Office 365 メール - 利用マニュアル - 発行日 2015/06/01 1
目次 第 1 章はじめに... 5 1.1. 取扱いについて... 6 1.2. 記載内容について... 6 第 2 章 Outlook2013... 7 2.1. 基本操作... 8 2.1.1. メッセージを確認する... 8 2.1.2. 返信する... 9 2.1.3. 新しいメッセージを作成する... 11 2.1.4. 転送する... 15 2.1.5. メールにファイルを添付する... 17 2.1.6. 署名の作成... 19 2.1.7. メールを印刷する... 25 2.1.8. メールを削除する... 27 2.2. メッセージのオプション機能... 28 2.2.1. 配信されたことを確認する... 29 2
2.2.2. 受信者が開封したことを確認する... 30 2.2.3. 重要度の設定... 31 2.2.4. 秘密度の設定... 34 2.2.5. 投票ボタン ( 投票 / 確認オプション )... 37 2.2.6. 投票ボタンの追加 ( 投票 / 確認オプション )... 39 2.2.7. 返信先の指定 ( 配信オプション )... 42 2.2.8. 指定日時以降に配信する ( 配信オプション )... 45 2.2.9. 期限切れ日時を指定する ( 配信オプション )... 47 2.2.10. 分類項目を設定する ( 配信オプション )... 49 2.3. 送信済みメッセージの保存先を変更する... 53 第 3 章 Outlook Web App... 56 3.1. Outlook Web App を開く... 57 3.2. 基本操作... 58 3.2.1. メッセージを確認する... 58 3.2.2. 返信する... 59 3.2.3. 新しいメッセージを作成する... 60 3
3.2.4. 転送する... 65 3.2.5. メールに自分のパソコンにあるファイルを添付する... 66 3.2.6. 署名の作成... 69 3.2.7. メールを印刷する... 72 3.2.8. メールを削除する... 73 3.3. メッセージオプションの機能... 74 3.3.1. 配信されたことを確認する... 74 3.3.2. 受信者が開封したことを確認する... 76 3.3.3. 秘密度の設定... 79 4
第 1 章 はじめに 5
1.1. 取扱いについて 本書は 発行日時点での情報を基に Microsoft Office 365 製品に関する操作方法について解説しています 本書の内容はすべて 著作権法により保護されています 著者および発行者の許可を得ず 転載 複写 複製等の利用はできません 1.2. 記載内容について 発行日時点での操作内容となります 本書の発行後に Microsoft Office 365 の機能や操作方法 画面等が変更された場合 本書の記載内容通りに操作できなくなる可能性があります 6
第 2 章 Outlook2013 本章では Outlook2013 を起動して行うメールの利用方法を記載しています Outlook を起動して 操作を行ってください 7
2.1. 基本操作 2.1.1. メッセージを確認する 手順 1 Outlook の起動画面を開き 受信トレイ が選択されていることを確認する 選択されていない場合はクリックしてください 手順 2 確認したいメッセージをクリックし メッセージ内容を表示する 8
確認したいメッセージをダブルクリックした場合 別ウインドウにメッセージ内容が表示されます ダブルクリックした場合 2.1.2. 返信する 手順 1 返信したいメッセージを表示させる 9
手順 2 メッセージ内容の上部にある 返信 ( 送信者だけに返信 ) あるいは 全員に返信 ( 送信者 に加え 宛先および CC に入っているすべての受信者へ返信 ) をクリックする 手順 3 メッセージを入力し 送信 をクリックする 10
2.1.3. 新しいメッセージを作成する 手順 1 新しい電子メール をクリックし メッセージ新規作成画面を開く 手順 2 件名とメッセージ内容を入力する 11
手順 3 宛先 をクリックし 名前の選択 画面を開く 手順 4 アドレス帳から名前を選択し 宛先 をクリックする 12
手順 5 CC,BCC で送りたい相手がいる場合は 手順 4 と同様に名前を選択してから CC あるいは BCC をクリックし 入力ボックスへメールアドレスを入れる 宛先の種類 説明 CC (Carbon Copy) BCC (Blind Carbon Copy) CC ボックスに入力された相手には 他の受信者のメールアドレスが表示されます BCC ボックスに入力された相手には 他の受信者のメールアドレスが表示されません 13
手順 6 メールアドレスが入っていることを確認し OK をクリックする 手順 7 アドレス帳にない場合 メッセージ新規作成画面の 宛先 横にあるボックスへ直接メールアドレ スを入力する 複数の宛先を入力したい場合は アドレスとの間に ;( 半角セミコロン ) を入れてください 14
手順 8 送信 をクリックする 2.1.4. 転送する 手順 1 転送したいメッセージ内容を表示する 15
手順 2 転送 をクリックする 手順 3 宛先を入力し 送信 をクリックする 宛先の入力については 2.1.3 新しいメッセージを 作成する を参照してください 16
2.1.5. メールにファイルを添付する 手順 1 新しい電子メール をクリックし メッセージ新規作成画面を開く 手順 2 ファイルの添付 をクリックし ファイルの挿入 画面を開く 17
手順 3 添付したいファイルを選択し 挿入 をクリックする 手順 4 メッセージ新規作成画面にファイルが添付されていることを確認する 18
2.1.6. 署名の作成 署名を作成しておくと メッセージの返信時や新規メールの作成時に メッセージボックスに自動的に署名 を入力させることができます 複数の署名を作成しておけば メッセージ新規作成画面で簡単に署名を切 り替えることができます 手順 1 ファイル をクリックする 手順 2 オプション をクリックし Outlook オプション 画面を開く 19
手順 3 メール をクリックし メールのオプション画面を開く 手順 4 署名 をクリックし 署名とひな形 画面を開く 20
手順 5 新規作成 をクリックする 手順 6 署名の名前を入力後 OK をクリックし 署名とひな形 画面へ戻る 21
手順 7 署名の編集 ボックスをクリックし 新しい署名を入力する 手順 8 新しいメッセージを作成するときに自動で署名を挿入したい場合は 既定の署名の選択 メニ ューから 新しいメッセージ のプルダウンメニューをクリックし 作成した署名を選択する 22
手順 9 メッセージの返信や転送時に署名を挿入したい場合は 返信 / 転送 のプルダウンメニューか ら作成した署名を選択する 手順 10 OK ボタンをクリックする 別の署名を挿入したい時など 署名を増やしたい場合は 手順 5~7 を繰り返してください 23
手順 11 Outlook のオプション 画面に戻り OK をクリックする 手順 8 および 9 で 既定の署名の選択を ( なし ) にした場合は メッセージ作成時に 上部メニュ ーから 署名 をクリックし プルダウンメニューから作成した署名を選択してください 24
2.1.7. メールを印刷する 手順 1 印刷したいメールを表示する 手順 2 ファイル をクリックする 25
手順 3 印刷 をクリックする 手順 4 プレビュー画面でプリンタを選択し 印刷 をクリックする 26
2.1.8. メールを削除する メールを削除する方法は 2 通りあります 方法 1 削除したいメールを選択し 上部メニューから 削除 をクリックする 方法 2 削除したいメールをマウスオーバーし をクリックする 削除したメールは 削除済みアイテム に移動します 27
2.2. メッセージのオプション機能 メッセージのオプション機能を使うことで メッセージが送信できているか 開封してもらえたかなどを確認する ことができます 新しい電子メール をクリックし メッセージ新規作成画面を開いて操作を行ってください メッセージ新規作成画面 28
2.2.1. 配信されたことを確認する 手順 1 メッセージ新規作成画面にある オプション タブをクリックする 手順 2 上部メニューにある 配信確認の要求 にチェック ( ) を入れ メールを送信する 配信が確認されると 送信者に確認メールが届きます 自動メール が届きます 29
2.2.2. 受信者が開封したことを確認する 手順 1 メッセージ新規作成画面にある オプション タブをクリックする 手順 2 上部メニューにある 開封確認の要求 にチェック ( ) を入れ メールを送信する 手順 3 相手がメールを受け取ると 送信先で開封メッセージのダイアログが表示されます メールを開封した相手に ダイアログが表示されます 30
手順 4 相手がダイアログ ( 開封メッセージの要求 ) で はい をクリックした場合 送信元に確認メール が届きます 自動メール が届きます 2.2.3. 重要度の設定 重要度の設定を変更すると 送信先へメッセージの重要度を伝えることができます 高 標準 お よび 低 の 3 種類があり 何も設定しない場合は 標準 が適用されています 31
手順 1 メッセージ新規作成画面にある オプション タブを開き 確認エリアの右下にある矢印をクリック し メッセージオプション 画面を開く 手順 2 メッセージオプション 画面左上 重要度 の横にあるプルダウンメニューから 高 あるいは 低 を選択する 手順 3 閉じる をクリックする 32
手順 4 メールを作成し 送信 をクリックする 相手がメッセージを受け取った際 メッセージ内容の上に重要度がバー表示されます メールを受け取った相手に 重要度が表示されます 33
2.2.4. 秘密度の設定 秘密度の設定を変更すると 送信先へメッセージの秘密度を伝えることができます 標準 以外に 個人用 親展 社外秘 の 3 種類があり 何も設定していない場合には 標準 が適用されて います 手順 1 オプション タブを開き 確認エリアの右下にある矢印をクリックし メッセージオプション 画面 を開く 34
手順 2 秘密度 の横にあるプルダウンメニューから 個人用 親展 社外秘 を選択する 手順 3 閉じる をクリックする 35
手順 4 メールを作成し 送信 をクリックする 相手がメッセージを受け取った際 メッセージ内容の上に秘密度がバー表示されます メールを受け取った相手に 秘密度が表示されます 36
2.2.5. 投票ボタン ( 投票 / 確認オプション ) 複数の人からアンケートなどの回答を集計したい場合に 投票ボタンを使ってすばやく結果を集めることが 可能です この機能を利用するには Exchange Online アカウントを使用してください 手順 1 メッセージ新規作成画面にある オプション タブをクリック 投票ボタンの使用 のプルダウンメ ニューから 承認 ; 却下 はい ; いいえ はい ; いいえ ; たぶん のいずれかを選択する 手順 2 メールを作成し 送信 をクリックする 投票ボタンが追加された場合 送信 の上にメッセージが表示されます 37
相手がメッセージを受け取った際 メッセージ内容の上に投票ボタンがバー表示されます 相手が投票すると メッセージが表示され 送信元に返信されます 送信先で投票バーが表示されます 送信者が投票をして返信した場合 送信元へ投票結果が届きます 投票結果が届きます 38
2.2.6. 投票ボタンの追加 ( 投票 / 確認オプション ) 投票ボタンは 承認 ; 却下 はい ; いいえ はい ; いいえ ; たぶん の 3 種類が設定されています 必要に応じて追加することも可能です 手順 1 オプション タブを開き 確認エリアの右下にある矢印をクリックし メッセージオプション 画面 を開く 手順 2 投票ボタンを使う にチェック ( ) を入れ 回答を入力する 設定されていない回答 たとえば参加か不参加かの投票を行いたい場合には 参加 ; 不参加 のように文字の間を ; ( 半角のセミコロン ) で区切ってください 手順 3 閉じる をクリックする 39
手順 4 メールを作成し 送信 をクリックする 投票ボタンが追加された場合 送信 の上にメッセージが表示されます 相手がメッセージを受け取った際 メッセージ内容の上に投票ボタンがバー表示されます 相手が投票すると メッセージが表示され 送信元に返信されます 40
送信先で投票バーが表示されます 41
相手が投票をして返信した場合 送信元へ下記のようなメールが届きます 2.2.7. 返信先の指定 ( 配信オプション ) 投票結果が届きます メッセージを送る際に 返信先をこちらで指定しておけば 相手が 返信 をクリックするだけで あらかじめ 指定されたメール先へ返信されたメッセージを届けることができます 手順 1 オプション タブを開き 確認エリアの右下にある矢印をクリックし メッセージオプション 画面 を開く 42
手順 2 返信先の指定 にチェック ( ) を入れ 宛先の選択 をクリックする チェックを入れた際 現在使用しているメールアドレスが自動的に表示されます 手順 3 返信先の指定 画面で 返信先に指定したい別のアドレスを選び 返信先 をクリックする 43
手順 4 メールアドレスが追加されていることを確認し OK をクリックする 手順 5 返信先の指定 にメールアドレスが追加されていることを確認し 閉じる をクリックする 手順 6 メールを作成し 送信する 44
2.2.8. 指定日時以降に配信する ( 配信オプション ) グリーティングカードなど 前もって作成しておいたメッセージを指定した日時に配信することができます 手順 1 オプション タブをクリック 配信タイミング をクリックし メッセージオプション 画面を開く 手順 2 メッセージオプション 画面の 配信オプション にある 指定日時以降に配信 にチェック ( ) を入れ 配信したい日時を設定する 45
手順 3 閉じる をクリックする 手順 4 配信タイミング が青くなり 配信日時が指定されていることを確認し 送信 をクリックする 配信日時を再度変更したい場合は このボタンをクリックして設定しなおすことができます 46
手順 5 送信トレイにメッセージが保存されていることを確認する 2.2.9. 期限切れ日時を指定する ( 配信オプション ) 期限切れ日時が指定されたメッセージは 送信先で受信されたのちに期限切れになると 取り消し線が 引かれ インフォメーションバーに期限切れを告知するメッセージが表示されます 手順 1 オプション タブをクリック 配信タイミング をクリックし メッセージオプション 画面を開く 47
手順 2 メッセージオプション 画面の配信オプションにある 期限切れ日時の指定 にチェック ( ) を 入れ 日時を設定する 手順 3 閉じる をクリックする 48
手順 4 メールを作成し 送信 をクリックする 期限が過ぎると送信済みアイテムにあるメッセージに取り消し線が引かれます 2.2.10. 分類項目を設定する ( 配信オプション ) 作成するメッセージを色別や項目別に分類しておくことができます たとえば 総務部に経費申請を行う場合に 経費 の分類項目を設定するなどしておけば 送信済みメッセージの中から メールを効率よく探し出し 管理することができます またメッセージ一覧の 並び替え を使用する際にも分類項目別に表示することができ 便利です 手順 1 オプション タブを開き 確認エリアの右下にある矢印をクリックし メッセージオプション 画面 を開く 49
手順 2 メッセージオプション 画面にある 分類項目 をクリックする 手順 3 プルダウンメニューから分類したい項目の色を選択する 50
手順 4 表示されるダイアログ画面の はい をクリックする 分類項目の名前を変更したい場合は変更後 はい をクリックします 手順 5 分類した色が変更されたことを確認し 閉じる をクリックする 51
手順 6 メールを作成し 送信 をクリックする メッセージは送信済フォルダーに保存され 分類項目の色が表示されています 分類項目あり をクリックし プルダウンメニューから色を選択することで 該当メールだけを絞り込んで表 示することができます 分類項目の色別に メールを検索することができます 52
2.3. 送信済みメッセージの保存先を変更する 標準では メッセージオプション 画面の 送信済みアイテムフォルダーにメッセージのコピーを保存する にチェック ( ) が入っており 送信したメッセージはすべて送信済みアイテムフォルダーに保存されています 他のフォルダーに保存先を変更することができ メールを整理することが可能です 手順 1 送信済みアイテム を右クリックし プルダウンメニューから フォルダーの作成 を選択する 手順 2 フォルダー名を入力し 新しいフォルダーを作成する 53
手順 3 メッセージ新規作成画面にある オプション タブを開き 指定の場所に送信済みアイテムを 保存 をクリック プルダウンメニューから その他のフォルダー を選択する 手順 4 手順 2 で作成したフォルダー名をクリックし OK をクリックする フォルダーが隠れている場合は 送信済みアイテム 左にある をクリックしてください 手順 5 メールを作成し OK をクリックする 54
手順 6 作成したフォルダーをクリックし 送信済みメールが入っていることを確認する 55
第 3 章 Outlook Web App 本章では IE などのブラウザ上で操作する Outlook Web App(OWA) にサインインして行うメールの利用方法を記載しています ブラウザを立ち上げ Office365 にサインインし Outlook Web App を開いてから操作を行ってください 本章では Internet Explorer(IE) バージョン 11 を起動して説明しています 56
3.1. Outlook Web App を開く 手順 1 Office365 にサインインする 手順 2 画面左上の アプリランチャー ( ) をクリックし メニューを表示させ メール をクリックする 57
3.2. 基本操作 3.2.1. メッセージを確認する 手順 1 受信トレイ をクリックする 手順 2 確認したいメッセージをクリックし メッセージ内容を表示させる 58
3.2.2. 返信する 手順 1 返信したいメッセージを表示させる 手順 2 メッセージ内容の上部にある 返信 ( 送信者だけに返信 ) あるいは 全員に返信 ( 送信者 に加え 宛先および CC に入っているすべての受信者へ返信 ) をクリックする 手順 3 メッセージを入力し 送信 をクリックする 59
3.2.3. 新しいメッセージを作成する 手順 1 + 新規作成 をクリックする 手順 2 メッセージ新規作成画面を表示させ 件名とメッセージ内容を入力する 60
手順 3 宛先 項目の + をクリックし アドレス帳を表示させる 手順 4 アドレスが表示されていない場合は >> をクリックする ( アドレス一覧が表示された場合は 手順 6 へ進んでください ) 61
手順 5 All Users をクリックする 手順 6 アドレス帳から追加したいユーザー名の + をクリックする 62
手順 7 宛先に名前が入っていることを確認し OK をクリックする 手順 8 CC,BCC で送りたい相手がいる場合は CC あるいは BCC の横をクリックし 手順 3~ 手 順 6 と同様に名前を選択する 宛先の種類 説明 CC (Carbon Copy) BCC (Blind Carbon Copy) CC ボックスに入力された相手には 他の受信者のメールアドレスが表示されます BCC ボックスに入力された相手には 他の受信者のメールアドレスが表示されません 63
手順 9 アドレス帳にない場合 宛先 CC あるいは BCC の横をクリックし 直接メールアドレスを 入力し キーボードの Enter キーを押す 手順 10 送信 をクリックする 64
3.2.4. 転送する 手順 1 転送したいメッセージ内容を表示する 手順 2 メッセージ内容の上部にある 転送 をクリックする 65
手順 3 宛先を入力し 送信 をクリックする 宛先の入力については 2.1.3 新しいメッセージを 作成する を参照してください 3.2.5. メールに自分のパソコンにあるファイルを添付する 手順 1 メッセージ新規作成画面を開き 挿入 をクリックする 手順 2 プルダウンメニューから 添付ファイルまたは OneDrive のファイル を選択する 66
手順 3 コンピューター をクリックし ファイル選択画面を開く 手順 4 添付したいファイルを選択し 開く をクリックする 67
手順 5 添付ファイルとして送信 をクリックする 手順 6 メッセージ作成画面にファイルが添付されていることを確認し 宛先 件名およびメッセージを入 力後 送信 をクリックする 68
3.2.6. 署名の作成 Outlook2013 と同様 署名を作成しておけば メッセージの返信時や新規メールの作成時にメッセー ジボックスへ署名を自動入力させることができます 手順 1 画面右上にある オプション ( ) をクリック プルダウンメニューから オプション を選択する 手順 2 メールの署名 をクリックし 署名作成画面を表示させる 69
手順 3 送信メッセージに自動的に署名を追加する にチェック ( ) を入れる 手順 4 ボックスに署名を作成し 保存 をクリックする 70
手順 5 新しいメッセージの作成画面を開き ( 2.1.3 新しいメッセージを作成する を参照 ) 署名 が挿入されていることを確認する 手順 3 でチェックを入れずに署名を作成した場合は 自動で挿入されません 新しいメッセージの作成画面にある 挿入 をクリックし プルダウンメニューから 署名 を選択し 挿入して ください 71
3.2.7. メールを印刷する 手順 1 印刷したいメールを選択し 画面右上にある をクリック プルダウンメニューから 印刷 を選 択し 印刷用画面の別ウインドウを開く 手順 2 印刷 画面から 印刷 をクリックする 72
3.2.8. メールを削除する 手順 1 削除したいメールを選択する 手順 2 選択したメールをマウスオーバーし 右に表示される ゴミ箱 をクリックする 73
3.3. メッセージオプションの機能 Outlook2013 同様 メッセージのオプション機能を使うことで メッセージが送信できているか 開封して もらえたかなどを確認することができます 3.3.1. 配信されたことを確認する 手順 1 + 新規作成 をクリックし 新しいメッセージの作成画面を開く 手順 2 をクリック プルダウンメニューから メッセージオプションの表示 を選択する 74
手順 3 表示された メッセージオプション 画面にある 配信確認メッセージを要求する にチェック ( ) を入れ OK をクリックする 手順 4 メールを作成し 送信 をクリックする 75
送信先に配信が確認されると 送信者に確認メールが届きます 自動メール が届きます 3.3.2. 受信者が開封したことを確認する 手順 1 + 新規作成 をクリックし 新しいメッセージの作成画面を開く 76
手順 2 をクリック プルダウンメニューから メッセージオプションの表示 を選択する 手順 3 表示された メッセージオプション 画面にある 開封確認メッセージを要求する にチェック ( ) を入れ OK をクリックする 77
手順 4 メールを作成し 送信 をクリックする 送信相手がメールを受け取ると 送信先で開封メッセージの要求メッセージが表示されます メールを開封した相手に 要求メッセージが表示されます 78
手順 5 送信相手が開封メッセージの要求で ここをクリックしてください をクリックした場合 送信者に 確認メールが届きます 自動メール が届きます 3.3.3. 秘密度の設定 秘密度の設定を変更すると 送信先へメッセージの秘密度を伝えることができます 手順 1 + 新規作成 をクリックし 新しいメッセージの作成画面を開く 79
手順 2 をクリック プルダウンメニューから メッセージオプションの表示 を選択する 手順 3 表示された メッセージオプション 画面にある秘密度のプルダウンメニューから 個人用 親展 社外秘 を選択し OK をクリックする 80
手順 4 メールを作成し 秘密度が設定されていることを確認し 送信 をクリックする 送信先がメッセージを受け取った際 メッセージ内容の上にバーで秘密度が表示されます メールを受け取った相手に 秘密度が表示されます 81