Microsoft Office(Word Excel PowerPoint Publisher) 印 刷 データ 作 成 データ 入 稿 に 関 する 問 題 点 と PDF による 入 稿 のお 願 い
もともと Microsoft Office(Word Excel PowerPoint Publisher)は 印 刷 用 DTP などのデ ータを 作 成 するために 作 られていません そのため お 客 様 の PC 上 では 問 題 なく 表 示 印 刷 されて いても 環 境 が 異 なることにより 文 字 が 消 えてしまった 作 成 時 と 改 行 がズレた フォントが 変 更 された などといったトラブルが 発 生 することがあります データを 共 有 し 異 なる PC で 表 示 す る 異 なる PC でプリントするだけでも 表 示 が 崩 れるなどの 問 題 が 発 生 することがあります 中 でも Excel は レイアウトなどは 簡 易 的 に 変 更 できるなどの 事 から 版 下 作 成 に 使 用 することも 多 いと 思 いますが 本 来 表 計 算 の 為 のソフトであり DTP のデータ 作 成 には 適 していません これは マイクロソフト 社 でも 認 識 していますが 解 決 策 はありません 別 紙 Excel 表 示 方 法 を 参 照 してください このような 問 題 を 防 ぐ 意 味 でも Microsoft Office(Word Excel PowerPoint Publisher)で 作 られたデータを 印 刷 用 に 使 用 する 場 合 には PDF へ 変 換 し プリントしたモノと 比 較 し 表 示 崩 れ や 文 字 の 欠 け 等 がないかをご 確 認 の 上 でのデータ 支 給 をお 願 い 致 します
PDF (Portable Document Format)とは パソコン 間 の 文 書 のやりとり などに 広 く 利 用 されている 汎 用 性 が 高 い 文 書 の 保 存 形 式 です ファイルサ イズを 小 さくできるほかパソコン 環 境 に 依 存 せず オフィスソフトなどを 入 れていないパソコンでも 表 示 でき るので その 特 性 から 幅 広 い 用 途 で 一 般 的 な 形 式 として 使 用 されています 例 えば 作 成 した 文 書 の メール 添 付 用 ファイル をはじめ マニュアルや 社 内 文 書 などの ビジネス 文 書 また 各 種 登 録 用 紙 やパンフレ ットなど インターネット 上 の 配 布 物 など 様 々に 利 用 されています スマートフォンなどの 携 帯 端 末 の 登 場 による 各 種 電 子 書 籍 などの 急 速 な 普 及 で 昨 今 の PDF の 利 用 機 会 はさらに 増 加 傾 向 にあります
ワード 2007 エクセル 2007 などの Office 2007 から PDF への 変 換 方 法 Office メニューボタン 名 前 を 付 けて 保 存 PDF または XPS を 選 択 します ファイルの 種 類 は PDF を 選 択 します 発 行 後 にファイルを 開 く にチェックをしておくと PDF ができあがってすぐに PDF の 確 認 ができます 最 適 化 は 標 準 (オンライン 発 行 および 印 刷 ) を 選 択 ファイル 名 を 入 力 し 発 行 ボタンをクリック PDF ができあがると 設 定 したように PDF を 開 くので 元 のデータから 見 て 文 字 がずれていないか 画 像 が 抜 けていないかなど 拡 大 表 示 やプリントアウトするなどして 確 認 してください
ワード 2010 エクセル 2010 などの Office 2010 から PDF への 変 換 方 法 ファイル 名 前 を 付 けて 保 存 を 選 択 します ファイルの 種 類 は PDF を 選 択 します 1 最 適 化 は 標 準 (オンライン 発 行 および 印 刷 ) を 選 択 します 2 発 行 後 にファイルを 開 く にチェックをしておくと PDF 変 換 後 すぐに PDF の 確 認 ができます 3 ツール をクリックして 図 の 圧 縮 を 選 択 します 4 5
解 像 度 の 選 択 は ドキュメントの 解 像 度 を 適 用 を 選 択 し OK をクリックします あとはファイル 名 を 入 力 し 保 存 ボタンをクリックします PDF ができあがると 設 定 したように PDF を 開 くので 元 のデータから 見 て 文 字 がずれていないか 画 像 が 抜 けていないかなど 拡 大 表 示 やプリントアウトをするなどして 確 認 してください
ワード 2013 エクセル 2013 などの Office 2013 から PDF への 変 換 方 法 ファイル エクスポート PDF/XPS ドキュメントの 作 成 PDF/XPS の 作 成 を 選 択 します 保 存 ダイアログが 表 示 されたら ファイルの 種 類 は PDF を 選 択 し 最 適 化 は 標 準 (オンライン 発 行 およ び 印 刷 ) を 選 択 します
発 行 後 にファイルを 開 く にチェックをしておくと PDF ができあがってすぐに PDF の 確 認 ができます ファイル 名 を 入 力 し 発 行 ボタンをクリックします PDF ができあがると 設 定 したように PDF を 開 くので 元 のデータと 比 較 して 文 字 がずれていないか 画 像 が 抜 けていないかなど 拡 大 表 示 やプリントアウトなどで 確 認 してください
エクセル 2003 などの Office 2007 以 前 をお 使 いの 場 合 の PDF への 変 換 方 法 Adobe PDF Maker や Acrobat をお 持 ちの 場 合 は そちらを 利 用 して PDF データを 作 成 して 下 さ い なお Microsoft Office と Adobe PDF Maker や Acrbat とのバージョン 確 認 は それらのマ ニュアル 等 でご 確 認 いただき フォント 設 定 において 必 ずフォントを 埋 め 込 む 設 定 にして 下 さい システムフォント 以 外 をご 利 用 でフォントが 埋 め 込 まれていない 場 合 指 定 フォントが 変 更 され て PDF が 作 成 されますのでご 注 意 ください 上 記 ソフトをお 持 ちでない 場 合 CubeSoft 社 の CubePDF などを 使 って PDF を 作 成 して 下 さい 上 記 ソフトは Windows XP/Vista/7/8 (WINdows8 は 32bit/64bit に 対 応 )で 完 全 無 料 のソ フトです ダウンロード 及 びインストールについては http://www.cube-soft.jp/cubepdf/ こちらをご 覧 になり 設 定 を 行 って 下 さい Micrsoft Office 2007 以 降 をお 使 いの 場 合 は 2007 2010 2013 からの PDF 変 換 方 法 を 参 考 にして 下 さい
<オフィス 系 データから PDF 作 成 時 のご 注 意 > オフィス 系 データから PDF を 作 成 すると データが 圧 縮 され 配 置 画 像 が 元 データよりも 粗 くなっ てしまう 場 合 があります データ 上 に 画 像 を 使 用 している 場 合 は 作 成 した PDF データと 元 デー タに 相 違 がないか よくご 確 認 ください 配 置 画 像 が 粗 くなるなどの 不 具 合 あった 場 合 は PDF 変 換 前 の 下 記 の 設 定 で 改 善 されることがあ りますのでお 試 しください 画 像 の 圧 縮 がかからなくなるため データ 容 量 は 大 きくなります < 配 置 画 像 に 関 する 設 定 > Word PowerPoint ともに 作 成 データを 開 き ファイル オプション を 選 択 詳 細 設 定 の イメージのサイズと 画 質 から ファイル 内 のイメージを 圧 縮 しない にチ ェックを 入 れる 画 像 の 設 定 画 面 は Word のオプションですが PowerPoint でもほぼ 同 じ 設 定 画 面 です
PowerPoint は 続 けて 印 刷 から 高 品 質 で 印 刷 する(すべての 影 効 果 も 印 刷 されます) にチェ ックを 入 れる 設 定 が 完 了 したら OK をクリックし CubePDF での PDF 作 成 手 順 になります ソフトのダウンロード 及 びインストールは 完 了 しているものとします CubePDF は プリンターで 印 刷 するのと 同 じ 操 作 でデータ 変 換 が 行 えるので 操 作 も 簡 単 です 1.プリンターの 設 定 一 旦 保 存 した 制 作 データを 開 き ファイルから 印 刷 を 選 択 プリンタを CubePDF に 設 定 し プリンターのプロパティ (Windows7 の 場 合 は プロパティ )をクリックします (プロパティがない 場 合 はそのまま 詳 細 設 定 を 選 択 )
2. 詳 細 を 設 定 印 刷 品 質 600dpi TrueTyoe フォント ソフトフォントとしてダウンロード TrueType フォントダウンロードオプション アウトライン と 設 定 し OK をクリックすると 最 初 の 画 面 に 戻 りますので 印 刷 (Windows7の 場 合 は OK ) をクリック CubePDF のウインドウが 開 きます
3. 一 般 設 定
4. 詳 細 設 定 の 設 定 文 書 プロパティ セキュリティ の 項 目 はそのままにして 下 さい 変 更 してしまうとと 印 刷 デ ータとして 使 用 できなくなル 場 合 があります 変 換 をクリックし PDF ファイルを 作 成 します PDF が 作 成 されたら 作 業 は 完 了 です 出 来 上 が った PDF データと 元 データに 相 違 がないか 必 ずご 確 認 ください 確 認 時 には Cube PDF Viewer ではなく Adobe Reader をお 勧 めします こちらも 無 料 でダウンロード 使 用 できます
( 別 紙 ) Excel の 表 示 方 法 ワード 2007 エクセル 2007 などの Office 2007 から PDF への 変 換 方 法 Excel は 行 列 単 位 でサイズのデータを 持 ち 表 示 の 調 整 をしています 他 の 種 類 のアプリケーシ Office メニューボタン 名 前 を 付 けて 保 存 PDF または XPS を 選 択 します ョンに 比 較 しても 表 示 に 関 して 計 算 処 理 が 多 くなることで 速 度 が 遅 くなります 表 計 算 ソフトの 性 格 上 行 や 列 のサイズを 変 更 したり スクロールさせたりする 操 作 は 頻 繁 に 行 なわれますので Excel ではある 程 度 処 理 を 簡 略 化 することで 速 度 を 優 先 させています Excel では サイズの 基 本 単 位 として 標 準 フォント で 指 定 されたフォントの 幅 をベースに その 時 点 でのプリンタ ドラ イバからの 情 報 も 合 わせて 計 算 で 求 められた ポイント を 使 用 しています この 方 法 は 環 境 に 依 存 しますので 表 示 上 の 正 確 さには 欠 けますが 表 示 の 度 に 表 示 領 域 と 表 示 文 字 列 の 調 整 ( 計 算 ) を 行 わなくてすむため 速 度 的 に 有 利 になります この 他 にもいくつかの 理 由 によって ワープロ ソフトや DTP ソフトなどのように 出 力 を 重 要 視 するアプリケーションよりは 厳 密 ではない 部 分 があります この 問 題 を 発 生 させる 要 因 は 環 境 に 依 存 するため 簡 単 に 考 えられる 解 決 策 は 環 境 をまったく 同 じにすること です Excel 上 の 標 準 フォント の 設 定 はもとより Windows で 使 用 されるフォント プリンタ ドライバお よびその 設 定 ( 解 像 度 DPI など) そしてそれらすべてのバージョンまでを 合 わせれば 良 いのですが これでは 現 実 的 な 対 応 策 とは 言 えません