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1 Office365 メールシステム 操作マニュアル 1 / 41

2 目次 1. はじめに メールアドレスについて お問い合わせ窓口 Office365 メールへのサインイン 接続方法とサインイン サインアウト Outlook の画面構成 メールの閲覧 削除 スレッド表示の設定と解除 メールの閲覧 添付ファイルの表示 メールの削除 スレッド表示の設定と解除 フォルダの管理 フォルダの構成 フォルダへのメール移動 フォルダの作成と削除 フォルダの移動 メールの作成と送信 返信 転送 メールの作成と送信 アドレス帳 ( 連絡先 ) の利用 ファイルの添付 メールの返信と転送 編集中のメールの保存 アドレス帳 ( 連絡先 ) の管理 個人用の連絡先の構成 個人用の連絡先の登録 個人用の連絡先の編集と削除 連絡先グループの作成 連絡先グループの管理 その他の設定 メールの署名設定 メールの転送設定 メールの振り分け パスワードの変更 トラブルシューティング Outlook の画面が Light バージョンになる / 41

3 1. はじめに 川崎学園内の 3 大学にて 学内メールサービスとして Office365 を採用しています 初めて利用される場合は 別紙の Office365 メールシステム初期設定マニュアル に従い 初期設定を行ってください 初期設定を完了された方は 本マニュアルをご利用ください 1.1 メールアドレスについて 配布されるメールアドレスは 下記のような形式です ドメイン ( 学籍番号内のアルファベットは小文字になります ) 各大学のドメインは 下記の通りとなります @kwjc.jp 1.2 お問い合わせ窓口 Office365 システムに関する質問などお問い合わせにつきましては 下記のメールアドレスへご連絡ください 学園メールシステムサポート窓口 お問い合わせの際には 以下の情報をメール本文に記載するようお願いいたします 学籍番号 ( 卒業生は 在籍時のもの ) 氏名 所属 ( 大学名 学科名など ) ( 卒業生は在籍時の大学名のみ ) 連絡先メールアドレスなど ( 携帯電話などのメールアドレス : 必須ではありません ) 以下の内容のお問い合わせには 対応できませんので ご了承ください 設定したパスワードを教えてほしい ( 変更手続きは対応いたします ) 他人のメールアドレスを教えてほしい 削除したメールを復旧してほしい 他人に送信したメールを削除してほしい等 3 / 41

4 2. Office365 メールへのサインイン 2.1 接続方法とサインイン 1. ブラウザソフト (Internet Explorer 等 ) を起動して 下記の URL にアクセスしてください ( スマートフォンにも対応済 ) 2. 以下のページが開きますので 配布された アカウント ( メールアドレス ) と初期設定時に設定した パスワード を入力して サインイン をクリックします 3. 以下のような受信トレイの画面が表示されれば サインインは完了です 4 / 41

5 4. サインインの画面で 以下のように接続時からメールアドレスが表示されている場合もあります ( 一度サインインするとサインイン履歴として以下の表示になります ) この場合は 自分のメールアドレスがあれば それをクリックしてサインインしますが 表示されていない場合は 別のアカウントを使用する をクリックして サインインを行ってください 2.2 サインアウト 利用を終了するには 必ず サインアウト を行ってください サインアウトを行わず ブラウザを終了させても OK です 5 / 41

6 2.3 Outlook の画面構成 Office365 は メールシステムだけでなく Word や Excel なども簡易版として利用できます ( 卒業生の方は Word や Excel は利用できません ) これらのシステムを総称して Office365 と呼ばれます メールシステムは Outlook と呼ばれますので これ以降の説明ではメールシステムのことを Outlook として記載いたします 受信トレイの画面 ( メールを選択して表示した場合 ) 1 メニュー切替えボタン Outlook や予定表 連絡先 Word Online Excel Online などを利用するときに 使用します 2 検索 ボックス メールの送信者や本文内の文字などを検索する場合 ここに入力して対象の人 やメールを探すことができます 3 フォルダ一覧ウインドウ メールボックス内のフォルダ一覧が表示されます メールを整理したい場合に自分 で新しいフォルダを作成することもできます 4 メール作成ボタン相手に送るメールを作成するときのボタンです 5 メール一覧ウインドウ 選択したフォルダ内にあるメールの一覧が表示されます 未開封 ( 未読 ) のメールは太字で表示されますが 既読のメールは通常の文字で 表示されます 6 メール閲覧ウインドウ 選択したメールの内容が表示されます 送信元の人の右にあるメニューで 返 信 転送 などが選択できます 7 操作メニューボタン メールを選択すると メールに対して 削除 したり迷惑メールとして扱ったりなどい ろいろな処理を行うためのボタンが並んでいます 6 / 41

7 3. メールの閲覧 削除 スレッド表示の設定と解除 3.1 メールの閲覧 1 現在選択したフォルダ内にあるメールの一覧が表示されます メールを選択すると色が変わり クリックするとメール閲覧ウインドウに内容が表示されます ダブルクリックして 新しいウインドウで閲覧することもできます メールを選択すると左上に表示される にチェックをいれることにより複数のメールを選択することも可能です また 選択により 2 のメニューや右クリックにより 3 のメニューが表示され メールの処理方法を選べます 基本的には 受信時刻の新しいメールが一番上に表示されます ( スレッド表示の場合は スレッド内で最新の受信時刻のものが表示され上にきます ) 2 表示されたアイコンをクリックすると削除したり 未開封 開封済みにしたり フラグ ( 目印 ) をつけたり 対象のメールをいつでも一番上に表示されるようコントロールできます アイコンにマウスを持っていくと処理名が表示されるようになっています 3 メールを右クリックすると 2 の処理に加え その他いろいろな処理を選択できます 迷惑メールとしてマークしたり 他のフォルダに移動したり メールに対して振り分けルールを設定することも可能です ( 複数のメールを選択して一気に処理させることも可能です ) 4 こちらの機能も 3 と同じですが 選択したメールのみに特化した処理ができます 処理内容については 次頁の 10 をご覧ください 7 / 41

8 5 メール一覧の表示形式の変更 フィルタをかけ必要なものだけを表示することができます スレッド表示の切り替えもこちらで行います 6 未開封のメールは 表題が太字 色付きでメールの左側に色のついた縦線が入ります 7 開封済みのメールは 未開封のメール区別がつくように特に凝った表示をしていません 8 メールに添付ファイルがある場合は クリップのようなマークが表示されます 9 メールに対して以前に返信をしたことがある場合には 回転矢印マークが表示されます 10 前頁の4をクリックすると表示されるメニューです このメニューでも返信や転送 削除などが行えます 前頁の3にはないメニューとして 印刷 や メッセージの詳細の表示 別のウインドウで開く があります 印刷 メールをプリンタなどに印刷できます メッセージの詳細の表示 メールのヘッダを表示できます 別のウインドウで開く メールを新しいウインドウで開きます 8 / 41

9 3.2 添付ファイルの表示メールに添付ファイルが含まれている時には メールの右横にクリップのマークが表示されます メールを閲覧すると 添付ファイル名などが表示されますので クリックして 表示 または ダウンロード を選択します 一般的なファイルは クリックまたは 表示 でそのまま閲覧可能です 閲覧できないものや PC に保存したいものについては ダウンロード を選択すれば 自分の PC へ保存して閲覧ができます 3.3 メールの削除削除したいメールを選択して 右横にあるごみ箱のマークをクリックします メールは 受信トレイ から消え 削除済みアイテム に移動します この状態では メールは完全に削除されていませんので 完全に削除したい場合は 削除済みアイテム に移動されたメールを削除してください 削除済みアイテム フォルダについては 4.1 フォルダの構成 をご覧ください メール一覧が スレッド表示 の場合は スレッドになったメールを削除すると紐付いたメールすべてが削除されますので ご注意ください 9 / 41

10 複数のメールを一括で削除することも可能です 削除するメールを選択 ( チェックをつける ) して 削除 をクリックします 3.4 スレッド表示の設定と解除スレッド表示形式は 同一人物 同一表題のメールが1つにまとまり やりとりを分かりやすく閲覧できる機能ですが 通常のメールのように すべてを一覧で表示したい場合もあります デフォルトでは スレッド表示 になっていますので すべてのメールを一覧で表示させるには すべて をクリックして メッセージ を選択します 元に戻すには 同じ操作画面から スレッド を選択します 10 / 41

11 4. フォルダの管理 4.1 フォルダの構成メール一覧画面左の フォルダ一覧ウインドウ の構成は 以下のとおりです 展開前画面の その他 をクリックすると 展開後画面にようにフォルダが展開されます 展開後画面の フォルダ をクリックすると展開前 画面に戻ります 1 お気に入りフォルダ一覧 よく利用するフォルダを初めから表示することが できます 2 展開後の 1 です 3 すべてのフォルダ一覧 自分の管理しているすべてのフォルダの一覧 です 4 + ボタンは お気に入りフォルダ一覧では 新たにフォルダを作成して お気に入りに追加します すべてのフォルダ一覧では 新しくフォルダを作成のみ行います 5 ボタンをクリックすると クリックしたフォルダがお気に入りに追加されます 標準で用意されているフォルダの説明は 以下のとおりです 受信トレイメールを受信すると 最初に格納されるフォルダです 振り分けルール設定や 作成フォルダにメールを移動していなければ すべての受信メールがこちらに格納されます 下書きメールを作成し 送信前に一時保存しておくフォルダです 送信済みアイテムメールを送信すると このフォルダに送信したメールが格納されます 削除済みアイテムメールを削除すると このフォルダに削除したメールが格納されます この中でメールを削除すると 完全に削除されます 迷惑メール迷惑メールと自動的に判定されたメールや 自分で迷惑メールに判定したメールが格納されます 11 / 41

12 4.2 フォルダへのメール移動 受信したメールを分類して 既存または 自分で作成したフォルダへ移動できます 選択したメールを開き 移動 をクリックして 別のフォルダへ移動 をクリックします フォルダ一覧が表示されたら 移動したいフォルダを選択し 移動 をクリックします 上記手順以外にも メールの一覧から選択したメールをドラッグ & ドロップすることにより フォルダに移動することも可能です 12 / 41

13 4.2 フォルダの作成と削除メールを分類するためのフォルダを作成するには フォルダ一覧ウインドウ にマウスを移動し 以下の + マークが表示されますので クリックして作成します フォルダ一覧ウインドウ に入力ボックスが表示されますので 作成したいフォルダ名を入力してください 4.1 フォルダ構成 で説明しました すべてのフォルダ一覧 に展開した画面でも + マークからフォルダが作成できま す 上記の画面で作成すると フォルダを作成すると同時に お気に入りフォルダに追加されます フォルダの削除は 作成したフォルダを選択して右クリックし お気に入りから削除 をクリックします 13 / 41

14 お気に入りフォルダ一覧から削除された後 フォルダを展開してすべてのフォルダ一覧を表示させ 同様にして削除したいフォルダを右クリックし 削除 をクリックします すべてのフォルダ一覧を表示してから 行うことにより 1 回の操作で フォルダを削除することも可能です 4.3 フォルダの移動 作成したフォルダを 違う位置に移動したい場合は 以下の手順で行います フォルダ移動の操作は すべてのフォルダ一覧の画面に展開してから行ってください ( 例 ) 作成した 大学からのお知らせ フォルダを 受信トレイ のサブ階層 ( 受信トレイの子フォルダ ) にしたい場合 大学からのお知らせ を選択して右クリックし 移動 をクリックします 移動先のフォルダ一覧 ( 右の画面 ) から 受信トレイ を選択し 移動 ボタンをクリックします 14 / 41

15 5. メールの作成と送信 返信 転送 5.1 メールの作成と送信 新しくメールを作成するには 操作メニューボタン の 新規作成 ボタンをクリックします メール作成画面の構成は 以下のとおりです 作成が完了したら 5 の処理メニュー内にある 送信 ボタンで送信できます 1 メールの送信先 ( 宛先 ) のメールアドレスを入力します ( 必須 ) 複数のメールアドレスを入力する場合は ;( セミコロン ) で区切って入力します 2 メールのカーボンコピー (CC) 先のメールアドレスを入力します ( 任意 ) 複数のメールアドレスを入力する場合は ;( セミコロン ) で区切って入力します 3 メールの表題を入力します ( 必須 ) 4 メール本文を入力します ( 必須 ) Word のように文字を大きくしたり 太くしたり 絵文字を入れたりすることもできます 5 作成したメールに対する処理を選択します メールを送信する場合は 送信 ボタンをクリックします ファイルを添付したい場合は 添付 ボタンで行います ( 5.3 ファイルの添付 をご覧ください ) 6 別ウインドウでメール作成画面を開くボタンです 大きな画面でメール作成を行いたい場合は こちらをお選びください 15 / 41

16 BCC( 受信者のメールアドレスを相手に知らせない時に利用 ) を利用する場合は メール作成画面の 5 の ボタンをクリックして表示されるメニューより BCC を表示 を選択します BCC を表示 を選択すると 以下のように BCC 用の宛先が入力できるようになります 16 / 41

17 5.2 アドレス帳 ( 連絡先 ) の利用 メールの送信先 ( 宛先 ) を入力する場合に アドレス帳 ( 連絡先 ) が利用できます アドレス帳を作成すると 宛先メールアドレスの入力が簡単になります メールアドレスをアドレス帳で管理するには 6. アドレス帳 ( 連絡先 ) の管理 をご覧ください 1. アドレス帳からメールアドレスを入力するには メール作成画面で 宛先 をクリックします 2. アドレス帳 ( 連絡先 ) の画面が表示されたら 送信したい連絡相手の右にある + をクリックし 宛先 : に表示されます ( 複数人いる場合は 1 名ずつクリックしていきます ) 選択が完了したら 保存 ボタンをクリックします 3. 以下のように 宛先 へ選択したメールアドレスが反映されます 17 / 41

18 5.3 ファイルの添付 メールに写真や動画 文書 PDF ファイルなどを添付して相手に送りたい場合には それらのファイルをメールに添付することが可能です 1 メールに対して Outlook の場合 添付ファイルの最大容量が 150MB までですが 相手先のメールシステムでの制限も考慮して できるだけ 10MB 以下に抑えることを推奨します 1. ファイルを添付するには メール作成画面で 添付 ボタンをクリックします 2. 以下の画面が表示されたら コンピュータ をクリックしてください その後 ファイルの選択画面が表示されますので 添付したいファイルを選択してください 18 / 41

19 3. ファイルを選択すると 以下の画面が表示されます コピーとして添付 をクリックします 4. 以上で 以下のように添付ファイルが追加されます 追加した添付ファイルを削除する場合は 添付ファイルの右上の をクリックします 上の画面にある 写真 のマークをクリックしても添付ファイルを追加できます また PC 上の添付ファイルをメール作成画面にドラッグ & ドロップして追加することも可能です 19 / 41

20 5.4 メールの返信と転送 受信したメールに対して 返信や他のメールアドレスへ転送することができます 1. メールの返信 転送を行うには 対象のメールを選択し メール閲覧ウインドウ の v をクリックします 2. 返信 または 転送 を選択します 全員に返信 を選択すると 送信元と CC に指定されているメールアドレス全てに返信ができます 20 / 41

21 3. 返信にした場合のメール作成画面です 返信の場合は 始めから宛先が入っています 表題は RE: から始まります 添付ファイルは削除されます メールは編集中のため 下書き の状態になります 4. 転送にした場合のメール作成画面です 転送の場合は 宛先は入っていませんので 入力する必要があります 表題は FW: から始まります 返信同様 メールは編集中のため 下書き の状態になります 下書きについては 次の 5.5 編集中のメールの保存 をご覧ください 21 / 41

22 5.5 編集中のメールの保存 メールを作成後 すぐに送信せず後から送信したい場合に編集中の状態で保存しておくことが可能です 下書き と呼ばれます 1. メール作成画面で をクリックして 下書きの保存 をクリックします 2. 保存したメールは 下書き フォルダに格納されます 対象のメールを開いてそのまま送信できます メールの返信や転送の編集時には 自動的に 下書き 扱いとなり 下書き フォルダに格納されます 返信 転送が完了 ( 送信済み ) すると 下書き フォルダから削除されます 22 / 41

23 6. アドレス帳 ( 連絡先 ) の管理 6.1 個人用の連絡先の構成 個人用のアドレス帳 ( 連絡先 ) を管理するには 左上の Office365 メニューから 連絡先 をクリックします 以下は 個人用の連絡先 を管理する画面です 1 連絡先一覧ウインドウ登録した連絡先の一覧が表示されます 2 連絡先閲覧ウインドウ連絡先一覧ウインドウで選択した連絡先の情報が表示されます 3 操作メニューボタン 連絡先を新規に作成する 連絡先を編集や削除するなどいろいろな処理を行う ためのボタンが並んでいます 連絡先の管理画面から 元のメール (Outlook) の画面に戻るためには 上の Office365 メニューを開き メール をクリックします 23 / 41

24 6.2 個人用の連絡先の登録 連絡先を新規で作成するには 個人用の連絡先 の画面で 新規作成 ボタンをクリックします 連絡先のメールアドレスを登録するには 以下の画面の名前欄にある 姓 名 ( 片方に姓と名を両方いれても可 ) および メール欄の メール を入力し 保存 をクリックします 連絡先には メールアドレス以外に電話番号や住所 勤務先なども入力できます またメールアドレスは複数入力することも可能です ( 最大 3 つまで ) 24 / 41

25 6.3 個人用の連絡先の編集と削除 連絡先を編集するには 個人用の連絡先 の画面で 編集 ボタンをクリックします 連絡先の追加の画面と同じような画面になりますので 対象の部分を修正して 保存 をクリックすると内容が更新されます 削除 をクリックすると 以下のような確認画面が表示されますので 削除する場合は 削除 をクリックしてください 一旦削除すると元に戻せませんので ご注意ください 25 / 41

26 6.4 連絡先グループの作成 連絡先グループを作成すると メール送信時に各連絡先を個別に入力することなく 同じ内容のメールを複数の連絡先に送ることができます 1. 個人用の連絡先 の画面の左メニューにある グループ の右に表示される + をクリックします 2. グループの作成 が表示されますので グループの名前を入力します グループ名に半角英数字が含まれると グループ ID が自動的に設定されますが 半角英数字がない場合は グループ ID の欄の右の 鉛筆 マークをクリックして グループ ID を入力してください ( 半角英数字のみ可 ) グループ ID 欄の下に 使用可能 が表示されれば OK です 最後に プライバシー を 非公開 に設定し 作成 ボタンをクリックします 26 / 41

27 3. グループを作成したら 次にメンバーを選択します ユーザの追加 に名前またはメールアドレスを入力し 対象者を検索して追加します 検索結果で対象者をクリックすれば追加されます 4. メンバーをすべて追加したら 追加 ボタンをクリックします 27 / 41

28 5. 以上で連絡先グループが作成できます 6.5 連絡先グループの管理 1. 連絡先グループへのメンバーの追加 グループを作成した後でも新しくメンバーを追加できます グループ画面を開き 左上の をクリックして メンバー をクリックします 28 / 41

29 メンバー一覧の画面から メンバーの追加 で新しくメンバーを追加できます 2. 連絡先グループへのメンバーの削除 メンバーを削除する場合は 上記と同じメンバー一覧の画面で削除したいメンバーを右クリックして グループから削除 をクリックします 29 / 41

30 3. 連絡先グループの削除 作成したグループ自体を削除するには グループ画面の右上の をクリックして グループの編集 をクリックします グループの名前などを編集することもできますが 削除する場合は 一番下にある グループの削除 をクリックします 30 / 41

31 削除する際に 以下の確認画面が表示されますので このグループが完全に削除されることを理解しています にチェックを入れ 削除 ボタンをクリックします グループを削除すると それまでにやり取りしたメッセージもすべて削除されますので ご注意ください 7. その他の設定 7.1 メールの署名設定 メールを作成する場合に メール本文の下に自分の名前や連絡先などを記載することが慣例です これを署名と呼びます メール作成時に毎回同じ署名を自動的に挿入させるには 以下の設定を行います 1. 画面の右上にある 設定 ( 歯車のようなマーク ) ボタンをクリックして オプション をクリックします 31 / 41

32 2. オプション画面で メール レイアウト メールの署名 を選択します メールの署名 画面では まず署名を作成し 作成する新しいメッセージに自動的に署名を追加する にチェックをいれます 転送または 返信するメッセージに自動的に署名を追加する は お好みで選択してください 署名ができたら 保存 をクリックします 7.2 メールの転送設定 大学配布メールアドレス宛に届いたメールを その他のメールアドレスに転送したい場合には 以下の設定を行います 1. 画面の右上にある 設定 ( 歯車のようなマーク ) ボタンをクリックして オプション をクリックします 32 / 41

33 2. オプション画面で メール アカウント 転送 を選択します 転送を行う場合は 転送を開始する の方を選択し メールの転送先 欄に転送したいメールアドレスを入力します 転送されたメッセージのコピーを保持する にも必ずチェックをいれます チェックがない場合には 転送元 ( 本アドレス ) にはメールが残りません ( 転送先でのみメールが確認できます ) 入力が完了したら 保存 ボタンをクリックします 3. メールの転送をやめるには 転送を停止する の方を選択し 保存 ボタンをクリックします 33 / 41

34 7.3 メールの振り分け メールの振り分けルールを作成すると 受信したメールを条件によって各フォルダに自動的に振り分けることができます 1. 画面の右上にある 設定 ( 歯車のようなマーク ) ボタンをクリックして オプション をクリックします 2. オプション画面で メール 自動処理 受信トレイと一括処理ルール を選択します 受信トレイのルール の画面で振り分けルールを追加するには + マークをクリックします 3 以降でルールを作成した後 すべて作成ができたら 保存 ボタンをクリックします 34 / 41

35 3. 振り分けルールを作成します ルールの 名前 を入力し その後 振り分けを行うための条件と条件に合致したメールをどのフォルダに振り分けるか ( アクション ) を入力します もしも入力したルールに例外条件がある場合は 例外の追加 を行うことも可能です 入力が完了したら OK ボタンをクリックします 35 / 41

36 4. 設定 メニューから振り分けルールを作成する以外に 受信したメールから振り分けルールを作成することも可能です 振り分けを行いたいメールを選択して右クリックし ルールの作成... をクリックします 5. あとは 3 の振り分けルール作成画面と同じです この方法では 最初から対象のメールを振り分けするための条件が予めセットされていますので 条件を修正し 振り分けたいフォルダを選択 ( アクション ) してください ルールが作成できたら OK をクリックします 36 / 41

37 7.4 パスワードの変更 メールシステムのパスワードは変更可能ですが 在学生の方は基本的に変更を行わないでください 大学配布時のパスワードにて 利用されることを推奨いたします もし変更を希望する場合は 以下の操作にて変更可能です パスワードを忘れた場合は 自分でパスワードをリセット ( 回復 ) することができませんので 十分注意してください 1. 画面の右上にある 設定 ( 歯車のようなマーク ) ボタンをクリックして オプション をクリックします 2. オプション画面で 全般 マイアカウント を選択します マイアカウントの画面に下の方にある パスワードを変更する をクリックします 37 / 41

38 3. 古いパスワード 欄に現在のパスワードを入力し 新しいパスワードの作成 欄と 新しいパスワードの確認入力 欄に 新しく設定するパスワード入力します 設定するパスワードは 以下の条件をすべて満たすものしか設定できませんのでご注意ください 1) 8~16 文字の長さであること 2) 英字大文字 小文字 数字および記号の 4 種類から 3 種類以上を組み合わせたもの 3) 辞書に載っているような単語でないこと 入力が完了したら 送信 ボタンをクリックして パスワードを更新します 38 / 41

39 8. トラブルシューティング 8.1 Outlook の画面が Light バージョンになる Outlook 起動時に以下の画面になった場合の対処について説明します この画面は Light バージョンと呼ばれ サポート対象外のブラウザや古いバージョンのブラウザを使用している場合に表示されます 対処方法としては お使いのブラウザソフトをサポート対象もしくは最新のバージョンにしてから 再度開き 下記の設定を行ってください オプション をクリックし メニューから Outlook のバージョン を選択します Outlook のバージョン の画面が表示されますので その中にある Light バージョンを使う のチェックをはずし 保存 ボタンをクリックします その後 一旦サインアウトして 再度サインインすると 通常の画面に戻ります ブラウザがサポート対象外のものであれば 設定後サインインしても Light バージョンになってしまいますのでご注意ください 39 / 41

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41 平成 28 年 3 月 9 日 初版作成 作成元 : 学校法人川崎学園情報システム室 41 / 41

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