報告書集計システム Version 08-04 操作説明書支店編
商標類 Microsoft は, 米国およびその他の国における米国 Microsoft Corp. の登録商標です Windows は, 米国およびその他の国における米国 Microsoft Corp. の登録商標です Windows Server は, 米国およびその他の国における米国 Microsoft Corp. の商標です Microsoft SQL Server は, 米国 Microsoft Corp. の商品名称です Active Directory は, 米国およびその他の国における米国 Microsoft Corp. の登録商標です Microsoft Internet Explorer は, 米国 Microsoft Corp. の商品名称です Windows Internet Explorer は, 米国 Microsoft Corp. の商品名称です Microsoft Excel は, 米国 Microsoft Corp. の商品名称です Java は Oracle Corporation 及びその子会社 関連会社の米国及びその他の国における登録商標です Apache Tomcat は,Apache Software Foundation の商標または登録商標です その他 記載されている会社名 製品名等は 該当する各社の商標または登録商標です 著作権 Copyright(c) Hitachi Systems, Ltd. All rights reserved. - 報告書集計システム操作説明書支店編 1 -
改訂履歴 版番号改訂箇所内容改訂日 初版 2015/10/15 - 報告書集計システム操作説明書支店編 2 -
目次 1 報告書集計システムとは...4 2 初回設定作業...5 2.1 セキュリティゾーンの設定...6 2.2 Internet Explorer 10 11 の場合に互換表示設定への追加...10 2.3 証明書のインストール...10 2.4 報告書集計システムの起動... 11 3 ログイン...13 3.1 ログイン...13 3.3 トップメニュー...16 3.4 パスワード変更...18 4 報告書の提出...19 4.1 はじめに...19 4.2 作業の開始...21 4.3 一時保存...24 4.4 上長承認依頼 上長からの差戻し...26 4.5 依頼元に提出...31 4.6 依頼元からの差戻し...35 4.7 補足事項...36 5 提出履歴...44 5.1 作業状況の確認...44 5.2 提出を行なった報告ファイルのダウンロード...45 6 タイムアウトについて...47 6.1 タイムアウトについて...47 本手順書の記号説明.. 重要な機能や注意事項について説明しています... 参考になる機能について説明しています 本製品 報告書集計システム ReportConnectionⅡ は 本文内では略称 報告書集計システム と表記しています - 報告書集計システム操作説明書支店編 3 -
本部支店1 報告書集計システムとは 報告書集計システムは本部から各支店に報告書の提出依頼を行い 各支店から提出された報告書を集計 する機能を提供します 1. 事前作業 3. 集計作業 1 報告ファイルの作成 1 報告内容の確認 2 報告書新規登録 2 集計作業 報告書の提出依頼 報告書の提出 2. 報告書作成 1 報告書の着信確認 2 報告書作成 ( 図 1-1) この他 報告書集計システムでは支店へ配布のみ実施し 提出はしないファイルを配布することもで きます - 報告書集計システム操作説明書支店編 4 -
2 初回設定作業 本作業は初めて報告書集計システムを使用する場合に実施する作業です 2 回目以降は実施する必要は ありません ユーザー毎に設定が必要です 初期設定一覧 : 必須 : 要確認 機能区分概要 ポップアップブロックの許可されたサイトへの追加 Windows 8, 7 8.1 10 備考 Google ツールバーなどを利用されている場合は あわせて確認が必要 ユーザー単位で実施 支店 ( 提出側 ) IE 信頼済みサイトへの 追加 ファイルのダウンロード時に自動的にダイアログを表示 の有効化 セキュリティレベルが高く JavaScript などの動作に支障がある場合は 追加が必要 ユーザー単位で実施 IE8 の場合のみ必要 (IE9 以降は必要なし ) ( イントラネットゾーンでは設定不要の場合あり ) ユーザー単位で実施 互換表示設定への追加 IE10 IE11 の場合のみ必須 ユーザー単位で実施 Internet Explorer の設定はユーザー毎に保存されるため ユーザー毎に初期設定作業が必要です OS 標準設定から個別に変更している場合など 環境によっては上記以外の対応が必要となる場合があります 本章では 対応が必要な一部の内容について 手順を示します 記載されていない手順は OS や Internet Explorer の手順書を参照してください - 報告書集計システム操作説明書支店編 5 -
2.1 セキュリティゾーンの設定 本手順は Internet Explorer 8 で設定が必要です PC のユーザー毎に設定する必要があります ファイルのダウンロードを行うと ( 図 2-1-1) のメッセージが表示され ダウンロードができない場合があります (Internet Explorer のダウンロードブロック機能により 警告メッセージが表示されます ) 警告メッセージを表示されないようにする場合は セキュリティゾーンの設定を変更する必要があります ( 図 2-1-1) <セキュリティゾーンの設定を変更せずにダウンロードする場合 > セキュリティゾーンの設定を変更せずにファイルのダウンロードをする場合は ( 図 2-1-2) の上部のメッセージ部分をクリックし 表示されたメニューから ファイルのダウンロード をクリックして下さい ( 図 2-1-3) の ファイルのダウンロード ダイアログが表示されます ( 図 2-1-2) ( 図 2-1-3) - 報告書集計システム操作説明書支店編 6 -
インターネットエクスプローラを終了した場合 ダウンロードブロック機能の警告メッセージは 次回 操作時も表示されます 表示されないようにするためには インターネットエクスプローラの設定変更 が必要です < セキュリティゾーンの設定を変更する場合 > 設定を変更する場合は 以下の手順でセキュリティゾーンを確認し 設定を変更して下さい (1) 報告書集計システムの画面を表示し ステータスバーに表示されているセキュリティゾーンを確認 します ( 例 : イントラネット ローカルイントラネット 信頼済みサイト インターネット ) ( 図 2-1-4) 備考 セキュリティゾーンを確認は 報告書集計システムの画面を表示した状態で確認してください - 報告書集計システム操作説明書支店編 7 -
(2) インターネットエクスプローラを起動して下さい 1 メニューの ツール から インターネットオプション をクリックして下さい ( 図 2-1-6) のインターネットオプション画面が表示されます ( 図 2-1-5) 1 2 セキュリティ タブの対応するゾーンをクリックして下さい ((1) で報告書集計システム画面を表示した際のセキュリティゾーンをクリックします ) 3 レベルのカスタマイズ をクリックして下さい 2 3 ( 図 2-1-6) - 報告書集計システム操作説明書支店編 8 -
4 ファイルのダウンロード時に自動的にダイアログを表示 を 有効 に設定して下さい 5 OK をクリックして下さい 4 ( 図 2-1-7) 5 6 確認メッセージが表示されます はい をクリックして下さい 6 ( 図 2-1-8) 7 インターネットオプション画面に戻ります 適用 をクリックして下さい 8 OK をクリックして下さい 7 8 ( 図 2-1-9) - 報告書集計システム操作説明書支店編 9 -
2.2 Internet Explorer 10 11 の場合に互換表示設定への追加 Internet Explorer 10 11 を利用する場合には 報告書集計システムを互換表示設定に追加する必要があります 1 Internet Explorer を起動して下さい 2 メニューバーが表示されていない場合は alt キーを押下し メニューバーを表示させます 3 メニューの ツール から 互換性表示設定 をクリックして下さい 4 追加する Web サイト の欄に http:// 報告書集計システムのサーバ名 を入力し 追加 ボタンをクリックして下さい ( サーバ名については担当者に確認してください ) 2.3 証明書のインストール システムの設定によっては あらかじめクライアントへ証明書をインストールする必要がある場合があ ります 管理者に確認の上 必要な場合には 報告書集計システムセットアップガイド SSL( 証明書イ ンストール ) 編 を参照し 証明書のインストールを実施してください 備考 セキュリティゾーンを確認は 報告書集計システムの画面を表示した状態で確認してください - 報告書集計システム操作説明書支店編 10 -
2.4 報告書集計システムの起動 (1)PC にログインして下さい (2) インターネットエクスプローラを起動して下さい (3) アドレスバーに下記のアドレスを半角英数字で入力し Enter キーを押下して下さい http:// 利用申込み時にご案内した URL ( 例 ) http://xxxxx.report-connection.com/hitachisystems84xx/ (4) ようこそ ページが表示されます 画面の右上に 日本語表記と英語表記を切り替えて利用できるリンクが表示されます 日本語 (Japanese) を選択した場合 日本語表記となり English を選択した場合 英語表記となります ようこそ ページから 依頼された報告書を提出する方はこちら をクリックします ( 図 2-4-1) (5) ログイン画面 ( 図 2-4-2) が表示されます ( 図 2-4-2) - 報告書集計システム操作説明書支店編 11 -
備考 Windows 10 の場合 OS 標準のブラウザである Edge では報告書集計システムが利用できないため Internet Explorer を起動して報告書集計システムを開く必要があります ショートカットを作成する際は 以下の通り Internet Explorer から報告書集計システムを起動する設定としてください [ ショートカットのパス例 ] "C: Program Files Internet Explorer iexplore.exe" http:// 利用申込み時にご案内した URL ( 例 ) "C: Program Files Internet Explorer iexplore.exe" http://xxxxx.report-connection.com/hitachisystems84xx/ 上記の は半角スペースを表しています オプション機能であるシングルサインオン機能を利用している場合は 起動方法が異なるため 詳細は 担当者にお尋ね下さい - 報告書集計システム操作説明書支店編 12 -
3 ログイン 3.1 ログイン本システムを起動すると ようこそ ページが表示されます 画面の右上に 日本語表記と英語表記を切り替えて利用できるリンクが表示されます 日本語 (Japanese) を選択した場合 日本語表記となり English を選択した場合 英語表記となります ようこそ ページから 依頼された報告書を提出する方はこちら をクリックして下さい ログイン画面 ( 図 3-1-3) が表示されます ( 図 3-1-1) オプション機能である言語切替機能を利用している場合は ログイン画面の右上に 日本語表記と英語 表記を切り替えて利用できるリンクが表示されます ( 図 3-1-2) この機能はシステムの設定により リンクが表示されている場合のみ 利用することができます ( 図 3-1-2) - 報告書集計システム操作説明書支店編 13 -
備考 言語切替機能は 以下の仕様で日本語 英語表記が切り替わります 言語切替機能を利用できない場 合 ログイン画面の言語切替のリンクは非表示となっています ログイン画面において 日本語 (Japanese) を選択した場合 日本語表記となり English を選択し た場合 英語表記となります デフォルトで表示される画面は OS の言語設定により異なります ( 日本 語 OS 日本語表記 英語 OS 英語表記 ) オプション機能である シングルサインオン機能を利用している場合は ログイン画面が表示されず 3.3 トップメニュー または 3.2 複数部署 役職選択 に進みます シングルサインオンの 場合は 言語切替機能は利用できません (1) ログイン ID パスワードを入力し LOGIN をクリックして下さい ログインが成功すると ログインユーザーが複数部署 役職を兼任している時 ( 図 3-2-1) の複数部署 役職選択画面が表示されます ログインユーザーが単一部署 役職の時 ( 図 3-3-1) のトップメニューが表示されます ( 図 3-1-3) - 報告書集計システム操作説明書支店編 14 -
3.2 複数部署 役職選択 ログインユーザーが複数部署または複数の役職を兼任している場合 複数部署 役職選択画面が表示さ れます (1) ログインする部署の選択を行います 1ログインする部署 役職を部署 役職リストから選択して下さい 2 選択 をクリックして下さい ( 図 3-3-1) のトップメニューが表示されます 2 1 ( 図 3-2-1) - 報告書集計システム操作説明書支店編 15 -
3.3 トップメニュー メニューとログイン情報が表示されます (1) 作業を行うメニューをクリックして下さい 3 1 2 ログイン情報 ( 図 3-3-1) 1 報告書の提出 4 報告書の提出 を参照して下さい 2 提出履歴 5 提出履歴 を参照して下さい - 報告書集計システム操作説明書支店編 16 -
3 速報リスト カウントされる件数の条件 A~Hの期限間近件数 A~Hの期限切れ件数 A~Hの新着件数 Aの件数 D,Hの件数 B,Cの件数 Eの件数 状態一覧 A 未着手 B 作業中 C 一時保存 D 差戻 ( 上長 ) E 承認依頼中 ( 上長 ) F 作業中 ( 上長 ) G 一時保存 ( 上長 ) H 差戻 I 提出済 J 開封 F,G の件数 ( 図 3-3-2) 備考 各機能のメニューを起動後の画面は左側にサイドメニューが表示されます サイドメニューをクリックすると ( 図 3-3-1) のトップメニュー画面と同様に各機能のメニューが起動されます ( 図 3-3-3) - 報告書集計システム操作説明書支店編 17 -
3.4 パスワード変更お使いのパスワードは 定期的に変更を行って下さい 通常は ある一定期間が来ましたら 警告メッセージが表示されます ご使用期間が過ぎますと そのログイン ID は 使用出来なくなります 使用出来なくなった時 パスワード変更を行って下さい (1) パスワードの変更はこちらから をクリックして下さい ただし 表示されていない場合は シ ステムの設定により パスワードの変更を行なうことはできません ( 図 3-4-2) のパスワード変更画面が表示されます ( 図 3-4-1) (2) パスワードの変更を行います 1ログイン ID 古いパスワード 新しいパスワード 新しいパスワード( 確認用 ) を入力して下さい 2 登録 をクリックして下さい パスワード変更を行います 成功すると ログイン画面が表示されます 1 2 ( 図 3-4-2) 備考 128 文字以下の半角英数字 / 半角記号 ( 英字は大文字 小文字を区別する ) で設定してください 半角カナと一部記号 & < > はご利用いただけません - 報告書集計システム操作説明書支店編 18 -
4 報告書の提出 報告書の提出 報告書の作業状況の確認を行います 4.1 はじめに (1) 作業パターン 報告書一覧の 提出者制限 欄に表示ある役職のみが 依頼元部署への提出が可能です ( 図 4-1-1) 備考 提出者制限欄に ご自分の役職がある場合 ( 以下 上長 ) 依頼元部署への提出が可能になります 又 上長として 担当者からの承認依頼を受けて 提出可否の判断をする役割も与えられます ( 上長承認機能 ) 逆に ご自分の役職がない場合 ( 以下 担当者 ) 依頼元部署への提出が出来ません その為 上長へ承認依頼を行い 依頼元部署への提出を行ってもらうようにします - 報告書集計システム操作説明書支店編 19 -
(2) 作業の流れ 依頼元 7 差戻 6 提出済 上長 4 作業中 ( 上長 ) 5 差戻 ( 上長 ) 3 承認依頼中 ( 上長 ) 担当者 2 作業中 ( 図 4-1-2) 1 未着手 1 未着手 作業が開始されていません 2 作業中 作業を開始しています 3 承認依頼中 ( 上長 ) 担当者による作業が終了した為 上長承認依頼を行いました 4 作業中 ( 上長 ) 上長が作業を開始しました ( 内容の確認を行っています ) 5 差戻 ( 上長 ) 上長から 再提出するように 差戻しが行われました 6 提出済 作業が完了した為 依頼元へ提出を行いました 7 差戻 依頼元から 再提出をするように 差戻しが行われました - 報告書集計システム操作説明書支店編 20 -
4.2 作業の開始 依頼元から配布された報告書に入力を行なう場合は 作業を開始 を選択します (1) 作業の開始を行います 1 報告書一覧画面から報告書を選択して下さい 2 作業を開始 をクリックして下さい ( 図 4-2-2) の作業開始画面が表示されます 2 1 ( 図 4-2-1) 3 作業開始 ( ファイル一覧 ) 画面から報告ファイルを選択して下さい 4 ファイルを開く をクリックして下さい ( 図 4-2-3) の確認メッセージが表示されます 4 3 ( 図 4-2-2) 備考 報告ファイルが 1 ファイルの時 作業開始画面は表示されず 直接 ( 図 4-2-3) の確認メッセージが表示されます 既に他の PC で作業されている場合や 上長承認依頼中の報告書を担当者が開こうとする場合など 報告書の状態によっては 作業を開始 できない場合があります システムの設定によっては 提出済 の状態の報告ファイルに対して 作業を開始 することができます ただし 報告ファイルの状態が 作業中 に更新されてしまい 再度 提出を行わないといけないため ファイルの参照が目的の場合は ファイルを参照 を行ってください 詳しくは 4.7 補足事項 (1) ファイルを参照 を参照してください - 報告書集計システム操作説明書支店編 21 -
5 報告ファイルのダウンロードダイアログが表示されます OK をクリックして下さい 5 ( 図 4-2-3) 6 ボタンから 名前を付けて保存 を選択後 任意の場所へ保存してください 6 ( 図 4-2-4) 7 保存した報告ファイルの編集を行い 上書き保存ボタンをクリックしてください 7 ( 図 4-2-5) 8 報告ファイルを閉じて下さい Excel が開かれている場合は Excel を終了します 備考 作業後は必ず Excel を閉じてください Excel が開かれた状態では 依頼元への提出や上長承認依頼の作業に失敗することがあります タイムアウトについて報告書集計システムにはタイムアウト機能があります 報告書の一覧画面を表示させた状態でしばらく経過すると 次の操作時に タイムアウト画面が表示される場合があります その場合は 再度ログインし直して操作頂く必要があります タイムアウトについて 詳細は 6.1 タイムアウトについて を参照してください - 報告書集計システム操作説明書支店編 22 -
提出が不要の報告書を開いた場合は 状態が 開封 に変わります その場合 デフォルトの一覧画 面から非表示となります 詳細は 4.7 補足事項 (3) 報告書一覧のソート順の変更 絞込み表示 を参照してください ( 図 4-2-2) の画面は 作業を開始した報告ファイルの状態が 作業中 に更新されて表示されます ( 図 4-2-6) ( 図 4-2-6) 戻る をクリックすると 前の画面に戻ります ( 図 4-2-1) の画面は 作業を開始した報告書の状態が 作業中 に更新されて表示されます ( 図 4-2-7) ( 図 4-2-7) - 報告書集計システム操作説明書支店編 23 -
4.3 一時保存 作業開始 を行うと 報告ファイルの状態は 作業中 になります 状態が 作業中 の報告ファイルに対して 他のアカウントが 作業開始 を行うことはできません その為 作業中のアカウントが作業を完了 または中断するなどして他のアカウントに作業を引き継ぐ場合は 一時保存 を行って下さい (1) 一時保存を行います 1 報告書一覧画面から報告書を選択して下さい 2 一時保存 をクリックして下さい ( 図 4-3-2) の一時保存画面が表示されます 2 1 ( 図 4-3-1) 3 一時保存 ( ファイル一覧 ) 画面から 参照 をクリックして 一時保存する報告ファイルを指定して下さい 4 ファイルを一時保存する をクリックして下さい ( 図 4-3-4) の確認メッセージが表示されます 4 3 ( 図 4-3-2) 備考 一時保存を行う報告ファイルを指定する前に ファイルを一時保存する をクリックすると以下 ( 図 4-3-3) のエラーメッセージが表示されます OK をクリックして 参照 ボタンから報告ファイルの指定をして下さい ( 図 4-3-3) - 報告書集計システム操作説明書支店編 24 -
システムの設定により 任意のファイル名を選択できる場合と ダウンロードしたファイルと異なるファイル名が選択できない場合があります ファイルの選択を間違えないように注意してください 詳細は 4.7 補足事項ファイルを差し替える を参照してください 報告ファイルが 1 ファイルの時 一時保存 ( ファイル一覧 ) 画面は表示されません 報告書の提出 ( 報告書一覧 ) 画面から 参照 をクリックして 一時保存する報告ファイルを指定して下さい ( 図 4-3-4) の確認メッセージが表示されます 5 OK をクリックして下さい 報告ファイルの一時保存処理を行います 5 ( 図 4-3-4) ( 図 4-3-2) の画面は 一時保存した報告書の状態が 一時保存 に更新されて表示されます ( 図 4-3-5) ( 図 4-3-5) 戻る をクリックすると 前の画面に戻ります ( 図 5-3-1) の画面は 一時保存した報告書の状態が 一 時保存 に更新されて表示されます ( 図 5-3-6) ( 図 4-3-6) 備考 一時保存後に 報告ファイルを引き続き編集する場合は 4.2 作業の開始 を行って下さい - 報告書集計システム操作説明書支店編 25 -
4.4 上長承認依頼 上長からの差戻し報告書に提出者制限が設定されている場合のみの機能です 担当者 は編集した報告ファイルを依頼元部署に直接提出できません その為 上長 に承認依頼を行います 上長 は担当者から承認依頼された報告ファイルを参照後 差戻しを行うこともできます (1) 担当者が上長承認依頼を行う場合は以下の手順を実施します 1 報告書一覧画面から報告書を選択して下さい ( 状態が 作業中 の報告書を選択します 作業中 になっていない場合は 作業を開始 してください ) 2 上長承認依頼 をクリックして下さい ( 図 4-4-2) の上長承認依頼画面が表示されます 2 1 ( 図 4-4-1) 3 上長承認依頼 ( ファイル一覧 ) 画面から 参照 をクリックして 上長承認依頼する報告ファイルを指定して下さい 4 ファイルを上長承認依頼する をクリックして下さい ( 図 4-4-4) の確認メッセージが表示されます 4 3 ( 図 4-4-2) - 報告書集計システム操作説明書支店編 26 -
備考 上長承認依頼を行う報告ファイルを指定する前に ファイルを上長承認依頼する をクリックすると以下 ( 図 4-4-3) のエラーメッセージが表示されます OK をクリックして 参照 ボタンから報告ファイルの指定をして下さい ( 図 4-4-3) システムの設定により 任意のファイル名を選択できる場合と ダウンロードしたファイルと異なるファイル名が選択できない場合があります ファイルの選択を間違えないように注意してください 詳細は 4.7 補足事項ファイルを差し替える を参照してください 報告ファイルが 1 ファイルの時 上長承認依頼 ( ファイル一覧 ) 画面は表示されません 報告書の提出 ( 報告書一覧 ) 画面から 参照 をクリックして 上長承認する報告ファイルを指定して下さい ( 図 4-4-4) の確認メッセージが表示されます 5 OK をクリックして下さい 報告ファイルの上長承認依頼処理を行います ( 図 4-4-4) ( 図 4-4-2) の画面は 上長承認依頼した報告ファイルの状態が 承認依頼中 ( 上長 ) に更新されて表示さ れます ( 図 4-4-5) ( 図 4-4-5) 戻る をクリックすると 前の画面に戻ります ( 図 4-4-1) の画面は 上長承認依頼した報告ファイル の状態が 承認依頼中 ( 上長 ) に更新されて表示されます ( 図 4-4-6) - 報告書集計システム操作説明書支店編 27 -
( 図 4-4-6) 備考 システムの設定によっては 上長承認依頼 時に承認依頼先にメールが送付されます ( オプション機能 ) メールの送付先等の条件は 4.2 作業の開始 と同じ条件です (2) 上長から差戻しされた ( 状態が 差戻 ( 上長 ) ) 報告書の再提出を行う場合は以下の手順で実施します 1 報告書一覧画面から報告書を選択して下さい ( 状態が 差戻 ( 上長 ) の報告書) 2 作業を開始 をクリックして下さい 以降の処理は 4.2 作業の開始 を参照して修正を行ないます 修正が完了後 再度 上長承認依頼を行ないます 2 1 ( 図 4-4-7) - 報告書集計システム操作説明書支店編 28 -
(3) 担当者から上長承認依頼を受けた報告書を 上長が差戻しをしたい場合は以下の手順を実施します 1 報告書一覧画面から報告書を選択して下さい ( 状態が 作業中 ( 上長 ) の報告書 ) 備考 差戻しを行なうためには状態が 作業中 ( 上長 ) である必要があります 承認依頼中 ( 上長 ) の場合 はまず 作業を開始 してください ( 4.2 作業の開始 を参照 ) 2 差戻し をクリックして下さい ( 図 4-4-8) の差戻し画面が表示されます 2 1 ( 図 4-4-8) 3 差戻し ( ファイル一覧 ) 画面から 参照 をクリックして 差戻しを行なう報告ファイルを指定して下さい 4 ファイルを差戻し をクリックして下さい ( 図 4-4-11) の確認メッセージが表示されます 4 3 ( 図 4-4-9) 備考 差戻しを行う報告ファイルを指定する前に ファイルを差戻し をクリックすると以下 ( 図 4-4-10) のエラーメッセージが表示されます OK をクリックして 参照 ボタンから報告ファイルの指定をして下さい ( 図 4-4-10) - 報告書集計システム操作説明書支店編 29 -
システムの設定により 任意のファイル名を選択できる場合と ダウンロードしたファイルと異なるファイル名が選択できない場合があります ファイルの選択を間違えないように注意してください 詳細は 4.7 補足事項ファイルを差し替える を参照してください 報告ファイルが 1 ファイルの時 差戻し ( ファイル一覧 ) 画面は表示されません 報告書の提出 ( 報告書一覧 ) 画面から 参照 をクリックして 差戻しする報告ファイルを指定して下さい ( 図 4-4-11) の確認メッセージが表示されます 5 OK をクリックして下さい 報告ファイルの差戻しを行います 5 ( 図 4-4-11) ( 図 4-4-9) の画面は 差戻しした報告書の状態が 差戻 ( 上長 ) に更新されて表示されます ( 図 4-4-12) ( 図 4-4-12) 戻る をクリックすると 前の画面に戻ります ( 図 4-4-8) の画面は 差戻しした報告書の状態が 差 戻 ( 上長 ) に更新されて表示されます ( 図 4-4-13) ( 図 4-4-13) - 報告書集計システム操作説明書支店編 30 -
4.5 依頼元に提出報告ファイルを依頼元に提出します 依頼元に提出できる報告書は以下の通りです 提出権限なしの報告書 かつ状態が 作業中 の報告書を提出する場合 提出権限ありの報告書 かつ状態が 作業中( 上長 ) の報告書を上長が提出する場合 (1) 作業を開始していない場合 ( 状態が 作業中 または 作業中 ( 上長 ) 以外の場合) は作業の開始を行います 1 報告書一覧画面から報告書を選択して下さい 2 作業を開始 をクリックして下さい 以降の処理は 4.2 作業の開始 を参照して下さい 2 1 ( 図 4-5-1) (2) 依頼元に提出を行います 1 報告書一覧画面から報告書を選択して下さい ( 状態が 作業中 または 作業中 ( 上長 ) の報告書) 2 提出 をクリックして下さい ( 図 4-5-3) の提出画面が表示されます 2 1 ( 図 4-5-2) - 報告書集計システム操作説明書支店編 31 -
3 提出 ( ファイル一覧 ) 画面から 参照 をクリックして 提出する報告ファイルを指定して下さい 状態により ファイルが未選択でも提出が可能です ( 備考参照 ) 4 ファイルを提出する をクリックして下さい ( 図 4-5-6) の確認メッセージが表示されます 4 3 ( 図 4-5-3) 備考 提出行う報告ファイルを指定する前に ファイルを提出する をクリックすると以下 ( 図 4-5-4) のエラーメッセージが表示されます OK をクリックして 参照 ボタンから報告ファイルの指定をして下さい ( 図 4-5-4) 提出権限ありの報告書 かつ状態が 作業中 ( 上長 ) の報告書を上長が提出する場合 報告ファイルを指定する前に ファイルを提出する をクリックすると以下 ( 図 5-5-5) のメッセージが表示されます OK をクリックした場合 作業を開始 時のファイルが提出されます ( 図 4-5-5) システムの設定により 任意のファイル名を選択できる場合と ダウンロードしたファイルと異なるファイル名が選択できない場合があります ファイルの選択を間違えないように注意してください 詳細は 4.7 補足事項ファイルを差し替える を参照してください 報告ファイルが 1 ファイルの時 提出 ( ファイル一覧 ) 画面は表示されません 報告書の提出 ( 報告書一覧 ) 画面から 参照 をクリックして 提出する報告ファイルを指定して下さい ( 図 4-5-6) の確認メッセージが表示されます - 報告書集計システム操作説明書支店編 32 -
5 OK をクリックして下さい 提出処理を行います 5 ( 図 4-5-6) 6 OK をクリックして下さい 6 ( 図 4-5-7) ( 図 4-5-3) の画面は 提出した報告書の状態が 提出済 に更新されて表示されます ( 図 4-5-8) ( 図 4-5-8) 戻る をクリックすると 前の画面に戻ります ( 図 4-5-2) の画面は 提出した報告書の状態が 提出 済 に更新されて表示されます ( 図 4-5-9) ( 図 4-5-9) - 報告書集計システム操作説明書支店編 33 -
備考 一度提出した報告書は通常 繰り返し提出することができません 提出した報告ファイルに誤りがあった際には 依頼元に 差戻し をしていただくように連絡を行って下さい 但し システムの設定によっては 一度提出を行った報告ファイルを繰り返し提出できる場合があります その場合は 提出済の該当の報告ファイルを選択し 作業を開始 をクリックすることで 報告ファイルの誤りを修正して 提出することができます 全ての報告ファイルが提出済または開封となった場合は デフォルトの一覧画面から非表示になります 詳細は 4.7 補足事項 (3) 報告書一覧のソート順の変更 絞込み表示 を参照してください - 報告書集計システム操作説明書支店編 34 -
4.6 依頼元からの差戻し 依頼元から報告書を差戻しされた場合 修正後 再提出を行います (1) 依頼元から差戻しされた ( 状態が 差戻 ) 報告書の再提出を行います 1 報告書一覧画面から報告書を選択して下さい ( 状態が 差戻 の報告書 ) 2 作業を開始 をクリックして下さい 以降の処理は 4.2 作業の開始 を参照して修正を行ないます 修正が完了後 再度 依頼元へ提出を行ないます 2 1 ( 図 4-6-1) - 報告書集計システム操作説明書支店編 35 -
4.7 補足事項 (1) ファイルを参照依頼元へ提出を行なった場合や他の PC で作業中の報告書は 作業を開始 してファイルを参照することができません 作業を開始できない時に報告ファイルを参照したい場合は ファイルを参照 を行ないます 備考 システムの設定により 繰り返し提出できる場合は 依頼元へ提出を行った報告書を選択し 作業を開始 すると 報告ファイルが開かれますが 状態が 作業中 となってしまい 再度提出を行わなければいけません 提出済 ファイルの修正を行う必要の無い場合は ファイルを参照 を行ってください 1 報告書一覧画面から報告書を選択して下さい 2 ファイルを参照 をクリックして下さい ( 図 4-7-2) のファイルを参照 ( ファイル一覧 ) 画面が表示されます 2 1 ( 図 4-7-1) 3 ファイルを参照 ( ファイル一覧 ) 画面から報告ファイルを選択して下さい 4 ファイルを参照する をクリックして下さい ( 図 4-7-3) の確認メッセージが表示されます 4 3 ( 図 4-7-2) 備考 報告ファイルが 1 ファイルの時 ファイルを参照 ( ファイル一覧 ) 画面は表示されず 直接 ( 図 4-9-3) の 確認メッセージが表示されます - 報告書集計システム操作説明書支店編 36 -
5 OK をクリックして下さい ( 図 4-7-4) のファイルのダウンロードダイアログが開きます 5 ( 図 4-7-3) 6 ファイルを開く をクリックして下さい ( 図 4-7-5) の報告ファイルが開きます 6 ( 図 4-7-4) ( 図 4-7-5) 備考 開かれる報告ファイルはサーバに更新された最新のファイルです ファイルを参照した時に 他の PC で作業をしている場合の更新データは 反映されていませんので注意してください 報告ファイルを保存したい場合は Excel の機能 名前を付けて保存 を利用して 保存することができます - 報告書集計システム操作説明書支店編 37 -
(2) 作業状況の確認 報告書の作業状況 ( 作業ログ ) の確認を行うことができます Ⅰ. 作業状況画面の起動 1 報告書一覧画面から報告書を選択して下さい 2 作業状況 をクリックして下さい ( 図 4-7-7) の作業状況 ( 提出依頼先一覧 ) 画面が表示されます 2 1 ( 図 4-7-6) Ⅱ. 作業状況の確認選択した報告書の各依頼先の作業状況が表示されます 1 作業状況 ( 提出依頼先一覧 ) 画面から依頼先を選択して下さい 2 作業状況を表示 をクリックして下さい ( 図 4-7-8) の作業状況画面が表示されます 2 1 ( 図 4-7-7) 選択した報告書の作業状況が表示されます 左側に表示されるラジオボタンを選択することで 詳細画 面を切り替えることができます ( 図 4-7-8) - 報告書集計システム操作説明書支店編 38 -
備考 システムの設定により 履歴ファイルバックアップを利用する設定としている場合は 作業を行った時点の報告ファイルをダウンロードすることが可能です 1 作業状況画面から作業を選択して下さい 2 ファイルをダウンロード をクリックして下さい ( 図 4-7-10) の確認メッセージが表示されます 2 1 ( 図 4-7-9) 3 OK をクリックして下さい ( 図 4-7-12) のファイルのダウンロードダイアログが表示されます 3 ( 図 4-7-10) 4 ボタンから 名前を付けて保存 を選択後 任意の場所へ保存してください 4 ( 図 4-7-11) - 報告書集計システム操作説明書支店編 39 -
(3) 報告書一覧のソート順の変更 絞込み表示報告書一覧はソート順の変更や 依頼元 状態で絞込み表示を行なうことができます 1ソート順の変更を行なう場合は ソートさせる項目をクリックします クリックを繰り返すと 昇順 降順が切り替わります ただし ソート可能な項目は下線が表示されている項目のみです 2 絞込みを行なう場合は 報告書一覧画面から依頼先 依頼元 状態を指定します 2 1 ( 図 4-7-12) 備考 状態の絞込を行なった時に表示される報告書は以下のとおりです 絞込み条件 1 2 3 4,8 5 10 6 7 9 1~8 5~7 1~10 状態一覧 1 未着手 2 作業中 3 一時保存 4 差戻 ( 上長 ) 5 承認依頼中 ( 上長 ) 6 作業中 ( 上長 ) 7 一時保存 ( 上長 ) 8 差戻 9 提出済 10 開封 ( 図 4-7-13) - 報告書集計システム操作説明書支店編 40 -
(4) ファイルを差し替える ( オプション機能 ) システムの設定により ファイルを差し替える チェックボックスが表示されている場合 報告書の一時保存や提出時などで 依頼されたファイルとファイル名が異なる場合はメッセージ ( 図 4-7-13) が表示されます ファイルを差し替える のオプションは 依頼されたファイル名と異なる場合でも 他のファイルに差し替える機能を提供します この機能はシステムの設定により ファイルを差し替える チェックボックスが表示されている場合のみ 利用することができます ( 図 4-7-14) 備考 ファイルを差し替える 機能は 一時保存 上長承認依頼 差戻し 提出の場合のみ利用できます 他の操作の場合はチェックしても利用されません ファイルを差し替える 機能を利用しても 依頼されたファイルと異なるファイル形式( 拡張子 ) に差し替えることはできません 以降は 例 : 報告書を提出する場合 の説明となります ( 他の操作の場合でも同様の手順で実施してください ) 1 報告書一覧画面から報告書を選択して下さい ( 状態が 作業中 または 作業中 ( 上長 ) の報告書) 2 提出 をクリックして下さい ( 図 4-7-16) の提出画面が表示されます 2 1 ( 図 4-7-15) - 報告書集計システム操作説明書支店編 41 -
3 提出 ( ファイル一覧 ) 画面から 参照 をクリックして 提出する報告ファイルを指定して下さい 4 ファイルを差し替える をチェックして下さい 5 ファイルを提出する をクリックして下さい ( 図 4-7-18) の確認メッセージが表示されます 5 3 4 ( 図 4-7-16) 備考 提出行う報告ファイルを指定する前に ファイルを提出する をクリックすると以下 ( 図 4-7-17) のエラーメッセージが表示されます OK をクリックして 参照 ボタンから報告ファイルの指定をして下さい ( 図 4-7-17) 拡張子が同じであれば 任意のファイル名を選択可能です ( システムの設定により 選択できない場合があります ) 提出をするファイルの選択を間違えないように注意してください 報告ファイルが 1 ファイルの時 提出 ( ファイル一覧 ) 画面は表示されません 報告書の提出 ( 報告書一覧 ) 画面から 参照 をクリックして 提出する報告ファイルを指定した後 チェックボックスのチェックをし 提出して下さい ( 図 4-7-18) の確認メッセージが表示されます 6 OK をクリックして下さい 提出処理を行います 6 ( 図 4-7-18) - 報告書集計システム操作説明書支店編 42 -
7 OK をクリックして下さい 7 ( 図 4-7-19) 提出した報告書の状態が 提出済 に更新されて表示されます ( 図 4-7-20) - 報告書集計システム操作説明書支店編 43 -
5 提出履歴 過去に提出を行なった報告書の履歴を参照することができます 5.1 作業状況の確認 (1) 報告書に対して行なった作業ログを参照することができます 1 報告書一覧画面から報告書を選択して下さい 2 作業状況 をクリックして下さい 以降の処理は (2) 作業状況の確認 (2) 作業状況の確認 を参照して下さい 2 1 ( 図 5-1-1) 備考 履歴には削除を行なった報告書も含めて表示されます 依頼元から削除を実施後も サーバからデータが削除されるまでのデータを参照できます 表示されていない報告書については サーバからデータが削除されているため参照できません 2000 件を超えたため 2000 件までの一覧を表示しています と表示された場合は 対象となるすべての報告書は表示されていません 検索条件で絞り込みを行ってください ( 図 5-1-2) - 報告書集計システム操作説明書支店編 44 -
5.2 提出を行なった報告ファイルのダウンロード (1) 提出を行なった報告ファイルのダウンロードを行うことができます 1 報告書一覧画面から報告書を選択して下さい 2 ファイルをダウンロード をクリックして下さい ( 図 5-2-2) の提出履歴 ( 報告ファイル一覧 ) 画面が表示されます 2 1 ( 図 5-2-1) 3 提出履歴 ( 報告ファイル一覧 ) 画面から報告ファイルを選択して下さい 4 ファイルをダウンロード をクリックして下さい ( 図 5-2-3) の確認メッセージが表示されます 4 3 ( 図 5-2-2) 備考 報告ファイルが 1 ファイルの時 報告ファイル一覧画面は表示されず 直接 ( 図 8-2-3) の確認メッセー ジが表示されます 5 OK をクリックして下さい ( 図 5-2-4) のファイルのダウンロードダイアログが表示されます 5 ( 図 5-2-3) - 報告書集計システム操作説明書支店編 45 -
6 ボタンから 名前を付けて保存 を選択後 任意の場所へ保存してください 6 ( 図 5-2-4) 備考 ファイルをダウンロード中は 画面上の他のボタンを触らないようにして下さい システムの設定により 以下の設定の場合は いくつか制限事項があります 繰り返し提出できる場合は 提出された報告ファイルの内 最新のものがダウンロードされます ファイルをダウンロード ボタンが表示されていない場合 本機能を利用できません 依頼元から削除を実施後も サーバからデータが削除されるまでのデータを参照できます 表示されていない報告書については サーバからデータが削除されているため参照できません - 報告書集計システム操作説明書支店編 46 -
6 タイムアウトについて 6.1 タイムアウトについて報告書集計システムの画面について 画面遷移せずに しばらく経過するとタイムアウトが発生し 下のような画面が表示されます 画面が表示された場合は 一旦ブラウザを閉じてから 再度ログインして下さい ( 図 6-1) 備考 タイムアウトが発生すると ブラウザ画面上でその直前に行なっていた内容は反映されません ただし Excel 等で保存したものは設定内容が残っており 引き続き前回保存を行なった時点より使用できます タイムアウト発生までの時間は 通常の設定で 30 分となります - 報告書集計システム操作説明書支店編 47 -