目次 1 Agatha SOP 操作ガイドの概要 Agatha 利用前のご確認 画面の構成 全画面共通メニュー 新着情報ページ 文書管理ページ 設定ページ 管理者設定について... 1

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1 Agatha SOP 操作ガイド V2.13:2018 年 9 月 11 日 アガサ株式会社 1

2 目次 1 Agatha SOP 操作ガイドの概要 Agatha 利用前のご確認 画面の構成 全画面共通メニュー 新着情報ページ 文書管理ページ 設定ページ 管理者設定について SOP パラメーター ロケーション (Locations) 文書分類 (Artifacts) 群 (Audiences) 属性 (Metadata) フォルダ固有のアクセス権設定 (Folder permission) AgathaSOP ライフサイクルの流れ SOP 文書の登録 編集 主文書を登録する 主文書を編集する ( 確定前の ) 主文書の属性を変更する 添付ファイルの登録 編集 削除 添付ファイルを登録する 添付ファイルを確定する 添付ファイルを主文書に添付する 主文書に添付したファイルの確認 確定後の添付ファイルを編集する 添付ファイルを確定時に戻す ( マイナー版を削除 ) 添付ファイルを削除する ワークフロー ファイルのレビュー

3 8.1.1 レビューを依頼する レビューする ファイルの承認 承認を依頼する 承認 ( 承認を却下 ) する ワークフロー ( レビュー 承認 ) の進行状況を確認する ワークフローをキャンセルする 管理者のみ 変更管理 ( 公開後の主文書の属性を変更する ) 主文書ファイルの変更管理承認依頼をする 変更管理を承認し属性を変更する 教育訓練記録 教育訓練受講者が 教育訓練を受講する 教育訓練実施状況を確認する 管理者のみ 印刷制御 SOP 文書の廃棄 主文書の状態を廃棄にする 廃棄した主文書を確認する 管理者のみ 資料機能一覧について その他お問い合わせ

4 用語 用語システム管理者ユーザーオーナーワークスペース変更管理 意味設定を変更できるアクセス権をもつユーザー マスター管理者 ( 組織の代表として初めに Agatha 登録されるユーザー及びマスター設定で管理者としてアクセス権を付与されたユーザー ) とワークスペース管理者の総称 Agatha 利用者組織 団体プロジェクトや試験等で区切られた文書を作成 共有するための作業空間公開後の主文書の属性を変更すること 4

5 1 AGATHA SOP 操作ガイドの概要 本ガイドでは Agatha SOP を利用する編集ユーザーを対象とし SOP のライフサイクルに沿った 登録 レビュー 承認 公開 確定 ( 一般ユーザーへ表示 ) 変更管理 の Agatha の操作について解説するものです 管理者向けの操作は 管理者はじめてガイド や 管理者ガイド基本編 応用 編 をご覧ください 5

6 2 AGATHA 利用前のご確認 動作環境 Agatha は以下動作環境を推奨しております OS ブラウザー Microsoft Office Windows Mac OS Chrome 40 以降 Firefox 32 以降 Internet Explorer 10 以降 Safari 8 以降 Office 2010 Service Pack 2 ( バージョン番号 : ) または Office 2010 Service Pack 2 以降 ios(ipad) Safari 8 以降 Edge は 現バージョンでは推奨環境ではございません Office 2007 Office 2010(SP2 より前 ) は Internet Explorer 10 以上でのみ利用できます Office 2010 Service Pack 2 (SP2) のバージョン番号の調べ方は下記リンクをクリックください Office のバージョンの調べ方 (Win MAC) Agatha に登録できるファイル 種類には特に制限はありません Agatha 内で編集 表示できるファイル 1pdf の表示 2Office 2010 Service Pack 2 (SP2) のバージョン番号 : 又はそれ以降の Word(doc, docx)powerpoint(ppt, pptx)excel(xls, xlsx) の表示 編集 12 以外の文書を登録する場合 ブラウザーの仕様により登録 表示に制限があります Agatha 内 PDF PDF 変換機能の取り扱いについて 1PDF のしおり機能 V2.12 時点では ブラウザ表示の場合 しおりが表示されません ( しおりが必要な場合 操作 > 開く を利用ください ) 2PDF 変換機能 Agatha ではファイルの PDF 変換機能がございますが サポート対象は Word のみとなっております Word 以外の PDF 変換による表示崩れなどはサポートしておりませんので予めご了承ください 6

7 3 画面の構成 Agatha は主に 新着情報 文書管理 設定 ( 管理のみ表示 ) の 3 つの画面で構 成されています 3.1 全画面共通メニュー Agatha は ヘルプ及びオーナ切替えを除き全画面に以下 1~9 の表示があります No 名称 概要 1 左メニュー新着情報 マイタスク お知らせ 最新の文書を表示します 2 左メニュー文書管理 文書一覧を表示します 3 左メニューヘルプ ヘルプページを表示します 4 左メニュー設定 ワークスペースの作成 ユーザーの作成 権限設定等の設定画面を表示します 管理者のみボタン表示がされます 5 左メニューオーナー切替 オーナーとは 所属する組織をさします 複数の組織からワークスペースの招待を受けている場合に表示されます 6 ヘッダーメニュー LANGUAGES の切替 プロフィール の編集が可能です ユーザー名 の表示 ログアウト が可能です 7 オーナー名 所属する組織名が表示されます 7

8 8 ワークスペース切替プルダウン ワークスペース名を表示します また プルダウンを操作し 各ワークスペース マスターの切り替えをします 9 フッターメニュー アガサ株式会社 利用規約 プライバシーポリシー お問い合せ ヘルプ を表示します 3.2 新着情報ページ 新着情報ページでは ワークスペース毎に マイタスク お知らせ 有効な SOP_ 最新の文書 の 3 つの部分で構成されています No 名称 概要 1 マイタスク レビュー依頼 承認依頼 変更管理依頼 トレーニング依頼などの ユーザーのタスクが表示されます マイタスクの色は赤 黄色 緑あり以下の期限を表します 赤 : 期限日及び期限超過黄色 : 期限一週間前 緑 : 期限一週間以降 2 お知らせ プロジェクト内で共有するお知らせ情報が表示されます 3 有効な SOP_ 最新の文書 有効期間内で且つ状態が最終となった最新のファイル順表示した文書一覧が表示されます 8

9 3.3 文書管理ページ文書管理ページでは ワークスペース毎のフォルダや文書が表示され 文書の登録 編集 閲覧 レビュー依頼 承認申請などの操作を行います また 表示形式を変更することが可能です ( フォルダ表示 リスト表示 最新の文書 管理者 ) No 名称 概要 1 ワークスペー ワークスペース名を表示します また プルダウンを操作し 各 ス切替えプル ワークスペースの切り替えをします ダウン 2 フォルダ 文 フォルダ作成 フォルダアップロード 文書の登録ができます 書登録ボタン 3 ツリー表示 フォルダ表示の場合 階層構造を表示できます ツリー表示を 開く 閉じる で切り替えます 4 フォルダ位置 フォルダ表示の場合 現在のフォルダ位置を確認できます 5 文書一覧 フォルダ表示の場合 フォルダや文書一覧が表示されます リス ト表示の場合は <リスト表示 > 参照 6 絞込アイコン 各列の絞り込み フリーテキスト検索ボックスが表示されます 絞込み中の場合 アイコンは ( 虫眼鏡の中が + ) になります 7 表示切替設定 表示設定をリセット 文書一覧リストをエクスポートすることが 可能です 9

10 8 表示切替文書一覧の表示切替え及び表示および表示のリセットができま す アクセス権により表示されるメニューが異なります 表示切替メニュー名 アクセス権 表示概要 全文書 管理者のみ 廃棄文書を含む表示 作業文書 _ フォルダ 編集以上 業用 ( 編集用 ) 表示 表示 印刷制御 編集以上 印刷制御用表示 変更管理一覧 編集以上 変更管理一覧表示 教育訓練記録メンバー毎 編集以上 教育訓練記録をメンバー毎に表示 教育訓練記録 文書毎 編集以上 教育訓練記録を文書毎に表示 有効な SOP_ 文書タイプ別 閲覧以上 有効期間内で且つ状態が最終となったファイルを文書タイプ別に表示 有効な SOP_ 最新の文書 閲覧以上 有効期間内で且つ状態が最終となった最新のファ イル順表示 10

11 文書一覧メニュー 9 文書アイコン 文書の種類を表すアイコンが表示されます Word,Excel,PPT,PDF 及び左記以外はグレーのアイコンが 表示されます また 編集ロックをかけた ( 誰かがかけて いる ) 場合 鉛筆アイコンが表示されます 10 名前 文書名が表示されます 11 操作ボタン 操作ボタンには9( 上記画像参照 ) のメニューがありま す 12 状態 文書の状態を表示します レビューや承認依頼中の場合 は 砂時計 マークがつき レビューや承認が終わると砂 時計が消えます! マークは進行エラーです 名称 説明 ドラフト 草案の状態 レビュー レビューフローの状態 承認 承認フローの状態 公開 承認後 発効前の状態 確定 確定の状態 発効日以降の状態 廃棄 廃棄した状態 11

12 13 版 文書の版が表示されます 14 副題又は詳細 副題又は詳細が表示されます 15 更新者 更新者が表示されます ( 名前と更新は昇順 降順のみ ) 16 更新 更新日時が表示されます 17 操作ボタン ( 詳細 ) 開く 編集ロック 新版アップロード コピー PDF 作成 ワークフロー 削除 詳細の操作メニューがあります 18 ソートボタン 各列のソートや絞り込みができます 12

13 3.4 設定ページ マスター及び各ワークスペースの設定画面を表示します 設定ボタンは管理者のみ表 示されます 1 ワークスペース切替プルダウン マスター又は ワークスペース名を表示します また プルダウンを操作し マスター又は 各ワークスペースの切り替えをします 2 タブメニュー 各設定メニューが表示されます オプション追加等によりメニューが追加されます 3 設定画面 各設定メニューに応じた画面が表示されます 13

14 4 管理者設定について Agatha には マスター設定 と ワークスペース設定 の 2 種類の設定画面があります マスター設定では Agatha 全体に関する設定を行い ワークスペース設定では 各ワークスペースの設定を行います 詳細は管理者操作ガイド基本編をご覧ください 14

15 5 SOP パラメーター 組織ごとのパラメータ値は Agatha SOP Parameters.xlsx に基づいて定義されています 値の変更は フォルダ固有のアクセス権設定 を除きワークスペース管理者が設定可能です ( 詳細は 組織の Agatha システム管理者へお問い合わせください ) 5.1 ロケーション (LOCATIONS) ロケーションとは Agatha を利用する国 ( 地区 ) や施設 ( 事業所 工場等 ) です ユーザーグループやアクセス権は通常 ロケーションによって分けられます 設定方法は Agatha 管理者操作ガイド応用編 文書分類作成事前準備 国及び施設の作成 編集 をご覧ください 5.2 文書分類 (ARTIFACTS) Artifact( 文書分類 ) とは 管理する対象文書の分類 ( タイプ ) のリストです 大分類 中分類 小分類のカテゴリーで文書を分類します 設定方法は Agatha 管理者操作ガイド応用編 文書分類の作成 削除 停止 をご覧ください 5.3 群 (AUDIENCES) ユーザー群 (Audiences) とは ユーザーのグループです ユーザー群の構成メンバーは 部署名 役職 又はユーザー名を用いて定義しています 例えば ユーザー群は ある文書分類の教育対象となるユーザーを指定するために使用します また ある文書分類の承認を行うユーザーを指定するために使用することもできます 設定方法は Agatha 管理者操作ガイド応用編 文書分類の作成 削除 停止 と同じです 5.4 属性 (METADATA) メタデータ機能とは 文書分類で設定した文書に対し 属性 ( プロパティ ) 情報を追加することが可能な機能です 設定方法は Agatha 管理者操作ガイド応用編 メタデータ ( 文書の属性情報 ) をご覧ください 15

16 5.5 フォルダ固有のアクセス権設定 (FOLDER PERMISSION) フォルダに固有のアクセス権を設定することが可能です 編集ユーザー以上が設定可能です 設定方法は Agatha 管理者操作ガイド基本編 フォルダ固有のアクセス権管理 をご覧ください 尚 SOP Parameter でフォルダパーミッションを定義している場合 フォルダテンプレートによりフォルダ毎のアクセス権が設定されており 手動ではフォルダ固有のアクセス権設定をできません この場合 フォルダテンプレートを変更する必要があります 16

17 6 AGATHASOP ライフサイクルの流れ AgathaSOP の基本的なライフサイクルの流れは以下の通りです 様式なし 17

18 様式あり 18

19 7 SOP 文書の登録 編集 ユーザーに SOP 文書を発行する流れは以下です 1 主文書を登録 ( 教育対象者 有効日 発行日等の設定 ) 2 主文書に添付ファイルがある場合は 登録した主文書に添付するファイルを登録 確定 (1.0 版 ) にする 3 確定前の主文書に確定した添付文書を添付 ( 関連付け ) 4 主文書が承認され 発行日になり主文書が確定になると 主文書 (1.0 版 ) 添付文書 (1.0 版 ) となりユーザーに教育訓練通知が通知 この章では主文書及び添付ファイルの登録 編集 削除方法について説明します 19

20 7.1 主文書を登録する 文書管理画面で表示切替を 作業文書 _ フォルダ表示 に切り替えます 主文書を登録したいフォルダを開き 文書名をクリックします 文書属性を入力し 送信 をクリックします 名前 には 文書番号 副題又は詳細 には 文書名 を入力してください 文書が登録されます 文書を開くと名前と拡張名がドキュメントのヘッダーに含まれ ます ( オプションによっては名前と拡張名がヘッダーに含まれない場合もございま す ) 20

21 文書属性 ( 項目は仕様により異なる場合があります ) No 名称 必須 文字数 概要 制限 1 名前 必須 150 文字 文書番号を入力します 2 大分類 必須 100 文字 大分類名 3 中分類 必須 100 文字 中分類名 4 小分類 必須 50 文字 小分類名 5 所有者 必須 所有者名 6 状態 必須 状態 7 副題又は詳細 128 文字 文書名を入力します 8 備考 100 文字 備考 9 国 必須 地区名 10 有効期限 必須 有効期限 11 発行日 必須 発行日 12 教育訓練対象ユーザー 原則教育訓練通知は教育訓練対象グループを設定しますが 対象グループ外のユーザー個人に通知したい際に 教育訓練対象ユーザーからユーザーを追加します 13 教育訓練対象グループ 教育訓練対象グループ 14 ISO 分類 必須 ISO 分類 15 文書レベル 必須 文書レベル 使用できない文字 < (less than) > (greater than) : (colon) " (double quote) / (forward slash) \ (backslash) (vertical bar or pipe)? (question mark) * (asterisk) INTEGER 表現が 0~31 の ASCII 文字 ファイルの名前及びフォルダの名前の最終文字 "."(dot) 21

22 ファイルの名の最初の文字に使用できない単語 CON, PRN, AUX, NUL, COM1, COM2, COM3, COM4, COM5, COM6, COM7, COM8, COM9, LPT1, LPT2, LPT3, LPT4, LPT5, LPT6, LPT7, LPT8, and LPT9. -- ポイント 取り扱いできるファイルについて 1pdf の登録 表示 2Office 2010 Service Pack 2 (SP2) のバージョン番号 : またはそれ以降 の Word(doc, docx)powerpoint(ppt, pptx)excel(xls, xlsx) の登録 表示 編集 12 以外の文書を登録する場合 ブラウザーの仕様により登録 表示に制限があります 上限について 文書登録は 1GB フォルダアップロードは 1GB をサポートしています 容量が通信環境や大きい場合 通信環境によって途切れる場合があります PDF をブラウザ表示した場合のしおり機能についてブラウザ表示の場合 PDF のしおり機能は OFF になります しおり機能を利用したい場合は ファイルを [ 開く ] にて開いてください

23 7.2 主文書を編集する ファイル名をクリックし 文書を開く 画面が表示されたら 編集モードで開く を選択し [ 確認 ] をクリック または [ 操作 ] >[ 開く ]>[ 開く ] をクリックします Windows 認証画面に AgathaID とパスワードを入力します ファイルが開きます 編集し ファイルの上書き機能で上書き ( ショートカット :ctrl キー +s キー ) をします 7.3 ( 確定前の ) 主文書の属性を変更する 確定前の主文書の属性 ( 教育訓練対象グループや発行日 有効期限 ) を変更するには文書一覧画面から変更したい主文書ファイルの [ 操作 ]>[ 詳細 ]>[ 属性 ] をクリックします 属性パネルが開いたら [ 編集ロックし編集 ] をクリックし [ 文書の属性詳細 ] タブをクリックします 編集可能な状態になるので 属性の編集を行います 23

24 [ 編集し編集ロックを解除 ] をクリックします 編集を保存します 画面が表示されますので版コメントを入力し [ 確認 ] をクリック します 属性パネルを閉じます 属性が変更されました 24

25 7.4 添付ファイルの登録 編集 削除 添付ファイルを登録する文書管理画面で表示切替を [ 作業文書 _ フォルダ表示 ] に切り替えます 主文書の登録されているフォルダに移動します 同じ階層に 添付 フォルダがあるので 添付 フォルダを開き [ 添付を登録 _ 主文書ファイル名 ] の文書名リンクをクリックします ファイルをアップロード 画面が表示されたら添付するファイルを選択又はドロップ し必要項目を入力し 送信ボタンをクリックします ファイルが登録されました 25

26 7.1.2 添付ファイルを確定する 添付ファイルの [ 操作 ]>[ ワークフロー ]>[ 確定 ] をクリックします 確定 画面にコメントを入れ [ 確認 ] をクリックします 添付ファイルの状態が 確定 になります 26

27 7.1.3 添付ファイルを主文書に添付する 添付したいファイルの階層へ移動し ファイルの [ 操作 ]>[ 属性 ] をクリックします [ 編集ロックし 編集 ] をクリックします 編集画面になります 27

28 添付 にある [ 編集 ] をクリックします 添付画面が表示されますので 添付 フォルダをクリックし 添付ファイルがある階 層へ移動します 添付したいファイルを添付画面の 添付ファイルをドラック & ドロップ の枠にドラッ ク ( ファイルの上で 左ボタン を押したまま マウスポインタを目的の場所まで移 動させ )& ドロップ ( 左ボタン を離す ) します 28

29 [ 送信 ] をクリックします 文書が添付されます [ 保存し編集ロックを解除 ] をクリックします 編集を保存します 画面で 版コメント入力し [ 確認 ] をクリックします 属性画面を閉じます 添付ファイルが登録されました 29

30 7.1.4 主文書に添付したファイルの確認ファイルに添付したファイルがある場合 文書一覧画面のファイルアイコンの横に [ 三角形のアイコン ] が表示されます [ 三角アイコン ] をクリックします 添付ファイルが表示されます 確定後の添付ファイルを編集するファイルの状態を 確定 から ドラフト にすると編集が可能です ただし 主文書に添付されている添付ファイルの版は変わりません (1.0 のまま ) 更新した添付ファイルを主文書に添付したい場合 主文書の属性を修正して添付を削除し 更新した添付ファイルを添付します 30

31 確認 画面が表示されますのでコメントを入力し [ 確認 ] ボタンをクリックします ファイルの状態が ドラフト になり編集が可能になります 添付ファイルを確定時に戻す ( マイナー版を削除 ) 確定後の文書を編集し その後編集内容を削除したい場合 確定した時の状態に戻すことが可能です ( 例 1.X 版を 1.0 版に戻す ) ファイルの [ 操作 ]>[ 削除 ]>[ 確定に戻す ] をクリックします マイナー版が削除され 確定時の状態もどります 31

32 7.1.7 添付ファイルを削除する編集ユーザーはファイルを削除できません 管理者に依頼をしてください 管理者がファイルを削除する場合 添付ファイルの状態が 確定 の場合は 状態を ドラフト に戻してから削除ください 7.1.5( 確定後の ) 添付ファイルを編集する 参照 管理者は 添付ファイルの [ 操作 ]>[ 削除 ]>[ 削除 ] をクリックする ファイル削除画面が表示されますのでコメントを入力し [ 確認 ] をクリックします ファイルが削除されます 32

33 8 ワークフロー この章では ワークフローの操作とワークフロー操作のファイルの状態の変化を説明 します ワークフローと文書の状態変化ワークフローを行うと 文書の状態が変わります 承認依頼 状態 が 承認 になります 承認されると 状態 が 公開 に変わります 公開 になると トレーニングタスクが送付されます 発効日になると 状態 が 確定 に変わります ファイルの状態の種類は 3 画面の構成 をご参照ください 33

34 8.1 ファイルのレビュー レビューは 1 対 1 で行う単体レビュー ( 元のファイル形式でレビュー ) と複数人で行う共同レビューの 2 種類があります ここでは 1 対 1 で行う単体レビューの説明をします 共同レビューは操作ガイド基本編 共同レビュー をご参照下さい レビューを依頼する文書管理画面でファイルの [ 操作 ]>[ ワークフロー ]>[ レビュー依頼 ] をクリックします レビュー依頼を送信 画面が表示されます レビューの種類で 元のファイル形式でレビュー を選択します Step1 のフォームをクリックするとワークスペースユーザーが表示されますので レビュアーを選択します 期限は右側にあるカレンダーアイコンをクリックして日付を選択するか YYYY/MM/DD 形式で日付を入力します その他必要項目を選択入力し [ 送信 ] をクリックします 34

35 必須 項目名 概要 必須 レビューの種類 1 元ファイル形式でレビュー Step1 で選択したユーザーと 1 対 1 でレビューを行います 複数人選択した場合 それぞれのレビューアーと 1 対 1 でレビューになります 2 共同レビュー Step1 で選択したユーザーと複数人で同時に 1 ファイルにコメントを入れレビューを行います 必須 Step1 レビューアーを選択します ワークスペースユーザーを選択できます 必須 期限 レビューの締切日を設定します カレンダーアイコンで日付を選択または YYYY/MM/DD 形式で日付を設定します 各レビュー者がレビュー完了した時 レビュー依頼者あてメール通知 ( 承認も同 じ )( チェックなしの場合 レビュー者全員がレビュー完了した時 レビュー依頼 者あてメール通知されます ) コメント コメントを入力できます ファイルのステータスが レビュー ( 砂時計 ) に変更され レビューアーにレビュ ー依頼のメールが通知されます 35

36 8.1.2 レビューする新着情報ページページのマイタスクに レビュー依頼 :( ファイル名 の タスクを行う をクリックします レビュー依頼画面が開きます ( レビュー依頼通知メール内のリンクをクリックし Agatha にログインしても同じレビュー依頼画面が表示されます ) ドキュメントを開く をクリックし ファイルを開き内容を確認します 必要に応じファイルにレビューやコメントをいれ上書き保存が可能です (office ファイルのみ対象 ) [ レビューしました ] をクリックします 編集中 画面が表示されますので版コメントを入力し [ 今すぐ編集を保存 ] をクリッ クします 36

37 ファイルの状態が レビュー になります 37

38 8.2 ファイルの承認 承認を依頼する 文書管理画面に移動し 承認依頼したいファイルの [ 操作 ]>[ ワークフロー ]>[ 承認依 頼 ] をクリックします 承認依頼を送信 画面が表示されます Step1~3 に承認者を指定します Step 1 は必須 Step 2 Step 3 は任意です 指定できる項目はファイルの設定により異なりますが ユーザー名 and/or ユーザー群 or 文書の所有者です ( ユーザー群の場合 複数メンバーが含まれていれば 全員が承認すると そのステップの承認が完了します ) 承認の種類を選択します 期限をカレンダーアイコンで日付を選択または YYYY/MM/DD 形式で日付を設定します その他必要項目を選択入力し [ 送信 ] をクリックします 38

39 必須 項目名 概要 1 のみ必須 Step1~3 承認者や承認グループを選択します 1 から順番に承認フローが回りますので 1 から承認フローを回したい順に承認者を選択してください 必須 承認の種類 1 電子署名承認時に PDF を作成し PDF の最終ページに電子署名を追加します 2 承認 必須 期限 締切日を設定します カレンダーアイコンで日付を選択または YYYY/MM/DD 形式で日付を設定します 各レビュー者がレビュー完了した時 レビュー依頼者あてメール通知 ( 承認も同 じ )( チェックなしの場合 レビュー者全員がレビュー完了した時 レビュー依頼 者あてメール通知されます ) 各レビュー者は承認者を意味します コメント コメントを入力できます ファイルのステータスが 承認 ( 砂時計 ) になり 承認者に承認依頼のメールが通 知されます 39

40 8.2.2 承認 ( 承認を却下 ) する新着情報ページページのマイタスクに 承認依頼 :( ファイル名 ) の タスクを行う をクリックします 承認依頼画面が開きます ( 承認依頼通知メール内のリンクをクリックし Agatha にログインしても同じ承認依頼画面が表示されます ) 文書の承認依頼 画面で [ ドキュメントを開く ] ファイルをクリックし ファイルの内 容を確認し [ 承認します ] または [ 却下します ] をクリックします 確認フォームが表示されますので パスワード と 役割 / 理由 を選択し [ 承認 ] ボタンをクリックします 40

41 承認された場合 ファイルのステータスが 確定 ( 承認後で且つ発効前の状態 ) にな り タスクが完了します このとき ファイル登録時に設定した対象ユーザーや対象 グループに教育訓練通知メールが送信されます 電子署名での承認の場合 システムは PDF を作成し 各承認者に対して ユーザー の名前 署名日 署名の理由 および文書のハッシュを含む署名ページを PDF の最終 ページに挿入します 41

42 8.3 ワークフロー ( レビュー 承認 ) の進行状況を確認する レビュー 承認の進行状況を確認したい場合 確認したいファイルの状態のステータ スをクリックします ワークフロー履歴 画面が開き 進行状況を確認できます 8.4 ワークフローをキャンセルする 管理者のみ 編集ユーザーはワークフローをキャンセルできません ワークフローのキャンセルは管理者へ依頼してください 管理者はファイルの状態をクリックしワークフロー履歴画面からキャンセルが可能です 42

43 9 変更管理 ( 公開後の主文書の属性を変更する ) SOP 文書は 有効期限が切れる前に SOP のレビューを行い 必要があれば改訂しま す 改訂の必要がなければ 有効期限を延長します Agatha SOP では 主文書の公開後 有効期限になる SOP を有効期限前に確認する為に 有効期限の 60 日前になるとシステムから自動で主文書の所有者に変更管理タスク ( 及びメール ) が送信されます ここでは 改定の必要がある場合の ( 確定状態の ) 主文書を編集する方法を説明します 9.1 主文書ファイルの変更管理承認依頼をする 主文書を編集するには 主文書の所有者へ 変更管理 承認依頼を行い 主文書の状態を ドラフト ( 編集可能な状態 ) にする必要があります 変更したい主文書の [ 操作 ] >[ ワークフロー ] >[ 変更管理 ] をクリックします 変更管理画面で変更できる項目は以下です 状態/ 所有者 / 発行日 / 有効期限 / 教育訓練対象ユーザー / 教育訓練対象群尚 所有者 発行日 有効期限 教育訓練対象を変更しても 文書の版は変わりません 43

44 変更管理フォームが表示されます コメント欄に変更してほしい内容を入力して [ 確認 ] をクリックします 画面には 変更管理が開始されました と表示され 変更管理タスクが主文書の所 有者のタスクリストに追加されます ( 変更管理依頼メールが送付されます ) 44

45 9.2 変更管理を承認し属性を変更する 主文書の所有者は変更管理承認依頼メールを受信します ( 所有者のマイタスクに 変更管理承認依頼 のタスクが追加されます ) 所有者は メールのリンク ( または マイタスクの [ タスクを行う ]) をクリックします 所有者は変更管理依頼者のコメント内容を確認し 主文書の属性を変更します 45

46 主文書の内容を変更する場合 状態を ドラフト にします 確認画面が表示されますので パスワード と 役割 / 理由 を入力 選択し [ 承 認 ] ボタンをクリックします 数分後 ファイルの状態が 確定 または 発行日の場合 公開 になります ( ドラフトにした場合を除く ) 46

47 10 教育訓練記録 10.1 教育訓練受講者が 教育訓練を受講する 文書が公開状態になると トレーニング受講者の新着情報画面のマイタスクに トレー ニング タスクが作成されます 同時に Agatha システムから トレーニングのお知らせメールが来ます 新着情報画面のマイタスクの [ タスクを行う ] または トレーニングお知らせメールの リンクをクリックします 47

48 トレーニング画面が開きますので 対象文書に添付されているファイルをクリックし 内容を確認します ファイルを閉じます トレーニング画面にもどり [ 承認します ] を クリックします 確認画面にパスワードを入力し 役割 / 理由が [ 理解しました ] になっていることを確認 し [ 承認 ] をクリックします マイタスクから受講したタスクが消えます 48

49 10.2 教育訓練実施状況を確認する 管理者のみ 管理者は 教育訓練実施状況を確認できます 教育訓練実施状況は ユーザー ( 会員 ) 毎または 文書毎に確認が可能です 管理者は文書管理画面で表示切替を 教育訓練記録 - 会員毎 または 教育訓練記録 文書毎 切替えます 教育訓練状況を確認できます 49

50 状況は 承認 ( 砂時計 ) が未受講 確定 が受講済みを示しています 50

51 11 印刷制御 AgathaSOPで管理されているファイルの印刷は制御がされています 印刷するには印刷制御タスクを開始し 自身で承認する必要があります 承認が得られると 印刷フォームへのリンクを含むメールを受け取り印刷することが可能となります 印刷条件編集以上の権限であることファイルの状態が 確定 となっていること印刷は 承認許可後 1 時間以内 <その他 > 印刷できるのはPDFファイルのみです 印刷すると ファイルに印刷したユーザーの名前 場所 印刷日が記載されます 印刷制御以外から印刷した場合 ファイルに Uncontrolled print と印字されます 編集ユーザーは 文書管理画面から印刷したいファイル ( 状態が確定のもの ) の [ 操 作 ]>[ ワークフロー ]>[ 印刷制御 ] をクリックします 印刷制御 画面が表示されますので コメントを入力し [ 確認 ] をクリックします 51

52 文書管理画面に 印刷制御が開始されました のメッセージが表示され 印刷制御開 始者に印刷承認のメールが通知されます 印刷制御開始者に印刷承認タスクが作成されます ( 印刷制御開始者にメール通知が されます ) 印刷制御開始者は新着情報画面のマイタスクから [ タスクを行う ] をクリ ックするか印刷承認メールのリンクをクリックします 52

53 印刷承認画面が開きます 印刷したファイルを配布する場所を ロケーション の入力フォームに入力し タスク コメントを任意で入力し [ 承認します ] をクックします 53

54 確認画面で パスワード と 役割 / 理由 に 印刷を承認 が選択されていることを確認 し [ 承認 ] をクリックします 編集ユーザ ( 印刷制御開始者 ) の印刷承認タスクが消えます 編集ユーザーは 印刷制御承認通知を電子メールで受取ります メール内のリンクをクリックします ( メールのクリックは受信後 1 時間以内に行う必要があります ユーザーが 1 時間後にクリックすると リンクは無効になります ) 54

55 印刷フォームが表示され ファイルを印刷するリンク ( プリンターアイコン ) が表示 されます ユーザーは プリンタ アイコンをクリックします ファイルがダウンロードされます ファイルを開くと各ページのフッターに 印刷された制御されたコピーであること ( controlled print ) 現在の日時 (GMT) ロケーション ( 配布予定の場所 ) 印刷したユーザー名が印刷されます 55

56 12 SOP 文書の廃棄 12.1 主文書の状態を廃棄にする [ 操作 ]>[ ワークフロー ]>[ 変更管理 ] をクリックします 変更管理フォームが表示されますので コメント欄に廃棄依頼の内容を入力して [ 確認 ] をクリックします 画面には 変更管理が開始されました が表示されます 主文書の所有者に変更管理承認依頼メール及びタスクが送信されますので 所有者は通知メールのリンクをクリックするか 新着情報ページのマイタスクの変更管理承認依頼の [ タスクを行う ] をクリックします 変更管理承認依頼 画面が表示されますので 状態を Obsolete( 廃棄 ) にし [ 承認します ] をクリックします 確認画面で パスワード と 役割 / 理由 を選択し [ 承認 ] をクリックします 廃棄文書が廃棄になりました ( 編集ユーザー画面では画面から非表示になります ) 56

57 12.2 廃棄した主文書を確認する 管理者のみ 管理者は廃棄されたファイルを確認することができます 文書管理ページの表示切替メニューで 全文書 を選択します 廃棄したファイルが表示されます 57

58 13 資料機能一覧について 主な機能とアクセス権は Agatha ヘルプセンター ( をご参照ください ヘルプセンター >ナレッジベース> 操作ガイド主な機能とアクセス権 76

59 14 その他お問い合わせ お問合せは Agatha ヘルプセンター ( をご利用ください ヘルプセンターの お問い合わせ タブをクリックするとお問い合わせフォームが表示されます ヘルプセンター 77

60 Agatha サポート平日 9:00~17:00 Agatha ヘルプセンター : お問合せフォーム : [email protected] TEL : メール ([email protected] 宛 ) のお問い合わせについて以下項目をご連絡ください 件名 : SOP 件名氏名 : ユーザー ID: メールアドレスオーナー名 ( 組織名 ): 画面右上に表示される組織名ワークスペース名 : 利用環境 :1 利用環境確認ページ をクリックし表示された画面を送付ください 利用環境確認ページ 2office バージョン番号キャッシュのクリア及び再読み込み実施状況 : 実施可否詳細 : 現象やステップを記載ください いつから だれが ( 権限 ) どこで ( ワークスペース名 階層 ) どのような操作の際に何の現象が起こったかファイル名 ファイル形式等 78