甲南大学　Office365の使い方

Transcription

1 2016/6/10 情報システム室 (Version 1.3) 甲南大学のパソコンには 環境復元機能が入っています パソコン教室などで行った設定は 一度ログオフすると元に戻ります ご注意ください このマニュアルは Windows 7/Internet Explorer の環境を基に作成しています OS やブラウザが異なる場合は 環境にあわせて操作してください Office365 のソフトウェア要件は 以下の URL を参照してください 目次 I. Office365 にサインインする P. 1 II. 電子メールを使う P. 3 III. OneDrive を使う P. 6 IV. Skype を使う P. 10 V. Office ソフトのインストール P. 14

2 I. Office365 にサインインする Office365 は 基本的に Web ブラウザから利用します ホームページを見ることができる端末ならば パソコンや スマートフォン タブレットなどで利用できます Office365 を利用するためのアカウント パスワードは 甲南大学情報教育システムを利用するときのユーザー ID パスワードと同じものです 1. 初回サインイン 1 InternetExplorer や Safari などの Web ブラウザを起動し Office365 のポータルである を開きます 参考 情報システム室ホームページ からも サインインできます MyKonan の画面左下にある お気に入りタ イトル から メールを読む リンクをクリ ックしてもサインインできます 2 メールアドレス ( ユーザー ID@s.konan-u.ac.jp) と パスワード (MyKonan など にログインするときのパスワード ) を入力し サインイン をクリックします ユーザー ID 初期パスワードは 入学時のガイダンス等で案内があります 間違ったメールアドレス ( ユーザ ID@s.konan-u.ac.jp 以外のメールアドレスなど ) を入力して 右画面が表示された場合は 次ページの回復手順で再度サインイン操作をしてください 1

3 回復手順 (a) Office365 のポータルである を開きます Microsoft account からサインアウトし 職場または学校から割り当てられた Office365 ユーザー ID でサインインしてください の表示をクリックします (b) アカウントからサインアウトしました と表示され そのまま Office365 のサインイン画面が表示されます しばらく待っても Office365 のサインイン画面が表示されない場合は 手動で を開いてください (c) 間違ったアカウント情報が表示されている場合は アカウント表示の右上にある をクリックし プルダウンメニューから 破棄 をクリックします + 別のアカウントを使用する をクリックすると Office365 にサインインするときのアカウントを新しく設定できます (d) Office365 のサインイン画面が表示されるので 甲南大学から付与された正しいメールアドレス ( ユーザ ID@s.konan-u.ac.jp) とパスワードを入力し サインイン をクリックします 2. パスワードを変更する情報教育システムのパスワード変更システム利用することで Office365 を含む情報教育システム全体のパスワードを一括変更できます パソコン教室などの自由利用パソコンにログインし デスクトップ上の パスワード変更画面 アイコンをダブルクリックして パスワードを変更します Office365 の画面からは パスワード変更はできません 2

4 II. 電子メールを使う Office365 のメールは Web メールですので パソコンやスマートフォンなどのホームペ ージを見ることができる端末であれば どこからでも利用できます 1.Outlook 画面を開く 1 Office365 にサインインすると Outlook 画面が表示されます 表示されない場合は画面左上のマーク ( ナビゲーション ) をクリックするとメニューが表示されますので メール を選択して下さい 2. メールを受信する 1 左側の画面の フォルダー 受信トレイ をクリックすると 中央の画面に受信メールの一覧が表示されますので 見たいメールをクリックして下さい フォルダー をクリックし その他 > をクリックすると 受信トレイや送信済みアイテムなどのメニューが展開されます 3. メールを送信する 1 画面左上の 新規作成 をクリックします 2 宛先 にメールアドレスや名前を入力します 宛先 や右側に表示される + をクリックして アドレス帳からメールアドレスを探すこともできます CC も同様に入力します 3 メール本文と件名を入力した後 送信 をクリックすると メールが送信されます ファイルを添付する時の操作は次ページ4 を参照 3

5 4. 送信するメールにファイルを添付する 1 メールの入力画面の上に表示されている 添 付 をクリックします 2 自分のパソコンに保存されているファイルを 添付する場合は左側のメニューの コンピュ ーター をクリックしてください 3 エクスプローラが開きますので 添付するフ ァイルを選択し 開くをクリックしてくださ い 4 次に 添付ファイルとして送信 を選択して ください 5 ファイルが添付されましたので 送信 をク リックしてメールを送信して下さい 6 上記 1~5の操作方法以外に エクスプローラから添付したいファイルをメールの本文の部分に直接ドラッグ & ドロップする方法もあります 5. メールに返信する 1 返信するメールを2の操作で右側の画面に表示し 画面上の <- 返信 - 全員に返信 のいずれかをクリックします 2 本文にメッセージを書いて 送信 をクリックします 4

6 6. 仕分けルールを設定する 1 メールの表示画面の右上の の部分をクリックするとメニューが表示されますので ルールの作成 を選択して下さい 2 新しい受信トレイルール の設定画面が表示されますので 仕分けルールを入力して画面上の OK をクリックして下さい 7. メールを携帯に転送する 1 メールの画面右上の設定ボタン ( 歯車マーク ) をクリックし 表示されるメニュー下の方にある 個人用アプリの設定 メール を選択します 2 画面左側に表示されるオプションメニューの アカウント 転送 を選択します 3 右側の転送設定画面で 転送を開始する を選択し 転送先のメールアドレスを入力し 転送されたメッセージのコピーを保持する にチェックを入れたうえで 画面上の 保存 をクリックします 4 携帯で迷惑メールフィルターの設定をしている場合は 転送されたメールが受信できるように設定してください 8. パソコンやスマートフォンなどからの利用パソコンやスマートフォン (iphone/android など ) のメールソフトからも Office365 に届いたメールを転送設定なしで直接見ることができます スマートフォンのメールソフトの設定方法については情報システム室のホームページをご参照下さい 5

7 III. OneDrive を使う OneDrive は Microsoft 社が提供しているオンライン ストレージ サービスです インターネット上にファイルを保存することで インターネットにつながっていれば どこからでもファイルの保存や編集などができます パソコン教室から OneDrive にデータをアップロードし 自宅に帰ってダウンロードする などの使い方ができます Office365 の SharePoint Online と連携することで 他のユーザーとファイルを共同編集することもできます 保存できる容量は1TB です 在学中は 自由に利用することができます 1.OneDrive 画面を開く 1 Office365 にサインインした後 画面上部のナビゲーションから OneDrive をクリックします 初めてアクセスした時には サービス開始のメッセージが表示されることがあります 2. フォルダーを新規作成する 1 新規作成 をクリックして 新しいフォル ダー をクリックします 2 フォルダーの名前を入力して 作成 をクリ ックします 3 フォルダーが作成されます 4 作成したフォルダーをダブルクリックすると フォルダー内に移動します 画面上部に 現在のフォルダー階層が表示されます 上位フォルダーに移動したい時には 移動したいフォルダー名をクリックします 6

8 3. ファイルをアップロード ダウンロードする 1 OneDrive にファイルをアップロード ( 保存 ) するときには アップロード をクリックします 2 エクスプローラが開きますので アップロード したいファイルを選択し 開く をクリック します 3 OneDrive からファイルをダウンロードすると きには ファイル名の横の を右クリ ックします 4 表示されたメニューの一番上の ダウンロード をクリックすれば ファイルがダウンロードされます ご自分のパソコンの場合は ファイルは ダンロード フォルダにダウンロードされます 4.OneDrive のファイルを閲覧 編集 削除する 1 ファイルを閲覧するには ファイル名をクリッ クします 2 Word Excel PowerPoint のデータであれば 閲覧した後に編集ができます Word 文書の場合は 文書の編集 から Word Online で編集 を選択すると ブラウザ画面上で編集できます Online 編集したデータは Office365 で自動的に保存されます データの 保存 ボタンはありません 7

9 3 元のファイル一覧画面に戻るには 画面左上のナビゲーションの下に表示されてい る自分の名前をクリックします 4 ファイルを OneDrive から削除するには 削除したいファイル名の横の を右クリックし 表示されたメニューの 削除 をクリックします 5 削除 をクリックすると ファイルがごみ箱 に移動します 6 ファイルを完全に削除するには 左側のメニュ ーの ごみ箱 をクリックし 右上の ごみ箱 を空にする をクリックします 5. ほかのユーザーとファイルを共有する 1 OneDrive のファイル一覧画面を表示し 共有 欄のアイコンをクリックします 誰とも共有されていないファイルは 自分のみ と表示されています 2 左側のメニューの ユーザーの招待 をクリックします 3 共有したいユーザーのメールアドレスを入力します 招待メールを送信しない場合は 下の オプションの表示 から 電子メール招待状を送信する のチェックを外します 4 アクセス許可レベルを 編集可能 表示可能 から選択します 表示可能 にした場合は 共有相手はファイルを開くことができますが 編集や保存はできません 5 右下の 共有 ボタンをクリックします 6 共有相手は左側のメニューの 自分と共有 をクリックすると 共有されたファイルにア クセスできます 8

10 6.Office ファイルを共同編集する 1 OneDrive の 自分と共有 をクリックすると 共有されたファイルの一覧が表示されます 編集するファイル名をクリックします 自分が共有元の場合は ドキュメント から編集するファイルを開きます 2 Word 文書の場合は 文書の編集 から Word Online で編集 をクリックします 3 他のユーザーが編集している場合は 画面右上に表示されます それぞれのユーザーが編集した内容が 他のユーザーに反映されるタイミングは アプリケーションによって異なります 保存は Office365 によって自動的に行われます 9

11 IV. Skype を使う Skype は 在席情報 ( プレゼンス ) インスタントメッセージ(IM) オンライン会議のスケジュールと実施 参加などのサービスを提供しています パソコンに Skype のソフトウェアをインストールすれば様々な機能を利用できます ( ソフトウェアのインストールは Ⅴ.Office ソフトのインストールを参照してください ) ブラウザ上では Office365 の Outlook 上でのみ インスタントメッセージなどの機能を利用できます なお 甲南大学のパソコンには Skype のソフトウェアはインストールされていません 必要に応じて 各自のパソコンにインストールして利用してください 以下の手順は ブラウザ上で利用するときの手順です 1. 在席情報 ( プレゼンス ) 1 Office365 にサインインした後 画面上部のナビゲーションから メール をクリックします 2 画面右上の人の形のアイコンをクリックして IM に サインイン をクリックします 3 IM にサインインしたあと 画面右上のアイコンをクリ ックして在席情報 ( プレゼンス ) を変更できます 4 プレゼンスを表示させない場合は IM からサインア ウト をクリックします 10

12 2. インスタントメッセージ (IM) 1 IM を送りたいユーザーのプレゼンス情報をクリックして 連絡先カードを表示します 例えば 受信メールの表示画面で送信者の名前をクリックすると送信者のプレゼンス情報が表示されます 2 インスタントメッセージを送信します のアイコンをクリックします 3 右のウィンドウが開くので 下の入力欄に送信したいメ ッセージを入力し Enter キーを押します 4 相手にメッセージが送信され 画面上部のメッセージ表示欄に履歴が表示されます 同様に 相手からのメッセージも メッセージ表示欄に表示されます メッセージのやり取りを終えるときには ウィンドウの閉じるボタンをクリックします ほかのユーザーからメッセージが届くと 画面右上 に通知ウィンドウが表示されます 通知ウィンドウをク リックすると メッセージ画面が表示されます 11

13 3. オンライン会議を利用するブラウザの Outlook 画面で オンライン会議を利用することができます オンライン会議を利用するには ヘッドセットや Web カメラなどが必要です 甲南大学のパソコンには 基本的にヘッドセットなどは備え付けられていないので 各自で必要に応じて用意してください 1 Office365 にサインインした後 画面上部の ナビゲーションから 予定表 をクリックし ます 2 新規作成 をクリックします 3 イベント 出席者 開始日時などの必要事項 を入力し オンライン会議の設定 をクリッ クします 4 右のウィンドウが開いたら 閉じる をクリックします 元の画面に戻るので 送信 をクリックします 5 予定表に オンライン会議の予定が登録されます ほかの出席者には オンライン会議の案内メールが送信され 予定表にも同じオンライン会議の予定が表示されます 12

14 4. 会議に参加する 1 画面上部のナビゲーションから 予定表 をクリックします 2 参加するオンライン会議をクリックします 3 開いたメニュー画面から 参加 をクリックします 4 Office365 ユーザーである場合はサインイ ンしてください ボタンをクリックします 5 オンライン会議画面が表示されます オンライン会議画面が表示されない場合は 画面の指示に従って操作してください Skype を利用するには Microsoft が提供するプラグインのインストールが必要です 13

15 V. Office ソフトのインストール Office365 では オンラインでの利用のほか 利用者用のオプションとして 無償で自分のパソコンに最新版の Office(Office365 ProPlus) をインストールできます 1ユーザーあたり 5 台のパソコン (Windows または Mac) までインストール可能です Office365 ProPlus は 現行の最新製品版 Office と機能は同等ですが 今後 Office の最新バージョンがリリースされると インストールできる製品もその最新版が提供されます ( 過去のバージョンの Office は使用できません ) インストール完了後 1か月に1 度 インターネット経由で自動的に Microsoft へのライセンス認証が行われます そのため 1か月に1 度はインターネットに接続して Office を利用するようにしてください 認証が行われなかった場合は 一定期間後に機能制限モードになり 新規作成 編集はできなくなります Office365 ProPlus でインストールした Office は 在学中のみ利用可能です 1.Office ソフトのインストール 1 Office365 にサインインした後 画面右上の歯車アイコンをクリックし 表示されるメニュー下の方にある 個人用アプリの設定 メール を選択します メールや OneDrive の画面からの場合でも同様に右上の歯車アイコンをクリックして下さい 2 画面下の方に青文字で表示されている ソフ トウェア をクリックします 3 インストール ボタンをクリックします 4 後はインストーラーの指示に従って インス トールしてください 14