MS01D

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1 MS01D 表紙 マネジメントシステム認証登録証の移転手順 2016 年 6 月 1 日 Ver.6.2 一般財団法人建材試験センター ISO 審査本部 1 /14

2 目 次 1. 目的 認証の対象 定義 移転前の認証レビューの実施方法 認証レビューの焦点 移転 登録証の移転申請 認証レビューの手順 移転登録証の交付 移転後の処置 別紙 1 業務フロー 登録証の移転 別紙 2 移転前認証機関の状態による 確認対象項目ガイドライン /14

3 MS01D マネジメントシステム認証登録証の移転手順 1. 目的 この手順は 一般財団法人建材試験センター ISO 審査本部 ( 以下 とい う ) が 次のマネジメントシステム適用規格 ( 有効な最新版 ) に基づく 他の認証機関からの 登録証の移転を実施するにあたって必要な事項 ( 移転の手順 及び 認証の申請 登録組織と の双方の権利と義務についての規定 ) を定め 認証登録 ( 以下 認証 とい う ) の公正かつ円滑な運営を図ることを目的とする ISO9001(JIS Q 9001) に基づいて実施する品質マネジメントシステム ( 以下 QMS という ) ISO14001(JIS Q 14001) に基づいて実施する環境マネジメントシステム ( 以下 EMS という ) ISO39001 に基づいて実施する道路交通安全マネジメントシステム ( 以下 RTSMS という ) ISO50001(JIS Q 50001) に基づいて実施するエネルギーマネジメントシステム ( 以 下 EnMS という ) ISO55001 に基づいて実施するアセットマネジメントシステム ( 以下 AMS とい う ) OHSAS18001 に基づいて実施する労働安全衛生マネジメントシステム ( 以下 OHSMS という ) この手順は 以外の認証機関から QMS EMS RTSMS EnMS AMS 及び OHSMS の認証をけた組織が へ登録証の移転申請する場合に その登録証の 完全な状態の維持を保証することを定めるものである 備考 1 認証の申請者を 申請組織 認証された組織を 登録組織 といい 両者を総称して 組織 という JAB MS302 マネジメントシステム認証機関に対する認定の基準 についての指針 - 認定 されたマネジメントシステム認証の移転 - に準拠している 2. 認証の対象 が移転の対象とする登録証は IAF MLA 加盟メンバーに認定された認証機関が発行した登録証に限る 前記以外は 新しい顧客 (6.4の注記参照) として扱う 但し 労働安全衛生マネジメントシステム登録証に関してはこの限りでない 3 /14

4 備考 2 IAF - 国際認定フォーラム ( International Accreditation Forum, Inc. ) MLA - 国際相互承認協定 ( Multilateral Recognition Arrangement ) 3. 定義登録証の移転とは 以外の認定された認証機関 ( 以下 発行元認証機関 という ) によって授与された 既存の有効なマネジメントシステム登録証を の登録証として発行する目的で 認知すること (6.3 項参照 ) をいう 備考 3 では 登録証の移転に伴う認証有効期限を継続するための必要最低限の多重認証は可とする なお 発行元認証機関への認証取下げ手続きは申請組織が行う 4. 移転前の認証レビューの実施方法 の適格な者が 登録証移転申請組織についてその認証のレビューを実施する このレビューは 文書レビュー及び 訪問 ( 現地レビュー ) の両方の手段により実施する このレビューは 5.1から7の項目を含まなければならない 備考 4 登録証の移転に必要な文書レビュー及び現地レビューをあわせて 認証レビュー という 5. 認証レビューの焦点 は 以下の項目に焦点を合わせ 認証レビューを実施する 1 認証された組織の活動が が該当認定機関から認定をけた認証範囲に属していることの確認 2 移転を希望する理由 3 認証の移転を希望するサイト ( 一つ又は複数 ) が 信憑性 有効期間 マネジメントシステム認証によってカバーされる活動の範囲の観点から 有効な認定された認証を所有していること 現実的な場合には 発行元認証機関と共に 認証の有効性及び完結していない不適合の状態を検証する 検証する上で 発行元認証機関と連絡が取れない場合は その理由を記録する 4 最後に実施された認証又は再認証の審査報告書 その後のサーベイランス報告書 及びそれらから明らかになるであろう未完結の不適合について検討する ( 提出された報告書を含め確認する ) この検討では 認証プロセスに関係する他の関連文書 すなわち手書きメモやチェックリストなどが入手可能な場合 検討対象に含める 5 最後の認証 再認証の審査報告書 及びその後のサーベイランス報告書が入手 ( 現地確 4 /14

5 認でも可 ) できない場合 又はサーベイランス審査が遅滞している場合は 新たな顧客 (6.4 注記参照 ) とする 6 組織がけた苦情及び取った処置 7 認証サイクルにおける現在の段階 (6.3 参照 ) 6. 移転移転は 有効な認定をけた認証の移転でなければならない しかし 認証業務を中止した 又は認定が失効 一時停止若しくは取り消された認証機関により授与された認証の場合は この手順に基づいて移転を検討する ( 別紙 2 参照 ) 6.1 発行元認証機関から一時停止されている 又は一時停止の危機にあることが分かっている認証については 移転を入れない 発行元認証機関に認証の状態について検証することができなかった場合 組織に 登録証が一時停止されていない 又は一時停止の危機にないことの確認を求める 6.2 完結していない不適合については 現実的であるならば 移転の前に発行元認証機関と 共に 完結を確認することが望ましいが それが不可能な場合は が完結を確認 する 6.3 未完結の又は潜在的な問題が 移転前に実施する認証レビューで特定されなければ の通常の認証判定プロセス後に 登録証を発行する が行うサーベイランス及び再認証審査のプログラムを決定するために 発行元認証機関が用いた認証のパターンを活用する ただし 認証レビューの結果 初回又は再認証審査を実施した場合はこの限りではない 6.4 移転前の認証レビューの後でも 現在の認証又は以前保有されていた認証の適切性について疑いが引き続き存在する場合は その疑いの程度に従って 以下のいずれかを行う 申請組織を新しい顧客注として扱う 特定された問題のある領域に集中した審査を行う要求される処置についての決定は 発見された問題の性質と程度に依存し 組織に対して説明する 決定の正当性を文書化し 記録として保持する 注 6.4 ここでいう 新しい顧客 とは 本手順による登録証の移転としては扱わず マネジメントシステム認証実施規程 ( 以下 実施規程 という ) の 4. による新規の認証申請として取り扱うことをいう 5 /14

6 7. 登録証の移転申請 7.1 に登録証の移転を申請する組織は 登録証移転申請書 ( 様式 MS01D-1) を認証の有効期限内に提出する 申請時に 発行元認証機関が発行した登録証の写しと直近の審査報告書の写しを JTCCM MS に提出しなければならない なお 申請書の記載された担当者が変更した場合は 実施規程 に基づき 様式 MS01-2 を 申請内容に変更が生じた場合は様式 MS01-3 を 申請及び認証を取り下げる場合は様式 MS01-4 を速やかに に提出しなければならない 備考 7.1 担当者の変更については JTCCM のホームページ Public Relations から入力することで様式 MS01-2 の提出と同扱いとする 7.2 申請書は 日本語で記入する 7.3 場所が特定された組織のマネジメントシステムを対象とする 7.4 QMS は 供給する製品又はサービス を EMS 及び OHSMS は 活動 製品及びサー ビス を EnMS RTSMS 及び AMS は 活動 についてのマネジメントシステムを対象 とする 備考 7.4 申請された認証範囲の内容については 必要の都度 組織と合意の上 変更する場合がある 7.5 申請書を領した場合には は次の 1) から 6) の処置をする 1) 申請書及び申請書を補足するために添付された書面に基づき 申請を理できるかどうかをレビューする レビューは 次の要件に照らして行う 1 申請書及び申請書の添付書類が要求事項を満たしていること 2 希望する申請範囲について 認証を実施する適用可能な審査プログラムを保持し その該当プログラムを実施し得るに必要十分な力量のある認証レビュー担当者を確保できること 3 希望する申請範囲 申請組織がマネジメントシステムの運用を行っている場所 審査の完了に要する工数及び審査活動に影響するその他すべての点が考慮されていること 4 申請組織の業務活動が展開される業種 業界 生産 供給プロセス等について 当該組織から提供された情報を元に調査する 必要に応じて該当する業協会等の情報及び所轄行政庁の情報も収集する ここまでの経緯で得られた情報で 実施規程 2.3 に該当する組織ではないこと 6 /14

7 申請書を理する場合には は 申請組織に申請理書 ( 様式 MS01-5) 及び認証契約書 ( 様式 MS01-1.3) を発行する また 申請を却下する場合にはその理由を付けて通知する なお 申請の却下は次の場合に行う 実施規程 2.2 で明記した の認証範囲以外の業務について申請があった場合 実施規程 2.3 及び 22.2 に該当する組織 一時停止されている 又は一時停止の危機にあることが分かっている認証であった場合 申請組織より申請取り下げの申し出があった場合 備考 7.5 登録証の移転申請の窓口は 開発部 関西支所及び福岡支所とする この際 郵送も認める 2) は 認証の実施について計画し 実施する能力を確認し 必要な場合には その情報を申請組織に提供する 3) は 申請書の裏付けとして申請組織に会社概要 カタログなど追加情報の提供を要求することができる また 双方の理解の違いを解消する 4) 申請理書 ( 様式 MS01-5) の発行をもって法的に有効な契約とする ただし 認証契約書 ( 様式 MS01-1.3) による契約締結後は これを優先する 契約における契約当事者双方の合意事項には 本手順及び 実施規程 ( 引用された 規程類を含む ) にある申請 登録組織と の双方の権利と義務についての規定を含む 5) 申請取り下げの申し出が 申請理書の発行後又は認証契約書の締結後である場合は 既に払い込まれた料金は原則として返還しない 7.6 申請組織は マネジメントシステム文書 ( 例えば QMS では品質マニュアル ) 及び道案 内図 ( 様式 MS01-6) を指定期限までに に提出する 7.7 は 求められた場合には 申請に関する追加情報を申請組織に提供する 申 請された範囲が認定をけていない範囲に関係する場合 申請組織と協議する 8. 認証レビューの手順 8.1 は 申請書を理した後 認証制度を適用する手順に従って実施する移転前の認証レビューについて 申請組織とともに準備を進めなければならない 業務フローを別紙 1 に示す 8.2 は 認証レビューの全段階に対して責任を負い 守秘義務を遵守する 7 /14

8 8.3 申請組織は 指名された認証レビュー担当者に対し 利害の対立が起こる恐れがあると 判断した場合には 異議を申し立てることができる 8.4 は 過去 2 年間に認証の対象となるマネジメントシステムの確立方法の助言 又は関係書類を作成等のコンサルタント業務及び類似のサービスを提供した 審 査員については 当該被審査組織の認証レビュー担当から除外する 8.5 申請組織は 次の事項を確実に実施しなければならない 1) 最後に実施された認証又は再認証の審査報告書 その後のサーベイランス報告書及び検出された不適合の完結を実証できる資料を準備すること 2) 必要な関連するマネジメントシステム審査補足事項に適合した文書化された最新版のマニュアル又はこれに相当するものを含め 認証を申請したマネジメントシステムに関する全文書を準備すること 認証のプログラムに係る該当規程に常に適合すること 3) マネジメントシステムに関する全ての適切な記録を準備すること 4) 認証レビュー担当者が行う認証レビューを妨げず 協力すること 5) に対し マネジメントシステムに関する自社内の責任の所在を明確に示すこと 例えば マネジメントシステムに係る規則を遵守するために責任者を任命すること 6) 外部利害関係者からの環境側面に関するコミュニケーションの付状況 (ISO14001 のみに適用する ) 8.6 は必要な準備を行った後 申請組織から堤出されたマネジメントシステムの認証レビュー担当者及び実施日を通知する ( 様式 MS01D-2) 申請組織は 通知文に添付される入れ確認書 ( 兼 ) 第三者立会い確認書 ( 様式 MS01D-3) にて 認証レビュー担当者をけ入れるかどうかの回答を に提出しなければならい 8.7 認証レビュー担当者は 現地レビューに入る前に オープニング会議で申請組織側の経営責任者又は管理責任者と会合し 次の事項の確認を行う 1) 認証レビュー手順について理解を得る 2) 認証レビュー担当者と経営責任者との正式な連絡経路を作る 3) 完全な了解が得られていない点があれば これを明確にし 特殊な又は微妙な問題に関する質問に応答し また 審査の間に観察されたプロセス / 手法の機密保持については 必要に応じて 非公開協定書 ( 様式 MS01-10) を結ぶものとする 8.8 認証レビューに当たっては 5. に基づいて申請組織のマネジメントシステムの徹底的な 8 /14

9 調査を行う この際 申請組織は 文書化されたマネジメントシステムが実際に適用され ていることを実証しなければならない 8.9 認証レビュー担当者は 認証レビューを締めくくるに当たって クロージング会議でレビュー結果について討議するための会合を持つ 認証レビュー担当者は クロージング会議で申請組織側の経営責任者又は管理責任者に対してレビュー結果を伝える この場合認証レビュー担当者は レビュー結果に関する所見を含め 文書及び口頭で要点を報告する 申請組織は この結果に対して質問することができる 対象となる審査での未完結又は潜在的な問題が特定された場合は 処置を要求する 注 1 次いで 認証レビュー報告書 ( 記載事項は 様式 MS01D-4) 2 の提出日を説明する 注 認証レビュー報告書の発送時には申請組織に対し報告書への意見の提出を求める 注 認証レビュー報告書の所有権は が有する 8.10 は 認証レビュー担当者の署名のある認証レビュー報告書並びに未完結の 又は潜在的な問題が特定された場合には その処置の回答提出期限注を申請組織に文書にて 通知する 注 8.10 処置の回答提出期限は 原則として認証レビュー実施日から 4 週間以内とし クローズアウト期限は 認証レビュー終了日から 6 ヶ月以内とする 8.11 申請組織は 指定された期限以内に 前項の要求事項を満たすための処置を JTCCM MS に文書にて提出する は 未完結の又は潜在的な問題の内容によって全部又は一部のフォローアップ審査を実施するか否かを 担当した認証レビュー担当者の意見を聴取して決定する ( フォローアップ審査の手順は 実施規程 実地審査に準じる ) 8.12 は 認証レビュー担当者から移転に必要な条件が揃ったという証拠を含めた認証レビュー報告書をけとる は けとった認証レビュー報告書のレビューを行い 認証レビュー担当者及び審査プログラム管理者が署名した正式な認証レビュー報告書を申請組織に発行する 上級経営管理者は 上記の結果を踏まえて別に定める MS 判定委員会に諮問し 得られた結論により 申請組織に対して MS01D-6 により判定結果を通知する MS 判定委員会がこれを認めた場合には 上級経営管理者が認証を承認し 登録証の記載内容管理規程 に定める登録証を発行する 8.13 は が認める正当な理由がある場合を除いて 認証レビュー 9 /14

10 の終了日から 6 カ月以内に認証レビュー担当者が処置回答に同意しない場合 移転手続き を打ち切り 書面にて申請組織に通知する 9. 移転登録証の交付 9.1 は 登録証 ( 様式 MS01-27 及び様式 M01-28) の交付に当たって次の事項を実行する 1) 認証が承認されたことを様式 MS01-14 によって申請組織に通知する 2) 申請組織に登録証を交付する 3) QMS の場合は 供給する製品又はサービス EMS 及び OHSMS の場合は 活動 製品及びサービス EnMS RTSMS 及び AMS の場合は 活動 に対し 認証の要求事項に適合するマネジメントシステムを有する業者として その組織を認証する 4) 実施規程 9. に基づくロゴマークを使用することを登録組織に許可する ( 様式 MS01-15 及び様式 MS01-16 参照 ) 9.2 登録証の登録日は 発行元認証機関において初回に登録された日とし 移転日は 移転 が承認された日とする 9.3 登録証の有効期限は 3 年以内 ( 原則 3 年間 ) とする 9.4 登録組織は 認証の基準又は要件への適合に影響を及ぼすような方針 工程又は施設の 変更を 実施規程 7. により全て に報告しなければならない 9.5 登録組織は 様式 MS01-17 により登録証の副本 ( 和文及び英文 ) を申請することができ る 10. 移転後の処置 登録組織は JTCCM が発行した登録証を領後に 発行元認証機関から認証を取り下げな ければならない 附則この規程は 2003 年 10 月 1 日から適用 ISO 審査本部の組織改正に伴う見直し附則この改正は 2004 年 11 月 1 日から適用 JTCCM 10 /14

11 附則この改正は 2005 年 11 月 1 日から適用 様式 1 の見直し 附則この改正は 2006 年 7 月 1 日から適用 ISMS 審査登録業務開始に伴う改訂 附則この改正は 2006 年 12 月 1 日から適用 様式 MS01D-1 の見直し 別紙 2 を追加 誤字を訂正した 附則附則附則附則附則附則附則 この改正は 2007 年 4 月 10 日から適用 ISO/JIS Q17021 の制定に伴う改訂 実施規程 の文章との整合を図った この改正は 2007 年 7 月 1 日から適用 申請書に外部委託に関する調査項目を追加した この改正は 2007 年 11 月 1 日から適用 様式を本規程から切り離した この改正は 2009 年 6 月 1 日から適用 審査登録 を 認証 に 更新 ( 審査 ) を 再認証 ( 審査 ) に改称した ISMS に関する記述を削除した この改正は 2010 年 9 月 1 日から適用 ISO/JIS Q17021 に準じ 登録レビュー を 認証レビュー に改称した 認証契約の法的有効性の起源について 認証契約書を交わした場合を追記した この改正は 2012 年 4 月 1 日から適用 ISO/JIS Q50001 適用及び名称変更 ( 一般財団法人への移行 ) に伴う見直し この改正は 2013 年 4 月 1 日から適用 但し 運用は 2013 年 1 月 1 日からとす る 認証レビューにおける確認する書類を明確に示した 認証レビュー手順の定期見直しにより 文章表現及び用語を修正した 附則この改正は 2015 年 7 月 1 日から適用 ISO/IEC 適用に伴う見直し 附則この改正は 2016 年 4 月 1 日から適用 様式 MS01D-5 の廃止に伴う見直し JAB 審査での指摘より 別紙 2 の改定 附則この改正は 2016 年 6 月 1 日から適用 JAB 審査での指摘をけ 別紙 2 への追記 11 /14

12 MS01D 別紙 1/ 別紙 1 業務フロー 登録証の移転 別紙 1 1/2 マネジメントシステム認証業務フロー 登録証の移転 業務区分申請組織建材試験センター MS01D 移転手順 申請 申請書の提出 7. 登録証の移転申請 申請内容の確認 付不可の連絡 付の可 可 2. 認証の対象 ) 申請料金の請求 申請料金の支払 支払確認 申請理書 認証規程集の発送 認証レビューに必要な情報の請求 ) マニュアル直近の審査報告書その他必要資料の提出 審査員の承認 レビュー料金の支払 レビュー担当審査員の選定 通知 請求書及びレビュー実施計画書の作成 支払確認 8. 認証レビューの手順 8.3 認証レビュー 文書レビュー 認証レビューの実施 現地レビュー 4. 移転前の認証レビューの実 施方法 5. 認証レビューの焦点 結果の討議 不適合があった場合是正処置要求書 改善の実施是正の報告 結果の審議 12 /14

13 MS01D 別紙 1/ 別紙 1 2/2 業務区分申請組織建材試験センター MS01D 移転手順 追跡調査 : フォローアッフ 審査 ( 費用別請求 ) 又は書類の確認等 8.11 認証レビュー報告書 8.12 レビュー結果の判定 判定委員会 改善の実施是正の報告 判定結果 認証レビュー報告書の再発行 問題なし 追跡調査 認証承認 登録証 の交付 認証承認 9. 移転登録証の交付 登録証の交付 ( 条件の提示 ) ロゴマークの使用 ロゴマーク使用願い 承認 公表 認証 公表 JAB へのデータ提供 (QMS EMS EnMS のみ ) 13 /14

14 MS01D 別紙 2/ 別紙 2 移転前認証機関の状態による 確認対象項目ガイドライン 移転前認証機関が JAB 又は JAB と相互承認を行なった認定機関によって 一時停止 又は異議申し立て等による一時停止保留の状態 認定の取消しが決定したか 又は取下げの申請中 或いは認証業務を中止した 又は認定が取消された状態である場合 登録組織のけ入れについて確認及び検討すべき項目として 以下の諸条件を記す a) 移転前認証機関からの協力が得られない場合は 組織を新たな顧客 (6.4 の注記参照 ) として取扱うか 過去の審査結果 現在の運用状況等を勘案し 検討する 但し 移転前認証機関が廃業または業務停止状態にあり協議することが不可能で 下記の表に示す諸条件に即した情報を別途手段により得られる場合は その限りでない b) 移転前認証機関に対して 認定機関による取消しが既に実行されている場合は 組織を新たな顧客 (6.4 の注記参照 ) として取扱う 但し 認定の取消し前までに直近の審査が行われている場合は 一時停止中の対応に準ずる なお このような場合には 当該案件の移転を進める前に JAB に確認をして 同意を得なければならない c) 移転前認証機関が廃業する為に認証業務を中止した場合は 次回審査時期の有効範囲内であれば 通常の認証レビューの実施が可能である 但し 廃業理由が認定機関による一時停止又は取消しの場合は b) に従う d) 上記を鑑みた上での 諸条件による認証レビュー確認対象項目のガイドラインを 下記に示す 移転前認証機関の状態 認定機関による一時停止 廃業による認証業務の中止 一時停止保留状態 ( 異議申し立て等による ) 一時停止中 * 左記異議申し立てが却下された期間を含む一時停止又は取消しと無関係の場合 備考 移転希望組織の状態 審査の状態 MS 判定委員会を通過しているか否か 直近の審査が一時停止保留前に終了している 一時停止保留前に通過済 一時停止保留中に通過済 直近の審査が一時停止保留中に行われている 一時停止保留中に通過済 通過前 直近の審査が一時停止前に終了している 一時停止前に通過済 一時停止中に通過済 直近の審査が一時停止中に行われている 一時停止中に通過済 次回審査がサーヘ イランス 通過前通過済通過済 次回審査が再認証審査 認証レヒ ュー必要条件項目 通常の認証レヒ ュー 6 項目 ( 認証内容と範囲の確認 / 申請組織の移転の理由 / 登録証の確認 / 未完結又は潜在する不適合の確認 / 組織がけた苦情及び取った処置の確認 / 認証サイクルにおける現在の段階の確認 ) 審査計画の妥当性 直近の審査状況 管理責任者との面談 1 審査員の資格及び専門性 2 審査工数 1 審査されたフ ロセス又は部門と要求事項の確認 2 内部監査 ( 結論とフォローアッフ 含む ) 3マネシ メントレヒ ュー 4 予防 是正処置 1 目標達成に関するシステムの有効性 2 システム欠陥を管理者に知らせる手順 3 ロコ マークを含む 認証周知の方法と管理状況 移転前認証機関による追加情報 その他 移転希望組織の特殊な状態 規定の認証サイクルを順守できること 有効期限を3ヶ月以上残していること その他条件による追加事項 必須項目 該当する場合 14 /14