Microsoft Word - mn_temp2_p.doc

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1 テンプレートを 使 用 したデータの 作 成 方 法 ( 書 協 会 員 社 用 ) もくじ 1. 初 めてテンプレートを 使 う 場 合 書 籍 データを 作 成 する データベースセンターへ 送 る その 他 よくあるお 問 い 合 わせ

2 1. 初 めてテンプレートを 使 う 場 合 初 めてテンプレートを 使 用 する 時 の 注 意 点 です 一 通 りお 読 みください 圧 縮 ファイルの 内 容 ダウンロードした Shokyo2.lzh を 解 凍 すると Shokyo2.xls というファイルができます Shokyo2.xls は Excel による 入 力 用 テンプレートです このテンプレートで 作 成 した タブ 区 切 りのテキストデータをメールで 送 ってください 使 用 環 境 このテンプレートは Windows 環 境 で 標 準 セットアップされた Microsoft Excel のもとで 使 用 可 能 です ただし Windows3.1 では 使 用 できません また Excel95 それ 以 前 の Excel6.0 などのバージョンでは 使 えません なお Mac の 場 合 も 同 様 に 使 用 できません Mac 入 力 用 EXCEL シートをご 利 用 ください (Excel の 使 い 方 については 公 式 マニュアル 市 販 されている Excel の 関 連 書 籍 をお 読 みください ) Shokyo2.xls の 保 存 場 所 C ドライブに Shokyo というフォルダを 作 成 します そこに 解 凍 してできた Shokyo2.xls を 保 存 してください Shokyo2.xls の 保 存 場 所 は 任 意 で 変 更 できますが その 場 合 はテキストデータの 作 成 先 も 同 じフォルダ にすると 管 理 をしやすくなります テキストデータの 作 成 先 の 変 更 の 仕 方 についてはカスタマイズ 用 シート Custom Custom (4 ページ)をご 参 照 くだ さい マクロのセキュリティレベルの 確 認 と 設 定 このテンプレートはマクロを 使 っています お 使 いのコンピュータの 設 定 によってはマクロが 使 用 できないので 確 認 をして 下 さい Excel2007 をお 使 いの 方 は Excel2007 でマクロを 使 えるようにする 手 順 (6 ページ)をご 参 照 ください 2

3 Shokyo2.xls を 起 動 すると 次 の 画 像 A か 画 像 B どちらかのメッセージが 出 ます ( 画 像 は Excel2002 のものです エクセルのバージョンにより 多 少 メッセージが 異 なります) 画 像 A 画 像 B 画 像 A が 出 た 場 合 は マクロの 設 定 に 問 題 はありません マクロを 有 効 にする ボタンを 押 してカスタマイズ 用 シート Custom Custom (4 ページ)へ 進 んでください (ウイル スチェックをしているので 安 全 です) 画 像 B が 出 た 場 合 は マクロのセキュリティレベルが 高 いので 設 定 を 変 更 する 必 要 があります 以 下 の 作 業 を 行 ってください メッセージウィンドウの OK ボタンをクリックしてください ツール マクロ の セキュリティ を 選 択 してください ( 次 の 図 をご 参 照 ください) 3

4 セキュリティレベル の 中 をチェックし OK ボタンを 押 してください ( 次 の 図 をご 参 照 ください) いったん Shokyo2.xls を 閉 じてから 再 度 立 ち 上 げなおしてください このエクセルはマクロを 含 んでいます という 内 容 のメッセージが 出 れば OK です ウイルスチェックをしているので 安 全 ですので マクロを 有 効 にする ボタンを 押 して 次 へ 進 んでください カスタマイズ 用 シート Custom Custom テキストファイルの 作 成 先 を Custom シートで 設 定 できます 初 期 設 定 では C ドライブの Shokyo というフォルダにしてあります (セルには C:\Shokyo\ と 入 力 されて います) なお 保 存 先 のフォルダは 自 由 に 変 えられます C:\Shokyo\ を 書 き 換 えれば 変 更 できますが フォルダ 名 の 最 後 の \( 半 角 ) まで 必 要 です また その 名 前 のフォルダが 存 在 しない 場 合 は 正 常 に 動 作 しませんのでご 注 意 ください テキストファイルの 作 成 先 と Shokyo2.xls の 保 存 場 所 は 同 一 にしておいた 方 が 管 理 しやすいです また 固 有 のデータをこのシートで 設 定 しておくと その 都 度 入 力 する 必 要 がなくなります ( 次 の 図 をご 参 照 ください) 4

5 ISBN 出 版 社 発 売 社 取 引 コード の 各 項 目 に 出 版 社 ( 者 ) 独 自 のものを 入 力 してください ISBN 出 版 社 発 売 社 取 引 コー ド ISBN の 出 版 者 番 号 の 後 のハイフンまでを 入 力 してください 出 版 社 名 を 入 力 してください 法 人 格 ( 株 式 会 社 社 団 法 人 など) 分 は 省 略 してください 出 版 社 と 発 売 社 が 異 なる 場 合 にのみ 発 売 社 名 を 入 力 してください 法 人 格 ( 株 式 会 社 社 団 法 人 など)は 省 略 してください 取 引 コードを 入 力 してください または 書 協 が 便 宜 的 に 発 行 した 書 協 コードを 入 力 してくださ い 以 上 が 初 めてテンプレートを 使 う 場 合 の 注 意 点 です 続 いて 書 籍 データの 作 成 について 説 明 します Data シートをクリックし 2. 書 籍 データを 作 成 する(9 ペー ジ)へ 進 んでください Custom シートには 設 定 しておくと 便 利 な 項 目 が 他 にもあります それについては 4.その その 他 (17 ペー ジ)で 説 明 します 5

6 Excel2007 でマクロを 使 えるようにする 手 順 Excel2007 では マクロを 有 効 にする 方 法 がこれまでのバージョンと 異 なります マクロを 有 効 にする 手 順 を 以 下 に 説 明 します Shokyo2.xls を 起 動 すると 次 のメッセージが 出 ます セキュリティの 警 告 一 部 のアクティブコンテンツが 無 効 にされました 警 告 文 が 出 ない 場 合 はマクロが 使 えますので カスタマイズ 用 シート Custom Custom (4 ページ)へ 進 んでくださ い 警 告 文 が 出 た 場 合 は マクロを 有 効 にするために 以 下 の 作 業 を 行 ってください 毎 回 起 動 時 に マクロを 有 効 にする 警 告 メッセージの 右 横 の オプション ボタンをクリックしてください 次 のウィンドウが 表 示 されます このコンテンツを 有 効 にする をチェックし OK ボタンをクリックしてください マクロが 使 えるようになりましたので カスタマイズ 用 シート Custom Custom (4 ページ)へ 進 んでください この 方 法 の 場 合 は Shokyo2.xls を 起 動 する 度 に 警 告 文 が 出 るため 毎 回 設 定 が 必 要 です 下 記 の 方 法 で 設 定 を 行 うと 以 降 は 警 告 文 が 出 ません 6

7 Shokyo2.xls の 保 存 フォルダを 信 頼 できる 場 所 にする Excel 左 上 の Office ボタンをクリックし Excel のオプション を 選 択 します 左 側 の セキュリティセンター を 選 択 し セキュリティセンターの 設 定 ボタンをクリックします 左 側 の 信 頼 できる 場 所 を 選 択 し 新 しい 場 所 の 追 加 ボタンをクリックします 7

8 c:\shokyo を 追 加 します Shokyo2.xls の 保 存 場 所 を c:\shokyo 以 外 にした 場 合 は それに 合 わせて 下 さい Excel を 再 起 動 するとマクロが 使 えます カスタマイズ 用 シート Custom Custom (4 ページ)へ 進 んでください 8

9 2. 書 籍 データを 作 成 する 書 籍 データの 入 力 と テキストデータとして 保 存 するまでを 説 明 します このテンプレートは ISBN コード 13 桁 に 対 応 しております 10 桁 13 桁 どちらも 入 力 できますので 実 際 に 書 籍 に 付 いている ISBN コードを 入 力 してください 入 力 用 シート Data Data Data シートでの 書 籍 データ 作 成 の 流 れについて 説 明 します Shokyo2.xls を 立 ち 上 げ マクロを 有 効 にする ボタンをクリックすると 次 の 画 面 が 出 てきます この 画 面 は 入 力 用 の Data シートです Data シートの 3 行 目 のセルをダブルクリックすると 書 籍 データの 入 力 画 面 が 立 ち 上 がります 3 行 目 であれば 列 はどこでも 構 いません 書 籍 データの 入 力 画 面 です Custom シートで 設 定 した 固 定 データが 既 に 入 力 されています Custom シートの 設 定 についてはカスタマイズ 用 シート Custom Custom (4 ページ)を 参 考 にして 下 さい 9

10 入 力 画 面 の 1 番 目 の 項 目 データ 区 分 をプルダウンから 選 択 します データ 区 分 の 選 択 によって 以 降 の 入 力 項 目 が 変 わります 例 えば 次 画 像 は 3: 価 格 改 定 選 択 した 場 合 ですが ISBN 本 体 価 格 価 格 改 定 日 付 の 3 項 目 のみ 入 力 できます 必 要 な 項 目 を 入 力 し 終 えたら 内 容 を 確 認 してから 入 力 ボタンをクリックして 下 さい 入 力 画 面 から Excel の 表 に 戻 ります 画 像 のように 入 力 画 面 で 入 力 した 内 容 が 3 行 目 に 入 り カーソルは 次 の 行 に 移 っています 他 にも 書 籍 情 報 があれば 入 力 済 みの 行 の 直 下 の 行 をダブルクリックして 更 に 入 力 作 業 を 行 ってください 10

11 また 入 力 済 みの 行 をダブルクリックすると その 行 の 内 容 が 入 力 画 面 に 表 示 され 修 正 を 行 うことができ ます 入 力 ボタンではなく キャンセル ボタンを 押 すと 入 力 途 中 のデータを 破 棄 して Excel の 表 に 戻 ります この 場 合 入 力 した 内 容 は 反 映 されませんが カーソルは 次 の 行 に 移 ります 全 ての 情 報 を 入 力 し 終 えたら Data シート 左 上 にある 黄 色 の (S) 保 存 ボタンをクリックしてください エクセル 上 からデータは 消 えてしまいますが Custom シートで 設 定 したフォルダ 内 にテキストデータが 作 成 されると 同 時 に Save シートにデータが 移 動 します Custom シートの 設 定 についてはカスタマイズ 用 シート Custom Custom (4 ページ)を 参 考 にして 下 さい 作 成 されるテキストデータはタブ 区 切 りです ファイル 名 は 自 動 で 以 下 のように 割 り 当 てられます 取 引 コード_yymmddhhmm( 年 月 日 時 分 ).TXT ( 例 :0000A_ TXT) このファイルをデータベースセンターへお 送 りください 書 誌 情 報 の 入 力 画 面 書 名 書 名 ヨミ 本 体 価 格 出 版 社 取 引 コードは 必 須 項 目 です 未 入 力 の 場 合 エラーとなります また ISBN のチェックデジットが 誤 りの 場 合 もエラーになります エラー 個 所 は 次 画 像 のように 項 目 が 赤 くなります 11

12 他 の 項 目 は 未 入 力 でもエラーにはなりませんが その 他 の 項 目 もできるだけ 入 力 してください 特 に 分 類 コード 出 版 年 月 判 型 ページ 数 が 入 力 されていない 事 が 多 いのでお 気 をつけ 下 さい ISBN はハイフン 付 きで 入 力 してください 10 桁 13 桁 どちらも 入 力 できますので 実 際 に 書 籍 についてい る ISBN を 入 力 してください また 入 力 の 際 の 注 意 点 について 以 下 に 書 きます 項 目 の 移 動 は Tab キーまたはマウスで 行 います 前 の 項 目 には Shift + Tab で 戻 ります Enter キーは 入 力 ボタンをクリックした 場 合 と 同 じ 動 作 をします また Esc キーは キャンセル ボタンをクリックした 場 合 と 同 じ 動 作 をします ISBN のチェックデジットのチェックを 実 装 しています チェックデジットに 誤 りがある 場 合 は ISBN コードを 確 認 してください というメッセージと 共 に 正 し い ISBN が 表 示 されます 以 下 は 桁 数 の 制 限 がついています 半 角 で 入 力 してください ISBN:ハイフン 込 みで 13 桁 または 17 桁 C コード:4 桁 ( 例 :0093,8098,3033) 出 版 年 月 :6 桁 ( 例 :200610,200710) 書 店 発 売 日 :8 桁 ( 例 : , ) また 他 の 項 目 の 入 力 規 定 については 電 子 媒 体 による 入 稿 マニュアルの 原 稿 作 成 要 領 を 参 考 にして 下 さい 叢 書 名 など いくつかの 項 目 にはコンボボックスが 用 意 されています コンボボックスとは 直 接 入 力 の 他 にプルダウンのリストから 選 択 もできる 入 力 フィールドです 良 く 使 う 叢 書 名 などをリストから 選 択 できるように 設 定 しておくと 便 利 です 設 定 方 法 については 4. 4.その 他 (17 ページ)で 説 明 します 12

13 画 面 入 力 例 データ 区 分 ごとの 画 面 入 力 例 です 入 力 の 参 考 にして 下 さい 1: 刊 行 予 定 書 店 発 売 日 前 の 書 籍 の 基 礎 的 な 情 報 2: 長 期 品 切 ( 絶 版 品 切 れ 重 版 未 定 情 報 ) 既 刊 書 籍 のいわゆる 絶 版 と 品 切 れ 重 版 未 定 の 情 報 13

14 3: 本 体 価 格 改 定 既 刊 書 籍 で 本 体 価 格 を 改 定 したときの 価 格 情 報 4: 既 刊 すでに 刊 行 されていてデータベースに 未 登 録 の 書 籍 の 基 礎 的 な 情 報 14

15 5:これ 本 これから 出 る 本 掲 載 のための 書 誌 情 報 15

16 3.データベースセンターへ 送 る 作 成 したテキストデータをデータベースセンターへ 送 ります メールでデータ 送 信 作 成 したテキストデータ 取 引 コード_yymmddhhmm.TXT をメールに 添 付 して まで 送 ってく ださい メール 環 境 が 無 い 場 合 はフロッピーでお 送 りください 次 画 像 はメールの 例 です フロッピーでデータ 送 信 フロッピーディスクの 場 合 は DOS フォーマットの 3.5 インチフロッピーディスクに テキストデータを 保 存 して 下 記 まで 郵 送 してください 郵 便 番 号 東 京 都 新 宿 区 袋 町 6 番 地 日 本 書 籍 出 版 協 会 データベースセンター 注 意! 当 センターでは いただいたデータの 確 認 作 業 を 行 ない データベースに 登 録 いたします そのため すぐに Books.or.jp に 掲 載 されない 場 合 もあります また データに 問 題 がある 場 合 は 一 度 データをお 戻 しして 修 正 いただだいたうえで 再 送 していただきます これ 本 データで 締 め 切 りが 過 ぎていたり 未 入 力 の 掲 載 情 報 がある 場 合 は 確 認 のご 連 絡 をいたします 16

17 4.その 他 その 他 知 っておくと 便 利 な 機 能 について 紹 介 します 累 積 リスト 用 シート Save Save 出 版 社 が 自 社 のデータをいろいろな 形 で 活 用 できるように Save というシートを 用 意 しました Data シートに 書 き 込 まれたデータは (S) 保 存 ボタンをクリックした 時 点 で 指 定 したフォルダにタブ 区 切 りのテキストファイルとして 書 き 込 まれると 同 時 に Save シートに 追 加 されま す この 累 積 された 書 誌 データを Excel を 使 って 活 用 できます またテキストデータに 落 として 別 のソフト たとえばデータベースソフトや DTP ソフトに 取 り 込 むことにより 多 様 な 活 用 が 考 えられます Custom Custom シート 拡 張 設 定 叢 書 名 など いくつかの 項 目 にはコンボボックスが 用 意 されています コンボボックスとは 直 接 入 力 の 他 にプルダウンのリストから 選 択 もできる 入 力 フィールドです 良 く 使 う 叢 書 名 などをリストから 選 択 する 事 ができ その 都 度 打 ち 込 む 必 要 がありません コンボボックスのリストは Custom シートで 設 定 します 例 えば 著 作 の 種 類 に 写 真 を 追 加 したいとしま す 17

18 Custom シートの 著 作 の 種 類 は このようになって います 23 行 目 の 内 容 と 書 き 込 み 内 容 に 写 真 と 入 力 す れば 写 真 が 追 加 されます 著 作 の 種 類 は 14 行 目 ~25 行 目 までの 12 種 類 分 を 設 定 できるようになっています ( 左 図 の 赤 く 囲 んでいる 部 分 で 14 行 目 ~25 行 目 を 設 定 しています) 18

19 著 作 の 種 類 を 12 種 類 以 上 を 設 定 したい 場 合 は 終 了 行 を 25 から 26 に 修 正 すれば 設 定 範 囲 は 26 行 目 まで 拡 がります ただし 他 の 項 目 の 開 始 行 終 了 行 もずれるので それぞれ 変 更 してください ( 左 図 では 1 行 ずつ 行 数 を 増 やしました) 著 作 の 種 類 の 他 に 判 型 これ 本 掲 載 時 期 叢 書 名 を 設 定 できます ご 利 用 ください ( 分 類 データ 区 分 副 書 名 区 分 シリーズ 名 区 分 長 期 品 切 ステータス の 内 容 書 き 込 み 内 容 は 変 更 しないで 下 さい) 19

20 5.よくあるお 問 い 合 わせ お 問 い 合 わせの 多 い 質 問 を 掲 載 しました Shokyo2.xls を 起 動 すると マクロにはウイルスが 含 まれている 可 能 性 がある と 警 告 が 出 ます Shokyo2.xls はマクロを 使 用 しているので 起 動 時 に 警 告 文 が 出 ますが ウイルスチェックをしているので 安 全 です マクロを 有 効 にする ボタンを 押 して 下 さい Shokyo2.xls を 起 動 すると マクロが 利 用 できない とメッセージが 出 ます マクロのセキュリティレベルが 高 いので 設 定 を 変 更 する 必 要 があります マクロを 有 効 にしないと テンプレート 機 能 が 使 えません 初 めてテンプレートを 使 う 場 合 (2 ページ)をご 参 考 に セキュリティレベルを 変 更 してください 13 桁 の ISBN を 入 力 できません お 使 いのテンプレートが ISBN13 桁 に 対 応 していないようです 日 本 書 籍 出 版 協 会 のホームページから 最 新 のテンプレートをダウンロードしてください ISBN 入 力 時 にエラーが 出 ます ISBN は 半 角 英 数 字 ハイフン 付 きで 入 力 してください また チェックデジットに 誤 りがあると エラーメッセージと 共 に 正 しい ISBN が 表 示 されます 保 存 ボタンを 押 すと 保 存 するデータがありません とメッセージが 出 ます 書 籍 データは 3 行 目 から 入 力 されているでしょうか? 3 行 目 が 空 白 だとこのメッセージが 出 ます 空 いてる 行 を 詰 めてください また データ 区 分 が 空 白 だと 他 の 項 目 が 入 力 されていてもデータが 無 いとみなされます データ 区 分 は 必 ず 入 力 してください 保 存 ボタンを 押 すとエラーメッセージが 出 ます C ドライブに Shokyo フォルダが 作 成 されているか 確 認 してください Shokyo フォルダ 作 成 については 1. 初 めてテンプレートを 使 う 場 合 (2 ページ)を 参 考 にして 下 さい また Custom シートでテキストの 保 存 先 を 変 更 している 場 合 は 保 存 先 のフォルダが 存 在 しているかを 確 認 してください Custom シートについてはカスタマイズ 用 シート Custom Custom (4 ページ)を 参 考 にして 下 さい 20