表 示 のタブ 拡 張 子 を 表 示 させましょう 登 録 されている 拡 張 子 は 表 示 しない のチェックをはずす Word2002 Word2003 の 方 のみ Word でツール オプション 全 般 のタブ オートシェイプの 挿 入 時 自 動 的 に 新 しい 描 画 キャンパスを

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1 実 用 パソコン 教 室 役 立 つ 文 書 を 作 ろう 町 会 やサークル PTA で 思 わず 役 員 を 引 き 受 けてしまったあなた! 作 らなくてはいけない 書 類 がたくさんあって 困 ったことありませんか? 困 ったと 落 ち 込 んでいないで パソコン 上 達 のチャンスだと 考 えましょう 本 当 に 困 らないと 実 力 はつきません 解 決 しようと 努 力 することが 上 達 のエネルギーです ひとりで 困 らないで 仲 間 をつくるチャンスだと 考 えましょう 大 人 になってから 親 友 をつくるのはなかなか 難 しいもの です 共 通 の 話 題 の 多 い 仲 間 一 生 の 仲 間 ですよ はじめるまえに パソコンに 共 通 の 設 定 をしましょう 自 分 のバージョンを 確 認 しましょう Windows のバージョン ME XP Vista 7 Word Excel のバージョン フォルダオプションから 設 定 しましょう Windows ME Windows XP はどこかのフォルダで ツール フォルダオプション Windows Vista Windows 7 はどこかのフォルダで 整 理 フォルダと 検 索 のオプション 全 般 のタブ クリック 方 法 を 確 認 しましょう シングルクリックで 選 択 し ダブルクリックで 開 く にチェック 1

2 表 示 のタブ 拡 張 子 を 表 示 させましょう 登 録 されている 拡 張 子 は 表 示 しない のチェックをはずす Word2002 Word2003 の 方 のみ Word でツール オプション 全 般 のタブ オートシェイプの 挿 入 時 自 動 的 に 新 しい 描 画 キャンパスを 作 成 する のチェックをはずす 教 室 ではこの 設 定 でお 話 を 進 めます 今 までと 違 うため 操 作 に 不 自 由 を 感 じるなら 変 更 する 必 要 はありません ご 自 分 で 判 断 してください 目 次 Word に 挑 戦! 文 書 作 りの 手 順 文 字 の 入 力 文 字 の 修 飾 段 落 の 修 飾 ページ 設 定 文 書 作 成 の 技! インデントと 均 等 割 り 付 けを 合 わせ 技! The 技! 日 付 の 入 力 均 等 割 り 付 け 文 字 列 の 長 さを 揃 える 技 均 等 割 り 付 けを 書 き 換 える もっと 簡 単 に 文 字 列 均 等 割 り 付 けインデントを 合 わせ 技 もう 困 らない! 時 候 のあいさつ インデントで 強 調! 開 催 要 項 エクセルに 挑 戦! 会 計 報 告 の 部 分 項 目 文 字 を 入 力 する 数 字 数 式 を 入 力 する 罫 線 を 引 く

3 2.Excel だけで 会 計 報 告 列 行 を 挿 入 する 文 字 を 入 力 する 収 入 支 出 収 支 残 高 を 強 調 する Excel でつくって Word にオブジェクト 貼 り 付 け Word に Excel ワークシート 挿 入 テンプレートを 使 おう! Word や Excel でテンプレートを 使 う Microsoft Office Online を 使 おう! テンプレートをダウンロードしよう! テンプレートを 保 存 しよう! フリーソフトをつかおう タイピングソフト TypTrain.exe 名 刺 ソフト MeishiMk.exe おぼえておくと 便 利 な Windows ショートカットキー ショートカットキーはキーボードのキーを 組 み 合 わせて 操 作 を 簡 単 に 行 う 機 能 です マウスで 操 作 するよりも 効 率 よく 作 業 できるのでおぼえてつかうといいでしょう Ctrl+C Ctrl+V Ctrl+X Ctrl+A Ctrl+Z Ctrl+S Ctrl+P Alt+F4 Ctrl+Alt+Delete コピー 貼 り 付 け 切 り 取 り すべて 選 択 元 に 戻 す 上 書 き 保 存 印 刷 アプリケーションの 終 了 システムの 強 制 終 了 3

4 Word に 挑 戦! Microsoft Word で 文 書 づくりをしましょう 1. 文 書 作 りの 手 順 文 書 を 作 る 時 は はじめに 文 字 をすべて 入 力 してしまいましょう 書 式 を 設 定 しながらすすめていくと 次 を 入 力 するときにいちいち 標 準 の 書 式 に 戻 さなく てはなりません 前 に 設 定 したものと 統 一 させるために 前 の 書 式 を 確 認 するのも 面 倒 です 無 駄 なく 見 栄 えのいい 文 書 を 作 成 するには 文 字 をすべて 入 力 する 全 体 のバランスを 見 ながら 書 式 を 設 定 する その 書 式 と 同 じにしたいところへ 書 式 のコピー/ 貼 り 付 けする すでに 文 章 が 決 まっている 場 合 は 以 上 のような 手 順 で 能 率 よく 文 書 を 仕 上 げましょう 内 容 がまだ 決 定 していなくて 文 章 が 途 中 で 変 更 になる 場 合 もあるでしょう 上 記 の 手 順 で 作 った 文 書 なら 書 き 換 えも 案 外 簡 単 です 最 近 ではパソコンで 文 書 を 作 成 する 方 が 増 え 前 任 者 から 印 刷 された 紙 ではなく データ として Word などのファイルを 受 け 取 る 場 合 もあります 日 付 や 名 前 など 簡 単 な 書 き 換 えなら そのまま 使 えますが 人 の 作 ったものはどこでどん な 工 夫 がされているのかわかりません わからないことで 苦 労 するよりも はじめからつくり 直 してしまったほうが 早 い 場 合 もあります 4

5 2. 文 字 の 入 力 はやく 入 力 することより 正 確 に 入 力 することを 心 がけましょう 何 度 も 読 み 返 し 確 認 することは 必 要 です 箇 条 書 き 段 落 番 号 の 扱 い 方 Word で や 1. などを 入 力 して Enter キーを 押 すと 自 動 的 に 次 の 行 に 同 じ 記 号 や 次 の 番 号 2. が 入 力 されます 入 力 オートフォーマットという 便 利 な 機 能 です ところが 思 ったとおりに 入 らない 場 合 があり 余 分 に 入 力 されたものを 削 除 するのも 面 倒 です 箇 条 書 きの 記 号 や 段 落 番 号 は 省 いて 入 力 改 行 して その 部 分 に 記 号 や 番 号 をあとから 書 き 加 えるようにするといいでしょう 記 を 入 力 しただけなのに 中 央 揃 えになって 以 上 が 入 力 されるとか 平 成 で 変 換 しただけなのに 日 付 がはいったなど 有 難 いような 迷 惑 な 入 力 オートフォーマットです メモ 帳 のすすめ Windows にはメモ 帳 (Notepad)が 付 属 されています スタート プログラム アクセサリ メモ 帳 単 純 な 文 字 の 入 力 しかできませんが だからこそ 余 分 な 機 能 のない 単 純 明 快 なメモ 帳 は おすすめです 箇 条 書 きや 段 落 番 号 を 気 にすることなく 表 したい 文 字 をどんどん 入 力 できます 5

6 空 白 の 行 もつくってしまってから 全 文 をコピーして Word などに 貼 り 付 け そこではじめて メモ 帳 にできない 文 字 揃 え インデントなどで 体 裁 を 整 えるといいでし ょう メモ 帳 文 字 を 入 力 コピー/ 貼 り 付 け Word 体 裁 を 整 える 前 任 者 からファイルを 受 け 取 って 書 き 換 えが 思 うようにできないとき すべてを 一 度 メモ 帳 にコピーしてしまうと 書 式 がすべてなくなります 文 字 は 残 りますから そこからもう 一 度 Word などへコピーして 自 分 なりの 書 式 を 整 え ていくといいでしょう 文 字 入 力 の 手 間 が 省 けるうえ 入 力 間 違 いも 避 けられます Word 前 任 者 のファイル コピー/ 貼 り 付 け メモ 帳 書 式 をなくす コピー/ 貼 り 付 け Word 体 裁 を 整 える 文 字 を 入 力 し 終 えたときは すべてが 左 側 に 寄 っています 6

7 3. 文 字 の 修 飾 文 書 の 中 で 強 調 したい 文 字 は 書 体 (フォント)を 変 える サイズを 大 きくする 太 字 斜 体 にする 下 線 をつけ るなど 修 飾 して 目 立 つようにしましょう 強 調 したい 文 字 を 選 んで ツールバーのボタンから 設 定 します フォント サイズ 太 字 斜 体 下 線 7

8 あるいは フォントのダイアログボックス( 書 式 フォント)を 開 くと 一 度 に 設 定 できま す また ダイアログボックスからはボタンにない 文 字 飾 りも 指 定 できます プレビューを 見 ながら 確 かめましょう 選 択 の 方 法 文 字 を 修 飾 するときには 修 飾 したい 文 字 を 選 びます 選 択 の 方 法 は その 部 分 をドラッグするのが 一 般 的 ですが 文 字 列 の 中 でダブルクリックすると 一 度 にその 文 字 列 が 選 択 できます 行 を 選 ぶには 左 側 の 余 白 部 分 でポインタの 形 が 右 向 き に なるのでクリックするとその 行 が 選 べます また その 右 向 きのままドラッ グすれば 複 数 の 行 を 選 ぶこと ができます 段 落 全 体 を 選 びたいときには トリプルクリック(3 回 左 ボタンを 押 す)しましょう 段 落 ( 改 行 マークの 間 の 文 字 が 全 部 )が 選 べます 8

9 フォントサイズのはなし ツールバーのフォントサイズから 8 から 72 までのよく 使 うサイズがポイント(pt) で 選 べるようになっています 1 ポイントは 1/72 インチ 約 mm 標 準 の 10.5 ポイントというのは 印 刷 の 5 号 という 文 字 サイズの 大 きさに 合 わせたもので す 実 際 に Word で 指 定 できるフォントサイズは 1 から 1638 までです ツールバーにない 数 字 は 直 接 ボックスに 入 力 すると 指 定 できます 文 字 を 大 きくすると 行 間 が 急 に 開 くことがあります 12 ポイントから 14 ポイントになるとき 26 ポイントから 28 ポイントになるとき 表 示 グリッド 線 を 表 示 させるとグリッド 線 より 高 さのあるポイントになると 次 のグリッド 線 まで 行 間 が 開 くのがわかります 文 書 の 中 でそこだけ 行 間 が 開 いて 見 えるのが 不 都 合 なら ポイント 数 を 加 減 するといいで しょう 9

10 段 落 のダイアログボックス ( 書 式 段 落 )から 文 字 をグリッド 線 に 合 わせないよ うにすることもできますが グリッドの 等 間 隔 にきれいに 並 ぶのも 気 持 ちよいものです チェックをはずす 10

11 4. 段 落 の 修 飾 文 字 揃 えやインデントは 段 落 の 修 飾 です 文 字 の 修 飾 では 変 えたい 文 字 列 をすべて 選 ぶ 事 が 必 要 でしたが 段 落 の 修 飾 ではその 段 落 の 中 のどこかにカーソルがあれば 変 えることができます 変 更 したい 段 落 にカーソルを 立 てて ツールバーのボタンから 設 定 します あるいは 段 落 のダイアログボックス( 書 式 段 落 )を 開 くと 一 度 に 設 定 できます プレビューを 見 ながら 確 かめましょう 文 字 揃 え 中 央 や 右 に 配 置 するのに 空 白 をつかうのはやめましょう 文 字 揃 えを 使 います 文 字 揃 えは 余 白 を 基 準 に 設 定 されます あとから 余 白 を 変 えたとしても 正 しい 位 置 に 自 動 で 配 置 してくれます 11

12 タイトルなど 目 立 たせたい 部 分 は 中 央 揃 え 日 付 や 発 行 責 任 者 は 右 揃 えにしましょう 中 央 揃 え 右 揃 え 左 揃 え 両 端 揃 え 両 端 揃 えと 左 揃 え 標 準 では はじめは 両 端 揃 えです いろいろな 文 字 が 並 んだとき 左 揃 えだと 行 末 がきれいに 揃 わなくなる 場 合 があるので 左 右 両 端 を 余 白 に 合 わせて 配 置 しています Word2002 には 左 揃 えのボタンはありません 両 端 揃 えのボタンが 選 ばれていないときが 左 揃 えです インデント 字 下 げの 意 味 で 使 われます インデントで 他 の 段 落 より 折 り 返 しを 短 くすることにより 文 書 の 中 で 注 目 させることがで きます 左 インデントは ツールバーのボタンから 1 字 ずつ 増 やすこと また 減 らすことがで きます インデントを 増 やす インデントを 減 らす 12

13 段 落 のダイアログボックスから 文 字 数 やミリ 数 で 指 定 することもできます ルーラーを 表 示 させ( 表 示 ルーラー) つまみをドラッグして 設 定 することもできます 左 側 のつまみは 3 つにわかれていますが 右 側 は 1 つです 左 右 にインデントをかけると 折 り 返 しを 他 より 短 くして 注 目 させることができます 字 下 げインデントで 段 落 のはじめの 1 字 を 下 げることができます ぶら 下 げインデントで 箇 条 書 きなど 段 落 のはじめの 1 字 を 強 調 できます 段 落 記 号 と 強 制 改 行 段 落 記 号 で 区 切 られた 文 字 の 集 まりを 段 落 といいます Enter キーを 押 すと 記 号 が 入 り それより 右 に 文 字 は 入 力 できません 行 は 変 えても 段 落 は 区 切 りたくない 時 は Shift キーといっしょに Enter キーを 押 し 強 制 改 行 を 入 れましょう 行 が 変 わっただけで 次 の 改 行 までは 1 つの 段 落 として 扱 われます 13

14 タブ 文 章 の 途 中 で 左 端 を 揃 えたいときにタブ(Tab キー)をつかいましょう タブ 1 つは 標 準 では 10.5 ポイントの 4 字 分 です 編 集 記 号 の 表 示 / 非 表 示 のボタンで 表 示 させると タブは 矢 印 になっています ルーラー 上 でクリックするとタブマーカー ます が 現 れて それが 左 揃 えタブの 位 置 になり タブ 設 定 のダイアログボックスから 文 字 数 やミリ 数 で 指 定 することもできます 14

15 均 等 割 り 付 け 文 字 の 長 さがちがう 項 目 などの 幅 をそろえたいときには 均 等 割 り 付 けを 使 いましょう 短 いほうの 文 字 列 を 選 んで 均 等 割 り 付 けのボタンから 長 いほうの 文 字 数 を 指 定 します 文 字 数 を 指 定 して 均 等 割 り 付 けをしてあるところにカーソルを 立 てると 水 色 の 線 が 出 ます 文 字 列 を 選 ばずに 均 等 割 り 付 けするとカーソルが 立 っている 行 の 文 字 列 が 行 全 体 に 均 等 割 り 付 けされます 15

16 5.ページ 設 定 Word ははじめ A4 サイズ(210mm 297mm) 縦 使 い 横 書 きで 開 きます フォントは MS 明 朝 の 10.5 ポイント 余 白 は 上 35mm 下 左 右 30mm 1 行 に 40 字 36 行 マイクロソフトが 考 えた 理 想 的 な 配 置 標 準 です 現 在 公 式 な 文 書 はほとんどが A4 横 書 きになってきました Word を 立 ち 上 げたときに 開 いている 状 態 でそのまま 入 力 すればいいということです 単 純 に 計 算 すれば 40 字 36 行 =1440 字 が 1 ページに 入 力 できますが 文 字 を 大 きくしたり 文 字 揃 え インデントなどをつかい 空 白 の 行 を 入 れたりすると 当 然 それよりは 少 ない 文 字 数 になります 文 書 は 簡 潔 明 瞭 に かつ 要 領 よくまとめるようにしましょう もう 少 しで 1 ページに 納 まるというときには ページ 設 定 のダイアログボックス(ファイル ページ 設 定 )から 文 字 数 と 行 数 を 増 やすことができます そのままの 余 白 で 最 大 で 44 字 45 行 =1980 字 16

17 さらに 余 白 のタブで 4 辺 の 余 白 を 限 りなく 0 に 近 づければもっと 納 まります 上 下 左 右 3mm だと 61 字 57 行 =3477 字 ただし 納 まるというだけで とても 読 みやすいとはいえません A4 の 文 書 では 標 準 を 尊 重 することをお 勧 めします はがきなど 画 像 を 使 って 最 大 の 範 囲 を 使 いたい 場 合 などは 積 極 的 に 余 白 0 に 近 づける こともいいでしょう 余 白 の 修 正 と 無 視 ページ 設 定 のタブで 上 下 左 右 の 余 白 を 0 として OK すると 警 告 が 開 きます 使 っているプリンタの 印 刷 できる 範 囲 を 超 えて 余 白 が 設 定 されてしまった 場 合 に 開 きます 修 正 するとそのプリンタで 印 刷 できる 最 大 の 範 囲 に 余 白 が 設 定 されます 一 般 的 には 5mm~10mm プリン タごとに 違 います 無 視 もできますが その 場 合 は 印 刷 できない 部 分 があることを 理 解 しましょう 17

18 文 書 作 成 の 技! 会 議 の 召 集 を 会 員 に 知 らせる 文 書 をつくりましょう 大 技 小 技 を 組 み 合 わせて できるだけ 簡 単 に 見 栄 えよく 工 夫 しましょう 18

19 1.インデントと 均 等 割 り 付 けを 合 わせ 技! 日 付 と 発 行 責 任 者 を 並 べて 入 力 したときは 文 字 列 の 長 さを 揃 えると 見 栄 えがいいものです 均 等 割 り 付 けを 使 って 整 った 印 象 を 与 える 文 書 をつくりましょう 1-1.The 技! 日 付 の 入 力 へいせい と 入 力 して 変 換 してみましょう 平 成 で 確 定 すると 自 動 的 に 日 付 の 入 力 だと 判 断 して 今 日 の 日 付 を 入 れるかどうかヒントを 表 示 します 日 付 を 今 日 にしない 場 合 でも 一 度 そのまま 入 力 してしまってから 訂 正 するほうが 簡 単 です 1-2. 均 等 割 り 付 け 文 字 列 の 長 さを 揃 える 技 文 字 列 だけを 選 んだつもりでも 改 行 マークまで 含 んで 選 んでしまった 場 合 行 の 中 で 均 等 に 広 がってしまいます 改 行 マークを 含 まずに 文 字 列 だけ 選 ぶには Shift キーを 押 しながら ( 矢 印 キー)を 押 して 選 択 範 囲 を 延 ばす Shift キーを 押 しながら ( 矢 印 キー)を 押 して 選 択 範 囲 を 短 くする 方 法 を 使 い ましょう 文 字 列 だけ 選 んで 均 等 割 り 付 けボタンを 押 せば 文 字 数 を 指 定 するボックスが 開 きます 19

20 文 字 数 は 0.5 字 ずつ 変 化 します 一 番 長 い 文 字 列 にあわせるようにしましょう ところが 一 番 長 い 文 字 列 にあわせたつもりでもぴったりあい ません 数 字 や 記 号 を 含 んでいるとどうしてもあわなくなるのです そこで 一 番 長 い 文 字 列 にも 均 等 割 り 付 けをしてしまいましょ う 新 しい 文 字 列 の 幅 の 値 は 一 度 均 等 割 り 付 けをしていると 自 動 的 に 入 力 されています ぴったりあって 気 持 ちよくなりました 複 数 の 行 に 均 等 割 り 付 けをするなら すべての 行 に 同 じ 文 字 列 の 幅 を 指 定 するとぴったり 揃 います 1-3. 均 等 割 り 付 けを 書 き 換 える すでに 作 ってある 文 書 を 書 き 換 えて 使 うことはよくあります たとえば 発 行 責 任 者 が 変 わった 場 合 など ところが 均 等 割 り 付 けをしてある 場 所 はあとで 書 き 換 え たり 文 字 をつけ 足 したりするのが 面 倒 です 名 前 を 削 除 してそのまま 入 力 したら 均 等 割 り 付 けの 外 側 に 文 字 列 が 足 されてしまいました 均 等 割 り 付 けは 一 度 解 除 して 文 字 を 入 力 してから 再 び 均 等 割 り 付 けをすればいいでしょう 20

21 1-4.もっと 簡 単 に 文 字 列 均 等 割 り 付 けインデントを 合 わせ 技 均 等 割 り 付 けは 改 行 マークを 含 めず 文 字 列 だけを 選 ぶのが 面 倒 でした 文 字 の 書 き 換 えや 付 け 足 しは 一 度 均 等 割 り 付 けを 解 除 して もう 1 度 均 等 割 り 付 けをしな くてはなりませんでした そこで インデントで 文 字 の 折 り 返 す 場 所 を 限 定 して その 中 で 行 全 体 を 均 等 割 り 付 けしてしまい ましょう べたうちで 文 字 列 が 入 力 し 終 わったら 右 揃 えにする 必 要 もありません まず 日 付 と 発 行 責 任 者 の 行 を 一 度 に 選 択 しましょう 標 準 の A4 では 文 字 数 は 40 字 です 一 番 長 い 文 字 列 より 少 し 長 めの 12 字 程 度 で 文 字 列 が 折 り 返 すよう また 右 側 で 揃 うように 左 インデントを 28 字 ぐらいに 設 定 しましょう そのまま 行 ごと 均 等 割 り 付 けしてしまいます インデントとの 合 わせ 技 なら 書 き 換 えても 付 け 足 してもぴったりと 均 等 割 り 付 けされま す 21

22 2.もう 困 らない! 時 候 のあいさつ 文 書 をつくるとき 時 候 のあいさつで 苦 労 します ワードにはキーボードを 使 わずにあいさつ 文 を 入 力 する 機 能 があります 入 力 支 援 機 能 を 活 用 して 文 書 をつくりましょう まず 拝 啓 や 前 略 などの 頭 語 を 入 力 すると 同 時 にその 頭 語 にあった 結 語 が 必 要 な 位 置 に 表 示 されます 拝 啓 なら 敬 具 が 前 略 なら 草 々が 拝 復 なら また かしこ などの 結 語 は 単 独 で 入 力 するとちゃんと 右 揃 えで 入 力 されます 結 語 が 入 力 されると 同 時 に あいさつ 文 ツールバーが 現 われます カーソルは 頭 語 の 次 にあるので ツールバーから あいさつ 文 の 挿 入 を 選 べばいいよう になっています 2007 では 挿 入 または 差 し 込 み 文 書 のリボンの 挨 拶 文 ボタンからあ いさつ 文 の 挿 入 を 選 んでダイアログボックスを 表 示 させましょう あいさつ 文 ツールバーが 現 れない 場 合 は ツール はがきと 差 し 込 み 印 刷 [あいさつ 文 ]ツールバーの 表 示 または 表 示 ツールバー あいさつ 文 を 選 びましょう 22

23 ダイアログボックスから 時 節 安 否 感 謝 の 3 つの 内 容 を 組 み 合 わせて 文 章 を 作 ります 一 般 的 によく 使 う 文 章 を 間 違 えずに 簡 単 に 入 力 できるようになっています 時 節 目 的 内 容 にあったものを 選 びましょう 2000 では 時 節 の 挨 拶 と 安 否 の 挨 拶 を 選 んで 次 へ 感 謝 の 挨 拶 を 選 んで 完 了 します 挿 入 された 文 章 は キーボードから 入 力 された 文 字 と 同 じように あとから 編 集 できます 23

24 あいさつ 文 が 入 力 できたら ツールバーから 起 こし 言 葉 を 選 びましょう いよいよ 本 題 です 手 紙 文 の 本 題 を 書 きましょう 最 後 は 結 び 言 葉 です 前 後 のつながりを 考 えてふさわしいものを 選 びましょう もしも 適 当 なものがなければ キャンセルして 自 分 なりの 文 章 を 入 力 しましょう その 方 が 自 分 らしさを 伝 えられるでしょう 頭 語 の 他 記 と 入 力 すると 中 央 揃 えになって 以 上 が 配 置 されます これらの 入 力 支 援 機 能 を 使 えば 入 力 の 手 間 を 省 くと 同 時 に 入 力 ミスをなくすことがで きます 24

25 3.インデントで 強 調! 開 催 要 項 人 間 の 目 の 幅 は 約 7cm その 範 囲 内 は 首 を 左 右 に 動 かす 事 なくポンと 目 に 飛 び 込 んできます A4 サイズの 用 紙 は 横 幅 21cm です 約 3 分 の 1 の 中 で 納 まる 部 分 は 注 目 がいく 部 分 になります Word では 標 準 で 一 行 が 40 字 (10.5 ポイント)になっています 左 右 の 余 白 を 差 し 引 いて 22~24 文 字 程 度 で 折 り 返 せば その 部 分 が 強 調 できることにな ります 文 書 の 中 で 一 番 強 調 したい 部 分 は 左 右 に 8 字 程 度 のインデントで 折 り 返 しの 範 囲 を 設 定 す るといいでしょう もちろん 40 字 で 折 り 返 す 部 分 があってはじめて 強 調 される 狭 い 範 囲 の 折 り 返 し 部 分 です インデントを 使 わない 部 分 と 使 う 部 分 メリハリのある 文 書 をつくりましょう 25

26 エクセルに 挑 戦! Microsoft Excel で 会 計 報 告 をしましょう 会 員 から 徴 収 した 大 事 な 会 費 会 計 報 告 は 正 確 に また わかりやすくなければなりません Excel を 使 って また Word も 応 用 して 書 き 換 えも 簡 単 な 会 計 報 告 をつくりましょう エクセル を 起 動 させるとたくさんのマスがあります セル( 細 胞 核 の 意 味 )と 呼 ばれるこのマスは 全 部 で 横 に 256 列 縦 に 65,536 行 ありま す Excel2007 からは 横 に 16,384 列 縦 1,048,576 行 に 増 えました とにかくたく さんです エクセルは 表 の 中 で 文 字 や 数 字 計 算 式 などを 扱 うことのできるソフトです ここでは 計 算 ソフトとしての 機 能 をつかって 会 計 報 告 をつくりましょう 26

27 1. 会 計 報 告 の 部 分 1-1. 項 目 文 字 を 入 力 する 一 番 初 めは A1 のセルがアクティブ( 選 ばれた 状 態 )になっています 収 入 の 部 から 書 き 始 めましょう 2 行 目 は 項 目 の 行 にします 項 目 単 価 数 量 の 列 をつくり 合 計 の 列 も 設 けましょう 備 考 欄 も 加 えておくといいでしょう 細 かく 書 くことよりもある 程 度 まとめて 備 考 欄 をつかってわかりやすい 説 明 をします A 列 には 順 に 項 目 を 入 力 しましょう 数 字 の 入 力 は 後 にして 文 字 の 部 分 だけ 先 に 入 力 しましょう 支 出 の 部 についても 同 様 に 入 力 します 項 目 の A 列 備 考 の E 列 は 文 字 数 が 多 いので 列 幅 を 拡 げて 整 えましょう 数 字 をいれる B C D の 列 幅 は 変 更 しません( 標 準 では 72 ピ クセル) 数 字 の 列 幅 は 統 一 させたほうが 見 やすいです 列 番 号 の 境 でポインタの 形 が になったときにドラッグす ると 列 の 幅 が 変 えられます ダブルクリックすると 左 の 列 の 一 番 長 い 文 字 列 が 表 示 できる 幅 にぴったり 合 います 27

28 1-2. 数 字 数 式 を 入 力 する 文 字 の 入 力 が 済 んだら 数 字 の 部 分 を 入 力 しましょう 単 価 数 量 のセルには 数 字 をそのまま 入 力 しますが 合 計 のセルには 数 式 をいれます 単 価 と 数 量 を 掛 けると 合 計 です 合 計 の D 列 には B 列 C 列 の 値 が 入 るよう 数 式 を 入 力 しましょう 数 式 を 入 力 するときは 数 式 バーを 使 います 入 力 したいセルをえらんで 数 式 バーにカーソルをたて まず = 数 字 が 入 力 してあるセルを 選 ぶとそのセル 番 号 が 入 力 できます たす(+) とひく(-) はキーボードにありますが かける( )はアスタリスク(*) わる( )はスラッシュ(/) を 使 います 数 式 を 入 力 したら 数 式 バーの をクリックするか Enter キーで 確 定 しましょう セルには 数 式 の 答 えが 表 示 されていますが 数 式 バーで 確 認 するとそこは 数 式 が 入 力 してあることがわかります ひとつ 数 式 が 入 力 できたら その 数 式 をオートフィルでコピーしましょう コピーしたいセルを 選 んで 右 下 のハンドルにポインタ を 合 わせ ポインタの 形 が から になったらドラッグします 28

29 合 計 の 列 を 全 部 加 えると 収 入 や 支 出 の 合 計 です D8 には D3 から D7 の 合 計 を D20 には D12 から D19 の 合 計 を 入 れましょう オート SUM の 機 能 を 使 います 入 力 したいセルをえらんで 合 計 ボタン を 押 しましょう 自 動 的 に 範 囲 を 指 定 してくれます 数 式 バーには 合 計 の 関 数 式 が 入 力 されています SUM(D3:D7) は D3 から D7 のセルにはいっている 数 を 合 計 した 答 えを 表 示 するとい う 意 味 です よければ 数 式 バーの をクリックするか Enter キーで 確 定 しましょう 支 出 も 収 入 と 同 様 に 完 成 させましょう 29

30 収 支 残 高 は 収 入 と 支 出 の 合 計 をつかって 数 式 でいれましょう D22 には D8 から D20 を 差 し 引 いた 値 が 入 ります 入 力 したいセルをえらんで 数 式 バーにカーソルをたて まず = 数 字 が 入 力 してあるセルを 選 び ひく(-) を 入 力 して 参 照 しているセルは 色 で 囲 まれて 表 示 されています 数 式 バーの をクリックするか Enter キーで 確 定 しましょう 数 字 がはいります 数 式 を 入 れておくと あとから 単 価 や 数 量 を 訂 正 してもちゃんと 計 算 し 直 してくれます もちろん 来 年 になって 単 価 数 量 を 入 力 し 直 せば 来 年 の 会 計 報 告 が 出 来 上 がります 30

31 1-3. 罫 線 を 引 く セルは 四 角 く 見 えますが この 線 は 印 刷 されません 罫 線 をつかって 見 やすい 表 にしましょう 罫 線 は 太 さを 変 えたり 線 種 を 変 えたりできます 罫 線 をつけたい 部 分 を 選 んで 罫 線 ボタン から 設 定 しま しょう いろいろな 種 類 の 罫 線 がえらべます 31

32 2.Excel だけで 会 計 報 告 会 計 報 告 の 罫 線 表 ができたら その 部 分 を 中 心 に セルに 文 章 を 入 力 して 仕 上 げましょう セルを 利 用 すれば 入 力 しただけで 文 頭 がきちんと 揃 います セル 幅 を 統 一 させたり セル 内 で 均 等 割 り 付 けをすると 見 栄 えのよい 文 書 が 出 来 上 がりま す 32

33 2-1. 列 行 を 挿 入 する 罫 線 表 が 中 央 に 配 置 できるように 左 側 に 列 を 挿 入 しましょう 宛 名 日 付 や 発 行 責 任 者 などを 加 え 文 書 としての 体 裁 を 整 えるため 上 側 に 行 を 挿 入 し ましょう 挿 入 するには 列 番 号 または 行 番 号 をクリックして 列 全 体 または 行 全 体 を 選 んでおいて Excel では 挿 入 列 または 行 Excel2007 では 挿 入 ボタン を 押 しましょう 列 番 号 を 選 び 挿 入 すると 選 んでいる 列 の 左 側 に 列 が 挿 入 されます 行 番 号 を 選 び 挿 入 すると 選 んでいる 行 の 上 側 に 行 が 挿 入 されます 左 側 に 挿 入 する 列 数 は 文 書 の 構 成 を 考 えて 決 めましょう 33

34 会 計 報 告 の 部 分 がほぼ 中 央 に 配 置 されるために 挿 入 した 列 幅 を 拡 げたり 狭 めたりして 調 整 しましょう 上 側 に 挿 入 する 列 数 は 宛 名 日 付 発 行 責 任 者 などの 数 によりますが それぞれに 空 白 の 行 も 設 けるならその 分 も 挿 入 しましょう 2-2. 文 字 を 入 力 する 宛 名 日 付 発 行 責 任 者 報 告 書 タイトルを 入 力 しましょう 配 置 したいところのセルにそのまま 入 力 します 日 付 は ######## になってしまっています セル 幅 を 拡 げましょう 日 付 と 発 行 責 任 者 はセルの 中 で 均 等 割 り 付 けをすると 文 字 列 の 長 さが 揃 ってきれいです セルの 書 式 設 定 から 配 置 のタブで 文 字 の 配 置 横 位 置 を 均 等 割 り 付 けにしましょう 34

35 報 告 書 タイトルは 複 数 のセルを 結 合 させてその 中 央 に 配 置 しましょう 結 合 させるセルを 選 んで 結 合 ボタン をつかいます 文 字 サイズも 大 きくするといいでしょう 2-3. 収 入 支 出 収 支 残 高 を 強 調 する 最 も 大 事 な 部 分 にあたる 収 入 合 計 支 出 合 計 収 支 残 高 を 表 から 抜 き 出 して 強 調 させまし ょう 文 字 を 拡 大 する 罫 線 をひく セルを 塗 りつぶすなど 3 か 所 に 同 じ 修 飾 をして 強 調 して 対 比 しやすくしましょう まず 行 を 挿 入 して 収 入 合 計 の 行 をつくります 空 白 の 行 も 設 けましょう セルに 入 っている 文 字 ごと 移 動 させるには 移 動 させたいセルを 選 んで ポインタの 形 が になった 時 に ドラッグします 35

36 収 入 合 計 の 数 字 は 数 式 をつかって 表 の 中 の 数 字 を 参 照 させましょう 数 式 バーにまず = 表 の 中 の 収 入 合 計 のセルをクリックして 数 式 を 入 力 したら 数 式 バーの をクリックするか Enter キーで 確 定 しましょう 数 式 でセルを 参 照 しておけば あとから 単 価 や 数 量 を 訂 正 してもちゃんと 反 映 してくれま す 収 入 合 計 の 行 は 文 字 サイズを 大 きくして さらに 罫 線 で 修 飾 セルを 塗 りつぶして 強 調 しましょう 合 計 金 額 のセルで 通 貨 表 示 形 式 ボタン を 押 すと\マークと 桁 区 切 りがつきます 支 出 合 計 についても 同 様 に 抜 き 出 して 強 調 しましょう 収 支 残 高 についても 同 様 にします 金 額 はセルを 参 照 した 数 式 が 入 っていますが そのまま 移 動 しても 参 照 は 変 わりません サイズ 罫 線 塗 りつぶしで 強 調 しましょう 36

37 37

38 3.Excel でつくって Word にオブジェクト 貼 り 付 け 差 し 込 み 印 刷 あいさつ 文 の 入 力 の 機 能 はエクセルにはありません ワードに 罫 線 表 で 会 計 報 告 を 作 ることもできますが 会 計 報 告 に 訂 正 があった 時 はすべて を 検 算 して 書 き 変 えなくてはなりません 会 計 報 告 の 部 分 はエクセルで 作 っておいて ワードにオブジェクトとして 貼 り 付 けると 両 方 の 機 能 を 十 分 発 揮 できます エクセルで 訂 正 したら ワードにも 反 映 するようにオブジェクトはリンク 貼 り 付 けすると いいでしょう 38

39 インデントなども 使 って 体 裁 のよい Word 文 書 を 用 意 しましょう 会 計 報 告 の 部 分 についても Excel で 用 意 します Word で 会 計 報 告 を 挿 入 したいところにカーソルをたて では 挿 入 オブジェクト 2007 では 挿 入 のリボンの オブジェクトの 挿 入 ボタン を 押 しましょう オブジェクトの 挿 入 のダイアログボックスが 開 いたら ファイルのタブで 参 照 のボタンから 挿 入 するファイル(Excel の 会 計 報 告 )を 指 定 しましょう ファイル 名 に Excel の 会 計 報 告 がはいっていることを 確 認 したら リンク にチェックを 入 れましょう Excel の 会 計 報 告 で 訂 正 したものが Word 文 書 に 反 映 されるようになります OK すると Excel の 会 計 報 告 が Word 文 書 に 挿 入 されます 39

40 Excel の 会 計 報 告 がオブジェクト 挿 入 してある Word 文 書 を 開 こうとすると リンクを 更 新 するかどうか 聞 かれます はい して 更 新 しましょう Word 文 書 と Excel の 会 計 報 告 は 保 存 してある 場 所 を 変 えてしまうとせっかくのリンク 貼 り 付 けが 無 効 になります 2 つで 1 つの 文 書 が 出 来 上 がっていることに 注 意 しましょう 会 計 報 告 に 訂 正 があったり 来 年 になって 修 正 をするときには Excel の 会 計 報 告 で 変 更 し ましょう Word 文 書 を 起 動 するときにリンクの 更 新 をすれば 反 映 されます 来 年 は Word 文 書 の 日 付 も 変 更 しましょう 40

41 4.Word に Excel ワークシート 挿 入 Excel の 会 計 報 告 を Word 文 書 にオブジェクト 貼 り 付 けすると 二 つのファ イルが 存 在 します Word 文 書 に Excel ワークシート 挿 入 すると Word 文 書 1つですべてが 網 羅 できます Word で 宛 名 の 差 し 込 み 印 刷 あいさつ 文 の 入 力 インデントなど 使 って 体 裁 のよい Word 文 書 を 用 意 しましょう 会 計 報 告 を 挿 入 したいところにカーソルをたて では Excel ワークシート 挿 入 ボタンを 使 って 挿 入 したい 列 数 行 数 を 挿 入 しましょう 2007 では 挿 入 のリボンの 表 から Excel ワークシートを 押 しましょう 41

42 挿 入 した 列 数 行 数 はハンドルをドラッグして 変 更 できます Excel のワークシートが 挿 入 されると ツールバーが Excel のツールバーに 変 わっていま す 会 計 報 告 をシート 内 に 作 りましょう ここでは Excel と 同 じように 数 式 の 入 力 もできます 文 字 の 大 きさ 罫 線 なども 変 更 して 会 計 報 告 を 仕 上 げましょう 42

43 Excel ワークシートの 外 側 でクリックすると 罫 線 表 だけになります 43

44 罫 線 表 の 上 でクリックすると 表 全 体 が 選 択 できます ハンドルをドラッグすると 表 の 大 きさが 変 えられます この 状 態 では 中 の 文 字 数 字 を 編 集 することはできません 罫 線 表 の 上 でダブルクリックすると Excel が 起 動 して 文 字 や 数 字 を 編 集 することができる ようになります Word にオブジェクト 貼 り 付 けで 作 った 文 書 と 見 かけは 全 く 変 わりません Excel ワークシートを 挿 入 することで 起 動 したときにリンクを 聞 かれることもないし Excel で 会 計 報 告 だけのファイルを 作 る 必 要 もありません 44

45 テンプレートを 使 おう! テンプレート(template)とは 鋳 型 ひな 型 定 型 書 式 とい う 意 味 です ある 程 度 までできあがっている 文 書 なので 少 しだけ 入 力 した り 書 き 換 えたりすれば あっという 間 に 完 成 します たとえば 文 書 何 か 所 か 入 力 するか 修 正 すれば 出 来 上 がる あいさつ 文 準 備 されているものの 中 から 選 ぶ 差 し 込 み 印 刷 あらかじめデータを 準 備 してレイアウトの 枠 に 流 し 込 む 作 業 効 率 が 上 がるうえ 見 栄 えのいい 文 書 ができるので 用 途 にあったものを 見 つけて 積 極 的 に 使 いましょう 1.Word や Excel でテンプレートを 使 う Word や Excel では 新 規 作 成 からテンプレートを 呼 び 出 すことができます あらかじめインストールされているテンプレートもありますが インターネットにつなげて Microsoft office Online にあるものから 選 ぶこともできます インターネットからダウンロードしたテンプレートや 自 分 でつくったファイルをテンプレ ートとして 使 うこともできます 45

46 2007 の 場 合 Office ボタンから 新 規 作 成 まず 空 白 のファイルや 最 近 使 ったテンプレートが 表 示 さ れています 左 のメニューから インストールされているテン プレートや 各 種 ウィザードも ここから 選 べます マイテンプレート 既 存 のフ ァイルが 選 べます インターネットに 接 続 して Microsoft Office Online にあるたくさんのテンプレートもここから 選 べます あらかじめインストールされているテンプレートや 各 種 ウィザードを 選 択 すると 右 にプレビューが 表 示 されます すると 新 規 に 文 書 が 開 きます 46

47 Microsoft Office Online は カテゴリ 別 になっているので 目 的 に 合 ったものを 選 びましょう チラシのカテゴリ 名 刺 のカテゴリ 選 択 すると 右 にプレビューが 表 示 されます すると 新 規 に 文 書 が 開 きます 書 き 換 えて 名 前 を 付 けて 保 存 しましょう 47

48 はじめて Microsoft Office Online からダウンロードする 際 に 正 規 の Office 確 認 が 必 要 になる 場 合 があります ActiveX コントロールをインストールして 正 規 の Office 確 認 をしましょう 一 度 使 ったテンプレートは マイテンプレート に 保 存 されます 2003 の 場 合 ファイル 新 規 作 成 作 業 ウィンドウに テンプレートから 新 規 作 成 のメニューが 表 示 されます 48

49 標 準 のテンプレートからは あらかじめインストールされているテンプレートや 各 種 ウィザードを 選 ぶことができます これからインストールが 必 要 なものもあります Office の CD からインストールして 使 い ましょう My Web サイトのテンプレートからは ネットワークでつながったパソコンやサーバーのファイルを 選 ぶことができます アドレスを 入 力 して 直 接 Web ページを 開 くこともできます microsoft.com 上 のテンプレートからは Microsoft Office Online のテンプレートのページが 起 動 します 49

50 2.Microsoft Office Online を 使 おう! Microsoft Office Online には 用 途 やプログラム 別 にたくさんのテンプレートが 用 意 され ています 自 分 の 用 途 にあったものが 見 つかれば 作 業 の 効 率 は 大 幅 にアップするはずです また テンプレートはプログラムのいろいろな 機 能 を 使 いこなして 作 ってあります テンプレートを 使 うことで 自 分 が 知 らない 機 能 が 発 見 できるかもしれません 50

51 3.テンプレートをダウンロードしよう! テンプレートを 紹 介 しているサイトは Microsoft Office Online ばかりではありません たくさんのインターネットサイトで 紹 介 されていますから ダウンロードして 使 うと 便 利 です テンプレートバンク プリントアウトファクトリ 株 式 会 社 ササガワ マルアイダウンロード 広 場 用 紙 のメーカー プリンタのメーカー ソフトのメーカーがそれぞれの 自 社 製 品 に 合 わせ てテンプレートを 紹 介 していたりします のぞいてみるといいでしょう 51

52 4.テンプレートを 保 存 しよう! インターネットからダウンロードしたテンプレートや 自 分 でつくったファイルをテンプレ ートとして 保 存 することができます 名 前 を 付 けて 保 存 するときにファイルの 種 類 を Word の 場 合 は Word テンプレート に Excel の 場 合 は Excel テンプレート にしましょう テンプレートとして 保 存 したファイルの 拡 張 子 は Word は.dot や.dotx また Excel は.xlt.xltx になります 52

53 フリーソフトをつかおう Word や Excel を 使 うといろいろなことができますが ある 特 定 のことならもっと 簡 単 に できるよう 専 用 ソフトがつくられています パソコンショップの 店 頭 で 箱 に 入 って 売 られているソフトを パッケージソフト といい ます それに 対 して インターネット 上 で 公 開 されているものを オンラインソフト と いいます 無 料 のソフトを フリーソフト(フリーウェア) 有 料 のソフトを シェアソ フト(シェアウェア) といいます インターネット 上 には 無 料 のソフトがたくさん 公 開 されています 目 的 にあったソフトを 使 って 自 由 自 在 に 世 界 を 広 げましょう オンラインソフトを 集 めて 探 しやすくしている 専 門 の 検 索 サイトがあります Vector 窓 の 杜 サイトのサーバーには たくさんのデータが 保 存 されています ジャンル カテゴリごとにわかれているので 探 してみましょう キーワードでも 検 索 できます 53

54 タイピングソフト TypTrain.exe 検 索 サイトから ttra262.lzh をダウンロードして 解 凍 しましょう フォルダの 中 にできあがった TypTrain.exe をダブルクリックするとゲームがは じまります 設 定 から 練 習 モードを ローマ 字 入 力 練 習 ( 漢 字 ) にしましょう また 設 定 のローマ 字 設 定 で ローマ 字 固 定 のチェックをはずしましょう メニューバーの レッスン をクリックして 開 いたメニューから レッスンの 開 始 をク リックしましょう 難 しさを 選 んで 開 始 をクリックしましょう 54

55 名 刺 ソフト MeishiMk.exe 検 索 サイトから mm120.lzh をダウンロードして 解 凍 しましょう フォルダの 中 にできあがった MeishiMk.exe をダブルクリックするとはじまりま す ひな 形 の 文 字 や 図 形 が 入 力 してあります 自 分 のいれたい 文 字 や 図 形 に 書 き 換 えましょう 文 字 の 上 でダブルクリックすると テキスト 入 力 のダイアログボックスが 開 いて 書 き 換 えられるようになります 新 しく 文 字 や 画 像 図 形 を 追 加 すること もできます 背 景 に 画 像 を 呼 び 出 して 使 うこともでき ます 印 刷 する 用 紙 にあわせて 用 紙 の 設 定 をしましょう カードサイズを 変 更 していないので 入 力 画 面 は 変 わりがありません ためし 印 刷 をして 確 認 してから 名 刺 用 紙 に 印 刷 しましょう 55