政 務 活 動 費 の 支 出 及 び 管 理 に 関 する 指 針 1 政 務 活 動 費 の 支 出 対 象 とならない 経 費 下 松 市 議 会 議 員 の 任 期 が 始 まる 日 から 当 該 月 末 までに 支 出 した 経 費 交 際 費 的 経 費 ( 冠 婚 葬 祭 や 祝 賀

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1 政 務 活 動 費 の 手 引 き 平 成 25 年 4 月 下 松 市 議 会

2 政 務 活 動 費 の 支 出 及 び 管 理 に 関 する 指 針 1 政 務 活 動 費 の 支 出 対 象 とならない 経 費 下 松 市 議 会 議 員 の 任 期 が 始 まる 日 から 当 該 月 末 までに 支 出 した 経 費 交 際 費 的 経 費 ( 冠 婚 葬 祭 や 祝 賀 会 などに 伴 う 費 用 及 び 儀 礼 に 要 する 費 用 ) 香 典 祝 儀 祝 賀 会 会 費 寸 志 餞 別 見 舞 金 電 報 代 挨 拶 状 作 成 費 用 等 政 党 活 動 に 関 する 経 費 所 属 政 党 支 持 団 体 及 び 関 連 団 体 等 の 大 会 出 席 に 要 する 費 用 党 大 会 賛 助 金 政 党 広 報 誌 等 の 印 刷 及 び 発 送 費 用 政 治 資 金 パ ーティーにおけるパーティー 券 代 等 選 挙 活 動 に 関 する 経 費 後 援 会 活 動 に 関 する 経 費 個 人 的 活 動 に 関 する 経 費 ( 私 的 に 参 加 する 団 体 会 費 及 び 行 事 の 費 用 ) 宗 教 活 動 に 係 わる 費 用 町 内 会 費 スポーツクラブ 会 費 商 工 会 費 老 人 クラブ 会 費 若 手 議 員 の 会 会 費 賀 詞 交 歓 会 負 担 金 祭 り 用 衣 装 購 入 費 スポーツ 大 会 負 担 金 等 上 記 の 政 治 活 動 や 個 人 的 活 動 等 に 関 する 経 費 と 使 用 割 合 を 厳 密 に 区 分 できない 経 費 事 務 所 費 人 件 費 名 刺 代 携 帯 電 話 利 用 料 金 自 家 用 車 のガ ソリン 代 等 その 他 政 務 活 動 費 として 支 出 することが 適 当 でない 経 費 食 糧 費 ( 但 し 研 究 研 修 費 における 出 席 負 担 金 や 会 費 の 中 に 食 糧 費 が 含 まれる 場 合 及 び4(4)の 場 合 は 例 外 とする ) 飲 食 を 主 目 的 とする 懇 親 会 の 会 費 日 当 市 内 交 通 費 議 会 内 の 親 睦 団 体 の 会 費 会 派 や 議 員 間 の 懇 談 会 等 の 会 費 他 の 議 員 の 後 援 会 や 祝 賀 会 の 会 費 等 補 足 1 条 例 第 4 条 第 2 項 及 び 第 5 条 第 2 項 により 任 期 が 始 まる 会 派 及 び 議 員 に 対 して 任 期 開 始 日 か ら 月 末 までの 政 務 活 動 費 は 交 付 されないため 当 該 期 間 の 支 出 は 政 務 活 動 費 の 対 象 とするこ とはできない なお 改 選 期 の4 月 は 選 挙 期 間 中 の 政 務 調 査 活 動 と 選 挙 活 動 を 厳 密 に 区 別 す ることが 難 しく また 選 挙 結 果 確 定 後 から 任 期 満 了 日 までの 期 間 に 政 務 活 動 費 による 支 出 を 行 うことは 市 民 の 誤 解 を 招 きかねないことか ら 任 期 の 満 了 する 会 派 及 び 議 員 においても 政 務 活 動 費 による 支 出 は 特 段 の 注 意 をもってあ たるべきである 2 研 修 視 察 について (1) 研 修 及 び 視 察 の 申 込 みは 原 則 として 会 派 又 は 議 員 の 責 任 にお いて 行 う (2) 先 進 自 治 体 への 視 察 申 込 みは 議 会 事 務 局 を 介 して 行 う (3) 研 修 会 等 への 参 加 又 は 先 進 地 等 への 視 察 に 際 しては 当 該 研 修 等 の 初 日 の2 週 間 前 までに 議 長 に 対 して 研 修 届 出 書 又 は 視 察 届 出 書 を 提 出 する 当 該 届 出 書 には 研 修 視 察 の 日 程 相 手 先 参 加 者 内 容 等 を 記 載 する (4) 研 修 会 等 への 参 加 又 は 先 進 地 視 察 を 終 えてから2 週 間 以 内 に 2(1) 多 くの 議 員 が 参 加 する 研 修 会 等 で 議 会 単 位 での 申 込 が 適 当 である 場 合 には 議 会 事 務 局 が 取 り まとめて 申 し 込 む 2(2) 視 察 先 自 治 体 の 議 会 事 務 局 に 視 察 依 頼 をす べきでない 場 合 は 会 派 又 - 1 -

3 研 修 報 告 書 又 は 視 察 報 告 書 を 提 出 する 当 該 報 告 書 に は 研 修 等 の 要 旨 主 な 質 疑 及 び 参 加 議 員 全 員 の 所 感 等 を 記 載 する (5) 研 修 会 等 への 参 加 又 は 先 進 地 視 察 を 複 数 会 派 で 行 った 場 合 や 会 派 を 超 えて 行 った 場 合 には それぞれの 会 派 又 は 議 員 が 報 告 書 を 作 成 する (6) 議 員 1 人 での 研 修 会 等 への 参 加 及 び 議 員 1 人 での 先 進 地 視 察 に 関 する 交 通 費 宿 泊 費 等 は 政 務 活 動 費 の 対 象 としない ただ し 議 員 1 人 で 参 加 する 研 修 会 等 の 会 費 は 政 務 活 動 費 の 対 象 とする (7) 研 修 会 等 への 参 加 又 は 先 進 地 視 察 に 必 要 な 経 費 の 振 込 みに 関 す る 手 数 料 は 政 務 活 動 費 の 対 象 とする (8)やむを 得 ない 事 情 により 研 修 会 等 への 参 加 又 は 先 進 地 視 察 等 が 行 えなかった 場 合 は それに 伴 い 発 生 したキャンセル 料 も 政 務 活 動 費 の 対 象 とすることができる やむを 得 ない 事 情 緊 急 の 公 務 が 生 じた 場 合 本 市 又 は 研 修 視 察 先 に 災 害 が 生 じた 場 合 補 足 は 議 員 の 責 任 において 視 察 を 申 し 込 む 2(7) 複 数 会 派 又 は 複 数 議 員 で1つの 振 込 みを 行 った 場 合 には 手 数 料 を 会 派 数 又 は 参 加 議 員 数 など の 合 理 的 基 準 で 按 分 する 2(8) 議 員 本 人 又 は 親 族 の 疾 病 葬 儀 等 によって 発 生 したキャンセル 料 は 政 務 活 動 費 の 対 象 としない 3 交 通 費 について (1) 交 通 費 は 実 費 とする (2) 交 通 手 段 の 確 保 は 会 派 又 は 議 員 の 責 任 において 行 う (3) 行 程 の 決 定 においては 天 災 その 他 やむを 得 ない 事 情 がある 場 合 を 除 き 下 松 市 旅 費 条 例 を 参 酌 し 経 済 的 かつ 客 観 的 に 妥 当 な 経 路 及 び 方 法 を 選 択 する (4) 合 理 的 理 由 があると 認 められる 場 合 には 公 共 交 通 機 関 以 外 の 交 通 手 段 を 利 用 することもできる その 場 合 当 該 合 理 的 理 由 を 記 した 書 面 を 領 収 書 に 添 付 することとする ( 市 外 で 利 用 した タクシー ジャンボタクシー レンタカーの 利 用 料 金 高 速 道 路 及 び 駐 車 場 の 利 用 料 金 並 びにレンタカーに 係 るガソリン 代 も 対 象 とする ) (5) 交 通 費 で 領 収 書 を 徴 しがたい 電 車 バス 等 を 利 用 した 場 合 には 利 用 区 間 の 料 金 が 明 示 された 書 面 等 を 添 付 する 3(3) 市 民 から 誤 解 を 招 く 経 路 交 通 手 段 は 用 いな い 3(4) 高 速 道 路 で 議 員 個 人 が 所 有 しているETC カードを 使 用 した 場 合 の 料 金 は 政 務 活 動 費 の 対 象 としない 4 宿 泊 費 について (1) 宿 泊 費 は 実 費 とする (2) 宿 泊 先 の 確 保 は 会 派 又 は 議 員 の 責 任 において 行 う (3) 宿 泊 費 の 上 限 は 下 松 市 旅 費 条 例 に 準 じて 14,800 円 とする - 2 -

4 (4) 宿 泊 料 に 食 事 が 含 まれている 場 合 のみ 食 事 代 金 も 宿 泊 料 金 の 一 部 とすることができる この 場 合 食 事 代 金 と 宿 泊 料 金 が 一 体 となった 領 収 書 を 徴 することを 要 する 補 足 4(4) 原 則 として 食 事 は 朝 食 が 想 定 されている 他 の 宿 泊 先 を 選 択 できな い 場 合 のみ 1 泊 2 食 付 の 5 備 品 について (1) 備 品 とは その 性 質 又 は 形 状 を 変 えることなく 比 較 的 長 期 間 の 使 用 及 び 保 存 に 耐 える 物 品 を 言 う なお 備 品 は 会 派 控 室 又 は 議 員 控 室 に 設 置 し 控 室 から 長 期 間 持 ち 出 すことはできないも のとする (2) 書 籍 以 外 の 備 品 については 1 万 円 未 満 の 物 品 は 購 入 すること ができるが 1 万 円 以 上 の 物 品 はリースによることとする (3) 書 籍 以 外 の 備 品 の 購 入 及 びリースは 1 品 目 につき1つまでと する (4) 備 品 の 使 用 に 必 要 な 消 耗 品 の 購 入 は 政 務 活 動 費 支 出 の 対 象 とす る (5) 会 派 の 解 散 会 派 構 成 の 異 動 又 は 議 員 の 任 期 満 了 時 における 備 品 の 処 分 又 は 移 管 は 会 派 及 び 議 員 の 責 任 で 行 うものとする ただし 議 員 個 人 の 私 用 に 転 ずる 備 品 の 処 分 はできないものと し 備 品 の 処 分 に 関 する 費 用 は 政 務 活 動 費 から 支 出 できないこ ととする (6) 経 理 責 任 者 は 政 務 活 動 費 によって 購 入 した 備 品 について 備 品 台 帳 に 登 録 し 備 品 の 処 分 又 は 移 管 の 顛 末 を 記 録 する 宿 泊 料 金 を 政 務 活 動 費 の 対 象 とすることができる 5(2)(3) 書 籍 について は 使 途 基 準 細 目 5(1) に 従 い 購 入 する 5(5) 備 品 の 移 管 は 解 散 した 会 派 が 新 しく 結 成 された 会 派 に 対 して 備 品 を 譲 渡 する 場 合 に 認 めら れる 備 品 の 処 分 に 関 して は 処 分 に 関 する 費 用 を 負 担 する 約 束 のもとに 議 員 個 人 が 当 該 備 品 を 私 用 に 6 年 間 契 約 の 費 用 等 の 支 出 について (1) 年 間 契 約 又 は 複 数 年 にわたる 契 約 に 関 する 支 出 は 当 該 年 度 の 利 用 に 相 当 する 金 額 のみを 収 支 報 告 書 に 計 上 する 供 することも 認 められな い 7 会 派 に 交 付 された 政 務 活 動 費 の 支 出 について (1) 会 派 に 交 付 された 政 務 活 動 費 は 会 派 として 行 う 活 動 について 支 出 する (2) 会 派 所 属 議 員 が 個 人 で 行 った 政 務 調 査 活 動 に 対 して 会 派 に 交 付 された 政 務 活 動 費 を 支 出 する 場 合 には 会 派 の 事 前 承 認 を 得 る 必 要 がある この 場 合 の 事 前 承 認 は 会 派 代 表 者 の 了 承 だけ ではなく 会 派 の 全 体 会 議 等 での 承 認 されることを 前 提 とする - 3 -

5 8 政 務 活 動 費 の 預 貯 金 口 座 での 管 理 について (1) 政 務 活 動 費 は 専 用 の 預 貯 金 口 座 を 開 設 し 当 該 口 座 の 入 出 金 は 政 務 活 動 費 に 限 定 する (2) 預 貯 金 口 座 の 通 帳 は 会 派 又 は 議 員 の 責 任 で 管 理 する (3) 預 貯 金 口 座 で 管 理 する 政 務 活 動 費 に 関 して 預 貯 金 利 子 が 発 生 し た 場 合 には 当 該 利 子 も 政 務 活 動 費 として 支 出 できることとし 収 支 報 告 書 における 返 還 すべき 残 余 額 の 計 算 に 含 めることとす る 補 足 8(2) 口 座 からの 入 出 金 も 会 派 経 理 責 任 者 又 は 議 員 が 直 接 行 う 9 証 拠 書 類 及 び 記 録 保 存 について (1) 会 計 帳 簿 及 び 領 収 書 契 約 書 などの 証 拠 書 類 は 会 派 又 は 議 員 の 責 任 において 適 正 に 管 理 し 条 例 及 び 同 施 行 規 則 にしたがっ て 報 告 保 存 する (2) 証 拠 書 類 の 原 本 を 議 長 に 提 出 した 場 合 には 会 派 又 は 議 員 はそ の 写 しを5 年 間 保 存 する 9(2) 会 派 又 は 議 員 が 政 務 活 動 費 の 使 途 に 関 す る 市 民 からの 問 い 合 わせ 10 情 報 公 開 について( 下 松 市 議 会 政 務 活 動 費 の 交 付 に 関 する 条 例 第 10 条 関 係 ) (1) 議 長 に 対 する 閲 覧 請 求 に 応 じて 開 示 する 書 類 は 収 支 報 告 書 及 び 証 拠 書 類 研 修 報 告 書 視 察 報 告 書 とする (2) 収 支 報 告 書 等 の 写 しの 交 付 を 請 求 された 場 合 など 条 例 に 定 め られた 範 囲 を 超 える 情 報 の 開 示 請 求 がある 場 合 には 下 松 市 情 報 公 開 条 例 に 定 める 手 続 きによることとする に 直 接 対 応 するためのも のである 10(1) 条 例 第 10 条 第 2 項 の 収 支 報 告 書 等 に ついて その 開 示 範 囲 を 明 確 にするものである 11 政 務 活 動 費 に 関 する 指 針 等 の 見 直 しについて (1) 政 務 活 動 費 に 関 する 指 針 及 び 細 目 の 改 正 については 議 会 運 営 委 員 会 において 改 正 案 を 作 成 し 全 員 協 議 会 に 諮 る 全 員 協 議 会 において 改 正 案 に 異 論 が 出 た 場 合 には その 場 で 修 正 するこ とができるが 当 該 修 正 には 出 席 議 員 の3 分 の2の 賛 成 を 要 す る - 4 -

6 政 務 活 動 費 使 途 基 準 細 目 1 調 査 研 究 費 (1) 先 進 地 視 察 又 は 現 地 調 査 に 要 する 経 費 交 通 費 宿 泊 費 施 設 入 場 料 資 料 代 等 視 察 先 への 土 産 代 は 認 めない (2) 調 査 委 託 に 要 する 経 費 調 査 委 託 料 等 補 足 2 研 修 費 (1) 研 修 会 の 開 催 に 要 する 経 費 会 場 費 講 師 謝 金 機 材 借 上 費 資 料 印 刷 費 等 講 師 謝 金 及 び 会 場 費 に 関 しても 領 収 書 を 徴 することを 要 す る (2) 研 修 会 への 出 席 に 要 する 経 費 出 席 者 負 担 金 会 費 交 通 費 宿 泊 費 等 3 広 報 費 広 聴 費 (1) 会 派 の 活 動 又 は 市 政 についての 市 民 への 報 告 に 要 する 経 費 及 び 市 民 からの 意 見 要 望 の 聴 取 に 要 する 経 費 会 場 費 茶 菓 子 等 飲 食 代 看 板 作 成 費 ホームページ 運 営 費 印 刷 代 用 紙 代 送 料 等 会 派 又 は 議 員 が 作 成 した 広 報 紙 等 は 証 憑 書 類 とともに 収 支 報 告 書 に 添 付 する (2) 計 上 できないもの 議 員 個 人 として 支 出 した 広 報 紙 発 行 及 びホームページ 運 営 に 関 する 費 用 又 は 議 員 個 人 で 行 った 報 告 会 及 び 意 見 交 換 会 に 関 する 費 用 ( 複 数 議 員 が 合 同 で 発 行 又 は 開 催 したとして も 議 員 個 人 の 名 前 がタイトル 等 に 表 記 される 場 合 はこれ に 該 当 する) 議 員 の 任 期 満 了 日 の 属 する 月 を 含 め 任 期 満 了 前 の6ヶ 月 間 に 支 出 した 広 報 紙 発 行 及 びホームページ 運 営 に 関 する 費 用 又 は 報 告 会 及 び 意 見 交 換 会 に 関 する 費 用 3(2) 議 員 個 人 とは 無 所 属 議 員 だけでなく 会 派 所 属 議 員 も 含 む - 5 -

7 4 資 料 作 成 費 (1) 各 種 会 議 の 資 料 作 成 に 要 する 経 費 印 刷 製 本 費 翻 訳 料 機 材 借 上 費 資 料 印 刷 費 等 議 会 事 務 局 のコピー 機 を 利 用 して 資 料 を 印 刷 した 場 合 は 台 帳 に 利 用 枚 数 を 記 入 し 当 該 費 用 は 年 度 末 に 一 括 して 精 算 する (2) 事 務 用 品 等 に 関 する 経 費 事 務 機 器 購 入 費 事 務 機 器 リース 代 事 務 用 品 費 備 品 消 耗 品 費 等 補 足 4(1) 議 会 事 務 局 のコピー 機 を 使 用 した 場 合 片 面 1 枚 当 たりの 印 刷 費 用 は 白 黒 10 円 カラー50 円 と する 5 資 料 購 入 費 (1) 図 書 資 料 購 入 に 関 する 経 費 書 籍 代 新 聞 代 雑 誌 代 DVD 代 追 録 費 用 等 書 籍 等 の 購 入 に 際 しては 市 民 の 誤 解 を 招 くことのないよ う 内 容 及 び 価 格 に 留 意 し 調 査 研 究 活 動 に 関 連 しないもの 著 しく 高 額 なもの 自 らの 職 業 に 関 連 するもの 自 らの 所 属 又 は 関 係 する 政 党 宗 教 団 体 及 びその 関 係 団 体 が 発 行 す るものは 購 入 しない 書 籍 等 については 合 理 的 理 由 があると 認 められる 場 合 に 限 り 同 一 内 容 のものを 複 数 購 入 することができる ただ し 複 数 購 入 した 書 籍 等 であっても 議 員 個 人 に 帰 属 させ ることはできないものとする 書 籍 等 の 購 入 は 書 籍 名 等 が 記 載 された 領 収 書 を 徴 するこ とを 原 則 とし 書 籍 名 等 を 領 収 書 に 記 載 することが 難 しい 場 合 には 明 細 書 の 添 付 を 要 する 政 務 活 動 費 の 対 象 となる 新 聞 代 は 以 下 の 通 りとする 1 市 政 に 関 連 し 調 査 研 究 活 動 に 資 すると 認 められる 地 方 紙 地 域 紙 専 門 紙 業 界 紙 ( 購 入 する 議 員 の 職 業 等 に 深 く 関 連 するもの 及 びスポーツ 紙 は 含 まれない ) 2 自 らが 所 属 又 は 関 係 していない 政 党 及 びその 関 係 団 体 が 発 行 する 新 聞 3 自 らが 所 属 又 は 関 係 していない 宗 教 団 体 及 びその 関 係 団 体 が 発 行 する 新 聞 図 書 カードの 購 入 は 対 象 とならない 5(1) 書 籍 には 加 除 式 書 籍 及 び 下 松 市 版 の 住 宅 地 図 も 含 む 住 宅 地 図 は 地 名 や 路 線 等 の 変 更 の 程 度 を 勘 案 し 適 切 な 購 入 に 努 める 地 方 紙 は 山 口 県 内 の 情 報 に 地 域 紙 は 周 南 地 区 の 情 報 に 重 きをおいた 新 聞 と 定 義 する - 6 -

8 ( 書 式 例 1) 平 成 年 月 日 下 松 市 議 会 議 長 様 下 松 市 議 会 会 派 代 表 印 ( 又 は 下 松 市 議 会 議 員 ) 研 修 届 出 書 私 どもは 下 記 の 通 り 研 修 に 参 加 しますので 届 出 いたします 記 1 期 間 平 成 年 月 日 ( )から 平 成 年 月 日 ( )まで 2 研 修 場 所 (1) 県 市 3 研 修 内 容 (1) について 4 参 加 議 員 ( 計 人 ) 5 行 程 別 添 の 通 り 6 政 務 活 動 費 から 拠 出 する 経 費 1 人 当 たり 円 ( 研 修 会 費 円 旅 費 宿 泊 費 円 ) - 7 -

9 ( 書 式 例 2) 平 成 年 月 日 下 松 市 議 会 議 長 様 下 松 市 議 会 会 派 代 表 印 ( 又 は 下 松 市 議 会 議 員 ) 視 察 届 出 書 私 どもは 下 記 の 通 り 視 察 を 行 いますので 届 出 いたします 記 1 期 間 平 成 年 月 日 ( )から 平 成 年 月 日 ( )まで 2 視 察 先 (1) 県 市 月 日 午 後 時 分 から 時 間 程 度 (2) 県 市 月 日 午 前 時 分 から 時 間 程 度 3 視 察 内 容 (1) 市 課 について (2) 市 課 について 4 参 加 議 員 ( 計 人 ) 5 行 程 別 添 の 通 り 6 政 務 活 動 費 から 拠 出 する 経 費 1 人 当 たり 円 ( 旅 費 宿 泊 費 ) - 8 -

10 ( 書 式 例 3- 会 派 用 ) 研 修 報 告 書 会 派 名 実 施 期 日 平 成 年 月 日 ( )~ 平 成 年 月 日 ( ) 研 修 場 所 研 修 の 内 容 研 修 の 概 要 参 加 議 員 の 所 感 等 は 別 添 の 通 り - 9 -

11 ( 書 式 例 3- 議 員 用 ) 研 修 報 告 書 議 員 名 実 施 期 日 平 成 年 月 日 ( )~ 平 成 年 月 日 ( ) 研 修 場 所 研 修 の 内 容 研 修 を 終 えて の 所 感 研 修 の 概 要 は 別 添 の 通 り

12 ( 書 式 例 4- 会 派 用 ) 視 察 報 告 書 会 派 名 実 施 期 日 平 成 年 月 日 ( )~ 平 成 年 月 日 ( ) 視 察 先 視 察 の 目 的 視 察 の 概 要 主 な 質 疑 参 加 議 員 の 所 感 等 は 別 添 の 通 り

13 ( 書 式 例 4- 議 員 用 ) 視 察 報 告 書 議 員 名 実 施 期 日 平 成 年 月 日 ( )~ 平 成 年 月 日 ( ) 視 察 先 視 察 の 目 的 視 察 を 終 えて の 所 感 視 察 の 概 要 主 な 質 疑 等 は 別 添 の 通 り

14 政 務 活 動 費 備 品 台 帳 品 名 数 量 取 得 日 処 分 移 管 日 備 考 処 分 方 法 移 管 先

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