新 e ラーニングシステム APRIN e ラーニングプログラム (CITI Japan) での管理体制例と管理者区分 2

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1 APRIN e ラーニングプログラム (CITI Japan) について APRIN e ラーニングプログラム (CITI Japan) 説明資料 一般財団法人公正研究推進協会 (APRIN) 平成 29 年 9 月 15 日 (10 月 23 日改 ) 1

2 新 e ラーニングシステム APRIN e ラーニングプログラム (CITI Japan) での管理体制例と管理者区分 2

3 維持機関会員制度と各機関における e ラーニングの管理体制図 ( 下記はあくまでも一例です 次ページ以降の説明とも併せて 各機関様の管理体制に合う形をご検討ください ) 例機関 ( 維持機関会員 ) APRIN e ラーニングプログラム (CITI Japan) 〇〇法人 学園 機関代表者 ( 1) 窓口担当者 ( 2) 機関代表者の意思決定のもと 窓口担当者が申込み 同一機関内の複数ユニットでの申込みであっても 一括で会費等請求 一般財団法人公正研究推進協会 (APRIN) 各ユニット 1 アカウントのみ ユニット 1 : A 大学教職員用 ユニット 2 : A 大学学生用 ユニット 3 : A 大学短期大学 このかたまり ( ユニット )1 つにつき 1 個の成績管理代表者アカウントが付与されます 成績管理代表者 成績管理代表者アカウント例 ) 理事 ( 研究担当 ) 研究支援課が管理 教職員を所掌 成績管理代表者アカウント例 ) 理事 ( 教学担当 ) 学務課が管理 学部生 大学院生を所掌 成績管理代表者アカウント例 ) 短大事務部が管理 成績管理者 医学部教職員 理学部教職員 人文学部教職員 教育学部教職員 医学部大学院生 理学部大学院生 人文学部大学院生 教育学部大学院生 その他 A その他 B このかたまりを 成績管理部局 ( 部署 ) と呼びます アカウント数制限無し 1 機関代表者 : 維持機関会員申込に関する責任者 ( 各機関内の研究倫理教育責任者など ) 2 窓口担当者 :APRIN との連絡 相談等の窓口となる事務担当代表者 3

4 ユニット部署)ユニット 管理者区分と権限 成績管理代表者 管理者区分 左を管理をしている者 管理下にある者 システム上で出来ること 成績管理代表者アカウントを使い ユニットを管理 成績管理代表者アカウントはユニットに 1 つのみです 成績管理部局 ( 部署 ) 成績管理代表者 (APRIN) 成績管理代表者の登録 成績管理者 成績管理部局 ( 部署 ) 作成 削除 成績管理者の登録 削除 受講コースの作成 削除 受講者の登録 削除 受講者へ受講コースを登録 ( 受講者自身でも可 ) 受講者異動 成績管理者 成績管理部局 ( 部署 ) 内の受講者を管理 成績管理者 成績管理代表者 受講者 受講コースの作成 削除 受講者の登録 削除 受講者へ受講コースを登録 ( 受講者自身でも可 ) 受講者異動 受講者 成績管理部局(受講者成績管理者ー 教材受講 赤文字 : 成績管理代表者のアカウントのみが出来ること 上記 システム上で出来ること の中で 成績管理代表者と成績管理者とで共通の項目についてはどちらの管理者区分でも操作が可能です 各機関様の管理体制に合わせて役割を決めてください 4

5 APRIN e ラーニングプログラム (CITI Japan) で出来るようになること 5

6 APRIN e ラーニングプログラム (CITI Japan) で出来るようになること 2017 年 10 月リリースの新 e ラーニングシステム APRIN e ラーニングプログラム (CITI Japan) では 成績管理者様 受講者様からのご要望を集約し 旧来のシステムでは出来なかった様々なことが出来るようになります 1. 成績管理代表者 という管理者階層新設により 下記のようなことが出来るようになります 成績管理部局 ( 部署 ) を作成することが出来ます 成績管理部局 ( 部署 ) の成績管理者を追加 削除することが出来ます 随時受講コースを作成することが出来ます ( 成績管理者 でも可能 ) 成績管理代表者 のアカウントは 1 つのユニットにつき 1 つのみです 成績管理代表者アカウントは APRIN 事務局が登録します 2. 受講開始までのプロセスが改善されます 受講者登録方法は従来通り個別登録又は CSV で登録のどちらかが選べます また その際 成績管理代表者又は成績管理者が受講者の受講コースを指定するか 受講者に自ら選択させるかを選ぶことが出来ます CSV アップロードにより 既存の受講者情報を一括で書き換えることが可能です パスワードをシステムに自動生成させることが可能です 自動生成されたパスワードは受講者へメールで通知され 受講者は初回ログイン時に変更することが出来ます 従来通り成績管理代表者又は成績管理者が一時的なパスワードを登録し 受講者が初回ログイン時に変更するよう設定することも可能です 3. 受講者所属異動が簡単に出来ます 受講者が所属を異動し 前所属先で受講した履歴を異動先で引き継ぎたい場合は 1 異動先の成績管理代表者又は成績管理者が該当の受講者のユーザ名 (ID) を指定 2 受講者が承諾 という 2 ステップで異動させることが可能です 受講者が所属できるのは 1 つの成績管理部局 ( 部署 ) のみとなります また 異動が完了すると 前所属先の成績管理代表者へお知らせのメールが送付されます この機能を利用する為には 異動元が新システムへ移行済である必要があります 成績管理代表者が管理する成績管理部局 ( 部署 ) 間の異動であれば 異動機能を使わなくても移すことが可能です 同じ機関内でもユニット間の異動の場合 受講者の異動には上記の異動機能を利用します その際 1 件ずつ指定して異動することとなります 6

7 4. 受講コースの設定と修了証の形式が改善されます 受講コースを設定する際 コースの受講期限 ( 1) と修了証の有効期限 ( 2) の設定が可能です 1) コースの受講期限について コースを受講する期限を設定し 受講日が期限外となっているスコアを修了判定の対象外とすることが出来ます これにより 例えば毎年度の受講を義務付ける場合 その年度の 4/1 から翌 3/31 までの期間を受講期限として設定することで 昨年度に獲得したスコアは修了判定の対象外となります 昨年度に受講済の方は新年度のコースの受講期限の間に再度受講をすることで 新年度の修了証を発行することが出来るようになります ( 従来行っていた スコアクリア の作業は不要となります ) 2) 修了証の有効期限について 修了証に有効期限を設定することが出来ます 初期設定では 5 年となっていますが コース設定時に変更可能です 有効期限は 上記 1) コースの受講期限の終了期日が設定されている場合 その終了期日からカウントされます 設定されていない場合 個々の修了証の修了日からカウントされます 合格に必要なスコアは 1 単元 80% 以上 となります ( 従来は 領域内の必須単元のスコア平均 80% 以上 ) 修了証が PDF 形式で発行されるようになります 5. 受講者用インターフェイスが改善されます サイトの表示言語は 日本語 / 英語 を選択可能です 英語表示は Moodle の標準機能を利用しているため 一部日本語のままとなる箇所もあります ログイン後のページ ( メインメニュー ) に 受講すべきコースの名称とその必須単元が表示されます 受講者から見て 受講すべき単元がわかりやすくなります 必須以外の単元を受講したい場合は 別のページ ( 教材一覧 ) に全単元の一覧が掲載されており そこから任意で受講可能です それら単元については 従来のオプション単元同様 修了証は発行されません 7

8 6. JST への受講証明機能が追加されます この機能により JST への受講証明が容易になります 受講者の初回ログイン時に 成績開示の可否を選択します 成績開示を 可 にした場合 JST の事業採択時に義務付けられる研究倫理教育の受講について 受講者が修了証番号を伝えれば JST の成績管理者が修了証を照会し 修了の確認を取ることが出来るようになります 開示の可否については 受講者のプロファイル画面から変更可能です 修了証の照会は ファンディングエージェンシー (*1) の成績管理者のみ可能です *1) 現在は APRIN の会員である JST のみです 今後 他のファンディングエージェンシーも可能となるよう検討しています 成績管理部局 ( 部署 ) で受講すべきコースとは別に 全受講者が JST 事業受講者コース ( 生命医科学系 理工系 人文系 ) を受講できるようになります これにより 所属している成績管理部局 ( 部署 ) に受講コースの設定が無くても JST で事業採択時に義務付けられている受講コースの修了証を出すことが可能となります JST 事業受講者コースは 受講者用メインメニューの 受講すべきコースの下に表示されています 維持機関会員の皆様へ 今後のスケジュールについて 新 e ラーニングシステムは現行のシステムとは仕組みが異なりますので 2017 年 10 月のリリース時に現在の画面が新しいものに置き換わるのではなく ご希望のあった機関様より 順次新システムへ移行することとなります そのため 本年度中は現行のシステムを引き続きご利用いただけます 8

9 APRIN e ラーニングプログラム (CITI Japan) 移行に関する検討のポイント 9

10 APRIN e ラーニングプログラム (CITI Japan) 導入 移行のスケジュール 版 2017 年 10 月 2017 年 11 月 2017 年 12 月 2018 年 1 月 2018 年 2 月 2018 年 3 月 2018 年 4 月 2018 年 5 月 各機関様 2017 年 10 月新システム説明会開催 全国 4ヶ所 10/23 九州 10/24 京都 10/26 東北 10/30 東京 各機関様にて : デモアカウントで仕様確認 導入 移行時期の検討 継続 ( 移行 ) 1APRIN へご連絡ください 移行時期は 機関様と APRIN とで協議の上 一時期へ集中しないよう調整させていただきます 新規 ( 導入 ) 1APRIN のホームページ ( より 維持機関会員の申込みをしてください 2APRIN にて 新システムでの機関設定とデータ移行を行います ( 約 2~3 週間 ) 新システムへの移行後は 現行システムでの受講は出来なくなります 2018 年 4 月末全機関移行完了 2APRIN にて機関および成績管理代表者用アカウントの登録を行います ( 約 1 週間 ) 完了後 成績管理代表者アカウントより 成績管理部局 ( 部署 ) と成績管理者の登録をしてください 3 新システム用の受講コースを作成し 必要に応じて受講者を登録して 受講を開始してください A P R I N 2017 年 10 月新システム ( 本番 ) リリース 新 URL となります 旧システム稼働 新システム本番稼働 2018 年 4 月末旧システムの新規受講停止 システム自体は停止しません 現行システムでは履修の確認と修了証出力が可能です 10

11 移行に関する検討のポイント 現在ご利用中の機関様が新システムへ移行する場合 下記のようなステップを例としてご検討ください 10 ページの 導入 移行のスケジュール も併せてご確認ください STEP 1 機関内に於ける管理体制を決めてください ( 参考 :3 ページの管理体制図例 ) 例 1: 現在 研究推進部が窓口担当者となり 機関を取りまとめている 1 つのユニット ( 成績管理代表者アカウント ) で申込み例 2: 教職員は研究推進部 学生は学務部など管轄が分かれており 請求は窓口担当者宛 1 か所で良いが 実務の取りまとめは分けたい 複数のユニット ( 成績管理代表者アカウント ) で申込み POINT 成績管理部局 ( 部署 ) を作成したり 成績管理者を登録したりして管理体制の統括を行うのが成績管理代表者で 作業の際には成績管理代表者アカウントを利用します 成績管理代表者アカウントは各ユニットに 1 つのみとなります 複数人で管理する場合は 成績管理代表者のアカウントには出来るだけ共有のメールアドレスを登録し 担当者の不在時にも対応出来るようにしてください 成績管理代表者が管理する成績管理部局 ( 部署 ) 間の異動であれば 異動機能を使わなくても移すことが可能です ユニットを分けた場合 同じ機関内でも 受講者異動 の機能を使わなければアカウントの所属異動は出来ません 受講者異動 の機能は一括処理できないため 例えば 医学部と病院とで異動が多い 大学院生から教員になることが多いなどの場合は 1 つのユニットとしておくことをお勧めします STEP 2 新システムへの移行の時期を決めてください 各機関内での告知や受講の状況等から データ移行に最も適した時期を決め APRIN 事務局へお申込みください APRIN 事務局にて 時期が集中しないよう 調整をさせていただきます ( お申込み方法等の詳細は後日お知らせします ) 移行日を起点として 旧システムでの受講は出来なくなります また 移行作業の為 少なくとも 1 営業日は新旧どちらでも受講できない日が発生いたします ビッグバン社の研究倫理審査委員会申請システムをご利用の機関様は 連携機能のリリースが 1 月となりますので それ以降の移行日をご検討ください POINT 年度末や年度初めに移行希望日が集中する可能性がございます その場合は 先にお申込みをいただいた機関様を優先して作業いたしますので 出来るだけ時期をずらすか お早めにお申込みいただけますよう ご協力をお願いいたします 11

12 STEP 3 受講者アカウントの整理をしてください 新システムへデータが移行されるのは 現行システムで現在アクティブなアカウントのみです 削除 ( ログイン停止 ) のアカウントの受講履歴等は 旧システムから確認することになります ( 現行システムは受講履歴の確認用として 2018 年 4 月末以降も稼働を続けます ) POINT 2017 年度同様 2018 年度も 4 月 1 日時点でのアクティブなアカウントの数でご請求額が計算されます 新システムでは 新たにメールによる受講者への通知機能が搭載されます そのため メールアドレスはユーザ名 (ID) と一対一で紐づき ID と同様 新システム内で固有のアドレスである必要があります ( 重複不可 ) STEP 4 移行後 成績管理部局 ( 部署 ) や所属受講者の見直しが可能です 移行のご依頼をいただきますと 現在の 成績管理機関 を 成績管理部局 ( 部署 ) として その成績管理機関内に所属する成績管理者 受講者と共に APRIN 側で移行します POINT 移行完了後 成績管理代表者アカウントを使って以下のカスタマイズが可能です ( 例 3 と 4 は成績管理者アカウントでも可能です ) 例 1) 成績管理部局 ( 部署 ) を新たに作成し 管理下にある別の成績管理部局 ( 部署 ) の受講者を一部移行する 例 2) 成績管理者を削除 追加する 例 3) 必要に応じて新たな受講コースの作成 受講者の登録を行う 例 4) 受講者異動機能で受講者アカウントを異動する 異動機能の利用は 異動元も新システムへ移行済みである必要があります 移行に関してご不明な点は APRINサポートオフィスへご相談ください APRIN サポートオフィス メール :support[at]aprin.or.jp( [at] に変換してください ) 電話 : ( 平日 9:30~17:00) 12