Library Fair 2001

Transcription

1 第 20 回図書館総合展アートミュージアム アンヌアーレ 2018 フォーラム運営の手引き 第 1~9 会場 ( アネックスホール E206,E205,E204) 用 図書館総合展運営委員会 DRFT:2018/7/26-0 -

2 1. フォーラム会場について 場所 : パシフィコ横浜展示ホール 2 階アネックスホール第 1 会場 :F201 第 2 会場 :F202 第 3 会場 :F203 第 4 会場 :F204 第 5 会場 :F205 第 6 会場 :F206 場所 : パシフィコ横浜展示ホール 2 階第 7 会場 :E205 第 8 会場 :E206 第 9 会場 :E204 各会場の避難経路を事前にご確認ください 非常時には 会場管理責任者の指示に従って避難してください 2. 備品 機材についてフォーラム会場には 基本的備品 機材 が下記のとおり用意されています 基本的備品 機材 は 会場内では 2~3 ページの 会場レイアウト のように配置されています フォーラム後は原状復帰してください 基本的備品 機材以外に 備品 機材が必要な場合は 9 ページの 追加備品 でご注文ください 用意されている基本的備品 機材 ステージ 1 有線マイク ( 固定 ):3 本 内訳は ステージ上 =2 本 質疑応答用 ( 客席中央 )=1 本 2 ワイヤレスマイク :2 本 原状では 音響ワゴン上に配置 3 演台 :1 台 舞台上手 演台の下まで LAN 回線のケーブルが伸びています 4 長机 :1 台 ( 講師用 ) 5 椅子 :2 脚 ( 講師用 ) 6 スクリーン 7 ビデオプロジェクター (PC DVD ビデオ接続用 ) 8 インターネット回線 ( 有線 ) ケーブルが演台まで伸びています 受付 9 長机 :2 本 ( 受付用 ) 10 椅子 :2 脚 ( 受付用 ) 11 中央ステージ ( 固定 : 第 1 会場 ~ 第 6 会場 ) 12 会場後方に音声ライン LAN 回線 ( 各 1): フォーラム撮影用にご自由にお使いください 上記 基本的備品 機材 以外に 椅子 机 ( 聴講席の追加 ) DVD ビデオデッキ等々が必要な場合は 別紙 フォーラム追加備品申込書 ( 申込締切 :10 月 12 日 ) にてお申込みください 第 7 会場 ~ 第 9 会場は中央ステージはございません マイク使用上の制約 1) マイクを追加する場合 音響調整コストも発生して費用が高額になって割に合わないので 基本的備品のうちでの運用をおすすめします 2) 有線マイクの設置場所は固定で 移動できません マイクレイアウト ( 下掲 ) の変更には ワイヤレスマイクをご利用ください 3) 主催者の用意する以外のワイヤレスマイクを使用しないでください 隣接会場のワイヤレスマイクと電波が干渉してしまうため 4) 有線マイクのレイアウトは下掲のようになっています 位置は移動できません 中央に討論席を設置する場合は ワイヤレスマイクをご利用ください - 1 -

3 第 1 会場 ~ 第 6 会場のマイクレイアウト 第 7 会場 (E-205) のマイクレイアウト - 2 -

4 第 8 会場 (E-206) のマイクレイアウト 第 9 会場 (E-204) のマイクレイアウト PC プロジェクター 1) プロジェクターに接続するための PC は各自でご用意をお願いします 2) プロジェクター入力は D-Sub 端子が 1 本です (HDMI には対応しておりません ) ケーブルは ステージ上の演台 長机上でご利用になれます PC 複数台を用いプロジェクターへの投影の切替えをされる場合 切替器 ケーブル等は各自でご用意ください 3) PC からプロジェクタへの投影は Windows 環境でのご利用を想定した設定となっております Macintosh 他をご利用の場合は 各自でコネクター等をご持参ください 4) ステージ脇に照明調整器がございます プロジェクター使用に伴う照明調整 ( ステージ上の照明を落とすなど ) は 各自で調整器を操作してください - 3 -

5 5) PC 用の電源は演台脇の AC 電源をご利用ください 念のため 延長ケーブルをご用意ください 講演中 AC 電源を利用せずに PC の電池残量がなくなってしまう 事故 が発生しています 6) ステージ上で インターネット回線 ( 有線 ) をご利用できます 回線速度は既定のものにてご容赦ください 7) 演台下まで音声出力用のミニケーブルが伸びております 音声出力をご希望の方は PC に接続してご利用ください 8) プロジェクターで投影するパワーポイントのファイル作成にあたっては 解像度 XGA( ) を目安にしてください ( プロジェクター更新により解像度が解像度 XGA( ) 解像度 XGA ( ) に変更となります ) 3. 会場レイアウトについて 1) 会場のレイアウトは 各々下掲のとおりです 聴講席 ステージ上の配置換えは自由にしていただけますが フォーラム終了後は原状復帰し 次の主催者にお渡しください 引渡し時間の制約がございますので 大がかりなセット替え 中央ステージ撤去などはおすすめできません 2) 聴講席の増設 ( 椅子 机 ) や追加備品のご希望の方は別紙の フォーラム追加備品申込書 ( 有料 申込締切 :10 月 12 日 ) にてお申込ください シアター形式 200 席基本レイアウト スクール形式 102 席基本レイアウト - 4 -

6 4. 当日の進行について 次枠のフォーラムへのスムーズな引渡しのため 以下の進行にご協力ください 開始 30 分前会場準備 レイアウト調整 機材チェック 受付準備開始 20 分前受付開始開始 ~ 終了質疑応答の時間等も考慮に入れ 90 分でおさまるようご協力くださ (90 分間 ) い 終了 10 分後引渡し可能な状態に レイアウトの原状復帰 会場忘れものチェック ゴミ回収 受付引渡し( 会場管理責任者へ忘れ物を引き継ぐなど ) 1) フォーラムプログラムの開始時間の 20 分前には受付ができるよう準備してください 会場はフォーラム開始 30 分前から利用可能です 2) 開始ぎりぎりに聴講者の来場が集中して受付が難儀する事態がしばしば起こります 開始 20 分前から受付開始する旨 参加者に事前に案内する 事前登録のしくみを用意する 等のご検討をおすすめします 3) プロジェクターを試写するなどの機材チェックは必ず行ってください 予め用意されている機器に不備がある場合等は 会場管理責任者 ( 運営委員スタッフ ) にお申し付けください 4) 映像 音声 照明の調節についてご不明の点については 準備時間中に 会場管理責任者にお問合わせください フォーラム中の操作は 原則として各社にてお願いします 6. 終了後の撤去等について 1) フォーラムの終了時間を守ってください 撤収が 次枠フォーラムの準備時間に食い込んでしまうトラブルがしばしば起こっています 前後枠間での時間トラブルについては 当事者間で解決していただいております 損害賠償が発生することもございますので ご注意ください フォーラム終了の遅れは 講演後の質疑応答 名刺交換などで起こっております 終了後の交歓等につきましては 来場者をアネックスホールのフォワイエや1F 展示ブースに誘導してされることをおすすめします 2) 終了後 聴講席に忘れ物が無いか ご確認ください 忘れ物があった場合 フォーラム終了後 主催者は会場管理責任者 ( スタッフ ) へ渡してください 会場名 発見場所 フォーラム日時をメモし 添付してください 届けのあった忘れ物は 最終日まで運営事務局詰所で保管いたします 3) フォーラム終了 10 分後に会場を空け退出してください その後 会場管理責任者が次枠フォーラムのための会場レイアウト変更等の作業を行います - 5 -

7 7. フォーラム開催に必要な要員について フォーラムの運営に必要な要員の例を下掲します 参考になさってください 運営委員会が各会場に配置している会場管理責任者は 備品 機材の整備や 追加備品の確保 事前に申込みあったレイアウト調整 会場受渡しの円滑化 各主催者と事務局の連絡のためのスタッフです フォーラムの運営そのものをお手伝いすることはできません ご容赦ください 運営スタッフの構成例 会場総括責任者 受付係 会場整理係 会場運営 進行係 アナウンス係 1 名 2 名 2 名 1 名 1 名 事前申込 当日参加受付及び 資料を各人に配布する 場合によっては受付待ち列の捌きが必要になります 場内で来場者の着席を案内する 満席が予想される場合に 席を詰めてもらうなど 講演の進行管理 ( タイムキーパー ) 講師が複数いる場合の時間調整など フォーラム司会の他 開始 終了 避難経路アナウンスなどを行う 音響 照明係 1 名照明や音量の調整 記録 1 名 録画 録音 脚立 機材のための延長ケーブルは別途ご 用意ください PC プロジェクター投影要員 1 名 ( 必要な場合 ) 8. 場内掲示について 1) 運営委員会で用意するサイン表示は 下掲の通りです 1 各会場前には フォーラム第会場 と表示した会場案内板 (600mm 600mm) を設置します 2 展示会場から各フォーラム会場までの導線に沿った場所には フォーラム会場までの誘導サインを設置します 下記 サインは内容見本ですので 実際と異なる場合があります 第 20 回図書館総合展 第 20 回図書館総合展 フォーラム 第 会場 受付 フォーラム 第 / 会場 2) フォーラム開催社独自の表示板 ( mm) をご希望の場合は 別途有料にて製作し設置します 別紙の フォーラム追加備品申込書 にて お申し込みください 1 掲載内容 色 レイアウト等は自由です 2 ほか タテ看板 (W900 H1,800) 等も制作可能です 詳しくは事務局にお問合わせください - 6 -

8 9. 広報や集客活動について The20th Library Fair & Forum/ART MUSEUM ANNUALE2018 1) 各フォーラムについて 以下のメディアで 開催を広報 告知します 招待券( フォーラム時間割を掲載 )9 月中旬より全国に送付 :8 月 28 日までの確定情報を掲載 公式 web サイト : 各フォーラムの紹介ページは 開催の各者がご自分で記載 編集できます 毎週発行メールマガジン: 掲載をご希望の場合は 原稿を担当までお送りください 以上につきましては 情報担当長沖より別途ご連絡させていただいております 2) 各フォーラムの参加申込み受付 参加者名簿管理は各自で行ってください ( 申込みページの設営など ) 3) 各フォーラムの申込み受付 ( 受付ページ設営やメールアドレスの公開は 9 月半までに行って下さい 招待券が各社に届く時期です 4) フォーラムの参加者受付を〆切る場合は 運営事務局までお知らせください 公式 web サイト等に反映します 5) 逆に 集客状況が厳しいなどの場合は 運営事務局までお知らせください メールマガジン等で広報します 10. 当日運営の段取りについて 1) フォーラム開催当日は 受付開始前 (30 分くらい前 ) には 1 名程度をフォーラム会場受付付近に待機させていただくことをおすすめします 各フォーラムについての問い合わせ ( 当日の申込みは可能か など ) がしばしば入ります 2) 事前申込みで定員オーバーの場合や当日申込みを受ける場合 座席追加の相談 お申込みをお早目にお願いします 3) 当日申込みを受け付ける場合は 受付では 事前申込者とは別列をつくって管理することをおすすめします 2) 各フォーラムを運営するスタッフさんは フォーラム開始 30 分前から会場内に入れます 各フォーラムの講演形式に合ったレイアウトに調整してください 機材の確認及び配置場所 別途お申込機材の操作方法等をご確認ください また 音響装置 照明スイッチ等の操作方法を把握してください 各会場の会場管理責任者 ( 運営委員会スタッフ1 名 ) が常駐しますので ご不明な点は問合せください 3) 自社フォーラムの録音を希望される場合は 録音媒体 (IC レコーダー USB SD MD 等 ) をご持参の上 自社にて録音操作を行ってください 音声出力のラインから取ることもできます ご希望の方は 事前に事務局にお知らせください 4) 当日の機材 備品追加には 可能な限り対応させていただきますが 機材によっては当日の追加が不可能なものもございます ご容赦ください (13 ページ参照 ) 11. 講師控室について 1) 講師との打合わせや待機用に アネックスホール最奥のフォワイエ ( 第 5 6 会場の奥 ( 海側 )) を仮設講師控えスペースとして用意しております 密室ではなく パーティション (H1.8m) で間仕切りされたスペースです 机 2 本 椅子 4 脚を設置します 下記レイアウト図を参照ください 2) 講師控えスペースの利用は 下記の利用時間範囲でお願いします 使用後 原状復帰 ( ゴミ等処理 ) して次の利用者にお譲りください 3) 密室ではございませんので 貴重品やコート類等をフォーラム時間中に置いておくことはおすすめできません 紛失の場合 運営委員会では一切の責任を負えませんので 自己責任にてお願いします 4) 講師控えスペース利用スケジュール 各フォーラム時間帯について下欄が控室利用可能時間となります 1 会場 1 室時間フォーラム時間 10:00~11:30 13:00~14:30 15:30~17:00 控室利用可能時間 9:30~12:00 12:20~14:50 14:50~17:20 アネックス会場共通 - 7 -

9 5) 講師控えスペースのレイアウト 12. その他 1) 運営委員会では 各フォーラム会場に会場管理責任者 ( スタッフ ) を常駐させます フォーラム開催中に照明器具や機材の故障 不具合が発生した場合は 会場管理責任者に連絡してください 事務局で対処いたします 2) フォーラム開催時間中あるいはその前後に 不慮の事故 急病人 怪我人等々が出ましたら 会場管理責任者にお知らせください 事務局 パシフィコ横浜スタッフが 救急車 医療機関等の手配をいたします 3) 差支えないようでしたら 貴社主催フォーラムの配布資料を1 部 会場管理責任者にお譲りください 事後 お客様より事務局へのお問合せに対応するためです ( 原則として 各フォーラムについての事後お問合せは 各開催社に転送するようにします ) 4) 当日の備品 機器追加利用は 必ず 会場管理責任者への申込み手続きを経てください 会場付近の机 椅子 マイク等でも無断で使用しますと後日 使用料が発生する場合があります ご注意ください - 8 -

10 フォーラム追加備品申込書提出期限 10 月 12 日 お早目の申込みにご協力ください 当日追加申込みが不可能な場合があります 事前に 事務局にご確認ください 主催者名 品 名 単価 追加数量 1 ホワイトボード 1,000 円 / 日 台 2 机 ( 追加 ) 1,000 円 本 3 椅子 ( 追加 ) 500 円 脚 4 水差しセット ( ペットボトル グラス おしぼり ) 600 円 セット 5 レザーポインター 2,000 円 / 日 本 6 その他の追加備品 ( 消費税別 ) フォーラム主催者 受領確認 フォーラム開催日時 フォーラム責任者 - 9 -

11 フォーラム司会 進行担当者様へ The20th Library Fair & Forum/ART MUSEUM ANNUALE2018 下記は 来場者の皆さまの安全を確保するため また滞りないフォーラム運営のため 開始時及び閉会時に必ず読上げていただきたい事項です 会場の安全対策にご協力ください フォーラム開始 5 分前の案内事項 本日は第 20 回図書館総合展 ( アートミューシ アム アンヌアーレ 2018) ムにお越しいただき誠にありがとうございます 社 主催フォーラ ( 一息 ) 図書館総合展運営委員会より アネックス ホールの使用に当たり 地震発生時の対応についてご案内させていただきます 揺れが発生した場合 フォーラムは直ちに中断 中止しいたします 地震警報発令の場合も同様とさせていただきます パシフィコ横浜は 震度 6 の耐震構造となっておりますので 落ち着いて 会場管理責任者の指示に従ってください ( 登壇者の権利保護についての案内 : 運営委フォーラムの場合 以下を告知しています ) 次に 本フォーラムの記録についてお知らせします 本フォーラムは 主催の図書館総合展運営委員会により 録音 録画 をしております 記録内容には 会場スナップ 質疑応答の映像なども含まれます ご承知ください なお このアナウンスを もちまして許諾いただけましたものとします また 事前許諾のない写真撮影 録画 録音等はご遠慮くださるようお願いし ます 携帯電話のお持ちの方は 電源をお切りいただくか マナーモードに設定をお願いします なお 展示会場 1 階ホール D にて 出展各社 各団体の新製品 サービスをご紹介しております 終了後 ぜひお立ち寄りください 展示会場は 18 時までオープンしております フォーラム閉会後 退出時案内事項 本日は フォーラムへのご参加誠に有難うございました 只今 展示会場 1 階ホール D にて 出展各社 各団体の新製品 サービスをご紹介しております 終了後 ぜひお立ち寄りください 展示会場は 18 時までオープンしております

12 参考 進行表 フォーラム 30 分前フォーラム 20 分前定刻 5 分前定刻 集合 : 会場管理責任者 各員顔合わせ 登壇 : ステージ データチェック 進行打合せ受付 : 名簿 当日受付対応 配付物チェック会場 : セッティング確認 音響 照明確認受付 : 受付 入場開始当日受付は 時間がかかります 混乱のなきよう入場願います 会場 : 空席の調整し お詰めいただき着席を案内ください 登壇者 司会入場司会より フォーラム開始 5 分前案内事項開会挨拶 閉会挨拶 フォーラム閉会後 退出時案内事項