本 書 は 未 就 労 の 若 者 などの 就 労 支 援 を 目 的 として 関 係 各 者 の 協 力 の 下 に 作 成 したものです その 他 の 目 的 での 利 用 及 び 商 用 利 用 を 禁 止 します 本 書 の 著 作 権 はマイクロソフトが 保 有 しています 本 書 に 掲

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1 IT を 活 用 した 若 者 の 就 労 支 援 プロジェクト( 若 者 UPプロジェクト) 講 習 1 Word/Excel/PowerPoint を 活 用 した 資 料 作 成 Microsoft 2010 All Rights Reserved

2 本 書 は 未 就 労 の 若 者 などの 就 労 支 援 を 目 的 として 関 係 各 者 の 協 力 の 下 に 作 成 したものです その 他 の 目 的 での 利 用 及 び 商 用 利 用 を 禁 止 します 本 書 の 著 作 権 はマイクロソフトが 保 有 しています 本 書 に 掲 載 された 事 項 及 びデータを 無 断 で 複 製 複 写 転 載 再 配 布 することを 禁 止 します Microsoft Windows Office Word Excel は 米 国 Microsoft Corporation の 米 国 およびその 他 の 国 における 登 録 商 標 です 本 書 中 に 登 場 するアプリケーション 名 などは 一 般 に 各 メーカーの 登 録 商 標 です 本 書 には(c) (r) TM マークは 明 記 しておりません Microsoft 2010 All Rights Reserved.

3 目 次 1. Microsoft Office Microsoft Office 2010 の 特 徴... 1 Office 2010 の 画 面 Microsoft Office IME Microsoft Office IME 2010 の 特 徴... 3 単 語 の 登 録 とファンクションキーを 使 った 変 換 Word Word 2010 の 特 徴... 5 ページレイアウト... 6 文 字 の 入 力... 7 保 存... 8 段 落 書 式... 9 文 字 書 式 編 集 表 の 作 成 表 の 編 集 ワードアートの 挿 入 と 編 集 クイックパーツ 印 刷 の 設 定 Excel Excel2010 の 特 徴 表 の 作 成 とデータの 種 類 データの 入 力 オートフィル データの 編 集 数 式 の 作 成 とコピー 関 数 相 対 参 照 と 絶 対 参 照 表 の 書 式 設 定 表 示 形 式 の 設 定 行 列 の 挿 入 と 削 除 グラフの 種 類 と 作 成 グラフの 移 動 とサイズ 変 更 グラフの 編 集 データベース(テーブル 機 能 ) データの 並 べ 替 えと 抽 出 印 刷 の 設 定 Microsoft 2010 All Rights Reserved.

4 5. PowerPoint PowerPoint2010 の 特 徴 スライドの 作 成 テーマの 適 用 スライドの 編 集 既 存 スライドの 活 用 Excel のグラフ 活 用 表 の 作 成 と 編 集 SmartArt グラフィック 図 の 挿 入 と 編 集 図 形 の 作 成 と 編 集 画 面 切 り 替 えの 設 定 とスライドショー アニメーションの 設 定 配 布 資 料 の 印 刷 本 書 では 次 の 環 境 を 基 準 に 説 明 しています OS:Windows7 Ultimate アプリケーション:Microsoft Office Professional Plus 2010 の 一 部 使 用 するパソコンの 環 境 によって 異 なる 状 況 が 考 えられますが 基 本 的 な 操 作 は 問 題 なく 行 えます Microsoft 2010 All Rights Reserved.

5 1. Microsoft Office 2010 Microsoft Office 2010 の 特 徴 Microsoft Office は マイクロソフト 社 から 発 売 されている 統 合 型 アプリケーション 2 の 最 新 バージョン で 複 数 のアプリケーションを 組 み 合 わせた 商 品 が 提 供 されています このテキストでは その 中 の 3 つのアプリケーションを 使 って 仕 事 に 必 要 なスキルを 学 びます 学 習 する 3 つのアプリケーションの 名 前 とおもな 用 途 アプリケーション 名 おもな 用 途 Word 2010 データを 正 しく 伝 える P5~ 学 習 します ビジネス 文 書 や 複 数 のページの 説 明 書 などを 作 成 編 集 する 縦 書 きで 新 聞 のようなものを 作 成 することもできる 画 像 や 図 を 使 用 したチラシやポスターにも 活 用 できる Excel 2010 データを 計 算 するなどして 分 析 する P18~ 学 習 します 数 式 や 関 数 を 使 って 集 計 するなど 数 値 を 計 算 して 表 作 成 する 作 成 した 表 をもとにグラフを 作 成 できる 住 所 録 などデータを 管 理 するデータベースとしても 活 用 できる PowerPoint 2010 データを 相 手 にアピールする P36~ 学 習 します 大 画 面 のスクリーンに 投 影 して 発 表 するプレゼンテーション 資 料 を 作 成 する 文 章 を 自 由 に 配 置 し 画 像 や 図 を 使 用 したチラシやポスターにも 活 用 できる Office 2003 までは おもにメニューとツールバーのボタンを 使 って 作 業 していましたが Office 2010 の 1 つ 前 のバージョンである Office 2007 から リボンを 使 った 作 業 に 変 わりました そのほかの 新 しい 機 能 も 含 め 以 前 のバージョンに 比 べると 少 ない 操 作 でやりたいことをすぐに 実 行 できます また Office 2010 は Office 2007 よりもさらに 作 業 がしやすくなっています 会 社 によっては 以 前 のバージョンを 使 用 している 場 合 もあるので 画 面 の 違 いを 確 認 しておきましょう Excel 2003 のメニューバーとツールバー メニューバー ツールバー Excel 2010 のリボン リボン 1 これ 以 降 このテキストでは Office 2010 という 書 き 方 で 統 一 します 2 アプリケーションとは 文 書 作 成 表 作 成 などといった 特 定 の 目 的 に 使 われるソフトウエアのことです 1

6 Office 2010 の 画 面 Office 2010 では すべてのアプリケーションでおもにリボンを 使 って 作 業 します Word 2010 を 起 動 して 画 面 を 確 認 しましょう スタート すべてのプログラム Microsoft Office Microsoft Word 2010 Word 2010 の 起 動 画 面 これから 学 ぶ Word Excel PowerPoint でよく 使 う 名 前 の 場 所 を 確 認 しておきましょう 名 称 説 明 タブ クリックして 表 示 するリボンを 切 り 替 える アプリケーションによって 共 通 のタブと 異 なるタブがある リボン よく 利 用 するコマンド( 命 令 )を 割 り 当 てたボタンが 配 置 されている Back stage ビュー タブの 一 番 左 にある ファイル をクリックして 表 示 されるビュー ファイルを 開 いたり 終 了 したりするときや 印 刷 などのファイル 全 体 に 対 する 作 業 に 使 うコマンド( 命 令 )がまとめられている クイック アクセス ツール バー よく 使 うボタンを 登 録 できる タイトル バー ファイル 名 とアプリケーション 名 が 表 示 される ステータス バー 作 業 中 のファイルのさまざまな 情 報 を 表 示 できる アプリケーションによって 表 示 できる 情 報 は 異 なる ズーム スライダ 画 面 を 拡 大 縮 小 する スクロール バー 画 面 を 上 下 方 向 に 移 動 する 状 況 によって 横 方 向 のスクロールバーも 表 示 される ウィンドウ 操 作 ボタン ウィンドウを 最 大 化 最 小 化 したり アプリケーションを 終 了 する 2

7 2. Microsoft Office IME 2010 Microsoft Office IME 2010 の 特 徴 Microsoft IME は パソコンで 日 本 語 を 入 力 するためのシステムです Office 2010 では Microsoft Office IME というバージョンを 使 います 日 本 語 入 力 は どのアプリケ ーションでも 必 要 なので 効 率 的 に 行 えるようにしましょう IME 2010 の 設 定 や 確 認 は 言 語 バーで 行 います キーボードから 行 える 作 業 もありますが 効 率 的 な 文 字 入 力 には IME 2010 を 使 いこなすことが 大 切 です IME 2010 の 言 語 バーとおもなボタンの 用 途 アイコン ボタン 名 おもな 用 途 IME アイコン IME の 種 類 を 確 認 できる 複 数 の 種 類 がインストールされている 場 合 IME の 種 類 を 選 ぶことができる 入 力 モード 入 力 する 文 字 の 種 類 を 変 更 する 日 本 語 入 力 の オン オフ は キーボードの 半 角 / 全 角 キーが 便 利 変 換 モード 変 換 モードを 設 定 する 例 ) 珍 しい 住 所 や 人 名 などの 入 力 のとき 人 名 / 地 名 モード に 切 り 替 える IME パッド 読 みがわからない 漢 字 などを 手 書 きパッドなどのツールを 使 って 入 力 する 検 索 ツール ヘルプ CAPS キー ロック 状 態 KANA キー ロック 状 態 最 小 化 オプション 文 書 入 力 中 に IME 2010 からインターネット 検 索 を 開 始 するための 機 能 単 語 の 登 録 プロパティなど 言 語 バーに 表 示 されていない 機 能 を 選 択 する ときに 使 う IME 2010 でわからないことを 調 べる 小 文 字 と 大 文 字 入 力 モードを 切 り 替 えるときに 使 う CAPS キーとは 英 文 字 の 入 力 時 に 大 文 字 入 力 モードと 小 文 字 入 力 モード を 切 り 替 えるキーのこと 通 常 は オフ ( 小 文 字 入 力 ) 日 本 語 を 入 力 する 方 法 のローマ 字 入 力 とかな 入 力 を 切 り 替 えるときに 使 う 通 常 は オフ (ローマ 字 入 力 ) 言 語 バーをタスクバーに 格 納 する タスクバーとは Windows の 画 面 の 下 にあるバーのこと 言 語 バーに 表 示 するボタンの 種 類 を 変 更 するときに 使 う マウスポインタをこの 位 置 に 合 わせると 言 語 バーを 移 動 できる 3 これ 以 降 このテキストでは IME 2010 という 書 き 方 で 統 一 します 3

8 4 単 語 の 登 録 とファンクションキーを 使 った 変 換 IME 2010 には 入 力 された 読 みをどの 文 字 に 変 換 するかを 対 応 付 ける 辞 書 機 能 があります 辞 書 には あ らかじめ 用 意 された システム 辞 書 と よく 利 用 する 単 語 や 変 換 の 難 しい 単 語 を 登 録 できる ユーザー 辞 書 があります 変 換 しにくい 単 語 や 長 い 入 力 が 必 要 な 言 葉 をユーザー 辞 書 に 一 度 登 録 すれば 次 から 簡 単 に 変 換 できます 登 録 するときの 単 語 の 読 みは 1 文 字 でもアルファベットや 数 字 を 使 うこともできます ただし よくある 語 句 と 同 じ 読 みで 登 録 すると 変 換 候 補 が 増 えてしまうので 登 録 するときの 読 みは 変 換 しやすいように 工 夫 しましょう IME 2010 の システム 辞 書 の 種 類 を 確 認 しましょう 言 語 バーの [ツール] [プロパティ] [ 辞 書 / 学 習 ] タブ 自 分 のフルネームを 単 語 登 録 し 確 認 しましょう 言 語 バーの [ツール] [ 単 語 の 登 録 ] 1.[ 単 語 ]ボックスに 自 分 の 名 前 を 入 力 2.[ 読 1 文 字 を 入 力 3.[ 登 録 ]をクリックし [ 閉 じる]をクリック 4.Word に 入 力 して 確 認 [F6] から [F10] のファンクションキー5を 使 うと 目 的 の 文 字 にすばやく 変 換 することができます これら のキーは 確 定 するまで 切 り 替 えて 押 すこともできます カタカナに 変 換 したいときや 日 本 語 入 力 モードが オン の 状 態 で 英 数 字 を 入 力 したいときなどに 使 うと 効 果 的 です 上 手 に 活 用 して 効 率 的 に 入 力 できる ようになりましょう ファンクションキーの 変 換 内 容 ファンクションキー 続 けて 押 したときの 結 果 変 換 内 容 F6 ひらがな そのあと 最 初 の 文 字 から 1 字 ずつカタカナに 変 換 される ひらがな 例 )いくら イくら イクら いくら F7 全 角 カタカナ そのあと 最 後 の 文 字 から 1 字 ずつひらがなに 戻 る 全 角 カタカナ 例 )イクラ イクら イくら イクラ F8 半 角 カタカナ そのあと 最 後 の 文 字 から 1 字 ずつひらがなに 戻 る 半 角 カタカナ 例 )イクラ イクら イくら イクラ F9 すべて 小 文 字 すべて 大 文 字 先 頭 だけ 大 文 字 の 順 で 切 り 替 わる 全 角 英 数 字 例 )ichiro ICHIRO Ichiro ichiro F10 すべて 小 文 字 すべて 大 文 字 先 頭 だけ 大 文 字 の 順 で 切 り 替 わる 半 角 英 数 字 例 )ichiro ICHIRO Ichiro ichiro 4 ここで 紹 介 した 以 外 にも 文 節 変 換 や 再 変 換 などのさまざまな 便 利 な 変 換 方 法 があります 5 ファンクションキーとは キーボードの 上 部 にある [F1] から [F12] と 刻 印 されたキーのことです 4

9 3. Word 2010 Word 2010 の 特 徴 Word 2010 を 使 うと 文 書 を 体 裁 よくスピーディーに 作 成 できます 文 字 のサイズや 書 体 などの 書 式 設 定 細 かなレイアウトの 設 定 を 簡 単 に 行 えるだけでなく 図 や 写 真 を 挿 入 したり 表 やグラフを 活 用 して 表 現 力 豊 かな 文 書 を 簡 単 に 作 成 できます 新 しく 文 書 を 作 成 するときの 基 本 的 な 手 順 は 次 のとおりです 1.ページレイアウトの 設 定 用 紙 サイズや 用 紙 の 向 き 余 白 を 設 定 する 行 数 や 文 字 数 を 設 定 する 2. 文 字 入 力 効 率 的 に 文 字 を 入 力 する 3. 保 存 名 前 を 付 けて 保 存 する 4. 書 式 設 定 文 字 書 式 や 段 落 書 式 を 設 定 する 5. 図 表 の 作 成 ま めに 上 書 き 保 存 表 や 図 を 挿 入 し 編 集 を 行 う 6. 印 刷 印 刷 プレビューで 確 認 し 印 刷 する 次 ページからは 以 下 のイメージを 持 って Word の 学 習 を 進 めてください あなたは 工 業 製 品 の 製 造 販 売 会 社 の 一 般 職 として 勤 務 しています 新 商 品 が 近 々 発 売 されることになり その 商 品 の 発 表 展 示 会 の 案 内 文 を 得 意 先 に 送 る 必 要 があります 案 内 文 の 作 成 をあなたが 行 うことになりました Word 2010 を 使 って 社 外 に 送 る 文 書 であることを 意 識 して 効 率 的 に 見 栄 えの 良 いビジネス 文 書 を 作 成 していきましょう 5

10 ページレイアウト はじめに ページレイアウトの 設 定 を 行 いましょう ページレイアウトとは 文 書 の 用 紙 サイズや 印 刷 の 向 き 余 白 6 1 行 の 文 字 数 1 ページあたりの 行 数 などの 設 定 のことです ページレイアウトの 設 定 はいつで も 行 うことができますが 文 書 の 作 成 前 に 設 定 するとレイアウトの 崩 れを 防 ぐことができます ページレイアウトは [ページレイアウト] タブの [ページ 設 定 ] グループにあるボタンから 設 定 できます ボタンが 用 意 されていないものや 細 かい 設 定 は [ページ 設 定 ] ダイアログボックスを 使 います [ページレイアウト] タブの [ページ 設 定 ] グループにあるボタン [ページ 設 定 ]ダイアログボックス 起 動 ツール [ページ 設 定 ] ダイアログボックス 1.[ページレイアウト] タブをクリック 2.[ページ 設 定 ] グループのダイアログボックス 起 動 ツールをクリック [ページ 設 定 ] ダイアログボックスでは [ 用 紙 ] [ 余 白 ] [ 文 字 数 と 行 数 ] の 順 に 設 定 新 規 文 書 のページレイアウトを リボンのボタンで 次 のように 確 認 設 定 しましょう 用 紙 サイズ:A4 印 刷 の 向 き: 縦 余 白 :やや 狭 い [ページレイアウト] タブの [ページ 設 定 ] グループにある 3 つのボタンで 確 認 設 定 新 規 文 書 の 行 数 を [ページ 設 定 ] ダイアログボックスで 45 行 に 設 定 しましょう [ページレイアウト] タブの [ページ 設 定 ] グループにあるダイアログボックス 起 動 ツールをクリック [ページ 設 定 ] ダイアログボックスの [ 文 字 数 と 行 数 ] タブをクリックし [ 行 数 ] を 45 に 設 定 6 余 白 とは 用 紙 の 端 から 印 字 する 文 字 が 始 まる 位 置 までの 上 下 左 右 にある 空 白 部 分 です 6

11 文 字 の 入 力 ページレイアウトの 設 定 が 完 了 したら 次 の 点 に 注 意 して 効 率 よく 文 字 を 入 力 します 書 式 設 定 は 入 力 後 にまとめて 行 うようにしましょう 必 要 のない 場 合 は 行 末 で 改 行 しないようにしましょう [ホーム] タブの [ 段 落 ] グループにある [ 編 集 記 号 の 表 示 / 非 表 示 ] を オン にして 入 力 しましょう 段 落 記 号 や 全 角 スペース などの 編 集 記 号 は 文 字 の 入 力 時 や 編 集 時 に 表 示 しておくと 改 行 の 位 置 や 空 白 の 入 力 位 置 が 確 認 できます また 拝 啓 や 謹 啓 などの 頭 語 を 入 力 して 空 白 を 入 力 すると 入 力 オートフォーマット 機 能 が 働 い て 頭 語 に 対 応 する 結 語 が 右 揃 えで 自 動 的 に 挿 入 されます 記 と 入 力 して 改 行 すると 自 動 的 に 記 が 中 央 揃 えになり 以 上 が 右 揃 えで 挿 入 されます [ 挿 入 ] タブの [テキスト] グループにある [ 挨 拶 文 ] を 活 用 すると 定 型 的 な 文 を 効 率 的 に 挿 入 できます 下 の 入 力 例 を 参 考 に 効 率 的 な 入 力 を 心 がけながら 文 字 を 入 力 しましょう 7

12 保 存 作 成 した 文 書 は コンピュータのハードディスクや USB などのメディア( 記 憶 媒 体 )に 保 存 します ファイルの 保 存 は 作 業 の 終 了 のときだけでなく 作 成 の 途 中 でもこまめに 行 うことが 大 切 です 保 存 の 種 類 コマンド 名 名 前 を 付 けて 保 存 上 書 き 保 存 操 作 方 法 と 使 い 方 [ファイル] タブの [ 名 前 を 付 けて 保 存 ] をクリック 新 しく 作 成 した 文 書 ファイルに 名 前 を 付 けて 保 存 既 存 の 文 書 ファイルに 別 の 名 前 を 付 けて 前 のファイルとは 別 に 保 存 [クイック アクセス] ツールバーの [ 上 書 き 保 存 ] をクリック [ファイル] タブの [ 上 書 き 保 存 ] をクリック 既 存 の 文 書 ファイルへの 変 更 を 更 新 して 保 存 入 力 した 文 書 を 新 商 品 発 表 展 示 会 案 内 というファイル 名 で 保 存 しましょう [ファイル] タブの [ 名 前 を 付 けて 保 存 ] をクリック 保 存 先 を 指 定 し [ファイル 名 ] に 新 商 品 発 表 展 示 会 案 内 と 入 力 して [ 保 存 ] をクリック SKILL UP [ファイル] タブをクリックして 表 示 される Back stage ビューの [ 保 存 と 送 信 ] では 作 成 した 文 書 を 電 子 メ ールで 送 信 したり 別 のファイル 形 式 で 保 存 する 作 業 を 簡 単 に 行 うことができます 8

13 段 落 書 式 文 字 の 入 力 が 終 わったら 書 式 を 設 定 して 見 やすい 文 書 に 編 集 します Word の 書 式 には 段 落 書 式 と 文 字 書 式 があります 段 落 書 式 とは 段 落 単 位 で 設 定 する 書 式 のことです 段 落 とは 段 落 記 号 の 次 行 の 先 頭 から 次 の 段 落 記 号 までのひとまとまりの 単 位 です 次 の 例 では で 囲 まれた 範 囲 がそれぞれ 1 段 落 です 段 落 書 式 には インデント 7 右 揃 えや 中 央 揃 えなどの 文 字 配 置 行 間 隔 タブ 箇 条 書 きなどがあります 段 落 書 式 のおもな 設 定 方 法 は 次 のとおりです [ホーム] タブの [ 段 落 ] グループにあるボタンを 使 用 する [ 段 落 ] ダイアログボックスを 使 用 する [ 段 落 ]ダイアログボックス 水 平 ルーラーのインデントマーカーを 使 用 する 起 動 ツール インデントマーカー 水 平 ルーラー 段 落 書 式 を 設 定 するときは 対 象 となる 段 落 を 選 択 して 設 定 します 1 段 落 だけの 場 合 は 設 定 したい 段 落 にマウスポインタを 移 動 しクリックしてカーソルを 移 動 します 1 段 落 の 選 択 複 数 段 落 の 場 合 は 複 数 段 落 を 範 囲 選 択 します 複 数 段 落 の 選 択 は 左 余 白 にマウスポインタを 移 動 し の 状 態 で 上 から 下 にドラッグ 操 作 すると 便 利 です 複 数 段 落 の 選 択 7 インデント とは 左 右 の 余 白 から 文 字 までの 幅 を 変 更 する 機 能 のことです 9

14 文 字 書 式 文 字 書 式 とは 文 字 の 大 きさや 書 体 太 字 斜 体 などの 文 字 スタイルのことです 文 字 書 式 のおもな 設 定 方 法 は 次 のとおりです [ホーム] タブの [フォント] グループにあるボタンを 使 用 する [フォント] ダイアログボックスを 使 用 する ミニツールバーを 使 用 する [フォント]ダイアログボックス 起 動 ツール ミニツールバーは 範 囲 選 択 した 文 字 列 の 左 上 に 表 示 される 文 字 書 式 を 設 定 するときは はじめに 書 式 設 定 する 文 字 列 を 範 囲 選 択 して 設 定 します 文 字 単 位 の 範 囲 選 択 は マウスポインタの 形 が の 状 態 で 先 頭 の 文 字 から 最 後 の 文 字 までドラッグします ドラッグすると 選 択 範 囲 は 水 色 で 囲 まれます 次 ページの 例 を 参 考 に 段 落 書 式 と 文 字 書 式 を 設 定 しましょう < 段 落 書 式 > 文 書 番 号 日 付 を 右 揃 え 取 引 先 ご 担 当 者 名 を 1 文 字 分 の 左 インデント 自 社 住 所 自 社 名 を 32 文 字 分 の 左 インデント 部 長 名 を 右 揃 え タイトル を 中 央 揃 え さて このたび~ 申 し 上 げます の 各 段 落 を 1 文 字 分 の 字 下 げ 箇 条 書 きの 3 行 を 5 文 字 分 の 左 インデント 行 頭 文 字 の 設 定 箇 条 書 きの 3 行 を 行 間 1.5 行 に 設 定 箇 条 書 きの 日 時 と 会 場 に 3 文 字 の 均 等 割 り 付 けを 設 定 し : の 位 置 を 合 わせる 均 等 割 り 付 けの 設 定 ( 例 ) 日 時 を 範 囲 選 択 し [Ctrl] キーを 押 しながら 会 場 を 範 囲 選 択 [ホーム] タブの [ 段 落 ] グループにある [ 均 等 割 り 付 け] をクリック [ 新 しい 文 字 列 の 幅 ] に 3 字 と 設 定 し [OK] をクリック 10

15 < 文 字 書 式 > フォントサイズ フォントの 種 類 などを 使 って タイトル を 目 立 つようにする 8 設 定 する 文 字 列 を 範 囲 選 択 し [ホーム] タブの [フォント] グループにあるボタンで 設 定 本 文 内 の 重 要 な 箇 所 に 文 字 書 式 を 使 って 目 立 たせる 部 長 名 の 文 末 に 印 を 挿 入 囲 い 文 字 の 挿 入 方 法 ( 例 ) カーソルを 部 長 名 の 文 末 に 移 動 [ホーム] タブの [フォント] グループにある [ 囲 い 文 字 ] をクリック [ 文 字 ] の 印 [ 囲 い 文 字 ] の を 選 択 し [OK] をクリック 設 定 例 8 文 字 書 式 の 設 定 のとき [ホーム] タブの [フォント] グループにあるボタンを 使 うと 設 定 前 にイメージを 確 認 する ことができます これを リアルタイム プレビュー といいます 11

16 編 集 作 成 した 文 書 を 編 集 する 作 業 は さまざまなシーンで 必 要 になります 言 葉 を 追 加 したり 変 更 する 必 要 が 出 てくる 場 合 もあるでしょう すでに 入 力 した 文 字 列 を 活 用 する 場 合 は 別 の 場 所 に 移 動 したりコピーしたりして 効 率 よく 文 章 を 編 集 する ことができます 文 字 列 の 移 動 やコピー 操 作 は Word の 基 本 操 作 のひとつです 文 字 列 を 移 動 (コピー)する 手 順 は 次 のとおりです 1 移 動 (コピー)したい 文 字 列 を 範 囲 選 択 2 切 り 取 り(コピー) 3 移 動 先 (コピー 先 )にカーソルを 移 動 4 貼 り 付 け 移 動 やコピーのおもな 方 法 は 次 のとおりです [ホーム] タブの [クリップボード] グループにあるボタンを 使 用 する 右 クリックして 表 示 されるショートカットメニューを 使 用 する [ホーム] タブの [クリップボード] グループにあるボタン また [ 貼 り 付 けのオプション] 9 を 使 って 移 動 やコピーした 文 字 列 を 貼 り 付 ける 処 理 の 種 類 を 選 ぶことができ ます Word 2010 では さまざまな 貼 り 付 けオプションをプレビュー10 し 実 際 に 貼 り 付 ける 前 に 貼 り 付 け 後 のイメージを 事 前 に 確 認 してから 設 定 することができます 文 字 列 を 貼 り 付 けたときの [ 貼 り 付 けのオプション] に 表 示 されるボタン [ホーム] タブの [クリップボード] グループにある [ 貼 り 付 け] の をクリックしても 同 じ 作 業 ができる [ 貼 り 付 けのオプション] を 使 わないときは [ESC] キーを 押 す 次 のように 文 書 を 編 集 しましょう 部 長 名 の 名 前 と 行 末 の 印 の 間 に 2 文 字 分 の 空 白 を 追 加 17 行 目 展 示 会 の 前 に 11 行 目 のタイトルの 新 商 品 発 表 をコピー 貼 り 付 けのオプションで [テキストのみ 保 持 ] を 選 択 9 [ 貼 り 付 けのオプション] で 表 示 される 内 容 は データや 状 況 によって 変 わります 10 プレビューとは 結 果 を 事 前 に 確 認 することを 目 的 とした 機 能 です 12

17 表 の 作 成 Word には 簡 単 に 表 を 作 成 して 編 集 する 機 能 があります 表 は [ 挿 入 ] タブの [ 表 ] グループにある [ 表 ] ボタンをクリックし 表 示 されるボックスで 必 要 な 行 と 列 の 位 置 をクリックして 挿 入 できます [ 表 ] ボタンをクリックして 表 示 されるボックスをポイントしていくと 事 前 に 挿 入 する 表 の 結 果 をイメージしながら 作 業 できる 11 ので 便 利 です 表 の 作 成 :[ 挿 入 ] タブの [ 表 ] グループにある [ 表 ] ボタン 表 内 で 文 字 を 入 力 するには はじめにセルにカーソルを 移 動 します セル 間 でのカーソルの 移 動 方 法 は 次 の とおりです 入 力 するセルをマウスでクリックする 下 表 のキー 操 作 により セルの 間 でカーソルを 移 動 する 移 動 方 向 操 作 左 右 [ ] キー または [Tab] キー 右 左 [ ] キー または [Shift]+[Tab] キー 上 下 [ ] キー 下 上 [ ] キー 文 字 を 入 力 して 確 定 したあと もう 一 度 [Enter] キーを 押 すと セル 内 で 改 行 されてセルの 高 さが 広 がって しまうので 注 意 しましょう 間 違 えて 改 行 してしまった 場 合 は [Back Space] キーを 押 して 戻 ります 33 行 目 に 4 行 3 列 の 表 を 挿 入 し 下 の 例 を 参 考 に 文 字 を 入 力 しましょう 11 これも 表 挿 入 の リアルタイム プレビュー 機 能 です 13

18 表 の 編 集 表 を 挿 入 すると 表 を 編 集 するためのコンテキストツール 12 ([ 表 ] ツール)が 自 動 的 に 表 示 されます 表 の デザインや 罫 線 の 編 集 などは [デザイン] タブ 行 列 やセルの 操 作 などは [レイアウト] タブを 使 用 します 表 以 外 の 場 所 を 選 択 すると [ 表 ] ツールは 非 表 示 になります [ 表 ] ツールの [デザイン] タブ [ 表 ] ツールの [レイアウト] タブ 表 は 複 数 の 行 と 列 で 構 成 されます 罫 線 で 囲 まれたマス 目 を セル といいます 表 を 編 集 すると きは 操 作 に 合 わせて 表 全 体 1 行 2 列 3 セル4の 単 位 であらかじめ 範 囲 選 択 する 必 要 があります 表 全 体 や 行 列 のサイズを 変 更 13 する 方 法 は 次 のとおりです 表 全 体 5: 表 の 右 下 に 表 示 される [ 表 のサイズ 変 更 ハンドル] をドラッグ 行 の 高 さ6: 変 更 したい 行 の 下 側 境 界 線 をドラッグ 列 の 幅 7: 変 更 したい 列 の 右 側 境 界 線 をドラッグ ダブルクリックすると 入 力 されている 文 字 に 合 わせて 列 幅 が 自 動 的 に 調 整 される 下 の 例 を 参 考 に 表 を 編 集 しましょう 下 の 表 は 設 定 例 ですが このとおりでなくてもかまいません 12 表 や 図 などを 挿 入 すると それらの 編 集 に 必 要 なボタンが 集 められたタブが 自 動 的 に 表 示 されます これを コンテキストツール といい 標 準 で 配 置 されているタブの 右 側 に 表 示 されます 13 [ 表 ] ツールの [レイアウト] タブで 数 値 を 指 定 することもできます 14

19 ワードアート 14 の 挿 入 と 編 集 文 字 に 塗 りつぶしや 輪 郭 の 色 影 や 光 沢 などを 設 定 できるワードアートを 利 用 すると 重 要 な 箇 所 に 読 み 手 の 注 意 を 引 く 効 果 が 高 まります ワードアートは [ 挿 入 ] タブの [テキスト] グループにある [ワードアート] ボタンから 挿 入 できます ワードアートの 作 成 :[ 挿 入 ] タブの [テキスト] グループにある [ワードアート] ボタン ワードアートを 挿 入 すると ワードアートを 編 集 するための [ 描 画 ] ツールが 自 動 的 に 表 示 されます [ 書 式 ] タブにあるボタンを 使 用 して 簡 単 にグラフィカルに 編 集 できます ワードアート 以 外 の 場 所 を 選 択 すると [ 描 画 ] ツールは 非 表 示 になります [ 描 画 ] ツールの [ 書 式 ] タブ ワードアートのフォントやフォントサイズの 変 更 は 通 常 の 文 字 書 式 と 同 じように [ホーム] タブの [フォ ント] グループにあるボタンを 使 います ワードアートの 移 動 は ワードアートの 周 りの 枠 線 にマウスポインタを 合 わせ ドラッグします 下 の 例 を 参 考 に ワードアートを 作 成 して 編 集 しましょう 下 の 図 は 設 定 例 ですが このとおりでなくてもかまいません フォントサイズは [ホーム] タブの [フォント] グループで 変 更 します 14 ワードアートは Excel や PowerPoint でも 同 じように 使 うことができます 15

20 クイックパーツ よく 使 う 会 社 の 住 所 や 地 図 などをクイックパーツとして 登 録 すると はんこを 押 すように 文 書 の 中 に 簡 単 に 挿 入 することができます クイックパーツに 登 録 できるのは 文 字 列 図 表 ワードアートやその 組 み 合 わせです 挿 入 する 配 置 も 一 緒 に 登 録 したい 場 合 は 段 落 記 号 を 含 めて 選 択 しましょう クイックパーツの 登 録 手 順 は 次 のとおりです 登 録 したい 文 字 列 や 図 などを 範 囲 選 択 [ 挿 入 ] タブの [テキスト] グループにある [クイックパーツ] ボタンをクリック [ 選 択 範 囲 をクイックパーツギャラリーに 保 存 ] をクリック [ 新 しい 文 書 パーツを 作 成 ] ダイアログボックスの [ 名 前 ] に 適 切 な 名 前 を 入 力 [OK] をクリック [ 挿 入 ] タブの [テキスト] グループにある [クイックパーツ] ボタン 登 録 したクイックパーツは [クイックパーツ] ボタンをクリックすると 表 示 されます 作 成 したワードアートを FAX 番 号 という 名 前 でクイックパーツに 登 録 しましょう 次 に 登 録 したクイックパーツを 新 規 文 書 に 挿 入 してみましょう 新 規 文 書 は 保 存 せずに 閉 じましょう SKILL UP クイックパーツは 文 書 パーツオーガナイザで 管 理 されています Word では 自 分 で 作 成 したパーツのほ かにも 表 紙 ヘッダーやフッター15 表 などの 多 くのパーツが 登 録 されています 表 紙 やヘッダーやフッ ターに 同 じ 名 前 のパーツを 使 うと 簡 単 な 作 業 で 統 一 感 のある 文 書 を 作 成 できます 15 ヘッダー フッターについては P17 に 説 明 があります 16

21 印 刷 の 設 定 Word2010 では 印 刷 に 関 する 設 定 は [ファイル] タブをクリックして 表 示 される Back stage ビュー16 の [ 印 刷 ] にまとめられています [ 印 刷 ] で 表 示 される 画 面 では 左 側 にプリンタの 種 類 や 印 刷 するときのさま ざまな 設 定 右 側 には 印 刷 プレビューが 表 示 されるので 1 画 面 で 印 刷 に 関 する 操 作 を 行 うことができます [ファイル] タブをクリックして 表 示 される Back stage ビューの [ 印 刷 ] 画 面 作 成 した 文 書 新 商 品 発 表 展 示 会 案 内.docx の 印 刷 結 果 を 確 認 しましょう 確 認 できたら 上 書 き 保 存 して 終 了 しましょう SKILL UP 作 成 した 文 書 のヘッダーやフッターに ページ 番 号 や 作 成 者 名 などの 文 字 会 社 のロゴなどの 図 を 挿 入 する と すべてのページに 同 じ 内 容 を 表 示 することができます ヘッダーはページ 上 部 フッターはページ 下 部 にある 余 白 部 分 の 領 域 です ヘッダーやフッターの 作 成 や 編 集 は [ 挿 入 ] タブの [ヘッダーとフッター] グ ループにあるボタンを 使 ってヘッダーとフッター 表 示 に 切 り 替 えます まとめ Word2010 を 使 って ビジネス 文 書 の 作 成 ができました 学 習 した 内 容 以 外 にも イラストや 図 の 挿 入 スタイル 差 し 込 み 印 刷 目 次 作 成 変 更 履 歴 など ビジネス 文 書 や 長 文 を 作 成 するときに 便 利 な 機 能 がたくさんあります 業 務 の 中 で Word を 使 うシーンはたくさんあります 相 手 ( 読 み 手 )を 意 識 した 見 栄 えの 良 い 文 書 を 効 率 的 に 作 成 できるようになりましょう 16 Back stage ビューについては P8 にも 記 述 があります 17

22 4. Excel2010 Excel2010 の 特 徴 Excel 2010 は 複 雑 な 計 算 を 処 理 することができる 計 算 機 能 を 持 っています それ 以 外 にも グラフ 作 成 や データベースなどさまざまな 機 能 を 備 えた 統 合 型 表 計 算 アプリケーション です Excel 2010 を 起 動 して 画 面 を 確 認 しましょう スタート すべてのプログラム Microsoft Office Microsoft Excel 2010 Excel 2010 の 起 動 画 面 列 番 号 数 式 バー アクティブセル 行 番 号 シート 見 出 し Excel のファイルを ブック といいます ブックは 初 期 の 設 定 では 3 枚 の ワークシート ( 以 下 シー ト といいます)で 構 成 されています シートの 枚 数 は 増 やしたり 減 らしたりすることができます 複 数 のシートの 中 で 操 作 の 対 象 になっている シートを アクティブシート といい 一 番 手 前 に 表 示 されます シートは シート 見 出 し をクリックし て 切 り 替 えることができます シートは セル というマス 目 で 構 成 されています マス 目 は 列 方 向 と 行 方 向 に 並 んでいます シートの 1 枚 の 大 きさは 16,384 列 1,048,576 行 です Excel の 基 本 単 位 は セルです データを 入 力 したり 編 集 するために 選 択 されているセルを アクティブ セル といいます アクティブセルは 太 い 枠 線 で 囲 まれて 表 示 されます セルには 列 番 号 (A~XFD 列 )と 行 番 号 (1~1,048,576 行 )の 組 み 合 わせで 番 地 がつけられています この 番 地 のことを セル 番 地 といいます 例 えば 一 番 左 上 のセルは A 列 の 1 行 目 にあたるので A1 とあらわします セルに 入 力 したデータや 数 式 は 数 式 バーで 確 認 できます 18

23 表 の 作 成 とデータの 種 類 新 しく 表 とグラフを 作 成 するときの 基 本 的 な 手 順 は 次 のとおりです 保 存 の 作 業 は 早 めに 行 って まめに 上 書 き 保 存 しましょう 1.データ 入 力 効 率 的 にデータを 入 力 する 2. 保 存 名 前 を 付 けて 保 存 する 3. 数 式 の 作 成 データをもとに 数 式 を 作 成 する 4. 書 式 設 定 表 の 書 式 や 表 示 形 式 を 設 定 する 5.グラフの 作 成 グラフを 作 成 し 編 集 を 行 う ま めに 上 書 き 保 存 6. 印 刷 印 刷 プレビューで 確 認 し 印 刷 する Excel で 表 を 作 成 するときは まずセルに データ を 入 力 します データとは セルに 入 力 される 文 字 や 数 値 のことです データは 大 きくわけて 数 値 データ と 文 字 データ があります 数 値 データとは 計 算 の 対 象 となるデータのことです 数 値 のほかに 日 付 や 計 算 式 も 計 算 対 象 になるデー タといえます 数 値 データはセル 内 に 右 詰 で 表 示 されます 文 字 データとは 計 算 の 対 象 にはならないデータのことです 文 字 データはセル 内 に 左 詰 で 表 示 されます 次 ページからは 以 下 のイメージを 持 って Excel の 学 習 を 進 めてください あなたは 食 品 卸 売 会 社 の 一 般 職 として 勤 務 しています 売 上 状 況 や 今 後 の 戦 略 を 考 えるための 会 議 で 使 う 重 要 な 資 料 を Excel で 作 成 することになりました 商 品 分 類 ごとの 表 を 作 成 し それをもとにグラフを 作 成 して 上 司 に 提 出 する 必 要 があります Excel 2010 を 使 って 会 議 で 使 うデータであることを 意 識 して 効 率 的 に 見 栄 えの 良 い 表 とグラフを 作 成 していきましょう また データベースの 基 本 的 な 作 業 を 行 えるようになりましょう 19

24 データの 入 力 データを 入 力 するときには 効 率 的 な 入 力 を 心 がけましょう 数 値 データは 日 本 語 入 力 モードが オフ の 状 態 で 入 力 します Excel を 起 動 したとき IME 2010 の 入 力 モードは オフ の 状 態 で 起 動 します これは Excel では 数 値 を 入 力 することが 多 いからです ひらがなや 漢 字 などの 日 本 語 を 入 力 するときは 入 力 モードを オン にして 入 力 します 入 力 モードをき ちんと 切 り 替 えて 入 力 すると データの 入 力 ミスは 減 らすことができます データを 入 力 するセルは マウスでクリックして 選 択 できます セルを 選 択 するときのマウスポインタの 形 17 は です キーボードの [Enter] キー( 下 方 向 に 移 動 ) [Tab] キー( 右 方 向 に 移 動 ) 矢 印 キーを 使 用 してもアクティブセルを 移 動 してセルを 選 択 できます 既 定 のセルの 幅 を 超 えるデータを 入 力 する 場 合 文 字 データと 数 値 データは 次 の 結 果 になります データの 種 類 結 果 例 文 字 データ セル 幅 は 変 わらない 1 隣 のセルにデータがない すべて 表 示 2 隣 のセルにデータがある 一 部 表 示 数 値 データ 1 一 定 の 幅 までセル 幅 が 自 動 的 に 広 がる 一 定 の 幅 を 超 えるデータの 場 合 2 指 数 で 表 示 される( 桁 数 の 表 示 ) 3すべて # で 表 示 される 数 式 バーでは 入 力 データをすべて 確 認 できます 表 示 されていないデータは 列 の 幅 を 変 えるなどして 表 示 することができます 日 付 データは 日 本 語 入 力 モードは オフ の 状 態 で 入 力 します 5/1 あるいは 5-1 のように / (ス ラッシュ)や - (ハイフン)という 記 号 を 使 って 入 力 すると Excel は 自 動 的 に 日 付 データと 認 識 します また 年 ( 西 暦 )を 省 略 して 入 力 すると 今 年 の 日 付 として 認 識 されます 日 付 データや 計 算 式 などを 入 力 した 場 合 は セルに 表 示 されている 内 容 と 数 式 バーに 表 示 されている 内 容 が 異 なっている 場 合 があるので 数 式 バーも 必 ず 確 認 しましょう 下 の 入 力 例 を 参 考 に 効 率 的 な 入 力 を 心 がけながらデータを 入 力 しましょう 日 本 語 入 力 を オン にして 文 字 データを 入 力 日 本 語 入 力 を オフ にして 数 値 データを 入 力 17 Excel は 作 業 状 態 や 位 置 によってマウスポインタの 形 に 注 意 しながら 操 作 することが 重 要 です 20

25 オートフィル Excel では オートフィル 機 能 を 使 用 して 規 則 性 のあるデータを 簡 単 に 入 力 することができます データや 数 式 のコピー18 に 使 用 することもできます オートフィル とは もとになるセルのフィルハンドル (アクティブセル 右 下 の の 部 分 ) をドラッグして 隣 り 合 ったセル 範 囲 にデータを 入 力 する 機 能 です マウスポインタの 形 は です マウス ポインタをあわせる 位 置 と 形 に 注 意 しましょう オートフィル 機 能 を 使 うと データは 次 のように 入 力 されます データの 種 類 入 力 されるデータ 例 : 基 データ 例 : 入 力 されるデータ 日 付 関 係 連 続 データ 4 月 1 日 4 月 2 日 4 月 3 日 4 月 4 日 1 月 2 月 3 月 4 月 5 月 日 曜 日 月 曜 日 火 曜 日 水 曜 日 文 字 と 数 字 の 連 続 データ 第 1 期 第 2 期 第 3 期 第 4 期 組 み 合 わせ 第 1 四 半 期 第 2 四 半 期 第 3 四 半 期 文 字 列 コピーデータ 関 東 関 東 関 東 関 東 関 東 数 値 コピーデータ オートフィルを 実 行 したあと セルの 右 下 に 表 示 される [オートフィル オプション] をクリックして 入 力 されたデータの 結 果 を 変 更 できます 表 示 される 一 覧 の 内 容 は データの 種 類 によって 異 なります 数 値 データで [オートフィル オプション] の 一 覧 から [ 連 続 データ] を 選 択 すると 1,2,3,4 などの 連 続 データを 入 力 することができます [オートフィル オプション] の 表 示 内 容 例 : 4 月 をオートフィル 1 ( 数 値 )をオートフィル フィルハンドルをドラッグする 方 向 は 上 下 左 右 です 斜 め 方 向 は フィルハンドルをドラッグできません 連 続 データは ドラッグする 方 向 によって 入 力 されるデータが 異 なります オートフィル 機 能 を 使 って 2002 年 から 2009 年 までの 連 続 データを 入 力 しましょう 18 数 式 のコピーは P23 で 学 習 します 21

26 データの 編 集 入 力 途 中 のデータの 消 去 は [Back Space] キーを 使 います 確 定 後 のデータは 消 去 するだけでなく 必 要 に 応 じて 修 正 を 行 うことができます データの 消 去 や 修 正 には いくつかの 方 法 があります 適 切 な 方 法 を 使 って 効 率 的 にデータを 編 集 しましょう データの 消 去 と 修 正 方 法 実 行 内 容 範 囲 操 作 消 去 セル 内 のすべてのデータ 入 力 途 中 :[Esc] キー 確 定 後 :[Delete] キー 部 分 消 去 入 力 途 中 :[Back Space] キー 確 定 後 : 編 集 モードで 作 業 編 集 モード セル 内 でダブルクリック または [F2] キー カーソルの 左 側 [Back Space] キー カーソルの 右 側 [Delete] キー 修 正 上 書 き 修 正 修 正 するセルを 選 択 し そのまま 入 力 部 分 修 正 セルを 編 集 モードにして 該 当 部 分 を 修 正 Word と 同 じように 移 動 やコピー19 を 使 って 入 力 したデータを 活 用 することもできます [ 貼 り 付 けのオプ ション] 20 を 使 って 移 動 やコピーしたデータを 貼 り 付 ける 処 理 の 種 類 を 選 ぶことができます Excel 2010 で は さまざまな 貼 り 付 けオプションをプレビューし 実 際 に 貼 り 付 ける 前 に 貼 り 付 け 後 のイメージを 事 前 に 確 認 してから 設 定 することができます Excel の [ 貼 り 付 けのオプション] に 表 示 されるボタン [ホーム] タブの [クリップボード] グループにある [ 貼 り 付 け] の をクリック しても 同 じ 作 業 ができる [ 貼 り 付 けのオプション] を 使 わないときは [ESC] キーを 押 す 複 数 のセルをまとめて 作 業 することもできます 連 続 したセル 範 囲 を 選 択 するには マウスポインタが 状 態 で 始 点 のセルから 終 点 のセルまでの 範 囲 をドラッグします の 次 のようにデータを 編 集 し 商 品 分 類 別 売 上 実 績 というブック 名 で 保 存 しましょう セル [A1] の 分 類 別 売 上 実 績 を 分 類 別 売 上 実 績 一 覧 表 に 部 分 修 正 セル [B5] の 数 値 データを に 上 書 修 正 セル [J4] と [K4] の 合 計 平 均 をセル [A11] と [A12] にコピー セル [J1] の 単 位 : 千 円 をセル [K3] に 移 動 19 移 動 やコピーの 方 法 は P12 の Word とほとんど 同 じです 20 [ 貼 り 付 けのオプション] で 表 示 される 内 容 は データや 状 況 によって 変 わります 22

27 数 式 の 作 成 とコピー Excel のもっとも 重 要 な 機 能 は 計 算 機 能 です Excel では 複 雑 な 計 算 を 簡 単 に 行 うことができます Excel で 計 算 するときは セルに 数 式 を 入 力 します 数 式 は 必 ず = ( 等 号 )で 始 まります 数 式 には 数 値 データ セル 番 地 セル 範 囲 演 算 記 号 関 数 を 使 用 することができます 数 式 に 特 定 のセルやセル 範 囲 を 使 うことを セル 参 照 といいます セル 参 照 を 使 うと その 数 式 の 値 は 参 照 するセルに 入 力 されている 値 を 使 って 計 算 します 参 照 しているセルの 値 が 変 わると 数 式 の 計 算 結 果 も 変 化 します この 機 能 を 再 計 算 機 能 といい Excel を 使 用 するもっとも 便 利 な 点 です 数 式 は 日 本 語 入 力 モードを オフ にして 入 力 します 数 式 の 中 にセル 番 地 を 入 力 するには 参 照 するセ ルをマウスでクリックするか キーボードからセル 番 地 やセル 範 囲 を 直 接 入 力 します セルには 数 式 の 計 算 結 果 21 が 表 示 されます セルに 入 力 した 数 式 は 数 式 バー で 確 認 できます セルに 入 力 した 数 式 計 算 結 果 数 式 を 入 力 する 手 順 は 次 のとおりです 1 日 本 語 入 力 モードを オフ にする 2 計 算 結 果 を 表 示 したいセルを 選 択 する 3 = ( 等 号 )を 入 力 し 数 式 を 入 力 する 4 [Enter] キーを 押 して 数 式 を 確 定 する 数 式 で 使 用 する 代 表 的 な 記 号 の 四 則 演 算 子 ( 計 算 の 優 先 順 位 は 数 学 と 同 じ) 演 算 子 数 学 の 記 号 計 算 +(プラス) + 加 算 ( 足 し 算 ) -(ハイフン) - 減 算 ( 引 き 算 ) *(アスタリスク) 乗 算 ( 掛 け 算 ) /(スラッシュ) 除 算 ( 割 り 算 ) ^(ハットマーク) 3 3 べき 乗 ( 例 では 3 の 3 乗 となる) セル 参 照 で 作 成 した 数 式 をコピー22 するときは オートフィル 機 能 23 を 使 うと 便 利 です 分 類 別 売 上 分 析 表.xlsx を 開 き セル 参 照 を 使 用 して 数 式 を 入 力 して 表 を 完 成 させましょう [ファイル] タブの [ 開 く] をクリックし 分 類 別 売 上 分 析 表.xlsx を 指 定 表 の 書 式 設 定 ( 罫 線 セルの 色 など)は あらかじめ 設 定 されています, や % などの 数 値 の 表 示 形 式 は あとで 設 定 します 21 セルに 入 力 した 数 式 は データの 編 集 と 同 じようにあとから 編 集 することができます 22 数 式 をコピーしたときの 参 照 方 法 は P25 で 学 習 します 23 隣 接 した 列 にデータが 入 力 されている 場 合 フィルハンドルをダブルクリックしてオートフィルできます 23

28 関 数 Excel では 四 則 演 算 のほかに 関 数 を 使 用 して 複 雑 な 計 算 処 理 を 簡 単 に 行 うことができます 関 数 とは Excel にあらかじめ 定 義 されている 数 式 のことで 300 種 類 以 上 の 関 数 が 用 意 されています 関 数 を 使 うと 長 い 数 式 や 複 雑 な 数 式 を 簡 単 に 作 成 して 計 算 できます 関 数 を 入 力 するには 次 の 方 法 があります [ホーム] タブの [ 編 集 ] グループにある [オート SUM] ボタンを 使 用 [ 数 式 ] タブの [ 関 数 ライブラリ] グループにあるボタンを 使 用 数 式 バーの [ 関 数 の 挿 入 ] を 使 用 キーボードから 直 接 入 力 [ 数 式 ] タブの [ 関 数 ライブラリ] グループ [ 関 数 の 挿 入 ]ボタン 関 数 は = から 始 まり = の 右 に 関 数 名 次 に 引 数 (ひきすう) を ( ) で 囲 みます 関 数 の 書 式 = 関 数 名 ( 引 数 ) 例 )=SUM(C3:C10) 引 数 とは 計 算 の 対 象 となる 値 やセル セル 範 囲 などのことを 指 します 使 用 する 関 数 によって 設 定 す る 引 数 は 違 います 基 本 的 な 関 数 は 引 数 にセル 番 地 やセル 範 囲 を 指 定 します 記 号 によって 指 定 範 囲 が 異 なるので 注 意 しましょう 引 数 に 使 われる 記 号 と 意 味 記 号 例 意 味 :(コロン) SUM(C3:C10) セル [C3] から [C10] まで( 範 囲 指 定 ),(カンマ) SUM(C3,C10) セル [C3] と [C10] 連 続 したセル 範 囲 を : (コロン)で 指 定 した 場 合 は 引 数 を 1 つと 数 えます, (カンマ)で 指 定 し た 場 合 は カンマごとに 引 数 1 引 数 2 と 数 えます マウスで 引 数 となるセル 範 囲 を 選 択 すると 自 動 的 に 記 号 が 挿 入 されます 引 数 にはセル 番 地 やセル 範 囲 だけでなく 数 値 データなども 使 うことができます [オート SUM] を 使 って 数 式 を 入 力 すると 左 か 上 に 隣 接 している 数 値 範 囲 を 自 動 認 識 します 引 数 のセル 範 囲 が 違 う 場 合 は ドラッグして 選 択 しなおします 商 品 分 類 別 売 上 実 績.xlsx の 合 計 と 平 均 の 欄 に 関 数 を 使 って 計 算 結 果 を 求 め 数 式 をコピーしましょう ブックの 切 り 替 えはタスクバーで 行 うと 便 利 です 24

29 相 対 参 照 と 絶 対 参 照 P23 で 学 習 したように 数 式 はセル 参 照 を 使 って 入 力 する 方 法 が 一 般 的 です セルの 参 照 方 法 には 相 対 参 照 と 絶 対 参 照 があります どちらの 参 照 方 法 を 使 用 するかは 作 成 する 数 式 によって 異 なります セル 参 照 されている 数 式 をコピーすると 数 式 内 のセル 番 地 は 自 動 的 に 調 整 されます これを 相 対 参 照 といい 数 式 の 入 力 されているセルを 基 点 に 行 や 列 の 相 対 的 な 位 置 でセルを 参 照 する 方 法 です セル 番 地 が 相 対 参 照 で 入 力 されている 数 式 をコピーすると コピーした 数 式 内 のセル 番 地 は コピー 先 のセルを 基 点 と して 自 動 的 にセルの 参 照 が 調 整 されます これは 数 式 が 入 力 されているセルと 数 式 内 のセル 番 地 が 位 置 に よって 参 照 されているためです 相 対 参 照 =C4-D4 と 入 力 数 式 を 入 力 したセル [E4] [C4] 2 つ 左 の 同 じ 行 のセル [D4] 1 つ 左 の 同 じ 行 のセル この 情 報 をコピー =C5-D5 数 式 を 入 力 したセル [E5] [C5] 2 つ 左 の 同 じ 行 のセル [D5] 1 つ 左 の 同 じ 行 のセル 以 下 同 様 にコピー 絶 対 参 照 は 特 定 の 位 置 にあるセルを 常 に 固 定 して 参 照 する 方 法 です セル 番 地 が 絶 対 参 照 で 入 力 され ている 数 式 をコピーしても コピーした 数 式 内 で 絶 対 参 照 を 設 定 したセル 番 地 は 移 動 しません 絶 対 参 照 を 設 定 するには セルの 列 番 号 と 行 番 号 の 前 に $ 記 号 を 付 けます $ 記 号 は セル 番 地 の 入 力 中 に [F4] キーを 押 します キーボードから 直 接 入 力 もできますが [F4] キーを 使 用 したほうがすばやく 変 更 できます 絶 対 参 照 1 セル [L5] を 選 択 し = と 入 力 する 2 セル [J5] をクリックし / と 入 力 する 3 セル [J11] をクリックし [F4] キーを 1 回 押 す 4 [Enter] キーを 押 し 数 式 を 確 定 する 行 や 列 だけの 固 定 方 法 を 複 合 参 照 といいます 絶 対 参 照 は [F4] キーを 1 回 押 しますが 続 けて [F4] キ ーを 押 して 参 照 方 法 を 切 り 替 えることができます 商 品 分 類 別 売 上 実 績.xlsx の 構 成 比 を 求 め 数 式 をコピーしましょう 25

30 表 の 書 式 設 定 データの 入 力 が 終 わったら 表 に 罫 線 やセルの 色 などの 書 式 を 設 定 して 見 栄 えよく 読 み 取 りやすい 表 に 編 集 します 複 数 のセルをまとめて 設 定 する 場 合 は 設 定 するセル 範 囲 を 選 択 してから 操 作 しましょう 書 式 設 定 のおもな 方 法 は 次 のとおりです [ホーム] タブの [フォント] グループや [ 配 置 ] グループにあるボタンを 使 用 する [セルの 書 式 設 定 ] ダイアログボックスを 使 用 する ミニツールバーを 使 用 する [セルの 書 式 設 定 ] ダイアログボックス 起 動 ツール セル 内 の 文 字 の 部 分 選 択 で 表 示 されるミニツールバー セルで 右 クリックして 表 示 される ミニツールバー また データを 入 力 した 表 の 列 幅 や 行 高 を 変 更 してデータをすべて 表 示 したり 読 みやすくできます 列 幅 を 変 更 するときは 列 幅 を 変 更 する 列 番 号 の 右 側 の 境 界 線 にマウスポインタをあわせ の 状 態 でド ラッグします 列 番 号 の 右 側 の 境 界 線 にマウスポインタをあわせ の 状 態 でダブルクリックすると 列 内 の 一 番 長 いデータにあわせて 列 幅 を 調 整 できます 行 の 高 さは その 行 のセルにある 最 大 のフォントサイズにあわせて 自 動 調 整 されます 行 の 高 さの 変 更 方 法 は 変 更 する 行 の 下 側 の 境 界 線 をドラッグします 複 数 の 列 や 行 をまとめて 操 作 するときは 列 行 番 号 の 上 をドラッグして 選 択 します 商 品 分 類 別 売 上 実 績.xlsx の 表 に 上 司 に 報 告 する 表 であることを 意 識 して 書 式 を 設 定 しましょう 下 の 表 は 設 定 例 ですが このとおりでなくてもかまいません 26

31 表 示 形 式 の 設 定 Excel では 表 示 形 式 を 変 更 してデータを 読 みやすくすることができます 表 示 形 式 とは セルに 入 力 し たデータの 見 た 目 のことをいいます 表 示 形 式 を 設 定 すると 表 のデータが 見 やすくなります 表 示 形 式 を 設 定 しても データは 変 更 されません 同 じデータでも 表 示 形 式 を 変 更 することができるので データや 表 の 用 途 に 応 じた 表 示 形 式 を 設 定 できます よく 使 う 表 示 形 式 は [ホーム] タブの [ 数 値 ] グルー プにあるボタンを 使 用 して 設 定 します [ホーム] タブの [ 数 値 ] グループとセルの 表 示 と 数 式 バーの 違 い 数 式 バーには 3 桁 区 切 りカンマはない セルには 3 桁 区 切 りカンマが 設 定 [セルの 書 式 設 定 ] ダイアログボックス [セルの 書 式 設 定 ] ダイアログボックスの [ 表 示 形 式 ] タブを 使 用 すると さまざまな 表 示 形 式 を 設 定 することができる 表 示 形 式 で 小 数 点 以 下 の 数 値 が 非 表 示 に なった 場 合 も そのセルを 使 って 計 算 する と 実 際 に 保 存 されている 数 値 が 使 用 される 商 品 分 類 別 売 上 実 績.xlsx と 分 類 別 売 上 分 析 表.xlsx の 表 のデータに 表 示 形 式 を 設 定 しましょう 下 の 表 は 設 定 例 ですが このとおりでなくてもかまいません 27

32 行 列 の 挿 入 と 削 除 表 を 作 成 したあとで 行 や 列 を 挿 入 したり 削 除 24 する 場 合 があります 列 や 行 の 挿 入 や 削 除 は 右 クリック の 操 作 が 便 利 です 複 数 列 ( 複 数 行 )を 選 択 し まとめて 作 業 することもできます 列 を 挿 入 するときは 挿 入 する 位 置 の 右 側 の 列 番 号 上 で 右 クリックし ショートカットメニューの [ 挿 入 ] を クリックします 行 を 挿 入 するときは 挿 入 する 位 置 の 下 側 の 行 番 号 上 で 右 クリックし ショートカットメ ニューの [ 挿 入 ] をクリックします 挿 入 した 列 ( 行 )には 隣 接 した 列 ( 行 )に 設 定 されている 書 式 が 適 用 されます 表 示 された [ 挿 入 オプシ ョン] をクリックして 列 や 行 に 適 用 される 書 式 を 変 更 できます また 行 を 挿 入 する 場 合 挿 入 する 位 置 によっては 同 じ 列 の 数 式 が 自 動 的 に 適 用 されます 列 を 挿 入 したときの [ 挿 入 オプション] 列 ( 行 )を 削 除 するときは 削 除 する 列 ( 行 ) 番 号 上 で 右 クリックし ショートカットメニューの [ 削 除 ] を クリックします 挿 入 や 削 除 したセルを 数 式 で 使 って 計 算 していたとき 数 式 は 再 計 算 されます 商 品 分 類 別 売 上 実 績.xlsx の 表 で 次 の 作 業 を 行 いましょう 2002 年 の 行 を 削 除 する 発 泡 酒 と 日 本 酒 の 間 に 1 行 挿 入 し 下 の 内 容 を 入 力 する 合 計 や 平 均 などが 再 計 算 されること 書 式 が 適 用 されることを 確 認 しながら 作 業 しましょう 24 [ 挿 入 ] と [ 削 除 ] は 列 や 行 単 位 のほかに セル 単 位 でも 実 行 できます 28

33 グラフの 種 類 と 作 成 Excel では 表 のデータを 使 用 してグラフを 作 成 することができます グラフは 表 の 数 値 データを 視 覚 的 に 表 現 することができます Excel には さまざまな 種 類 のグラフが 用 意 されています また 自 分 で 作 成 したグラフをユーザー 定 義 の グラフとして 登 録 できます データの 内 容 や 種 類 に 応 じて 目 的 や 用 途 にあったグラフの 種 類 を 選 択 しまし ょう 基 本 的 なグラフの 作 成 手 順 は 次 のとおりです 1 もとになるデータを 範 囲 選 択 する 2 [ 挿 入 ] タブの [グラフ] グループにあるグラフの 種 類 のボタンからいずれかをクリックする 3 表 示 される 形 式 をクリックする [ 挿 入 ] タブの [グラフ] グループ グラフの 種 類 と 用 途 グラフの 種 類 用 途 形 式 縦 棒 項 目 間 の 比 較 や 推 移 集 合 縦 棒 積 み 上 げ 縦 棒 3-D 効 果 の 縦 棒 など 積 み 上 げグラフは 各 項 目 と 全 体 との 関 係 横 棒 項 目 間 の 比 較 集 合 横 棒 積 み 上 げ 横 棒 3-D 効 果 の 横 棒 など 積 み 上 げグラフは 各 項 目 と 全 体 との 関 係 折 れ 線 時 間 的 な 変 化 推 移 折 れ 線 データにマーカーの 付 いた 折 れ 線 など 各 項 目 の 全 体 的 な 傾 向 円 項 目 の 全 体 に 対 する 割 合 円 3-D 効 果 の 円 補 助 円 付 きの 円 など グラフは 表 のデータをもとに 作 成 します もとになる 表 のデータとグラフは 関 連 付 けられているので 表 のデータを 変 更 するとグラフも 自 動 的 に 更 新 されます 商 品 分 類 別 売 上 実 績.xlsx の 表 のデータを 使 って 次 のグラフを 作 成 しましょう 2003 年 から 2009 年 の 各 分 類 の 売 り 上 げの 推 移 がわかるマーカー 付 きの 折 れ 線 グラフ SKILL UP グラフを 作 成 するときは グラフのもととなるデータ 範 囲 の 指 定 には 注 意 が 必 要 です 例 えば 合 計 欄 のよ うにほかのデータよりかなり 大 きなデータや 構 成 比 のように 単 位 が 異 なるデータは そのグラフを 作 成 する 目 的 であるデータの 比 較 や 傾 向 の 分 析 がしにくいグラフになってしまいます このようなデータをひとつのグラフとして 作 成 する 場 合 は 複 合 グラフを 使 用 します 29

34 グラフの 移 動 とサイズ 変 更 グラフは シートの 中 央 に 作 成 されます 必 要 に 応 じて グラフを 移 動 したりサイズを 変 更 しましょう グ ラフの 移 動 やサイズ 変 更 は グラフ エリアを 選 択 した 状 態 で 操 作 します グラフを 選 択 すると もとになっ ている 表 のグラフに 使 用 しているセル 範 囲 は 色 の 付 いた 枠 線 で 囲 まれます グラフを 移 動 するには [グラフ エリア] をポイントしてドラッグします ドラッグ 中 はマウスポインタが の 形 になり 移 動 の 位 置 が 実 線 で 表 示 されます グラフのサイズ 変 更 は グラフの 外 枠 のハンドルをポイントし マウスポインタが 双 方 向 矢 印 の 形 になったらドラッグします ポイントするハンドルの 位 置 によって 形 が 違 います ドラッグ 中 は マウ スポインタは の 形 になり グラフのサイズが 実 線 で 表 示 されます 作 成 したグラフを セル [A15] が 左 上 の 位 置 に 移 動 し セル 範 囲 [A15:K35] の 範 囲 のサイズに 変 更 しましょう 30

35 グラフの 編 集 グラフを 作 成 すると グラフを 編 集 するための [グラフ] ツールが 自 動 的 に 表 示 されます グラフのデザイン やレイアウトの 編 集 などは [デザイン] タブ 各 要 素 の 詳 細 な 設 定 などは [レイアウト] タブ 図 形 のスタイ ルや 配 置 の 詳 細 な 設 定 などは [ 書 式 ] タブを 使 用 します グラフ 以 外 の 場 所 を 選 択 すると [グラフ] ツール は 非 表 示 になります グラフ ツールの 3 つのタブ( 下 は [デザイン] タブ) グラフは さまざまな 要 素 で 構 成 されています グラフ 内 部 をポイントすると それぞれの 要 素 の 名 前 がポ ップヒントで 表 示 されます 要 素 の 名 前 が 表 示 された 位 置 でクリックすると その 要 素 の 名 前 が [レイアウ ト] タブや [ 書 式 ] タブの [グラフの 要 素 ] に 表 示 されます グラフを 編 集 するときは それぞれの 要 素 を 選 択 して 作 業 しましょう [レイアウト] タブの [グラフの 要 素 ] の( 表 示 凡 例 を 選 択 している 状 態 ) 表 示 されていない グラフタイトル や 軸 ラベル は [レイアウト] タブの [ラベル] グループで 表 示 で きます [デザイン] タブの [グラフレイアウト] グループを 使 うと グラフの 要 素 の 表 示 やレイアウト 変 更 を 一 度 に 行 うことができます また [デザイン] タブの [ 場 所 ] グループにある [グラフの 移 動 ] ボタンを 使 って グラフ 専 用 シートにグラ フを 移 動 することも 可 能 です 31

36 グラフを 下 の 作 成 例 をもとに 編 集 しましょう グラフタイトルをグラフの 上 に 配 置 し 分 類 別 売 上 推 移 と 入 力 [レイアウト] タブの [ラベル] グループにある [グラフタイトル] 主 縦 軸 ラベルを 水 平 に 配 置 し 単 位 : 千 円 と 入 力 して 数 値 軸 の 上 に 移 動 [レイアウト] タブの [ラベル] グループにある [ 軸 ラベル] 任 意 のグラフのスタイルを 変 更 [デザイン] タブの [グラフのスタイル] グループ 左 のグラフは 設 定 例 ですが この とおりでなくてもかまいません グラフの 編 集 が 終 わったら 商 品 分 類 別 売 上 実 績.xlsx と 分 類 別 売 上 分 析 表.xlsx の 両 方 のブックを 上 書 き 保 存 しておきましょう SKILL UP グラフを 編 集 するときに より 詳 細 な 設 定 を 行 う 場 合 は ダイアログボックスを 使 います [ 各 要 素 の 書 式 設 定 ] ダイアログボックスは それぞれの 要 素 を 選 択 して [レイアウト] タブまたは [ 書 式 ] タブの [ 選 択 対 象 の 書 式 設 定 ] ボタンをクリックして 表 示 します [ 軸 の 書 式 設 定 ] ダイアログボックス 32

37 データベース(テーブル 機 能 ) Excel には データベースを 管 理 したり 利 用 したりできるデータベース 機 能 があります データベースとは 得 意 先 住 所 録 や 売 上 台 帳 などのように 特 定 のテーマや 目 的 にそって 整 理 されたデータの 集 まりのことです Excel のデータベース 機 能 には 並 べ 替 えやフィルター( 抽 出 )があります データベースで 使 用 する 表 は 先 頭 行 に 各 列 の 見 出 しがあり 列 見 出 しの 下 に 同 じ 種 類 のデータが 入 力 され ています データベースで 使 う 表 の 各 名 称 と 内 容 フィールド 名 フィールド( 列 ) レコード( 行 ) データベースとして 扱 う 表 を 作 成 するときの 注 意 事 項 は 次 のとおりです 項 目 注 意 事 項 表 の 構 成 できるだけ 1 枚 のワークシートに 1 つの 表 とする 隣 り 合 う 表 が 並 べ 替 えなどの 影 響 を 受 けるため 表 以 外 のデータとの 間 に 空 白 列 や 空 白 行 を 少 なくとも 1 列 (1 行 ) 挿 入 する 表 の 範 囲 を 自 動 認 識 できるように ほかのデータと 区 別 するため フィールド 名 表 の 先 頭 行 に 作 成 する 表 内 のデータとは 異 なる 書 式 を 設 定 する フィールドと 同 じ 列 には 同 じ 種 類 のデータを 入 力 する レコード データの 先 頭 に 余 分 なスペースを 入 れない Excel のデータベース 機 能 を 使 用 するときは 表 内 の 1 つのセルを 選 択 するだけで 表 の 範 囲 が 自 動 認 識 され ます 操 作 に 入 る 前 に 必 ず 表 内 の 任 意 のセルがアクティブセルであることを 確 認 しましょう Excel2010 では データベースの 表 を テーブル として 扱 うと 簡 単 な 作 業 でデータベース 機 能 を 使 うこ とができます テーブルスタイルの 設 定 やスクロール 時 のフィールド 名 の 表 示 など 便 利 な 機 能 も 使 うこと ができます テーブルに 変 換 するには 表 内 の 任 意 のセルをクリックし [ホーム] タブの [スタイル] グループにある [テ ーブルとして 書 式 設 定 ] ボタン または [ 挿 入 ] タブの [テーブル] グループにある [テーブル] ボタンをク リックします [ホーム] タブの [スタイル] グループにある [テーブルとして 書 式 設 定 ] ボタン データベース.xlsx を 開 き 表 をテーブルに 変 換 しましょう スタイルは 任 意 のものを 設 定 してください 33

38 データの 並 べ 替 えと 抽 出 テーブルを 作 成 すると テーブルを 編 集 するための [テーブル] ツールの [デザイン] タブが 自 動 的 に 表 示 さ れます テーブル 以 外 の 場 所 を 選 択 すると [テーブル] ツールは 非 表 示 になります [テーブル] ツールの [デザイン] タブ フィールド 名 のセルの 右 側 にある ボタンを 使 って 指 定 した 基 準 でデータを 並 べ 替 えることができます 並 べ 替 えの 基 準 は 次 のとおりです 基 準 データの 種 類 並 び 順 昇 順 アルファベット A Z 文 字 列 ( 日 本 語 ) あ ん 数 値 小 さい 順 ( 負 0 正 ) 日 付 古 い 順 降 順 アルファベット Z A 文 字 列 ( 日 本 語 ) ん あ 数 値 大 きい 順 ( 正 0 負 ) 日 付 新 しい 順 ユーザー 設 定 ユーザー 設 定 リスト 25 順 空 白 セルは 常 にリストの 最 後 複 数 のフィールドを 基 準 に 並 べ 替 える 26 には [データ] タブの [ 並 べ 替 えとフィルター] グループにある [ 並 べ 替 え] ボタンを 使 います フィルター とは 特 定 の 条 件 にあてはまるデータを 含 むレコードを 抽 出 する 機 能 です フィルター 機 能 を 使 うと 条 件 にあてはまるレコードだけを 表 示 し それ 以 外 のレコードは 一 時 的 に 非 表 示 になります フィルターも テーブルのフィールド 名 のセルの 右 側 にある ボタンを 使 って 作 業 することができます テーブルで 次 の 作 業 を 行 いましょう 商 品 名 の 五 十 音 順 に 並 べ 替 える 金 額 の 多 い 順 に 並 べ 替 える No の 小 さい 順 に 並 べ 替 える 商 品 名 の 利 き 酒 3 種 と 焼 酎 詰 合 せ を 抽 出 する( 抽 出 後 は すべての 商 品 を 表 示 ) 3 月 の 売 り 上 げだけを 抽 出 する 作 業 が 終 わったら データベース.xlsx は 保 存 せずに 閉 じておきましょう 25 ユーザー 設 定 リストは [Excel のオプション] ダイアログボックスの [ 詳 細 設 定 ]-[ユーザー 設 定 リストの 編 集 ] を クリックして 表 示 される [ユーザー 設 定 リスト] ダイアログボックスで 作 成 します 26 [ホーム] タブの [ 編 集 ] グループにある [ 並 べ 替 えとフィルター] から [ユーザー 設 定 の 並 べ 替 え] を 選 択 しても 同 じです 34

39 印 刷 の 設 定 Wordとおなじように Excel2010では 印 刷 に 関 する 設 定 は [ファイル] タブをクリックして 表 示 される Back stage ビューの [ 印 刷 ] 27 にまとめられています Back stage ビューの [ 印 刷 ] にある [ページ 設 定 ] をクリックして 表 示 される [ページ 設 定 ] ダイアログボ ックス 28 では 印 刷 するときの 詳 細 設 定 やヘッダーフッターの 挿 入 を 行 うことができます [ページ 設 定 ] ダイアログボックス おもな 設 定 内 容 [ページ] 印 刷 の 向 き 拡 大 / 縮 小 [ 余 白 ] 余 白 ページ 中 央 [ヘッダー/フッター] ヘッダー フッター [シート] 印 刷 範 囲 グラフが 作 成 されているシートの 表 とグラフを 一 緒 に 印 刷 するときは グラフの 選 択 を 解 除 しましょう グ ラフを 選 択 したままでは グラフだけの 印 刷 になります 商 品 分 類 別 売 上 実 績.xlsx の 印 刷 設 定 を [ページ 設 定 ] ダイアログボックスを 使 って 行 いましょう 印 刷 の 向 き: 横 ページ 中 央 : 水 平 ヘッダーの 中 央 : 自 分 の 名 前 設 定 が 終 わったら 商 品 分 類 別 売 上 実 績.xlsx と 分 類 別 売 上 分 析 表.xlsx の 両 方 のブックを 上 書 き 保 存 して 閉 じましょう まとめ Excel2010 を 使 って 売 上 表 の 作 成 やデータベースの 基 本 操 作 ができました 学 習 した 内 容 以 外 にも 複 数 シートの 作 業 高 度 な 関 数 の 利 活 用 ピボットテーブル 分 析 ツール 変 更 履 歴 など データ 活 用 に 便 利 な 機 能 がたくさんあります 業 務 の 中 で もっとも 活 用 されているアプリケーションは Excel といわれています 企 業 の 求 めてい る Excel のスキルを 身 に 付 けて 効 率 的 に 作 業 できるようになりましょう 27 Back stage ビューの[ 印 刷 ] については P17 にも 説 明 があります 28 [ページ 設 定 ] ダイアログボックスは [ページレイアウト] タブの [ページ 設 定 ] グループにあるダイアログボックス 起 動 ツールなどからも 表 示 できます 35

40 5. PowerPoint2010 PowerPoint2010 の 特 徴 PowerPoint 2010 を 使 うと プレゼンテーション 29 で 使 用 するデータや 資 料 を 効 率 よく 作 成 できます プレゼンテーションとは 一 般 的 には 商 品 や 企 画 調 査 結 果 などについて 視 覚 的 な 効 果 を 利 用 して 人 前 で 発 表 することをさします 効 果 的 なプレゼンテーションを 行 うためには 相 手 に 情 報 を 正 確 に 伝 えるだけでなく 視 覚 的 に 訴 えて 説 得 力 のある 内 容 にする 必 要 があります PowerPoint では 文 字 や 図 解 した 内 容 に 画 面 切 り 替 えやアニメーシ ョンをつけて インパクトのある 発 表 資 料 を 作 成 できます PowerPoint 2010 を 起 動 して 画 面 を 確 認 しましょう スタート すべてのプログラム Microsoft Office Microsoft PowerPoint 2010 PowerPoint 2010 の 起 動 画 面 [アウトライン] タブ スライドペイン [スライド] タブ プレースホルダ ノートペイン 表 示 選 択 ボタン PowerPoint では 1 つ 1 つの 画 面 を スライド と 呼 びます スライドには 文 字 や 図 グラフを 配 置 したり 動 画 や 音 声 も 貼 り 付 けることができます スライドには デザインに 合 わせたフォントやフォント サイズなどの 書 式 が 設 定 された プレースホルダ が 配 置 されています プレースホルダとは スライド 上 に 表 示 された 点 線 で 囲 まれているボックスです 実 際 にプレゼンテーションを 行 うときは スライドショー 機 能 でパソコンのモニタやプロジェクタに 全 画 面 で 表 示 して 投 影 します また 作 成 したスライドを 配 布 資 料 として 印 刷 したり 発 表 者 用 のノートとして 印 刷 することができます このように PowerPoint を 使 うと 作 成 したスライドやノートなどの 情 報 を 1 つのファイルとして 管 理 でき るので 大 変 便 利 です 29 PowerPoint では ファイルそのものを プレゼンテーション とよぶ 場 合 があります 36

41 PowerPoint には いくつかの 表 示 モードがあります 初 期 設 定 は 標 準 表 示 モードで 3 つのペインで 構 成 さ れています 一 番 大 きなペインはスライドペインといい スライドを 1 枚 ずつ 表 示 してスライドのさまざまな 編 集 や 図 グラフの 挿 入 特 殊 効 果 の 設 定 を 行 います 左 側 のペインには [スライド] タブと [アウトライン] タブがあり 各 タブをクリックして 切 り 替 えること ができます 初 期 の 設 定 では [スライド] タブが 選 択 されています [スライド] タブには すべてのスライ ドのサムネイルが 表 示 されます [アウトライン] タブに 切 り 替 えると すべてのスライドのテキストのみが 表 示 されます 画 面 の 下 にあるノートペインには 発 表 者 用 の 補 足 説 明 やメモを 入 力 しておくことができます 作 業 に 応 じた 表 示 モードに 切 り 替 えながら 効 果 的 にプレゼンテーション 資 料 を 作 成 しましょう プレゼンテーションの 企 画 立 案 から 発 表 するまでの 基 本 的 な 作 業 手 順 は 次 のとおりです 1.プレゼンテーションの 構 成 や 内 容 を 決 定 説 明 の 順 番 やアイディアを 整 理 2.プレゼンテーションの 作 成 と 編 集 タイトルなど 文 字 の 入 力 と 図 図 形 グラフなどの 挿 入 と 編 集 デザインの 適 用 3. 保 存 名 前 を 付 けて 保 存 4. 画 面 切 り 替 えやアニメーション 効 果 の 設 定 効 果 的 に 動 きをつける 5. 配 布 資 料 や 発 表 用 ノートの 作 成 必 要 に 応 じて 印 刷 ま めに 上 書 き 保 存 6.リハーサル 時 間 を 含 めた 内 容 のレビュー 7. 発 表 資 料 なども 配 布 次 ページからは 以 下 のイメージを 持 って PowerPoint の 学 習 を 進 めてください あなたは 衣 料 品 卸 売 会 社 の 事 務 職 として 勤 務 しています 社 員 のスキルアップのための 研 修 企 画 の 提 案 用 資 料 の 作 成 を 上 司 の 素 案 をもとにあなたが 行 うこと になりました PowerPoint 2010 を 使 って 発 表 資 料 であることを 意 識 して 効 率 的 に 見 栄 えの 良 いプレゼン 資 料 を 作 成 していきましょう 37

42 スライドの 作 成 PowerPoint を 起 動 すると タイトルスライドが 表 示 されます タイトルスライドには タイトルとサブタ イトルを 入 力 する 2 つのプレースホルダが 用 意 されています プレースホルダに 文 字 を 入 力 するときは プレースホルダの 中 でクリックします すると プレースホルダ 内 でカーソルが 点 滅 し 枠 線 が ( 点 線 )になり ハンドル が 表 示 されます この 状 態 は 編 集 モードであることを 示 しています プレースホルダの 外 でクリックすると 選 択 は 解 除 されます タイトルスライドに 次 のようにテキストを 入 力 しましょう タイトル:2010 年 度 社 員 研 修 プラン サブタイトル: 人 事 部 研 修 企 画 プロジェクト [Enter] キーで 文 字 を 確 定 後 再 度 [Enter] キーを 押 すとプレースホルダ 内 で 改 行 されます( 段 落 記 号 は 表 示 されません) 改 行 した 場 合 は [Back Space] キーでカーソルを 文 字 の 直 後 に 戻 しましょう 入 力 が 終 わったら 社 員 研 修 企 画.pptx というファイル 名 で 保 存 しましょう 新 しいスライドを 挿 入 するには [ホーム] タブの [スライド] グループにある [ 新 しいスライド] の 下 側 30 を クリックします 11 種 類 のレイアウトの 一 覧 が 表 示 されるので 挿 入 するレイアウトの 上 でクリックします レイアウトの 一 覧 配 布 されるプリントを 参 考 に タイトルと 箇 条 書 きを 入 力 して 3 枚 のスライドを 追 加 してください レイアウトは タイトルとコンテンツ を 選 択 します 箇 条 書 きの 行 頭 文 字 は 自 動 的 に 設 定 されます 箇 条 書 きは 段 落 ごとに 階 層 (レベル)を 設 定 できます レベル 下 げの 方 法 は 次 のとおりです レベルを 下 げる 段 落 にカーソルを 移 動 [ホーム] タブの [ 段 落 ] グループにある [インデントを 増 やす] をクリック 入 力 とレベルの 変 更 を 効 率 よく 行 えるよう 工 夫 しましょう スライドに 振 られている 番 号 は 入 力 する 必 要 はありません 30 タイトルスライドの 次 のスライドを 挿 入 するとき 上 側 をクリックするとタイトルとコンテンツが 挿 入 されます 38

43 テーマの 適 用 PowerPoint には スライドの 背 景 のデザインや 配 色 フォントの 種 類 や 色 などの 書 式 行 頭 文 字 などのス タイルがあらかじめ 設 定 されたテーマ 31 が 豊 富 に 用 意 32 されています テーマを 適 用 すると 統 一 された 書 式 設 定 などが 自 動 的 に 行 われるので 効 率 的 な 作 業 で 見 栄 えのよいプレ ゼンテーションを 作 成 できます テーマは [デザイン] タブの [テーマ] グループの 一 覧 で 設 定 します リアルタイムプレビューを 使 って 結 果 を 確 認 しながら 目 的 に 応 じた 適 切 なテーマを 選 択 しましょう [デザイン] タブの [テーマ] グループでのリアルタイムプレビュー [テーマ] グループの 右 側 のほうにある をクリックすると すべてのテーマがギャラリーで 表 示 されます テーマは 配 色 フォント 効 果 といった 書 式 設 定 をセットにして 名 前 が 付 いています [テーマ] グループ の [ 配 色 ] [フォント] [ 効 果 ] ボタンを 使 って 違 う 組 み 合 わせに 変 えることもできます 作 成 しているプレゼンテーションに 社 内 で 発 表 する 資 料 であることを 意 識 してテーマを 設 定 しましょう 文 字 列 の 折 り 返 しなどは あとで 編 集 を 行 います これ 以 降 のテキストでは グリッド を 設 定 した 画 面 で 説 明 します テーマを 設 定 したら 社 員 研 修 企 画.pptx という 名 前 を 付 けて 保 存 しましょう SKILL UP PowerPoint だけでなく Word や Excel でもテーマを 使 うことができます つまり どのアプリケーション を 使 用 しても 統 一 された 書 式 やデザインによる 洗 練 されたドキュメントを 簡 単 に 作 成 することができる 機 能 です 31 インターネットに 接 続 できる 環 境 であれば マイクロソフト 社 のサイトから 新 しいテーマをダウンロードすること もできます 32 自 分 で 組 み 合 わせを 変 えるなどしたテーマを 名 前 を 付 けて 登 録 することもできます 39

44 スライドの 編 集 テーマを 設 定 したあとで 読 みやすさや 見 栄 えを 意 識 して 文 字 列 の 折 り 返 しや 配 置 書 式 などを 変 更 するこ とがあります 作 業 する 手 順 は 次 のとおりです 1 [スライド] タブで 編 集 するスライドを 選 択 する 2 編 集 したいプレースホルダを 選 択 する プレースホルダの 枠 線 上 でクリックすると 枠 線 が ( 実 線 )になります 一 部 の 文 字 に 書 式 を 設 定 す る 場 合 は Word と 同 じように 設 定 する 文 字 列 を 範 囲 選 択 します プレースホルダ 全 体 を 選 択 した 状 態 一 部 の 文 字 を 選 択 した 状 態 プレースホルダのサイズ 変 更 は 枠 線 のハンドルをドラッグします 移 動 は ハンドル 以 外 の 枠 線 上 でドラ ッグします 33 書 式 設 定 は [ホーム] タブの [フォント] グループや [ 段 落 ] グループにあるボタンを 使 います また プレ ースホルダの 塗 りつぶしなどは [ 描 画 ] ツールの [ 書 式 ] タブのボタンを 使 います プレースホルダ 全 体 に 対 する 設 定 なのか 一 部 分 への 設 定 なのかに 気 を 付 けて 作 業 しましょう [ホーム] タブの [フォント] グループと [ 段 落 ] グループ [ 描 画 ] ツールの [ 書 式 ] タブ また [ホーム] タブの [スライド] グループにある [レイアウト] ボタンを 使 うと 作 成 したスライドのレイ アウトを 変 更 することができます その 場 合 も 変 更 したいスライドを 選 択 して 作 業 することが 大 切 です [ホーム] タブの [スライド] グループにある [レイアウト] ボタン 33 Excel のグラフの 時 の 作 業 とほとんど 同 じです 40

45 作 成 しているプレゼンテーションのスライドに 次 の 作 業 を 行 いましょう スライド 1(タイトルスライド) 読 みやすいようにプレースホルダのサイズや 配 置 を 変 更 したり フォントサイズなどを 工 夫 する スライド 2 タイトルの 目 的 という 文 字 列 が 強 調 されるように 文 字 書 式 を 設 定 する スライド 3 箇 条 書 きの 部 分 が 読 みやすくなるように フォントサイズや 行 間 行 頭 文 字 を 工 夫 する スライド 4 スライドのレイアウトを 2 つのコンテンツ に 変 更 下 のスライドは 設 定 例 ですが このとおりでなくてもかまいません 設 定 例 スライド 1 スライド 2 スライド 3 スライド4 41

46 既 存 スライドの 活 用 作 成 中 のプレゼンテーションに 別 のファイルからスライドを 挿 入 して 活 用 することができます すでにあ るデータの 再 利 用 や 複 数 のメンバーでスライドを 分 担 して 作 成 している 場 合 などに 使 うと 効 率 的 です 新 しいスライドを 挿 入 する 手 順 は 次 のとおりです 1 挿 入 する 位 置 のスライドを 選 択 する 2 [ホーム] タブの [スライド] グループにある [ 新 しいスライド] の 下 側 をクリックする 3 一 番 下 の [スライドの 再 利 用 ] をクリックする 4 左 側 に 表 示 される [スライドの 再 利 用 ] 作 業 ウィンドウ 34 の [ 参 照 ]-[ファイルの 参 照 ] をクリックする 5 [ 参 照 ] ダイアログボックスで 挿 入 したいスライドのファイルを 選 択 し [ 開 く] をクリックする 6 挿 入 したいスライドをクリックする ( 全 スライドを 挿 入 する 場 合 )スライド 上 で 右 クリックして [すべてのスライドを 挿 入 ] をクリック [スライドの 再 利 用 ] 作 業 ウィンドウ [スライドの 再 利 用 ] 作 業 ウィンドウ 挿 入 したスライド [ 元 の 書 式 を 保 持 する] 挿 入 したスライドには 現 在 のプレゼンテーションのテーマが 適 用 されます 元 のテーマのままで 挿 入 した い 場 合 は [スライドの 再 利 用 ] 作 業 ウィンドウの 下 にある [ 元 の 書 式 を 保 持 する] をオンにしてから 挿 入 す る 必 要 があります 作 業 が 終 わったら 作 業 ウィンドウの 右 上 にある [ ]( 閉 じる) をクリックして 閉 じておきましょう 作 成 しているプレゼンテーションのスライドに 2009 年 度 研 修 フロー.pptx からすべてのスライドを 挿 入 しましょう 34 作 業 ウィンドウとは おもに 画 面 の 左 側 に 表 示 される 状 況 にあった 内 容 が 表 示 されるウィンドウのことです 42

47 Excel のグラフ 活 用 Excel の 表 やグラフなど ほかのアプリケーションのデータを 活 用 することもできます ほかのアプリケー ションのデータでも 貼 り 付 ける 前 に [ 貼 り 付 けのオプション] を 使 ってプレビューすることができます 貼 り 付 けるときには 見 栄 えだけでなく Excel の 機 能 を 使 うのか 図 として 貼 り 付 けるかなどを 考 えて 操 作 すると 良 いでしょう [ 貼 り 付 けのオプション] で [ 元 の 書 式 を 保 持 しブックを 埋 め 込 む] を 選 択 Excel と 同 じ 作 業 が 可 能 になる [ 貼 り 付 けのオプション] で [ 図 ] を 選 択 画 像 と 同 じような 編 集 ができる 作 成 しているプレゼンテーションのスライドに 次 の 作 業 を 行 いましょう スライド 2 の 次 に [タイトルのみ] のスライドを 挿 入 し タイトルに 社 内 アンケート 結 果 と 入 力 する スライド 2 を 選 択 し [ホーム] タブの [スライド] グループにある [ 新 しいスライド] の をクリッ クし 一 覧 から タイトルのみ をクリック 挿 入 されたスライド 3 にタイトルを 入 力 アンケート 結 果.xlsx のグラフを 図 として 貼 り 付 ける アンケート 結 果.xlsx を 開 いてグラフを 選 択 しコピーする 社 員 研 修 企 画.pptx に 切 り 替 えてスライド 3 を 選 択 し 図 として 貼 り 付 ける 43

48 表 の 作 成 と 編 集 PowerPoint でも Word とおなじように 表 を 作 成 することができます 挿 入 方 法 は いくつかありますが プレースホルダ 内 の [ 表 の 挿 入 ] ボタンを 使 うと 便 利 です [ 表 の 挿 入 ] ボタンをクリックして 表 示 される [ 表 の 挿 入 ] ダイアログボックスで 列 数 と 行 数 を 指 定 すれば 表 が 挿 入 されます プレースホルダ 内 の [ 表 の 挿 入 ] ボタンと [ 表 の 挿 入 ] ダイアログボックス 表 を 挿 入 すると [ 表 ] ツールが 表 示 されます 列 幅 の 変 更 などの 編 集 方 法 は Word の 表 と 変 わりませんが PowerPoint では よりグラフィカルな 書 式 設 定 をすることができます [ 表 ] ツール [デザイン] タブの [ 表 のスタイル] グループにある [ 効 果 ] ボタン 作 成 しているプレゼンテーションのスライドに 次 の 作 業 を 行 いましょう スライド 3 の 次 に 研 修 プラン というタイトルの タイトルとコンテンツ のスライドを 作 成 する 2 列 9 行 の 表 を 挿 入 し 次 の 内 容 を 入 力 する 表 にデザインを 設 定 したり サイズを 調 整 して 読 みやすいように 工 夫 する 表 全 体 に 設 定 するときは 表 の 枠 の 部 分 をクリックして 表 全 体 を 選 択 してから 作 業 しましょう 44

49 SmartArt グラフィック SmartArt グラフィックを 使 うと 短 いステップで 図 解 化 することができます Power Point では 箇 条 書 きを 簡 単 に SmartArt に 変 えることができます はじめに SmartArt を 挿 入 し [テキスト ウィンドウ] から 文 字 列 を 入 力 することも 可 能 です 35 [ホーム] タブの [ 段 落 ] グループにある [SmartArt に 変 換 ] ボタン ギャラリーに 適 切 な SmartArt がない 場 合 は [その 他 の SmartArt グラフィック] をクリックして 表 示 され る [SmartArt グラフィックの 選 択 ] ダイアログボックスで より 多 くの 種 類 から 選 択 することができます 箇 条 書 きの 内 容 や 伝 えたいことを 考 えて 適 切 な SmartArt を 選 択 しましょう [SmartArt グラフィックの 選 択 ] ダイアログボックス 35 箇 条 書 きを SmartArt に 変 換 できるのは PowerPoint 独 自 の 機 能 です Word や Excel では はじめに SmartArt を 挿 入 して 作 業 します 45

50 SmartArt を 挿 入 すると [SmartArt] ツールが 表 示 されます [デザイン] タブや [ 書 式 ] タブのボタンを 使 って 高 度 な 設 定 ができます SmartArt 全 体 に 設 定 するときは SmartArt の 枠 の 部 分 をクリックして 全 体 を 選 択 してから 作 業 しましょう 36 [SmartArt] ツール [デザイン] タブにある [SmartArt のスタイル] の [ 色 の 変 更 ] ボタン また [テキスト ウィンドウ] を 使 うと 文 字 の 追 加 削 除 などの 作 業 を 効 率 的 に 行 うことができます [テキスト ウィンドウ] は SmartArt の 枠 の 左 側 にある をクリックして 表 示 します [テキスト ウィンドウ] 作 成 しているプレゼンテーションのスライド の 箇 条 書 きを 適 切 な SmartArt に 変 換 して 見 栄 え よく 編 集 しましょう 36 SmartArt の 一 部 の 図 形 だけに 書 式 設 定 することもできます その 場 合 は 設 定 したい 図 形 を 選 択 してハンドルを 表 示 させてから 作 業 します 46

51 図 の 挿 入 と 編 集 スライドに 写 真 やイラストといった 図 を 挿 入 37 して より 視 覚 的 に 訴 える 効 果 的 なプレゼンテーションを 作 成 することができます 挿 入 した 図 には [ 図 ] ツールの [ 書 式 ] タブを 使 って プロ 並 みの 高 度 なスタイル や 効 果 を 設 定 することができます 挿 入 方 法 は いくつかありますが 表 と 同 じようにプレースホルダ 内 の [ 図 をファイルから 挿 入 ] や [クリッ プアート] ボタンを 使 うと 便 利 です [ 図 ] ツール [ 書 式 ] タブの [ 図 のスタイル] ギャラリー 作 成 しているプレゼンテーションのスライド 6 の 右 側 のプレースホルダに 会 議 室 で 検 索 したクリップ アートを 挿 入 し 編 集 しましょう スライド 6 を 選 択 し プレースホルダの [クリップアート] をクリック [クリップアート] 作 業 ウィンドウの [ 検 索 ] ボックスに 会 議 室 と 入 力 し [ 検 索 ] ボタンを クリック 表 示 された 一 覧 から 任 意 の 画 像 をクリック [ 図 ] ツールの [ 書 式 ] タブで 効 果 を 設 定 作 業 が 終 わったら [クリップアート] 作 業 ウィンドウは 閉 じておきましょう [ 書 式 ] タブにある [ 図 の 効 果 ] ボタンを 使 うと 影 反 射 3D 回 転 などのより 詳 細 な 効 果 を 設 定 する ことができます スライド 3 に 図 として 貼 り 付 けたグラフに 見 栄 えを 考 えて 図 の 効 果 を 設 定 しましょう SKILL UP [ 書 式 ] タブにある [ 配 置 ] グループのボタンを 使 うとドラッグ 操 作 よりも 簡 単 に 図 の 配 置 を 整 えることがで きます また [トリミング] を 使 って 一 部 分 だけカットする 作 業 も 行 うことができます 37 Word や Excel でも 図 の 挿 入 を 行 うことができます 47

52 図 形 の 作 成 と 編 集 基 本 図 形 やフローチャート 吹 き 出 し 星 とリボンなどの 図 形 を 作 図 すると 表 現 力 のあるスライドが 作 成 できます 作 成 した 図 形 には 図 や SmartArt と 同 じようにさまざまな 書 式 設 定 を 行 えます 図 形 は [ 挿 入 ] タブの [ 図 ] グループにある [ 図 形 ] ボタンをクリックして 表 示 される 一 覧 で 選 択 します [ 挿 入 ] タブの [ 図 ] グループにある [ 図 形 ] ボタン 作 図 するときは 左 上 から 右 下 へドラッグします 作 成 した 図 形 には 既 定 の 塗 りつぶしの 色 が 設 定 されて います 作 図 した 図 形 をコピーすると 同 じサイズの 図 形 を 効 果 的 に 活 用 することができます また 図 形 に 文 字 を 入 力 する 場 合 は 図 形 を 選 択 してそのままキーボードから 入 力 しましょう 作 成 しているプレゼンテーションのスライド 5 の 右 側 に 右 上 の 作 成 例 を 参 考 に 3 つの 図 形 を 配 置 し 文 字 を 入 力 して 書 式 を 設 定 しましょう 入 力 文 字 上 )アンケートの 反 映 中 ) 参 加 しやすい 時 間 下 ) 参 加 人 数 UP! 48

53 画 面 切 り 替 えの 設 定 とスライド ショー 画 面 切 り 替 え とは プレゼンテーションをスクリーンなどに 投 影 してスライド ショーを 実 行 するとき スライドを 切 り 替 える 効 果 のことです 画 面 切 り 替 えには いろいろな 表 示 効 果 が 用 意 されており 切 り 替 え 速 度 やサウンドなども 設 定 することができます 画 面 切 り 替 えの 設 定 は [ 画 面 切 り 替 え] タブで 行 います [ 画 面 切 り 替 え] タブ [ 画 面 切 り 替 え] タブの [ 画 面 切 り 替 え] にあるボタンをクリックすると 選 択 しているスライドに 切 り 替 え 効 果 のプレビューが 表 示 されます また [スライド] タブのスライド 番 号 の 下 に [アニメーションの 再 生 ] アイコン が 表 示 されます 画 面 切 り 替 え 効 果 は 選 択 したスライドごとに 設 定 することも すべてのスライドに 一 括 で 設 定 することも できます 一 括 で 設 定 する 場 合 は [タイミング] グループの [すべてに 適 用 ] をクリックします 画 面 切 り 替 えのタイミングは 初 期 の 設 定 ではスライド ショーの 実 行 中 にマウスをクリックすると 画 面 が 切 り 替 わるようになっています [タイミング] グループの [ 自 動 的 に 切 り 替 え] をオンにしてボックスに 時 間 を 設 定 し 設 定 した 時 間 に 自 動 的 に 切 り 替 えることもできます 画 面 切 り 替 えは [プレビュー] グループの [プレビュー] ボタンでも 確 認 できますが すべてのスライドの 確 認 を 行 うには スライ ドショーに 切 り 替 えると 良 いでしょう スライド ショー とは スライドを 1 枚 ずつ 画 面 全 体 に 表 示 する 機 能 です パソコンをプロジェクタや 大 型 モニタに 接 続 し 全 画 面 で 発 表 することもできます スライド ショーの 実 行 方 法 は 次 のとおりです 開 始 位 置 方 法 スライド 1 から 実 行 [スライド ショー] タブの [スライド ショーの 開 始 ] グループにある [ 最 初 から] ボタンをクリック [ 表 示 選 択 ] ボタンの [スライド ショー] をクリック [F5] キー 選 択 しているスライド [スライド ショー] タブの [スライド ショーの 開 始 ] グループにある から 実 行 [ 現 在 のスライドから] ボタンをクリック [Shift]+[F5] キー スライドショーを 進 めていくには マウスをクリックする [Enter] キーを 押 すなどの 方 法 があります スライド ショーを 途 中 で 終 了 するには [Esc] キーを 押 します 作 成 しているプレゼンテーションのすべてのスライドに 適 切 な 画 面 切 り 替 えを 設 定 し スライド ショー で 確 認 しましょう 49

54 アニメーションの 設 定 アニメーション とは スライドに 入 力 したタイトルや 箇 条 書 きテキスト 挿 入 した 図 SmartArt 作 成 した 図 形 などに 動 きやサウンドをつけて 表 示 する 効 果 のことです アニメーションを 設 定 すると 重 要 な 箇 所 を 強 調 してプレゼンテーションに さらにインパクトを 与 えることができます アニメーションの 設 定 は 設 定 したいプレースホルダや 図 を 選 択 して [アニメーション] タブで 行 います [アニメーション] タブの [アニメーション] グループにあるボタンをポイントしてプレビュー アニメーションの 種 類 は 次 の 4 つに 分 類 されています 開 始 (アイコン: 緑 ) テキストやオブジェクトを 表 示 するときのアニメーション 効 果 強 調 (アイコン: 黄 ) テキストやオブジェクトが 表 示 中 のアニメーション 効 果 終 了 (アイコン: 赤 ) テキストやオブジェクトを 非 表 示 にするときのアニメーション 効 果 アニメーションの 軌 跡 テキストやオブジェクトの 動 きを 軌 跡 で 指 定 する 設 定 したアニメーションは [アニメーションの 詳 細 設 定 ] グループの [アニメーションのコピー/ 貼 り 付 け] ボタンを 使 って コピーすることも 可 能 です また [アニメーションの 詳 細 設 定 ] グループにある [アニメーション ウィンドウ] をクリックすると より 詳 細 なアニメーションの 設 定 をまとめて 行 うことができ ます アニメーションをつけすぎてしまうと 動 きばかりに 意 識 が 向 いて 内 容 を 聞 いて もらえないということが 発 生 するかもしれません 説 明 内 容 や 強 調 すべき 点 など をよく 考 えて 設 定 するように 心 がけましょう 作 成 しているプレゼンテーションのスライドの 文 字 列 や 図 SmartArt などに 適 切 なアニメーションを 設 定 し スライド ショーで 確 認 しましょう 50

55 配 布 資 料 の 印 刷 発 表 用 資 料 として スライド ショーを 実 行 するための 編 集 は ここまでで 終 了 しました 作 成 したプレゼン テーションの 配 布 資 料 の 印 刷 設 定 を 行 って プレゼンテーションの 発 表 に 備 えましょう PowerPoint では プレゼンテーションを 印 刷 するときに 用 途 に 応 じて 印 刷 対 象 を 選 択 することができます 選 択 できる 印 刷 対 象 は 次 の 4 種 類 です スライド:1 枚 の 用 紙 に 1 スライドを 印 刷 配 布 資 料 :1 枚 の 用 紙 にスライドを 枚 並 べて 印 刷 ノート:スライドの 下 部 にノートに 入 力 した 内 容 を 印 刷 アウトライン:アウトラインペインと 同 じように 文 字 だけが 印 刷 印 刷 に 関 する 設 定 は Word や Excel と 同 じように [ファイル] タブをクリックして 表 示 される Back stage ビューの[ 印 刷 ] にまとめられています [ 印 刷 ] で 表 示 される 一 覧 で どのように 印 刷 するかを 指 定 すること ができます [ファイル] タブをクリックして 表 示 される Back stage ビューの [ 印 刷 ] で 配 布 資 料 2 スライドを 選 択 スライドを 1 ページに 3 スライドが 印 刷 できる 配 布 資 料 に 設 定 し プレビューで 確 認 しましょう 確 認 が 終 わったら 上 書 き 保 存 して 閉 じましょう まとめ PowerPoint2010 を 使 って 社 内 でのプレゼンテーション 発 表 資 料 を 作 成 できました 学 習 した 内 容 以 外 にも スライドマスタ ヘッダーとフッター ノートの 活 用 ビデオの 編 集 など プレゼン 資 料 作 成 に 便 利 な 機 能 がたくさんあります PowerPoint のスキルを 身 に 付 けて 視 覚 的 に 訴 求 力 のある 資 料 が 作 成 できるようになりましょう 51

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