Access 基 礎 知 識 (p.1) データベース(Access) 基 本 操 作 データベースとは 情 報 をいろいろな 目 的 で 利 用 することができるように 関 連 する 情 報 を 効 率 よく 蓄 積 したデータの 集 合 体 である Access はデータベースを 操 作 するためのソフトであり データベー スの 作 成 管 理 保 守 を 行 うことができる またデータベースから 必 要 な 情 報 を 検 索 抽 出 集 計 することができる リレーショナルデータベース(RDB) データを 表 形 式 (テーブル 形 式 )で 扱 うデータベースである 複 数 の 表 がキー 項 目 によって 関 連 づけられている Access も RDB の1つ Excel と Access の 違 い Excel の 表 (ファイル)はそれぞれが 独 立 しており 基 本 的 に 相 互 の 関 連 がない データの 検 索 抽 出 集 計 のようなデータベース 機 能 は 1 つの 表 の 中 で 利 用 するというのが 基 本 な 使 い 方 Access は 表 同 士 が 相 互 に 結 びついている データが 修 正 されると 関 連 する 表 もあわせて 更 新 されるため 情 報 全 体 の 管 理 保 守 が 行 い やすい またデータの 重 複 や 矛 盾 も 起 こりにくくなっている
サンプルデータベース (ノースウィンド) 食 料 品 卸 売 り 会 社 ( 社 員 9 人 )のサンプルデータ ( 食 品 製 造 メーカーから 食 料 品 を 仕 入 れて スーパーやコンビニなどに 卸 す 会 社 ) Access 基 礎 知 識 (p.2) サンプルデータのコピーと 起 動 Public-jugyo-kenkou- 太 田 -サンプル DB(Access) マイドキュメント にコピー (フォルダごとコピーする) Access2003 データベースの 起 動 ファイル Northwind.mdb を 開 く 1.データベースウィンドウ 1 テーブル データが 表 形 式 で 保 存 されている 2 クエリ データの 問 い 合 わせや 内 容 の 更 新 を 行 う 3 フォーム テーブルデータを 見 やすい 形 で 表 現 する 4 レポート データの 印 刷 機 能 5 ページ Access のウェブページ 作 成 機 能 6 マクロ 処 理 の 自 動 化 や 連 続 実 行 を 行 う 7 モジュール プログラミング 機 能 2.テーブルを 見 る( 社 員 テーブルを 開 く) 社 員 を 開 く 1データベースウィンドウを[テーブル]タブにして 社 員 を 開 く レコードや 項 目 の 移 動 Tab キー マウスクリック 画 面 下 のスクロールバー 移 動 ボタン> < 2 行 や 列 の 選 択 (1 行 が 黒 く 表 示 される) 3 列 幅 の 変 更 4テーブルを 閉 じるときは をクリック デザイン 画 面 の 切 り 替 え 1[ 社 員 ]-[デザイン]で 画 面 を 開 く 通 常 はテーブルを 新 規 に 作 成 する 時 に 必 ず 定 義 する フィールド 名 項 目 の 名 前 データの 型 項 目 のデータ 形 式 2 デザインビュー と データシートビュー の 切 り 替 え 画 面 左 上 のビューボタン レコードの 追 加 1 最 後 の 行 をクリックして 項 目 を 入 力 してみる 自 分 のデータ ( 日 付 の 入 力 は 1990/1/1 の 形 式 で) 2 架 空 のデータを 数 件 入 力 してみる( 自 分 以 外 のデータはあとで 削 除 する) レコードの 削 除 1 削 除 したい 行 を 選 択 ( 黒 く 表 示 )して [ 編 集 ]-[レコードの 削 除 ] その 他 のテーブルも 開 いてみる 商 品 都 道 府 県 仕 入 先
3.フォームを 見 る Access 基 礎 知 識 (p.3) フォームとは テーブルのデータを 見 やすい( 入 力 しやすい) 画 面 に 作 り 直 したもの フォームを 開 く 1データベースウィンドウを[フォーム]タブに 切 り 替 える 2 例 として [ 社 員 ]を 開 いてみる 個 人 の 情 報 が1 画 面 で 表 示 される 31つのテーブルをいろいろなフォームで 見 ることができる 例 得 意 先 と 得 意 先 電 話 リスト その 他 のフォームも 開 いてみる 仕 入 先 商 品 リスト メインスイッチボード スタートアップ など デザイン 画 面 の 切 り 替 え フォームビュー フォームを 開 いたときの 画 面 (データの 中 身 を 表 示 ) ( 切 り 替 え) デザインビュー フォームのレイアウトをデザインする 画 面 テーブルとフォームの 関 係 入 力 確 認 実 際 の データ 入 力 確 認 テーブル フォーム テーブルから 入 力 したデータは フォームで 見 ても 正 しく 入 っている フォームから 入 力 したデータも テーブルに 正 しく 入 っている つまり 実 際 のデータは 同 じもの(1つ)であり 見 え 方 が 違 うというだけ
4.クエリ(Query)の 操 作 Access 基 礎 知 識 (p.4) クエリとは 問 い 合 わせ 照 会 の 意 味 条 件 に 合 うデータを 検 索 抽 出 加 工 すること クエリの 作 成 例 1データベースウィンドウを[クエリ]タブに 切 り 替 える 2[ 新 規 作 成 ]-[デザインビュー]-[OK]をクリック 3テーブルの 中 から[ 社 員 ]をクリックして [ 追 加 (A)]-[ 閉 じる]をクリック 氏 名 フリガナ 4 上 側 のウィンドウの 中 から6つの 項 目 名 を 下 の フィールド 位 置 まで 順 にドラッグしていく (6つの 項 目 を1 列 に 横 に 並 べていく ) 氏 名 フリガナ 自 宅 都 道 府 県 自 宅 住 所 1 自 宅 電 話 番 号 誕 生 日 5[デザインビュー]から[データシートビュー]に 画 面 を 切 り 替 える この 時 点 では 何 も 検 索 の 条 件 を 指 定 していないので 社 員 全 員 が 表 示 される クエリの 保 存 クエリを 閉 じるときに クエリを 保 存 しますか? で はい を 選 ぶとクエリを 保 存 できる 保 存 する 名 前 Q-bunkyo-renshu-1 ( 漢 字 の 名 前 もOK)
検 索 の 例 Access 基 礎 知 識 (p.5) ( 例 1) 東 京 在 住 の 人 を 検 索 1[データシートビュー]から[デザインビュー]に 画 面 を 切 り 替 える 2 都 道 府 県 の 抽 出 条 件 の 欄 に 東 京 都 と 入 力 する ( 次 の 操 作 に 進 むと 自 動 的 にダブルコーテーションが 付 いて" 東 京 都 "のようになる) 3[データシートビュー]に 画 面 を 切 り 替 える 社 員 の 中 から 東 京 在 住 の 人 だけが 表 示 される 4 他 の 都 道 府 県 に 変 えてクエリの 結 果 を 表 示 してみる 大 阪 府 福 岡 県 でそれぞれ 検 索 してみる 大 阪 で 検 索 するとどうなるか? 存 在 しない 件 ( 埼 玉 県 など)で 検 索 するとどうなるか? ( 例 2) 東 京 の 目 黒 区 の 人 だけを 検 索 1 自 宅 住 所 の 欄 に 目 黒 区 * と 入 力 する 必 ずアスタリスクを 付 ける ( 目 黒 区 だけでは 失 敗 ) ワイルドカード ( 半 角 の *? Not など) 神 * 神 奈 川 県 神 戸 市 * 区 * 東 京 都 渋 谷 区 初 台 横 浜 市 青 葉 区 南 台? 区 北 区 港 区??? 区 世 田 谷 区 江 戸 川 区 Not 東 京 都 東 京 以 外 のデータ ( 注 )ワイルドカードは Like 演 算 子 といっしょに 使 う ( 自 動 的 に Like の 文 字 が 付 加 される ) 例 Like " 目 黒 *"
Access 基 礎 知 識 (p.6) 複 数 の 条 件 を 指 定 する (1)AND 条 件 (~かつ~) 2つの 条 件 を 横 に 並 べて 指 定 する 例 福 岡 市 在 住 で かつ 名 前 が 子 で 終 わる 人 (2)OR 条 件 (~または~) 2つの 条 件 を 縦 に 並 べて 指 定 する 例 東 京 または 大 阪 に 住 んでいる 人 いろいろな 検 索 の 練 習 クエリの 指 定 1 福 岡 市 に 住 んでいる 人 ( )( 人 ) 2 ~ 市 に 住 んでいる 人 ( )( 人 ) 3 ~ 区 に 住 んでいる 人 ( )( 人 ) 4 氏 名 が カ で 始 まる 人 ( )( 人 ) 5 氏 名 の 中 に マ の 文 字 がある 人 ( )( 人 ) 6 電 話 番 号 が 03 で 始 まる 人 ( )( 人 ) 7 電 話 番 号 が 07 で 始 まる 人 ( )( 人 ) 8 市 外 局 番 が3 桁 の 人 ( )( 人 ) 9 氏 名 の 読 みで 姓 が 3 文 字 名 が 4 文 字 の 人 ( )( 人 )
Access 基 礎 知 識 (p.7) 全 員 の 誕 生 日 と 年 齢 を 表 示 1クエリを 新 規 作 成 して 氏 名 フリガナ 誕 生 日 の3つ 項 目 を フィールド の 位 置 へドラッグする 氏 名 フリガナ 誕 生 日 2[データシートビュー]に 画 面 を 切 り 替 えて 社 員 全 員 が 表 示 されることを 確 認 する 3 画 面 を 戻 して 4 番 目 のフィールドに 次 のような 関 数 を 入 力 する year([ 誕 生 日 ]) (year とカッコは 半 角 で 入 れる) ( 次 の 操 作 に 進 むと 自 動 的 に 式 1: という 文 字 が 表 示 される ) 4[データシートビュー]に 画 面 を 切 り 替 えて 誕 生 日 の 年 が 表 示 されることを 確 認 する 5 画 面 を 戻 して 5 番 目 のフィールドに 年 齢 を 計 算 するための 式 を 入 力 する 2010-Year([ 誕 生 日 ]) 6[データシートビュー]に 画 面 を 切 り 替 えて 年 齢 が 表 示 されることを 確 認 する クエリの 練 習 11967 年 生 まれの 人 =1967 2 年 齢 が 45 歳 以 下 の 人 <=45 3 年 齢 が 40 歳 以 上 でかつ 45 歳 未 満 の 人 >=40 AND <45 その 他 の 便 利 な 機 能 1ラベル 名 の 設 定 上 記 の5の 画 面 で 式 2: の 文 字 を 年 齢 : に 変 更 してみる 2 表 示 項 目 の 設 定 表 示 の 欄 についているチェック(レ 点 )をはずしてみる 3パラメータクエリ 年 齢 の 抽 出 条 件 の 欄 に [ 何 歳?] と 文 字 を 入 力 する そのあと デー タシートビューに 切 り 替 えて 44 と 入 力 してみる 保 存 するクエリ 名 Q-bunkyo-birthday
Access 基 礎 知 識 (p.8) 5.レポート 機 能 テーブルやクエリの 内 容 を 印 刷 する 機 能 下 記 3 通 りの 作 成 方 法 がある (1) オートレポートで 作 成 全 自 動 でレポートを 作 成 (2) レポートウィザードで 作 成 対 話 形 式 により 半 自 動 で 作 成 (3) デザインビューで 作 成 ウィザードを 使 わずに 手 動 でレイアウトを 作 成 する 操 作 例 社 員 テーブルの 印 刷 (レポートウィザードで 作 成 ) 1データベースウィンドウを[レポート]タブに 切 り 替 える 2[ 新 規 作 成 ]-[レポートウィザード]を 選 択 し [ 基 になるテーブルまたはクエリの 選 択 ]から[ 社 員 ] を 選 択 して[OK]をクリック 4[>]ボタンで 下 記 項 目 を 右 側 のウィンドウへ 移 動 して[ 次 へ]をクリック ( 移 動 ボタンの 意 味 ) > 1つの 項 目 を 移 動 >> 全 部 の 項 目 を 移 動 ここを[クエリ]に 切 り 替 えると クエリの 結 果 を 印 刷 することができ る 4グループレベルはそのまま[ 次 へ] 並 べ 替 える 方 法 は[ 社 員 コード] 印 刷 形 式 のレイアウトは[ 表 形 式 ]を 選 択 して[ 次 へ]をクリック
5スタイルは 好 みのデザインを 選 んで[ 次 へ]をクリック Access 基 礎 知 識 (p.9) 好 きなデザインを 選 んでよい 6レポート 名 を[R- 社 員 ]と 入 力 して[ 完 了 ]をクリックすると レポートが 作 成 される 7 画 面 をデザインビューに 切 り 替 えると レイアウトを 変 更 できる 印 刷 プレビュー 画 面 デザインビュー 画 面
Access 基 礎 知 識 (p.10) デザイン 画 面 の 操 作 よく 使 うウィンドウ プロパティ 表 示 - プロパティ さまざまな 設 定 情 報 フィールドリスト 表 示 - フィールドリスト テーブルの 項 目 名 一 覧 ルーラー 表 示 - ルーラー 縦 と 横 の 目 盛 り グリッド 表 示 - グリッド マス 目 を 表 す 線 のこと ツールボックス 表 示 - ツールボックス コントロール テキストボックス や ラベル のこと コントロールの 移 動 人 差 し 指 マーク 個 別 に 移 動 5 本 指 マーク 一 緒 に 移 動 複 数 まとめて 選 択 したい Shift を 押 しながら 選 択 または ツールボックスの オブジェクトの 選 択 コントロールの 削 除 選 択 した 状 態 で Delete キーを 押 す グリッドの 設 定 コントロールの 配 置 をそろえる 書 式 - グリッドに 合 わせる グリッドの 間 隔 を 変 更 する ( 右 図 のフォームセレクタボタンをクリック) このボタン プロパティ - 書 式 タブでグリッド 数 を 指 定 例 X 軸 グリッド 数 2 Y 軸 グリッド 数 2 ページ 設 定 住 所 などが 切 れてしまって 入 りきらない 場 合 は 用 紙 を A4 横 にする ファイル - ページ 設 定 - ページ ヘッダーに 件 数 を 表 示 する (1)ツールボックスの コントロールウィザード をオフにする (2) テキストボックス をクリックして 件 数 を 表 示 したい 場 所 の 近 くをドラッグ (3) テキスト xx のプロパティ 標 題 仕 入 先 (4) 非 連 結 のプロパティ コントロールソース の 右 にあるビルドボタン を クリックして 次 の 式 を 入 力 =count( 仕 入 先 名 ) コントロールウィザード テキストボックス (5) 数 字 の 右 側 に 件 の 文 字 を 表 示 ラベル ボタンをクリックして 件 を 表 示 したい 場 所 をドラッグ 標 題 件 印 刷 プレビューで 確 認 しながら 位 置 を 修 正 最 後 に を 押 して 閉 じる ( 変 更 したレポートのデザインを 保 存 する) 完 成 図