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1 表 計 算 ソフト(Excel) 講 習 会 テキスト 基 本 編 明 治 大 学 教 育 の 情 報 化 推 進 本 部

2 はじめに Microsoft Office Excel 2013( 以 下 本 テキストでは Excel と 記 します)は スプレッドシートソ フトの 代 表 的 なソフトです スプレッドシートとは 自 由 に 拡 げることが 出 来 る 集 計 表 です 集 計 表 とは 縦 横 の 合 計 を 出 したりするときに 使 う 格 子 状 の 表 です 日 本 ではこれらのソフトは 表 計 算 ソフト といわれていますが 現 在 のスプレッドシートソフトは 表 計 算 だけでなく グラフ の 描 画 やデータベース 機 能 ( 検 索 やソート)もできます また ワープロのように 文 書 や 絵 音 ま でも 統 合 して 扱 えます 今 回 の 講 習 会 では Excel の 基 本 的 な 使 い 方 を 学 びます 目 次 はじめに Excel の 基 本 Excel の 起 動 画 面 の 説 明 配 布 資 料 の 確 認 ファイルの 保 存 セルの 扱 い データの 装 飾 とレイアウト セル 幅 の 変 更 文 字 の 位 置 の 変 更 セルの 結 合 セルとフォントの 色 罫 線 数 式 の 利 用 数 式 の 入 力 数 値 のスタイル 数 式 のコピー 関 数 オート SUM [ 関 数 の 挿 入 ]ウィザード

3 5 グラフ グラフ 各 部 の 名 称 円 グラフ 棒 グラフ 折 れ 線 グラフ データベースの 操 作 ( 並 べ 替 えとフィルター) 並 べ 替 え(ソート) フィルター( 抽 出 ) 印 刷 ページ 設 定 印 刷 終 了 終 了 付 録 操 作 の 取 り 消 し ウィンドウ 枠 の 固 定 ファイルの 入 出 力

4 1 Excel の 基 本 Excel の 起 動 Excel の 起 動 は 以 下 の 手 順 で 行 います ( 図 1-1) 1 [スタート]ボタンをクリックします 2 [すべてのプログラム] を 選 択 し [Microsoft Office 2013]フォルダにある [Excel 2013] を 選 択 します 3 Excel2013 が 起 動 します 図 1-1 4

5 画 面 の 説 明 下 記 のようなワークシート 画 面 が 表 示 されます ( 図 1-2) 1 タイトルバー : 編 集 中 のワークシートのファイル 名 を 表 示 2 ファイルタブ : 新 規 作 成 開 く 名 前 を 付 けて 保 存 印 刷 など 3 リボン : 作 業 に 使 うタブ ボタンを 配 置 タブをダブルクリックで 非 表 示 に 変 更 4 数 式 バー : 入 力 中 のデータ 及 びアクティブセルのデータの 内 容 を 表 示 5 アクティブセル : 作 業 の 対 象 になっているセルが 太 い 枠 線 で 表 示 6 列 番 号 : ワークシートの 横 方 向 の 番 号 ( 通 常 アルファベット) 7 行 番 号 : ワークシートの 縦 方 向 の 番 号 8 スクロールバー : ワークシートの 上 下 左 右 スクロール 9 シート : 内 容 ごとに 切 り 替 えて 利 用 ブック(ファイル)を 構 成 シート 右 の ボタンで 追 加 2ファイルタブ 3リボン 1タイトルバー 5アクティブセル 6 列 番 号 4 数 式 バー 7 行 番 号 9シート 8スクロールバー 図 1-2 Excel のワークシート 5

6 配 布 資 料 の 確 認 それでは Excel の 実 習 を 始 めます 講 習 時 間 の 都 合 上 実 習 で 使 用 するデータはあらかじめ 用 意 してありますので 講 習 会 担 当 者 の 指 示 に 従 い 保 存 利 用 してください では ファイル Excel 基 本 操 作 講 習 会.xlsx を 開 いてください このファイルは サンプルデ ータ と 完 成 例 の 2 シートで 構 成 されています この 講 習 会 では サンプルデータ シートを 編 集 し 明 治 ゼミナール 成 績 管 理 の 表 やグラフを 完 成 させていきます ( 図 1-3) 図 1-3 サンプルデータ シート 6

7 ファイルの 保 存 ここで 一 度 ファイルをデスクトップに 保 存 しておきましょう 名 前 を 付 けて 保 存 1 [ファイル] タブから 左 サブメニュー [ 名 前 を 付 けて 保 存 ] をクリックします 2 [ 名 前 を 付 けて 保 存 ] 画 面 で [コンピューター] の [ 参 照 ] を 選 択 します 3 [ 名 前 を 付 けて 保 存 ] ダイアログボックスが 表 示 されます [ 保 存 先 ]を デスクトップ [ファイル 名 ] 欄 に 練 習 と 入 力 して [ 保 存 ] をクリックします ( 図 1-4) 図 1-4 ファイルの 保 存 上 書 き 保 存 すでに 1 度 名 前 を 付 けて 保 存 をしてある 場 合 は 上 書 き 保 存 を 行 います 1 [ファイル] タブの 左 サブメニュー [ 上 書 き 保 存 ] を 選 択 します 2 画 面 が 自 動 的 に 編 集 画 面 に 戻 ります 7

8 セルの 扱 い Excel では マウスの 扱 い 特 にマウスポインタの 形 状 に 注 意 が 必 要 です 同 じようにマウスでクリックまたはドラッグしても ドラッグをはじめる 時 点 でのマウスポイン タの 形 状 によって 結 果 が 異 なるので 気 を 付 けてください 選 択 セルの 中 心 部 にマウスポインタを 移 動 し マウスポインタが 白 い 十 字 の 状 態 で クリックまたは ドラッグします 離 れたセルを 選 択 する 場 合 は 2 か 所 目 以 降 は Ctrl キーを 押 しながらドラッ グします 1 か 所 目 では Ctrl キーは 押 さないように 注 意 してください 移 動 コピー セルのふち( 右 下 角 以 外 )にマウスポインタを 移 動 し マウスポインタが ます ドラッグをやめた 先 にセルの 内 容 が 移 動 します ( 図 1-5) キーボードの Ctrl キーを 押 しながらドラッグするとコピーになります 状 態 でドラッグし 図 1-5 移 動 コピー オートフィル( 連 続 コピー 連 続 データ 入 力 ) セルの 右 下 角 にマウスポインタを 移 動 し マウスポインタが 黒 の 十 字 の 状 態 でドラッグします ( 図 1-6) 通 常 はドラッグした 範 囲 に 元 のセルの 内 容 がコピーされますが 元 のセルが 数 値 を 伴 う 場 合 連 続 データ(1,2,3,4 )が 入 力 されます 図 1-6 オートフィル 8

9 それでは 実 際 に 連 続 データを 入 力 しましょう 今 回 は セル [D4] を 元 にセル [E4] から [H4] に セル [M4] を 元 にセル [N4] から [O4] に セル [A5] を 元 にセル [A6] から [A14] に 連 続 データを 入 力 します 1 セル [D4] ( 第 1 回 )をクリックし アクティブにします 2 セルの 右 下 にマウスポインタを 移 動 し 黒 の 十 字 の 状 態 でセル [H4] までドラッグします 3 セル [E4] から [H4] に 連 続 データが 入 力 されます ( 図 1-7) 図 1-6 連 続 データの 入 力 4 同 様 に セル [M4]を 元 にセル [N4] から [O4] に 連 続 データを 入 力 します 5 次 に セル [A5] を 元 にセル [A6] から [A14] に 連 続 データを 入 力 します しかし 今 度 は 連 続 コピーになってしまいます 6 コピー 直 後 にセルの 脇 に 表 示 される [オートフィルオプション] をクリックし [ 連 続 データ] を 選 択 します 7 連 続 データが 入 力 されます ( 図 1-8) 図 1-7 オートフィルオプション 9

10 2 データの 装 飾 とレイアウト セルの 見 栄 えは 自 由 に 変 更 することが 可 能 です ここでは 表 を 見 やすく 整 えていきます セル 幅 の 変 更 セル 幅 の 変 更 をし [ 氏 名 ] 欄 にセルからはみ 出 している 文 字 が 見 えるようにしましょう 1 列 B と 列 C の 間 にマウスポインタを 置 き マウスポインタが の 形 になったのを 確 認 しドラッグします 2 幅 12.00(101 ピクセル) に 調 整 します ( 図 2-1) 3 ドラッグを 終 えた 位 置 を 基 準 にセル 幅 が 変 更 されます この 状 態 でダブルクリックをすると 自 動 調 整 します 図 2-1 セル 幅 の 変 更 文 字 の 位 置 の 変 更 文 字 の 水 平 位 置 を 変 更 しましょう 1 セル [A4] から [P4] を 選 択 します 2 [ホーム] タブから [ 中 央 揃 え] ボタンをクリックします ( 図 2-2) 3 同 様 に セル [C5] から [C14] セル [M5] から [P14] についても [ 中 央 揃 え] にして おきます 図 2-2 中 央 揃 え 10

11 セルの 結 合 複 数 のセルを 結 合 し 1 つのセルにしましょう 1 セル [A3] から [C3] を 選 択 します 2 [ホーム] タブから [セルを 結 合 して 中 央 揃 え] をクリックします ( 図 2-3) セル 内 の 文 字 を 中 央 揃 えにせず セルの 結 合 だけをする 場 合 は 右 の から [セルの 結 合 ] を 選 択 します 図 2-3 セルを 結 合 して 中 央 揃 え 3 同 様 に セル [D3] から [J3] セル [K3] から [L3] セル [M3] から [P3] も [セルを 結 合 して 中 央 揃 え] にしておきます 結 合 対 象 の 複 数 のセルにデータが 入 力 されている 場 合 は 対 象 のセルのうち 最 も 左 上 にあるセル のデータのみが 残 った 状 態 で 結 合 されます 他 のセルのデータは 削 除 されますので 注 意 しましょう 11

12 セルとフォントの 色 セルと 文 字 に 色 をつけてみましょう 1 結 合 したセル [A3] [D3] [K3] [M3] を 選 択 します 2 [ホーム] タブから [ 塗 りつぶしの 色 ] 右 の をクリックし テーマの 色 から[ 青 アクセント 1] をクリックします ( 図 2-4) 図 2-4 塗 りつぶし 色 の 選 択 3 次 に [フォントの 色 ]ボタンの をクリックし [テーマの 色 ] から[ 白 背 景 1] を 選 択 します ( 図 2-5) 図 2-5 文 字 色 の 選 択 4 同 様 に セル [A4] から [P4] を [テーマの 色 ] から [ 青 アクセント 1 白 + 基 本 色 60%] に 塗 りつぶします 5 さらに セル [J5] から [J14] を [ 標 準 の 色 ] から [オレンジ] にします テーマの 色 から 選 択 しておくと 後 でテーマを 変 更 した 際 に 色 が 変 化 します 12

13 罫 線 セル [A3] から [P14] の 表 に 罫 線 を 入 れましょう 1 セル [A3] から [P14] を 選 択 します 2 罫 線 ボタンの 横 の をクリックします 3 表 示 されたリストから [ 格 子 ] を 選 択 します ( 図 2-6) 4 次 にセル [A4] から [P4] を 選 択 します 5 フォントの 罫 線 ボタンの 横 の をクリックします 6 表 示 されたリストから [ 下 二 重 罫 線 ] を 選 択 します さらに 詳 細 な 罫 線 の 設 定 をする 場 合 罫 線 メニューで [その 他 の 罫 線 ] を 選 択 し [セルの 書 式 設 定 ] ダイアログの[ 罫 線 ]タブから 設 定 します 図 2-6 罫 線 13

14 図 2-7 ここまでの 完 成 イメージ 14

15 3 数 式 の 利 用 Excel では 計 算 結 果 を 表 示 させたいセルに 計 算 式 を 入 れると 自 動 的 に 計 算 をしてくれます ここで 注 意 しなくてはならないのは Excel には 独 自 の 決 まりがあることです 計 算 式 は 全 て 半 角 で 記 入 する 計 算 式 の 前 に 必 ず = を 入 れる 演 算 記 号 は 足 し 算 + 引 き 算 - 掛 け 算 * 割 り 算 / 累 乗 ^ を 使 う 計 算 式 の 中 にセルの 番 地 を 入 れておくと そのセルの 値 が 計 算 式 に 代 入 される 数 式 の 入 力 時 に 別 のセルをクリックすると そのセル 番 地 が 数 式 の 中 に 入 る ( 全 てキーボードから 入 力 しても 構 わない) 数 式 の 入 力 それでは 前 述 の 決 まりに 注 意 して 第 1 回 と 第 5 回 の 偏 差 値 から 伸 びを 計 算 してみましょう 式 で 表 すと 伸 び = 第 5 回 の 偏 差 値 - 第 1 回 の 偏 差 値 になります 1 セル [I5] を 選 択 し アクティブセルにします 2 = を 入 力 します 3 セル [H5] をクリックします 4 - を 入 力 します 5 セル [D5] をクリックします この 時 点 で =H5-D5 が 入 力 されています ( 図 3-1) 6 Enter キーを 押 して 確 定 します セル [I5] には 伸 び 7 が 表 示 されます 図 3-1 伸 び の 数 式 入 力 15

16 次 に 出 席 率 を 計 算 してみましょう 出 席 率 は 講 義 数 と 出 席 数 から 計 算 します 式 で 表 すと 出 席 率 = 出 席 数 講 義 数 になります 1 セル [L5] をアクティブセルにします 2 = を 入 力 します 3 セル [K5] をクリックします 4 / を 入 力 します は 使 えません 5 セル [R4] をクリックします この 時 点 で =K5/R4 が 入 力 されています ( 図 3-2) 6 Enter キーを 押 します セル [L5] には 合 格 最 低 得 点 率 が 表 示 されます 図 3-2 出 席 率 の 数 式 入 力 数 値 のスタイル セル 内 の 数 値 は 表 示 形 式 を 変 更 することができます なお 同 じ 数 値 を 表 示 だけ 変 更 するため 計 算 結 果 などには 影 響 しません では 出 席 率 をパーセントで 小 数 点 一 桁 表 示 にしてみましょう 1 セル [L5] を 選 択 します 2 [パーセントスタイル] をクリックします 3 [ 小 数 点 以 下 の 表 示 桁 数 を 増 やす] を 選 択 します ( 図 3-3) 4 セル [L5] に 95.6% と 表 示 されます 図 3-3 パーセントスタイル 表 示 桁 数 を 増 やす 16

17 数 式 のコピー 相 対 参 照 数 式 をコピーしたとき コピー 先 でそこのセル 範 囲 に 合 わせて 行 番 号 と 列 番 号 が 変 化 する 参 照 の 仕 方 を 相 対 参 照 と 呼 びます 例 えば 今 回 は 2 人 目 以 降 の 塾 生 についても 伸 びの 計 算 式 を 入 力 しますが 全 てのセルに 数 式 を ひとつずつ 入 力 していたら 大 変 です このような 場 合 次 の 方 法 で 計 算 式 の 入 ったセルのコピーを 行 います 1 セル [I5] をアクティブにします 2 [コピー] をクリックします 3 セル [I6] から [I14] を 選 択 し [ 貼 り 付 け] をクリックします 4 計 算 式 が 貼 り 付 けられます ここで [I6] から [I14] の 数 式 を 見 てみると 自 動 的 に 参 照 するセル 番 地 が 変 化 しています これが 相 対 参 照 です ( 図 3-4) 図 3-4 相 対 参 照 コピー 元 とコピー 先 が 隣 接 している 場 合 は オートフィル(6 ページ)を 利 用 したコピー 方 法 も あります 1 セル[I5]をアクティブにします 2 セルの 右 下 角 にマウスポインタを 合 わせ 黒 の 十 字 の 形 にします 3 そのままコピーしたいセルまでドラッグします 4 計 算 式 が 貼 り 付 けられます 17

18 3.3.2 絶 対 参 照 数 式 をコピーしたとき どこのセルにコピーされても 参 照 先 がずれない 参 照 の 仕 方 を 絶 対 参 照 と 呼 びます 絶 対 参 照 では 数 式 をコピー 移 動 しても 常 に 参 照 先 のセルが 固 定 されます 今 回 は 2 人 目 以 降 の 塾 生 について 出 席 率 の 計 算 式 を 入 力 していきますが 伸 びと 同 様 にセルのコピーをしてみても 計 算 結 果 が 正 しくありません セル [L6] の 数 式 バーには =K6/R5 と 表 示 されています ( 図 3-6) 出 席 率 = 出 席 数 講 義 数 ですから 講 義 数 を 示 すセル [R5] は 固 定 で セル [L6] は =K6/R4 とならなければいけません そこで コピー 元 のセル [L5] の 数 式 を 絶 対 参 照 に 直 しましょう 1 セル [L5] をダブルクリックし カーソルを R と 4 の 間 に 移 動 します 図 3-6 計 算 エラー 2 ここで F4 キーを 押 すと $ が 2 つ 付 き $R$4 となります 3 Enter キーを 押 して 修 正 を 確 定 します これで 絶 対 参 照 になります ( 図 3-7) 4 もう 一 度 数 式 をコピーすると 今 度 は 計 算 結 果 が 正 しくなります ( 図 3-8) この 時 点 でセル [L6] には =K6/$R$4 が 入 力 されています 図 3-7 $マーク 図 3-8 絶 対 参 照 参 照 先 が 動 かない 絶 対 参 照 には$マークが 2 つ 付 きますが 正 しくは 列 番 号 R の 前 に 1 つ 行 番 号 4 の 前 に 1 つ 付 いているという 風 に 解 釈 します つまり R の 前 にだけ$マークを 付 ければ 数 式 をコピーした 際 に 列 R は 動 かないが 行 4 は 動 く 4 の 前 にだけ$マークを 付 ければ 数 式 をコピーした 際 に 行 4 は 動 かないが 列 R は 動 く というような 指 定 の 仕 方 が 可 能 です このような 参 照 方 式 を 複 合 参 照 と 呼 びます ( 詳 しくは 応 用 講 習 会 で 扱 います) 18

19 4 関 数 次 に 関 数 を 使 ってみましょう 関 数 とは 目 的 の 処 理 を 行 うためにあらかじめ 用 意 されている 数 式 のことです 関 数 に 引 数 ( ひきすう と 読 む)を 代 入 するだけで 簡 単 に 計 算 が 出 来 ます オート SUM オート SUM はよく 利 用 する 5 つの 関 数 を 簡 単 に 利 用 するために 用 意 されたボタンです AVERAGE 塾 生 別 の 偏 差 値 の 平 均 を 計 算 しましょう 平 均 を 求 めるには AVERAGE 関 数 を 使 います 1 セル [J5] をアクティブにして [ 数 式 ] タブから [オート SUM] の ボタンをクリックし [ 平 均 ] を 選 択 します ( 図 4-1) 図 4-1 平 均 2 平 均 対 象 となるセル 範 囲 が 自 動 的 に 設 定 されますが セル [D5] から [I5] になっているので セル [D5] から [H5] までドラッグし 範 囲 を 再 指 定 し Enter キーを 押 します ( 図 4-2) 図 4-2 範 囲 指 定 3 セル [J5]に 偏 差 値 の 平 均 61.2 が 表 示 されます 数 式 バーには =AVERAGE(D5:H5) と 表 示 されます 4 完 成 した 関 数 を セル [J6] から [J14] コピーします 塾 生 それぞれの 偏 差 値 の 平 均 が 自 動 的 に 計 算 されます 5 平 均 の 全 てのセルが 小 数 第 1 位 まで 表 示 するように 数 値 のスタイルを 設 定 します 19

20 4.1.2 COUNT 次 に 番 号 (セル [A5] から [A14] )を 利 用 し 塾 生 の 総 数 を 求 めます 今 回 は 数 値 の 個 数 を 数 えた 結 果 を 返 す COUNT 関 数 を 使 用 します 1 セル [B17] を 選 択 し AVERAGE 関 数 同 様 に [オート SUM] から [ 数 値 の 個 数 ] を 選 択 しま す ( 図 4-3) 2 計 算 対 象 となるセル 範 囲 が 自 動 設 定 できず 空 欄 になるので 正 しい 範 囲 (セル[A5]から[A14] ) を 選 択 し Enter キーを 押 します 3 セル [B17] に 塾 生 の 総 数 10 が 表 示 されます 数 式 バーには =COUNT(A5:A14) と 表 示 されます 図 4-3 数 値 の 個 数 オート SUM では よく 利 用 する 関 数 として AVERAGE と COUNT の 他 に SUM( 合 計 ) MAX( 最 大 値 ) MIN( 最 小 値 )が 用 意 されています 20

21 [ 関 数 の 挿 入 ]ウィザード オート SUM にある 5 つの 関 数 以 外 の 関 数 は [ 関 数 の 挿 入 ] ウィザードから 利 用 します Excel では 次 のような 手 順 で 関 数 を 挿 入 することができます 1 関 数 の 検 索 決 定 2 関 数 に 対 応 した 引 数 の 設 定 COUNTA 今 度 は 課 題 の 提 出 数 を 求 めます 課 題 は 課 題 1 から 課 題 3 まであり は 提 出 済 です つまり の 個 数 を 数 える 関 数 を 利 用 します しかし 前 述 の COUNT は 数 値 の 個 数 が 対 象 であるため 数 値 ではない は 数 えることができま せん そこで 今 回 は 範 囲 内 の 空 白 でないセルの 個 数 を 返 す COUNTA 関 数 を 利 用 します 1 セル [P5] をアクティブにして メニューバーの [ 数 式 ] タ ブの 関 数 の 挿 入 または 数 式 バー 左 端 の をクリッ クします ( 図 4-4) 2 関 数 の 挿 入 ダイアログボックスが 表 示 されます 個 数 に 関 係 する 関 数 を 検 索 するので [ 関 数 の 検 索 ] 欄 に 個 数 と 入 力 し [ 検 索 開 始 ] をクリックします 図 4-4 関 数 の 挿 入 関 数 名 が 分 かっている 場 合 は そのまま 入 力 して 検 索 する ことができます 3 個 数 に 関 係 する 関 数 が 一 覧 表 示 されます 下 部 の 説 明 を 見 ながら 適 した 関 数 を 探 します COUNTA を 選 択 し [OK] をクリックします ( 図 4-5) 図 4-5 関 数 の 挿 入 21

22 4 COUNTA の [ 関 数 の 引 数 ] 設 定 画 面 が 表 示 されます セル [M5] から [O5] までドラッグして 正 しい 範 囲 を 指 定 し [OK] をクリックします ( 図 4-6) 図 4-6 COUNTA 5 セル [P5] に 提 出 数 3 が 表 示 されます 数 式 バーには =COUNTA(M5:O5) と 表 示 されます 6 セル [P6] から [P14] までコピーします ( 図 4-7) 図 4-7 ここまでの 完 成 イメージ 関 数 は 財 務 日 付 / 時 刻 数 学 / 三 角 統 計 検 索 / 行 列 データベース 文 字 列 操 作 論 理 情 報 エンジニアリング キューブ に 分 類 されています この 分 類 から 検 索 してもかまいません 22

23 4.2.2 COUNTIF 次 に セル [B18] と [B19] に 塾 生 の 性 別 ごとに 人 数 を 求 めます 参 照 先 となるのは 性 別 欄 です つまり 男 と 女 それぞれが 入 力 されているセルの 個 数 を 求 めます 今 回 はセルに 入 力 されているデータを 条 件 にして 検 索 条 件 に 一 致 するセルの 個 数 を 数 えること ができる COUNTIF 関 数 を 利 用 します 1 セル [B18] をアクティブにして メニューバーの [ 数 式 ] タブの [ 関 数 の 挿 入 ] または 数 式 バー 左 端 の をクリックします 2 [ 関 数 の 挿 入 ] ダイアログボックスが 表 示 されます 今 回 も 関 数 の 検 索 欄 に 個 数 と 入 力 し [ 検 索 開 始 ] をクリックします 3 個 数 に 関 係 する 関 数 が 一 覧 表 示 されます COUNIF を 選 択 し [OK] をクリックします 4 COUNTIF の 関 数 の 引 数 設 定 画 面 が 表 示 されます [ 範 囲 ] 欄 にカーソルがあることを 確 認 し 検 索 対 象 となるセル [C5] から [C14] までを 範 囲 指 定 します 5 次 に[ 検 索 条 件 ] 欄 に 男 と 入 力 します 関 数 内 で ( 半 角 のダブルクォーテーション)でデータをはさむと 文 字 列 として 認 識 されます 6 [OK] をクリックします ( 図 4-8) 図 4-8 COUNTIF 7 セル[B18]に 4 が 表 示 されます 数 式 バーには =COUNTIF(C5:C14, 男 ) と 表 示 されます 8 同 様 の 手 順 で セル[B19]に 女 性 の 人 数 を 求 めます 関 数 の 引 数 画 面 で 範 囲 を 指 定 する 際 に 画 面 そのものが 邪 魔 になる 場 合 があります その 際 は 空 欄 右 にある のボタンをクリックすると 画 面 を 縮 小 することができます 23

24 5 グラフ 次 に グラフ 機 能 の 学 習 をします グラフを 利 用 することで より 視 覚 的 にデータを 把 握 するこ とができます Excel では 次 のようなたった 2 つの 手 順 で 簡 単 にグラフを 作 成 することができます 1 グラフ 化 したいデータを 適 切 に 範 囲 選 択 します 2 [ 挿 入 ] タブから 作 成 したいグラフの 種 類 を 選 択 します あとは 見 栄 えを 整 えて 分 かりやすいグラフ 作 成 を 心 がけましょう 目 的 にしたがって 適 したグラフの 種 類 を 選 ぶことが 大 切 です 円 グラフ データの 比 率 ( 割 合 )を 表 すのに 適 しています 棒 グラフ データの 比 較 をするのに 適 しています 折 れ 線 グラフ データの 推 移 ( 変 化 )を 表 すのに 適 しています グラフ 各 部 の 名 称 グラフエリア グラフタイトル プロットエリア 系 列 凡 例 縦 軸 横 軸 ( 項 目 軸 ) 24

25 円 グラフ 塾 生 の 男 女 比 率 を 表 すグラフを 作 成 してみましょう この 時 に 利 用 すべきグラフは 円 グラフです グラフに 必 要 なデータは 男 女 の 人 数 を 表 すデータ( 数 値 )ですが そのデータの 意 味 を 表 す 情 報 ( 項 目 )も 併 せて 選 択 するようにします 円 グラフの 作 成 1 セル [A18] から [B19] を 選 択 します 2 [ 挿 入 ] タブから [ 円 またはドーナツグラフの 挿 入 ] をクリックし [2-D 円 ] の [ 円 ] をクリッ クします ( 図 5-1) 3 円 グラフが 作 成 されます 4 グラフエリアの 枠 にマウスポインタを 合 わせてドラッグし 表 と 重 ならないように 表 の 下 に 移 動 します 5 グラフエリアの 四 隅 または 上 下 左 右 の 目 印 にマウスポインタを 合 わせてドラッグし サイズの 調 整 を 行 います 図 5-1 円 グラフの 種 類 25

26 5.2.2 円 グラフの 編 集 (デザインタブの 利 用 ) 作 成 直 後 の 状 態 では グラフの 見 栄 えがあまりよくありません そこで グラフを 初 めて 見 た 人 でも 内 容 が 読 み 取 れるようなグラフにするために 編 集 します 今 回 は グラフを 選 択 時 に 表 示 される [グラフツール] の [デザイン] タブから 操 作 します 1 グラフを 選 択 し [グラフツール] の [デザイン] タブを 開 きます 2 [クイックレイアウト] から [レイアウト 1] を 選 択 します ( 図 5-2) 図 5-2 クイックレイアウト 3 [ 色 の 変 更 ] から [ 色 3] を 選 択 します ( 図 5-3) 図 5-3 色 の 変 更 4 グラフスタイルから [スタイル 3](1 段 目 左 から 3 番 目 )を 選 択 します ( 図 5-4) 図 5-4 グラフスタイル 26

27 5 次 に グラフタイトルを 記 入 します グラフ 上 の [グラフタイトル] を 選 択 して 塾 生 の 男 女 比 率 と 書 き 換 えます 文 字 入 力 用 にカーソルが 点 滅 している 状 態 で 入 力 します ( 図 5-5) 図 5-5 グラフタイトル 6 最 後 に グラフ 右 にある 凡 例 ( 男 性 女 性 とある 要 素 )を 削 除 します 凡 例 をクリックし キーボードの Delete キーを 押 します グラフサイズはグラフの 構 成 要 素 に 合 わせて 自 動 調 整 されます ( 図 5-6) 図 5-6 円 グラフの 完 成 イメージ 27

28 棒 グラフ 次 に 塾 生 の 出 席 数 を 比 較 するグラフを 作 成 しましょう 利 用 すべきグラフは 棒 グラフです グラフに 必 要 なデータは 氏 名 とそれぞれの 出 席 数 を 表 すデータです 今 回 は 選 択 範 囲 が 離 れ ていますので 注 意 しましょう 棒 グラフの 作 成 1 セル [B4] から [B14] をドラッグで 選 択 します 続 いて キーボードの Ctrl キーを 押 しながら セル [K4] から [K14] をドラッグで 選 択 し ます 離 れた 2 つの 範 囲 が 選 択 されます [ 挿 入 ]タブから [ 縦 棒 グラフの 挿 入 ] をクリックし [3-D 縦 棒 ] の [3-D 集 合 縦 棒 ] を 選 択 しま す ( 図 5-7) 図 5-7 縦 棒 グラフの 種 類 2 縦 棒 グラフが 作 成 されます 3 円 グラフの 隣 に 移 動 拡 大 縮 小 しておきます 28

29 5.3.2 縦 棒 グラフの 編 集 ( 書 式 タブの 利 用 ) 縦 棒 グラフを 分 かりやすく 編 集 します 今 回 は グラフを 選 択 時 に 表 示 される グラフツール の 書 式 タブで 大 沢 由 紀 さんと 沼 田 今 日 子 さんのグラフのみ 強 調 します 1 グラフを 選 択 し [グラフツール]から [ 書 式 ] タブを 開 きます 2 グラフの 大 沢 さんの 出 席 数 を 表 す 棒 の 部 分 をクリックします すべての 棒 が 選 択 されます さらに もう 一 度 クリックします 今 度 はクリックした 個 所 の 棒 のみが 選 択 されます 3 [ 書 式 ] タブの [ 図 形 のスタイル] から [ 塗 りつぶし - ゴールド アクセント 4](2 段 目 左 から 5 番 目 )を 選 択 します 大 沢 さんの 棒 グラフの 書 式 が 変 更 されました ( 図 5-8) 図 5-8 グラフの 書 式 変 更 4 同 様 に 沼 田 さんの 棒 グラフについても 書 式 を 変 更 します 書 式 タブを 利 用 するとグラフエリアやプロットエリアなど 選 択 した 範 囲 の 塗 りつぶしや 枠 線 の 設 定 なども 行 うことができます 29

30 5 次 に グラフタイトルを 出 席 数 の 比 較 に 編 集 し タイトルを 選 択 します 6 [ 書 式 ] タブの [ワードアートのスタイル] から [ 塗 りつぶし - 黒 文 字 1 影 ] ( 一 番 左 上 ) を 選 択 します 文 字 にワードアートが 設 定 されます さらに [ホーム]タブに 切 り 替 え [フォントサイズ]を 18 に 変 更 します ( 図 5-9) 図 5-9 ワードアート 図 5-10 縦 棒 グラフの 完 成 イメージ 30

31 折 れ 線 グラフ 塾 生 の 偏 差 値 の 推 移 を 表 すグラフを 作 成 しましょう 利 用 すべきグラフは 折 れ 線 グラフです グラフに 必 要 なデータは 氏 名 と 第 1 回 から 第 5 回 までの 偏 差 値 を 表 すデータです 今 回 も 選 択 範 囲 が 離 れていますので 注 意 しましょう 折 れ 線 グラフの 作 成 1 セル [B4] から [B14] までをドラッグで 選 択 します 続 いて Ctrl キーを 押 しながら セル [D4] から [H14] を 選 択 します 2 [ 挿 入 ]タブから [ 折 れ 線 グラフの 挿 入 ] をクリックし [2-D 折 れ 線 ] の [マーカー 付 き 折 れ 線 ] を 選 択 します ( 図 5-11) 図 5-11 折 れ 線 グラフの 種 類 3 折 れ 線 グラフが 作 成 されます 4 円 グラフ 棒 グラフの 下 に 移 動 拡 大 縮 小 します グラフタイトルを 偏 差 値 の 推 移 に 編 集 し フォントサイズを 18 にしておきます 31

32 5.4.2 折 れ 線 グラフの 編 集 ( 作 業 ウインドウ 他 の 利 用 ) 作 成 した 折 れ 線 グラフを 編 集 します 現 在 のグラフは 横 軸 に 氏 名 が 取 られ データ 系 列 ( 折 れ 線 )が 回 数 ごとに 5 本 引 かれています 今 回 は 塾 生 ごとの 各 回 の 推 移 を 見 たいので 横 軸 に 回 数 を 取 り データ 系 列 ( 折 れ 線 )が 塾 生 ごとに 引 かれるように 修 正 します また 縦 軸 の 範 囲 を 現 在 の 0 から 80 を 40 から 75 に 変 更 して 目 盛 り 線 が 5 ずつになるように 修 正 します 1 グラフを 選 択 し [グラフツール] の [デザイン] タブを 開 きます 2 [ 行 / 列 の 切 り 替 え]をクリックします 軸 が 切 り 替 わり 横 軸 が 回 数 に 修 正 されました ( 図 5-12) 図 5-12 行 / 列 の 切 り 替 え 3 縦 軸 をダブルクリックします 4 画 面 右 に [ 軸 の 書 式 設 定 ] 作 業 ウィンドウが 表 示 されます [ 軸 のオプション] から [ 境 界 値 ] 欄 の [ 最 小 値 ] を 40 [ 最 大 値 ]を 75 [ 目 盛 間 隔 ] 欄 の [ 目 盛 ] を 5 にします ( 図 5-13) 図 5-13 軸 の 書 式 設 定 作 業 ウィンドウ 32

33 次 に 凡 例 の 位 置 を 変 更 します 1 グラフ 上 の 凡 例 をクリックします 2 [ 軸 の 書 式 設 定 ] 作 業 ウィンドウが [ 凡 例 の 書 式 設 定 ] 作 業 ウィンドウに 変 わります ( 図 5-12) 3 [ 凡 例 のオプション] の [ 凡 例 の 位 置 ] 欄 を 右 にします 4 凡 例 の 場 所 が 変 更 されます 5 [ 凡 例 の 書 式 設 定 ] 作 業 ウィンドウは 右 上 の ボタンで 閉 じておきます ( 図 5-14) 図 5-14 凡 例 の 書 式 設 定 作 業 ウィンドウ 図 5-15 折 れ 線 グラフの 完 成 イメージ Excel2013 には 選 択 した 範 囲 を 自 動 的 に 解 析 し 適 したグラフを 提 案 する おすすめグラフ 機 能 が 追 加 されました そこで おすすめグラフを 利 用 してグラフを 作 成 してみましょう 33

34 6 データベースの 操 作 ( 並 べ 替 えとフィルター) Excel は 表 を 簡 易 データベースとして 操 作 することができます ここではその 機 能 を 学 習 します ここで 簡 易 データベースとは 列 に 項 目 (データの 内 容 )を 揃 え 行 単 位 で 扱 うことができる 整 った 表 を 差 します 今 回 の 明 治 ゼミナールの 大 きな 表 もデータベースとして 操 作 することが 可 能 になっています きれいに 整 理 されていない 表 では 次 の 操 作 が 不 可 能 な 場 合 があります 並 べ 替 え(ソート) 項 目 ( 列 )の 大 小 やアルファベット 順 五 十 音 順 を 元 に 並 べ 替 えを 行 います 複 数 項 目 での 並 べ 替 え 今 回 は 提 出 数 の 降 順 に 並 べ 替 えをし 提 出 数 が 同 じ 場 合 は 出 席 数 が 多 い 順 になるようにさら に 並 べ 替 えます 1 対 象 となる 表 となるセル [A4] から [P14] を 選 択 します 2 [データ] タブの [ 並 べ 替 え] をクリックします ( 図 6-1) 図 6-1 並 べ 替 え 3 [ 並 べ 替 え] ダイアログボックスが 表 示 されます 4 [ 最 優 先 されるキー] の 横 にあるボタンを 押 して プルダウンリストから 提 出 数 を 選 択 し 順 序 の [ 降 順 ] を 選 択 します 5 [レベルの 追 加 ] をクリックします 出 席 数 を 選 択 し 順 序 の [ 降 順 ] を 選 択 します 6 [OK] をクリックします ( 図 6-2) 図 6-2 並 べ 替 え 設 定 34

35 7 データの 並 べ 替 えが 実 行 されます ( 図 6-3) 並 べ 替 えに 合 わせて 同 じ 表 を 参 照 しているグラフの 内 容 も 変 更 されます 図 6-3 並 べ 替 え 結 果 1 項 目 での 並 べ 替 え( 偏 差 値 の 平 均 が 高 い 順 など)をする 場 合 は 並 べ 替 えの 基 準 となる 列 上 の 任 意 のセルをアクティブにし [データ] タブの [ 昇 順 ] または [ 降 順 ] をクリックするだけで 並 べ 替 えを 実 行 できます ただし 表 に 隣 接 するセルにデータが 入 力 されていると 上 手 くいかない 場 合 があります その 場 合 は 上 記 のように 範 囲 選 択 をして 並 べ 替 えをしましょう 35

36 フィルター( 抽 出 ) 項 目 ( 列 )の 内 容 や 条 件 ( に 等 しい 以 上 など)を 元 にフィルター( 抽 出 )を 行 います 条 件 選 択 によるフィルター フィルターを 用 いて 性 別 が 女 性 のデータのみを 表 示 しましょう 1 対 象 となる 表 上 のセルをアクティブにします 今 回 はセル [A4] から [P14] のいずれかのセル を 選 択 します 2 [データ] タブの [フィルター] をクリックします ( 図 6-4) 図 6-4 フィルター 3 表 の 各 項 目 名 の 右 に のボタンが 表 示 されます 4 性 別 の 右 にある ボタンをクリックします 表 示 されたメニューの 下 部 にあるチェックボックスが 初 期 設 定 は 男 女 ともにチェッ クが 入 っているので 男 のチェックをはずし 女 だけを ON の 状 態 にします 5 [OK] をクリックします ( 図 6-5) 図 6-5 フィルター 設 定 36

37 6 データのフィルターが 実 行 され 女 性 のデータだけが 表 示 されます フィルターに 合 わせて 同 じ 表 を 参 照 しているグラフの 内 容 も 変 更 されます ( 図 6-6) 図 6-6 フィルター 結 果 7 確 認 が 終 わったら 一 度 フィルターを 解 除 します フィルター 機 能 は 有 効 のままで( が 残 ったままで)フィルター 条 件 を 削 除 するには [データ] タブの [クリア] を 選 択 します ( 図 6-7) 図 6-7 フィルターのクリア 37

38 6.2.2 数 値 フィルター 今 度 は 伸 びがマイナスの 塾 生 のみ 表 示 します 項 目 内 の 数 字 を 元 にフィルターを 行 うには 数 値 フィルターを 利 用 します 今 回 はマイナスですから 0 より 小 さいという 条 件 を 設 定 します 1 伸 び の 右 にある ボタンをクリックし [ 数 値 フィルター] の [ 指 定 の 値 より 小 さい] を 選 択 します ( 図 6-8) 図 6-8 数 値 フィルター 2 表 示 された [オートフィルターオプション] ダイアログボックスで 入 力 欄 に 0 を 入 力 しま す 3 [OK] をクリックします ( 図 6-9) 図 6-9 フィルター 設 定 38

39 4 データのフィルターが 実 行 され 伸 びがマイナスのデータだけが 表 示 されます フィルターに 合 わせて 同 じ 表 を 参 照 しているグラフの 内 容 も 変 更 されます ( 図 6-10) 5 確 認 が 終 わったら フィルター 機 能 を 解 除 します データ タブの フィルター をクリックします ボタンを 含 めフィルターは 解 除 されます 図 6-10 フィルター 結 果 39

40 7 印 刷 作 成 した 表 とグラフを 印 刷 してみましょう Excel は Word などと 異 なり あまり 印 刷 を 意 識 せずデータを 作 成 し 印 刷 する 際 に [ページレイ アウト] タブで 印 刷 用 の 設 定 を 行 うのが 一 般 的 です なお Excel には 印 刷 時 のイメージや 調 整 を 行 うための 表 示 方 法 (ビュー)が 用 意 されています ので こちらも 活 用 していきます ページ 設 定 用 紙 の 設 定 Excel のページ 設 定 は [ページレイアウト] タブから 行 います 今 回 は 用 紙 サイズを A4 印 刷 の 向 きを 横 にしてみましょう 1 [ページレイアウト] タブの [サイズ] から [A4] を 選 択 します 2 続 いて [ 印 刷 の 向 き] [ 横 ] を 選 択 します ( 図 7-1) 図 7-1 ページレイアウト 3 [ 表 示 ] タブの [ページレイアウト] をクリックし 設 定 後 のイメージを 確 認 します 画 面 表 示 が 切 り 替 わり 印 刷 時 の 用 紙 の 境 界 や 向 きが 確 認 できる [ページレイアウト] 画 面 に 切 り 替 わります ( 図 7-2) 図 7-2 ページレイアウト 表 示 40

41 7.1.2 改 ページの 設 定 今 回 のように 改 ページの 位 置 が 悪 く 印 刷 した 際 に 分 かりにくい 場 合 は 改 ページの 位 置 を 手 動 で 調 整 します 1 [ 表 示 ] タブの [ 改 ページプレビュー] をクリックします 編 集 画 面 が 切 り 替 わり 青 の 破 線 で 改 ページ 位 置 を 示 す [ 改 ページプレビュー] 画 面 に 切 り 替 わります ( 図 7-3) 図 7-3 改 ページプレビュー 2 列 ( 縦 方 向 )の 破 線 上 にカーソルを 移 動 し マウスポインタが に 変 わったら 左 右 にドラッグして 区 切 り 位 置 を 変 更 します 今 回 は 講 義 数 (R 列 )まで 1 ページ 目 に 収 まるようにドラッグし ます ( 図 7-4) 3 同 様 に 行 ( 横 方 向 )の 破 線 を 19 行 目 と 20 行 目 の 間 に 移 動 し 2 ページ 目 にグラフがすべて 収 まるようにグラフの 位 置 を 調 整 して おきましょう ( 図 7-5) 図 7-4 改 ページ 設 定 41

42 図 7-5 改 ページ 設 定 後 4 改 ページの 設 定 が 終 わったら [ 表 示 ] タブの [ 標 準 ] をクリックし [ 標 準 ] 画 面 に 戻 っておき ます 42

43 印 刷 シートを 印 刷 します 以 下 の 手 順 で 印 刷 を 行 います 1 [ファイル]タブの 左 サブメニュー [ 印 刷 ] をクリックし 印 刷 プレビューと 設 定 を 確 認 します ( 図 7-6) 図 7-6 印 刷 2 確 認 が 終 わったら [プリンター] 欄 に 出 力 先 のプリンターが 正 しく 表 示 されているか 確 認 し [ 印 刷 ] をクリックします 3 画 面 は 通 常 の 編 集 画 面 に 戻 ります 印 刷 を 実 行 しないで 編 集 画 面 に 戻 りたい 時 は キーボードの Esc キーもしくは 画 面 左 上 の をクリックします 図 7-7 印 刷 時 のイメージ 43

44 8 終 了 終 了 最 後 に Excel を 終 了 させます 以 下 の 手 順 で 行 います 1 左 上 の Excel ボタンから [ 閉 じる] をクリックします ( 図 8-1) 図 8-1 閉 じる 2 ファイルに 保 存 していないと 保 存 を 促 すメッセージが 表 示 されますので [はい] を 押 し ます ( 図 8-2) 一 度 も [ 名 前 を 付 けて 保 存 ] をしていない 場 合 は 画 面 に 従 いファイル 名 を 付 けて 保 存 します 図 8-2 保 存 メッセージ 44

45 9 付 録 Excel の 便 利 な 機 能 を 紹 介 しましょう 操 作 の 取 り 消 し 左 上 の[クイックアクセスツールバー]の 元 に 戻 すボタンをクリックすると 直 前 に 行 った 作 業 をキ ャンセルできます ( 図 9-1) 図 9-1 操 作 の 取 り 消 し クイックアクセスツールバーは から 自 分 のよく 使 う 機 能 を 登 録 して 常 に 表 示 されている 状 態 にする 機 能 です 登 録 することで 効 率 的 な 編 集 作 業 が 行 えます ウィンドウ 枠 の 固 定 一 画 面 に 表 示 しきれないほどのデータの 多 い 表 だと スクロールしたときに 見 出 し 行 が 見 えなく なってしまいます そんな 時 見 出 し 行 を 固 定 することができます 1 固 定 する 行 の 1 つ 下 の 行 の 行 番 号 をクリックし 選 択 します 2 [ 表 示 ]タブから [ウィンドウ 枠 の 固 定 ] をクリックし 表 示 されたメニューから [ウィンドウ 枠 の 固 定 ] をクリックします ( 図 9-2) 3 ウィンドウ 枠 が 固 定 されます 図 9-2 ウィンドウ 枠 の 固 定 解 除 は [ウィンドウ 枠 の 固 定 ] メニューから [ウィンドウ 枠 固 定 の 解 除 ] を 選 択 します ウィンドウ 枠 を 固 定 するときは 選 択 したセルの 左 側 の 列 と 上 側 の 行 が 固 定 されるので 行 と 列 を 同 時 に 固 定 することもできます 45

46 ファイルの 入 出 力 Excel 形 式 以 外 のファイルを 開 く 場 合 データを 読 み 込 み(インポート)することで 開 くことが できます ファイルを 読 み 込 むには [ファイル] タブから 左 サブメニューの [ 開 く] をクリックし ファイ ルを 選 択 します 同 様 に [ファイル] タブから 左 サブメニューの [エクスポート] を 利 用 することで Excel ファイ ル 形 式 以 外 の 形 式 でファイル 出 力 することも 可 能 です ( 図 9-3) 図 9-3 ファイルのエクスポート 46