リアルタイムコラボレーション セールス

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1 リアルタイムコラボレーションセールスご利用マニュアル ユーザーマニュアル パナソニックソリューションテクノロジー株式会社 2014 年 11 月発行 1

2 はじめに 1. 本書の内容に関しては 将来予告なしに変更する場合があります 2. 本書の内容に関しては 万全を期して作成しましたが 万一 誤りその他お気付きの点がございましたらご連絡ください 3. このソフトウェアおよび本書を運用した結果の影響については 一切の責任を負いかねますのでご了承ください 本書に記載の会社名および製品名は 各社の商標または登録商標です 本ソフトウェアを無断複写することを禁止します 本書の一部を無断転載することを禁止します 2

3 目次 1 本マニュアルについて リアルタイムコラボレーションセールスとは リアルタイムコラボレーションセールスの利用方法 アウトバウンドタイプ インバウンドタイプ セールスの参加者とは スタッフ側 管理者 通常ユーザー お客様側 準備 ( ウェブカメラとヘッドセットの接続 ) を行うには スタッフ側からログインするには スタッフ側のメインページの見方 個人設定について ストレージ管理について 表示されるストレージについて 共有ストレージの表示について 個人ストレージの表示について ファイルをアップロードするには 対応フォーマットについて アップロードしたファイルのプレビューを表示するには 動画ファイルのプレビュー ( 動画詳細 ) について フォルダーを作成するには フォルダーの階層について フォルダーの編集について アップロードしたファイルの管理について 検索をするには ファイル名を変更するには お気に入りに追加するには お気に入りのファイルをお気に入りから外すには ファイルを削除するには ソート機能について ファイルのコピーをするには ファイルの移動をするには ご案内窓口設定を行うには ご案内窓口設定の変更と影響範囲について 全体設定 ご案内窓口名を変更するには ご案内窓口パスワードを設定 解除するには 自動録画の設定 解除するには 表示設定 お客様カメラ利用の許可 / 禁止を設定するには お客様側映像の表示 / 非表示を設定するには 入室時初期画面設定をするには

4 8.3.4 デスクトップ共有ボタンの表示について 操作許可の初期設定 操作許可の初期設定を行うには バナーアップロード バナーを設定するには バナーに URL のリンクを設定するには スタッフページを設定するには スタッフページの設定を行うには スタッフページ にイメージ画像を利用するには メールアドレスを設定するには コメントの設定をするには スタッフページ設定を反映するには スタッフページの表示を確認するには 資料の事前アップロードをするには 資料の事前アップロードをするには 資料の事前アップロードをするには アップロードしたファイルの編集 確認を行うには ファイルの名前を変更する場合 事前アップロードを行った資料を削除するには 資料の表示順を変更するには 事前にアップした資料を確認するには メッセージを確認するには メッセージの詳細を確認するには メッセージを削除するには アカウント情報を変更するには 会議を予約するには 予約した会議の確認 変更 中止を行うには 資料事前アップロードの資料の順番を変更するには 予約一覧 予約会議について ( 予約時間内 / 予約時間を過ぎた場合 ) 会議記録を確認するには 会議記録を閲覧するには 議事録を閲覧するには 議事録を印刷するには 議事録を削除するには 録画映像を閲覧するには 映像を削除するには ご案内窓口に入室するには ご案内窓口に入室するには 低速回線モードを利用するには お客様側から利用するには お客様側からご案内窓口にアクセスするには アウトバウンドの場合 インバウンドの場合 お客様側からの入室について ご案内窓口に入室するには

5 20 ご案内窓口の使い方について ご案内窓口の使い方について ご案内窓口の見方 ご案内窓口の機能を利用するには 入室時に優先的に接続するプロトコル ( 通信 ) を設定するには 会議を録画する ( 手動録画 / 自動録画 ) お客様側に操作権を与えるには ホワイトボードを使うには 色を選択するには 書き込むサイズを選択するには ホワイトボードにフリーハンドで書き込むには ホワイトボードにキーボードを利用して書き込むには ホワイトボードに図形を描き込むには ホワイトボードへの書込みの取消 / 削除をするには 資料を指差しながら説明するには ご利用のパソコンに保存されたファイルを貼り込むには ストレージに保存されたファイルを貼り込むには メールファイル貼り込み機能を利用するには ホワイトボードのページ頭出し / 移動をするには ホワイトボードの資料をひとりで確認するには 資料を拡大 / 表示場所を移動するには ホワイトボードの内容を印刷するには テキストチャットを使うには 資料 ( ローカルに保存されたファイル ) を配布するには 個人ホワイトボードを利用するには ホワイトボードのファイルを個人ホワイトボードに取り込むには 個人ホワイトボードのファイルをホワイトボードに貼付けるには 動画をホワイトボード上で再生するには 環境設定を行うには カメラを切り替えるには 映像の取得サイズとフレームレートを変更するには マイクの切り替え / 入力の音量を調整するには カメラ マイクをミュートにするには 退席状態 ( カメラ マイク同時ミュート ) にするには 会議室から退室するには

6 改版履歴 変更年月変更内容 2014 年 10 月新規作成 6

7 1 本マニュアルについて 本マニュアルは リアルタイムコラボレーションセールス ( 以下 セールスの利用方法を示したマニュアルです 本マニュアルでは 特にセールスのスタッフ側通常ユーザーと お客様側の操作についてご案内します 管理者の操作方法については 管理者用マニュアルをご参照ください 2 リアルタイムコラボレーションセールスとは セールスは ウェブ会議システム リアルタイムコラボレーションミーティング をベースにして作られたウェブサポートの支援ツールです ウェブブラウザを開き 所定の URL にアクセスすると利用できます 会議形式のリアルタイムコラボレーションミーティングとは違い お客様と face to face(1 対 1) で会話ができるサービスです 3 リアルタイムコラボレーションセールスの利用方法 セールスを利用する方法は 大きく分けると以下の 2 種類になります 3.1 アウトバウンドタイプ スタッフからお客様にアプローチする方法を アウトバウンドタイプと呼びます ウェブ上にご案内窓口を設けて お客様に簡単な URL をご案内するだけで 映像と資料を共有しながらその場で商談が始められます 3.2 インバウンドタイプ ウェブ上に受付窓口を設けて お客様にご案内窓口に訪れていただく方法をインバウンドタイプと呼びます インバウンドタイプは お客様にパソコンから気軽にご来訪いただける インターネット上の仮想店舗です お客様にスタッフ担当者の顔を見せ 資料を共有しながら 従来の店舗カウンターと同様の感覚でご案内を行なうことができます 7

8 4 セールスの参加者とは 4.1 スタッフ側 スタッフ側とは 映像と資料を用いて お客様側ユーザーをご案内する人物を示します 会議室のすべての機能を操作することができます スタッフ側では 管理者ユーザー 通常ユーザー の 2 種類のユーザーが存在します 本マニュアルでは主に 通常ユーザー の操作方法についてご案内します 管理者 管理者は セールスのすべての機能を管理するユーザーを指します セールスの 議事録 通常ユーザー の管理の他に管理者の アカウント情報変更 を行なえます 管理者の主な機能 会議記録の管理ストレージ管理会議室の設定メールファイル貼り込み機能設定インバウンド機能設定 インバウンドスタッフの追加スタッフの管理スタッフ ( ご案内窓口 ) ごとの各種機能の使用制限アカウント情報の変更の管理利用統計のダウンロード契約に関する問い合わせ 通常ユーザー 通常ユーザーは セールスの会議室を使用できるユーザーを指します 通常ユーザーの主な機能 ご案内窓口の利用会議記録の閲覧ストレージ管理サービスに対するお問い合わせ 4.2 お客様側 お客様側とは 映像と資料を見ながら案内を受ける参加者を指します スタッフ側とは違い 会議室の操作はスタッフ側の許可があった場合にのみ可能となります ホワイトボード ファイル転送 チャット部分については スタッフ側から許可された場合のみ 操作できるようになります また 簡易チェッカーを利用することで ご利用のパソコンでリアルタイムコラボレーションをご利用いただけるかを簡単に確認することができます 結果は S,A,B,C,D,F でランク表示されます 8

9 5 準備 ( ウェブカメラとヘッドセットの接続 ) を行うには セールスを利用する前に カメラを利用するパソコンに接続する必要があります 音声もパソコンから取得する場合は ヘッドセットを接続する必要があります 注意 1. カメラとヘッドセットの接続については 各メーカーのマニュアルをご参照下さい 6 スタッフ側からログインするには セールスのスタッフ側にログインします セールスをご利用いただくためにはリアルタイムコラボレーションセールスのサイトからログインしていただく必要がございます 手順 1. ログインページ ( へ移動し ユーザー ID とパスワードを入力します 手順 2. ログイン ボタンをクリックします 以上で ログインは完了です 9

10 6.1 スタッフ側のメインページの見方 ログイン後のメインページと呼びます メインページの見方は以下の通りです メニューバー項目をクリックすると それぞれの操作ページへ移動します 会議予約 - 会議の新規予約や予約変更ができます 予約一覧 - 予約した会議の詳細確認 変更 中止ができます 会議記録 - 終了した会議の記録 ( 録画映像 議事録等 ) を確認することができます ストレージ - 資料や動画のアップロード管理ができます その他 - 個人設定ページが表示されます 2 会議室の利用状況 会議室を利用中の人数 参加者名が確認できます 3 所在地と言語の設定ができます 4 会議室に入室できます 注意 1. 会議室に入室 ボタンで入室した場合 スタッフ お客様双方が入室しないと録画を開始できません 低速回線モード は 会議室での映像利用帯域 フレームレート数を下げ 低速回線でも会議をスムーズに進行できるように調整します 回線速度が必須環境に満たない場合にご利用ください 注意 2. 画面設定は 次の法則に従います インバウンドスタッフに登録されている場合 インバウンド窓口設定に従います 5 オプション機能を確認できます 6 ご案内窓口の詳細設定ができます 7 登録されたメッセージを確認できます 8 会議予約ページに移動します 9 ユーザーページからログアウトします 個人設定について その他の中にある 個人設定 をクリックすると 個人設定ページに移動します 現在の所在地 言語 タイムゾーン 名前 の変更を行えます 一度設定を行うと 同じパソコンで次回からログインする際に設定が不要となります 10

11 ( ア ) ( イ ) ( エ ) ( オ ) ( ウ ) ( ア ) 現在の所在地現在の所在地を選択します ( イ ) 言語選択セールス内で利用する言語を選択します ( ウ ) タイムゾーンタイムゾーンを選択します ( エ ) 名前入室時に利用する名前を設定できます 注意 1. 通常の入室時はご案内窓口で設定した名前が設定されますが 個人設定で名前の設定を行った場合は 個人設定で 設定した名前が優先されて表示されます ( オ ) スタッフナンバー にアクセス後にスタッフナンバーを入力することでご案内窓口ページにアクセスすることができます 11

12 7 ストレージ管理について ストレージ管理ページでは 資料や画像および動画のアップロードや管理ができ ここにアップロードしたファイルは会議予約時の事前資料アップロード 会議中の資料貼込みで利用することができます ID 単位で資料を管理することにより ご利用のシーンに応じていつでも何度でも手軽に資料を使うことができます 注意 1. 動画ファイルは会議中にアップロードすることはできません 必ず会議を予約し事前資料アップロード設定を行う 必要があります 7.1 表示されるストレージについて ストレージには共有ストレージと個人ストレージの 2 種類があり ログインするアカウントによって表示されるストレージが異なります 共有ストレージ 管理者ユーザー ID 通常ユーザー ID でログインした場合に表示される 管理者ユーザー ID と管理者ユーザー ID に紐付く通常ユーザー ID 共通のストレージです 管理者ユーザー ID でログインした場合は共有ストレージのみ表示されます 個人ストレージ 通常ユーザー ID でログインした場合にのみ表示される通常ユーザー ID 個別のストレージです 通常ユーザー ID でログインした場合は 共有ストレージと個人ストレージの両方が表示されます 注意 1. 通常ユーザー ID が管理者ページで共有ストレージの利用を禁止されている場合は 共有ストレージは表示されず個 人ストレージのみ表示されます 12

13 ID 共有ストレージの利用個人ストレージの利用 管理者ユーザー ID 通常ユーザー ID 注意 2. 管理者ページで共有ストレージ の利用を禁止されている場合は表 示されません 共有ストレージの表示について 注意 1. 下図は すべてのファイル を選択している場合の表示です 共有ストレージに保存されているすべてのファイルが表示されます 2 お気に入りに追加したファイルが表示されます 3 共有ストレージには 管理者ユーザー ID でログインしてアップロードしたファイルおよび個人ホワイトボードのファイルが表示されます また 個人ストレージから共有ストレージに移動およびコピーされた 共有ストレージに属しているファイルが表示されます 個人ストレージの表示について 注意 1. 下図は すべてのファイル を選択している場合の表示です 個人ストレージ 共有ストレージに保存されているすべてのファイルが表示されます 2 お気に入りに追加したファイルが表示されます 3 自分がオーナーのファイル ( 通常ユーザー ID でログインしてアップロードしたファイル ) が表示され 共有/ 個人 欄に人型のマークが表示されます 個人ストレージと共有ストレージ間でコピー / 移動 ファイル名の変更をしても 自分がオーナーのファイルは常にわかるようになっています 4 個人ストレージには 通常ユーザー ID でログインしてアップロードしたファイルおよび個人ホワイトボードのファイルが表示されます また 共有ストレージから個人ストレージに移動およびコピーされた 個人ストレージに属しているファイルが表示されます 13

14 5 共有ストレージには 管理者ユーザー ID でログインしてアップロードしたファイルおよび個人ホワイトボードのファイルが表示されます また 個人ストレージから共有ストレージに移動およびコピーされた 共有ストレージに属しているファイルが表示されます 6 個人ストレージと共有ストレージのどちらに属しているファイルを確認することができます 自分がオーナーのファイル ( 通常ユーザー ID でログインしてアップロードしたファイル ) は 人型のマークが表示されます 7.2 ファイルをアップロードするには 手順 1. アップロード ボタンをクリックします 手順 2. 参照 ボタンをクリックし 利用しているパソコンのファイルの選択画面の表示からファイルを選択して 開く ボタンをクリックます 手順 3. 通常 または 高画質 を選択し 確定 ボタンをクリックします高画質を選択した場合 アップロードした資料を拡大しても 文字や図など 資料の細部が通常よりもきれいに表示されるようになります 画像および動画は高画質に対応していません 手順 4. OK ボタンをクリックします 14

15 新しくアップロードしたファイルは 一番上に表示されます 注意 1. 通常ユーザー ID でログインし資料をアップロードした場合は 個人ストレージにアップロードにのみ表示されます 共有ストレージには表示されません ( 別途コピーおよび移動は可能です ) 対応フォーマットについて 対応フォーマットは以下の通りです 現在の使用容量 右横に表示される 対応フォーマット をクリックするとご確認いただけます 15

16 7.2.2 アップロードしたファイルのプレビューを表示するには 手順 1. ファイル名をクリックします プレビューが表示されます 資料 画像ファイル 動画ファイル 動画ファイルのプレビュー ( 動画詳細 ) について アップロードした動画です 再生して確認することができます 2 動画の情報 ( ファイル名 説明 投稿日時 再生時間 サイズ ) が表示されます タイトルと説明欄は変更が可能です 内容を編集して 変更 ボタンをクリックすると内容の変更ができます タイトルは 30 文字以内 説明は 200 文字以内で入力してください 3 動画を利用した会議の履歴が表示されます 4 ストレージ管理画面に戻ります 5 動画を削除することができます ただし 動画を削除すると動画が使われている会議や会議記録での動画再生ができなくなります 削除は元に戻すことはできませんのでご注意ください 16

17 7.3 フォルダーを作成するには フォルダーを作成し ストレージ管理画面にアップロードしたファイルをフォルダーごとに整理 管理することができます 注意 1. 下図は通常ユーザー ID でログインし共有ストレージのフォルダーを作成する場合です 手順 1. 共有ストレージ または 個人ストレージ アイコン右の をクリックします 手順 2. 新規作成 をクリックします 手順 3. フォルダー名を入力し 確定 ボタンをクリックします 手順 4. OK をクリックします 新しく作成したフォルダーが表示されます 17

18 7.3.1 フォルダーの階層について 共有ストレージ / 個人ストレージの傘下にフォルダーを作成後 新し作成したフォルダーアイコン右の をクリックし 新規作成 をクリッすると その傘下に新しくフォルダーを作成できます くク フォルダーは 共有ストレージ / 個人ストレージのフォルダーを含めて 4 階層まで作成ができます ストレージ管理画面では 2 階層までのフォルダーが表示されますので 必要に応じてフォルダーアイコン左の + をクリックして表示します ( フォルダーの左側に + ボタンが表示されている場合は その傘下にフォルダーがあるということです ) 注意 1. 上図は共有ストレージのフォルダーの場合です 個人ストレージも同様です 注意 2. フォルダーの作成上限は 共有ストレージ 30 個 個人ストレージ 30 個です フォルダーの編集について 共有ストレージ / 個人ストレージの傘下以降に作成したフォルダーは 名前の変更 移動 削除を行うことができます 手順 1. 編集したいフォルダーアイコン右の をクリックし 目的に応じて選択します 手順 2. 名前の変更をする場合は フォルダー名を入力し 確定 ボタンをクリックします フォルダーを移動する場合は 移動先のフォルダーを選択し 確定 ボタンをクリックします 注意 1. 通常ユーザー ID でログインをした場合 フォルダーの移動は 個人ストレージと共有ストレージ間でフォルダーの 移動を行うことができます 管理者ページで共有ストレージの利用を禁止されている場合は 共有ストレージは表示 されず個人ストレージのみ表示されます 18

19 7.4 アップロードしたファイルの管理について ストレージ管理ページにアップロードされたファイルは 検索 ファイル名の変更 お気に入りに追加 削除 コピー 移動ができます また フォルダー別に整理して管理をすることができます 検索をするには 検索方法は 2 通りあります (1) キーワードを入力する 手順 1. キーワードを入力して 検索 ボタンをクリックします ボタンで検索キーワードをクリアにします (2) 検索オプションで絞り込む 手順 1. ボタンをクリックし 絞り込みを行いたい項目をクリックします ファイル名を変更するには 手順 1. ファイル名を変更したいファイルにチェックを入れます 19

20 手順 2. その他 の中にある ファイル名の変更 をクリックします 手順 3. ファイル名を変更し 確定 ボタンをクリックします 255 文字以内で入力してください 手順 4. OK をクリックします お気に入りに追加するには お気に入りに追加する方法は 2 通りあります (1) ファイルを選択して追加する 手順 1. お気に入りに追加したいファイルにチェックを入れます 青丸のチェックボックスにチェックを入れると ファイルの全選択および全選択解除ができます 20

21 手順 2. その他 の中にある お気に入りに追加 をクリックします 手順 3. OK をクリックします お気に入りに追加されると ボタンの色が黄色に変わります 手順 4. お気に入り をクリックしますお気に入りに追加されたファイルの一覧を確認できます (2) ボタンをクリックして追加する 手順 1. お気に入りに追加したいファイルの ボタンをクリックします お気に入りに追加されると ボタンの色が黄色に変わります 手順 2. お気に入り をクリックしますお気に入りに追加されたファイルの一覧を確認できます 21

22 7.4.4 お気に入りのファイルをお気に入りから外すには 手順 1. お気に入りから外したいファイルの ボタンをクリックします お気に入りから外れると ボタンの色は黄色から元の色に変わります ファイルを削除するには 手順 1. 削除したいファイルにチェックを入れます 青丸のチェックボックスにチェックを入れると ファイルの全選択および全選択解除ができます 手順 2. 削除 ボタンをクリックします 手順 3. 確認画面の OK をクリックします 22

23 手順 4. [OK] をクリックします 注意 1. ファイルの削除は ストレージ管理画面からの削除となります お気に入りに追加していた場合はお気に入りから も削除されます ( お気に入りの画面からファイルを削除した場合も 共有または個人ストレージから削除されます ) ソート機能について ファイル名 拡張子 容量 最終更新日時の右にあるソートボタンで替えることができます 各項目の順番を入れ ファイルのコピーをするには 手順 1. コピーしたいファイルを選択します 青丸のチェックボックスにチェックを入れると ファイルの全選択および全選択解除ができます 手順 2. コピー ボタンをクリックします 23

24 手順 3. コピー先を選択し 確定 ボタンをクリックしますフォルダーが複数ある場合は コピー先のフォルダーを選択します 個人ストレージでは 個人ストレージと共有ストレージ間でファイルのコピーが可能です 手順 4. OK をクリックします ファイルの移動をするには 手順 1. 移動したいファイルを選択します 青丸のチェックボックスにチェックを入れると ファイルの全選択および全選択解除ができます 手順 2. 移動 ボタンをクリックします 手順 3. 移動先を選択し 確定 ボタンをクリックしますフォルダーが複数ある場合は 移動先のフォルダーを選択します 個人ストレージでは 個人ストレージと共有ストレージ間でファイルの移動が可能です 手順 4. OK をクリックします 24

25 8 ご案内窓口設定を行うには 8.1 ご案内窓口設定の変更と影響範囲について [ ご案内窓口設定の画面 ] ご案内窓口名 現在設定されている名称が表示されます 2 ご案内窓口設定 ご案内窓口設定では 以下の変更が可能です ご案内窓口名 ご案内窓口パスワード 自動録画の ON/OFF お客様映像の表示 / 非表示 入室時初期画面設定 お客様側デスクトップ共有ボタン表示 / 非表示 ホワイトボード チャット 印刷機能操作許可初期設定 バナー登録 ( 会議室画面 < お客様側 >) に添付 表示されます 注意 1. ご案内窓口設定で設定した内容は メインページに表示されるご案内窓口名 入室後のご案内窓口左上の表示 ご 案内窓口設定画面にある名前に反映されます 3 スタッフページ設定 お客様側の入り口画面の表示内容を変更できます 4 事前アップロード ホワイトボードに 資料を事前にアップロードしておくことができます 5 メッセージ一覧 メッセージの管理が行えます 6 アカウント情報変更 名前 ログイン時のパスワードを変更できます 25

26 8.2 全体設定 ご案内窓口名を変更するには 手順 1. メインページのご案内窓口設定をクリックします 手順 2. ご案内窓口設定 をクリックします 手順 3. ご案内窓口名の 変更する ボタンをクリックします 手順 4. 手順 5. 変更したい名称を記入します OK をクリックします 以上で ご案内窓口名の変更は完了です 26

27 8.2.2 ご案内窓口パスワードを設定 解除するには ご案内窓口にパスワードを設定すると お客様側からの入室時にパスワードが必要になります スタッフは電話やメールなどで お客様側に事前にパスワードを伝える必要があります 手順 1. ご案内窓口パスワードの 設定する ボタンをクリックします 注意 1. 初期設定では 未設定 になっています 手順 2. 設定するパスワードを入力し OK をクリックします 以上で ご案内窓口パスワードが設定されます 設定したご案内窓口パスワードを解除する場合 1 解除する ボタンをクリックします 2 確認画面で OK をクリックします 以上で パスワードが解除されます 27

28 8.2.3 自動録画の設定 解除するには ご案内窓口画面より 会議室の録画を自動で行う設定ができます 自動録画を ON の設定で会議室に 2 人目が入室すると自動的に録画が開始されます 手順 1. 自動録画の 変更する ボタンをクリックします 注意 1. 初期設定は OFF になっています 状態が変化し ON になります OFF に戻す場合は再度 変更する ボタンをクリックします 以上で 自動録画の設定 / 解除の切り替えの操作は完了です 8.3 表示設定 お客様カメラ利用の許可 / 禁止を設定するには 禁止に設定すると スタッフ側とお客様側の両方の会議室画面でお客様映像を非表示にできます 手順 1. ご案内窓口設定のお客様カメラ利用欄にある 変更する ボタンをクリックします 注意 1. 初期設定は 許可 になっています 変更すると 禁止 になります これで 会議室に入室した際にスタッフ側の会議室画面でもお客様映像が非表示になります 許可 に戻す場合は再度 変更する ボタンをクリックします 以上で お客様カメラ利用の許可 / 禁止設定の操作は完了です 28

29 8.3.2 お客様側映像の表示 / 非表示を設定するには お客様側映像を非表示に設定すると お客様側画面のお客様自身の映像が表示されないようになります ( お客様カメラ利用が許可の場合 ) お客様側画面のスタッフ側映像はそのまま表示されます 手順 1. お客様側映像欄にある 変更する をクリックします 注意 1. 初期設定は 表示 になっています 状態が変化し 非表示 になります 表示 に戻す場合は再度 変更する ボタンをクリックします ( お客様映像を表示するには お客様カメラ利用を 許可 に設定する必要があります ) 以上で お客様側映像の表示 / 非表示切り替えの操作は完了です 入室時初期画面設定をするには 入室時初期画面設定とは 会議室に入室した段階での画面レイアウトを変更する機能です 初期設定は 画像の一番左のレイアウトになっています レイアウトは 会議室入室後に変更できます 手順 1. 入室時に表示させたいレイアウトを選択し 変更する ボタンをクリックします 注意 1. 画面設定は インバウンドスタッフに登録されている場合 インバウンド窓口設定に従います デスクトップ共有ボタンの表示について お客様デスクトップ共有ボタン の表示 / 非表示を選択することで お客様側から入室した画面上にデスクトップ共有ボタンを表示させるか させないかを設定できます 手順 1. 変更する をクリックします 以上で デスクトップ共有に関する表示設定は完了です 8.4 操作許可の初期設定 操作許可の初期設定を行うには お客様側の画面での各種機能の利用可否の初期状態を決定することができます 29

30 手順 1. 変更する ボタンをクリックします 許可 禁止 のどちらかを選択できます 8.5 バナーアップロード バナーを設定するにはバナーをアップロードすると ご案内窓口の中にここで設定した画像を表示させることができます 注意 1. ご案内画面上で バナーを表示させるには お客様カメラ側映像を 非表示 に設定する必要があります お客様側のパソコンにカメラデバイスが何も設定されていない場合は お客様側映像を 表示 の設定にしていてもバナーが表示されます 手順 1. 手順 2. ご案内窓口設定画面を開きます バナーアップロード欄の 参照 ボタンをクリックします 手順 3. お使いのパソコンから使用したい画像を選択し 開く ボタンをクリックします 注意 2. 注意 3. 利用できる画像の種類は jpeg gif ping です 画像の推奨サイズは横 288 縦 216 ですが 実際にアップロード可能なサイズは横 500 縦 300 まで可能です 手順 4. UPLOAD ボタンをクリックします 30

31 画像参照 ボタンをクリックすると 設定したバナーを確認できます 以上で バナーの設定は完了です 設定したバナーを解除する場合 1 ご案内窓口設定画面を開きます 2 バナーアップロード欄の 削除 ボタンをクリックします 以上で バナー画像の削除は完了です バナーに URL のリンクを設定するには 登録したバナーには URL のリンクを設定できます 会議室上でバナーをクリックすることで 登録された URL のサイトを展開することができます 手順 1. バナー URL に URL を登録し 変更 ボタンをクリックします 手順 2. OK ボタンをクリックします Web ページからのメッセージ 以上で バナー URL を設定できます 31

32 設定したバナー URL を解除する場合 1 解除 ボタンをクリックします 以上で 設定したバナー URL の解除は完了です 32

33 9 スタッフページを設定するには アウトバウンドの場合に お客様側がご案内窓口 ( 会議室 ) に入室する前に見るページの設定をします ここでの設定は お客様側からの入室画面に反映されます 注意 1. 以下 このページを スタッフページ と呼びます 9.1 スタッフページの設定を行うには 手順 1. メインページのご案内窓口設定をクリックします 手順 2. スタッフページ設定 をクリックします スタッフページ にイメージ画像を利用するには スタッフページ に 静止画を表示させることができます 注意 1. ご利用いただける画像データの拡張子は jpeg, gif, png です 手順 1. 参照 ボタンをクリックします 33

34 手順 2. お使いのパソコンから使用したい画像を選択し 開く ボタンをクリックします 以上で イメージ画像の表示設定は完了です メールアドレスを設定するには この設定は お客様からの 一言メッセージ 受信 及びインバウンド機能を設定した際に利用できる お客様情報入力画面 をご利用いただく際に機能します インバウンド機能の お客様情報入力画面 をご利用いただいた場合 セールス入室以前にお客様の情報を入力する画面が設置されます 入力された情報はここで設定したメールアドレスに送信されます 手順 1. 利用したいメールアドレスを記入します コメントの設定をするには スタッフページ に表示させたいコメントのタイトルと コメントを記入します 手順 1. 空欄に表示させたいコメントを記入します スタッフページ設定を反映するには 9.1.1~9.1.3 で行った設定を スタッフページ に反映させます 手順 1. スタッフページ設定画面下部にある 確定 ボタンをクリックします 以上で スタッフページの設定は完了です 34

35 9.2 スタッフページの表示を確認するには 設定した情報が スタッフページ でどのように表示されるのか 確認することができます 手順 1. ご案内窓口ページ URL の こちら をクリックします 下図のように 設定した内容が反映されているかどうかご確認いただけます 35

36 10 資料の事前アップロードをするには ご案内窓口内の ホワイトボード に資料を貼込んでおくことができます 10.1 資料の事前アップロードをするには 資料の事前アップロードをするには 手順 1. 事前アップロード をクリックします トレージからアップロード ボタンをクリックします 手順 2. ス 手順 3. アップロードしたいファイルにチェックを入れます 手順 4. 追加する ボタンをクリックします注意 1. 予めストレージ管理画面にアップロードされている必要があります 通常ユーザー ID でログイン 会議予約を行う場合は 共有ストレージと個人ストレージの両方が表示されます 下記画像は管理者ユーザー ID でログインした場合です 36

37 手順 5. ファイル名を入力します 注意 2. 最大 10 ファイルまで登録可能です 注意 3. 個人ホワイトボードのファイル ( 拡張子 wbs) は選択いただけません 注意 4. アップロード時に 資料名を記入して登録すると 記録した資料名が登録されます 資料名を記入されなかった場合 ファイル名がそのまま適用されます 手順 6. 変更する ボタンをクリックします 手順 7. OK をクリックします 以上で 事前アップロードは完了です 10.2 アップロードしたファイルの編集 確認を行うには 事前アップロードページに アップロードしたファイルの一覧が掲載されます ファイルの名前を変更する場合手順 1. ファイ名を書き換えます 注意 1. 変換が完了したファイルが通常か高画質かの違いは 現在表記されておりません 手順 2. 変更する ボタンをクリックします 以上で ファイル名の変更は完了です 37

38 事前アップロードを行った資料を削除するには 手順 1. 削除 ボタンをクリックします 手順 2. OK をクリックしますまたは 一括削除にチェックを入れ 変更する ボタンをクリックします 以上で 事前アップロードを行った資料の削除は完了です 資料の表示順を変更するには 会議室に入室した際に ホワイトボードに表示する資料の順番を変更できます 手順 1. をクリックし 表示順を入れ替えます 手順 2. 変更する ボタンをクリックします 以上で 資料の表示順の変更は完了です 10.3 事前にアップした資料を確認するには 変換が完了した資料のファイル名は 青色になり クリックできるようになります 変換中の場合や 変換が完了してもページを更新していない場合には 文字色は黒で クリックできません 手順 1. 確認したい資料のファイル名をクリックします 38

39 ページ上に アップした資料のプレビュー画面が表示されます キーボードの Esc キー あるいはプレビュー画面の か 灰色の部分をクリックすると 画面が閉じます 39

40 11 メッセージを確認するには お客様から送られたメッセージを確認することができます 11.1 メッセージの詳細を確認するには 手順 1. メッセージ一覧をクリックします 手順 2. 青文字のメッセージをクリックします メッセージの詳細が下図のように表示されます 40

41 11.2 メッセージを削除するには 手順 1. 手順 2. 削除したいメッセージのチェックボックスに チェックを入れます 画面下部の 削除する ボタンをクリックします 以上で メッセージの削除は完了です 12 アカウント情報を変更するには ユーザー名や ご案内窓口パスワードの変更が行えます 手順 1. アカウント情報変更をクリックします 手順 2. 注意 1. 変更したい欄に 情報を入力します パスワードは確認のため 2 度入力してください 手順 3. 確認する ボタンをクリックします 以上で アカウント情報の変更は完了です 41

42 13 会議を予約するには スタッフユーザーは 自分の窓口の会議を事前に予約できます 手順 1. 会議予約 をクリックします 会議予約画面で必要な設定を行います 手順 2. 予約日時を設定します 予約済会議がある場合は表示されます 手順 3. 会議名を入力します 手順 4. リマインダーの設定を行います チェックを入れると 予約時に送られる招待メールとは別に 会議開始の 1~2 時間前に招待メールを再送信します 注意 1. 予約した会議の会議開始時刻が予約した時間から 1 時間以内の場合は リマインダーは送信されません 42

43 手順 5. 招待者とスタッフを 1 人ずつ設定し 差出人情報も設定します 注意 2. すべて必須項目です スタッフと差出人欄には アカウント情報変更 の名前と スタッフページ設定 のメールアドレスが表示されます ( 編集も可能です ) 参加者をアドレス帳から選択する場合 予めアドレス帳に登録したメールアドレスを呼び出して参加者を追加することができます アドレス帳へのメールアドレス登録は 最大 500 件まで無料で行えます 1 アドレス帳を開く ボタンをクリックします 2 招待したい相手を選び 選択欄にチェックを入れ 追加する ボタンをクリックします 新規登録 ボタンより 新規登録することができます 検索時に 共有アドレスも表示 にチェックを入れ検索をすると 他のスタッフのアドレス帳に登録されたメールアドレスも確認することができます 43

44 手順 6. 入室時や会議記録に対してパスワードを設定します 手順 7. 予約する会議の各種設定を行います ( 設定しない場合は ご案内窓口設定の設定が適用されます ) 手順 8. 資料事前アップロードの設定を行います 10 ファイルまで登録可能です パソコンに保存された資料を使う場合 1 参照 ボタンをクリックし 利用しているパソコンのファイルの選択画面の表示からファイルを選択して 開く ボタンをクリックしてください 2 通常 または 高画質 を選択します 高画質を選択した場合 アップロードした資料を拡大しても 文字や図など 資料の細部が通常よりもきれいに表示されるようになります 3 ファイル名を入力します 注意 3. 最大 10 ファイルまで登録可能です 対応フォーマット サイズは 資料事前アップロードの右横にある? にマ ウスオーバーすると表示されますのでご参照ください 注意 4. 高画質 を選択すると 変換には通常よりも時間がかかる場合があります 44

45 注意 5. Word は 通常および高画質で変換が可能ですが 高画質を選択した場合 変更履歴が表示されません 変更履歴を 表示する場合は 通常を選択してください 注意 6. パスワード付きの資料はアップロードができませんのでご注意ください ストレージに保存された資料を使う場合 1 ストレージからアップロード をクリックします 1 2 アップロードしたいファイルにチェックを入れます 3 追加する ボタンをクリックします 注意 7. 予めストレージ管理画面にアップロードされている必要があります メンバー ID でログイン 会議予約を行う場合 は 共有ストレージと個人ストレージの両方が表示されます 下記画像はユーザー ID でログインした場合です ファイル名を入力します 4 注意 8. 最大 10 ファイルまで登録可能です 注意 9. 個人ホワイトボードのファイル ( 拡張子 wbs) は選択いただけません 手順 9. すべての設定が終了したら 次へ をクリックします 45

46 手順 10. 参加者のメールアドレスをアドレス帳に登録するかどうか設定を行いますチェックを入れるとメールアドレスをアドレス帳に登録します 次回の予約時に登録したメールアドレスをアドレス帳から設定することができます 不要な場合はチェックを外してください 注意 10. 既にアドレス帳に登録されているメールアドレスの場合は チェックボックスと この宛先をアドレス帳に登録す る は表示されません 手順 11. 内容を確認して 登録する ボタンを押下します 会議が登録され 招待者とスタッフへ招待メールが送信されます 手順 12. 予約時間になりましたら それぞれ招待メールの URL から入室します リアルタイムコラボレーションセールスからのお知らせ スタッフ様から Web 会議への招待がありました リアルタイムコラボレーションセールスからのお知らせ スタッフ様から Web 会議への招待がありました 開催時間になりましたら 下記の URL をクリックしてください 会議室に入室 ボタン押下で Web 会議室へ入室することができます 開催時間になりましたら 下記の URL をクリックしてください 会議室に入室 ボタン押下で Web 会議室へ入室することができます 会議名 テスト 会議名 テスト 開催日時 :35:00 ~ :20:00 (GMT +9) 開催日時 :35:00 ~ :20:00 (GMT +9) スタッフ URL < お客様 URL < > 46

47 14 予約した会議の確認 変更 中止を行うには 手順 1. 予約一覧をクリックします 手順 2. 目的に応じて 詳細 変更 中止 ボタンをクリックします 会議予約時にパスワードの設定を行った場合は パスワードの入力画面で 設定したパスワードを入力します または 設定したパスワードの代わりに 管理者パスワードの入力でも予約会議の変更が可能です 14.1 資料事前アップロードの資料の順番を変更するには 手順 1. 予約一覧をクリックします 手順 2. 予約している会議の 詳細 ボタンをクリックします 会議予約時にパスワードの設定を行った場合は パスワードの入力画面で 設定したパスワードを入力します または 設定したパスワードの代わりに 管理者パスワードの入力でも予約会議の変更が可能です 手順 3. 資料事前アップロード欄のソートボタンをクリックし 順番を並べ替えます 手順 4. 戻る ボタンをクリックします 戻る ボタンをクリックすることで 表示の順番を変更できます 変更する ボタンをクリックすると予約変更画面が表示されますが 予約変更画面では資料事前アップロードの表示の順番を変更できませんのでご注意ください 47

48 15 予約一覧 手順 1. 予約一覧をクリックします 予約一覧ボタンから確認する場合 1 管理者ユーザー ID でログインしている場合は 予約している会議室を選択します または 青丸部分のカレンダーボタンをクリックし表示を切り替えると 会議室ごとの一覧が 1 週間分表示されます 緑丸部分のカレンダーボタンをクリックし表示を切り替えると 会議室ごとの一覧が 1 か月分表示されます 2 予約した会議の 詳細 ボタンをクリックします カレンダーボタンをクリックした場合は 該当の会議の会議名をクリックします 会議予約時にパスワードの設定を行った場合は パスワードの入力画面で 設定したパスワードを入力します または 設定したパスワードの代わりに 管理者パスワードの入力でも予約会議の変更が可能です 3 会議詳細画面に移動し 予約した内容が表示されます 予約状況ボタンから確認する場合 1 予約している会議室の予約状況をクリックします 48

49 2 予約会議の一覧が表示されます ( ア ) ( イ ) ( ア ) 予定日 予定時刻 選択したタイムゾーンが表示されます ( イ ) 会議名が表示されます 会議名をクリックすると 会議詳細画面に移動し 予約した内容が表示されます 49

50 16 予約会議について ( 予約時間内 / 予約時間を過ぎた場合 ) 予約時間内 予約時間中 アウトバウンドからの入室はできません 入室中の人数に関わらず スタッフページのステータスは 利用中 と表示され ここからお客様は入室できません 予約時間内であれば スタッフはお客様が会議室を退室しても会議室に再入室することができ お客様も招待メールの URL から再入室できます 予約時間を過ぎた場合 会議室内に 1 人になると 会議の延長禁止設定がされている場合には会議が終了します 会議室内に 2 人いる場合は 予約時間を過ぎてもそのまま会議を続行できます ( 同会議室で次の時間に予約している人が URL から入室しようとしても 前の会議が終了するまで入室できませんのでご注意ください ) 50

51 17 会議記録を確認するには 会議記録には 映像 音声を含めた打ち合わせの全体を記録した 映像 と 会議で使われたホワイトボード テキストチャットのみを記録した 議事録 があります 注意 1. 会議記録は 二人以上で会議室に入室した場合に記録できます 手順 1. 会議記録をクリックします 会議記録が一覧で表示されます 1 1 会議名 開催日時 利用時間 容量 は並び替えができます 17.1 会議記録を閲覧するには 議事録 録画映像を確認する手順について ご案内します 議事録を閲覧するには 手順 1. 議事録を見たい会議記録の 詳細 をクリックします 51

52 手順 2. 会議記録詳細画面の 議事録 をクリックします 下図のように 議事録が表示されます 議事録を印刷するには 手順 1. 印刷 をクリックします 52

53 手順 2. 印刷したい資料にチェックを入れます 手順 3. 選択したページを印刷する をクリックします 手順 4. パソコンに設定されているプリンターを利用し 議事録を印刷します 53

54 議事録を削除するには 手順 1. この議事録を削除する をクリックします 手順 2. 確認画面の YES を選択します 以上で 議事録が削除されます 54

55 録画映像を閲覧するには 手順 1. 映像を見たい会議記録の 詳細 をクリックします 手順 2. 会議記録詳細画面の 映像 をクリックします 手順 3. 見たいシーンをクリックします見たいシーンをクリックすると そのシーンの映像が表示されます 注意 1. 再生を停止する際は 停止 ボタンをクリックします レイアウトボタンをクリックすると レイアウトを変更することができます 55

56 映像を削除するには 手順 1. 録画映像の画面で この録画データを削除する をクリックします 手順 2. 削除の確認画面で YES をクリックします 以上で 映像の削除は完了です 56

57 18 ご案内窓口に入室するには 18.1 ご案内窓口に入室するには 手順 1. 会議室に入室 ボタンをクリックします 手順 2. 任意の名前を入力し 決定 ボタンをクリックします注意 1. 個人設定 で事前に登録してある場合 入力の必要はありません 手順 3. 次へ ボタンをクリックします 注意 2. 管理者専用メニューの会議室設定にてカメラ マイク設定画面を 省略した場合 ご利用ガイダンスは省略されます 手順 4. 映像 音声の通信を許可します 注意 3. 拒否 を選択すると 映像 音声の通信ができなくなるのでご 注意ください 57

58 手順 5. ご利用になるカメラを選択します右図赤丸の部分で 会議で利用したいカメラデバイスを選択できます カメラが認識されない場合は 正しく接続されているか確認の上 下図の 再読み込み ボタンをクリックしてください 接続方法が分からない場合は Web カメラが認識されない場合 をクリックしてください 注意 4. 再読み込み ボタンをクリック後は 名前入力画面に戻り ます 手順 6. 次へ ボタンをクリックします 手順 7. ご利用になるマイクを選択します右図の赤丸の部分で 会議で利用したいマイクデバイスを選択できます マイク選択後 音声を確認 ボタンをクリックすると 実際に入力されている ( 相手の拠点に聞こえる ) 音声が確認できます 確認中は下図のようなボタンに変化します マイクが認識されない場合は 正しく接続されているか確認の上 下図の 再読み込み ボタンをクリックしてください 接続方法が分からない場合は ヘッドセットが認識されない場合 をクリックしてください 58

59 注意 5. 再読み込み ボタンをクリック後は 名前入力画面に戻ります 注意 6. エコーキャンセラーを利用する のチェックボックスは Flash Player が 10.3 以上の場合で かつ PC 内蔵の音声デバイスをご利用の場合や Web カメラ内蔵マイクをご利用の場合に機能します エコーキャンセラー付きのマイクスピーカーや 一部のマイクデバイスでは機能しないことがありますので ご注意ください 注意 7. Flash Player11.0 以上でご利用いただく場合 エコーキャンセラー機能はデフォルトで ON になります ( エコーキャンセラーを利用するにチェックが入ります ) 手順 8. 次へ ボタンをクリックします 手順 9. 事前ミュート設定をします マイクをミュートにして入室する にチェックを入れることで 会議室入室時のマイクの音声を 自動的に音声消音 ( マイクミュート ) に設定する事ができます また カメラをミュートして入室する にチェックを入れることで 会議室入室時のカメラの映像を 自動的に映像の配信を停止 ( カメラミュート ) に設定する事ができます 次回からこの案内を表示しない にチェックを入れると 次回より簡易版の設定案内画面が表示されます 注意 8. 管理者専用メニューの会議室設定にて 入室時マイクミュート 入室時マイクミュート を 強制ミュート に 設定している場合は チェックを外すことはできません 会議室入室後に解除してください 手順 10. 入室 ボタンをクリックします 以上で 会議室の画面が開きます 注意 9. 会議室は Flash Player 以上で動作します 注意 10. 管理者専用メニューの会議室設定にて入室時初期画面設定をしている場合 会議室入室時には設定した画面が表示されます 59

60 手順 9 の事前ミュート設定画面にて 次回からこの案内を表示しない にチェックを入れた場合 手順 1. 任意の名前を入力し 決定 ボタンをクリックします 注意 11. 個人設定 で事前に登録してある場合 入力の必要はありま せん 手順 2. 映像 音声の通信を許可します 注意 12. 拒否 を選択すると 映像 音声の通信ができなくなるのでご注意く ださい 手順 3. ご利用になるカメラを選択します右図の赤丸部分で 会議で利用したいカメラデバイスを選択できます 入室後カメラをミュート にチェックを入れることで 会議室入室時のカメラの映像を 自動的に映像の配信を停止 ( カメラミュート ) に設定する事ができます 注意 13. 管理者専用メニューの会議室設定にて 入室時カメラミュート を 強制ミュート に設定している場合は チ ェックを外すことはできません 60

61 手順 4. ご利用になるマイクを選択します右図の赤丸の部分で 会議で利用したいマイクデバイスを選択できます 右図の 入室後マイクをミュート チェックボックスにチェックを入れることで 会議室入室時のマイクの音声を 自動的に音声消音 ( マイクミュート ) に設定する事ができます エコーキャンセラーを利用する チェックボックスにチェックを入れることで 会議中の音響エコーなどを制御 除去することができます マイク選択後 音声を確認する チェックボックスにチェックを入れると 実際に入力されている ( 相手の拠点に聞こえる ) 音声が確認できます また ボリュームバーで音量の調整が可能です 注意 14. エコーキャンセラーを利用する のチェックボックスは Flash Player が 10.3 以上の場合で かつ PC 内蔵の音声デバイスをご利用の場合や Web カメラ内蔵マイクをご利用の場合に機能します エコーキャンセラー付きのマイクスピーカーや 一部のマイクデバイスでは機能しないことがありますので ご注意ください 注意 15. Flash Player11.0 以上でご利用いただく場合エコーキャンセラー機能はデフォルトで ON になります ( エコーキャンセラーを利用するにチェックが入ります ) 手順 5. 接続の方法 ( 会議で利用するプロトコル / ポート ) を選択して 決定 をクリックします 注意 16. 初期設定では 自動選択 に設定されています プロ トコル ポートを変更する必要がない場合には 設定は不要です 以上で 会議室の画面が開きます 会議終了後の 会議室への再入室について セールスを利用し商談後にお客様側が退室された場合 スタッフ側は一度退室しなくても再入室をすることができます 手順 1. メッセージを確認し OK をクリックします 会議室が再起動し再入室します 61

62 18.2 低速回線モードを利用するには 回線環境が推奨環境 ( 下り :512Kbps 以上上り :256Kbps 以上 ) に満たない場合で 映像 音声に遅延が発生する場合 低速回線モードを使用しての入室をお勧めします 手順 1. 低速回線モードにチェックを入れます 手順 2. 会議室に入室 ボタンをクリックしますこれで 低速回線モードでの入室は完了です 注意 1. 低速回線モードで入室すると 環境設定にある 映像取得サイズ フレームレート の選択ができません 62

63 19 お客様側から利用するには 19.1 お客様側からご案内窓口にアクセスするには お客様側からご案内窓口にアクセスします スタッフ側からお客様を誘導する アウトバウンド と お客様が受付窓口から入室する インバウンド があります アウトバウンドの場合 ご案内窓口 URL から入室する場合予めお客様に ご案内窓口 URL をご連絡します ご案内窓口 URL は スタッフページ設定の中に表示されています 手順 1. 注意 1. ご案内窓口ページ URL にアクセスします URL を打ち込む場所は お使いのウェブブラウザによって違いますので ご注意下さい 手順 2. ご案内窓口へ をクリックし ご案内窓口に入室します スタッフナンバーを入力して入室する場合スタッフナンバーは 個人設定の中に表示されています 手順 1. お客様ご利用の PC のブラウザに と入力していただきます 注意 2. URL を打ち込む場所は お使いのウェブブラウザによって違いますので ご注意下さい とスタッフナンバーは 予めご連絡をするか 誘導する際にお伝えします 63

64 手順 2. スタッフナンバーを入力し 送信する ボタンをクリックます 手順 3. ご案内窓口へ をクリックし ご案内窓口に入室します お客様側入り口の見方 イメージ画像を設定した場合 ここに表示されます 言語の選択ができます ご案内窓口の状況を確認できます スタッフからのコメントが表示されます スタッフが不在の場合や 接続中の場合 スタッフ宛にメッセージを残せます メッセージを残すには 担当者にメッセージ ( 足跡 ) を残すことができます 離席中や利用中で 担当者と話ができなかった場合に利用できます 手順 1. 画面下部の メッセージ送信 ( 青文字 ) をクリックします 手順 2. 必要事項をメッセージ送信欄に記入し 送信をクリックします 64

65 メッセージの送信は完了です インバウンドの場合 ウェブ上に受付窓口を設けて お客様にご案内窓口に訪れていただく方法をインバウンドタイプと呼びます 管理者専用メニュー上にて ウェブ上の受付窓口設置用のタグを発行することができます 受付窓口を設置した場合 お客様側では指定されたウェブページの窓口にアクセスすることで ご案内窓口に直接移動できます 手順 1. ウェブページにアクセスします 手順 2. ウェブページに設置してあるご案内窓口の入室ボタンをクリックします 注意 1. ご案内窓口のデザインによっては 相談をはじめる 等名称が異なる場合がございます 手順 3. ご案内窓口に入室します 注意 2. インバウンド設定によっては ご案内窓口入室前に お客様情報入力ページ や お客様名入力ウィンドウ の表 示がある場合がございます 19.2 お客様側からの入室について スタッフページまたはインバウンド用の入室ボタンが表示されたページから ご案内窓口に入室します ご案内窓口に入室するには 手順 1. 待機中の表示のときに ご案内窓口へ ボタンをクリックします ご案内窓口へ入室できます入室できません 表示が待機中に変更後 入室いただけます入室できません 表示が待機中に変更後 入室いただけます 手順 2. 以降の操作は 18.1 ご案内窓口に入室するには をご参照ください 65

66 66 20 ご案内窓口の使い方について 20.1 ご案内窓口の使い方について ご案内窓口の見方 スタッフ側顧客側

67 映像表示部分 1 映像表示部分 1( 入室時に 相手の映像が表示されます ) 2 映像表示部分 2( 入室時に 自分の映像が表示されます ) 注意 1. スタッフ側でお客様側映像を表示しない設定になっている場合は お客様の映像が表示されません 個別設定 3 映像 音声の設定 4 環境設定 5 遅延解消 6 レイアウト変更 ホワイトボード部分 7 ホワイトボード 8 ホワイトボード書き込みツール 9 個人ホワイトボード 10 ホワイトボードツールバー 11 ホワイトボード操作ボタン 12 ホワイトボード印刷ボタン チャット部分 13 テキストチャットの表示と入力部分 ファイル転送部分 14 ファイル転送 お客様側操作設定 15 ホワイトボードの操作許可 / 拒否 16 テキストチャットの操作許可 / 拒否 17 プリンタの操作許可 / 拒否 その他の設定 18 会議室の情報 19 会議設定ボタン 20 PC 画面共有 動作再生 会議内招待 録画ボタン 退室 21 退室ボタン 67

68 20.2 ご案内窓口の機能を利用するには 入室時に優先的に接続するプロトコル ( 通信 ) を設定するには セールス入室時の通信チェックに関係する機能です セールス入室時に 優先的に通信の可否を確認するプロトコルとポートを設定できます 一度設定していただくと 基本的には次に会議室に入室する際には設定したプロトコル ポートから優先的に接続を試行します 注意 1. この機能は たとえば RTMP での通信を制限しているお客様に有効です 手順 1. 環境設定 をクリックします 手順 2. プロトコル ポート設定の 設定ダイアログを開く をクリックします 手順 4. プルダウンから利用したいプロトコル ポートを選択します 手順 5. 変更 ボタンをクリックします 手順 6. 再入室の確認画面で はい をクリックします 68

69 会議を録画する ( 手動録画 / 自動録画 ) 会議室に 2 名以上入室した場合 会議内容を録画することができます 手動で録画を行う場合 手順 1. 手順 2. 画面右上の 録画 ボタンをクリックします 確認のウィンドウの はい をクリックします 以上で 録画が開始されます 自動で録画を行う場合 ( 自動録画に設定している場合 ) 自動録画機能を ON にした状態でスタッフとお客様 (2 名 ) が入室すると 自動的に録画が開始されます 自動録画が開始されると スタッフ側画面に 録画が開始されました というメッセージが表示されます 録画を停止する場合 手順 1. 手順 2. 画面右上の 停止 ボタンをクリックします 確認のウィンドウで YES ボタンを押します 以上で 録画が停止されます 69

70 お客様側に操作権を与えるには お客様側で入室直後 ホワイトボード テキストチャット 印刷機能が制限された状態になっています スタッフ側の権限で それぞれの機能の利用できるように設定することができます 手順 1. 許可をしたい機能の 許可 ボタンを押下します 1 ホワイトボードの操作 ホワイトボード許可 ボタンは お客様側からの ホワイトボードについて設定するボタンです スタッフ側のインターフェイスにのみついています 2 チャットの操作 チャット書き込み許可 ボタンは お客様側の チャットの利用を設定するボタンです スタッフ側のインターフェイスにのみついています 3 プリントの操作 プリント許可 ボタンは お客様側のプリンタ利用可否を設定するボタンです スタッフ側のインターフェイスにのみついます 20.3 ホワイトボードを使うには ホワイトボードは通常画面右上に大きく表示され 参加者全員で共有できます 資料の貼り込み 貼り込んだ資料への書き込み 書き込んだ内容の印刷などが行えます 70

71 色を選択するには 手順 1. ホワイトボード上部にある カラー から使用したい色を選択します 注意 1. 色は ペンツール シェイプツールでの書き込みに利用できます 以上で 書き込む色の選択は完了です 書き込むサイズを選択するには ペンツールの場合 手順 1. サイズ をクリックし 大きさを選択しますペンツール テキストツール シェイプツールを利用する場合に使用します テキスト入力の場合 以上で 書き込むサイズの変更は完了です ホワイトボードにフリーハンドで書き込むには 手順 1. ペンを選択しますペン先が細い方が鉛筆タイプ ( 左 ) ペン先の太い方はマーカータイプ ( 右 ) のペンです 手順 2. ホワイトボード部分に書き込みます 以上で ホワイトボードに書き込むことができます 71

72 ホワイトボードにキーボードを利用して書き込むには 手順 1. テキストツールを選択します 色とサイズはそれぞれツールバーから選択できます 手順 2. テキスト入力欄に 文字を打ち込みます 手順 3. 入力欄右上の をクリックするか テキスト入力欄の枠外をクリックし 入力内容を決定します 以上で テキスト入力は完了です ホワイトボードに図形を描き込むには 手順 1. シェイプツールから 使用する図形を選択します 色や枠線のサイズは カラー サイズ ツールで変更できます 手順 2. ホワイトボードに図形を描き込みます ホワイトボードへの書込みの取消 / 削除をするには ひとつ前の書き込みを取り消します 注意 1. この操作は 書き込みの取り消しのみとなります 貼り込んだ資料を元に戻すことはできません ツールを利用して書き込んだすべての内容を削除します 注意 2. この操作は 書き込みの取り消しのみとなります 貼り込んだ資料は削除されません 資料を指差しながら説明するには フィンガーツールを利用します フィンガーツールを選択し マウスカーソルをホワイトボード上に移動させると 指のマークが表示されます この指のマークは全ての会議参加者の会議画面に表示されます 72

73 ご利用のパソコンに保存されたファイルを貼り込むには 手順 1. 資料貼り込み ボタンをクリックします 手順 2. パソコンからファイルを選択する をクリックします 手順 3. 利用しているパソコンのファイルの選択画面の表示からファイルを選択して 開く ボタンをクリックます 手順 4. 通常モードで貼り込む場合は いいえ 高画質モードで貼込む場合は はい をクリックします 高画質を選択して資料を貼り込む場合 アップロードした資料を拡大しても 文字や図など 資料の細部が通常よりもきれいに表示されるようになります ( ただし通常よりも変換に時間がかかる場合があります ) 注意 1. 対応フォーマット :Word Excel PowerPoint Visio PDF JPG/JPEG PNG Bitmap TIFF AI EPS PSD, 注意 2. 1 ファイルあたりの容量 :20MB 以下 (Word, Excel, PowerPoint, Visio, PDF) 5MB 以下 (JPG/JPEG PNG Bitmap TIFF AI EPS PSD) 注意 3. ホワイトボードにデータをアップロードする際に 資料の四隅が上手く反映されない場合があります 資料の端が きれいに反映されない場合 次のサイズ以内にデータを調整してください PDF:675mm 675mm 以内,Word:A4 縦,Excel:A4 横,Power Point: 以内 注意 4. パスワード付きの資料はアップロードができませんのでご注意ください 注意 5. 管理者専用メニューの会議室設定にて ホワイトボードページ番号表示 を 表示にしない にしている面設定を している場合 貼り込んだ資料の下にはページ番号は表示されません 注意 6. 複数ページの Word の場合 印刷設定に関わらず 通常モード時は 2in1( 見開き ) 表示 高画質モードでは 1in1(100%) 表示となります 注意 7. Word は 変更履歴を表示する場合は いいえ をクリックし通常でアップロードしてください 高画質モードで アップロードをした場合 変更履歴が表示されません 注意 8. 高画質 を選択すると 変換には通常よりも時間がかかる場合があります 注意 9. Word Excel PowerPoint Visio PDF は高画質モードで変換が可能です それ以外のファイルは 高画質 を 選択しても高画質モードで変換されません 73

74 貼り込んだファイルごとに表示されます 複数ページの資料を貼り込むと 紙が数枚重なった複数ページ用のアイコンが表示されます 複数ページ用のアイコンをクリックすると ページの 1 枚目が表示されます ストレージに保存されたファイルを貼り込むには 予めストレージ管理ページに保存された資料や画像を貼込むことができます 手順 1. 資料貼り込み ボタンをクリックします 手順 2. ストレージからファイルを選択する をクリックします ファイルの選択画面が表示されます をクリックすると ファイルをプルダウンから選択して絞り込むことができます 絞り込んだファイルは 上図の青い四角で囲んだ場所に表示されます 共有ストレージと個人ストレージからファイルの選択ができます 注意 1. 通常ユーザー ID が管理者ページで共有ストレージの利用を禁止されている場合 は 共有ストレージは表示されず個人ストレージのみ表示されます 74

75 2 1 で選択したファイルのプレビューが表示されます 3 ファイルを選択して 貼り込む ボタンをクリックすると ホワイトボードに貼り込むことができます キャンセル ボタンをクリックすると ストレージ画面が閉じます 手順 3. ファイルを選択し 貼り込む ボタンをクリックします 注意 2. ファイルは複数選択できません 注意 3. 個人ホワイトボードのファイル 動画は貼り込むことはできません 貼り込んだファイルごとに表示されます 複数ページの資料を貼り込むと 紙が数枚重なった複数ページ用のアイコンが表示されます 注意 4. 複数ページ用のアイコンをクリックすると ページの 1 枚目が表示されます 75

76 メールファイル貼り込み機能を利用するには メーラーから指定のアドレスへ資料を送付することで 資料を貼込むことができます メールファイル貼り込み機能とは 特定のメールアドレスに資料を添付 送信することで 会議中のホワイトボードにその資料を貼り込むことができる機能です PC で利用しているメーラーや MFP( コピー FAX スキャナ プリンタとしての機能に加え ネットワーク機能も併せ持つデジタル複合機 =Multi Function Printer) から 会議室のホワイトボードへ資料を貼り込むことができます 手順 1. 会議設定の その他 を開きます 手順 2. メールファイル貼り込みの 貼り込みを許可する をクリックします 手順 3. 会議室のメールアドレス をコピーします 手順 4. 利用しているメーラーを利用し 会議室のメールアドレス に資料を送信します 注意 1. 貼込みを許可する にチェックが入っている場合に使えます 貼り込みを拒否する の場合は使えません 注意 2. 許可範囲については 管理者ページ の 会議室設定 にある メールファイル貼込み設定 に準じます 注意 3. 貼り込みたい資料は メールに添付して送信してください ただし パスワード付きの資料はアップロードができませんのでご注意ください 76

77 ホワイトボードのページ頭出し / 移動をするには ページの頭出しをする場合 手順 1. 頭出ししたい資料のアイコンをクリックします以上で 選択した資料の 1 枚目が表示されます 注意 1. 管理者専用メニューの会議室設定にて ホワイトボードページ番号表示 を 表示にしない にしている面設定を している場合 貼り込んだ資料の下にはページ番号は表示されません ページを切り替える場合 手順 1. ページを切り替えたい資料のアイコンをダブルクリックします 手順 2. ページ一覧より ホワイトボードに表示させたい資料をクリックします 手順 3. 決定 ボタンをクリック または資料をダブルクリックすると ホワイトボードに表示されます 77

78 ホワイトボードの資料をひとりで確認するには 会議室全体で同期しているホワイトボードを 拠点ごとで確認できるようになります 手順 1. 同期解除ボタンをクリックします 手順 2. 同期解除の確認画面が表示されたら OK ボタンをクリックしてください ホワイトボード同期解除中と表示されます 手順 3. 同期解除 をクリックすると ホワイトボードが再度同期されます ホワイトボードが再度同期され ホワイトボード同期中と表示されます 資料を拡大 / 表示場所を移動するには 虫眼鏡マークのついたスライドバーを使用して ホワイトボードに貼り付けた資料や 書き込んだ内容を拡大することができます 拡大後 ホワイトボード上にマウスカーソルを合わせると ハンドツール を利用できます 注意 1. ホワイトボードの枠を拡大する操作ではありません 拡大した資料の表示場所を変える場合は ハンドツール を利用します ホワイトボードの内容を印刷するには 手順 1. 印刷 ボタンをクリックします 注意 1. 管理者専用メニューの会議室設定にて ホワイトボードページ番号表示 を 表示にしない にしている面設定を している場合 貼り込んだ資料の下にはページ番号は表示されません 78

79 手順 2. 印刷したいページにチェックを入れます 手順 3. 決定 ボタンをクリックします 注意 2. 印刷前にプレビュー画面でご確認いただきご調整ください (A4 横サイズで印刷される場合 印刷用紙の左上に寄って印刷される場合がございます A5 サイズで印刷される場合 少しはみ出して印刷される場合がございます ) 以上で ご利用のプリンタなどから資料を印刷することができます 20.4 テキストチャットを使うには テキストチャットを利用して 文字によるコミュニケーションが可能です 入力された URL には自動的にリンクが貼られ クリックするとウェブブラウザが立ち上がり 該当のページが表示されます 送信 ボタンの左がメッセージ入力欄 上がチャット表示欄です 手順 1. メッセージ入力欄にメッセージを入力し 送信 をクリックします 注意 1. 入力する文字を確定後 Enter キーをクリックしても 入力されたメッセージ送信され 表示欄に表示されます 送信したメッセージの右側に 送信した時刻が表示されます 注意 2. 送信時刻はご利用の PC に設定されたタイムゾーンに従います 日付は表示されません 以上で テキストチャットに書込まれます 79

80 20.5 資料 ( ローカルに保存されたファイル ) を配布するには ご案内窓口で PDF などのファイルを受け渡しすることができます 手順 1. ファイル転送をクリックします 手順 2. 転送 ボタンをクリックします 手順 3. パソコンから 転送を行いたいファイルを選択します 手順 4. 開く をクリックするとアップロードが開始されます アップロードが完了すると 会議室の右上に通知ウインドウが表示されます ファイルのアップロードが完了しましたと表示されると ファイルの転送は完了です 転送されたファイルは 下図のようにアイコンで表示されます ファイル転送 の横に表示されている数字は 転送されたファイルの数です 手順 5. 転送されたファイルを受け取りたい場合は などのアイコンをクリックします 80

81 手順 6. パソコン内で ファイルを保存したい場所を決定し 保存 をクリックします 20.6 個人ホワイトボードを利用するには 個人ホワイトボードは 個々で書き込み保存ができる個人用のホワイトボード機能です 共有しているホワイトボードの内容を取り込んだり 逆に個人ホワイトボードで書き込みした内容を共有しているホワイトボードに貼り付けることもできます 個人ホワイトボードの内容は 会議終了後に自動的にストレージ管理画面に保存されます 注意 1. 個人ホワイトボードのファイル名は vcpw 日付時間番号.wbs のようにストレージに表示されます ファイル 名例 :vcpw_ _001.wbs 手順 1. 個人ホワイトボード をクリックします 手順 2. はい をクリックします 別ウインドウで個人ホワイトボードが表示されます 81

82 各種ツールです ホワイトボードと同様の機能です 2 新規をクリックすると個人ホワイトボードに空白のページが追加されます 注意 2. 管理者専用メニューの会議室設定にて ホワイトボードページ番号表示 を 表示にしない にしている面設定を している場合 貼り込んだ資料の下にはページ番号は表示されません 3 取込みをクリックすると ホワイトボードにアップロードされているファイルを選択して個人ホワイトボードに追加することができます 4 一括削除をクリックすると 選択したページを複数ページ一度に削除することができます ホワイトボードと同様の機能です 5 貼り付けボタンをクリックすると 個人ホワイトボードで編集したページをホワイトボードに貼り付けることができます 6 貼り込んだファイルが表示されます 7 個人ホワイトボードのファイルを印刷することができます ホワイトボードと同様の機能です 8 最大化ボタンです クリックすると 個人ホワイトボードウインドウを最大化できます 再度クリックすると元の大きさに戻すことができます 9 ボタンをクリックすると 個人ホワイトボードウインドウを閉じることができます 書記がクリックする場合は 書記をやめてメモ帳を閉じますか? という確認のメッセージが表示されます 10 右下の青で囲んだ部分にマウスカーソルを合わせてスライドすると 個人ホワイトボードウインドウの拡大 縮小ができます 82

83 ホワイトボードのファイルを個人ホワイトボードに取り込むには 手順 1. 取込み をクリックします 手順 2. 取り込みを行いたいページを選択し 決定 をクリックします 以上で ホワイトボードのファイルを個人ホワイトボードに取り込むことができ 書き込みなどを個別に行うことができます 83

84 個人ホワイトボードのファイルをホワイトボードに貼付けるには 個人ホワイトボードのファイルを参加者全員で共有するホワイトボードに貼り付けます 手順 1. 貼付け をクリックします 手順 2. 貼り込みたいページを選択し 決定 をクリックします 以上で 個人ホワイトボードのファイルを参加者全員で共有するホワイトボードに貼り付けることができます 84

85 20.7 動画をホワイトボード上で再生するには ホワイトボード上で動画を再生することができます ご利用いただくためには 予めストレージ管理ページにて動画をアップロードした上で 会議の予約を行います 手順 1. ストレージ管理ページにて 動画をアップロードしますストレージへのアップロードは 7 ストレージ管理について をご参照ください 手順 2. 会議の予約を行い 資料事前アップロード欄でストレージから動画をアップロードします 手順 3. 会議室右上の 動画再生 ボタンをクリックします 手順 4. 再生する動画をクリックします会議予約時に資料事前アップロードで設定した動画が表示されます 動画を再生せずにホワイトボード画面に戻す場合は 右上の ボタンをクリックします 85

86 クリックした動画が ホワイトボード上で再生されます 手順 4 の動画選択画面に切り替わります 2 ホワイトボード上に選択した動画が再生されます 一度に再生できる動画は一つです 別の動画を再生したい場合は 1 をクリックし動画選択画面から別の動画を選択します 3 動画の再生 一時停止 一時停止からの再開 シークの操作 音量の調整ができます 4 再生中の動画を停止します 停止すると 通常のホワイトボードに戻ります 86

87 20.8 環境設定を行うには カメラを切り替えるには カメラを切り替える方法は 2 通りあります ( ア ) 会議室のカメラ切り替えボタンを利用する パりと ソコンにカメラが複数台接続されている場合 カメラ切替えボタンを押すことで 使用するカメラを変更するこができます 注意 1. カメラは入室前に接続されている必要があります ( イ ) 環境設定から選択する 手順 1. 環境設定をクリックします 手順 2. デバイス関連のタブをクリックします 手順 3. カメラデバイスを選択します 手順 4. 選択後 右上の をクリックします 以上で カメラの切り替えは完了です 87

88 映像の取得サイズとフレームレートを変更するには 映像の取得サイズを変更することができます サイズを大きくすることで より綺麗に映像を取得し 配信することができます 手順 1. 環境設定 ボタンをクリックします 手順 2. デバイス関連を選択します 手順 3. 映像の取得サイズを変更します 注意 1. 会議室入室時は 自動設定 に設定されています 注意 2. この設定は 参加者全員に作用しません ( 拠点ごとに設定が必要です ) 注意 3. ご使用中のビデオデバイスによっては 映像取得サイズを変更した際に縦横の縮尺が変わる 上下に黒い帯が入るなどの現象が起きる場合があります フレームレートは 1 秒間に映像を取得してウェブ会議に配信する回数です フレームレートの数が大きいと スムースな動きになります 手順 4. 環境設定のデバイス関連で フレームレートを選択します 注意 4. 数値が大きいほどスムースな動きになります 但し 数値を上げた場合画質が低下する可能性があります 注意 5. 会議室入室時は 自動設定 となっており 入室時に自動測定したネットワーク環境に合わせて 最適な回数を選んでいます 注意 6. この設定は 参加者全員に作用します 88

89 マイクの切り替え / 入力の音量を調整するには マイクを選択する方法は 2 通りあります ( ア ) 会議室の音声切り替えボタンを利用する パソコンにマイクが複数台接続されている場合 マイク切り替えボタンを押すことで 使用するマイクを変更することができます 注意 1. マイクは会議に参加する前に接続されている必要があります ( イ ) 環境設定から選択する 手順 1. 環境設定 ボタンをクリックします 手順 2. デバイス関連をクリックします 手順 3. マイクデバイスを選択します 手順 4. 選択後 右上の をクリックし メニューを閉じます 以上で マイクの切り替えは完了です マイクの入力音量を調整するには 下図の調整バーを利用します シークバーを移動させて 入力音量を調整してください 89

90 カメラ マイクをミュートにするには ワンクリックで使っているカメラ マイクをミュート ( 消音 もしくは映像が映らない ) 状態にすることができます 手順 1. それぞれのミュートボタンをクリックします カメラをミュート ( 映像が映らない ) 状態にする場合 ご案内窓口中央下部分にある カメラミュートボタンをクリックします 映像が青画面になり 自身の映像が表示されなくなります 映像表示枠の左上にカメラミュートボタンが表示されます 元に戻す場合は 再度カメラミュートボタンをクリックします マイクをミュート ( 消音 ) 状態にする場合 ご案内窓口中央下部分にある マイクミュートボタンをクリックします 自身のマイクが消音になり 相手に声が聞こえなくなります 映像表示枠の左上にマイクミュートボタンが表示されます 元に戻す場合は 再度カメラミュートボタンをクリックします 退席状態 ( カメラ マイク同時ミュート ) にするには カメラとマイクを同時にミュート状態にすることができます 退席状態では 映像部分に椅子の画像が出て退席状態を表します 退席状態にしている場合はお客様側から確認できるステータスが 離席中 になり お客様が新たに入室できない状態となります 退席状態を解除するには 退席 ボタンをクリックします 手順 1. 退席ボタンをクリックします 会議画面上では退席状態の画像が表示されます お客様の入室画面では ステータスが 離席中 として表示されます 会議室での表示 お客様側入室画面での表示 90

91 20.9 会議室から退室するには 手順 1. 画面右上の 退室 ボタンをクリックします 手順 2. 確認ウインドウが開きます 会議室から退出しますか? の はい ボタンをクリックします 以上で 会議室を退室できます 91