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1 EXCEL 0 データベース 機 能 について データベースとは 関 連 する 個 々のデータをまとめたものです 例 えば 学 生 名 簿 学 生 の 成 績 簿 教 員 と 担 当 教 科 成 績 表 など あるいは 商 品 台 帳 社 員 名 簿 顧 客 台 帳 などが データベースになります これらデータベースは 管 理 され また 運 用 できなければなりま せん Excel では データベースをリストで 管 理 します リストはワークシート 上 のひとつの 表 データの 範 囲 に 相 当 します 各 列 に 見 出 しをつけ 見 出 しの 下 に 同 じ 種 類 のデータを 入 力 します リストではデータの 範 囲 を 特 に 定 義 しなくても 自 動 的 に 認 識 され 並 び 替 え 検 索 抽 出 集 計 などの 処 理 が 可 能 です レコードとは 行 ごとに 入 力 される 一 件 分 のデータです フィールドとは 列 ごとに 入 力 される 同 種 類 のデータです データベース 機 能 として 並 べ 替 え 検 索 抽 出 (フィルタ) 自 動 集 計 を 確 認 します ド ロップダウンメニューを 使 わなくてもボタンを 利 用 することによってワンステップで 実 行 できるものもあります また これら 機 能 の 組 み 合 わせによって 一 歩 進 んだデータベース 機 能 の 使 い 方 として 抽 出 データの 自 動 集 計 までを 紹 介 します ただし ここではピボットテーブルの 作 成 には 触 れません Memo 4-1

2 1. 並 べ 替 え 指 定 した 基 準 にしたがって リストを 行 または 列 単 位 に 並 べ 替 える 機 能 です 1.1 ボタン 利 用 の 並 べ 替 え 1 ファイル 顧 客 台 帳 を 開 きます 2 セル[D4]をクリックします 3 リスト 内 の 任 意 のセルをアクティブにすると 自 動 的 にデータの 範 囲 を 認 識 し ます 4 並 べ 替 えとフィルタの 昇 順 をクリックします 5 リスト 全 体 が フリガナ の 五 十 音 順 に 並 び 変 わります 4-2

3 1.2 並 べ 替 えダイアログボックスの 利 用 各 設 定 1) 並 べ 替 えの 範 囲 表 内 の 任 意 のセルをアクティブセルにすると リストとして 自 動 的 にデータ 範 囲 を 認 識 します 列 見 出 し(フィールド 名 )は 先 頭 行 の 書 式 の 違 いによっ てデータと 区 別 され 並 べ 替 えの 対 象 から 除 外 されます また 列 見 出 しの 無 いデータも 並 べ 替 えができます リスト 中 の 特 定 の 範 囲 を 並 べ 替 える 場 合 は あらかじめ 範 囲 を 指 定 しておきます 2) 並 べ 替 えのキー 並 べ 替 えの 基 準 となる 列 見 出 し(フィールド 名 )を 選 択 します 矢 印 をクリ ックすると 列 見 出 し(フィールド 名 )の 一 覧 が 表 示 されます 並 べ 替 えの 基 準 となるキー 指 定 は 1 回 の 並 べ 替 えにつき 3 つまで 可 能 です 4つ 以 上 のキ ーを 指 定 する 場 合 は 並 べ 替 えを 数 回 に 分 けて 行 います 3) 並 べ 替 えの 順 序 並 べ 替 えの 順 序 には 次 の3つがあります a) 昇 順 JIS コード 類 にしたがって 並 び 替 える 数 値 :1 9 アルファベット:A Z かな:あ ん 日 付 : 古 い 順 b) 降 順 JIS コードの 逆 順 に 並 べ 替 える 数 値 :9 1 アルファベット:Z A かな:ん あ 日 付 : 新 しい 順 c) 指 定 した 順 序 ユーザ 定 義 リスト で 設 定 した 順 番 にしたがって 並 べ 替 える 4-3

4 ダイアログボックス 利 用 の 並 べ 替 え 1 顧 客 台 帳 の 表 中 のセルをクリックします 2 ホームをクリックします 3 並 べ 替 えとフィルタをクリックします 4 ユーザー 設 定 の 並 び 替 え(U)をクリックします 5 並 べ 替 えダイアログボックスが 表 示 されます 6 最 優 先 されるキーには 前 回 指 定 した 列 見 出 しが 選 択 されています 7 最 優 先 されるキーの 矢 印 をクリックし 列 見 出 しの 一 覧 から 住 所 1 を 選 択 しま す 8 昇 順 (A)がオンになっていることを 確 認 します 9 レベルの 追 加 (A)をクリックし 列 見 出 しの 一 覧 から 買 上 累 計 を 選 択 します 10 降 順 (N)をクリックし オンにします 11 OKをクリックします 12 住 所 1 で 分 類 され 同 じ 区 のレコードは 買 上 累 計 の 高 い 順 に 並 べ 変 わります 4-4

5 2. データフォームの 利 用 2.1 データフォーム 1レコードをダイアログボックス 形 式 で 表 示 する 機 能 です データフォームを 利 用 する と 簡 単 にレコードの 追 加 編 集 削 除 などができます データフォームでデータの 追 加 入 力 や 編 集 をすると ワークシート 上 の 対 応 するセルに 変 更 内 容 が 反 映 されます また 大 量 のリストの 中 から 特 定 のレコードを 検 索 しながら 編 集 するような 場 合 1 つ1つのセルを 探 すより 高 速 に 目 的 のレコードを 探 すことができます Excel2007 では リボンには [フォーム] ボタンが 表 示 されませんが クイック アクセス ツ ールバーに (フォーム) を 追 加 してこのボタンを 使 用 します 1 クイック アクセス ツールバーの 横 の 矢 印 をクリックし [その 他 のコマンド] をク リックします 2 [コマンドの 選 択 ] ボックスの 一 覧 の [すべてのコマンド] をクリックします 3 リスト ボックスで (フォーム) をクリックし [ 追 加 ] をクリックします データフォームの 構 成 データフォームダイアログボックスは 基 本 的 に タイトル データフォームのフィ ールド テキストボックス コマンドボタン などで 形 成 されています 1) データフォームのタイトル リストを 含 むワークシート 名 に 対 応 しています 2) フィールド 名 リストの 列 見 出 しが 使 用 されます 3) データフォームのフィールド 1つのレコードを 構 成 する 各 レコードが 編 集 できる 場 合 は テキストボック スが 表 示 されます 数 式 などが 入 力 されているフィールドは テキストボックスは 表 示 されずに 計 算 結 果 だけが 表 示 されます 4) コマンドボタン レコードを 追 加 したり 削 除 したりする 場 合 に 使 います 5) レコード 数 インジケータ 表 示 されているレコードの 番 号 と リストの 全 レコード 数 が 表 示 されます 6) スクロールバー リスト 内 の 隣 接 するレコードに 移 動 する 場 合 に 使 用 します 4-5

6 データ 検 索 1 顧 客 台 帳 の 表 中 のセルをクリックします 2 フォームをクリックします 3 顧 客 台 帳 のデータフォームダイアログボックスが 表 示 されます 4 検 索 条 件 (C)をクリックします 5 インジケータの 部 分 が Criteria に 変 わり テキストボックスの 内 容 がクリアされ 検 索 条 件 (C)ボタンがフォーム(F)ボタンに 変 わります 6 検 索 条 件 を 入 力 します 7 住 所 2(I)のテキストボックスに 千 代 田 区 と 入 力 します 8 次 を 検 索 (N)をクリックします 4-6

7 9 1 件 目 の 千 代 田 区 のレコードが 表 示 されます 10 次 を 検 索 (N)をクリックし 2 件 目 の 千 代 田 区 のレコードを 表 示 します 11 確 認 できたら 条 件 を 消 去 します 12 検 索 条 件 (C)をクリックします 13 クリア(C)をクリックします 14 閉 じる(L)をクリックします 15 リストに 戻 ります 4-7

8 3. フィルタ 機 能 (1) 3.1 フィルタ 特 定 の 条 件 に 当 てはまるデータをリスト 内 から 抽 出 する 機 能 です フィルタの 機 能 を 使 うと リストの 中 から 必 要 な 部 分 (レコード 単 位 )だけを 画 面 に 表 示 で きます 指 定 した 条 件 に 合 わない 行 は 一 時 的 に 非 表 示 になります また オートフィルタ を 使 うと 簡 単 な 指 定 でデータを 抽 出 できます 3.2 オートフィルタを 使 った 抽 出 1)オートフィルタの 実 行 1 顧 客 台 帳 の 表 中 のセルをクリックします 2 ホームをクリックします 3 並 び 替 えとフィルタをポイントします 4 フィルタ(F)をクリックします 4-8

9 5 それぞれの 列 見 出 し(フィールド 名 )に 矢 印 が 表 示 され フィルタモードに なります 6 G 列 支 部 の 列 見 出 しの 矢 印 をクリックし 支 部 の 一 覧 から 東 を 選 択 し ます 7 東 支 部 のレコードが 抽 出 されます 8 条 件 を 指 定 した 列 の 矢 印 と 抽 出 されたデータの 行 番 号 が 青 色 で 表 示 さ れます 9 ステータスバーに 抽 出 されたレコードの 個 数 が 表 示 されます 4-9

10 10 さらに 住 所 1から 東 京 都 を 抽 出 します 11 続 けて E 列 住 所 1の 列 見 出 しの 矢 印 をクリックし 住 所 1の 一 覧 から 東 京 都 を 選 択 します 4-10

11 12 東 京 都 のレコードが 抽 出 されます 4-11

12 2): 抽 出 の 解 除 1 住 所 1による 抽 出 を 解 除 します 2 E 列 住 所 1の 列 見 出 しの 矢 印 を 再 度 クリックし 住 所 1の 一 覧 からすべてを 選 択 します 3 住 所 1の 抽 出 条 件 が 解 除 されます 4 同 様 の 操 作 で G 列 支 部 の 抽 出 条 件 も 解 除 します 4-12

13 4. フィルタ 機 能 (2) 4.1 フィルタオプションを 使 った 抽 出 1) 条 件 範 囲 の 作 成 1 顧 客 台 帳 (2) を 開 く 2 セル 範 囲 [B10:H10]を 指 定 します 3 コピーをクリックします 4 セル[B3]をクリックします 5 貼 り 付 けをクリックします 2) 検 索 条 件 の 入 力 1 セル[E4]に 東 京 都 と 入 力 します 2 セル[G5]に 東 と 入 力 します 4-13

14 3) 抽 出 の 実 行 1 抽 出 元 のリスト 内 のセルをクリックします 2 データをクリックします 3 詳 細 設 定 をクリックします 4 フィルタオプションの 設 定 ダイアログボックスが 表 示 されます 5 抽 出 先 の 選 択 範 囲 内 (F)がオンになっていることを 確 認 します 6 リスト 範 囲 (L)が $B$10$:$H$35 になっていることを 確 認 します 7 検 索 条 件 範 囲 を 指 定 します 8 検 索 条 件 範 囲 (C)のテキストボックスをクリックします 9 セル 範 囲 [B3:H5]を 指 定 します 10 検 索 条 件 範 囲 (C)のテキストボックスに $B$3:$H$5 と 表 示 されます 11 OK をクリックします 12 住 所 1が 東 京 都 で 始 まる 番 号 または 支 部 が 東 のレコードだけ 表 示 さ れます 13 ステータスバーに 抽 出 されたレコードの 個 数 が 表 示 されます 4-14

15 4-15

16 5. アドバンス:リストの 自 動 集 計 5.1 自 動 集 計 集 計 コマンドを 利 用 すると リストを 元 にして 指 定 した 項 目 ごとの 小 計 や 総 計 を 求 め ることができます 小 計 を 求 める 項 目 を 指 定 すると 自 動 的 に 小 計 と 総 計 が 計 算 され 見 出 しつきの 小 計 行 や 総 計 行 が 挿 入 されます また 自 動 集 計 を 実 行 すると リストにはア ウトラインが 作 成 されます アウトラインの 記 号 を 使 って 詳 細 データを 非 表 示 にし 集 計 データだけを 出 すことができます 集 計 の 準 備 と 集 計 の 設 定 ダイアログボックス 1 データをクリックします 2 小 計 をクリックします 3 集 計 の 設 定 ダイアログボックスが 表 示 されます 1) グループの 基 準 (A) ドロップダウンのリストから 小 計 を 求 める 列 見 出 し( 項 目 )を 選 択 します 2) 集 計 の 方 法 (U) ドロップダウンのリストから 合 計 や 平 均 などの 集 計 方 法 を 選 択 します 3) 集 計 するフィールド(D) 集 計 結 果 を 表 示 する 列 を 列 見 出 しで 指 定 します ドロップダウンリスト から 複 数 の 列 を 選 択 できます 4-16

17 5.2 自 動 集 計 の 実 行 1) 集 計 の 準 備 ( 並 べ 替 え) 1 ブック 集 計 1を 呼 び 出 します 2 小 計 を 求 める 項 目 ごとにデータを 分 類 します 3 セル[B2]をクリックします 4 ホームをクリックします 5 並 べ 替 えとフィルタのユーザー 設 定 の 並 び 替 えをクリックします 6 並 べ 替 えダイアログボックスが 表 示 されます 7 最 優 先 されるキー(S)の 矢 印 をクリックし 列 見 出 しの 一 覧 から 担 当 者 名 を 選 択 します 8 2 番 目 に 優 先 されるキー(T)の 矢 印 をクリックし 列 見 出 しの 一 覧 から 支 店 を 選 択 します 9 OKをクリックします 10 担 当 者 で 分 類 され そのなかで 支 店 別 にデータが 分 類 されます 4-17

18 2) 担 当 者 別 の 集 計 1 データをクリックします 2 小 計 をクリックします 3 集 計 の 設 定 ダイアログボックスが 表 示 されます 4 グループの 基 準 (A)のテキストボックスに 担 当 者 名 が 選 択 されていること を 確 認 します 5 集 計 の 方 法 (U)のテキストボックスに 合 計 が 選 択 されていることを 確 認 し ます 6 集 計 するフィールド(D)の 合 計 金 額 がオンになっていることを 確 認 します 7 小 計 を 求 める 列 を 追 加 します 8 集 計 するフィールド(D)の 数 量 をクリックし オンにします 9 OKをクリックします 10 担 当 者 の 数 量 と 合 計 金 額 の 小 計 が 挿 入 され リストの 最 終 行 には 総 計 が 表 示 されます また アウトラインが 設 定 されます リストをスクロールして 確 認 しましょう 詳 細 行 を 非 表 示 にし 小 計 行 と 総 計 行 だけを 表 示 します 4-18

19 11 行 のレベルボタン2をクリックします 12 小 計 行 と 総 計 行 だけが 表 示 されます 4-19

20 3) 担 当 者 支 店 別 の 集 計 1 データをクリックします 2 小 計 をクリックします 3 集 計 の 設 定 ダイアログボックスが 表 示 されます 4 グループの 基 準 (A)のテキストボックスに 支 店 が 選 択 されていることを 確 認 します 5 集 計 の 方 法 (U)のテキストボックスに 合 計 が 選 択 されていることを 確 認 し ます 6 集 計 するフィールド(D)の 数 量 と 合 計 金 額 がオンになっていることを 確 認 します 7 現 在 の 集 計 表 と 置 き 換 える(C)をクリックし オフにします 8 OKをクリックします 9 支 店 毎 に 小 計 行 が 挿 入 され 各 担 当 者 の 支 店 別 の 売 上 集 計 が 表 示 されます リストをスクロールして 確 認 しましょう 10 詳 細 行 を 非 表 示 にし 各 担 当 者 の 支 店 別 の 売 上 小 計 だけを 表 示 します 11 行 のレベルボタン3をクリックします 12 各 担 当 者 の 部 門 別 の 売 上 小 計 だけが 表 示 されます 4-20

21 4-21

22 5.3 抽 出 データの 集 計 1) 自 動 集 計 のリセット 1 データをクリックします 2 小 計 をクリックします 3 集 計 の 設 定 ダイアログボックスが 表 示 されます 4 すべて 削 除 (R)をクリックします 5 小 計 行 がすべて 削 除 され 集 計 前 のリストの 状 態 に 戻 ります 4-22

23 4-23

24 2)オートフィルタの 条 件 抽 出 1 ホームをクリックします 2 並 び 替 えとフィルタをポイントします 3 フィルタ(F)をクリックします 4 フィルタモードになり フィールド 名 に 矢 印 が 表 示 されます 5 支 店 の 矢 印 をクリックし 一 覧 から 町 田 を 選 択 します 6 町 田 のレコードが 抽 出 されます 4-24

25 3) 抽 出 データの 並 べ 替 え 1 ホームをクリックします 2 並 べ 替 えとフィルタのユーザー 設 定 の 並 び 替 えをクリックします 3 並 べ 替 えダイアログボックスが 表 示 されます 4 最 優 先 されるキー(S)の 矢 印 をクリックし 列 見 出 しの 一 覧 から 担 当 者 名 を 選 択 します 5 2 番 目 に 優 先 されるキー(T)の 矢 印 をクリックし 列 見 出 しの 一 覧 から 合 計 金 額 を 選 び 降 順 をオンにします 6 OKをクリックします 7 担 当 者 で 分 類 され その 中 で 合 計 金 額 の 高 い 順 に 並 び 変 わります 4-25

26 4-26

27 4) 抽 出 データの 集 計 1 データをクリックします 2 小 計 をクリックします 3 集 計 の 設 定 ダイアログボックスが 表 示 されます 4 グループの 基 準 (A)のテキストボックスに 担 当 者 名 が 選 択 されていること を 確 認 します 5 集 計 の 方 法 (U)のテキストボックスに 合 計 が 選 択 されていることを 確 認 し ます 6 集 計 するフィールド(D)の 数 量 と 合 計 金 額 がオンになっていることを 確 認 します 7 OKをクリックします 8 担 当 者 ごとに 町 田 支 店 の 数 量 と 合 計 金 額 の 集 計 行 が 挿 入 され 最 終 行 には 総 計 が 表 示 されます 4-27

28 4-28

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