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とよみだいほうじ
5 years ago
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1 電子メール 1 電子メールの利用 1.1 電子メールアドレス電子メールはインターネット上のサービスの一つで, インターネットに接続された情報端末同士で情報をやり取りすることができます. 送信できる情報はテキストだけに限らず, 添付ファイルとして画像, 動画, 音声, 各種ファイルも送信できます. 送る際には abcdef@ghij.co.jp や kawakatu@abcd.com, dohi@aaaa.ac.jp といった相手先のメールアドレスを指定します. ここで abcdef や kawakatu はユーザを表し,ghij.co.jp, abcd.com, aaaa.ac.jp はメールサーバを特定するためのドメイン名を表す. ユーザ名については, 以下の規則があります. 英字 ( 大文字と小文字は本来区別されるがメールサーバによっては同一としている.) 数字と一部の記号 (- _. *! # $ % & * + / =? ^ ` { } ~, 但しメールサーバよっては使えないようにしている場合が多い ) ピリオド (.) の直前, 連続しての利用は不可なお, 二重引用符 "" で囲っている場合には,( ) < > [ ] : や空白も利用可能. ドメイン名はインターネット上の住所に相当し, 以前説明した IP アドレスと DNS(Domain Name System) によって対応付けられます. ドメイン (domain) は日本語で領域といった意味. 国別のコード (jp, uk, de 等 ), 組織別のコード (ac, go, co 等 ), ホスト名等から構成されます. また, 国別コード以外に.com( 商用目的 ),.net( 管理組織 ) 等のドメインもあります. ドメイン名の管理は各国の NIC (Network Information Center) で管理されています. 学生要覧の教員一覧を見ますと, 図 1 の右側に記載したドメイン名が出て来ます. jp 日本 ac 大学 dendai 電機大 u-tokyo ms 全キャンパス共通 ( 学生用 ) mail 全キャンパス共通 ( 教員用 ) cck 東京千住キャンパス co ccs 埼玉鳩山キャンパス chiba 千葉ニュータウンキャンパス go kgn 東京小金井キャンパス ne ad eee 電気電子工学科 fr ロボットメカトロニクス学科 c 情報通信工学科 im 情報メディア学科図 1 メールアドレスの構造 ( 本学の一例 ) 1

2 1.2 電子メールの仕組み BさんからAさんにメールを送ることを考えましょう. 図 2 に電子メールの仕組みを示します. 電子メールはまずBさんの情報端末からBさんが使っている送信側のメールサーバに送られます. 送信側のメールサーバは契約しているインターネットサービスプロバイダ, 会社や大学, またはそれらが契約するデータセンター等にあります. 受け取った送信側のメールサーバは送信先メールアドレスのドメイン名に相当するメールサーバにメールを送信する. 受け取ったメールサーバはメールをサーバ内に保管する.A さんは定期的にメールサーバにメールが来ているかどうか問い合わせをする. メールが来ていればメールサーバからメールを情報端末に表示します. B さん A さん図 2 電子メールの仕組み 1.3 メールの作法現在, 仕事で使う通信手段として一番多いのが電子メールといわれています ( ビジネスメール実態調査 2015, より ). 仕事でのメールの場合, 正しく伝わるか, ちゃんと届いているか, 添付ファイルが相手にもみられるか ( 対応するアプリケーションがあるか ), など注意することがあります. 代表的なものをここで学んでおきましょう. (1) TO, CC, BCC の使い分け本来送るべき相手は TO のところにメールアドレスを書きます. 複数のアドレスを書くこともできます. これに対して CC(Carbon Copy の略 ) は同じ内容を参考のため等に送っておく相手のアドレスを書きます. この時,TO のところに書かれた人にも CC の人に送っていることが分かります.BCC(Blind Carbon Copy) は TO や CC の人達には送ったことを知らせずに同じ内容を送る時に使います. ですので,TO で受け取った人が全員に返信を送るとしてメールを返信しても BCC の宛先だった人には届きません.BCC は送り先のメールアドレスを TO の人に知らせたくない場合などに使います. 2

図 3 TO, CC, BCC の使い分け (2) メールの例件名は内容が分かるものを, 本文は相手の名前, 自分の名前, 簡単な挨拶, 内容, 末文を記載します. 件名会社訪問のお願い ( 東京電機大学川勝 ) <- 件名で内容がすぐわかる様に. 後で検索もしやすくアーア株式会社第一技術部 <- 相手の会社名は省略しない. 部署名もわかれば書く. 山本太郎様突然のメール失礼いたします.

3 図 3 TO, CC, BCC の使い分け (2) メールの例件名は内容が分かるものを, 本文は相手の名前, 自分の名前, 簡単な挨拶, 内容, 末文を記載します. 件名会社訪問のお願い ( 東京電機大学川勝 ) <- 件名で内容がすぐわかる様に. 後で検索もしやすくアーア株式会社第一技術部 <- 相手の会社名は省略しない. 部署名もわかれば書く. 山本太郎様突然のメール失礼いたします. 本学の就職担当鈴木より <- 自己紹介. 知り合いなら所属と名前だけ連絡先を聞きました東京電機大学システムデザイン工学部情報システム工学科 4 年の川勝真喜と申します. 早速ですが, 私は御社の開発された医療診断システムに <- 用件を簡潔に. 余計な内容は入れない. 興味を持ち, 現在アーア株式会社への就職を第一志望としたいと思っています. そこで不躾ではありますが本学 OBでもある山本様から直接のお話を聞かせて頂くためのお時間を頂けませんでしょうか. ご多忙の中, 大変恐れ入りますがご検討のほどよろしくお願いいたします. 東京電機大学システムデザイン工学部 <- 自分の署名を作っておきましょう. 情報システム工学科 4 年携帯 : mail: kawakatu@mail.dendai.ac.jp 川勝真喜 3

ブラウザは, インターネットエクスプローラ,Microsoft Edge,Safari,Chrome,Firefox の最新バージョンでも利用できます.

4 2. サインイン東京電機大学のメールは, ブラウザを使って Office365 の Outlook Web App を利用します. 昨年の 11 月に導入されました. ブラウザは, インターネットエクスプローラ,Microsoft Edge,Safari,Chrome,Firefox の最新バージョンでも利用できます. (1) ここでは IE( インターネットエクスプローラ ) を使って説明します. (2) 総合メディアセンターンの web ページを表示します. URL はです. (3) IT サービスにマウスを移動し, web メールをクリックします. 4

(4) https://portal.office.com/ をクリックします.

5 (4) をクリックします. この URL を覚えておくと,web ブラウザが利用できれば, 電子メールを利用できます. (5) サインインはを入力します.99xx999 の部分は, 皆さんの学籍番号になります. 5

6 (6) パスワードは, 総合メディアセンターの共通パスワードを入力します. 入力した文字は, に置き換わります. 最後にサインインをクリックします. (7) Outlook をクリックします. 6

7 (8) Outlook on the web が, 利用できるようになります. 優先受信トレイのご紹介は, 一読し OK をクリックしておきます. 3. 表示言語とタイムゾーンの設定この設定は, 一度, 行えば十分です. 毎回行う必要はありません. (1) 設定をクリックします. 7

8 (2) メールをクリックします. (3) 全般をクリックします. 8

9 (4) 地域とタイムゾーンをクリックします. (5) をクリックし, 言語は日本語 ( 日本 ) を, 現在のタイムゾーンは (UTC+09:00) 大阪札幌東京選択します. その他, 必要に応じて日付の形式, 時刻の形式を変更します. 9

10 (6) 設定が完了したら, 保存をクリックします. (7) オプションをクリックします. 10

11 (8) 設定をクリックします. 4. メールの送信 (1) メールが送信できることを確認するために, テストメールを送信してみます. 送信先は皆さん自身のメールアドレスです. 新規作成をクリックします. 11

12 (2) 宛先の欄は, のように入力します.99xx999 の部分は, 皆さんの学籍番号になります. (3) 件名を追加をクリックします. 12

13 (4) 件名を追加の欄は, test mail のように入力することにします. (5) ここにメッセージを追加するかファイルをドラッグしますをクリックします. 13

14 (6) メールの本文は, 簡潔に Taro Dendai と入力することにします. もちろん, 漢字も入力できます. (7) 宛先が間違っていないことを確認し, 送信をクリックします. 14

15 5. メールの受信 (1) 受信トレイをクリックします. (2) メールの一覧表の中から, 表示したいメールをクリックします. 15

16 (3) 届いたメールの内容が表示されます. 6. メールの返信 (1) V をクリックします. 16

17 (2) 返信をクリックします. (3) メッセージ履歴の表示をクリックします. 17

18 (4) 宛先は, 相手の設定した表示名が自動的に入ります. 件名は, 相手の設定した件名の前に Re: をつけたものが自動的に入ります. Re: は, 返信であることを意味します. メールの本文は, 簡潔に Hanako Dendai と入力することにします. もちろん, 漢字も入力できます. (5) 送信をクリックします. 18

19 (6) 返信されたメールが表示されます. (7) をクリックします. 19

20 (8) メールの詳細が表示されます. 返信される事までを, 必ず確認してください. 7. メールの転送 ( 必要に応じて設定してください ) 大学からの連絡事項は, みなさんのメールアドレスに送られて来ます. メールの見落としを防ぐために, みなさんがよく利用するメールアドレス, 例えばスマートフォン等へ転送することをお勧めします. (1) 設定メールの順にクリックします. 20

21 (2) 転送をクリックします. (3) 転送を開始するをクリックします. 転送先のメールアドレスを間違えないように, 入力します. メールの紛失を防ぐために, 慣れるまでは転送されたメッセージのコピーを保持するのチェックを入れておくと良いでしょう. 必要に応じて, チェックを外してください. 21

22 (4) 保存をクリックします. (5) オプションをクリックします. (6) 自分にメールを送信し, 転送されることを確認してください. 22

23 8. サインアウト (1) マイアカウントをクリックします. (2) サインアウトをクリックします. 23

24 (3) タブを閉じるをクリックします. 9. メール利用における注意日本におけるの始まり, 1984 年 10 月に東京工業大学, 慶應義塾大学, 東京大学の間で運用が始まった JUNET(Japan Unix NETwork または Japan University NETwork) でした. 大学や民間の研究機関が中心になって巨大なネットワーク網を形成しています. 現在では国内のみならず世界中の人々との間でメールのやり取りを行なえるようになっています. 当然のことですが航空便などとは比較にならない早さで相手に届きます. しかも利用する側にとって無料です. この背景にはボランティアで運用管理を行なっている人の計り知れない努力がある他, 大学や研究機関が最寄りの大学や研究機関との接続のために回線費用を負担していることを忘れてはいけません. したがって他人に迷惑になるようなメール, 例えば宛先を間違えたメール, 巨大なメールを送るなどはもってのほかです. マナーをきっちり守って利用して下さい. 以下に, メール利用における注意点を挙げておきます. (1) クレジットカードの番号やパスワードなどの重要な情報は送らない. (2) フリーでないソフト等の流通を行なってはならない. (3) チェーンメールに参加しない ( 不幸の手紙など ). (4) メールアドレスは絶対に間違えないこと. (5) 相手の顔を見ないで出せるので, 文章には気をつけること. (6) 相手に届く保証はない. (7) メールの著作権は書いた人本人にある. (8) 巨大なメールを送ってはいけない. 24

25 (9) 漢字を送った場合, 相手が読めるかどうか気をつけること. (10) 本文中に半角のカナを使用すると, 相手によって読めないことがある. (11) 1 行の長さは半角で 70 文字程度にしておく. (12) Subject に半角のカナを使用すると, 相手によって読めないことがある. (13) Subject に全角文字を使用すると, 相手によって読めないことがある. (14) パスワードの管理に十分注意する. 25

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Microsoft Word - webmail 電子メール 1 電子メールの利用 1.1 電子メールアドレス電子メールはインターネット上のサービスの一つで, インターネットに接続された情報端末同士で情報をやり取りすることができます. 送信できる情報はテキストだけに限らず, 添付ファイルとして画像, 動画, 音声, 各種ファイルも送信できます. 送る際には abcdef@ghij.co.jp や kawakatu@abcd.com, dohi@aaaa.ac.jp