ビジネスマナー講座

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1 インターンシップ マナー講座 就職支援室古田土暢子 1

2 人事に聞いたインターシップに参加する学生のマナー インターンシップに参加する学生のマナーは気になるか? 具体的にどんなマナーが気になるか?( 複数回答 ) < 気になると答えた理由 > 人柄 中身を知る手がかりになるから マナーというものは 成人であれば知識ではなく 常識だと思う 注意はするが その際の応対や改善が見られるかはとても重要 常識がきちんと備わっているかの第一歩の判断になるから マナーの悪い人は お客様さまに対しても同じ対応をすると思えてしまう インターシップ中の印象が悪ければ選考ステップへのお誘いがこない < 気になるマナー > あいさつなどの基本的なところがきちんと出来てできていないと気にかかる 敬語の使い方が間違っている ( 社会人に対して ) 友達のように話をする 発言内容がマニュアル的 他のメンバーに不愉快な思いをさせない スマートフォンをマナーモードにしない リクナビ就活準備ガイド 参照 ( ) 2

3 インターンシップの心構え 目的意識を持って参加しよう ( このインターンシップで何を学びとる?) 業界 企業 職種理解を深める製品やサービスを提供するまでのプロセスを知り 求められるニーズや資質を理解してマッチングを考える自分なりの目標を持つ 社会で働くスキルを身につける お客様意識を捨て主体的に考え行動しよう! 事前の会社 仕事研究 を ( 但し 暴走厳禁 ) 自己管理 体調管理 報連相の徹底 人脈形成 PDCA サイクル 企業は 自ら考え行動できる人材 チームで協力し課題達成できる人材 を求めている インターンシップはスキルを身につける絶好のチャンス 3

4 ビジネスマナーの重要性 ビジネスでは 上司 お客様 取引先 など 立場や役割の異なる様々な人がかかわります これら不特定多数の人々を結びつけるのが信頼関係です 信頼関係なきところにビジネスは成立しません マナーは信頼関係の第一歩 インターンシップを受入れるために企業は多くの時間と労力をかけている 期待に応える感謝の気持ちを行動で表現 ありがとうございます お願い致します 申し訳ございません マナーとは見えない心を見えるように表現するスキルです 感謝の気持ちや謝罪 意欲などを相手に届くように伝えましょう 4

5 第一印象で差をつけよう 第一印象はほんの数秒で決まるといわれています 学生らしい爽やかな印象を与えましょう 大きさ 声の高さスピード 抑揚 敬語 聴覚情報 38% 内容 7% 視覚情報 55% 話しを聞く時もうなづき 相槌でリアクションを示す 表情 視線 姿勢 態度動作 身だしなみ 第一印象だけではなく普段から意識してね 5

6 姿 勢 立ち方 1かかとをつける 2 膝の裏を伸ばす 3お腹を引っ込める 座り方 1 背筋を伸ばす ( 背もたれに背をつけない ) 2 浅く腰掛ける 4 あごを引く ( 床と水平 ) 5 手 歩き方 男性 手は身体の横女性 前で組む 3 足 男性 両膝の間をこぶし 2 つ分程ける 女性 両膝 足先を揃える 1 視線をまっすぐ前方 2 膝を伸ばし 肩をゆらさない 6

7 挨 拶 挨拶はコミュニケーションの第一歩 挨 開く 拶 迫る 自分から心を開き相手に 1 歩近づく 挨拶は先手必笑 ポイント あ 明るくい いつもさ 先につ 続けて 返事はハイ 行ってきます行ってらっしゃい お帰りなさいただいま ご苦労様 お疲れ様 インターシップでは挨拶も仕事と心得よ 7

8 お辞儀の仕方 会釈 (15 度 ) 敬礼 (30 度 ) 最敬礼 (45 度 ) 少し距離のある人に対しての軽い挨拶 対面での挨拶 謝罪 深い感謝 お見送り ポイント 相手の目を見る 背筋を伸ばし腰から折るように曲げる( 首を曲げない ) 折ったところで止める( 心を込める ) 上体を戻すときはややゆっくりと 相手の目を見る 8

9 身だしなみ 身だしなみの基本は 清潔 機能的 調和 男性 胸ポケットに物を入れすぎない 爪を切りそろえる アンダーシャツを着用 ( 白 ) 汗をかくシーズンは体臭にも気を配る 女性 派手なネイルやつけ爪は NG 肌の露出が少ないものを着用 生足やサンダル ミュールは NG 香りのきつい香水は避ける 9

10 企業から指定がある場合の身だしなみ インターンシップの服装は原則スーツです 但し 企業から指定がある場合は その指定に従いましょう 特に指定がない場合は スーツを着用 スーツ男性 スーツ + ワイシャツ + ネクタイ女性 スーツ + ブラウス + スカート or パンツ クールビズ男性 ワイシャツ + パンツ ( 黒 グレーなどダーク色が基本 Y シャツは半袖も可 ) 女性 ブラウス + スカート or パンツ ( 黒 グレーなどダーク色が基本 ) 迷う場合はジャケットやネクタイを持参 ビジネスカジュアル男性 ジャケット + ワイシャツ ( 黒 グレーなどダーク色が基本 Y シャツは白もしくはストライプ ) 女性 ジャケット + カットソー or ブラウス + スカート or パンツ ( フリルや露出度の多い服装は NG) 私服 服装自由原則はスーツやビジネスカジュアルを意識した服装を心がけるポロシャツやチノパンといったラフなスタイルでも OK な企業もあるが その会社の人が軽装で仕事をしているからといって 皆さんがラフな格好をしてもよいとは限らない 節度ある服装を心がけよう アパレルなどではセンスも評価の対象となるので その企業の雰囲気を考えた服装を心がける 10

11 指示の受け方 報告 連絡 指示の受け方と報連相 呼ばれたらペンとメモを持って指示者の前へ報連相はビジネスコミュニ復唱確認をして不明点は必ず質問ケーションの基本気配り ( 言われたことだけするのは子供のおつかい ) 事前報告 仕事に入る前にスケジュールや手法を確認中間報告 仕事に時間を要するものは適宜中間報告終了報告 仕事が終わったらただちに報告結論 理由 経過 ( 意見 ) の順で報告 6W4H で簡潔に悪い報告ほど早く ( クレーム ミス ) 状況 ( 時 場所 場合 ) を考え 口頭 文章 メールなどを用いる 外出時は 行き先 用件 戻り時間 不在時の対応 などを伝えるやむを得ず休んだり 遅刻 早退する場合はできるだけ早く連絡 相談困ったり迷ったら上司や先輩に相談 (1 人で悩まない ) 相談する事項をあらかじめ整理 (6W4H) 結論ではなくヒントを求める ( 自分なりの答えを用意してから相談 ) <6W4H> Why 理由 ( 目的 ) What 何を( 内容 ) Who 誰が( 実行者 ) Whom 誰に ( 対象者 ) Where どこで( 場所 ) When いつまでに( 時間 ) How to どのように ( 方法 ) How much いくらで ( 予算 ) How Many どの程度 ( 数量 ) How long いつまで ( 期間 ) 11

12 敬語の基本 習うより慣れろ 間違いを恐れずどんどん使ってみよう 尊敬語謙譲語丁寧語 目上の方やお客様に使用 相手の動作や状態に敬意を表す場合に使用 お客様に自分や社内の人間を表現する際に使用 上司や先輩に自分や家族を表現する場合に使用 目上の方やお客様に使用 相手を尊敬し 言い方を丁寧にする場合に使用 れる られる お ~ になる ご ~ になる お ご + 名詞 お ご + 形容詞 へりくだった表現で相手に敬意を示す場合に使用 お ~ する ご ~ する お ~ いたす ご ~ いたす です ます ございます お + 名詞 ご + 名詞 外来語や動物には お ご はつけない お願いする場合は 恐れ入ります 申し訳ありませんが などのクッション言葉を使おう 12

13 電話応対のポイント 電話は顔が見えないコミュニケーション対面でのコミュニケーション以上に 正確に伝える 正確に聞く を心がけ 必要に応じてメールや FAX などで間違いを防ぎましょう 特にこちらから電話する場合は 事前準備をしっかりしてかけましょう かける前に内容を整理し 資料やスケジュール帳など必要なものを準備 メモを準備 ( 記憶より記録 ) 相手への配慮を忘れない電話は相手の都合がわからずかけることが多い 昼休みや帰宅時間近く また朝一番はミーティングをしてることが多いため できるだけ避けましょう 声の第一印象を大切に電話応対ひとつであなたの印象は変わります 明るく明瞭な発音で話し 言葉遣いにも気をつけましょう インターシップ中の私用電話や私用メールは控える電源 OFF 13

14 名刺交換 名刺は相手の分身だと思い大切に扱いましょう 名刺交換は先手必勝! 自分から渡そう 私 金沢大学の と申しますどうぞよろしくお願いします 頂戴します 名刺ケースから出す 名刺ケースを台座に正面をむけ渡す やや持ち上げるようにし 相手が受け取りやすい位置で渡す 名刺交換は必ず立って交換テーブル越しで行わない 両手で受け取る 胸の高さで持つ 着席した場合 名刺ケースの上に頂いた名刺をのせる < 同時交換 > 自分の名刺を右手で持ち 相手の左手に向けて差し出す 相手から差し出された名刺は左の手のひらで受け取る 名刺を渡し終えた右手を いま左手で受け取った相手の名刺の右縁に静かに添える 複数での名刺交換は上位者同士の交換が終わってから下位者の交換を行う 14

15 メールのマナー 用件は 1 メールにひとつ 1 通のメールに用件が複数あると分かりにくくなります 1 つのメールは用件 1 つを基本としましょう 件名はメールの内容を簡潔に大量のメールを処理しなければならないビジネスパーソンには 本文の内容がひと目でわかるタイトルをつけましょう例 件名事前打合せの件 最初に宛先を入力 などと省略せず 正式名称で書きましょう 担当者名がわからない場合は 部 ご担当者様 名乗る宛先を入力したあとは 一行空けて自分名前を名乗る 株式会社 金沢商事 総務部石川 花子 様 金沢大学 学類の山田太郎と申します 挨拶は簡単にビジネスメールは手紙と違い 時候の挨拶などは省略するのが一般的です いつもおせわになっております 先日はありがとうございました ご連絡ありがとうございます 読みやすい書式 1 行あたりの文字数は 25 文字 ~35 文字 5 行程度の意味のまとまりでひと段落とする ( 段落間は 1 行空ける ) 用件は 5W3H を意識して簡潔にまとめる 日時や場所など箇条書きにしたほうが読みやすい場合は箇条書きにする 結びは よろしくお願いいたします などの簡単な挨拶で締めくくる 終わりは署名で ============================= 大学 学部 学科 年山田太郎携帯 TEL: ( 携帯 =========================== < その他注意事項 > 急ぎの用件には使用しない ( 重要な用件や複雑な用件は電話を併用する ) 顔文字 ( 笑 ) などの記号は使用しない 半角カタカナ 丸付き数字 記号などは文字化けする場合があるので避ける メールを返信する場合 Re が何度も重複しないよう 3 回目以降は書き直す 添付ファイルは 50Kbyte 以下を目安にし それ以上は分割して送信 返信メールはなるべく早く 急ぎの用件は電話で連絡 15

16 メールサンプル ( インターンシップ採用のお礼 ) 宛先 : 件名 : 株式会社金沢商事人事部採用担当山田様 インターンシップ採用のお礼 株式会社金沢商事人事部採用担当山田太郎様 金沢大学 学域 学類 3 年の田中花子と申します この度は インターンシップ採用のご連絡をいただき まことにありがとうございました 貴社の時代を先取る新規事業に大変興味を持っており 実際に企画を体験させていただけるインターシップを楽しみにしております インターシップへの意欲を示す 当日はご連絡いただきました 〇月〇日 時にお伺いいたします どうぞよろしくお願いいたします 金沢大学 学域〇〇学類 3 年田中花子 金沢市 町 1 丁目 1 番地携帯 TEL:

17 メールサンプル ( インターンシップ参加のお礼 ) 宛先 : 件名 : 株式会社金沢商事人事部採用担当山田様 インターンシップ参加のお礼 株式会社金沢商事人事部採用担当山田太郎様 この度は 貴社のインターンシップに参加させていただき誠にありがとうございました 日に参加させていただきました金沢大学 学域 学類 3 年の田中花子と申します インターシップが終了した当日または翌日には必ずお礼のメールを出そう 営業の現場で お客様の視点に立つ難しさを痛感するとともに インターシップの感想と意欲自分もその厳しい環境に身を投じたいという思いが一層強まりました ご多忙のなかご指導を賜りましたこと心より御礼申し上げます 謝辞 貴社のますますのご発展と皆様のご健勝をお祈り申し上げます 今後ともどうぞよろしくお願いいたします 金沢大学〇〇学類 3 年田中花子 金沢市 町 1 丁目 1 番地携帯 TEL:

18 SNS のマナー Twitter Facebook Instagram など 不特定多数の人と気軽にコミュニケーションがとれる SNS は便利なツールです しかし 使い方を間違えると企業に大きな損害を与えたり 信頼を失墜するなど取り返しのつかないことに発展する恐れがあります マナーを守って使いこなしましょう インターシップの内容や選考内容をむやみに投稿しない インターシップ中に知りえた企業の機密情報や顧客に関する情報は絶対に漏らさない 企業や人を誹謗中傷する内容は書かない 投稿する写真は 人や物 場所を公開していいか必ず確認する 人事は SNS をチェックしている場合があります 普段の投稿から人を中傷する内容やモラル違反 ネガティブな発言は慎みましょう SNS は便利なツールで就活で利用している人も多くいます しかし 近年 SNS を活用した OB OG 訪問などで 学生がセクハラ被害を受ける事例も報告されています SNS の活用は慎重に行いましょう 18

19 インターンシップに参加するには? インターンシップを探す 別紙資料参照 1 就活サイト ( マイナビ リクナビ等 ) 2 各学類 専攻での案内 (HP ポスター チラシ等 ) 3 大学 ( 就職支援室 ) に届いた募集情報 金沢大学求人 インターンシップ検索サイト 大学 HP> 在学生の方へ > 進学 / 就職支援 > 在学生の方へ > 求人情報検索 大学 ( 就職支援室 ) 経由で申し込むもの ( 主に官公庁 ) 2019 年度インターンシップ参加者募集一覧 大学 HP> 在学生の方へ > 進学 / 就職支援 > 在学生の方へ > インターンシップ メールでも配信 19

20 インターンシップに参加するには? 応募方法 別紙資料参照 1 就活サイト ( マイナビ リクナビ等 ) 各自で直接 ( 自由応募 ) 2 各学類 専攻経由 それぞれの案内に従って 3 大学 ( 就職支援室 ) 経由 締切 10 日前までに連絡 提出 参加に必要な手続き 別紙資料参照全員必須のもの 1Day を含むインターンシップ参加者全員 1 誓約兼届出の登録ポータル LMS コース (WebClass) より 2 保険加入傷害保険と損害賠償保険の 2 種類に事前加入 3 結果報告書の提出 就職支援室へ正課 ( 科目 ) または実働日数 5 日以上 1 保険加入を証明する書類の写し 就職支援室へ提出 2 指定された事前研修の受講 20

21 インターンシップに参加するには? 注意事項 別紙資料参照 1 無届 無保険で参加しない! 2 応募後 参加決定後は辞退厳禁! やむを得ない事情がある場合は受入先担当者と就職支援室へ速やかに連絡 無断辞退は絶対にしないこと 安易な応募はしない応募段階から慎重に 3 大学 ( 就職支援室 ) 経由での申し込みが必要な場合 学内締切は受入先提出期限の 10 日前 ( 厳守 )! 困った時 わからない時は一人で判断しないで相談! 連絡 問い合わせ先 : 金沢大学就職支援室 ( 担当 : 西本 ) TEL FAX syukatsu@adm.kanazawa-u.ac.jp 21

22 敬語の基本 尊敬語謙譲語丁寧語 主語は相手 ( お客様 上司 ) 相手の動作や状態に敬意を 表す 主語は自分や身内 ( 自社の人間など ) へりくだった表現を使い 間接的に相手を高める 相手への配慮を表す表 現 相手を尊敬し 言い方 を丁寧にする表現 する やる いる 来る 行く 見る 話す 言う 知る

23 敬語の基本 尊敬語謙譲語丁寧語 主語は相手 ( お客様 上司 ) 相手の動作や状態に敬意を 表す 主語は自分や身内 ( 自社の人 間など ) へりくだった表現を使 い 間接的に相手を高める 相手への配慮を表す表現 相 手を尊敬し 言い方を丁寧に する表現 する やるなさるされるいたすします いるいらっしゃるおるいます 来る いらっしゃる お越しになるお見えになる 参る伺う きます 行くいらっしゃる参る伺ういきます 見るご覧になる拝見する見ます 話すお話になる申す申しあげる話します 言うおっしゃる申す申しあげる言います 知る ご存知 存じる存知あげる 知っています お ( ご )~られるは二重敬語です Ex. お話しになられる ごらんになられる 僕 わたくし 会社 団体 御社 ( 貴社は書き言葉 ) さま ( さん ) 自社 当社 私どもの会社 ( 弊社は書き言葉 ) 役職 社内では 課長お客様には課長の ( 名前 ) わかりました かしこまりました どうですか いかがでしょうか いいですか よろしいでしょうか きょう あした あさって ほんじつ みょうにち みょうごにち きのう このあいだ さくじつ せんじつ クッション言葉と依頼形 人に何かをお願いする場合はクッション言葉と依頼形で柔らかな表現を心がけましょう EX. 恐れ入りますが ~ していただけますか 申し訳ございませんが ~ していただけますか お手数ですが ~ をお願いできますか 失礼ですが ~ していただいてもよろしいでしょうか

24 インターシップ電話応対 ( 電話をかける ) 受け手 かけて手 ハイ石川商事人事部の ( 自分の名前 ) でございます 金沢大学 学類の 様でございますね お電話ありがとうございます or お世話になっております 相手の名前を復唱確認し 挨拶しましょう 山田でございますね かしこまりました 少々お待ちくださいませ < 担当者 > ハイ山田でございます ハイ大丈夫です ハイ それでは8 月 1 日のコースでうけたまわります 当日は朝 8 時 30 分までに本社受付にお越しください こちらこそよろしくお願い致します 名前は明るくはっきりと 私 金沢大学 学類の ( 自分の名前 ) と申します インターシップの日程についてお電話いたしました 恐れ入りますが担当の山田様お願いできませんでしょうか クッション言葉と依頼形 担当者の名前がわからない場合は ご担当の方 担当者不在の場合 戻り時間を確認して折り返し電話する担当者が出たらもう一度名のる 私 金沢大学 学類の ( 自分の名前 ) と申します インターシップの日程についてお電話いたしました 今お時間よろしいでしょうか 先日ご連絡いただきましたインターシップの日程ですが 8 月 1 日のコースでお願いできれば大変助かるのですが宜しいでしょうか 復唱確認 かしこまりました8 時 30 分 本社受付でございますね どうぞよろしくお願い致します それでは失礼致します 電話は本来かけた方から切りますが 相手が目上の方やお客様の場合 相手が切ったのを確認し あとから切りましょう インターシップ電話応対 ( 電話を受ける ) かけ手 わたくし石川商事人事部の山田と申します この度は弊社のインターシップにご応募頂きありがとうございます ぜひ 様にご参加いただきたいと思いましてご連絡致しました それでは日程の件ですが 受け手 ハイ です お電話ありがとうございます ありがとうございます 大変興味を持っていたインターシップですので是非参加させて頂きたいと存じます 用件は必ず復唱確認し メモをとる