名 刺 データ 登 録 最 初 の 名 刺 の 登 録 の 際 には ボタンを 押 します 名 刺 登 録 画 面 が 開 きますので ボタンを 押 すと 新 規 の 登 録 画 面 が 現 れます 各 項 目 に 名 刺 データを 入 力 していきます グループは 事 前 に 登 録 したてあるも

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1 名 刺 業 務 管 理 システム 使 用 マニュアル はじめに 名 刺 管 理 用 のソフトウェアは 様 々な 種 類 のものが 販 売 されております しかしながら 操 作 が 難 しかったり 検 索 が 複 雑 であったり 入 力 が 面 倒 であったりすることが 少 なくなく なかなか 痒 いところに 手 が 届 かない 状 態 で 悩 まれている 方 が 多 いと 言 われています このソフトウェアは メディカソフトウェアを 運 営 している 弊 社 が 自 社 業 務 用 に 開 発 運 用 していたものです 使 いやすさと 利 便 性 を 追 求 して 開 発 し 自 社 利 用 していたのですが この 名 刺 ソフトウェアをご 覧 いただいたお 客 様 から うちの 会 社 でも 使 いたい! 商 品 化 はいつなのか? というお 声 を 多 数 いただきまして この 度 商 品 化 をいたしました 名 刺 業 務 管 理 システム は その 名 のとおり 名 刺 を 管 理 すると 同 時 に 業 務 管 理 にも 利 用 が 可 能 なソフトウェアです 名 刺 入 力 に 関 しましては 簡 便 さを 追 求 しており 一 度 入 力 を 行 った 会 社 データは 転 用 することが 可 能 です また 名 刺 入 力 機 能 だけでなく 日 々の 訪 問 電 話 などの 業 務 内 容 を 入 力 することができ 名 刺 管 理 をきちんと 行 えば 自 動 的 に 日 報 も 作 成 することができるのが 特 徴 です しかも 名 刺 検 索 は 会 社 名 の 一 部 氏 名 の 一 部 からでもOK! いつ どこで 誰 と 何 をしたのかが すべて 記 録 されますので 電 話 を 受 けた 際 や 訪 問 をする 前 に 確 認 することで コミュニケーション 能 力 を 高 めたり 業 務 ミスの 予 防 につなげたりすることが 可 能 です 今 までになかった 名 刺 管 理 と 業 務 管 理 を 同 時 に 行 えるソフトウェア 皆 様 の 会 社 業 務 にも お 役 に 立 てることを 願 っております メインメニュー ソフトを 起 動 すると 下 記 のメインメニューが 現 れます 1

2 名 刺 データ 登 録 最 初 の 名 刺 の 登 録 の 際 には ボタンを 押 します 名 刺 登 録 画 面 が 開 きますので ボタンを 押 すと 新 規 の 登 録 画 面 が 現 れます 各 項 目 に 名 刺 データを 入 力 していきます グループは 事 前 に 登 録 したてあるものから 選 択 できます 日 付 の 入 力 は 3/1 または 2008/3/1 という 形 式 での 入 力 を 行 ってください (1 月 に12 月 の 入 力 をする 際 には 年 を 注 意 してください ) 役 職 1には 主 となる 役 職 を 役 職 2には その 他 の 役 職 や 資 格 などを 記 載 してください 電 話 番 号 は 2 種 類 登 録 できますので 代 表 電 話 と 直 通 電 話 内 線 電 話 などに 使 い 分 けてお 使 いください HP 欄 は ホームページのアドレスを 入 力 すると 直 リンクとなりますので 登 録 後 はクリックでサイトに 繋 がります 登 録 削 除 は 担 当 交 代 退 職 などで 名 刺 効 力 がなくなった 際 にチェックを 行 ってください 検 索 することは 可 能 ですが Excel 出 力 の 際 に 省 かれることとなります 訪 問 電 話 履 歴 には 日 々 訪 問 したり 電 話 をしたり その 他 接 触 事 項 があった 際 に 入 力 を 行 ってください この 項 目 を 入 力 することで いつ 誰 と 何 をしたのかを 記 録 することができ また 業 務 日 報 の 作 成 にもなります 枠 のサイズを 気 にする 必 要 はありませんので 改 行 して 日 々の 記 録 を 入 力 してください すべての 画 面 において ボタンは 画 面 の 終 了 ボタン ソフトウェアの 終 了 ボタンとなります 2

3 会 社 名 から 名 刺 検 索 一 度 入 力 された 会 社 名 は 自 動 的 にデータベース 化 されます 会 社 名 を 選 択 し ボタンを 押 すと 会 社 名 で 抽 出 された 名 刺 データが 表 示 されます 会 社 名 の 一 部 を 直 接 入 力 しても 検 索 することが 可 能 です 氏 名 から 名 刺 検 索 氏 名 の 一 部 を 直 接 入 力 して 検 索 することが 可 能 です ボタンを 押 すと 各 項 目 に 名 刺 データを 入 力 していきます 氏 名 の 一 部 で 抽 出 された 名 刺 データが 表 示 されます このように 抽 出 された 画 面 が 表 示 されます ボタンを 利 用 して 必 要 な 名 刺 データを 選 択 してください 情 報 の 入 力 は 新 規 の 場 合 と 同 様 に 行 ってください 3

4 名 刺 データ 印 刷 ボタンを 押 すと 名 刺 データのレポート 画 面 が 現 れます 画 面 左 上 の ファイル 印 刷 を 選 択 して レポートの 印 刷 を 行 ってください 画 面 右 上 の 下 側 の を 押 すことに より レポート 画 面 を 閉 じてください 複 製 新 規 作 成 会 社 名 や 住 所 電 話 番 号 などを 何 回 も 入 力 するのは 大 変 です そこで 一 度 入 力 した 会 社 情 報 は 再 入 力 せずに 活 用 することが 可 能 となっております 同 じ 会 社 の 他 の 人 の 名 刺 を 選 択 し ボタンを 押 します 会 社 名 郵 便 番 号 住 所 電 話 番 号 FAX 番 号 HPアドレスが 自 動 的 に 複 製 されます あとは 氏 名 携 帯 番 号 メールアドレスなどを 入 力 すればOKです 名 刺 データの 削 除 担 当 交 代 や 転 勤 などの 際 には 名 刺 データ 自 体 を 削 除 したい 場 合 には のチェックを 行 いますが ボタンを 押 してください データ 削 除 の 確 認 画 面 が 現 れます はい ボタンを 押 すと データが 削 除 されます 4

5 訪 問 電 話 履 歴 レポート 表 示 メインメニューにある 抽 出 機 関 には 本 日 から 遡 り 1 週 間 の 期 間 が 表 示 されています 履 歴 リスト 表 示 ボタンを 押 すと 指 定 期 間 中 の 訪 問 電 話 履 歴 レポートが 表 示 されます 抽 出 期 間 は 自 由 に 設 定 できます 日 付 の 入 力 は 3/1または 2008/3/1 という 形 式 での 入 力 を 行 ってください 抽 出 期 間 の 訪 問 電 話 履 歴 が 日 付 降 順 にて 表 示 されます レポートの 印 刷 を 行 う 際 は 名 刺 データ 印 刷 と 同 じ 方 法 で 印 刷 を 行 ってください ボタンを 押 すと 本 日 だけの 期 間 抽 出 ボタンを 押 すと 昨 日 だけの 期 間 抽 出 が 可 能 です 日 々 名 刺 管 理 を 行 っていると 自 動 的 に 業 務 日 報 の 作 成 が 可 能 となっております 効 率 的 な 業 務 の 推 進 にお 役 立 てください グループ 登 録 名 刺 管 理 において グループ 分 けを 行 うことが 可 能 となっています グループ 管 理 を 行 うと 名 刺 データをExcel 抽 出 する 際 に 特 定 のグループのみ 抽 出 することが 可 能 となります グループ 登 録 ボタンを 押 すと グループ 管 理 画 面 が 現 れます 新 規 入 力 ボタンを 押 して 新 規 グループの 登 録 を 行 います 表 示 順 は 名 刺 データ 登 録 の 際 の グループ 項 目 の 表 示 順 となります 分 類 しやすいグループ 名 をつけてください グループ 名 を 削 除 する 際 には ボタンを 押 してください 5

6 Excelデータ 抽 出 ( 全 データ) 名 刺 データは 年 賀 状 ソフトウェアをはじめ 各 種 ソフトウェアでの 活 用 が 可 能 です ボタンを 押 すと の 状 態 でない すべての 名 刺 データを Excelファイルに 抽 出 することができます 上 記 のように Excelが 起 動 され データファイルが 自 動 生 成 されます データファイルは マイドキュメントの 中 に 全 抽 出 リスト というファイル 名 で 保 存 されています すでにファイルが 存 在 する 場 合 には 上 書 きの 確 認 表 示 が 出 ますので はい ボタンを 押 してください Excelデータ 抽 出 (グループ 別 ) グループ 設 定 を 行 っていると グループ 別 に 名 刺 データを Excel 抽 出 することが 可 能 です グループを 選 択 した 後 ボタンを 押 すと の 状 態 でない すべての 名 刺 データを Excelファイルに 抽 出 することができます データファイルは マイドキュメントの 中 に グループ 別 抽 出 リスト というファイル 名 で 保 存 されています Excelデータ CSV 形 式 Excelファイルのままでも 他 のソフトウェアにデータを 移 行 することができるものもありますが CSVファイル 形 式 にすることで 年 賀 状 ソフトや ラベルソフトなど ほぼ すべてのソフトウェアにデータを 移 行 することが 可 能 となります Excelファイルの 左 上 の ファイル 名 前 をつけて 保 存 を 選 択 します ファイル 形 式 を CSV(カンマ 区 切 り)にして 保 存 を 行 うと CSV 形 式 のデータファイルを 作 成 することが 可 能 です 6

7 ライセンス 登 録 お 試 し 版 にはありませんが 製 品 版 には ライセンスIDの 登 録 が 必 要 となります ボタンを 押 すと 次 の 画 面 が 現 れます 購 入 時 には このソフトウェアは ライセンス 未 契 約 のソフトウェアです という 表 示 がされております 購 入 時 にお 送 りさせていただく ライセンスIDを 入 力 して いただくことで ライセンス 契 約 商 品 となります ボタンを 押 して ライセンス 登 録 を 行 います ライセンスID 入 力 画 面 が 現 れますので ライセンスIDを 入 力 して ボタンを 押 してください ライセンスIDが 正 しいとき ライセンスIDが 誤 りのとき 正 しいライセンスIDを 入 力 すると ID 確 認 画 面 が 現 れますので ボタンを 押 してください ご 購 入 いただきましたライセンス 数 が 表 示 されます 以 上 で ライセンスIDが 登 録 され ライセンス 契 約 が 完 了 です 7

8 推 奨 環 境 OS CPU メモリ : Windows 98/98SE/NT/2000/XP/Vista : Intel P III 以 上 AMD K6 550Mhz 以 上 : 256MB 以 上 弊 社 のソフトウェアを 使 用 するには MS Access( 有 料 ) または MS Access Runtime 版 ( 無 料 ) が 必 要 となります 製 品 版 MS Accessの 場 合 Microsoft Access ( XP ) 2003が インストールされている 環 境 で 動 作 するように 作 成 されております Microsoft Access ( XP ) 2003 製 品 版 をお 持 ちでない 場 合 でも MS Access Runtime 版 ( 無 料 )をインストールすることにより ソフトウェアを 使 用 することが 可 能 となります MS Access Runtime 版 とは ソフトウェアの 製 作 者 のみが 配 布 することを 許 されたものです 製 品 版 のMS Accessのように データベース 作 成 機 能 や 更 新 機 能 はなく あくまでソフトウェアの 使 用 のみに 機 能 を 限 定 されているものです 弊 社 のソフトウェアを 使 用 するにあたっては Runtime 版 でも 支 障 はありません MS Access2000 Runtime 版 ダウンロードサイト 弊 社 のソフトウェアを 使 用 されるユーザーに 限 り MS Access 2000 Runtime 版 をダウンロード( 無 料 )していただけます パッケージ 版 をご 購 入 の 方 には ご 要 望 によりCD-ROMにてRuntime 版 を 同 封 させていただきます ソフトウェア 料 金 1ライセンス 版 : 10ライセンス 版 : 30ライセンス 版 : 20,000 円 ( 消 費 税 別 ) 100,000 円 ( 消 費 税 別 ) 200,000 円 ( 消 費 税 別 ) 上 記 の 料 金 は メール 添 付 版 の 料 金 となります パッケージ 版 での 購 入 の 際 には 2,000 円 ( 消 費 税 別 )が 別 途 必 要 となります 名 刺 データ 移 行 これまでお 使 いいただいた 名 刺 管 理 ソフトウェアからのデータ 移 行 をお 手 伝 いさせていただいております CSVファイルをお 送 りいただけましたら データを 移 行 したソフトウェアをお 送 りさせていただきます 名 刺 データ 移 行 料 : 名 刺 データ1 件 円 ( 消 費 税 別 ) ( 参 考 例 : 名 刺 データ 300 件 9,000 円 ( 消 費 税 別 )) 8