メールの仕組みとマナー

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1 年度春学期情報基礎第 3 回 メール ICT Foundation と Campus Network System 入門

2 2 第 3 回の目次 メールの仕組みとマナー Campus Network System とは

3 3 ICT Foundation メールの仕組みとマナー

4 4 手紙の場合 1 手紙の本文を書く 2 封筒に入れ届け先の住所氏名を書く 3 切手を貼る 4 ポストに投函する 5 郵便局は手紙を集荷し 配達する クライアント : 手紙を投函する人もしくは受け取る人サーバ : 郵便局サービスの内容 : 手紙を指定の送り先まで届けてもらう

5 5 メールの送受信 1 SFC の送信メールサーバ うちの大学宛だ メールきてる? t12000xx きてるよ s12000yy SFC の受信メールサーバ

6 6 メールの送受信 2 SFC の送信メールサーバ よそ宛だ t12000xx インターネット

7 7 メールサーバの仕事 宛先を見て どこへ向かって通信すればいいか決める 通信が失敗したときは 再送を試みる 受信したメールを保存する ( ユーザのPCは 常に電源が入っていてネットワークに接続されているとは限らないので ) メールの転送やメーリングリストの処理をする

8 8 メールの構成 ヘッダ領域とボディ領域で構成 ヘッダ領域 差出人 (From) 宛先(To) 件名(Subject) や送信時間などの情報が記録された部分 郵便番号や住所に当たる部分 ボディ領域 文章やマルチメディアデータなどを記述するための本文 手紙の中の文書や写真に当たる部分 ボディ領域 ヘッダ領域

9 9 転送機能 どんな時に使う? 同内容のメールを複数の人に出す際に 一通ずつゼロから書いて送信するのはとても効率が悪い 転送すれば1 回送信するだけで複数の人に送れる カーボンコピー (Cc) 転送機能 Cc の宛先はヘッダ領域に書きこまれて 本来の受取人に加えて 参考で情報を受け取った人が誰であるかが明示される ブラインドカーボンコピー (Bcc) Bcc でメールを受け取った人以外は転送されたことが分からない

10 10 To と Cc B さんが宛先 C さんに参考までに送付したい To A さん B さん Cc C さん

11 11 To と Bcc B さんが宛先 B さんは C さんに Bcc されているこが分からない To A さん B さん Bcc C さん

12 12 Cc の便利な使い方 メールでレポートなどを提出する場合 To: 提出先のアドレス Cc: 自分のアドレス 提出したメールが自分にも配送される 安心感がある 事前に十分にチェックすべきだが 万が一提出ファイルの間違いなどがあればすぐに対応できる 完全ではないが 提出の証拠になる

13 13 メーリングリスト ひとつのメールアドレスにメールを送るだけで 複数の人に届くような仕組み 誰が入っているか分からないメーリングリストを使う場合は 個人情報を流さないなどの注意が必要 下記のような機能を提供するメーリングリスト管理ソフトを使うのが一般的 メンバーの追加 削除 サブジェクトにメーリングリスト名や一連番号を挿入 メールの保存や検索

14 14 署名 (signature) 電子メールの末尾に付加される 送信者の氏名や所属 連絡先などを数行にまとめたもの = 誰から送信されたメールかわかりやすい 最近の電子メールソフトは ユーザが作成した署名を保存して 送信するメールの最後に自動的に付加する機能がある 署名

15 15 引用 差出人が書いた文章をそのまま残して それに対して返答をつけていく方法 引用を用いる事で メール内の文章の論旨をより明確に出来る これは引用の部分 ということを明示したい場合には 一般的に該当部分の前に >( 半角 ) を用いる 引用

16 16 メールを送受信する際の注意点 容量の大きいファイルは添付しない 送受信に時間がかかる 分かりやすい文章を心がける 返信や引用などの機能を用いて どういった内容についてのメールか明確にした方が良い 添付されたファイルを無闇に実行しない ウィルスが添付されている可能性があるため

17 17 質問メール ( 悪い例 ) 件名 なし 本文 課題のダウンロード方法がよくわかりません 教えていただけないでしょうか??

18 18 質問メールの注意点 何クラスの誰なのかをきちんと名乗る 情報基礎 クラスのXXです 経過と問題点を丁寧に報告する まではできたのですが から先が分かりません はしてみたのですが と表示され うまくいきません ソフトに関する質問の場合は自分の環境を分かる限り報告するとよい PCは?( 特別教室 or 自宅のパソコン ) OSは?(Mac or Windows XP or Windows Vista) Webブラウザは?(Firefox or Internet Explorer)

19 演習 19 自分の署名を作ってみましょう 名前 学部 学年 メールアドレス その他あれば ( サークルなど ) 例 : 署名を作ってみよう 慶應太郎 (t12472ms@sfc.keio.ac.jp) 慶應義塾大学環境情報学部 1 年 諭吉同好会 (

20 演習 署名を作ってみよう 2 20 Thunderbird に署名を設定する方法 Thunderbirdを起動し 上部のメニューから ツール を選択し アカウント設定 をクリック 署名編集 の欄に署名を書く

21 演習 署名を作ってみよう 人 1 組でグループを作ってください 各自で署名をつけた自己紹介メールを書き 1 人にToを用いて もう1 人にはCcを用いて送信してください メールを受け取った人は 返信するようにしてください

22 22 学校以外で CNS のメールを見る方法 方法 1: 設定不要で手軽な Web メール 利点 : 設定不要でどこでも手軽に使える 欠点 : 操作性はメールソフトの方がよい 方法 2: 手持ちの PC にメールソフトを設定する 利点 : 操作性がよく 高機能 欠点 : 最初に設定が必要 各種ソフトの設定方法は を参照 左メニューの コンピュータ > 電子メール関連 > 電子メールの利用について > 各種メーラーの設定方法 に方法の一覧がある

23 23 ICT Foundation Campus Network System とは Copyright 2010, IT Gatekeeper Project Ohiwa Lab. All rights reserved.

24 Campus Network System (=CNS) って何だろう? 24 そもそもネットワークって何だろう コンピュータ同士を接続し 互いに情報を共有 & 交換できる環境 CNS= 学術目的のネットワーク 教育 / 研究活動支援のためのネットワーク 営利目的には利用してはならない SFCの学生や教職員 卒業生等が利用可能

25 25 CNS を利用するためには何が必要? アカウント コンピュータやネットワーク上の資源を利用できる権利のこと または利用する際に必要な ID のこと ログイン名 各ユーザに一意に割り振られる名前で CNS のコンピュータを利用する際に用いる ログイン名は t12000xx のように表し はじめのアルファベットが学部 (t は環境情報学部 s は総合政策学部 ) 次の 2 桁の数字が入学年度 (2012 年度入学なら 12) その後ろの 3 桁が学籍番号から計算された値 最後のアルファベット 2 文字が氏名のイニシャルとなる パスワード ユーザが本当にそのアカウントの持ち主であるかを確認するために用いられる

26 26 施設案内 CNS が利用できるコンピュータの設置場所 特別教室 (κ18,ε17,ι18,ο17,λ11,λ18,λ21) メディアセンター 各研究室等 各施設に入る為には学生証が必要 利用時間などについては を参照

27 27

28 28 CNS 利用上の注意点 1 パスワード更新 更新期限は 90 日 パスワードを更新しないと CNS を利用できなくなる 何故更新しないとダメなのか パスワードの漏洩防止のため 不正にログインされて自分のファイルを消去 変更されたりするだけでなく CNS のシステム全体の破壊につながる危険性がある

29 29 CNS 利用上の注意点 2 施設内での飲食は厳禁 こぼした場合 機器類の故障に繋がる ログインした状態で長時間席を立たない 誰かに不正な操作をされるかもしれない 利用したい他のユーザの迷惑にもなる 知的財産権を侵害してはならない P2P ファイル共有ソフトなどは 知的財産権を侵害するような目的で利用してはならない セキュリティや知的財産権に関しては 授業の後半で解説する

30 30 CNS に関するサポート CNS を利用する上で何か不明な点や問題が発生した場合 湘南藤沢インフォメーションテクノロジーセンター (ITC) または CNS コンサルタントまで質問すること ITC CNSC

31 31 ICT Foundation ネットワークドライブの活用 Copyright 2010, IT Gatekeeper Project Ohiwa Lab. All rights reserved.

32 32 ファイルサーバって何? あるユーザが所持している情報を ファイルサーバというコンピュータに保存することで ネットワークを介して他のユーザと共有 利用できる ファイルサーバ上にあるファイルは ( 許可されていれば ) 誰でも他のコンピュータから読みこんだり書きこんだりできるため データの一括管理が可能になる

33 33 ファイルサーバの概念図 ファイル A ファイルサーバ ファイルサーバに保存したファイルは ネットワークに接続したどの端末からでも利用することができる 端末 A 端末 B 端末 C 端末 D

34 サーバ (server) と クライアント (client) 34 クライアント ネットワークにおいて サーバの提供する機能やデータを利用するコンピュータやソフトウェア サーバ ネットワーク上において クライアントコンピュータに対し自身の持っている機能やデータを提供するコンピュータ 前半に説明したメールだと サーバ = メールサーバ メールソフト = クライアントという関係になる

35 35 ネットワークドライブの概念 リモート ( 遠隔操作 ) ドライブともいう ネットワークで接続された別のコンピュータ内の情報を 自分のコンピュータ上で扱える

36 36 テキストエディタって何? 文字のみのファイル ( テキストファイル ) を作成 編集するためのソフトウェア テキストの入力やコピー 置換などの機能を持ち ワープロソフトに比べて高速に動作する ただし レイアウトや文字飾りなどの機能は持たない

37 37 テキストエディタの種類 Windows に付属する メモ帳 や UNIX 系 OS で利用可能な Emacs Mac OS に付属する テキストエディット などがテキストエディタ 次回は mi というテキストエディタの使い方を紹介する

38 演習 テキストエディタを使ってみよう 38 テキストエディット (Mac OSに付属するエディタ ) を使用してみましょう 何か打ち込んだら ファイルに名前をつけて デスクトップ保存してみよう

39 演習 ネットワークドライブの活用 39 今使っている端末からログアウトする 隣の人と席 ( 端末 ) を交替してログインする 演習で作ったファイル ( デスクトップにあるはず ) が異なる端末でログインしても見れることを確認しよう デスクトップや書類 ピクチャ ミュージックなど CNSiMacで表示されているフォルダはネットワークドライブに保存される Work はネットワークドライブではない