文字について 半角カタカナや JIS 規格に定められていない 機種依存文字 は 受信側の端末の環境 (OS) によっては 正しく表示されず 文字化けになってしまうので 使用しないようにしましょう < 機種依存文字の例 > 数字 : 123 IⅡⅢ 等の数字 ( ) 付き省略文字 : ( 株 )( 有 )( 代 ) 単位の文字 : kg mm センチ メートル元号 : 明治 大正 昭和 平成他の記号 :

5 OA ベーシック Outlook2013 基礎電子メール 5 / 12 操作宛先を挿入します 宛先を入力するには メールアドレスを直接入力する方法や 宛先 ボタンから 登録されているアドレス帳を表示し 名前を指定する方法があります アドレス帳の 連絡先 から宛先を指定します 1 [ 宛先 ] ボタンをクリックします [ 名前の選択 ] ダイアログボックスが表示されます 2 アドレス帳から 連絡先 を選択します 3 名前の一覧から 送信する名前を選択して [ 宛先 ] ボタンをクリックします または 名前をダブルクリックします [ 名前の選択 ] ダイアログボックスの宛先ボックスに 送付先のメールアドレスが表示されます 4 [OK] ボタンをクリックします 名前の一覧 宛先ボックス メッセージウィンドウの宛先ボックスに 送付先のメールアドレスが表示されます Exchange Server 環境では アドレス帳に グローバルアドレス一覧 や 連絡先 が表示されます グローバルアドレス一覧 は 企業など組織全体で共有する宛先で 管理者が設定します これに対し 連絡先 は各ユーザーが登録できるアドレス帳です 操作件名や本文を入力します 1 [ 件名 ] ボックスをクリックし 件名を入力します 2 本文を入力します

6 OA ベーシック Outlook2013 基礎電子メール 6 / 12 電子メールの送信 電子メールを相手に届けるには 送信 を実行します 送信した電子メールは 送信済みアイテム に保存されます 操作電子メールを送信します 1 [ 送信 ] ボタンをクリックします 送信した電子メールは 宛先に送信され 送信済みアイテム フォルダーに 送信メールのコピーが保存されます 複数の人への電子メールの送信 電子メールは 複数の人に一度に同じ内容の電子メールを送ることができます 複数の宛先に同時に送信したい場合 宛先に加え [CC] [BCC] を活用します [ 宛先 ] [CC] [BCC] の役割 種類宛先 CC BCC 特徴 メールを送りたい相手のメールアドレスを指定します 複数名を宛先に指定することもできます CC には返事は必要ないが 参考までに読んでほしい相手を指定します CC に入力したメールアドレスは 受信したすべての人に通知されます BCC には同じ内容のメールを送ったことを 宛先 CC の送付者に知られたくない場合に使用します BCC に入力したメールアドレスは 受信した人に通知されません CC(Carbon Copy の略 ) CC で送信することは この件を参考までにお知らせします という意味になります 例えば グループリーダーの M 課長が 取引先 A 社担当者から提示された 打合せの日程 に 承諾メールを送信する場合 取引先 A 社担当者を [ 宛先 ] に指定しますが 同席するグループメンバーにも CC で発信しておけば 情報をメンバー内で共有することができます BCC(Blind Carbon Copy の略 ) BCC で送信する場合も この件を参考までにお知らせします という意味になりますが 受信者同士の情報は一切わかりません 例えば 住所移転や臨時休業の告知など 面識のない複数の相手に一斉に 同じ情報を伝達する場合 BCC を使用します BCC に入れたメールアドレスは 受信者の受信メールに表示されません [BCC] ボックスを表示するには [ オプション ] タブ [ 表示フィールドの選択 ] グループの [BCC] ボタンをクリックします

7 OA ベーシック Outlook2013 基礎電子メール 7 / 12 後編 ( メールの受信 返信 署名 添付ファイルなど ) 電子メールの受信 通常 Outlook 起動時に自動的に電子メールの受信が行われます 受信した電子メールは 受信トレイ フォルダーに保存されます 操作受信メールを確認します 1 [ 受信トレイ ] をクリックします 新着メールが届いている場合 受信トレイに受信数が表示されます 2 新着メールをクリックします 閲覧ウィンドウに 電子メールの内容が表示されます 閲覧ウィンドウ 新着メールの未読のメッセージは 件名などが太字で表示されます 電子メールの返信 電子メールを送ってきた相手に返事を送りたい場合 返信 を実行します 返信メールには 元の電子メールの本文が自動的に引用されます 操作受信メールに返信します 1 返信したい電子メールを選択し [ ホーム ] タブ [ 返信 ] グループの [ 返信 ] をクリックします

8 OA ベーシック Outlook2013 基礎電子メール 8 / 12 2 閲覧ウィンドウに 返信メール作成用の画面が表示されます 差出人 ( 返信先 ) の宛先 [ 宛先 ] ボックスには 自動的に差出人が示され 件名の先頭には 元の件名に RE: が追加された件名が表示されます 本文 には 受信した電子メールの情報や本文が 引用表示されます 受信したメールの情報や本文が引用表示 3 引用文の前に 本文を入力し [ 送信 ] ボタンをクリックします 返信を実行すると 返信済みの受信メールには 返信したことを表すドウに返信日時が表示されます アイコンが表示され 閲覧ウィン 電子メールの転送 受信した電子メールを他の人に読んでもらいたい場合は 転送 を実行します 操作電子メールを転送します 1 転送したい電子メールを選択し [ ホーム ] タブ [ 返信 ] グループの [ 転送 ] をクリックします 2 閲覧ウィンドウに 返信メール作成用の画面が表示されます 件名の先頭には 元の件名に FW: が追加された件名が表示されます 本文 には 受信した電子メールの情報や本文が 引用表示されます 受信したメールの情報や本文が引用表示

9 OA ベーシック Outlook2013 基礎電子メール 9 / 12 3 引用文の前に 本文を入力し [ 送信 ] ボタンをクリックします 転送を実行すると 転送済みの受信メールには 転送したことを表すドウに転送日時が表示されます アイコンが表示され 閲覧ウィン 電子メールの削除 不要な電子メールは 削除を実行すると [ 削除済みアイテム ] に移動されます [ 削除済みアイテム ] に移動した電子メールは 後から元の場所に戻すことができます ただし [ 削除済みアイテム ] にある電子メールを削除すると 完全に削除されます 操作電子メールを削除します 1 削除したい電子メールを選択し [ ホーム ] タブ [ 削除 ] グループの [ 削除 ] をクリックします 電子メールが [ 削除済みアイテム ] に移動します [ 削除済みアイテム ] に移動された電子メールを 元に戻すには受信トレイにドラッグします 電子メールの署名 メール本文の最後には 送信者の名前や連絡先を入れるのがマナーです こうした情報を 署名 として登録しておくと 新規メール作成時に自動挿入できます 操作 社外用 の署名を作成します 1 [ ファイル ] タブをクリックし [ オプション ] を選択します 2 [ メール ] を選択し [ メッセージの署名を作成または変更します ] から [ 署名 ] をクリックします [ 署名とひな形 ] ダイアログボックスが表示されます 3 [ 新規作成 ] をクリックします

10 OA ベーシック Outlook2013 基礎電子メール 10 / 12 [ 新しい署名 ] ダイアログボックスが表示されます 4 署名の名前を入力し [OK] をクリックします 5 [ 署名の編集 ] ボックスに署名を入力します 入力できたら [ 保存 ] をクリックします 登録した署名が新規メールに自動挿入されるように設定します 6 [ 既定の署名の選択 ] の [ 新しいメッセージ ] から 社外用 を選択します 7 [ 署名とひな形 ] ダイアログボックス [Outlook のオプション ] ダイアログボックスの [OK] をクリックし 終了します 操作署名がついた電子メールを作成します 1 [ ホーム ] タブ [ 新規作成 ] グループの [ 新しい電子メール ] をクリックします 新規メッセージウィンドウが表示され 作成した署名が挿入されます

11 OA ベーシック Outlook2013 基礎電子メール 11 / 12 操作 社内用 の署名を作成し 後から署名を切り替える方法を確認します 1 社外用 と同様の手順で 社内用 という署名を作成します 2 [ 新規作成 ] グループの [ 新しい電子メール ] をクリックします 新規メッセージウィンドウに 社外用の署名が表示されます 社内用の署名に変更します 3 [ 挿入 ] タブ [ 挿入 ] グループの 社内用 の署名に切り替わります [ 署名 ] ボタンから [ 社内用 ] をクリックします 社外用 の署名 社内用 の署名 添付ファイルの送信 電子メールに Excel や Word PDF などのファイルを添付して 一緒に送信することができます 電子メールに添付するファイルを 添付ファイル といいます 操作作成したメールにファイルを添付します 1 [ 挿入 ] タブ [ 挿入 ] グループの [ ファイルの添付 ] をクリックします 2 [ ファイルの挿入 ] ダイアログボックスでファイルを指定し [ 挿入 ] をクリックします [ 添付ファイル ] ボックスに添付ファイル名が表示されます [ リッチテキスト形式 ] の電子メールの場合は 本文にファイルアイコンが表示されます 添付ファイルを挿入する方法として メッセージウィンドウに対象ファイルアイコンをドラッグする方法もあります

12 OA ベーシック Outlook2013 基礎電子メール 12 / 12 STEP UP! 添付ファイルのマナー 1) 添付ファイルの容量に気をつけましょう 容量が大きいと 受信拒否されることもあります 添付ファイルは なるべく 2MB を超えないようにします 複数のファイルを送る場合は 1 つに圧縮したファイルを添付します 2) メール本文に添付ファイルを送付することを明記しましょう 3) 個人情報や機密情報を含むファイルにはパスワードを設定します 添付ファイルの受信 受信した添付ファイルは ファイルを開封せずに閲覧ウィンドウで内容を確認できます 操作受信した添付ファイルをプレビュー表示します 1 クリップ のアイコンが表示されたメールを選択し [ 閲覧ウィンドウ ] で 添付ファイルのアイコンをクリックします 2 [ ファイルのプレビュー ] ボタンをクリックします ファイルの内容が表示されます 3 [ メツセージ ] をクリックすると本文に戻ります 添付ファイルを保存するには [ 添付ファイルツール ][ 添付ファイル ] タブ [ アクション ] グループの [ 名前を付けて保存 ] をクリックします 電子メールの印刷 電子メールの内容を印刷できます 実行するには 対象のメールを選択し [ ファイル ] タブを選択し [ 印刷 ] をクリックします [ 印刷 ] ボタンをクリックすると 印刷が実行されます

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