Microsoft Word - FIT2007バイトマニュアル.doc

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1 一般講演会場 アルバイトマニュアルー 9/4 日 ( 会場設営 準備 ) 本部から自分が担当する会場の手提げ袋 (PC 切替器 D-sub15 ケーブル 2 本 電源ケーブル 指示棒 文具等が在中 ) ヤングリサーチャー賞投票用紙 (1 日 :30 枚程度 少なくなったらバイトリーダーからもらうこと ) を持って行き会場の設営を行い すぐにセッションが始められるように準備する (1) 指定席の準備 プロジェクターの準備 ベルの準備 指示棒の準備 座長席 座長補助席 ( アルバイト席 ) 講演者控席を演台に配置する 但し プロジェクターの投影上問題がある場合には 支障のないように配置する プロジェクターに切替器を接続し講演者控席近くに設置し 動作確認をする ベルの動作確認を行い 座長補助席に準備しておく 指示棒は 講演者が利用するので 演台に準備しておく (2) 会場内側の貼り紙 投票用紙 座長 座長補助席 講演者控席 をそれぞれの席に聴講者から見えるように貼る 投票用紙を目立つところに置き 貼り紙をする (3) 会場外側の貼り紙 〇〇会場 : 会場の出入り口に貼る セッションプログラム : 会場の出入り口に貼る 次回の案内 (FIT2008) を貼る 締切 : 演壇に近い方の出入り口に貼り 矢印を入れる ( 出入口が 1 ヶ所の場合は不要 ) 会場手提げ袋は その会場での最終セッション終了するまで会場に置きっぱなし! 会場レイアウト例 講演者 次の講演者 座長席

2 ノート PC 切替器 プロジェクターの配置と接続例 講演者の PC 切替器 次の講演者の PC プロジェクタ 9/5~7 日 ( 会期中 ) タイムキーパーの役割があるので腕時計を忘れないように! 予め座長には参考の 一般講演セッション運営要領 と CD-ROM を送ってある 出勤してアルバイトリーダーの点呼を受けたら 直ちに担当の講演会場に行き 講演ができるように会場を準備する (1) 講演開始準備講演番号 貼り紙を確認する ( はがれてないか等 ) A-001 講演開始までに 講演番号( 例 :A-001) を黒板に書く A-002 ( 講演が終了した都度消して行く ) プロジェクターを使えるように準備する A-003 座長が到着したら挨拶をして座長席へ案内する (2) 講演進行 講演者控え席 講演者控え席に 欠講 代講記録用紙 を置いておき 講演者本人に記入してもらうことをお願いする 次の講演者を必ず着席させ すぐに講演ができるようにノート PC を立ち上げてケーブルをつないでおくように強くお願いする 講演時間とベル 1 件の講演時間は20 分 ベルは次のように鳴らす 講演開始後 12 分経過講演時間残りわずか ( リン )1 回講演開始後 15 分経過講演時間終了質疑開始 ( リンリン )2 回講演開始後 20 分経過質疑応答終了 ( リンリンリン )3 回

3 投票用紙セッションが始まる前に 投票お願いします と 投票用紙は私まで を逐次呼びかける ( 座長にお願いしても良い ) 集まった投票用紙は 手提げ袋に入れておく (1 日 30 枚を準備すること 予備は FIT 本部にある ) 一つのセッションが終了したら 座長にお礼を述べる その他 特に座長からの指示があった場合にはそれに従う 座長の変更が生じた場合には 座長代行記録用紙 に記入する 会場参加者数記録用紙 に各セッション毎の参加者数をカウントし記録する セッションの休憩は 適宜座長裁量でとってもらう ( 原則としては 2 時間のセッションはなし 2 時間半以上は 10 程度 ) 指示棒を持って帰ってしまう人がいるので注意する もともとあった備品は 絶対に紛失しないように注意する プロジェクターに映像が投影できないといった問題が発生した場合には 本部へ連絡するか 講演者同士でノート PC の貸し借りをするなど助け合うように促す (3) 講演終了 ( その日の最終セッション終了 ) プロジェクターの電源を OFF ファンが回っているので冷却してから本体の電源を OFF にする 忘れ物のチェック あれば FIT 本部へ持ってくる 翌日すぐにセッションを始められるようにしておく 備品の確認 ( 紛失していないかこまめに確認する ) 消灯 戸締り アルバイトリーダーの点呼をうけて業務終了 その他 特に指示があった場合にはそれに従う 座長が緊急の事情により欠席または遅れた場合には? セッション開始時間後 10 分を経過しても座長が来なかった場合には (1)FIT 本部へ連絡し 現地委員会で座長代理をたてられるかを検討し 可能であれば現地委員会の先生にお願いする (2) 不可能な場合には 聴講者に座長経験者の名乗りをお願いして経験者がいれば その方に座長代行をお願いする (3)(1) (2) 共に代行がいなかった場合には 会場アルバイトが 講演番号と講演者名 を紹介してセッションの進行をする また質疑応答は 質問者がいれば指名する (4) 座長代行記録用紙 に記入する 9/7 日 ( 最終日 : 全てのセッション終了 ) 全てのセッションが終了したら撤収作業に入る 指定席 スクリーン等配置をかえたものについては 全て元の配置に戻す ヤングリサーチャー賞投票用紙は 記入済みのものと未記入のものとに分けて本部に持ち帰り FIT 本部にあるそれぞれの箱に入れる 貼り紙は捨てて その他のものは手提げ袋に入れ 本部に持ち帰る 最初に手提げ袋に入っていた備品類 ( 切替スイッチ D-sub15 ケーブル セロテープ ペン 指示棒 ベル等 ) を確認する 会場参加数の記録用紙は本部アルバイトに渡す 消灯 アルバイトリーダーへ撤収作業終了の報告をし その後指示があった場合にはそれに従う

4 一般講演 (A~W) 会場レイアウト ( 見本 ) ( 注 ) スクリーンがコーナーにある場合がある 机 黒板 スクリーン PC フ ロシ ェクター指示棒 講演番号を書く 座長の貼り紙運営要領はりは 座長座長補助席 ベル 会場参加者数記録用紙 座長代行記録用紙 ドアに 締切 を貼り 矢印を入れる 次講演者の控席 代講の場合 本人に 代講 欠講記録用紙 と筆記具 入口 ( 注意 ) 入口付近の机に ヤングリサーチャー賞投票用紙 を置き 貼り紙をする 入口ドアに 会場名 セッションフ ロク ラム 次回の案内 を貼る ( 注意 ) (1) 貼り紙 を張るときのセロテープは はがす時に跡が残らないように注意して張ること (2) 会場ドアが2 箇所以上ある場合 スクリーンに近い方のドアは締切とし もう一方のドアを入口として, 会場名 セッションプログラム 次回の案内 を貼る

5 [ 参考 ] 一般講演セッション運営要領 FIT2007 プログラム委員会 セッションの運営について 1. 講演時間厳守についてスムーズな運営のために 講演時間 20 分 ( 講演 15 分 質疑応答 5 分 ) を厳守するよう講演者に伝えて下さい 講演および質疑応答の打切も含めて 進行には特にご留意下さい 2. セッションの進行 (1) 聴講者に講演内容がよく理解できるよう 限られた時間を有効にご利用ください (2) 座長補助者 ( アルバイト学生 ) は 原則として次の要領で進行時間をベルの合図で知らせます 講演開始 12 分 ( リン ) 講演開始 15 分 ( リンリン ) 講演開始 20 分 ( リ ~~~ ン ) (3) セッション時間と講演件数により 座長裁量で運営に弾力性を持たせても構いません (4) セッション時間と講演件数により 適宜休憩時間を設けることもご配慮ください ( 原則として 2 時間 : 休憩なし 3 時間 : 休憩 20 分 ) (5) プログラム編成上 セッション時間を超える講演件数が割り当てられているセッションの場合には延長しても構いません (6) 若手層の発表者に対して発表方法等につき ご示唆 ご指導をお願いします (7) 質疑応答時には 質疑応答の論旨を明確にするための助言をお願いします (8) 質疑応答時または終了時に できるだけその発表に対する座長のコメントを加えて下さい (9) 講演者 質問者には前もって 自分の名前 所属を簡単に申し添えるよう指導して下さい (10) 講演の順番が来ても講演者が来ていない場合は その講演をとばして進めてください 3. 講演機器 ( プロジェクター ) FIT では 講演者の標準講演機器としてプロジェクターを使用します 講演者には 前の人が講演を終了したら直ぐに次の講演ができるように ディスプレイ切替器に自分のノート PC を接続して待機しているように伝えて下さい うまく投影ができないといった不具合が生じた場合には 他の講演者のノート PC を借りるなど講演者同士で助けあうように促して下さい それでも無理な場合には バイトを FIT 本部へ走らせて下さい ヤングリサーチャー賞のご推薦について推薦用紙が用意してありますので ご推薦をお願いいたします 推薦は複数名でも構いません 該当者がいない場合にはセッション番号 (1A 2M 等 ) と 該当者なし を推薦用紙の講演者氏名欄にご記入下さい 1. ヤングリサーチャー賞は 優秀な論文を発表した登壇講演者 ( 代理講演は除く ) で 受賞資格は以下の項の全てに該当するものから選びます 受賞資格は FIT 終了後に事務局で調べますので 当日は細かい受賞資格は気にすることなく 優秀と思われる若手講演者がおりましたら投票をお願い致します (1)FIT 終了時において本会会員であること (2) 当該 FIT の開催年の 12 月 31 日において 33 歳未満の者であること ただし 12 月 31 日が 33 歳の誕生日の者は対象とする (3)FIT 講演申込の際, 講演者として登録かつ講演を行った者であること (4) 過去に FIT ヤングリサーチャー賞を受けたことのない者であること 2. 一般聴講者の方からも推薦を頂けますので 聴講者の方々へも適宜投票を呼びかけてください 推薦用紙は会場に準備してあります 3. 投票用紙は 座長補助のアルバイト学生に回収させて下さい セッション中に突発的な事柄が発生した場合は FIT 本部もしくは総受付に常駐の事務局職員まで アルバイト学生を走らせてください 緊急連絡先 FIT 本部 : (9/5-7 使用可能 ) 情報処理学会携帯 ( 幹事学会 ): (9/5-7 使用可能 )