Microsoft SharePointおよびMicrosoft Officeとの連携でコラボレーションを促進するAdobe Acrobat X

Transcription

1 Adobe Acrobat X ホワイトペーパー Microsoft SharePoint および Microsoft Officeとの 連 携 で コラボレーションを 促 進 するAdobe Acrobat X PDF ベースのワークフローを SharePoint や Office プラットフォームに 統 合 し プロジェクトのレビュー 工 程 をスピードアップ 目 次 1 要 旨 2 コラボレーションに まつわる 課 題 3 迅 速 なレビューと 校 正 ワークフロー 4 Adobe Acrobat X ソリューション 5 まとめ 6 お 問 い 合 わせ 先 Adobe Acrobat X は Microsoft SharePoint および Microsoft Office と 共 に 活 用 することで チーム の 共 同 作 業 を 合 理 化 し プロジェクトのレビュー ( 校 閲 ) 工 程 を 加 速 することができます Acrobat X は SharePoint 2007 SharePoint 2010 Office 2003 Office 2007 Office 2010 に 対 応 可 能 となっており 新 たに 組 み 込 まれた SharePoint サポートが どのようにチームの 連 携 を 円 滑 にするのか 本 稿 でご 説 明 します 要 旨 競 争 が 激 化 し 国 際 化 が 進 む 昨 今 の 市 況 では 組 織 や 場 所 の 枠 を 超 えて 協 働 することが 多 くなっていま す こうして 各 所 から 提 出 される 文 書 は たとえ 形 式 や 様 式 がバラバラでも きちんとレビュー 承 認 プロセスにかけねばなりません このようなニーズに 応 えるのが デジタルコラボレーションです 各 チームメンバーの 環 境 がそれぞれ 違 っていても プロジェクト 資 料 にすぐアクセスでき 迅 速 に 決 裁 承 認 が 下 せますし プロジェクト 納 期 が 早 まり チームの 業 務 効 率 も 上 がります 多 くの IT ( 情 報 システム) 部 門 では デジタルコラボレーショ ンの 強 みを 活 かすため Microsoft SharePoint と Office を 組 み 合 わせて 社 員 顧 客 パートナー ベンダー などの 各 プロジェクトメンバーが 同 じドキュメントを 扱 えるようにしています しかし 共 同 作 業 に Office ファイル 以 外 の 標 準 的 なファイルフォーマット (PDF など ) を 使 いたくても 今 までは 効 率 的 な 手 法 があり ませんでした PDF が 好 まれるのは 安 全 に 文 書 が 交 換 できる 標 準 フォーマットとして 定 評 があるため です PDF 文 書 なら 多 種 多 様 なコンテンツに 対 応 可 能 なうえ 元 の 内 容 を 忠 実 に 再 現 でき 幅 広 く 普 及 している Adobe Reader を 使 うことで 誰 でも 閲 覧 できます PDF 文 書 を SharePoint 上 で Office 文 書 と 同 じように 手 軽 に 扱 えたら そんな 声 を 受 け 登 場 したのが Acrobat X です Acrobat X SharePoint Office という 組 み 合 わせは ドキュメントの 共 同 作 業 を 効 率 化 させる 全 社 規 模 のソリューションとなります コラボレーションにまつわる 課 題 フォレスター コンサルティング 社 が 実 施 した 調 査 * によると 欧 米 のナレッジワーカーの 2/3 以 上 が 地 域 や 時 間 帯 の 異 なる 人 と 日 常 的 に 協 働 している と 回 答 しました 直 接 会 ったり 電 話 で 話 したりする 方 が 好 まれても 互 いの 都 合 が 合 わなければ 電 子 メールを 使 わざるを 得 ません しかし 電 子 メールをコラボレーション ツールとして 使 うには 下 記 のような 多 くの 課 題 があります 多 様 なファイル 形 式 : 電 子 メールに 添 付 して 文 書 を 配 布 する 場 合 受 け 取 り 側 が 添 付 ファイルを 開 き 編 集 し 注 釈 を 付 与 できることが 理 想 です しかし OS や 使 用 しているアプリケーションの 種 類 やバージョンが 同 じとは 限 りません 複 雑 な 導 入 環 境 : デスクトップのサポート&メンテナンス 業 務 は 複 数 のアプリケーションに 及 び 社 外 ユーザーのサポートも 加 わるため 対 応 に 追 われ 続 けています また 様 々な 社 内 コンテン ツ 管 理 システムへのアクセスも 制 御 しなければなりません さらに 大 きなファイルがコピーされる と メール サーバーの 空 きスペースがすぐに 消 費 されてしまうことから 通 常 電 子 メールの 添 付 ファ

2 イルサイズには 制 限 を 設 けています セキュリティ 上 の 弱 み: 電 子 メールは 一 旦 企 業 ファイアウォールの 外 に 出 たら 安 全 とは 言 えま せん 機 密 性 の 高 い 情 報 は 暗 号 化 が 必 要 になることもあります * 出 典 :2009 年 7 月 Forrester Consulting 社 Building the Future of Collaboration 手 動 でのフィードバック 追 跡 : 複 数 のレビュー 担 当 者 から 寄 せられるコメントを 手 作 業 で 追 跡 管 理 しながら まとめる 必 要 があります また 電 子 メールを 通 したコラボレーションに バージョン 管 理 機 能 はありません 迅 速 なレビューと 校 正 ワークフロー Acrobat を 使 えば ほとんどのデスクトップアプリケーションから PDF ファイルを 作 成 することができ ます PDF ファイルは Acrobat や 無 償 の Adobe Reader を 使 えば 容 易 に 表 示 コメントできます Acrobat X は Office と SharePoint のコラボレーションサービスを この 使 いやすい PDF にまで 拡 張 しました SharePoint との 密 接 な 統 合 Acrobat X には SharePoint を 使 ったレビューや 校 正 ワークフローに 役 立 つ 機 能 が 満 載 です たとえ ば Acrobat から SharePoint ドキュメントライブラリ 内 の PDF ファイルに 直 接 アクセスできるように なったため 操 作 性 は ローカルコンピュータ 上 のファイルと 変 わりありません また SharePoint ドキュメントライブラリ 内 の PDF ファイルを 開 くときは Office 文 書 とまったく 同 じようにチェックアウ トでき 作 業 後 はチェックインができます Acrobat は このチェックイン チェックアウト 機 能 に 加 え SharePoint ドキュメントライブラリのバージョン 情 報 やメタデータ 情 報 を 追 加 編 集 する 機 能 も 提 供 し ます 図 1. Acrobat X なら SharePoint ドキュメントライブラリ 内 の PDF ファイルにも 直 接 アクセス 可 能 Office からクリックひとつで 簡 単 にアクセス Acrobat X は 標 準 提 供 の PDFMaker アドインを 通 して Office アプリケーションと 統 合 できます Office アプリケーション 内 からクリックひとつで 標 準 規 格 に 準 拠 した 高 品 質 な PDF ファイルが 素 早 く 作 成 でき Acrobat によるレビューワークフローが 開 始 できます たとえば Microsoft Word 用 の PDFMaker では 下 記 のようなデジタルコラボレーション 機 能 がご 利 用 いただけます Word 文 書 から PDF ファイルを 作 成 するときは セキュリティ 最 適 化 アクセシビリティ 用 タグな どの 設 定 や 各 種 の 標 準 規 格 ( 長 期 保 管 用 の PDF/A プリプレス 印 刷 用 の PDF/X など ) に 準 拠 さ せることができます これらはユーザーが 設 定 することも IT 部 門 がポリシーに 沿 って 事 前 設 定 す ることも 可 能 です PDF 文 書 を 作 成 し 電 子 メールに 添 付 できます PDF 文 書 をレビュー 用 に 作 成 し 送 付 できます PDF ファイルから 注 釈 を 取 り 込 み 元 の Word 文 書 に 反 映 させることができます Word 文 書 にコメ ントを 入 力 し 直 す 必 要 はありません 図 2. Office アプリケーション 用 の Acrobat PDFMaker により ワンクリックで 共 有 レビューを 開 始 2

3 簡 単 迅 速 なフィードバック 管 理 Acrobat X は 下 記 によって チームのスムーズな 連 携 と 素 早 い 電 子 レビューを 実 現 します SharePoint サーバーを 使 用 して 共 有 レビューを 開 始 し 注 釈 が 収 集 できます 作 成 した PDF ファイルのレビューを 依 頼 するため レビューへの 招 待 が 送 信 できます 当 該 文 書 へ のリンクも 自 動 添 付 されます 各 レビュー 担 当 者 からのコメントを すべて 単 一 の 文 書 上 で 自 動 受 信 し まとめます レビュー 担 当 者 同 士 で 互 いの 注 釈 を 確 認 できます 注 釈 に 対 する 返 信 を 行 うことも 可 能 です レビュー 期 限 を 設 定 できます 誰 が 返 信 済 みか 確 認 でき 返 信 していない 担 当 者 にのみ 確 認 することができます Adobe Acrobat X ソリューション デジタルコラボレーションを 拡 大 する Acrobat X は SharePoint & Office プラットフォームを 補 完 し シームレスで 効 率 的 なソリューションを 構 築 します ワークフローは 大 きく 分 けて 2 つのステップから 成 ります ステップ 1 では レビュー 依 頼 者 が PDF ファ イルを 作 成 し レビューの 準 備 を 整 えます ステップ 2 では 依 頼 者 が 各 担 当 者 からフィードバックを 受 け 取 り 取 りまとめます 各 ステップの 詳 細 は 次 のとおりです ステップ 1: 共 有 レビューの 開 始 共 有 レビューを 準 備 するには まず Office アプリケーションから 作 成 した PDF 文 書 を SharePoint サー バーにアップロードし 次 に レビュー 担 当 者 へ 招 待 を 送 信 し フィードバックを 依 頼 します 1 ユーザーが ソース ( 元 ) ファイルを 作 成 または 取 得 します 本 例 では Word でマーケティン グ 企 画 書 を 作 成 しました 2 Word 内 の Acrobat ツールバー ( または Acrobat リボン ) から [ 作 成 してレビュー 用 に 送 信 ] をク リックすると 以 下 が 実 行 されます Word 文 書 が PDF に 変 換 され この PDF ファイルが Acrobat X から SharePoint ドキュメントライ ブラリに 直 接 アップロー ドされます 図 3. Acrobat の 共 有 レビュー 機 能 を SharePoint に 完 全 統 合 ダイアログが 表 示 され レビュー 担 当 者 への 通 知 メールが 作 成 できます これには 対 象 文 書 への リンクも 含 まれます 3

4 図 4. Acrobat が 手 順 をガイドするので 共 有 レビューのセットアップもスムーズ ステップ 2:レビュー 担 当 者 からのフィードバック 管 理 文 書 レビューの 流 れは 次 のようになります 1レビュー 担 当 者 が Acrobat や 無 償 の Adobe Reader (SharePoint ベースの 共 有 レビューは バージョ ン 8 以 降 が 必 要 ) を 使 って PDF 文 書 に 注 釈 を 追 加 します 2 各 レビュー 担 当 者 が 文 書 に 注 釈 をアップロードすると SharePoint 内 のドキュメントライブラリに 自 動 的 に 保 存 されます 3 レビュー 担 当 者 は 互 いの 注 釈 を 見 たり 回 答 できるので コメントの 重 複 が 避 けられ レビューが スピードアップします 図 5. レビュー 担 当 者 全 員 のフィードバックが 一 文 書 内 にまとめられ 便 利 な [ 注 釈 ] パネルから 閲 覧 可 能 4

5 図 6. Acrobat のレビュートラッカーを 使 うと レビューステータスや 担 当 者 別 の 応 答 の 有 無 が 確 認 可 能 4 レビュー 依 頼 者 は Acrobat のトラッカーで 以 下 を 実 行 できます レビュー 担 当 者 にメッセージを 送 信 する 現 在 の 共 有 レビューに レビュー 担 当 者 を 追 加 する 既 存 ファイルの 改 訂 版 や 新 しいファイルを 対 象 に 同 じレビュー 担 当 者 による 新 しいレビューを 開 始 する レビュー 期 限 を 変 更 する 共 有 レビュー 対 象 の PDF ファイルを 開 き 最 新 の 注 釈 を 確 認 する レビュー 担 当 者 からの 書 き 込 みを 締 め 切 るため レビューを 終 了 する 5 レビュー 期 限 が 来 たら 依 頼 者 は Word 内 の PDFMaker を 使 って レビュー 後 の PDF 文 書 から 注 釈 を 取 り 込 むことができます 6 各 レビュー 担 当 者 からのタイムスタンプ 付 き 注 釈 が 含 まれる PDF 文 書 は 記 録 保 持 やコンプライ アンス 対 策 用 に 長 期 保 管 ( アーカイブ ) できます 7 最 終 版 の Word 文 書 を PDF ファイルに 変 換 し 改 ざん 防 止 のためのセキュリティポリシーを 付 与 することができます 補 足 説 明 のため 添 付 資 料 が 必 要 になる 場 合 これらのファイルを PDF ポー トフォリオ に 束 ねてから 承 認 者 や 関 係 者 に 送 付 できます 8 最 終 版 の PDF 文 書 や PDF ポートフォリオは 後 日 参 照 できるよう SharePoint に 長 期 保 管 できます 5

6 図 7. PDF ポートフォリオを 使 うと 全 容 がつかみやすく 複 数 の 関 連 文 書 にも 容 易 にナビゲート まとめ SharePoint および Office アーキテクチャを 補 完 する Acrobat X なら 安 全 で 柔 軟 なデジタルコラボ レーションソリューションが 素 早 く 効 率 的 に 実 装 できます 製 品 の 詳 細 について jp/products/acrobat.html ユ ニ バーサル なファイル 形 式 : Acrobat は 最 も 信 頼 できる PDF ファイル 作 成 ツールとして 幅 広 いアプリケーションに 対 応 可 能 です PDF を 使 えば ソフトウェア / ハードウェアプラットフォー ムを 問 わず 実 質 誰 でも 作 成 者 が 意 図 したとおりにデジタルコンテンツを 見 ることができます Acrobat を 使 用 すると PDF ファイルに 音 声 Adobe Flash Player 互 換 ビデオ インタラクティ ブメディアを 挿 入 することができます 加 えて その 内 容 は オンライン / オフラインに 関 わらず Acrobat や 無 償 の Adobe Reader を 通 して 実 質 誰 もが 閲 覧 できます シンプルな 導 入 環 境 :Acrobat で 共 有 レビューを 進 めれば 社 内 外 のデスクトップ サポートや 複 数 のアプリケーションをメンテナンスする 負 担 が 軽 減 されます 共 有 レビューでは SharePoint 内 の ドキュメントにリンクが 貼 られるため ネットワーク 帯 域 幅 やメールサーバーのストレージに 無 駄 が 生 じません 強 力 な セ キュリティ: 文 書 へのセキュリティは SharePoint でも 設 定 できますが Acrobat なら SharePoint レポジトリを 出 たファイルも 守 ることができます Acrobat は パスワード 保 護 と 強 力 な 256 ビット AES 暗 号 化 技 術 によってアクセスを 制 御 し 情 報 の 改 ざん 不 正 な 印 刷 コピーを 防 ぎます さらに AcrobatX には 墨 消 しツールや 非 表 示 情 報 の 削 除 機 能 が 含 まれるので 文 書 を 第 三 者 と 共 有 する 前 に 機 密 情 報 や 隠 されたメタデータ 注 釈 添 付 ファイル フォームフィー ルド レイヤー しおりなどを 削 除 可 能 です 容 易 なフィードバック 追 跡 :Acrobat X では 各 レビュー 担 当 者 の 応 答 を 容 易 に 追 跡 でき これら の 記 録 を 残 しておくこともできます 後 日 最 終 版 の 内 容 が 懸 案 に 上 がったときは この 記 録 を 参 照 できます レビュー 中 は 注 釈 ごとにステータスが 設 定 でき レビュー 担 当 者 へのリアルタイム な 返 答 も 可 能 です SharePoint と Office に Acrobat X を 統 合 すれば 文 書 変 換 レビュー 担 当 者 への 通 知 フィードバッ クの 追 跡 注 釈 の 取 りまとめ アーカイブなどの 機 能 を 完 備 した より 安 全 なデジタルコラボレーショ ンを 簡 単 迅 速 に 実 施 できます アドビ システムズ 株 式 会 社 東 京 都 品 川 区 大 崎 ゲートシティ 大 崎 イーストタワー Adobe Systems Incorporated 345 Park Avenue, San Jose, CA USA Adobe Adobe ロゴ Acrobat および Reader は 米 国 またはその 他 の 国 において Adobe Systems Incorporated の 登 録 商 標 または 商 標 です その 他 す べての 商 標 はそれぞれの 所 有 権 者 の 資 産 です 2010 Adobe Systems Incorporated. All rights reserved. Printed in the USA.