操 作 マニュアル
やさしく 名 刺 ファイリング 基 本 操 作 目 次 1. はじめに 2. やさしく 名 刺 ファイリングの 起 動 2-1.データベースの 作 成 2-2.スキャナの 設 定 3. 名 刺 の 読 み 込 み 3-1. 専 用 スキャナでの 読 み 込 み 3-2. 市 販 スキャナでの 読 み 込 み 4. 名 刺 の 認 識 修 正 登 録 4-1. 名 刺 の 認 識 4-2. 名 刺 の 修 正 4-3. 名 刺 の 登 録 ページ 2 2 3 4 5 5 5 6 6 8 9 付 録 1. 名 刺 データの 検 索 付 録 2. 名 刺 データの 印 刷 10 11 付 録 3. 名 刺 データのエクスポート 他 のアプリケーションでデータを 利 用 する 付 録 4.データベースの 結 合 12 13 15 付 録 5.データベースのバックアップ 16-1 -
1.はじめに 本 マニュアルでの 操 作 説 明 は 基 本 的 な 操 作 方 法 のみとなっています さらに 詳 しい 操 作 方 法 をごらんになりたい 場 合 には 電 子 マニュアルをご 利 用 ください また ヘルプもご 用 意 しておりますのでそちらも 合 わせてご 利 用 ください 電 子 マニュアルとヘルプは それぞれ スタート ( す べての)プログラム やさ しく 名 刺 ファイリング より 開 くことができます 上 記 は Windows XP の 画 面 になります 2.やさしく 名 刺 ファイリングの 起 動 スタート ボタンから ( す べての)プログラム やさしく 名 刺 ファイリング v.3.0 やさしく 名 刺 ファイリング v.3.0 を 選 択 します - 2 -
2-1.データベースの 作 成 やさしく 名 刺 ファイリングを 起 動 すると 下 図 の 起 動 メニューが 表 示 されます 初 めてご 利 用 の 場 合 には データベースを 新 規 に 作 成 する で OK をクリックします データベースを 新 規 に 作 成 する 場 合 下 図 が 表 示 されます 名 刺 のデータを 取 り 込 むためのデータベースを 作 成 します ファイル 名 に 任 意 のファイル 名 を 入 力 し 保 存 をクリックしてください ここでは 例 として 名 刺 と 入 力 します 一 度 開 いたデータベースは 記 憶 されますので 次 回 使 用 時 は 既 存 のデータベースを 開 く にチェックを 付 け リストからデータベース 名 を 選 択 し OK ボタンをクリックしてくだ さい - 3 -
データベースを 作 成 すると 下 図 のメイン 画 面 が 表 示 されます 2-2.スキャナの 設 定 その 他 (O) メニューから スキャナ 選 択 (T) を 選 択 します スキャナドライバの 選 択 ダイアログ が 表 示 されますので お 使 いのスキャナ ドライバを 選 択 してください 小 型 専 用 スキャナをご 使 用 の 場 合 は Q-Scan A8 V1.1 カラー 専 用 スキャナをご 使 用 の 場 合 は Media Drive A6 Scanner V1.1 専 用 スキャナ 以 外 のスキャナをご 使 用 の 場 合 は そのスキャナドライバを 選 択 してください この 作 業 は 初 回 のみとなります - 4 -
3. 名 刺 の 読 み 込 み 画 面 左 下 の 手 動 認 識 ボタンをクリックします 画 面 上 部 の 操 作 ツールが 認 識 登 録 ツール に 変 わります ボタンを 選 択 すると スキャン 画 面 が 表 示 されます 3-1. 専 用 スキャナでの 読 み 込 み 初 めてスキャナを 使 用 する 場 合 次 のキャリブレーション 画 面 が 表 示 されます スキャナに 付 属 の 白 い 紙 をセットし OK をクリックしてください 付 属 の 白 い 紙 を 紛 失 した 場 合 裏 の 白 い 名 刺 でも 代 用 が 可 能 です この 作 業 は 初 回 のみとなりますが 読 み 込 んだ 画 像 に 黒 い 線 が 入 るなど 読 み 込 み 品 質 が 悪 くなった 場 合 はキャリブレーションを 行 ってください USB ケーブルの 差 し 口 を 変 更 した 場 合 にも キャリブレーションを 行 ってください 3-2. 市 販 スキャナでの 読 み 込 み 市 販 スキャナで 読 み 込 む 場 合 は 次 の 条 件 でスキャンしてください 解 像 度 :300dpi から 600dpi これより 高 い 解 像 度 低 い 解 像 度 では 作 業 が 正 しく 行 えません メールアドレスな どの 細 かい 文 字 を 認 識 するために 600dpi での 読 み 込 みをお 勧 めします - 5 -
4. 名 刺 の 認 識 修 正 登 録 4-1. 名 刺 の 認 識 名 刺 の 取 り 込 みが 終 わったら 認 識 ボタンをクリックします 名 刺 から 読 み 取 った 情 報 が 詳 細 表 示 の 所 定 の 欄 に 振 り 分 けられます やさしく 名 刺 ファイリング v.3.0 は 日 本 語 名 刺 専 用 となっています - 6 -
誤 認 識 を 減 らすには 会 社 ロゴなどが 入 っている 名 刺 の 場 合 ロゴ 部 分 まで 文 字 として 認 識 を 行 い その 結 果 氏 名 部 分 の 認 識 に 影 響 を 与 える 場 合 があります あらかじめロゴ 部 分 を 認 識 除 外 領 域 とすることで 誤 認 識 を 減 らすことができま す 認 識 除 外 領 域 のボタンをクリックして ロゴ 部 分 を 範 囲 指 定 します 下 図 のようにグレーで 囲 まれ 認 識 は 行 われません 認 識 する 箇 所 を 指 定 する 名 刺 画 像 を 認 識 する 際 に 認 識 結 果 をどの 欄 に 挿 入 するか 選 択 することが 出 来 ます 範 囲 認 識 のボタンをクリックして 任 意 の 部 分 を 範 囲 指 定 します 下 図 のようにオレンジの 枠 で 囲 まれます 囲 われた 枠 内 を 右 クリックすると 下 記 のように 項 目 一 覧 が 表 示 されますので 認 識 結 果 を 挿 入 したい 項 目 を 選 択 してください 選 択 した 項 目 に 認 識 結 果 が 挿 入 されます - 7 -
4-2. 名 刺 の 修 正 認 識 が 終 わったら データの 確 認 修 正 を 行 います やさしく 名 刺 ファイリングではデータの 修 正 方 法 として キーボードからの 入 力 候 補 文 字 での 修 正 認 識 全 結 果 からの 引 用 の3つの 方 法 があります 候 補 文 字 での 修 正 間 違 っている 文 字 にマウスカーソルをあわせ 右 クリックします 左 図 のように 候 補 文 字 一 覧 が 表 示 されます 一 番 上 の 大 きな 表 示 は 認 識 を 行 った 画 像 です 二 番 目 以 降 の 一 覧 から 正 しい 文 字 を 選 択 します 認 識 全 結 果 からの 引 用 認 識 全 結 果 タブを 開 きます ここには 認 識 を 行 ったすべての 文 字 情 報 が 表 示 されます 必 要 な 文 字 列 を 選 択 します 選 択 した 文 字 列 は 黒 く 反 転 します マウスカーソルの 形 状 が このように 変 わりますので 文 字 を 挿 入 したい 場 所 へ ドラッグします マウスの 左 ボタンを 放 すと 選 択 した 文 字 列 が 挿 入 されます 詳 細 表 示 の 欄 に 振 り 分 けのできない 英 語 の 名 刺 などは 認 識 全 結 果 からの 引 用 で 修 正 作 業 を 行 うのが 便 利 です - 8 -
4-3. 名 刺 の 登 録 認 識 修 正 が 終 わったら 名 刺 のデータをデータベースに 登 録 します 登 録 ボタン をクリックします 全 てボタンを 選 択 すると 登 録 したデータ 全 てを 確 認 することができます 登 録 ボタン 右 の をクリックすると 登 録 方 法 が 選 択 できます 一 括 登 録 を 選 択 すると 登 録 ボタンが 一 括 登 録 ボタン に 変 わり 取 り 込 んだ 名 刺 を 全 て 一 括 で 登 録 することができます 登 録 したレコードを 削 除 する 同 じデータを 重 複 して 登 録 してしまった 場 合 など 登 録 したデータを 削 除 したい 時 には 次 の 手 順 で 削 除 できます 削 除 したいレコードを 選 択 します このようにチェックを 付 けます レコード メニューから レコード 削 除 を 選 択 します 下 記 の 確 認 ダイアログが 表 示 されますので 削 除 する 件 数 を 確 認 してから OK をクリックします 削 除 する 件 数 が 表 示 されます 削 除 する 件 数 =チェックの 付 いている レコード 数 誤 削 除 を 防 ぐために 必 ず 確 認 を 行 ってください - 9 -
付 録 1. 名 刺 データの 検 索 名 刺 検 索 ボタン をクリックします 下 記 の 検 索 設 定 ダイアログが 表 示 されます 検 索 したい 項 目 を 入 力 し 新 規 検 索 をクリックしてください 詳 細 設 定 ボタンをクリックすると 下 記 のように 検 索 条 件 を 細 かく 設 定 できます - 10 -
付 録 2. 名 刺 データの 印 刷 印 刷 したいレコードを 選 択 します 下 図 のように 印 刷 したいレコードのチェックボックスにチェックを 入 れます チェックボックス 全 てのレコードを 選 択 する 場 合 には レコード(R) メニューから 全 て 選 択 (A) をクリックします 印 刷 ボタン をクリックします 下 記 の 印 刷 選 択 ダイアログが 表 示 されますので 印 刷 形 式 やフォントなどを 必 要 に 応 じて 選 択 し 印 刷 ボタンで 印 刷 を 行 ってください 選 択 した 印 刷 形 式 によってはフォントサイズをお 選 び 頂 くことができません - 11 -
付 録 3. 名 刺 データのエクスポート やさしく 名 刺 ファイリングでは 取 り 込 んだ 名 刺 データをエクスポート( 書 き 出 し)する ことができます エクスポートを 行 う 際 には エクスポートしたいレコードのチェックボックスにあら かじめチェックを 入 れておきます ファイル(F) メニューから エクスポート(E) を 開 くと 下 記 のようにエクスポート 可 能 な 形 式 が 表 示 されます テキストファイル 出 力 年 賀 状 作 成 ソフトなど CSV 形 式 に 対 応 しているソフトで 利 用 できます ContactXML 出 力 ContactXML に 対 応 している 年 賀 状 作 成 ソフトなどで 利 用 できます e.contact 出 力 やさしく 名 刺 ファイリング 独 自 形 式 での 書 き 出 しとなります 文 字 データのみでなく 画 像 も 一 緒 に 書 き 出 されます vcard 出 力 vcard に 対 応 している 電 子 メールソフトで 利 用 できます 名 刺 画 像 のみ 取 り 込 んだ 名 刺 画 像 のみを 書 き 出 します - 12 -
他 のアプリケーションでデータを 利 用 する テキストファイル(CSV 形 式 )に 対 応 している 年 賀 状 ソフトやメールソフトなどでデータ を 利 用 する 方 法 をご 説 明 します ファイル メニューから エクスポート テキストファイル 出 力 を 選 択 すると 下 記 の エクスポート ダイアログが 表 示 されます フィールド 書 き 出 し 順 の 設 定 : にて データを 利 用 したいアプリケーションを 選 択 します このとき 右 の 書 き 出 し 設 定 項 目 一 覧 は 変 更 しないでください やさしく 名 刺 ファイリング を 選 択 すると やさしく 名 刺 ファイリングで 管 理 して いる 文 字 情 報 を 全 て 書 き 出 すことができます 利 用 したいアプリケーションがない 場 合 には やさしく 名 刺 ファイリング を 選 択 し 全 て 削 除 ボタンで 書 き 出 し 設 定 項 目 一 覧 を 空 にした 状 態 で 必 要 な 項 目 を 左 の 欄 から 選 択 追 加 します 必 要 な 項 目 を 全 て 追 加 したら フィールド 書 き 出 し 順 の 項 目 : 欄 に 任 意 の 名 前 を 入 力 し 登 録 します 次 回 からは 登 録 した 名 前 を 選 択 するだけで 利 用 できるよ うになります ( 他 のアプリケーションで 必 要 とする 項 目 および 並 び 順 については 他 のアプリケー ションで 一 度 CSV に 書 き 出 すなどして あらかじめ 調 べておく 必 要 があります ) フ ィ ールド 書 き 出 し 順 の 設 定 : を 選 択 したら エクスポート をクリックします - 13 -
名 前 を 付 けて 保 存 ダイアログが 表 示 されます 保 存 する 場 所 :よく 利 用 するわかりやすい 場 所 に 変 更 します ファイル 名 :わかりやすい 名 前 を 入 力 します 保 存 する 場 所 ファイル 名 の 設 定 が 終 わったら 保 存 をクリックしてください 下 記 のように Excel で 開 くことのできるファイルとして 保 存 されます 保 存 した CSV ファイルは 通 常 の Excel ファイルと 同 様 に 編 集 が 可 能 です データを 利 用 したいアプリケーションを 起 動 し 保 存 した CSV ファイルを 取 り 込 む 作 業 を 行 ってください CSV ファイルを 取 り 込 む 詳 しい 操 作 方 法 については 各 アプリケーションの 取 り 扱 い 説 明 書 をご 確 認 ください - 14 -
付 録 4.データベースの 結 合 ここでは 現 在 作 成 中 のデータベースとすでに 作 成 してある 別 のデータベースを 結 合 する 方 法 をご 説 明 します 現 在 作 成 中 のデータベースを 開 き 別 のデータベースと 結 合 したいレコードのチェックボ ックスにあらかじめチェックを 入 れておきます 全 てのレコードを 選 択 する 場 合 には レコード(R) メニューから 全 て 選 択 (A) を クリックします ファイル(F) メニューから エクスポート(E) e.contact 形 式 (C) を 選 択 します 下 記 のダイアログが 表 示 されますので 結 合 したいもう 一 つのデータベースを 選 択 します 結 合 先 となるデータベースを 選 択 しましたら 保 存 をクリックします この 場 合 名 刺 001 というデータベースに 対 してデータの 追 加 保 存 が 行 われます エクスポート 元 のデータベースは 残 ったままになりますので データベース ファイルの 削 除 など 必 要 に 応 じて 作 業 を 行 ってください - 15 -
付 録 5.データベースのバックアップ やさしく 名 刺 ファイリングではデータベースのバックアップ 機 能 を 持 っています ファイル(F) メニューから バックアップ(B) を 選 択 します 全 レコード: 現 在 開 いているデータベースの 全 てのレコードをバックアップします 検 索 マーク 付 きレコード:チェックボックスにチェックの 入 っているレコードをバック アップします チェックが 入 っていないと 選 択 できません 保 存 する 場 所 :よく 利 用 するわかりやすい 場 所 に 変 更 します CD や DVD に 直 接 保 存 することはできません ファイル 名 :わかりやすい 名 前 を 入 力 します ここでは 例 として 名 刺 データ と 入 力 します 保 存 すると 下 記 のようなファイルが 一 つ 作 成 されます 作 成 したバックアップファイルは 復 元 機 能 を 使 用 することで 使 用 可 能 となります ファイル(F) メニューから 復 元 (V) を 選 択 します 復 元 を 行 うと 現 在 開 いているデータベースに 上 書 きされます あらかじめ 新 しいデータベースを 作 成 の 上 復 元 作 業 を 行 ってください - 16 -