　　住民税にかかる年度切替業務仕様書

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れんまいまいだ
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1 住民税に係る年度切替業務仕様書平成 25 年 3 月独立行政法人国立高等専門学校機構本部

2 1 目的本業務は, 独立行政法人国立高等専門学校機構 ( 以下, 機構という ) における住民税にかかる年度切替業務の合理化を図り, 機構担当職員の負担軽減及び事務の簡素化効率化を図ることを主な目的とする 2 受注者の要件 (1) 業務実施主体に関わる要件一般財団法人日本情報経済社会推進協会からプライバシーマーク制度によるプライバシーマーク使用許諾, 又は, 一般財団法人日本情報経済社会推進協会又は海外の認定機関により認定された審査登録機関による ISMS(ISO/IEC271 又は BS7799) の認証を受けていること (2) 業務実施体制に関わる要件 1 機構との連絡調整, 作業従事者への指示命令を行い, 業務を総括する管理者を配置すること 2 業務を実施するために必要な人員確保がなされていること 3 請負期限平成 25 年 6 月 1 日までとするただし, 給与システム取込データ (CSV), 市区町村納付一覧表及び未着者一覧表については, 平成 25 年 6 月 3 日までとする 4 業務内容 1 対象業務対象とする業務は, 各国立高等専門学校 ( キャンパス 55 箇所 ) 及び独立行政法人国立高等専門学校機構本部 ( 以下, 各高専等という ) の住民税にかかる年度切替業務, 税額通知書 ( 特別徴収義務者用及び本人用 ) 等の指定場所への発送及び前記の業務実施に関わるその他の付随業務 2 機構が提供するデータ ⅰ 税額通知書 ( 特別徴収義務者用及び本人用 ) ⅱ 特別徴収依頼データ ( 職員番号氏名高専番号高専名退職日 1 月 1 日住所等 ) ⅲ 職員番号変更者リスト 3 業務の概要平成 25 年 5 月 27 日 (3 回送付 ) までに受領した税額通知書 ( 特別徴収義務者用及び本人用 ) を基に以下の業務を行うこととする (a) 給与システム取込データ (CSV)( 参考 1) 及び市区町村納付一覧表 ( 参考 2) の作成 ⅰ 受領した税額通知書 ( 特別徴収義務者用 ) を基に CSV データ ( 参考 1) を作成する ⅱ 税額通知書 ( 特別徴収義務者用 ) を基に市区町村納付一覧表 ( 参考 2) を作成する (ⅰで作成した CSV データ ( 参考 1) からの加工は不可とする ) ⅲ CSV データ ( 参考 1) 及び市区町村納付一覧表 ( 参考 2) を機構へ送付する (b) 税額通知書未着者管理 ⅰ 機構から受領する特別徴収依頼データと税額通知書 ( 特別徴収義務者用 ) を確認し未着者一覧表 ( 参考 3) を作成する

3 ⅱ ⅰの対象者について未着者一覧表 ( 参考 3) の必要項目を市区町村に問い合わせ, 未着者一覧表 ( 参考 3) に内容を記載する ⅲ ⅱの内容に基づいた給与システム取込データ (CSV)( 参考 1) を作成する ⅳ CSV データ ( 参考 1) 及び未着者一覧表 ( 参考 3) を機構へ送付する (c) 税額通知書 ( 本人用 ) の送付 ⅰ 受注者において宛名ラベル及び封筒を用意し, 封筒に印字した宛名ラベル ( 高専名職員番号氏名を記載すること ) を貼付の上, 税額通知書 ( 本人用 ) を個人ごとに封入封緘する ⅱ ⅰにおいて封緘した税額通知書 ( 本人用 ) を各高専等毎に区分けをし, 職員番号順へ並び替え及び送付者リストを作成し, 各高専等へ送付するただし, 別途送付する特別徴収依頼データの退職者については, 機構に送付する (d) 税額通知書 ( 特別徴収義務者用 ) の送付 ⅰ 税額通知書 ( 特別徴収義務者用 ) を都道府県毎に区分け ( 市区町村コード順及び通知日順 ( 新しい日付が上にくるようにする )), 受注者が用意するフォルダ (B4 サイズ ) に収納し, 収納している都道府県がわかるようにラベルを貼付する ⅱ 発注者が用意するボックスファイルへⅰで作成したフォルダを収納し, 機構へ送付する ( ボックスファイルの横に収納している都道府県名を記載する ) 5 予定数量 ⅰ 給与システム取込データ (CSV) 作成件数約 7,2 件 ( 前年度 ) ⅱ 税額通知書 ( 本人用 ) 封入件数約 6,8 件 ( 前年度 ) 6 業務の実施に当たっての留意事項本契約の履行に当たっては, 次の事項に留意し, 業務の円滑な処理のため万全を期すること平成 25 年 5 月 1 日までに本業務を実施するために, 次の事項について対応が可能であること本業務の実施にあたり必要なOA 機器及びソフトウェア等については, 全て受注者が導入するなお,OA 機器については, 本業務実施のための専用とし, 外部端末等との接続についても不可とすること本業務の遂行に当たりその業務の手順書および業務体制図を作成し提出すること機構が提供するテストデータを用いて正しく納品物が作成されるかをテストし, 機構の承認を得ること受注者は, 機構から作業の進捗及びその他の状況についての問い合わせを受けたときは, 速やかにその状況を報告すること受注者は機構から作業内容, 作業の進捗状況及びその他の状況について, 改善の指示を受けたときは, 改善を実施し, その方策について機構に報告書を提出すること各高専等送付分については, 配送状況を確認できるようにすること 7 損害賠償責任受注者の故意または過失により, 機構に損害を与えたときは, その損害を賠償しなければならない

4 8 セキュリティ規定の遵守等セキュリティ確保のため, 以下の項目基準を満たす体制を整えること 1 個人情報, 機密情報の取扱基準 (a) 受注者は, 個人情報に関する管理者並びに本作業者を置き, 名簿を整え, 責任区分を明確にすること (b) 受注者は, 機構から提供するデータに関して, 特定の端末に保管し, 管理責任者を定めて管理すること (c) 受注者は, 機構の個人情報を, 端末ログイン管理, 鍵付き書庫への保管入退室管理等により, 適切に管理すること 2 個人情報, 機密情報漏洩対策基準受注者は, 機構と受注者間でやり取りされる各種電子ファイルについて, 暗号化パスワード設定等のセキュリティ対策を施す仕組みを構築すること 3 その他その他, 機構における個人情報取扱業務契約遵守事項を遵守すること 9 情報の漏洩, 改ざん, 滅失等本業務において取り扱う情報の漏洩, 改ざん, 滅失等の発生を防止する観点から, 情報の適正な保護管理対策を実施することなお, 万一, 情報の漏洩, 改ざん, 滅失等が発生した場合には, 機構に対して速やかに報告するとともに, その後の対応について機構の指示に従うこと漏洩, 改ざん, 滅失等により機構及び機構教職員に金銭的な損失が生じた場合は, 受注者側が負担すること 1 業務の完了機構は証憑及び業務完了報告書 ( 任意様式 ) に基づき, 当該年分の本業務に対する検査を行い, 当該検査に合格した場合に, 当該年分の本業務が完了したものとする 11 再委託などの禁止受注者は, 本業務を自ら履行するものとし, 本業務の全部を第三者に委託し, 又は請け負わせてはならないまた, 業務の一部について委託をする場合は機構の承認を得たうえで行うこと 12 監督及び検査機構は業務内容について指導監督を行うまた, 業務場所へ臨場し, 監督又は検査することができることとする 12 事故又は災害等事故又は災害により, 受託業務に支障を来たしたときは, ただちに機構に報告し, その指示に従うこと

5 13 納品物納品物は次に定めるとおりとする (a) 給与システム取込データ (CSV)( 参考 1), 市区町村納付一覧表 ( 参考 2) 及び未着者一覧表 ( 参考 3) ⅰ 様式 : 機構指定のデータフォーマットにて作成 ⅱ 納期 : 平成 25 年 6 月 3 日 ( 月 ) ⅲ 納品方法 : メール等の電子媒体により機構へ納品 (b) 税額通知書 ( 本人用 ) ⅰ 納期 : 平成 25 年 6 月 1 日 ( 月 )( 必着 ) ⅱ 郵送等により各高専等へ納品 (c) 税額通知書 ( 特別徴収義務者用 ) ⅰ 納期 : 平成 25 年 6 月 1 日 ( 月 )( 必着 ) ⅱ 郵送等により機構へ納品 14 その他本業務に係る一切の費用は受注者が負担するまた, 本仕様書に定めのない事項, 又は疑義のある事項については, 機構と受注者が協議の上, 決定するものとする

6 3.1.8 住民税情報 (1) 概要取込画面 [ 給与データ登録 ]-[ 住民税情報登録 ] 取込対象定員内非常勤反映画面住民税情報登録 (2)CSV レイアウト項目名文字種文字数必須説明 1 データ識別記号固定文字 8 桁 QINP13 固定 2 該当年月数字 6 桁 YYYYMM 形式 3 職員番号英数字 8 桁該当者の職員番号 4 住民税納付先区分英数字 6 桁住所マスタ保守の市区町村欄に登録されている区分を設定 6 桁に満たない場合は先頭にゼロが自動で付加される 5 指定番号英数字 12 桁 1 6 個人番号英数字 1 桁月分数字 8 桁該当年月が 6 月の場合は 6 月分から翌月分数字 8 桁備考月分までのすべて必須 9 8 月分数字 8 桁参照 7 月以降の場合は当月以降が必須で月分数字 8 桁月 ~ 前月分は空白可 11 1 月分数字 8 桁月分数字 8 桁月分数字 8 桁 14 翌 1 月分数字 8 桁 15 翌 2 月分数字 8 桁 16 翌 3 月分数字 8 桁 17 翌 4 月分数字 8 桁 18 翌 5 月分数字 8 桁 19 年税額数字 8 桁 2 徴収額 1 回目数字 8 桁 ( 職員別給与簿印字用 ) 改定された年月の給与から控除する税額通常は 6 月分と同じ金額を設定します 21 徴収額 2 回目数字 8 桁 ( 職員別給与簿印字用 ) 改定された年月の翌月以降の給与から継続的に控除する税額通常は 7 月分と同じ金額を設定します 1. 先頭のが欠落しないようご注意ください 46

7 金額は数値のみで設定しカンマ (,) は設定しないでください No3 職員番号 No4 住民税納付先区分については既定桁数に満たない場合先頭にゼロが自動で付加されますが No5 指定番号については桁数が納付先ごとに不定なため自動付加は行いません (3) 取り込みに失敗した場合取込できなかったデータは BAD および DIS ファイルが作成され取込できなかった行が表示されます登録内容の誤りを修正して再度取込みしてください取込はできたが登録内容にエラーや警告がある場合 ( 例 : 未登録の職員番号を登録した等 ) 一覧画面のメッセージ欄に内容が表示されます取込んだ内容に誤りが無いか確認してください 47

8 参考 2 人数金額人数金額人数金額人数金額人数金額人数金額人数金額人数金額人数金額人数金額人数金額人数金額 5 月年税額 9 月 1 月 11 月 12 月 1 月市区町村納付一覧表 2 月 6 月市区町村 CD(6 桁 ) 市区町村名 ( 漢字 ) 指定番号 7 月 8 月 3 月 4 月

9 参考 2 人数金額人数金額人数金額人数金額人数金額人数金額人数金額人数金額人数金額人数金額人数金額人数金額 5 月年税額 9 月 1 月 11 月 12 月 1 月 2 月 6 月市区町村 CD(6 桁 ) 市区町村名 ( 漢字 ) 指定番号 7 月 8 月 3 月 4 月合計

10 未着者一覧表参考 3 職員番号漢字氏名市区町村 CD(6 桁 ) 市区町村名 ( 漢字 ) 指定番号税額通知書到着有無市町村連絡先番号市町村担当者回答税額通知書未着事由年税額 6 月 7 月以降備考

11 (4

1. 目的本業務は, 独立行政法人国立高等専門学校機構 ( 以下, 機構という ) における年末調整にかかる業務の合理化を図り, 機構担当職員の負担軽減及び事務の簡素化効率化を図ることを主な目的とする 2. 受注者の要件 (1) 業務実施主体に関わる要件 1 一般財団法人日本情報経済社会推進協会

年末調整業務仕様書平成 28 年 7 月独立行政法人国立高等専門学校機構 1. 目的本業務は, 独立行政法人国立高等専門学校機構 ( 以下, 機構という ) における年末調整にかかる業務の合理化を図り, 機構担当職員の負担軽減及び事務の簡素化効率化を図ることを主な目的とする 2. 受注者の要件 (1) 業務実施主体に関わる要件 1 一般財団法人日本情報経済社会推進協会からプライバシーマーク制度によるプライバシーマーク