文科省様式3-2集計オプションマニュアル

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1 文 科 省 様 式 3-2 集 計 オプション 利 用 マニュアル 平 成 25 年 3 月 8 日 日 本 加 除 出 版 株 式 会 社 1

2 文 科 省 様 式 3-2 集 計 オプション とは 文 科 省 様 式 3-2 集 計 オプションは 日 本 加 除 出 版 株 式 会 社 発 行 の 小 学 校 理 科 教 育 等 設 備 台 帳 ( 平 成 23 年 度 ~ 平 成 34 年 度 ) 付 属 CD-ROM 理 科 教 育 等 設 備 台 帳 管 理 システム Ver.2 小 学 校 版 ( 以 下 弊 社 台 帳 ソフト )により 作 成 した Excel ファイル( 以 下 加 除 Excel ファイル )を 集 計 し 文 科 様 式 3-2 と 同 等 の 設 備 表 を 作 成 するツールです 以 下 の 操 作 手 順 ご 注 意 事 項 をよくご 確 認 の 上 ご 利 用 ください フォルダ 構 成 弊 社 HP よりダウンロードした zip ファイルを 任 意 の 場 所 に 解 凍 してください 解 凍 したフォルダ 内 にある 下 記 フォルダ 構 成 は 変 更 しないでください このままのフォルダ 構 成 でプログラムを 実 行 してください 文 科 省 様 式 3-2 集 計 オプション_Office (*) 1_ 初 期 化 用 フォルダ 初 期 化 された 文 科 Excel が 入 っているフォルダです ( 初 期 化 状 態 : 文 科 Excel が1ファイルあります) 2_ 読 み 込 み 元 フォルダ 処 理 を 行 う 対 象 の 加 除 Excel( )を 入 れるフォルダです 小 学 校 にて 弊 社 台 帳 ソフトより 作 成 した Excel ファイル ( 初 期 化 状 態 : 空 の 状 態 です) 3_ 読 み 込 み 済 フォルダ 処 理 済 みの 加 除 ファイルが 自 動 で 移 動 されるフォルダです ( 初 期 化 状 態 : 空 の 状 態 です) 4_プログラムフォルダ 集 計 処 理 をするためのプログラムが 入 っています ここからプログラムを 起 動 します ( 初 期 化 状 態 : Office2003 は 文 科 省 様 式 3-2 集 計 オプション.xls Office2007 または 2010 は 文 科 省 様 式 3-2 集 計 オプショ ン.xlsm が 入 っています) 5_ 出 力 フォルダ 集 計 結 果 となる 文 科 Excel を 配 置 するフォルダです 文 科 Excel は 1_ 初 期 化 フォルダからコピーして 使 用 します ( 初 期 化 状 態 : 空 の 状 態 です) (*)Office2003 の 場 合 はフォルダ 名 が 文 科 省 様 式 3-2 集 計 オプション_Office2003 となります 2

3 操 作 手 順 (Windows7 Office2010 の 画 面 例 ) Excel ファイルを 開 いている 場 合 は 終 了 した 状 態 で 作 業 を 開 始 してください 集 計 は 1 校 ずつ 実 施 します( 複 数 校 まとめて 処 理 はできません) 1. 集 計 対 象 の 加 除 Excel ファイル( 弊 社 台 帳 ソフトより 生 成 した Excel ファイル)を 2_ 読 み 込 み 元 フォルダ へコピーします (ご 注 意 ) 加 除 Excel のフォーマットを 確 認 してください セルを 結 合 して 作 成 された Excel ファイルは 使 用 できません セルが 結 合 されてい ない 加 除 Excel データをご 用 意 ください 集 計 できる Excel ファイル 集 計 できない Excel ファイル 加 除 Excel を 作 成 の 時 点 で セルが 結 合 されているファ イルは 使 用 できません 3

4 2. 1_ 初 期 化 フォルダ 中 の 文 科 Excel をコピーし 5_ 出 力 フォルダ へ 貼 り 付 け ます 3. 4_プログラムフォルダ 中 の 文 科 省 様 式 3-2 集 計 オプション.xlsm を 開 きます (Office2003 の 場 合 は 文 科 省 様 式 3-2 集 計 オプション.xls) 1 文 科 Excel 選 択 ボタンをクリックします コンテンツの 有 効 化 を クリック Office2003 は マクロ の 有 効 化 ダイアログが 表 示 されます 4. 5_ 出 力 フォルダ の 文 科 Excel を 選 択 し 開 く をクリックしてください 4

5 5. 2 加 除 Excel 選 択 & 集 計 処 理 & 保 存 ボタンをクリックし 2_ 読 み 込 み 元 フォルダ より 集 計 対 象 の Excel ファイルを 1 つのみ 選 択 し 開 く をクリックしてください 集 計 は 1 校 ずつ 行 ってください( 複 数 のファイルの 選 択 はできません) 処 理 終 了 後 完 了 しました のメッセージが 表 示 されますので OK ボタンをクリッ クしてください 2 校 目 以 降 の 集 計 を 行 う 場 合 は 5.の 作 業 を 繰 り 返 してください(その 都 度 1.よりやり 直 す 必 要 はありません) 文 科 省 様 式 3-2 集 計 オプションを 終 了 して 再 度 集 計 を 実 施 する 場 合 は 3.の 手 順 から 開 始 してください 結 果 は 5_ 出 力 フォルダ に 貼 り 付 けた Excel 表 に 集 計 されます 集 計 処 理 が 完 了 した 加 除 Excel は 3_ 読 み 込 み 済 フォルダ に 自 動 的 に 移 動 します お 使 いのパソコンのスペック 読 み 込 む 加 除 Excel のサイズにもよりますが この 処 理 には 1Excel ファイルにつき 1 分 ~5 分 ほどかかります 6. 全 ての 集 計 終 了 後 5_ 出 力 フォルダ より 文 科 Excel を 開 き 不 要 な 行 列 を 削 除 してください 文 科 Excel には 平 成 34 年 度 まで 集 計 できるように 予 め 集 計 枠 を 用 意 してあります 5

6 ご 注 意 事 項 1. 集 計 の 処 理 を 行 う 前 の 加 除 Excel は 弊 社 台 帳 ソフトから 生 成 した 状 態 のフォーマット を 崩 さないようにご 注 意 ください 処 理 前 にフォーマットが 崩 れると 予 期 せぬエラー が 発 生 し 集 計 処 理 がうまく 行 われません 表 示 されるメッセージ 一 覧 No 表 示 メッセージ メッセージ 詳 細 & 説 明 対 応 内 容 完 了 しました 全 ての 処 理 が 正 常 に 終 了 した 場 合 に 表 示 正 常 です 1 されます 文 科 Excel の 様 式 ではありません 選 択 したシートに 不 備 があります シートを 確 認 してください 文 科 Excel を 選 択 してください 加 除 Excel の 様 式 ではありません 品 目 の 入 力 されていない 行 がありま す 指 定 したファイルは 以 前 に 選 択 済 み です データ 不 整 合 の 為 処 理 が 続 行 でき ません 文 科 Excel 選 択 ボタンで 指 定 して 文 科 Excel と 判 断 できない 場 合 に 表 示 されます 加 除 エクセルの 内 容 に 不 備 があります 文 科 エクセルの 内 容 に 不 備 があります 文 科 Excel を 選 択 する 前 に 加 除 Excel を 選 択 しようとした 場 合 に 表 示 されます 加 除 Excel 選 択 ボタンで 指 定 したファイル が 加 除 Excel と 判 断 できない 場 合 に 表 示 さ れます 加 除 Excel の 品 目 欄 が 空 白 のデータがある 場 合 に 表 示 されます 同 じ 処 理 の 中 で 既 に 選 択 済 み 加 除 Excel を 選 択 した 場 合 表 示 されます 加 除 Excel の 区 分 + 品 目 が 文 科 Excel に 存 在 しない 場 合 文 科 Excel を 指 定 してください 加 除 Excel を 開 き 内 容 を 確 認 し てください 数 量 金 額 欄 に 文 字 が 入 ってい る 場 合 数 値 の 桁 数 が 2,147,483,647 を 超 えるような 場 合 に 表 示 されます 文 科 Excel を 開 き 内 容 を 確 認 し てください 数 量 金 額 欄 に 文 字 が 入 ってい る 場 合 数 値 の 桁 数 が 2,147,483,647 を 超 えるような 場 合 に 表 示 されます 文 科 Excel を 選 択 してから 再 度 実 施 してください 加 除 Excel を 指 定 してください 加 除 Excel を 開 き 行 を 削 除 する か 品 目 を 入 力 してください 同 じ 加 除 Excel を 読 ませる 場 合 は ツールを 一 度 終 了 させて 再 度 起 動 させた 後 同 じ 加 除 Excel を 選 択 してください 文 科 Excel に 加 除 Excel の 区 分 と 品 目 を 追 加 してください 2. 他 の Excel ファイルを 開 いている 状 態 で 文 科 省 様 式 3-2 集 計 オプション を 使 用 する と 操 作 に 失 敗 する 恐 れがあります 失 敗 した 場 合 には 初 期 化 状 態 から 再 度 処 理 を 実 施 してください 3. 重 複 して 加 除 Excel を 読 み 込 まないフォルダ 構 成 になっていますが もし 重 複 して 加 除 Excel を 読 み 込 ませてしまった 場 合 は 復 旧 できないため 次 の 手 順 で 初 期 化 してくださ い 6

7 1 間 違 えて 加 算 した 5_ 出 力 フォルダの 文 科 Excel を 移 動 または 削 除 します 2 1_ 初 期 化 フォルダから 新 しい 文 科 Excel をコピーします 3 3_ 読 み 込 み 済 フォルダに 移 動 されてしまった 加 除 Excel を 2_ 読 み 込 み 元 フォルダへ 移 動 します 4. 対 象 以 外 の Excel ファイルを 読 み 込 ませないでください 動 作 が 不 安 定 になる 原 因 とな ります 5. パソコンによっては プログラムの 動 作 が 遅 い 場 合 がありますが マウスカーソルが 待 ち 状 態 の 場 合 は そのまま 操 作 しないで 終 了 するのをお 待 ちください 6. 処 理 が 停 止 した 場 合 は ご 注 意 事 項 1.をご 確 認 のうえ 対 象 ファイルに 必 要 な 処 理 を 実 施 後 再 度 集 計 を 実 行 してください 問 題 が 解 決 されない 場 合 下 記 の 手 順 にてお 問 い 合 わせください 1 日 本 加 除 出 版 ホームページ( 2 トップページ お 問 合 せ 台 帳 CD-ROM お 問 合 せ 理 科 教 育 等 設 備 台 帳 (CD-ROM) と 進 み お 問 合 せ 内 容 を 入 力 し 送 信 してください 7