以下の説明では macos の Safari の画面を例に示していますが 他のブラウザでも同 様に操作できます 他の人 とは SSO-KID を持っている人と持っていない人の両方を 含みます

ファイル共有システム利用の手引き 全学基本メール事業室 1. はじめに 情報統括本部では 以下のような目的に対応するために ファイル共有システム を 運用しています 1 2 3 4 メールにファイルを添付するのではなく もっと安全な方法で他の人にファイルを送る 他の人からファイルを受け取る ファイルを安心 安全に保存する さらに それらのファイルを他の人と共有する 重要な情報が入ったファイルを PC や USB で学外に持ち出すことなく セキュリティポリシーに反することなく学外においても安全に利用する このファイル共有システムは ファイルをシステム上のある場所に置き ( アップロードする ) その場所を表す URL を相手にメールで送ることで相手がファイルを受け取る ( ダウンロードする ) 仕組みです なおこのシステムは Proself という名称のパッケージソフトを利用しているため 本システム自体も Proself と呼ぶ場合があります メールにファイルを添付する代わりに利用するなど 一時的にファイルをやり取りする目的で保存期間に制限がある share.iii.kyushu-u.ac.jp( 以下 Share と表記 ) と ファイルを保存期間制限なしに安定して保存 共有できる archive.iii.kyushu-u.ac.jp( 以下 Archive と表記 ) の二つのシステムがあります Share は教職員と学生の全員がログインして利用でき 12の機能が利用できます Archive は教職員だけがログインして利用でき 1234すべての機能が利用できるシステムです システム利用上の制約として表 1 1に示す制限があります Share は SSO-KID を持っている教職員 学生 ( 以後 利用者 ) が Archive は SSO-KID を持っている教職員だけが利用できます ただし 利用者が SSO-KID を持たない人 ( 外部の人 ) にファイルを渡すこともできますし 外部の人からファイルを受け取ることもできます 表 1 1 ファイル共有システム諸元システム名保存容量保存期間対象 URL Share 1GB 90 日教職員 学生 https://share.iii.kyushu-u.ac.jp/ Archive 20GB 制限なし教職員 https://archive.iii.kyushu-u.ac.jp/ なお Share も Archive も SSO-KID を持っている人は無料で使えますが Archive には 有料オプションがあり 1000 円 / 月の負担で 保存容量の上限を 100GB に増やすこと ができます

以下の説明では macos の Safari の画面を例に示していますが 他のブラウザでも同 様に操作できます 他の人 とは SSO-KID を持っている人と持っていない人の両方を 含みます

2. ログイン ログアウト方法ここでは Archive をベースにして説明を行います Archive では使えるが Share では使えない機能がありますが それについてはその都度説明します まず表 1 1に示した URL( 学生は https://share.iii.kyushu-u.ac.jp/ だけ 教職員は https://share.iii.kyushuu.ac.jp/ か https://archive.iii.kyushu-u.ac.jp/) をアクセスします 図 2 1のようなログイン画面が表示されるので,SSO-KID とパスワードでログインします 実際の画面ではこの下に重要な連絡が表示されていますので 日頃から注意してください 図 2 1 ログイン画面 図 2-2 初回ログイン直後の画面例

図 2-1で ユーザ ID に SSO-KID を, パスワード に自分のパスワードを入力し ログイン をクリックします ログインに成功すると 図 2-2に示すような画面が表示されます 初めてログインした時にはファイルは当然何もありません 図 2-2において 画面右上に自分の基本メールアドレスが表示されます ( この例ではモザイクで隠してあります 以下 同様です ) ログアウトするには図 2-2の右上にある基本メールアドレス部分をクリックすると 図 2 3のようなメニューが出るので ログアウト をクリックします 現在 どれだけの容量を使用しているかもここで見ることができます 図 2 3 ログアウト用メニュー

3. フォルダの作り方複数のファイルをログイン直後の場所にまとめて置くと ファイルが増えてきた時にわかりにくいので フォルダを使って整理します そのために 例として 外部提供用 と 受け取り用 という二つのフォルダを作成する例で フォルダの作成方法を説明します 図 3-1 新規フォルダの作成 (a) フォルダ名指定前 (b) フォルダ名指定後図 3-2 フォルダ名の指定図 3 1において 画面上部の 新規フォルダ をクリックします 図 3 2(a) のようなフォルダ名を指定する画面が表示されるので (b) のように名称を指定し 作成 をクリックします 図 3 3のように新しいフォルダが出来ていることがわかります 図 3-3 外部提供用 フォルダ作成後の画面例

同様にして 受け取り用 フォルダを作成します 受け取り用フォルダの設定方法と使 い方は後述します 図 3-4 受け取り用 フォルダ作成後の画面例 図 3 4において 画面右上のをクリックすると アイコンの表示がに変わると同時に図 3 5のようなサムネイル表示になります もう一回をクリックすると元の詳細表示に戻ります 図 3 5 サムネイル表示の例

4. ファイル共有の方法ファイルを他の人と共有するにはまずファイルをアップロードし それを Web 公開 する設定を行います Web 公開 の設定をしなければ他の人からファイルを見られることはありません (1) アップロード方法ファイルをアップロードするには アップロードしたい場所 ( フォルダ ) に移動してか ら 画面上部の をクリックします 外部提供用のフォルダに移動するには フォルダ 外部提供用 をクリックします 上に上がるには 一つ上のフォルダ をクリックします 外部提供用のフォルダに移動し 画面上部の アップロード をクリックすると 図 4 1のような画面に切り替わるので アップロードしたいファイルをここにドラッグするか ファイルを選択 をクリックして アップロードしたいファイルを選択します ドラッグ & ドロップでは 複数のファイルをまとめてドラッグすると 一回でアップロードできます 図 4 1 アップロード用の画面例図 4 2がドラッグした後の例です ここで アップロード をクリックすると 図 4 3のような画面が表示され アップロードが成功したことがわかります 閉じる をクリックすると 図 4 4の画面になります この状態で続けてファイルをドラッグし アップロードできますし ファイルを追加 で別のファイルを選択してアップロードすることもできます 一覧に戻る をクリックすると 図 4 5のような画面になります

図 4 2 ファイルをドラッグした例 図 4 3 アップロード完了画面 図 4 4 完了後の画面 図 4 5 アップロード完了後のファイル一覧画面 (2) Web 公開アップロードしたファイルを他の人に渡すためには Web 公開 という設定が必要です 図 4 6に示すように ファイルの左端のボックスをチェックすると上部に ファイル操作 と Web 公開 というメニューが表示されます

図 4 6 ファイルを選択した状態の画面 ここで Web 公開 をクリックすると図 4 7 のようなメニューが表示されます 図 4 7 Web 公開のパラメータ設定 1 2 3 アドレス は今から Web 公開設定するファイルをダウンロードできる専用の URL です メールで相手に送付するなどして伝えます 図 4 8に示すように メール認証を利用する をオンにすると ダウンロードする時に受取人はメールアドレスの入力を要求されます 受取人が自分のメールアドレスを入力すると そのメールアドレスにワンタイムパスワードが届きます またダウンロードした人のメールアドレスがログに記録されます さらにワンタイムパスワードを請求できるアドレスを制限することもでき そのためには図 4 9に示すように 公開メールアドレスを制限する をオンにし パスワードを送付しても良いメールアドレスを登録します ここで指定した受取人以外にはパスワードが送られないので 受取者を制限できます

図 4 8 Web 公開の設定画面 図 4 9 公開メールアドレスをオン 図 4 10 メールアドレスの入力画面 図 4 11 入力例と終わり方 メールアドレスの登録は図 4 9 において 公開先メールアドレス をクリックする と図 4 10 のような画面になるので 送付したい受取者のメールアドレスを入力し 追加 をクリックします 入力が完了したら 図 4 11 の画面左上の < をク

リックします 図 4 11の画面右上の をクリックすると 入力が全部キャンセルになります 4 ダウンロード回数制限 を指定すると 受取人がダウンロードする回数を制限できます 例えばこれを1 回にしておくと 正しい受取人が1 回だけダウンロードした後は 仮に URL が他に漏れても誰もダウンロードできません 5 公開期限 を設定することで 1 日単位で ダウンロード可能な期限を設定できます 会議の資料などの場合には 会議の開催日までにしておくと その後はダウロードできなくなります 6 公開パスワード にパスワードをセットすると このパスワードを知らない人は URL がわかっていてもダウンロードできません ここで指定したパスワードを受取者にメールで送ることは できれば避けたいところですが どうしてもメールでパスワードを送付する際は URL を送るメールとは別に送付先を準備 ( 入力 ) し 宛先アドレスを十分に確認してから送付してください 万が一 URL を間違えて無関係な人に送付してもパスワードがなければダウンロードできませんし URL の Web 公開を止めれば そもそもアクセスできなくなります ファイルの提供方法をセキュリティの視点から見ると 安全性は あまり安全でない方から 以下のような順番になります 1 2 3 4 5 公開 URL だけでダウンロードできる URL が漏れると 誰でもダウンロードできる 公開パスワードを設定し 何らかの方法でそのパスワードを受取者に連絡する URL とパスワードの正しい組み合わせを知っている人だけがダウンロードできる メール認証を利用する 実在するメールアドレスを入力し ワンタイムパスワードを入手した人だけがダウンロードできる メール認証を利用し さらにパスワードを送付する受取者をメールアドレスで制限する ファイルを提供する側で受取者を限定できる さらに公開パスワードを設定し そのパスワードを受取者に連絡する こうすることで ワンタイムパスワードをメールで受け取る前にさらに公開パスワードを要求される これらに加えて ダウンロード回数や公開期限を設定すると さらに安全にファイルの受 け渡しができます (3) 公開アドレスの入手ファイルを他の人に送りたい時には図 4 7の アドレス をメールで相手に送りますが 後からこのアドレスを入手するには ファイルの右側の地球マークにカーソルを合わせると図 4 12に示すようにアドレスが表示されます またメールアイコンをクリックすると アドレスを含んだメールの送信用画面が表示されます

図 4 12 アドレスの表示 図 4 13 に示すように ファイルの左のチェックボックスをチェックして画面右上の ます をクリックすると 詳細な情報が表示され その中に 公開アドレス が含まれてい 図 4 13 ファイルの詳細表示画面例

5. ファイルのダウンロードの方法 メールで例えば次のような URL を受け取ると その URL をクリックすることで 図 5 1 に示すようなダウンロード画面になります https://archive.iii.kyushu-u.ac.jp/public/0glgwayiiw2aumebng9ffkfx7rtyuqbw1nba9u_1vo8l 図 5 1 ダウンロード画面 セキュリティに関連する設定が何もない場合には この画面でファイル名をクリックするとファイルをダウンロードできます ファイルが複数ある時に ファイルの左のチェックボックスをチェックして 一括ダウンロード をクリックすると チェックしたファイルが ZIP ファイルにまとめられて一括ダウンロードされます URL に公開パスワードが設定されている場合には URL クリックすると 図 5 2のような画面が表示されます 別途 ファイルを送付した人からパスワードを入手し パスワードの部分に入力し それが正しければ図 5 1のような画面に変わります 図 5 2 ダウンロード時のパスワード要求画面

メール認証を利用する が設定されている場合には URL クリックすると 図 5 3のような画面になります メールアドレスに自分のメールアドレスを入力し パスワード取得 をクリックすると 画面は図 5 4のように切り替わり 指定したメールアドレス宛に図 5 5に示すようなワンタイムパスワードを含むメールが届きます このパスワードを図 5 4のパスワードの部分に入力すると図 5 1と同じ画面になります 図 5 3 メール認証が設定されている時の画面 図 5 4 パスワードの入力

図 5 5 メールで届くパスワードの例 メール認証を利用する と 公開先メールアドレスを制限する の両方が設定されていると 予め設定されているメールアドレスからの請求に対してだけ ワンタイムパスワードが送付されます 指定したメールアドレスが正しくない場合 ( 配布先のアドレスとして設定されていない ) には 図 5 6に示すように 無効なメールアドレスです というメッセージ表示されます 図 5 6 間違ったメールアドレスを入力した時の例

6. ファイルの受け取り方こちらからファイルを送るのではなく 他の人からファイルを受け取る方法の説明をします 相手が SSO-KID を持っていなくても 可能な方法です まず受け取り用のフォルダを準備し 図 6 1に示すように 受け取り用に設定するフォルダにチェックをつけ 共有設定から 受取フォルダ を選択します 図 6 1 受取フォルダの設定選択 図 6 2 受取フォルダの詳細設定 図 6 2に示すような詳細設定の画面が表示されます アドレス は相手に伝えることで 相手がこの URL をアクセスしてファイルをアップロードするための画面が表示されます 設定が正しく行えると図 6 3に示すように ファイル一覧で受取用フォルダのマーク ( ) がつきます アップロード回数 公開期限 公開パスワードについては ファイルを相手に渡す時と同様の意味です アップロードファイルの非表示 は これを設定しておくと URL をアクセスした時に 既に他のファイルがアップロードされていても それらの名前が表

示されません 他の人が既にファイルをアップロードしていても その存在を知る可能性 がないので セキュリティを向上できます アップロードファイルの非表示 を設定し ていない場合に受取フォルダの URL にアクセスした際の表示例を図 6 4 に示します 図 6 3 受取フォルダを含むファイル一覧 図 6 4 受取フォルダで他のファイルが見える例

7. ファイルの共有他の人やグループ ( 研究室 学科など ) と継続的に共有したいファイルがあるときには 例えば図 7 1に示すように 共有フォルダ を作成し このフォルダの下に置いたファイルを共有するようにします この 共有フォルダ にチェックをつけて メニューから 共有フォルダ を選択すると 図 7 2のような詳細設定画面が表示されます 図 6 5 ファイルの共有 図 7 2 ファイル共有の詳細設定画面 ユーザ ID ユーザ名を入力してください の部分に共有したい相手の全学基本メールアドレスを入力し 検索 をクリックすると 一致するメールアドレスがある場合には図 7 3に示すようにそのユーザが表示されます 一番上にはログインしている自分自身のアドレスが表示され その下に検索して見つかったユーザのアドレスが表示されます 完全一致なので メールアドレスの一部だけ入力しても見つかりません 追加 をクリックすると 図 7 4のような画面が表示され 現在共有してアクセス可能な利用者

の一覧を見ることができます 他にも共有したい利用者がいれば必要なだけ繰り返しま す 図 7 3 共有するユーザの追加画面 図 7 4 共有設定の経過画面例

図 7 5 共有設定完了画面例 最後に図 7 4の画面下の 作成 をクリックすると 図 7 5のようになります 共有しているファイルやフォルダにはというアイコンが表示されます こうして共有設定をしたファイルやフォルダは 共有している利用者が Proself を利用する時に図 7 6に示すように見えます 図 7 6 共有相手での表示例

8.PC で活用する方法 Archive では Windows や macos で以下に示す URL から Proself Disk のインス トーラを入手し手元の PC にインストールして利用できます http://www.m.kyushu-u.ac.jp/share/proselfdisk.html このソフトウェアを利用すると 自分の PC 上で Archive の内容を仮想ドライブとして割り付け Archive 上にあるファイルがあたかも自分の手元の PC にあるような使い方ができます この使い方をする場合には 手元の PC のディスクにそのファイルをコピーしない限り 九大では重要情報を学外に持ち出したことにならないと見なされる取り扱いになっていることから 学外に持ち出せない重要情報を学外において参照 編集できます インストール方法 設定方法などは説明が長くなるので 別の説明書として準備してありますので 参考にしてください 9. その他画面右上のメールアドレスをクリックすると図 9 1のようなメニューが表示されます ここで 2.4MB/20GB を使用中 は現在のファイルの保存状況を示しています 20GB で不足するようになったら 1,000 円 / 月を支払うと 100GB まで使えるようになる有料オプションがあります 図 9 1 メニュー (1) ユーザ設定 図 9 1 のメニューで ユーザ設定 を選択すると図 9 2 に示す画面が表示されます

図 9 2 ユーザ設定画面 メールアドレス に自分のメールアドレスを設定しておくと ファイルを誰かがダウンロードやアップロードした時に 図 9 3に示すようなメールの通知が 指定しているメールアドレス宛に届くので ファイルを誰かが操作したことを即時に知ることができます ここに間違っているメールアドレスを設定する例が多く その場合にはファイルのアップロードやダウンロードを行う度に 管理者にエラーメールが届くので 間違えないように設定してください できればメールアドレスを設定した後で 自分でアップロードかダウンロードをして 通知のメールが確実に設定したメールアドレスに届くことを確認してください 図 9 3 ファイル操作の通知メールの例 図 9 2 において 表示言語 と 通知メールの言語 を設定することで 使用言語を 選択できます 使用可能な言語としては 日本語 English 中文 があります 通常はブラウザに設定されている言語に従います (2) ログダウンロード 図 9 1 で ログダウンロード を選択すると図 9 4 のようなメニューが表示されま す 月単位で選択できるので 必要な時期を選択して ダウンロード をクリックする

と ログを入手できます ログの内容は見てもらえば概ねわかると思いますが アクセス 日時 SSO-KID ファイル名 アクセス元の IP アドレスなどが含まれています 図 9 4 ログダウンロードの画面