真庭市ふるさと納税寄付管理システム構築業務仕様書 平成 27 年 8 月 真庭市
真庭市ふるさと納税寄付管理システム構築業務仕様書 1 要旨本仕様書は 真庭市 ( 以下 甲 という ) が受託者 ( 以下 乙 という ) に委託する 真庭市ふるさと納税寄付管理システム構築業務 ( 以下 本業務 という ) について 適用の大要を示すものであり 業務の遂行上当然必要と認められるものについては この仕様書に記載のない事項であっても 乙の責任において実施するものとする 2 業務の目的 当市では 各種媒体を活用した PR の効果やクレジット納付の導入により寄付件数が大幅に増加し 平成 27 年度はより一層の上積みが期待されている 現在 自前のデータベース ( エクセル ) により寄付情報や謝礼品の管理業務を行っておりデータ等の管理は適正に行われている しかしながら 謝礼品の発注業務については電子メールやファックスによりお礼の品発送業者に依頼していることから 管理が非効率である また 電子メールのやり取りの場合 事業者 PC のウイルス感染等による個人情報の漏洩が懸念される WEB システムを導入し事業者に ID を付与することで 寄付者情報の管理から事業者への謝礼品発注 配送管理をすべて WEB 内で完結し 個人情報保護及び業務負担の軽減を図る 3 履行場所真庭市が指定する場所 4 業務委託期間契約締結日から平成 27 年 10 月 31 日まで ただし 平成 27 年 11 月 1 日から 11 月 30 日まではシステムの試用期間とする なお 平成 27 年 12 月 1 日以降の保守運営業務を予定している 平成 28 年度以降も同様であるが 予算が措置された場合に限る 5 業務の実施 (1) 本業務は 本仕様書に基づいて実施すること (2) 乙は 業務の実施にあたり 関係法令及び条例を遵守すること (3) 乙は 業務の実施にあたり甲と協議を行い その意図や目的を十分に理解した上で 適切な人員配置のもとで進めること (4) 乙は 業務の実施にあたり 業務に関連する最新の情報の収集と 業務への反映に務 めることとし 実効性の高い具体的提案を行うこと (5) 乙は 業務の進捗について 甲に対して定期的に報告を行うこと (6) 乙は 業務の遂行上知り得た秘密を他人に漏らしてはならない (7) 乙は 本委託業務の全部を第三者に再委託してはならない (8) 乙は 本業務の一部を第三者に再委託するときは 予め甲に書面により報告し甲の承認を得ること (9) 本仕様書に定めのない事項や本業務の実施にあたり疑義が生じた場合は 速やかに甲と協議を行い 指示を仰ぐこと 6 業務の概要 (1) 真庭市ふるさと納税寄付管理システムの設計 構築 保守 (2) 過去のふるさと納税に関するデータの移行作業
(3) 担当職員及びお礼の品発送事業者への研修 7 提出書類本業務の実施にあたり 乙は下記の資料を甲に提出し 承認を受けるものとする (1) 業務着手届 (2) 業務工程表 (3) 主任技術者選任届 8 主任技術者等本業務の実施にあたり 次に指定する主任技術者 ( 以下 技術者 ) が業務の遂行にあたる こと (1) 乙は 契約履行のため事前に技術者に対し十分な技術教育を行うこと (2) 乙は 技術者に対して甲の諸規定及び職場規律等について十分留意させるものとする (3) 乙は 技術者に対して 使用者としての義務を全うするため 各種法令及び関係官庁からの指示命令を遵守し 事業主及び使用者としての責任を負うものとする (4) 乙は 自己の事情により技術者の変更を要する場合は 事前に甲に対して 新たな技術者氏名及び理由を文書でもって通知し 甲の承諾を受けることとし 業務の遂行に支障を及ぼさないものとする (5) 甲は 技術者について 技術能力その他において本業務の遂行に関し不適格と認める場合は 乙に連絡すると共に 速やかに両者協議するものとする 9 基本要件 (1) 一般的なブラウザ (Microsoft Internet Explorer FireFox GoogleChrome 等 ) でそのバージョンに依存することなくシステムの利用が可能であること (2) 画面表示及び切り替えがストレスなく行われること (3) 個人情報を入力するフォームや認証が必要とされるページでは SSL 等の対応により暗号化された通信が行われること (4) 特定 ( 市が指定する ) の場所からのみアクセスを許可し サーバへの不正アクセス等を防ぐ仕組みを導入すること また 不正アクセス等の有無について定期的に報告を行うこと (5) 運用において 専門的知識や技術を必要としないものとすること (6) システムの稼働に必要なサーバ OS ミドルウェア等は 商用サポート付のものを乙が導入するものとし 既知のセキュリティホールについては すべて対策を講じ最新の状態のものを導入すること (7) 乙は サーバ用のウイルス対策ソフトを購入し 自動更新により最新のパターンファイルが適用されるようインストール及び設定すること (8) サーバの使用料並びにサーバ OS ウイルス対策ソフト SSL の更新にかかる費用は 保守料に含めること 10 業務内容 (1) 寄付者情報管理機能ア ) 本市はふるさとチョイスの入力フォームを利用しているため この入力情報をストレスなく取り込むことが出来ること イ ) 管理者による寄付者情報の直接入力 ( 必要に応じて CSV 等で一括入力 ) ができること また 入力した情報を必要に応じて修正できること ウ ) 直接入力及び一括入力した情報には 自動で管理番号を付番すること また 管理
番号は年度ごとに管理できること エ ) 寄付情報の管理項目は甲と別途協議すること また システム構築後も必要に応じて 無償で増減可能であること オ ) 同一の寄付者の寄付情報については 関連付け等を行い 一人の寄付者として管理することが可能であること カ ) 特定の寄付者を抽出してメール配信ができること キ ) 寄付件数は 平成 27 年度見込みで約 6,000 件 平成 28 年度はさらに増加が予想されるので 十分な数のデータが管理できること なお 管理可能なデータ数を示すこと ク ) 寄付情報から払込取扱票 お礼状 寄付金受領証明書 宛名シール等の印刷が可能なこと ( 窓空き封筒にも対応すること ) ケ ) お礼の品及び寄付金受領証明書の送付先について 別送付先の住所入力が可能であること また バッチ処理により お礼の品発注票や CSV ファイル 寄付金受領証明書 宛名シールを作成する際 別住所先の入力がある場合は そちらを反映させること コ ) 寄付に関する情報を年度毎に管理でき あらゆる条件で検索及び分析が可能なこと また 検索結果は CSV ファイル等により出力可能であること サ ) 複数人の同時作業を可能にすること シ ) 入金処理については 次のとおりとする ス ) CSV ファイルの取り込みを可能とし 自動で消込処理が行われること クレジットカード決済による寄付者の処理を想定しており CSV ファイルはクレ ジット決済代行業者の管理サイトからダウンロードしたファイルを用いる セ ) 管理者により一括入力が行えること 例 ) ゆうちょ 未入金 の条件検索により該当者一覧を表示させ チェックボックスにチェックを入れたものに指定した年月日が一括入力される ソ ) その他有効な寄付者情報管理機能があれば提案すること (2) お礼の品管理機能ア ) お礼の品の追加 修正及び削除が可能なこと イ ) その他有効な寄付者情報管理機能があれば提案すること (3) 配送管理機能ア ) 管理画面から業者へメール送信ができ 送信後該当者の寄付者情報に発注年月日が自動入力される もしくは 発注年月日を入力するまで リストが残り 一括入力を可能とする イ ) 配送業者のシステムと連携し 伝票番号から配送状況を取得できること ウ ) 発送業者に注文を行った際は 自動的にメールで注文情報を配信できること エ ) 発送業者がお礼の品を発送した際は その寄付者に配送状況をお知らせするメールを配信できること オ ) 発注処理された後 一定期間が過ぎても発送されていない もしくは配達希望日の一定期間前になっても発送されていない場合 管理者へ通知もしくは警告が行われること カ ) その他有効な配送管理機能があれば提案すること (4) 発送事業者側管理機能ア ) 発送事業者ごとにログイン ID とパスワードを付与すること イ ) 発送事業者の画面には必要最低限の情報のみ閲覧可能とすること ウ ) お礼の品発送後 伝票番号を取得又は手入力できること
エ ) 発送事業者においても情報分析が可能なこと オ ) その他有効な発送事業者管理機能があれば提案すること (5) データ移行発注者がエクセルで管理している過去の寄付者情報 ( 約 4,000 件 ) を受注者においてシステムに登録すること (6) 管理者機能管理者は発注者の職員 2~3 名を想定しており 管理者がふるさと納税管理システムの管理 運用を行う際は ID パスワードにより 厳重なセキュリティのもとアクセスできる構成とすること (7) その他ア ) 上記以外に運営の効率化に繋がる提案 見やすさ 操作性の向上に努めること イ ) その他 有益と思われるコンテンツを提案すること 11 機器構成及び設置場所 (1) サーバレンタルサーバで運用する サーバの仕様を具体的に示すこと また サーバは個人情報を大量に扱うことからセキュリティ性の高いものとし データセンター又は同等の施設で運用し 運用施設の概要を示すこと (2) 端末専用機器ではなく 既存のパソコンからインターネット経由で利用できること 12 保守業務 (1) システムの稼働時間は 24 時間 365 日とする ただし 運用の停止を伴うソフトウェアの保守等に要する時間を除く (2) システムの安定稼働に必要な年間の保守 運用管理を実施すること (3) ソフトウェア (OS 含む ) へ最新のセキュリティパッチが常に適用されるようにすること (4) システム障害 ( システムがダウンした際の復旧等 ) への対応は真庭市からの連絡後 2 時間以内に着手することとする (5) SSL 証明書の購入 ウイルス対策ソフトのライセンスの購入及びインストール等の必要な設定を行うこと (6) その他保守業務に関して実施するものがあれば提案すること 13 操作研修 (1) 職員研修ア ) 研修計画を作成し 提案すること イ ) システム管理者の担当課職員 3~5 名に研修を行うこと (2) 発送事業者研修ア ) 研修計画を作成し 提案すること イ ) 発送業者 10~20 名に研修を行うこと (3) 操作説明書ア ) 操作説明書は紙媒体 3 部およびデータ 1 部を提出すること なお 管理者が業務の際に利用することを想定し 専門的な知識がないものにも分かりやすい解説に努めること
14 成果品検査 (1) 乙は 本業務の完了後 甲の検査を受けるものとし 甲から本業務に適合しないものとして修正の指示のあった場合には 速やかに修正を行うものとする (2) 担当職員立会いのもとで システムから操作を行い 一般のブラウザですべての項目が正常に動作することを確認すること なお 導入作業時には専任の技術者を立ち会わせて作業を行うとともに 本業務委託に起因する不具合が発生した場合は 速やかに不具合を修正すること (3) 13 操作研修について 成果物であるマニュアルを用いて必要な行うこと マニュアル類の指摘事項については 速やかに対応し 整備すること 15 完了時提出書類 (1) 本業務の作業が終了した場合は 乙は下記の書類を甲に提出するものとする (2) 業務完成届 (3) 請求書 16 成果品の管理及び帰属 (1) 本業務の成果品はすべて甲の管理及び帰属とし 乙が成果品等を第三者に公表または貸与してはならない (2) 本事業により制作される成果物については 特許権など法令に基づき保護される第三者の権利を侵害することがないよう書面により確認すること なお それらを使用したことにより生じた責任は乙が負うこと 特に書面に報告がない場合は 甲は問題が ないことと認識し 以後何らかの問題が発生した場合は 乙の責任により対処すること 17 成果品項目 成果物 提出時期 操作マニュアル 紙 電子媒体 作業完了後 管理者マニュアル 紙 電子媒体 作業完了後 ソフトウェア一式 電子媒体 作業完了後 バックアップデータ ( システム一式 ) 電子媒体 作業完了後 18 初期不良対応 (1) 稼働開始から 1 年間は 承認した設計書との不一致や不具合に起因して発生したトラ ブルについて 甲と協議の上 乙は無償で是正措置を実施すること (2) 乙は 本業務委託の実施及び稼働開始に伴い 異常動作 性能低下などの悪影響が発生しないように十分留意すること 19 その他 (1) 契約締結後 速やかに本業務委託のスケジュールを作成し 甲の承認を得ること また 業務状況について定期的に報告すること (2) 業務内容 データ内容その他この契約履行により知り得た事項を第三者に漏らし又は委託の範囲を超えて利用してはならない (3) 個人情報については 真庭市個人情報保護条例 ( 平成 17 年条例第 12 号 ) に基づき適正な取扱いを行うこと
(4) 本業務の委託料は 業務完了後 乙からの請求により支払うものとする (5) 成果品に誤りや不備が発見された場合は 委託期間終了後であっても乙の責任において無償で訂正を行うものとする (6) 本仕様書に定めのない事項や業務の遂行に当たって疑義が生じた場合については 甲乙が協議の上 決定するものとする 以 上