isanaサービスのご 説 明 株 式 会 社 エディックワークス
isanaのコンセプト isanaを利用すると ここが変わる! 拠点間 企業間 を繋ぐ 受発注業務 拠点間連絡の効率化 企業間の受発注の商取引 外注への作業依頼 同一グループ内の指示など異なるロケーションを クラウドサービスで効率的な情報伝達 コミュニケーション を実現します 担当者間を繋ぐ 担当者から担当者への作業依頼の円滑化 作業依頼等で異なる業務を行う担当者の情報伝達をクラウドサービスで円滑化します ただ円滑化することで業務効率を高めるだけでなく 業務の漏れやミスを軽減した業務構築が可能です 配送拠点への指示 導入企業 isana 取引先からの発注 Aさん作業お願いします 担当部署間の連絡 拠点との連絡情報の送付 Copyright 2016 EDICWORKS All Rights Reserved. CONFIDENTIAL 2
たとえば こんな 業 務 で 利 用 できます ケース1.FAX 受 注 業 務 FAX 依 頼 の 処 理 業 務 受 注 業 務 における 多 くの 取 引 でEDIが 採 用 されるなか 一 部 の 取 引 先 がFAXでの 注 文 を 希 望 しており 大 きな 負 荷 となっている EDIと 比 較 してFAXでの 注 文 処 理 は 処 理 業 務 そのも のの 負 荷 はもちろん 作 業 ミスを 減 らすための 確 認 作 業 が 多 く 負 荷 となっている FAX 注 文 処 理 の 業 務 の 中 で FAXの 到 着 確 認 や 問 い 合 わせ 対 応 が 多 くの 時 間 を 占 めている 文 書 を 探 す 作 業 の 効 率 化 や 対 応 業 務 の 負 荷 を 軽 減 したい 問 い 合 わせ 時 の 文 書 検 索 FAX 受 信 時 の 自 動 返 信 注 文 書 を 受 信 後 に 担 当 へ 振 り 分 けているが 枚 数 が 多 く 非 効 率 文 書 の 自 動 振 分 受 注 情 報 を 確 認 した 上 で 発 注 確 認 や 納 期 回 答 を 行 うが 送 付 先 の 入 力 ミスや 送 信 結 果 確 認 漏 れで 発 注 や 発 送 ミスが 発 生 している ペーパーレスFAX 送 信 FAX 受 注 業 務 の 効 率 化 ケース2.クラウドによる 企 業 内 情 報 の 共 有 ( 日 報 拠 点 間 情 報 共 有 ) 拠 点 ( 店 舗 )から 本 社 への 日 報 の 共 有 拠 点 からの 依 頼 工 場 間 の 図 面 の 共 有 などメールを 利 用 できない 場 面 で FAXやスキャンを 利 用 している 本 社 事 務 所 では 多 くの 発 信 先 からの 情 報 を 一 元 化 するため 文 書 保 管 や 処 理 漏 れなどの 懸 念 が 多 く 残 っている 本 社 事 務 所 では 毎 日 多 くの 文 書 の 受 信 があるため 文 書 の 処 理 ステータスの 管 理 が 非 常 に 重 要 となっている 紙 での 業 務 ではステータスごとの 管 理 ができないため 対 応 ミスのリスクが 潜 んでいる 文 書 の 検 索 状 況 管 理 拠 点 からの 依 頼 処 理 として 外 部 へのFAX 依 頼 を 行 うため 紙 での 出 力 が 必 要 になり 効 率 的 でない 拠 点 からのスキャン 取 込 ペーパーレスFAX 送 信 スキャンしたデータベースは 拠 点 単 位 で 構 築 している 拠 点 間 の 情 報 を 集 約 管 理 することで 運 用 を 効 率 化 したい クラウドでの 文 書 管 理 ロケーションフリーでの 文 書 閲 覧 拠 点 間 連 絡 のコスト 削 減 3
isanaの概要 isanaは FAXなどオフィスの紙文書を電子データ化して取り込み クラウドによる一元管理を 実現したペーパーレスソリューションです FAXの送受信をはじめ 文書の閲覧や加筆 検索 管理といった業務をすべてペーパーレスで進 めることができます 業務担当者への自動振り分けや送信元への自動返信を設定することで さ らなる効率化を実現 関係者のみ閲覧可能なフォルダ管理にて セキュリティの強化や拠点間業 務の集約 最適化にも貢献します 閲覧 入力 FAXを受信 複合機連携 メール 自動振分 複合機 ブラウザ閲覧 担当者様 社内 FAX機器を活用したペーパーレス 受信FAX番号 クラウドFAX番号での受信 専用の FAX番号を新規で発行 電話回線は不要 FAXレス環境でのペーパーレス FAX送信 メール送信 文書閲覧 新規送信 情報検索 自動返信 権限管理 加筆返信 出力 担当者様 社外 印刷 送信機能ではFAX送信とメール送信の選択が可能です Copyright 2016 EDICWORKS All Rights Reserved. CONFIDENTIAL 4
機 能 概 要 ( 自 動 振 分 権 限 管 理 ) わずらわしい 振 分 作 業 を 自 動 化 FAX 文 書 の 自 動 振 分 や 閲 覧 権 限 管 理 も 実 現 可 能 FAX 受 信 お 客 様 事 務 所 isanaサービス 受 信 箱 A 複 写 機 でのトレイ トレイの 単 位 で 担 当 者 が 業 務 を 実 施 A 複 写 機 取 引 先 aのトレイ 取 引 先 a 複 数 のFAX 機 情 報 を 一 元 化 取 引 先 bのトレイ FAX 受 信 自 動 振 分 で 受 信 箱 へ 振 分 保 存 取 引 先 cのトレイ 取 引 先 b 受 信 箱 の 振 分 条 件 権 限 エラー 受 信 機 器 差 出 人 FAX 番 号 取 引 先 c 複 合 機 連 携 (メール)の 場 合 振 分 機 能 が 制 限 される 場 合 がございます 権 限 を 持 たないユーザーは 閲 覧 す ることができません 複 数 部 署 関 連 会 社 との 利 用 も 可 能 5
機 能 概 要 ( 受 信 機 能 一 覧 表 示 ) 受 信 文 書 はペーパーレスで 確 認 問 い 合 わせ 対 応 は 検 索 機 能 で 高 速 化 処 理 の 状 況 で 業 務 の 可 視 化 を 実 現! 受 信 日 相 手 先 FAX 番 号 相 手 先 会 社 名 受 信 箱 名 コメント( 注 文 番 号 など)を 標 準 機 能 で 検 索 を 実 現 プレビュー 機 能 を 利 用 することで 受 信 状 況 画 面 上 で 次 々とイメージデータを 確 認 することができます 画 像 の 確 認 のみのために 受 信 の 詳 細 画 面 を 開 く 必 要 はありません 6
機 能 概 要 ( 受 信 機 能 サムネイル 表 示 ) 一 覧 表 示 とサムネイル 表 示 を 切 り 替 えることで 文 書 検 索 が より 効 率 的 になります サムネイル 表 示 されたFAX 文 書 は 2ページ 以 降 にページ 送 りすることも 可 能 7
機 能 概 要 ( 文 書 のペーパーレス 確 認 ) ブラウザ 上 で 文 書 を 確 認 進 捗 状 況 の 一 元 管 理 やコメントの 共 有 に よって 複 数 人 の 業 務 もスムーズに 進 めることが 可 能 受 信 した 文 書 はペーパーレスで 確 認 文 書 の 回 転 や 拡 大 はもちろん ペンやマーカー 矩 形 による 加 筆 も 可 能 15 種 類 の 状 況 指 定 が 可 能 状 況 の 文 字 列 は 変 更 できます 他 のユーザーへのメッセージや 注 文 番 号 等 検 索 文 字 列 の 指 定 が 可 能 受 信 状 況 画 面 にて 記 録 したコメントの 文 字 列 から 文 書 を 検 索 することができます 送 受 信 の 文 書 の 関 連 付 け ステータス 変 更 等 の 作 業 履 歴 が 確 認 可 能 8
機 能 概 要 ( 受 信 文 書 への 加 筆 返 信 ) 席 を 立 たずにPC 上 でFAX 返 信 を 実 現 紙 と 同 じように 加 筆 することが 可 能 です ペンツール( 直 線 / 曲 線 )や 矩 形 ( 枠 のみ 塗 りつぶし) テキスト 入 力 スタンプ 押 印 での 加 筆 が 可 能 送 信 先 FAX 番 号 は 連 絡 先 のリストから 選 択 できるため 入 力 ミスが 激 減 ファイルを 指 定 し 返 信 文 書 を 追 加 9
機 能 概 要 ( 自 動 FAX 返 信 ) FAXの 到 着 確 認 を 自 動 FAX 返 信 で 効 率 化 発 信 者 単 位 で 応 答 文 書 を 指 定 し 自 動 で 返 信 が 可 能 です A 社 FAX 機 A 社 からのFAXを 受 信 isanaサービス A 社 からのFAXは 受 信 箱 Aへ 自 動 振 分 自 動 FAX 返 信 機 能 によって 到 着 確 認 の 対 応 を 減 らす A 社 への 自 動 FAX 返 信 自 動 応 答 指 定 ON 設 定 受 信 箱 Aのデータは 受 信 文 書 にコメントを 加 筆 して 自 動 でFAX 応 答 を 行 う FAX 送 信 後 に FAXの 返 信 があるため A 社 担 当 者 は 確 認 連 絡 を 行 う 必 要 がない 受 信 FAXにコメントを 加 筆 して 応 答 文 書 を 作 成 10
よくある 質 問 クラウドのデータはダウンロードできるの? ダウンロード 可 能 です 受 信 文 書 送 信 文 書 と 分 けてダウンロードでき データはそれぞれ 画 像 データ(マルチTiff 形 式 ) テキスト 情 報 ( 受 信 日 や 受 信 箱 や 状 況 など)に 分 けて 取 得 いただけます クラウドのセキュリティについては? 万 全 です クラウドのサーバーは 国 内 データセンターで24 時 間 365 日 管 理 されています クラウドサービスの 利 用 に 関 して 通 信 経 路 の 暗 号 化 通 信 が 適 応 されますので データの 盗 聴 対 策 も 実 施 済 みです 11
動 作 環 境 推 奨 動 作 環 境 インターネット 接 続 可 能 な 下 記 OS/WEBブラウザで 稼 動 するクライアントPC Windows Vista 日 本 語 版 Windows 7 日 本 語 版 Windows 8 日 本 語 版 Windows 10 日 本 語 版 Microsoft Windows XP 日 本 語 版 は サポート 対 象 外 です WEBブラウザ Google Chrome Microsoft Internet Explorer 11.0 受 信 詳 細 ならびに 返 信 画 面 において フリーハンドによる 直 線 曲 線 矩 形 の 加 筆 を 正 常 にご 利 用 いた だくには Adobe 社 のAdobe Flash Playerが 必 要 となります 当 資 料 内 に 記 載 されている 会 社 名 商 品 名 は 各 社 の 商 標 または 登 録 商 標 です 12