ファイル管理システムMySFDBの使い方

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1 ファイル 管 理 システム MySFDB の 使 い 方 (あらゆる 資 料 ファイルを 一 括 管 理 できる) CDTLab iwasawa CDTLab (Circuit Design Technology Laboratory)

2 ファイル 管 理 システム MySFDB の 使 い 方 目 次 1.はじめに 2.MySFDB とは その 特 徴 3.MySFDB の 構 成 4.MySFDB フォルダの 設 置 5.MySFDB 使 い 方 6.MySFDB のシミュレーション ファイル 管 理 への 活 用 7. 最 後 に

3 ファイル 管 理 システム MySFDB の 使 い 方 はじめに あなたのパソコンには 大 量 の 資 料 ファイルが 山 のように 溜 まっていることでしょう そして あなたは 次 のような 困 った 経 験 はありませんか? 保 存 したファイルがどこのフォルダか 分 からなくなった 同 じような 名 前 が 多 くどれだか 分 からない 探 すのが 大 変 だ 保 存 したファイルの 名 前 を 忘 れてしまった フォルダを 分 けて 整 理 してきたが フォルダが 多 くなり 目 的 のフォルダが 探 し 出 せな い 数 十 ファイルまでなら あなたは 覚 えていて すぐに 探 し 出 せるはずです しかし 時 間 がたつにつれて 1 年 以 上 前 の 保 存 先 ファイル 名 をすぐに 探 し 出 せますか? また 細 目 にフォルダを 体 系 付 け 保 存 先 を 整 理 している 人 も 多 いのではないでしょうか そして 目 的 別 種 類 別 に 整 理 している 人 もいるかと 思 います しかし フォルダが 多 すぎ て 保 存 するフォルダをどれにしたらいいのか 迷 い そして 保 存 したファイルをフォルダ の 中 を 探 し 回 ってしまう そんなことはありませんか? そんな 悩 みを 解 決 するために 私 自 身 が 整 理 に 活 用 しているツールを 紹 介 します 2. 開 発 の 経 緯 先 ずは 私 の 苦 労 話 から 聞 いてください それは 回 路 設 計 の 中 で 回 路 シミュレータのファイルが 増 えてくるに 従 い 保 存 した ファイル 名 だけでは その 内 容 を 思 い 出 せなくなってしまったのです また メーカサイトからダウンロードした 部 品 のデータシートや 作 成 した 技 術 資 料 をフ ォルダごとに 整 理 していたつもりが そのフォルダ 自 体 が 多 くの 階 層 とフォルダ 数 が 多 く なり そのフォルダ 名 の 中 に 何 が 保 存 されているか 分 からなくなってしまうのです そこで 解 決 方 法 として Microsoft Office EXCEL にタイトルや 保 存 先 のフォルダ 名 を 入 れ 整 理 することで 保 存 場 所 は 簡 単 に 見 つかるようにしました しかし 最 初 は 保 存 先 フォルダの 中 が 少 ないうちは 良 いのですが フォルダの 中 が 多 くになるにつれて また 探 し 出 すのが 大 変 になってきました 次 に EXCEL を 使 用 して データベース 化 をすることにしたのです データ ファイル 名 保 存 先 内 容 などを EXCEL のシートを 活 用 して 一 覧 表 にして 整 理 し EXCEL の 検 索 機 能 を 活 用 することで 目 的 のファイルを 探 し 出 すことが 可 能 となりました

4 ファイル 管 理 システム MySFDB の 使 い 方 ただ データ ファイルの 保 存 先 を 探 し 出 すことは 管 理 シートに 一 度 登 録 しておけば 簡 単 なのですが こんどはパソコンの 中 のフォルダの 場 所 を 見 つけ データ ファイルを 開 かなくてはなりません ファイルやフォルダの 数 が 少 ない 内 は 良 いのですが 50 を 超 え るようになるとなかなか 面 倒 です また データ ファイル 名 の 登 録 もいちいちキーボー ドから 入 力 するのも 面 倒 です そこで マイクロソフト オフィイスに 付 属 している VBA(Visual Basic Application) で 効 率 化 を 図 ることにしました VBA でマクロを 作 ることで 管 理 シートのセルから 自 動 でアプリケーションを 起 動 し 目 的 のデータ ファイルをオープンする 機 能 を 追 加 することで ファイルやフォルダを 探 し 回 る 手 間 が 全 く 無 くなるのです またファイル 管 理 シートに 登 録 する 場 合 も データ ファイルのパス 名 やファイル 名 を 自 動 で 登 録 できるようになり キーボードからの 入 力 の 手 間 と 入 力 ミスが 各 段 に 少 なくな ります そして 管 理 できるファイルの 種 類 は Windows に 関 連 付 けられているアプリケーション のファイルであれば Word,EXCEL,PDF,TXT だけでなく CAD ファイル イメージ フ ァイルのほとんどの 情 報 を 管 理 することができます これにより 技 術 データだけでなく 関 連 する 技 術 情 報 も 一 元 管 理 することができるよ うになりました 弊 社 で 提 供 している 電 子 回 路 設 計 基 礎 講 座 で 使 用 しているシミュレーション 事 例 集 (1) もこのファイル 管 理 システム MySFDB を 使 用 して 受 講 者 の 便 を 図 っています なお 更 に 大 量 の 情 報 を 管 理 するための MyDBMS では 登 録 時 の 自 動 フォルダ 作 成 及 びファイルの 保 存 や 検 索 機 能 を 強 化 したものもあります 私 自 身 は これを 使 用 して 数 千 冊 の PDF 化 した 書 籍 の 管 理 に 活 用 しております 2..MySFDB とは その 特 徴 とは MySFDB は 大 量 のファイルを 管 理 するために EXCEL シートを 使 い [タイトル] [フ ァイルの 概 要 ] [ファイル 名 ]などを 一 覧 表 で 整 理 管 理 するシステムです 特 徴 1: 使 い 慣 れたマイクロソフト エクセル(MS-EXCEL)シートで 管 理 できる 特 徴 2:[ファイル 名 ]の 登 録 されたセルをダブル クリックすることで アプリケーション ソフトを 起 動 した 後 ファイルを 自 動 で 開 くことができます

5 ファイル 管 理 システム MySFDB の 使 い 方 特 徴 3:[ファイル 名 ]の 登 録 も 簡 単 にダイアログ ボックス(ファイルを 開 く)から 選 択 することで [フォルダ 名 ファイル 名 ]を 登 録 することができます 従 って ファイル 名 を 手 でキーボードから 入 力 する 必 要 もなく ファイル 名 を 間 違 う 危 険 性 からも 解 放 されます 特 徴 4:これらの 機 能 は MS-EXCEL に 付 属 の VBA(Visual Basic for Applications)で プログラミングされています VBA のプログラミングの 知 識 があれば 自 分 で 機 能 を 変 更 することも 出 来 ます 特 徴 5:ファイル 名 を 登 録 してあるセルをダブル クリックすることで アプリケーショ ンを 起 動 しファイルを 開 く 機 能 は シミュレーション ファイルだけでなく Windows に 関 連 付 けられた(Word,EXCEL,PDF,TXT,CAD,Image,CAD)など あらゆるファイルを 扱 うことができますので あらゆる 技 術 情 報 を 管 理 することができます ちなみに Windows に 関 連 付 けられたアプリケーションとは アプリケーション ソ フトがインストールされ ファイル 名 の 前 のアイコンがアプリケーション 専 用 のアイコン に 成 っているファイルの 事 です また Windows Explorer でファイル 名 をダブル クリ ックしてアプリケーションが 起 動 し ファイルをオープンできるようになっているアプリ ケーションのことです この MySFDB システムで 電 子 回 路 設 計 基 礎 講 座 のテキストで 説 明 されているシミ ュレーション ファイルが 登 録 されているのが MySFDB-Simu1 です

6 ファイル 管 理 システム MySFDB の 使 い 方 MySFDB の 構 成 (1)ファイル 管 理 の 階 層 構 造 :MySFDB のフォルダ 内 の 階 層 は 次 のようになっており EXCEL ファイル(MySFDB_Manager.xlsm)によって 全 体 が 管 理 されます 管 理 される ファイルはこの MySFDB_Manager.xlsm のあるフォルダか 更 に 下 層 のフォルダにあ る 必 要 があります [フォルダ---MySFDB]: 全 体 のフォルダ MySFDB_Manager.xlsm : MySFDB の 全 体 を 管 理 する EXCEL ブック [フォルダ A] [フォルダ A-1] MyDBS_A-1.xlsm:[フォルダ A-1]のデータ ファイル 管 理 [フォルダ A-1-a]:データ ファイルを 保 存 [フォルダ A-1-b]:データ ファイルを 保 存 [フォルダ A-2] MyDBS_A-2.xlsm:[フォルダ A-2]のデータ ファイル 管 理 データ ファイル 保 存 [フォルダ B] [フォルダ A]と 同 様 に 階 層 構 造 [フォルダ C] [フォルダ A]と 同 様 に 階 層 構 造 以 下 必 要 に 応 じて フォルダを 階 層 化 する] 上 の 階 層 構 造 のように MySFDB_Manager.xlsm で 全 体 を 管 理 され [フォルダ A] は[フォルダ A-1]と[フォルダ A-2]に 分 かれ [フォルダ A-1]は 更 に[フォルダ A-1-a] 及 び[フ ォルダ A-1-b]に 分 けてデータ ファイルを 格 納 している 例 です これは [フォルダ B] 以 下 も 同 様 で 必 要 に 応 じて 階 層 構 造 を 増 やすことが 可 能 です もし ここで EXCEL ファイルを 開 いた 時 マクロの 警 告 が 出 た 場 合 には 許 可 してく ださい また EXCEL のブック 形 式 によりファイルの 拡 張 子 は 次 のようになっていますので 選 択 してください MySFDB.xls は ブックの 拡 張 子 MySFDB.xlsm は 2007 ブック 以 降 のマクロを 含 む 拡 張 子

7 ファイル 管 理 システム MySFDB の 使 い 方 MySFDB フォルダの 構 成 例 データベース フォルダ(MySFDB)を 任 意 のディレクトリーにフォルダごとコピーする ( 下 図 4-1 は フォルダ MySFDB-Basic をコピーしたところ) 図 4-1 MySFDB-Basic のフォルダ こ のフォルダ [MySFDB_Basic]に 全 体 を 管 理 する MyDBS_Manager_Basic.xlsm (EXCEL ファイル)が 配 置 されている 図 4-2 MySFDB_Basic の MySFDB_Data_A-1.xlsm 及 び MySFDB_Data_A-2.xlsm のフォルダの 配 置 また 下 層 のフォルダ[Data_A-1] 及 び[Data_A-2]の 中 に それぞれのフォルダ 内 のデー タ ファイルを 管 理 する MySFDB_Data_A-1.xlsm MySFDB_Data_A-2.xlsm が 配 置 されている

8 ファイル 管 理 システム MySFDB の 使 い 方 ここで MySFDB_Data_A-2.xlsm は 下 層 のフォルダ[Data_A-2-a]と[Data_A-2-b]の 二 つのフォルダに 分 けてデータ ファイルを 管 理 している なお MyDBS_Manager_Basic.xlsm から フォルダ Data_A-1 及 び Data_A-2 の 中 の MySFDB_Data_A-1.xlsm MySFDB_Data_A-2.xlsm を 開 くことができる ( 図 6-1 MySFDM_Manager_Basic.xlsm から MySFDB_Data_A-1.xlsm を 開 く を 参 照 ) 図 4-3 フォルダ Data_A-1 の 場 合 と Data_A-2-a の 場 合 のシミュレー ション ファイルの 配 置 上 図 の よ う に フ ォ ル ダ Data_A-1 の 場 合 は フ ァ イ ル 管 理 ブ ッ ク (MySFDB_Data_A-1.xlsm)とシミュレーション ファイルは 同 じフォルダに 格 納 されて いる フォルダ Data_A-2 の 場 合 は シミュレーション ファイルは 下 層 のフォルダ Data_A-2-a 及 び Data_A-2-b に 格 納 されている

9 ファイル 管 理 システム MySFDB の 使 い 方 MySFDB 使 い 方 5-1. MySFDB_Manager フォームの 説 明 MySFDB_Manager_***.xlsm の 機 能 データ ファイル 管 理 ブック(MySFDB_Data_***.xlsm)を 複 数 登 録 することができ 登 録 されたデータ ファイル 管 理 ブックは E 列 のセルをダブル クリックすることでオー プンすることができます また F 列 のセルをダブル クリックすることで ファイルを 開 くダイアログ ボック ス をオープンし それにより 選 択 したデータ ファイル 名 を E 列 のセルに 登 録 すること も 出 来 ます この VBA マクロは Sheet1 のみで 可 能 です 他 のシートではできません 前 記 のファイル 名 で Manager***の 部 分 を 変 えたもので 入 れ 子 状 態 でリンクすることで 大 量 のファイルを 管 理 することも 可 能 です MySFDB_Manager_A.xlsm MySFDB_Manager_B.xlsm MySFDB_Manager_C.xlsm MySFDB_Manager_D.xlsm 5-2.MySFDB_ファイル 管 理 フォームの 説 明 MySFDB_Data_***.xlsm の 機 能 1データ ファイル 管 理 を 行 う EXCEL ブックで D 列 のセルのダブル クリックでフ ァイルをオープンすることができます 2E 列 のセルをダブル クリックすることで ファイルを 開 くダイアログ ボックス をオープンし それにより 選 択 したデータ ファイル 名 を D 列 のセルに 登 録 (ファイル 名 の 入 力 )することができる この 時 下 層 のフォルダの 中 にあるファイルの 場 合 は フォルダのパス 名 を 付 けて 登 録 できます 3セル A2 の 登 録 をダブル クリックすることで シートの C3,C4,C5 の 内 容 及 びこ のファイル 名 を MySFDB_Manager に 登 録 することができます 4 全 体 管 理 ブック MySFDB_Manager_*** に3で 登 録 するには セル C2 に 入 力 した ファイル 名 と MySFDB_Manager_*** のファイル 名 が 同 じである 必 要 があります また 上 記 の VBA 機 能 は Sheet1 のみで 可 能 です 他 のシートではできません

10 ファイル 管 理 システム MySFDB の 使 い 方 MySFDB_Maneger への 登 録 下 図 のように データ ファイル 管 理 シート( 下 図 では MySFDB_Data_A-1.xlsm)から セル A2 をダブル クリックすることで セル C3,C4,C5 の 内 容 及 びファイル 名 (MySFDB_Data_A-1.xlsm)を 全 体 管 理 ブック(MySFDB_Manager_Basic)の 最 終 行 の 下 にコピーし 追 加 することができます MySFDB_Manager_***のフォーム MySFDB_ファイル 管 理 シートのフォーム データ ファイル 管 理 ブック データ ファイル 図 5-1 MySFDM_Manager と MyDBS_ファイル 管 理 シート の 関 連 また MySFDB_Manager_Basic のセル E3 をダブル クリックすることで ファイル 管 理 シート(MySFDB_Data_A-1.xlsm)を 開 くことができます 同 様 に 複 数 のフォルダが 多 数 ある 場 合 でも それぞれのフォルダにデータ ファイル 管 理 ブックを 置 くことで MySFDB_Manager で 管 理 することができます

11 ファイル 管 理 システム MySFDB の 使 い 方 ファイルを 自 動 で 開 く MySFDB_Manager_***.xlsm の 場 合 E 列 のセルのダブル クリックでアプリケーションを 起 動 しファイルをオープンすること ができます これは EXCEL ファイルだけでなく Windows に 関 連 付 けられたすべての ファイルで 可 能 です MySFDB_Data_***.xlsm の 場 合 D 列 のセルのダブル クリックでアプリケーションを 起 動 しファイルをオープンするこ とができます これは Windows に 関 連 付 けられたすべてのファイルで 可 能 です 以 上 の 機 能 により 目 的 のファイルをフォルダの 中 から 探 し 出 すことなく 簡 単 にファ イルを 開 くことができます 5-5.ファイルを 登 録 する MySFDB_Manager_***.xlsm の 場 合 F 列 のセルをダブル クリックすることで ファイルを 開 くダイアログ ボックス を オープンし それにより 選 択 したファイルを E 列 のセルに 登 録 することも 出 来 ます MySFDB_Data_***.xlsm の 場 合 E 列 のセルをダブル クリックすることで ファイルを 開 くダイアログ ボックス を オープンし それにより 選 択 したファイルを D 列 のセルに 登 録 (ファイル 名 を 入 力 )する ことができる 以 上 の 機 能 により キーボードから 入 力 する 手 間 が 省 け ファイル 名 を 間 違 う 危 険 性 も 少 なくなります

12 ファイル 管 理 システム MySFDB の 使 い 方 MySFDB によるシミュレーション ファイル 管 理 への 活 用 事 例 6-1. 全 体 管 理 ブックからデータ ファイル 管 理 ブックを 開 く 次 図 では 全 体 管 理 ブック MySFDM_Manager_Basic.xlsm にデータ ファイ ル 管 理 ブック MySFDB_Data_A-1.xlsm と MySFDB_Data_A-2.xlsm が 登 録 されている ここで Data_A-1 MySFDB_Data_A-1.xlsm のセルをダブル クリックする と MySFDB_Data_A-1.xlsm のファイルを 自 動 で 開 くことができる 更 に MySFDB_Data_A-1.xlsm の 中 にあるデータ ファイル 名 のセルをダブル クリックすることで SIMetrix/SIMPLIS を 自 動 で 起 動 した 後 シミュレーション ファイルが 開 かれる タ フ ル クリックで MyDBS_ 電 子 回 路 (1)-1.xlsm を 開 く シミュレーションの 概 要 タ フ ル クリックで SIMetrix を 起 動 し ファイルを 開 く 図 6-1 MySFDM_Manager_Basic.xlsm から MySFDB_Data_A-1.xlsm を 開 く

13 ファイル 管 理 システム MySFDB の 使 い 方 データ ファイルを 自 動 起 動 し シミュレーションの 実 行 データ ファイル 管 理 ブック MySFDB_Data_A-1.xlsm の EXCEL シートではデータ ファイルが 登 録 されている D 列 セルをダブル クリックすることで このように 自 動 でシ ミュレーション ソフトを 起 動 しシミュレーション ファイルを 開 くことができます タ フ ル クリックで SIMetrix を 起 動 し ファイルを 開 く [Simulation] [Run]でシミュレーション を 実 行 する 図 6-2 MyDBS_ 電 子 回 路 (1).xlsm からシミュレーション ファイルを 実 行 このように データ ファイルをフォルダの 中 を 探 し 回 ることも 無 く またアプリケ ーションを 起 動 することも 無 く 簡 単 に 目 的 のファイルを 開 くことができます この 機 能 は シミュレーション ファイルだけでなく Windows に 関 連 付 けられたア プリケーションは 全 て 同 様 に 動 作 します 従 って フォルダの 中 には 色 々なアプリケーシ ョンのデータ ファイルを 入 れて 在 っても 簡 単 に 開 くことができます このように 技 術 資 料 や 開 発 資 料 などテーマやプロジェクト 毎 にフォルダを 分 けて 保 存 した 場 合 なども 非 常 に 便 利 です

14 ファイル 管 理 システム MySFDB の 使 い 方 新 規 にデータ ファイルを 追 加 する 前 記 のよなシミュレーション ファイルでは 回 路 定 数 やシミュレーション 条 件 を 変 更 した 結 果 も 重 要 な 経 験 ノウハウです これは シミュレーション ファイルを 別 名 で 保 存 した 後 次 の 作 業 で シミュレーション ファイル 管 理 EXCEL ブック に 追 加 保 存 し 簡 単 に 活 用 できるようになります タ フ ル クリックで ファイルを 開 く のダイアログボックスを 表 示 ファイル 名 を 選 択 し 開 く をクリック ( 注 意 :ここではファイルは 開 かれない) 新 規 タイトル シミュレーションの 変 更 内 容 を 記 入 する 選 択 された フォルダ 名 フ ァイル 名 が 登 録 される データ ファイル 管 理 EXCEL ブック の E 列 ( 図 で 黄 色 の 縦 のセル)をダブル クリ ックすると ファイルを 開 く のダイアログボックスが 開 きます ここで 名 前 を 変 え 新 規 に 保 存 したファイルを 選 択 します するとファイル 名 が 隣 の D 列 に 登 録 されます

15 ファイル 管 理 システム MySFDB の 使 い 方 また 解 りやすいタイトルや 変 更 内 容 ノウハウ 等 を 記 録 しておくことで 自 分 だけの 技 術 ノウハウ データベースを 構 築 することができます またデータ ファイルの 種 類 に 寄 らず Windows に 関 連 付 けられたアプリケーションの ファイル(Word,EXCEL,PDF,TXT,CAD,Image,CAD 図 面 等 )は 全 て 同 様 に 整 理 登 録 保 管 することができます 従 って 技 術 情 報 や 設 計 データ 図 面 を 一 元 管 理 することができ 技 術 資 料 や 設 計 資 料 を 効 率 的 に 管 理 できます (EXCEL) (Word) (PwerPint) (Simulator) (PDF) MySFDB (CAD/ 図 面 ) (Image)

16 ファイル 管 理 システム MySFDB の 使 い 方 最 後 に マイクロソフト EXCEL のシートを 基 本 としたデータ 管 理 システムで VBA を 活 用 して ファイル データの 登 録 ファイルのオープンを 効 率 化 したシステムです 特 にフォルダご とに 整 理 分 類 されたファイルを 管 理 する 場 合 に 大 きな 効 果 があります また 全 体 管 理 ブ ッ ク MySFDB_Manager_***.xlsm と フ ァ イ ル 管 理 ブ ッ ク MySFDB_Data_***.xlsm を 組 み 合 わせることで 入 れ 子 形 式 の 階 層 で 大 量 のファイ ルを 効 率 よく 管 理 することも 可 能 です 特 に 設 計 開 発 のデータ 資 料 の 管 理 では EXCEL,Word,PDF,Image などのファイルの 他 シミュレーション CAD や 図 面 のデータなど 様 々なアプリケーションで 作 成 されたフ ァイルを 効 率 よく 整 理 保 存 管 理 する 必 要 があり これらの 資 料 管 理 に 非 常 に 適 したシ ステムです

17 ファイル 管 理 システム MySFDB の 使 い 方 CDTLab (Circuit Design Technology Laboratory)