Office365(メール)

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1 Office365( メール ) 利用ガイド Office365( メール ) の基本的な使い方 ( 受信メールの確認 送信など ) を記載した利用ガイドです 5 版 2016/04/01

2 1 はじめに 内容 1. はじめに 本書の目的 改版履歴 基本編 ログイン ログアウト 受信メール確認 メールフォルダ作成 メール送信 メール作成画面を別ウィンドウで開く メールの印刷 メールの下書き保存 テキスト形式でのメール送信 メール転送設定 署名の作成 表示設定の変更 アドレス帳の管理 応用編 メールの自動振り分け Outlook2010 利用 メールクライアント利用 よくある質問

3 1 はじめに 1. はじめに 1.1. 本書の目的 本書は Office365 メールの教職員及び学生用の利用ガイドです 1.2. 改版履歴 2 版 初回ログイン時に表示される画面の説明を追加 タイムゾーン設定と画面表示が変わってしまった場合の復帰手順を補足説明として追加 章構成の変更( メール転送をデータ移行より後の手順に変更 ) メールデータ移行実施後ダウンロード中に PC の電源オフにしても問題ない旨追記 メールの自動振り分け設定について追記 3 版 新規利用ユーザ向けの記述を追記 アドレス帳の移行で 部署 会社電話 自宅電話 会社 FAX の移行方法を追記 アドレス帳の移行で 電子メール表示名 の記載方法を追記 Excel で作成した一覧をアドレス帳に取り込む際のヘッダ情報について補足に追記 4 版 Office365 バージョンアップに伴い画面レイアウトを含めて記載内容を更新 5 版 Office365 バージョンアップに伴い画面レイアウトを含めて記載内容を更新 アドレス帳一括インポートの項目を削除 2

4 2. 基本編 2.1. ログイン ポータル ) にログインし 左側のメニューから メール (Office365) をクリックします Office365 のサインイン画面が表示されます と同じユーザ名とパスワードを入力し サインイン をクリックします Office365 にログインしました メールのアイコンをクリックします 受信トレイの閲覧画面が表示されます 3

5 2.2. ログアウト 画面右上の人型のアイコンをクリックします メニューが展開しますので 一番下にある サインアウト をクリックします ログオフ処理が行われます サインインの画面が表示されれば ログアウトは正常に行えています 注意! ブラウザを閉じただけでは Office365 メールからはログアウトしていません! 終了時には必ず サインアウト を行うようにして下さい 特にラウンジや図書館など共用で使う端末について Office365 メ ール及び他システム (n-pass 等 ) も必ずログアウトして下さい 4

6 2.3. 受信メール確認 画面の左側に メールフォルダ 中央に メール一覧 右側に メールの内容 が表示されます 通常は受信トレイにメールが届きますので 一覧からメールを選択して 本文を確認します S メールフォルダ メール一覧 メール本文 5

7 2.4. メールフォルダ作成 届いたメールをフォルダ分けして保存しておく場合には 受信トレイの下にフォルダを作成できます フォルダ右の + をクリックします フォルダ名の入力欄が表示されますので キーボードでフォルダ名を入力します 対象のメールをメール一覧からフォルダにドラッグ & ドロップする事で フォルダにメールを移動できます 受信したメールを指定したフォルダに自動的に移動する方法は 応用編 に記載しています 6

8 2.5. メール送信 画面左寄り上の + 新規作成 をクリックします メールの作成フォームが右側に現れます 宛先の入力は 2 パターンあり 直接メールアドレスをキーボードで入力するか アドレス帳から宛先を入力する場合は 宛先 をクリックしてください 7

9 連絡先の一覧画面が開きます 対象のアドレスの右側の + をクリックします 宛先欄に名前が表示された事を確認し 保存 をクリックします メール作成画面に戻り 宛先が設定されています 件名 本文を入力します 8

10 添付ファイルがある場合には 添付 ボタンをクリックして ファイルを添付します OneDrive for Business によって向上する添付ファイル とメッセージが表示される場合があります 閉じる をクリックして下さい 9

11 OneDrive for Busines への接続中に何らかの問題が発生しました とメッセージが表示される場合があります 問題はありませんので 作業を続行して下さい 画面左寄りの コンピューター をクリックします エクスプローラのウインドウが表示されますので 添付したいファイルを選択して 開く をクリックします 10

12 Office365 の画面に戻ると添付方法を選択する画面が表示されます コピーとして添付 をクリックして下さい ファイルが添付されます 11

13 送信ボタンを押して メールを送信します 送信したメールは 送信済みアイテム に保存されます 12

14 2.6. メール作成画面を別ウィンドウで開く 別ウィンドウでメール作成画面を開くことにより 戻るボタンを押してしまった際の メールの消失を避けることができます 画面右上の 別のウィンドウで開く ボタンをクリックします メール作成時に常に 別のウィンドウで開く ように設定する事もできます 画面右上の歯車のアイコンから オプションを選択します 13

15 メール > 閲覧ウィンドウ で 別のウィンドウでメッセージを入力する にチェックを入れて 保存 を押してください 14

16 2.7. メールの印刷 受信したメールを印刷する場合の手順を説明します 印刷したいメールをメール一覧から選択した状態で メニュー右寄りの をクリックし 印刷 をクリックします メールが別ウィンドウで表示されて 同時に 印刷 のダイアログが表示されます 印刷したいプリンタを選択して 印刷が行えます メニューの 印刷 をクリックしてもダイアログが出ない場合は 2 回 印刷 をクリックすると表示される場合があります 15

17 2.8. メールの下書き保存 メール作成中に下書き保存を行いたい場合には をクリックし 下書きの保存をクリックします フォルダー下の その他 をクリックします 16

18 左側に 下書き の項目が表示されるので 下書き保存した メールの一覧が表示されます 下書きの続きを作成したい場合は 一覧からメールを選択し 画面右上のペンのマークをクリックすると 編集の続行ができます 保存した覚えがないメールが下書きフォルダに存在する場合があります これは メールソフトの方で作成中のメールを自動的に下書き保存する機能がある為です ( メールを作成しようとして その後やはり送らずにブラウザを閉じた場合などに残ります ) 不要であればお手数ですが個別に削除願います 17

19 2.9. テキスト形式でのメール送信 Office365 は標準では HTML 形式でメールを送信します 相手先によっては メールが正しく表示できない場合がある為 テキスト形式でメールを送信する事で 正常にメールが送信出来る場合があります 警告が表示されますので OK をクリックします メールがテキスト形式になります ( 文字の色やフォントなどのオプションが非表示になります ) 18

20 送信メールを標準で テキスト形式 にする場合には 画面右上の歯車アイコンをクリックし オプションをクリック メール > レイアウト > メッセージ形式にて変更が可能です 19

21 2.10. メール転送設定大学のメールアドレス宛てに届いたメールを 他のメールシステムに転送する設定方法について記載します 画面右上の歯車アイコンをクリックし オプションをクリックします メール>アカウント> 転送をクリックします 転送を開始する にチェックを入れ 転送先のメールアドレスを記入します 転送されたメッセージのコピーを保持する にチェックを必ず入れて下さい チェックを忘れずに! 転送を中止する場合には 転送を中止 ボタンを押せば設定が解除されます 注意 転送設定をしたら Office365 にメールが届かなくなった? 転送設定を行ってから 転送先 ( 自宅など ) にはメールが届くが 大学の Office365 メールにメールが届かない! という問い合わせを頂いた事があります 上の画面の 転送されたメッセージのコピーを保存する をチェックし忘れると Office365 上にはメールは残らないので 注意願います 20

22 2.11. 署名の作成メールの最後に自分の連絡先などを記載した署名を付記する方法について記載します 画面右上の歯車アイコンをクリックし オプションをクリックします メール>レイアウト>メールの署名を選択します 新規作成のメールに毎回署名をつける場合は 作成する新しいメッセージに自動的に署名を追加する をチェックします 転送 返信の際にも署名を付ける場合は 転送または返信するメッセージに自動的に署名を追加する をチェックします メールの署名 欄に署名の内容を記載します 保存 ボタンを押して設定を保存します [ 21

23 確認 ] 新規メールの作成時に署名が記載されています なお 自動追加の設定を行わない場合には > 署名を挿入 で署名を追加できます 22

24 2.12. 表示設定の変更 Office365 の表示レイアウト設定を変更するには 画面右上の歯車アイコンをクリックし 表示設定 を選択します zzzzz 表示設定画面が表示されます 閲覧ウィンドウ メッセージ一覧 スレッド のリンクをクリックすると それぞれの設定を行うことができます 23

25 < 閲覧ウィンドウ > 閲覧ウィンドウ ( 主にメール本文を表示 ) を画面の右に表示する 下に表示する 表示しないという設定が行えます 右に表示した場合は以下のようになります 24

26 下に表示した場合には以下のようになります 表示しない場合にはメッセージ一覧のみ表示されます ( メールを開く場合は 対象のメールをダブルクリックして別ウィンドウで開きます ) 25

27 なお レイアウト設定はフォルダ毎に設定を個別に保持していますが 全フォルダに反映させる場合には 設定画面中ほどにある すべてのフォルダに適用 にチェックを入れ OK ボタンを押すことで 全フォルダの設定が変更されます メール削除した場合 次に開くメールを前にするか 次にするかの動作も選択ができます 26

28 < メッセージ一覧 > メール一覧の表示に関する設定を変更できます < メッセージの表示方法を選びます > レイアウトの 送信者名が最初 の状態は以下の表示になります 標準はこの状態です 件名が上 にすると 表題が目立つ表示になります < プレビューテキストを表示するかどうかを選びます > プレビューテキストを表示しない にチェックを入れると 一覧に本文は表示されなくなります ( 結果 一覧に表示できる件数は増えます ) 27

29 < スレッド > スレッド表示をオンにしているフォルダで 表示ルールを変更できます なお フォルダ毎のスレッド表示のオン オフの設定は各フォルダで設定して下さい 標準ではスレッド表示はオンになっています 28

30 <Outlook Light バージョン> Office365 の Light バージョン設定を変更するには 画面右上の歯車をクリック> オプション Outlook の Light バージョンを使用する にチェックを入れて Office365 を一度サインアウト サインインする事で 表示が簡略化された Office365 メール機能に表示が変更されます 一部機能が利用できない等の制限がありますが ブラウザが古いバージョンで正常に動作しない場合などは設定する事で動作が安定する場合があります 次回ログイン時から 以下のような画面レイアウトになります 再度通常の Office365 の表示に戻す場合には オプション > Outlook のバージョン を選択して Light バージョンを使う を使用するのチェックを外して 保存 をクリックして下さい 次回ログイン時から元の画面表示に戻ります 29

31 2.13. アドレス帳の管理 アドレス帳の管理を行うには 左上のタイル状のアイコンをクリックすると ホーム画面に似たような機能の一覧が出てきますので 連絡先 のアイコンをクリックして下さい + 新規作成 をクリックして下さい 30

32 入力の画面が表示されます 入力がおわりましたら 保存 をクリックして下さい 31

33 3 応用編 3. 応用編 3.1. メールの自動振り分け メールの送信者毎にメールを自動振り分けを行う設定について説明します 先に受信トレイに振り分け用のフォルダを作成しておきます ( ここでは 学生 03 という名前で作成しています ) ここでは 学生 03 という学生からのメールを 学生 03 フォルダに自動振り分けする設定の例とします 受信トレイで振り分けしたい人からのメールを選択し 右クリック > メニューから ルールの作成 を選択します 右クリック 32

34 3 応用編 新しい受信トレイルールの画面が開きます ルールの名前を入力し 条件を選択します 条件が 1 つの場合は をクリックし 項目を削除して下さい < 次のすべてを実行する> メッセージを次のフォルダに移動するを選択します < フォルダーの選択 > 画面が表示されますので 自動振り分けしたいフォルダ ( ここでは 学生 03 ) を選択して OK をクリックします 33

35 3 応用編 振り分け先フォルダが 学生 03 に確定しますので OK をクリックします 以降のメールは 学生 03 フォルダに届くようになります Office365 の仕様で フォルダ振り分けしたメールは 新着表示 の対象にならない点 ご注意願います 34

36 3 応用編 学生 03 フォルダにメールが格納されています 35

37 3 応用編 3.2. Outlook2010 利用 クライアントに Outlook2010 が導入されている場合には Outlook2010 をメールクライアントとして利用できます 以下の例のようにアカウントの情報を入力して 次へ をクリックします 36

38 3 応用編 接続に数分かかります 以下の画面が出れば完了です 37

39 3 応用編 以下のダイアログが表示されますので OK をクリックします Outlook2010 を再起動するため 右上の で一度終了します 再度 Outlook2010 を起動すると パスワードを求められますので 入力します 自分専用の端末の場合は 資格情報を記憶する にチェックを入れれば毎回パスワードの入力は不要になります ただし 他の人が操作する可能性がある場合には パスワード入力なくメールの閲覧が出来てしまいますので注意願います 38

40 3 応用編 以下 Outlook2010 でも Office365 メールの閲覧 送信等が行えます メールや連絡先のデータはブラウザで参照しているデータと同じ内容になりますので Outlook2010 で送受信したメールも 後 で WEB ブラウザで確認する事ができます 39

41 3 応用編 3.3. メールクライアント利用 Outlook 以外の通常のメールクライアントで利用する場合 メールクライアントに設定するサーバ情報について以下の場所で確認できます 画面右上の歯車をクリック> オプション をクリック メニュー >アカウント>POP と IMAP をクリックします POP サーバ IMAP サーバ SMTP サーバの情報が表示されます いずれも暗号化通信が必須となりますので 暗号化 (SSL) に対応したメールクライアントをご利用下さい 各メールクライアントでの設定方法は 各ソフトのマニュアル等で確認願います 40

42 4 よくある質問 4. よくある質問 質問が増えてきましたら 更新いたします 41

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