intra-mart Accel Documents — ユーザ操作ガイド   第4版  

Transcription

1 Copyright 2016 NTT DATA INTRAMART CORPORATION 1 Top

2 目次 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 改訂情報 intra-mart Accel Documentsについてはじめにユーザができること画面についてアクセス権基本編文書管理の画面を表示する文書を登録 更新する文書やフォルダをダウンロードする文書やフォルダを整理する文書やフォルダを属性で検索する文書やフォルダのアクセス権を変更する応用編表示する項目を設定する文書のバージョン一覧を確認するタグを活用して文書を分類する検索フォルダを活用して効率よく検索する通知機能を活用して文書を管理する文書を公開する保管文書の設定を変更する文書の操作履歴を確認する文書やフォルダの属性を一括で変更する文書にタイムスタンプを付与する他の機能との連携 IM-Workflow ポータル IMBox IM-ContentsSearch 2

3 改訂情報 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 変更年月日 変更内容 初版 第 2 版下記を追加 変更しました 文書を公開する の説明を修正しました 文書やフォルダをダウンロードする の説明を修正しました ポータル と IMBox の説明を修正しました 第 3 版下記を追加 変更しました 文書やフォルダを属性で検索する の説明を追加しました 属性をCSVファイルに出力する の説明を追加しました 保管文書の設定を変更する の説明を追加しました 文書やフォルダの属性を一括で変更する の説明を追加しました 第 4 版下記を追加 変更しました 文書やフォルダをダウンロードする の説明を追加しました 表示する項目を設定する の説明を追加しました 文書やフォルダの属性を一括で変更する の説明を追加しました 文書にタイムスタンプを付与する の説明を追加しました 3

4 intra-mart Accel Documents について intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 intra-mart Accel Documents は サーバ上で文書管理するための機能です 文書は キャビネットに ドロワ ( 引き出し ) やフォルダを使用して階層的に管理します ユーザは ユーザ自身が利用者に設定されているキャビネットにアクセスできます ここでは 文書管理の操作対象について説明します キャビネット文書管理の基本的な管理単位です キャビネット管理者が管理します 利用者は キャビネットに設定されています 別々のキャビネット間でデータを共有することはできません ドロワキャビネットの下に登録できる入れ物です キャビネット管理者が作成し 管理します ユーザは ドロワの中にフォルダや文書を登録できます フォルダ文書や他のフォルダをまとめて保管するための入れ物です 文書テキストファイル イメージデータファイル DocuWorks 文書やPDFなど さまざまな形式の文書です 4

5 はじめに intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 ここでは 文書管理の概要や 基本的な知識を紹介します ユーザができること ここでは 文書管理の機能を基本と応用に分けて説明します 基本機能 文書の登録 ( アップロード ) ファイルをアップロードして 文書を新規に登録できます 登録できる文書には 通常の文書のほかに セキュア文書があります キャビネット管理の設定によっては 業務や文書にあわせて属性が定義された文書を登録できます 文書のダウンロード文書をダウンロードできます セキュア文書として登録された文書で ユーザが書き込み権を持っていない場合は 自動でPDFファイルに変換されます ( セキュアダウンロード ) セキュアダウンロードでは キャビネット管理の設定によっては セキュリティ付きPDFや配布制限付きPDFに変換されます 文書の表示文書名のリンクをクリックすると テキストファイルや画像ファイルなどWebブラウザに表示できるファイル形式の場合は Web ブラウザで内容を表示できます Webブラウザで表示できないファイル形式の場合は ファイルがダウンロードされます セキュアダウンロードでは PDF 閲覧ソフトウェア (Adobe Reader) の環境設定で PDFファイルをWebブラウザに表示する と設定されていない場合は PDF 閲覧ソフトウェアに表示されます 文書の更新 ( チェックイン ) 文書の更新にはチェックアウト / チェックインを使用します チェックアウトすると文書がロックされ 文書の同時更新を防ぎます チェックアウトした文書をチェックインして 登録します 属性変更名前や説明など 文書やフォルダの属性情報を変更できます 移動 コピー 削除キャビネット内で文書やフォルダを移動したり コピーしたり 削除したりできます 削除した文書やフォルダは ごみ箱から復元できます 属性検索属性情報を条件に 文書やフォルダを検索できます アクセス制限文書やフォルダに対するアクセス権を ユーザ 会社 組織 グループやロールなどの単位ごとに付与できます フォルダの一覧表示設定フォルダ内の一覧表示画面に表示させる属性の並び順 表示幅 ソート ( 昇順 降順 ) の条件を あらかじめ登録された一覧表示設定から追加できます 5

6 応用機能 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 表示項目の設定一覧に表示される項目や 画面に表示されるメニュー項目を設定できます 文書のバージョン管理文書の更新履歴をバージョンで管理します バージョンを一覧で確認するだけでなく 旧バージョンのファイルをダウンロードしたり 公開したりできます タグ文書やフォルダは タグを付けることによって分類できます タグには個人タグと共有タグがあります 検索フォルダよく使う検索条件を検索フォルダに設定して 簡単に検索できます 更新通知文書の登録や変更の際に ユーザのポータルに通知したり メールを送信したりできます 特定のドロワやフォルダを監視 ( モニタ ) の対象に設定して 文書の更新を通知することもできます 文書の公開 intra-mart Accel Documentsにアクセスできる認証済みユーザだけでなく ゲストユーザにも 文書を公開できます 文書の公開中 公開開始の通知に記載されているURLリンクから公開文書にアクセスできます 認証済みユーザの場合は 文書管理の公開一覧でも 自分に公開されている文書を確認できます 保管文書保管責任者や保管期限日を設定し 文書を管理できます 文書の操作履歴文書に対する操作の実行履歴を表示できます 属性の一括変更出力したCSVファイルを 編集して取り込むことで 文書やフォルダの属性が一括で変更できます タイムスタンプ付き文書文書の原本性を保証するためのタイムスタンプが付与された文書が登録できます IM-Workflowとの連携 IM-Workflowが導入されている場合は 文書の登録や更新時に承認を必要とさせるなど 業務フローに沿った管理ができます 画面について ストレージ タブが選択されている画面を例に 文書管理 画面について説明します 6

7 No. 名称 説明 (1) ツールバー キャビネット選択 キャビネットの選択画面を表示します ただし アクセスできるキャビネットが1つの場合は キャビネットを選択する画面は表示されません キャビネット管理 キャビネットの管理画面を表示します 操作は intra-mart Accel Documents キャビネット管理者ガイド を参照してください (2) 切替タブ 文書管理内の機能 ( ストレージ 検索 検索フォルダ タグ 通知 公開管理 ) を切り替えます 公開管理 タブは キャビネットの文書公開機能が 無効 の場合は表示されません また 管理者のみ有効 の場合は管理者にだけ表示されます (3) サイドナビゲー ション キャビネット内のドロワとフォルダを階層形式で表示します また キャビネット内の以下のものも表 示します 公開文書 ( 文書公開機能が有効になっているキャビネットの場合だけ ) 保管文書タイムスタンプ付き文書 ( タイムスタンプ機能が有効になっているキャビネットの場合だけ ) ごみ箱 7

8 No. 名称 説明 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 (4) リスト領域ドロワやフォルダ内の文書やフォルダ および以下のものも表示します ( トピックパス ) 現在の表示内容が階層のどの位置にあるかを表しています ( 一括操作メニュー ) チェックマークが付いている文書やフォルダを 削除 移動 またはコピーなどをするときに使用するメニューです ( 新規登録メニュー ) 文書やフォルダを作成するときに使用するメニューです ( 表示設定メニュー ) リスト内の文書やフォルダの表示設定を選択するメニューです 一覧表示設定が設定されているドロワやフォルダを選択した場合にだけ表示されます ( 表示形式メニュー ) リスト領域の表示形式を リスト または サムネイル に切り替えるメニューです リスト 選択時文書やフォルダをリスト形式で表示します サムネイル 選択時 DocuWorks PDF TIFF およびJPEGのファイルの場合は サムネイル画像を表示します 表示するファイルの条件は 以下の通りです ファイルの種類 DocuWorks 文書 DocuWorks バイ ンダー PDF 条件 DocuWorks 4 DocuWorks 8 で作成されていること セキュリティが設定されていないこと PDF バージョンが であること セキュリティが設定されていないこと ICC Profile JPEG2000 Optional Content DeviceN Color Spaces の拡張機能を使用していな いこと 3D Artwork 256bit AES の機能を使用していないこと 英語 日本語以外の場合は フォントが埋め込まれて いること ( 文字が正しく表示されない場合があります ) 8

9 No. 名称 説明 ファイルの種類 条件 TIFF TIFF6.0 の場合 : 圧縮形式が非圧縮 CCITT1D G3Fax G4Fax PackBits または JPEG のファイルで あること TIFF-FX の場合 :Profile S F または C のファイルであ ること チェックボックス 一括操作の対象となる文書やフォルダを選択 または選択を解除します 名前 名前をリンクで表示します 文書名のリンクをクリックすると 文書が表示されます ドロワやフォルダの場合は リンクをクリックすると ドロワやフォルダ内の文書やフォルダな どが表示されます アイコン ( 名前の右隣 ) 文書やフォルダの状態を表しています アイコン 説明 ( チェックアウト中 ) 文書がチェックアウトされた状態です ( 新規 ) 作成日時が4 日以内の文書 またはフォル ダです ( 更新 ) 更新日時が4 日以内の文書 またはフォル ダです ( 保管切れ ) 保管期限が切れた文書です ( 操作メニュー ) 選択行に対する操作を指定するためのメニューです アクセス権 ドロワ フォルダ および文書には 下記のアクセス権を設定できます 権限は 会社 組織 グループ またはユーザなどの単位で持つことができます 読み取り権ドロワ フォルダ および文書の属性やアクセス権などを表示できます 読み取り権がないドロワ フォルダ および文書は 表示されません 書き込み権 9

10 読み取り権に加え 文書やフォルダの作成 編集 ( 属性編集 チェックアウト チェックイン ) などができます 管理権書き込み権に加え 文書やフォルダの削除 アクセス権の変更 文書の強制チェックアウト取り消しなどができます キャビネット管理者は アクセス権の設定に関係なく すべてのドロワ フォルダ および文書に対して管理権を持つも のとしてアクセスできます 新規に登録した文書やフォルダのアクセス権は 初期状態では 登録先のドロワやフォルダと同じアクセス権が設定 されます 10

11 基本編 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 ここでは 文書管理の基本的な操作を紹介します 文書管理の画面を表示する 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします アクセスできるキャビネットが 1 つの場合は キャビネットを選択する画面は表示されません 3. 文書管理 画面を表示できました 11

12 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 ドロワ属性の確認 属性情報を確認したいドロワの操作メニューから 属性表示 をクリックします ドロワのアクセス権の確認 アクセス権を確認したいドロワの操作メニューから アクセス権 をクリックします 別のキャビネットへの切り替え 画面右上の キャビネット選択 をクリックすると 手順 2 の画面が表示されます 操作対象を 別のキャビネットへ 切り替えられます 文書を登録 更新する フォルダの作成 文書の登録と更新について説明します フォルダを作成する ドロワまたはフォルダ内に フォルダを作成します フォルダには 通常のフォルダのほかに IM-Workflow 連携フォルダがあります キャビネットの設定によっては 業務や帳票の種類にあわせて属性が付与されたフォルダがあります ここでは 通常のフォルダの作成例を説明します 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 作成先のドロワをクリックします 12

13 4. 新規登録メニューから フォルダ をクリックします 13

14 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 IM-Workflow 連携フォルダを作成する場合 新規登録メニューから IM-Workflow 連携フォルダ をクリックします 独自の属性が付加されたフォルダを作成する場合 新規登録メニューから 該当のクラス名 ( 例 : 契約書フォルダ ) をクリックします 5. 必要な項目を入力して 作成 をクリックします 6. フォルダを作成できました 14

15 文書を新規に登録する ドロワまたはフォルダ内に 文書を新規に登録 ( アップロード ) します キャビネット管理の設定によっては 通常の文書のほかに 属性が追加された文書や セキュアダウンロードが有効となる文書を登録できます ここでは 通常の文書の登録例を説明します 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 登録先のドロワまたはフォルダを表示します 4. 新規登録メニューから 文書 をクリックします 15

16 セキュアダウンロードが有効となる文書として登録したい場合 新規登録メニューから 該当のクラス名 ( 例 : セキュア文書 ) をクリックします 独自の属性が付加された文書を登録する場合 新規登録メニューから 該当のクラス名 ( 例 : 契約書 見積書 ) をクリックします 5. ファイルを選択 をクリックして ファイルを選択します 16

17 6. 必要な項目を入力して 作成 をクリックします intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 < ダイアログの項目 > 項目 ファイル クラス バージョン 保管設定 説明 通知先設定 説明 選択したファイル名が表示されます 選択したクラス名が表示されます 新規登録時のバージョンが表示されます 新規登録時のバージョンの設定は 選択したクラスによって異なります 保管設定の項目が表示されるかどうか 項目が表示される場合に必須入力かどうかは 選択した クラスによって異なります 必要に応じて 保管設定 をクリックし 設定します 新規登録する文書の説明を入力します 通知先を指定すると 文書を新規に登録したときに メール ポータル または IMBox に通知できま す 通知先指定の詳細は 応用編 - 通知機能を活用して文書を管理する - 文書の更新を通知す る を参照してください 7. 文書を新規に登録できました 17

18 WebブラウザにGoogle Chrome Safari およびInternet Explorer 10 以降を使用している場合は ファイルをリスト領域にドラッグ & ドロップする操作でも 文書を新規に登録できます (IM-Workflow 連携フォルダや検索フォルダへの登録は除く ) 登録時に属性情報を設定したい場合は 属性情報 のチェックボックスをクリックし 上記の手順 6 の画面に進みま す 18

19 ドラッグ & ドロップすると 複数のファイルを同時に登録できます 複数の文書の登録時に属性情報を設定した場合は 設定した属性情報が すべての文書に設定されます 文書を更新する チェックアウト / チェックイン機能を使用して ダウンロードした文書を編集し 文書をアップロードして更新します タイムスタンプ付き文書は チェックアウトできますが チェックインできません 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 更新したい文書を リスト領域に表示します 4. 編集したい文書の操作メニューから チェックアウト をクリックします 19

20 5. 文書がロックされて 名前の右隣にアイコンが表示されます アイコンの上にマウスポインタを合わせると ロックしているユーザ名が表示されます ロック中は ほかのユーザは文書を編集できません ロックを解除したい場合は 文書の操作メニューから チェックアウト取り消し を選択します 6. チェックアウトした文書の操作メニューから ダウンロード をクリックします 20

21 7. 文書をダウンロードします 8. ファイルを編集し 保存します 9. 文書の操作メニューから チェックイン をクリックします 21

22 WebブラウザにGoogle Chrome Safari およびInternet Explorer 10 以降を使用している場合は 文書の行にファイルをドラッグ & ドロップしても 文書をチェックインできます (IM-Workflow 連携フォルダ内の文書を除く ) 10. ファイルを選択 をクリックして 編集したファイルを選択します 11. 必要な項目を入力して チェックイン をクリックします 22

23 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 バージョンの編集 桁数などのバージョンの設定は クラスによって異なります 1. 編集 をクリックします 2. 数字を上げたい桁をクリックします 3. OK をクリックします 通知先を指定すると 文書をチェックインしたときに メール ポータル または IMBox に通知できます 通知先指定の詳細は 応用編 - 通知機能を活用して文書を管理する - 文書の更新を通知する を参照 してください 12. 文書を更新できました 23

24 旧バージョンの文書は バージョン一覧で確認できます バージョン一覧の詳細は 応用編 - 文書のバージョン一覧を確認する を参照してください 文書やフォルダをダウンロードする 文書やフォルダをダウンロードします セキュア文書として登録された文書をダウンロードする場合は その文書に対してユーザが書き込み権を持っていないと 文書が PDF ファイルに自動で変換されてダウンロードされます これをセキュアダウンロードといいます セキュアダウンロードを使用するためには Windows Internet Explorer と PDF 閲覧ソフトウェアとして Adobe Reader または Acrobat が必要です 詳細は intra-mart Accel Documents リリースノート を参照してください 目次 文書をダウンロードする セキュアダウンロードで変換される PDF ファイルについて 文書やフォルダを一括でダウンロードする 文書をダウンロードする リストに表示されている文書をダウンロードします 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. ダウンロードしたい文書を リスト領域に表示します 4. ダウンロードしたい文書の操作メニューから ダウンロード をクリックします 24

25 文書の表示 文書名のリンクをクリックすると テキストファイルや画像ファイルなど Web ブラウザに表示できるファイ ル形式の場合は Web ブラウザで内容を表示できます Web ブラウザで表示できないファイル形式の 場合は ファイルのダウンロードになります PDF ファイルについては Adobe Reader または Acrobat の環境設定で PDF ファイルを Web ブラウザ に表示する と設定されている場合は Web ブラウザに表示されます 設定されていない場合は Adobe Reader または Acrobat に表示されます セキュリティ定義によりダウンロードが禁止されているPDFファイルは ダウンロードできません ダウンロードが禁止されていても Adobe ReaderまたはAcrobatの環境設定で PDFファイルをWebブラウザに表示する と設定されている場合は 文書名のリンクをクリックしてファイルを開けます 5. セキュアダウンロードにより ダウンロード文書を閲覧するためのパスワードを指定する必要がある場合は パスワードを入 力して OK をクリックします 25

26 6. 文書をダウンロードできました Office 文書のハイパーリンクから Accel Documents にアクセスする場合は 以下の URL を使用します 文書をダウンロードする場合 ベースURL>/acceldocuments/redirect/storage/download/< キャビネットID>/< オブジェクト ID> 文書やフォルダを開く場合 ベースURL>/acceldocuments/redirect/storage/open/< キャビネットID>/< オブジェクトID> < キャビネットID> および < オブジェクトID> の値は 各文書の 属性編集 画面に表示される URL で確認できます URL には 下記の通りパスが表示されます ベースURL>/acceldocuments/rep/storage/download/< キャビネットID>/< オブジェクトID> セキュアダウンロードで変換される PDF ファイルについて セキュアダウンロードでは 文書が PDF ファイルに変換されます PDF ファイルは 次の 3 つのタイプに大別されます PDF ファイルの変換は キャビネットに設定されている各種定義に従います セキュリティなし PDFファイル セキュリティによる制限が設定されていない PDF 変換 の定義に従って変換されたファイルです セキュリティ付き PDFファイル 次のセキュリティが設定されている定義に従って変換されたファイルです 印刷 変更 コピーの操作が制限されています 26

27 セキュリティ設定に 文書閲覧のパスワード が必要と設定されている場合は ユーザが文書をダウンロードするときにパスワードを指定します ダウンロード完了後は その文書を開くたびに 指定したパスワードの入力が必要になります タイムスタンプ対象の文書は セキュリティ付き PDF ファイルをセキュアダウンロード ( ブラウザ表示も含む ) で きません セキュリティ および配布制限付き PDFファイル セキュリティのほかに配布制限が設定されている定義に従って 変換されたファイルです 有効期限が設定されている場合は ダウンロードした日から指定する期間だけ PDF ファイルを開くことができます ダウンロードが制限されている場合は Web ブラウザで内容を表示できますが ダウンロードはできません 印刷 変更 コピーの操作が制限されています セキュリティ設定に 文書閲覧のパスワード が必要と設定されている場合は ユーザが文書をダウンロードするときに パスワードを指定します ダウンロード完了後は その文書を開くたびに 指定したパスワードの入力が必要になります タイムスタンプ対象の文書は セキュリティ および配布制限付き PDF ファイルをセキュアダウンロード ( ブラウ ザ表示も含む ) できません 文書やフォルダを一括でダウンロードする リストに表示されている文書やフォルダを複数選択し ZIP 形式のファイルとして一括でダウンロードします 一括でダウンロードできる文書やフォルダは 合計 1,000 件までです 容量は合計 1GB までです 次の文書やフォルダはダウンロードできません 読み取り権のない文書やフォルダ読み取り権のないフォルダ内の文書またはフォルダ検索フォルダの検索結果ダウンロード禁止のセキュア文書一覧に表示しないように設定されている保管期限切れ文書操作ユーザに対して 保管期限切れ文書の操作制限が設定してある文書書き込み権のないユーザの場合 タイムスタンプ対象のセキュリティ付きPDF または 配布制限付きPDFのセキュア文書 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. ダウンロードしたい文書やフォルダを リスト領域に表示します 4. ダウンロードしたい文書やフォルダのチェックボックスをクリックします 27

28 フォルダのチェックボックスをクリックした場合は フォルダ内の文書やフォルダも一括ダウンロードの対象にな ります 5. 一括操作メニューから ダウンロード をクリックします 6. メッセージを確認して OK をクリックします 28

29 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 ダウンロードする文書の中に 文書閲覧のパスワード が設定されている文書が含まれる場合は パスワードを設定します 1. パスワード に新しいパスワードを入力します 2. パスワード( 確認 ) に手順 1と同じパスワードを入力します 3. OK をクリックします 7. 文書やフォルダを一括でダウンロードできました 文書やフォルダを整理する 文書やフォルダを整理するための機能を説明します 文書やフォルダの名前を変更する 文書やフォルダの名前は 属性編集で変更します ここでは 文書名を変更する手順を説明します 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 名前を変更したい文書を リスト領域に表示します 4. 名前を変更したい文書の操作メニューから 属性編集 をクリックします 5. 名前を変更して 更新 をクリックします 29

30 6. 名前を変更できました 文書やフォルダを移動する 文書やフォルダを 別の場所に移動します 30

31 注意 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 書き込み権のないドロワやフォルダには移動できません 管理権のない文書やフォルダは 別のドロワに移動できません 別のキャビネットには移動できません IM-Workflow 連携フォルダ内の文書やフォルダは移動できません 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 移動したい文書やフォルダを リスト領域に表示します 4. 移動したい文書やフォルダのチェックボックスをクリックします 5. 一括操作メニューから 移動 をクリックします 31

32 6. 移動先のドロワまたはフォルダを選択して OK をクリックします 7. メッセージを確認して OK をクリックします 32

33 移動先に同じ名前の文書やフォルダがあった場合は 名前が変更されます その場合 移動する文書やフォルダの書き込み権が必要です 続けて表示されるメッセージで 変更前と変更後の名前を確認できます 8. 文書やフォルダを移動できました 文書やフォルダをコピーする 別のドロワまたはフォルダに 文書やフォルダをコピーします 注意以下の場合 文書やフォルダはコピーできません 書き込み権のないドロワやフォルダへのコピー別のキャビネットへのコピー操作ユーザがアクセスできない文書やフォルダのコピー 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. コピーしたい文書やフォルダを リスト領域に表示します 33

34 4. コピーしたい文書やフォルダのチェックボックスをクリックします intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 一括操作メニューから コピー をクリックします 6. コピー先のドロワやフォルダを選択して OK をクリックします 34

35 7. メッセージを確認して OK をクリックします 35

36 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 コピー先に同じ名前の文書やフォルダがあった場合は 名前が変更されます 続けて表示されるメッセージで 変更前と変更後の名前を確認できます 8. 文書やフォルダを別の場所にコピーできました 文書に設定されている保管期限日 および保管責任者もコピーされます 内容は キャビネット管理者の保管定義の設定によって異なります 文書をコピーすると 文書に設定されているタイムスタンプ設定もコピーされます 文書やフォルダを削除する 文書やフォルダを削除します 削除した文書やフォルダは ごみ箱に移動されます 注意以下の文書 またはフォルダを削除しようとすると エラー画面が表示され 削除できません 保管期限が設定されていて キャビネット管理者が 文書の保護 の設定を有効にしている文書 またはその文書が入っているフォルダタイムスタンプ付き文書 またはその文書が入っているフォルダ 目次 ドロワまたはフォルダから削除する ごみ箱から削除する ドロワまたはフォルダから削除する 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 削除したい文書やフォルダを リスト領域に表示します 4. 削除したい文書やフォルダのチェックボックスをクリックします 36

37 5. 一括操作メニューから 削除 をクリックします 6. メッセージを確認して OK をクリックします 37

38 7. 文書やフォルダを削除できました ごみ箱から削除する 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. ごみ箱 をクリックして ごみ箱を表示します 38

39 4. 削除したい文書やフォルダのチェックボックスをクリックして 削除 をクリックします 5. メッセージを確認して OK をクリックします 39

40 6. ごみ箱から文書やフォルダを削除できました ごみ箱の中をすべて削除する場合 ごみ箱を空にする をクリックします ごみ箱から復元する ごみ箱にある文書やフォルダを復元できます 目次 元の場所に復元する 指定の場所に復元する 元の場所に復元する 40

41 注意 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 以下の場合 文書やフォルダは元の場所に復元できません 元の登録場所が削除されて存在しない場合場所を指定すると復元できます 指定の場所に復元する を参照してください 元の場所に 書き込み の権限がない場合元の場所に 同名の文書やフォルダが存在する場合元の場所の文書やフォルダの合計件数 およびコンテントサイズが上限に達している場合複数の文書やフォルダを復元中にエラーになった場合 エラー以降に処理されるはずだった文書やフォルダ 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. ごみ箱 をクリックして ごみ箱を表示します 4. 復元したい文書やフォルダのチェックボックスをクリックします 5. 元の場所に復元 をクリックします 41

42 6. メッセージを確認して OK をクリックします 7. 文書やフォルダを 元の場所に復元できました 指定の場所に復元する 42

43 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 管理権のない文書やフォルダは 元の場所と異なるドロワに復元できません 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. ごみ箱 をクリックして ごみ箱を表示します 4. 復元したい文書やフォルダのチェックボックスをクリックします 5. 指定の場所に復元 をクリックします 43

44 6. 復元先のドロワまたはフォルダを選択して OK をクリックします 7. メッセージを確認して OK をクリックします 44

45 8. 文書やフォルダを 指定の場所に復元できました 文書やフォルダを属性で検索する 名前 作成者 作成日などの属性情報を使用して 文書やフォルダを検索します フォルダには 検索フォルダと IM-WorkFlow 連携 フォルダも含まれます アクセス権がない文書やフォルダは検索されません 目次 キーワードで検索する 検索条件を指定して検索する キーワードで検索する キーワードを入力して 属性の値がキーワードと一致する文書やフォルダを検索します 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 検索 タブをクリックして 検索機能の操作画面を表示します 4. 検索したいキーワードを 検索条件 に入力します 45

46 サイドナビゲーションで簡易検索が閉じている場合は 簡易検索 をクリックします 簡易検索のヒント 検索するキーワードを半角空白で区切ると すべてのキーワードを含む検索結果が表示されます 検索では 大文字と小文字は区別されません 句読点や *?#() などの特殊文字も そのままキーワードとして検索されます 簡易検索では 以下の属性が検索対象になります 名前作成者更新者ワークフロー案件文字列型のユーザー属性 5. 検索 をクリックします 46

47 6. 検索結果を表示できました 検索でヒットした文書やフォルダは 指定されているソートの順で表示されます キャビネットに設定されてい る 最大検索結果数 を超える分は表示されません 検索結果一覧では 文書やフォルダに対して ストレージ タブの操作画面と同じ操作を実行できます 47

48 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 クリア をクリックすると 検索条件と検索結果がクリアされます 検索条件を指定して検索する 検索条件を指定して 条件に一致する文書やフォルダを検索します 検索範囲を指定できます 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 検索 タブをクリックし 検索機能の画面を表示します 4. サイドナビゲーションの 詳細検索 をクリックします 5. 検索条件追加 のリストボックスから 検索条件に追加する項目を 1 つずつ選択します 48

49 リストボックスに表示される項目は キャビネット管理者のメニュー表示設定の設定によって異なります 6. 検索範囲を指定する場合は 検索範囲 の 選択 をクリックします 未選択の場合は 全キャビネット内を検索します 49

50 7. 表示されたツリーから 検索するドロワまたはフォルダを選択して OK をクリックします 8. 検索対象種類 で 検索対象のチェックボックスをクリックします 9. 検索するクラスを指定する場合は 検索対象クラス指定 の 選択 をクリックします 50

51 未選択の場合は 全クラスを検索します 検索対象クラス指定 を指定した場合は 検索対象種類の設定は無効になります 10. 表示されたリストから 検索するクラスのチェックボックスをクリックして OK をクリックします 51

52 11. 手順 5 で追加した項目に 検索条件を指定します intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 検索で使わない項目は チェックボックスからチェックマークを外しておきます 項目の種類によって検索する値の指定方法が異なります 複数の条件を指定した場合は すべての条件を 満たす検索結果が表示されます (AND 検索 ) 文字列型 検索するキーワードを入力して 等しい 含む 等しくない 含まない のどれかを選択します または キーワードを入力せずに 値なし 値あり のどちらかを選択します 日付型 ブーリアン型 期間で指定する場合 1. 直接 を選択します 2. テキストボックスをクリックして カレンダーから日付を選択します 日数で指定する場合 1. 相対 を選択します 2. 日数を入力して 前 か 後 のどちらかを選びます たとえば 3 日前から本日までを指 定する場合は 3 日前 0 日前と指定します 値の有無で指定する場合 1. 値あり 値なし のどちらかを選択します True か False かを選択します 整数型 長整数型 固定小数点型 数値を入力して 等しい 等しくない > >= < <= のどれかを選択します または 数値を入力せずに 値なし 値あり のどちらかを選択します 52

53 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 検索条件追加 のリストボックスから 保管責任者 を選択した場合は 含む 含まない 含む ( 階層 をたどる ) 含まない ( 階層をたどる ) 値なし 値あり のいずれかを選択します 階層をたどる場合は 指定したサブジェクトが所属する組織なども検索対象となります 12. 検索 をクリックします 13. 検索結果を表示できました 53

54 検索でヒットした文書やフォルダは 指定されているソートの順で表示されます キャビネットに設定されている 最大検索結果数 を超える分は表示されません 検索結果一覧では 文書やフォルダに対して ストレージ タブの操作画面と同じ操作を実行できます クリア をクリックすると 検索条件と検索結果がクリアされます 文書やフォルダのアクセス権を変更する 文書やフォルダにアクセスできるユーザを追加して 権限を変更します 権限は ユーザ 会社 組織 グループやロールなどの単位ごとに設定できます アクセス権は 最大 100 件まで設定できます あとからユーザの権限を変更したり ユーザを削除したりすることもできます 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. アクセス権を変更したい文書やフォルダを リスト領域に表示します 4. アクセス権を変更したい文書やフォルダの操作メニューから アクセス権 をクリックします 5. エントリ追加 をクリックします 54

55 6. ユーザを選択して 決定 をクリックします 7. 追加したユーザの権限を変更します 55

56 8. フォルダのアクセス権を変更している場合は フォルダ内のフォルダや文書に変更を反映するかどうかを選択します 反映す る場合は チェックボックスにチェックマークを入れます 9. 更新 をクリックします 56

57 10. メッセージを確認して OK をクリックします 11. アクセス権を変更できました 管理権限を持つユーザを設定しなかった場合は アクセス権はキャビネット管理者だけが変更できます キャビネット管理のドロワ属性編集の フォルダ / 文書作成者の管理権付与 が 付与する に設定されている場合は 文書やフォルダの作成者にも管理権が自動で付与され アクセス権が変更できます 57

58 アクセスできるユーザ ( エントリ ) を削除する場合は 削除したいユーザのチェックボックスをクリックして 削除 をクリックします 58

59 応用編 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 ここでは 文書管理の応用的な操作を紹介します 表示する項目を設定する ドロワやフォルダ内の一覧表示を設定する フォルダ内の一覧表示画面で表示する属性 表示順 ソートを あらかじめ登録された一覧表示設定から追加します 一覧表示を設定すると リスト領域に表示設定メニューが表示され 追加した一覧表示設定が選択できます 一覧表示設定は 最大 5 件まで設定できます 読み取り権 および書き込み権のないフォルダには設定できません 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 一覧表示を設定したいフォルダの操作メニューから 一覧表示設定 をクリックします 4. エントリ追加 をクリックします 59

60 5. 設定する一覧表示のチェックマークをクリックして OK をクリックします 6. 初期状態として使用したい一覧表示設定のチェックマークをクリックして デフォルトに設定 をクリックします 60

61 フォルダ内のすべての一覧表示を同じ設定にする場合は 本フォルダ以下の一覧表示設定をこの一覧表示 設定で統一する のチェックマークをクリックします 7. 更新 をクリックします 8. メッセージを確認して OK をクリックします 9. 一覧表示設定を設定できました 61

62 画面に表示されるメニュー項目を設定する 画面に表示されるメニュー項目をあらかじめ登録されたメニュー表示設定から選択します メニュー項目を設定するには フォルダの管理権が必要です フォルダの読み取り権 または書き込み権があるユーザは 設定内容を確認することはできますが 設定内容を変更できません 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. メニュー表示を設定したいフォルダの操作メニューから メニュー表示設定 をクリックします 62

63 4. メニュー表示設定 から メニュー表示設定を選択します フォルダ内のすべてのメニュー表示設定を同じ設定にする場合は 本フォルダ以下のメニュー表示設定をこ のメニュー表示設定で統一する のチェックマークをクリックします 5. 更新 をクリックします 63

64 6. メニュー表示設定を設定できました IM-Workfllow 連携フォルダのフロー一覧表示を設定する IM-Workflow 連携フォルダで 文書の登録 削除 およびチェックインするときのフロー一覧画面に表示する IM-Workflow のフロー定 義を設定します 設定する IM-Workfllow 連携フォルダの管理権が必要です 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 表示一覧を設定したい IM-Workflow 連携フォルダの操作メニューから フロー一覧表示設定 をクリックします 64

65 4. 追加したい設定のタブをクリックして フロー追加 をクリックします 5. 追加するフローをクリックします 65

66 フローを検索する場合は フロー ID または フロー名 を選択し キーワードを入力して 検索 をクリックします 検索結果は 100 件まで表示されます 6. 追加 をクリックします 66

67 7. 更新 をクリックします intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 フローは 各設定で最大 10 件まで設定できます 8. OK をクリックします 9. フロー一覧表示設定を設定できました 文書のバージョン一覧を確認する いつ誰が文書を更新したのかをバージョン一覧で確認できます 特定のバージョンに対する操作は バージョン一覧から実行します 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. バージョン一覧を表示したい文書を リスト領域に表示します 4. バージョン一覧を表示したい文書の操作メニューから バージョン をクリックします 67

68 5. バージョン一覧を表示できました 68

69 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 特定のバージョンに対する操作 文書のダウンロード ダウンロードしたいバージョンの操作メニューから ダウンロード をクリックします 認証済みユーザ向けの文書公開 公開したいバージョンの操作メニューから 文書公開 をクリックします ゲストユーザ向けの文書公開 公開したいバージョンの操作メニューから 文書公開 ( ゲスト ) をクリックします 不要なバージョンの削除 削除したいバージョンのチェックボックスをクリックして 削除 をクリックします タイムスタンプ付き文書は削除できません タグを活用して文書を分類する 文書やフォルダにタグを付与できます タグには 作成したユーザだけが参照できる 個人タグ と 作成したユーザ以外も参照できる 共有タグ があります タグを作成する タグを作成します タグには 作成したユーザだけが参照できる 個人タグ のほかに 作成したユーザ以外も参照できる 共有タグ があります 個人タグは 最大 20 件まで作成できます 共有タグは 最大 300 件まで作成できます 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. タグ タブをクリックして タグ機能の操作画面を表示します 4. タグ管理 をクリックします 69

70 5. 個人タグを作成する場合は 個人タグ作成 をクリックします 共有タグを作成する場合は 共有タグ タブをクリックして 共有タグ作成 をクリックします 6. 必要な項目を入力して 作成 をクリックします 70

71 7. タグを作成できました 71

72 タグの編集 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 編集したいタグの操作メニューから 編集 をクリックします 不要なタグの削除 削除したいタグのチェックボックスをクリックして 削除 をクリックします タグを付与する 文書やフォルダにタグを付与します タグは 最大 10 件まで付与できます 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. タグを付与したい文書やフォルダを表示します 4. タグを付与したい文書やフォルダの操作メニューから タグ をクリックします 5. 付与したいタグのチェックボックスをクリックして 更新 をクリックします 72

73 6. タグが付与されました 手順 5の タグ ダイアログでは タグを作成できます 個人タグは 個人タグ タブの 個人タグ作成 を 共有タグは 共有タグ タブの 共有タグ作成 をクリックして作成できます ただし 作成したタグの編集や 共有タグのアクセス権設定は この操作からできません 73

74 タグが付与された文書やフォルダを探す タグを選択して タグが付与された文書やフォルダを表示します 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. タグ タブをクリックして タグ機能の操作画面を表示します 4. サイドナビゲーションのツリーを展開して 目的のタグを表示します タグを絞り込んで表示したい場合は 赤枠内に検索したいキーワードを入力して アイコンをクリックしま す 5. タグをクリックして選択します タグが付与された文書やフォルダを表示できました 74

75 選択されたタグをもう一度クリックすると選択が解除されます ほかのユーザとタグを共有する 個人タグを共有タグに変更します 共有タグに変更したあとは 必要に応じてアクセス権を設定します 共有タグは 最大 300 件まで設定できます 注意 個人タグを共有タグに変更すると 個人タグには戻せません 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. タグ タブをクリックして タグ機能の操作画面を表示します 4. タグ管理 をクリックします 75

76 5. 共有タグに変更したいタグの操作メニューから 共有化 をクリックします 6. メッセージを確認して OK をクリックします 76

77 7. 続けて 共有タグのアクセス権を編集します 初期状態では タグの作成者に管理権が付与されます 必要に応じて アクセス権を編集して 更新 をクリックします 77

78 アクセス権編集の詳細は 基本編 - 文書やフォルダのアクセス権を変更する を参照してくださ い intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 アクセス権編集 ダイアログは 次の手順であとから表示できます 1. 共有タグ をクリックします 2. 共有タグの操作メニューから アクセス権 をクリックします 8. メッセージを確認して OK をクリックします 78

79 9. アクセス権を設定した共有タグに変更できました 検索フォルダを活用して効率よく検索する 繰り返し使う検索条件がある場合は 検索フォルダ機能を活用できます 繰り返し使う条件を検索フォルダに保存する よく使う検索条件を検索フォルダとして保存します 注意 書き込み権のないドロワやフォルダには保存できません 1. 検索を実行します 検索を実行する手順については 文書やフォルダを属性で検索する を参照してください 2. 検索結果が表示された状態で 検索フォルダ作成 をクリックします 79

80 3. 検索フォルダの名前を入力します 4. 検索条件を必要に応じて修正します 80

81 検索条件は 簡易検索から作成した場合と詳細検索から作成した場合で表示される内容が異なります 上記は 詳細検索から作成した場合の画面例です 5. 選択 をクリックして ストレージ タブの操作画面での保存場所を ツリーから選択します 6. 作成 をクリックします 81

82 7. 検索フォルダを作成できました 検索フォルダは 検索フォルダ タブの操作画面から使用できます 手順 5 で指定した保存場所からも使用できます 保存した条件で検索する 検索条件が保存されている検索フォルダにアクセスして 検索を実行します 検索フォルダは 検索フォルダ タブの操作画面と ストレージ タブの操作画面から使用できます ここでは 検索フォルダ タブの操作画面から検索フォルダを使用する例を説明します 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 検索フォルダ タブをクリックして 検索フォルダ機能の操作画面を表示します 4. サイドナビゲーションのツリーを展開して 目的の検索フォルダを表示します 82

83 検索フォルダは ドロワごとに分類されて表示されます 検索フォルダを絞り込んで表示したい場合は 赤枠内に検索したいキーワードを入力して アイコンをク リックします 5. 検索フォルダをクリックします 検索結果を表示できました 83

84 84

85 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 検索フォルダの属性編集 1. 検索フォルダ管理 をクリックします 2. 編集したい検索フォルダの操作メニューから 編集 をクリックします 3. 検索フォルダの属性を編集して 更新 をクリックします 通知機能を活用して文書を管理する 通知機能は 文書の新規登録 ( アップロード ) や更新 ( チェックイン ) などの操作があったときに通知する機能です 通知機能には ユーザが文書のアップロードやチェックインのときに通知先を指定して通知する方法と 特定のドロワやフォルダ内 85

86 で 文書が操作されたときに自動でユーザに通知する方法があります intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 文書の更新を通知する 文書の新規登録 ( アップロード ) または更新 ( チェックイン ) の実行時に 更新の通知先と 通知方法を指定します 通知先には ユーザを指定できます 1. 新規文書作成 ダイアログ または チェックイン ダイアログで 通知先設定 をクリックします ( 画面は チェックイン ダイアログの例 ) 2. 通知方法をクリックします 86

87 3. 追加 をクリックします 4. 通知先を選択して 決定 をクリックします 87

88 会社 / 組織 を指定した場合は 指定した会社 または組織に登録されているすべてのユーザに通知されま す 通知先は 最大 100 件まで設定できます 5. 通知方法にポータルを選択した場合は テキストボックスをクリックして カレンダーから通知期限を選択します 88

89 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 通知期限は 操作日から 10 日以内の日付を選択できます 6. 必要な項目を入力して OK をクリックします 7. 文書の更新を通知するための設定ができました ( 画面は チェックイン ダイアログの例 ) 89

90 通知例 通知方法が メール の場合 本文中のURLリンクをクリックすると 文書管理での登録場所が表示されます 通知方法が ポータル の場合 ポータル を参照してください 通知方法が IMBox の場合 IMBox を参照してください ドロワやフォルダ内での更新を通知する 特定のドロワやフォルダを対象に その中で文書の新規登録 ( アップロード ) 更新( チェックイン ) または削除があったときに 更新が自動で通知されるように設定します これをモニタ設定といいます 設定対象には ドロワ フォルダを指定できます モニタ設定は 1 ユーザーあたり最大 50 件まで設定できます 通知を受け取りたいユーザが設定します 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 通知 タブをクリックして 通知機能の操作画面を表示します 4. 設定作成 をクリックします 90

91 5. モニタ対象選択 をクリックします 6. 対象のドロワやフォルダをツリーから選択して OK をクリックします 91

92 7. 通知を受け取りたい操作のチェックボックスをクリックします 8. 通知方法をクリックします 通知方法にポータルを選択した場合は ポータルに表示する日数を 0 10 の範囲内で入力します 92

93 9. OK をクリックします 10. ドロワやフォルダ内の更新を通知するための設定ができました 93

94 モニタ設定の変更 変更したい設定の 設定変更 をクリックします モニタ設定の削除 削除したい設定のチェックボックスをクリックして 削除 をクリックします 94

95 通知 タブ以外に ストレージ タブや 検索 タブの操作画面からでも 操作メニューから モニタ設定 を追加でき ます 文書を公開する 文書管理に登録されている文書は 文書管理にログインできる認証済みユーザと ゲストユーザに公開できます 文書公開機能が有効になっているキャビネットで使用できます 公開設定を作成して文書を公開する 指定日にユーザに文書が公開されるように 公開設定を作成します 公開設定の作成手順は intra-mart Accel Documents にアクセスできる認証済みのユーザ向けとゲストユーザ向けとで違います セキュア文書を公開すると 公開文書のダウンロードは常にセキュアダウンロードになります 文書に対して書き込み 権があるかどうかは関係ありません 通知機能を使用するためにはメッセージ通知のジョブを実行する必要があります ジョブの設定については intramart Accel Documents セットアップガイド の ジョブ設定 を参照してください 目次 認証済みユーザに文書を公開する ゲストユーザに文書を公開する 認証済みユーザに文書を公開する 95

96 認証済みユーザ向けに 文書を公開します 文書が登録されているキャビネットの利用者は ログイン後 文書にアクセスできます 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 公開したい文書を リスト領域に表示します 4. 公開したい文書の操作メニューから 文書公開 をクリックします 過去の特定のバージョンを公開したい場合は バージョン一覧で 公開したいバージョンの操作メニューか ら 文書公開 をクリックします バージョン一覧の詳細は 応用編 - 文書のバージョン一覧を確認する を参照してください 5. 必要な項目を入力します 96

97 < ダイアログの項目 > 項目 公開名 公開対象バー ジョン 公開開始日 公開終了日 公開先 説明 公開設定を識別するための名前を入力します ユーザが文書にアクセスする時点における最新バージョンを公開したい場合は 常に最新バー ジョンを公開 のチェックボックスにチェックマークを入れます バージョンが上がったとしても表示されているバージョンを公開したい場合は チェックボックスか らチェックマークを外します テキストボックスをクリックして カレンダーから公開を開始する日を選択します また 公開開始の何日前に通知するかを指定します 通知方法がポータルの場合は 通知日の 10 日後まで表示されます テキストボックスをクリックして カレンダーから公開を終了する日を選択します また 公開終了の何日前に通知するかを指定します 通知方法がポータルの場合は 通知日の 10 日後まで表示されます 公開先のユーザを指定します ユーザがキャビネットの利用者であれば 文書に対するアクセス権を持っていなくても 文書にアク セスできます 1. エントリ追加 をクリックします 2. ユーザを選択して 決定 をクリックします 通知方法 通知メッセージ 言語 通知方法を指定します 通知メッセージの本文に挿入される文章を入力します 通知メッセージの言語を指定します 97

98 6. OK をクリックします intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 文書公開を設定できました ゲストユーザに文書を公開する ゲストユーザ向けに文書を公開します セキュア文書は セキュリティなし PDF ファイルに変換されるタイプのセキュア文書を公開できます セキュリティ付き PDF ファイルに変換されるセキュア文書は 公開できません 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 公開したい文書を リスト領域に表示します 4. 公開したい文書の操作メニューから 文書公開 ( ゲスト ) をクリックします 98

99 過去の特定のバージョンを公開したい場合は バージョン一覧で 公開したいバージョンの操作メニューか ら 文書公開 ( ゲスト ) をクリックします バージョン一覧の詳細は 応用編 - 文書のバージョン一覧を確認する を参照してください ゲストユーザ向けに公開できるセキュア文書は セキュリティなしの PDF ファイルに変換されるセキュア文書で す 5. 必要な項目を入力します 99

100 < ダイアログの項目 > 項目 公開名 公開対象バー ジョン 公開開始日 公開終了日 通知先 説明 公開設定を識別するための名前を入力します ゲストユーザが文書にアクセスする時点における最新バージョンを公開したい場合は 常に最新 バージョンを公開 のチェックボックスにチェックマークを入れます バージョンが上がったとしても表示されているバージョンを公開したい場合は チェックボックスか らチェックマークを外します テキストボックスをクリックして カレンダーから公開を開始する日を選択します さらに 公開開始の何日前に通知するかを指定します テキストボックスをクリックして カレンダーから公開を終了する日を選択します さらに 公開終了の何日前に通知するかを指定します 通知先をメールアドレスで指定します 1. メールアドレス追加 をクリックします 2. ゲストユーザのメールアドレスを入力して OK をクリックします 通知メッセージ 言語 通知メッセージの本文に挿入される文章を入力します 通知メッセージの言語を指定します 6. OK をクリックします 100

101 7. 文書公開を設定できました 公開文書を表示 ダウンロードする 公開中は 公開開始の通知に記載されている URL リンクから公開文書にアクセスできます 認証済みユーザの場合は 文書管理の公開一覧でも 自分に公開されている文書を確認できます 公開文書がセキュア文書の場合は ダウンロードは常にセキュアダウンロードになります 文書に対して書き込み権が あるかどうかは関係ありません セキュアダウンロードを使用するためには Windows Internet Explorer と PDF 閲覧ソフトウェアとして Adobe Reader または Acrobat が必要です 詳細は intra-mart Accel Documents リリースノート を参照してください 目次 公開文書 URL にアクセスして公開文書を表示する 文書管理の公開一覧で公開文書をダウンロードする 公開文書 URL にアクセスして公開文書を表示する 公開開始の通知メールに記載されている公開文書の URL リンクにアクセスして 文書の内容を表示します 1. 通知メールに記載されている 公開文書 URL をクリックします 101

102 文書が Web ブラウザで表示できないファイル形式の場合は ダウンロードになります 認証済みユーザ向けに公開された文書で ユーザがログアウトしている場合 ユーザコードとパスワードの入 力が必要です 2. 認証済みユーザ向けに公開された文書のセキュアダウンロードで ダウンロードした後の文書を閲覧するためにパスワード を指定する必要がある場合は パスワードを入力して OK をクリックします 3. 指定された文書の内容を表示できました 文書管理の公開一覧で公開文書をダウンロードする 認証済みユーザは 文書管理の公開一覧で 自分に公開されている文書を確認できます 一覧からはファイルをダウンロードできま す 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 公開文書 をクリックして 公開中の文書を公開一覧に表示します 102

103 4. ダウンロードしたい文書の操作メニューから ダウンロード をクリックします 文書の表示 文書名のリンクをクリックすると テキストファイルや画像ファイルなど Web ブラウザに表示できるファイ ル形式の場合は Web ブラウザで内容を表示できます Web ブラウザで表示できないファイル形式の 場合は ファイルがダウンロードされます PDF ファイルについては Adobe Reader または Acrobat の環境設定で PDF ファイルを Web ブラウザ に表示する と設定されている場合は Web ブラウザに表示されます 設定されていない場合は Adobe Reader または Acrobat に表示されます セキュリティ定義によりダウンロードが禁止されているPDFファイルは ダウンロードできません ダウンロードが禁止されていても Adobe ReaderまたはAcrobatの環境設定で PDFファイルをWebブラウザに表示する と設定されている場合は 文書名のリンクをクリックするとファイルが開きます 5. セキュアダウンロードで ダウンロードした後の文書を開くためにパスワードを指定する必要がある場合は パスワードを入 力して OK をクリックします 6. 文書をダウンロードできました 公開設定を管理する 操作ユーザが作成した公開設定は 公開管理機能の操作画面で確認できます 操作ユーザがキャビネットの管理ユーザの場合は キャビネット内のすべての公開設定を表示できます 103

104 目次公開設定を表示する公開を中止する文書を再公開する 公開設定を表示する 公開管理機能の操作画面に 公開設定のリストを表示します 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 公開管理 タブをクリックして 公開管理機能の操作画面を表示します 4. 公開設定を表示できました 公開終了日から キャビネットに設定した保持期間が経過した公開設定は 表示されません 104

105 公開設定の詳細 公開先や通知方法など 公開設定の詳細を確認できます 公開設定の操作メニューから 公開情報表示 をクリックします 通知結果の確認 通知方法がメールや IMBox の場合は 送信に失敗した通知がないか 件数を確認できます 公開設定の操作メニューから 通知情報表示 をクリックします 公開文書の確認 公開文書の登録場所を表示できます 文書名のリンクをクリックすると ストレージ タブの操作画面が表示されます さらに文書名のリ ンクをクリックすると 文書の内容が表示されます 表示の絞り込み 公開状況で表示対象を絞り込めます 公開状況 のリストボックスから 公開待ち 公開中 または 公開終了 のどれかを選択しま す intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 全ユーザの公開設定の表示 ( キャビネット管理者だけ ) キャビネット管理者は キャビネット内の公開設定をすべて表示できます 表示する情報 のリストボックスから すべて を選択します 公開を中止する 公開待ち または 公開中 の文書を 公開終了 に変更します 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 公開管理 タブをクリックして 公開管理機能の操作画面を表示します 4. 公開を中止したい公開設定を リスト領域に表示します 5. 中止したい公開設定の操作メニューから 公開中止 を選択します 105

106 6. 公開中止を通知する場合は チェックボックスをクリックします intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 公開中止は 公開終了と同じ通知方法で通知されます ポータルには 10 日間通知されます 7. OK をクリックします 8. 公開を中止できました 文書を再公開する 既存の公開設定をもとに 文書を再公開します 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 公開管理 タブをクリックして 公開管理機能の操作画面を表示します 4. 公開設定を リスト領域に表示します 5. 認証済みユーザ向けに公開する場合は 公開設定の操作メニューから 文書公開 を選択します ゲストユーザ向けに公開する場合は 公開設定の操作メニューから 文書公開 ( ゲスト ) を選択します 106

107 セキュリティが付いているPDFファイルに変換されるセキュア文書の場合は 文書公開 ( ゲスト ) を選択できません ゲストユーザ向けに公開できるセキュア文書は セキュリティなしのPDFファイルに変換されるセキュア文書だけです 6. 必要な項目を入力します 項目説明については 認証済みユーザに文書を公開する の手順 5 または ゲストユーザに文書を公開する の手順 5を参照してください 7. OK をクリックします 8. 文書を再公開できました 保管文書の設定を変更する 保管責任者や 保管期限日を変更できます 保管文書の設定を変更するには 操作ユーザが保管責任者に設定されている必要があります 注意 保管期限日が設定された文書が 保管文書として扱われます 保管期限日が設定されていない場合は 保管定義の各設定に応じた制限はされません 目次 保管責任者を変更する 保管期限日を変更する 保管設定を解除する 107

108 保管責任者を変更する intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 保管文書 をクリックし 保管責任者を変更したい文書の操作メニューから 保管責任者変更 をクリックします 4. 必要な項目を設定して OK をクリックします 108

109 注意 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 保管責任者には ユーザだけでなく組織なども指定できます 保管責任者は その文書に対して管理権限と同等の権限が付与されるため 保管責任者を追加する場合 追加するサブジェクト ( ユーザや組織など ) は必要最小限にしてください 保管責任者は 5 つのサブジェクト ( 組織やユーザなど ) まで指定できます 5. 保管責任者を変更できました 保管期限日を変更する 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 保管文書 をクリックし 保管期限日を変更したい文書の操作メニューから 保管期限日変更 をクリックします 4. 必要な項目を設定して OK をクリックします 109

110 5. 保管期限日を変更できました 保管設定を解除する 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 保管文書 をクリックし 保管設定を解除したい文書の操作メニューから 保管設定解除 をクリックします 110

111 4. OK をクリックします intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 保管設定を解除できました 文書の操作履歴を確認する 文書に対して 操作ユーザが いつ どのような操作を実行したかを確認できます 操作ユーザが文書に管理権を持っている場合は 全ユーザの操作履歴を確認できます 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 操作履歴を確認したい文書を リスト領域に表示します 4. 操作履歴を確認したい文書の操作メニューから 操作履歴 をクリックします 111

112 5. 文書の操作履歴を表示できました 初期状態では最新の 100 件が表示されます 操作日時で表示内容を絞り込めます 開始日 と 終了日 を指定して 再表示 をクリックします 112

113 文書やフォルダの属性を一括で変更する intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 指定した文書やフォルダの属性を CSV ファイルに出力できます 出力した CSV ファイルを編集し 取り込むことで 文書やフォルダの 属性が一括で変更できます 注意 アクセス権は変更できません 管理権 または書き込み権がない文書やフォルダは 属性を CSV ファイルに出力はできますが 取り込めない ため 属性を変更できません 目次 属性を CSV ファイルに出力する 属性の CSV ファイルを編集する 属性の CSV ファイルを取り込む 属性を CSV ファイルに出力する ここでは 文書を選択し ID と 名前 の情報を出力する場合を例に説明します 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. CSVファイルを出力したい文書やフォルダのチェックボックスをクリックします 4. 一括操作メニューから 属性 CSV 出力 をクリックします 113

114 5. 必要な項目を設定し OK をクリックします 注意 ID は 出力する に設定してください ID が含まれていない CSV ファイルは 取り込めないため 属性を一括で変更できません キャビネットID を 出力する に設定すると CSVファイルで指定されているキャビネットID 以外のキャビネットにCSVファイルを取り込むとエラーになります そのため 同一のIDが存在する別のキャビネットに 誤ってCSVファイルを取り込み 属性を変更してしまうなど 意図しない変更を防ぐことができます 114

115 6. CSV ファイルが出力できました 属性の CSV ファイルを編集する 出力した CSV ファイルを開き 必要に応じて属性を変更し 保存します CSV ファイルには 出力時に 出力する に選択した項目が表示されます 変更できる属性は 以下の属性です それ以外の属性は CSV ファイルを変更し 取り込んでも 変更されません 表示名 登録用の識別子 説明 名前 kn:objectname 文書やフォルダの名前です 説明 kn:description 文書やフォルダの説明です ユーザ属性 knc_attr:xxx(xxx は 属性の ID です ) キャビネットに設定されているユーザ定義属性です 文字列型 文字を入力します ブーリアン型 True か False を入力します 日付型 指定形式は yyyy/mm/dd hh:mm:dd です 整数型 長整数型 固定小数点型 数値を入力して 等しい 等しくない > >= < <= のどれかを 入力します または 数値を入力せずに 値なし 値あり のどちらかを入力しま す 115

116 API で登録したユーザ属性で 多値属性 および変更不可と指定した属性は変更できません 属性の CSV ファイルを取り込む 出力した CSV ファイルを開き 属性を変更して取り込むことで 文書やフォルダの属性を一括で変更できます 属性が取り込める文書やフォルダは 最大 1,000 件です 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. 一括操作メニューから 属性 CSV 取り込み をクリックします 文書やフォルダのチェックボックスをクリックしても 取り込み結果に影響はありません 4. ファイルを選択 をクリックし 取り込む CSV ファイルを選択します 116

117 5. OK をクリックします 6. CSV ファイルが取り込めました CSV ファイルのエンコードは UTF8 です 117

118 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 CSV ファイルの取り込み中に処理が失敗した場合は 失敗した時点で処理が中断されます 中断される前に処理が 終了した文書またはフォルダは 属性が変更されます 属性値が空の状態で取り込まれると 属性値はクリアされます 必須属性の属性値が空の状態の場合はエラーにな ります ( 設置時に設定が変更されている場合があります ) CSV ファイル内で objectid が重複している場合 重複している中の最後の行の属性で変更されます 他のユーザがチェックアウトしている文書やフォルダは 変更されません 文書にタイムスタンプを付与する 文書に原本性を保証するためのタイムスタンプを付与して タイムスタンプ付き文書にできます タイムスタンプについて 目次 タイムスタンプの種類 操作の流れ タイムスタンプの種類タイムスタンプには 文書タイムスタンプとアーカイブタイムスタンプがあります 文書タイムスタンプ文書に付与するタイムスタンプです タイムスタンプに有効期限があります アーカイブタイムスタンプ文書タイムスタンプを延長するためのタイムスタンプです 文書タイムスタンプの有効期限が切れそうになったときに定期的に付与することで 文書を長期保存できます タイムスタンプの付与には 手動で付与する方法と 自動で付与する方法があります 文書タイムスタンプを自動で付与する場合は キャビネット管理者が自動付与の設定をします 自動付与の設定の詳細は intra-mart Accel Documents キャビネット管理者ガイド の キャビネットとドロワの設定を変更する を参照してください アーカイブタイムスタンプを自動で付与する場合は ジョブを設定します ジョブを設定して自動で付与する方法の詳細は intra-mart Accel Documents セットアップガイド の ジョブ設定 を参照してください 118

119 タイムスタンプ文書は 保管文書の一部として扱われます タイムスタンプが付与できる文書は PDFファイルだけです また タイムスタンプを付与すると PDFのバージョンが1.7になります タイムスタンプが付与された文書は チェックインおよび 削除ができなくなります 操作の流れ 操作は大きく 3 つの STEP に分かれます STEP1: 文書をタイムスタンプの対象にする ( 文書をタイムスタンプ対象にする を参照 ) STEP2: 文書にタイムスタンプを付与する ( 文書にタイムスタンプを付与する を参照 ) STEP3: タイムスタンプ付き文書にアーカイブタイムスタンプを付与する ( アーカイブタイムスタンプを付与する を参照) まず タイムスタンプ対象の文書と そうでない文書を区別するため 文書をタイムスタンプの対象にします タイムスタンプ対象にした文書は サイドナビゲーションの タイムスタンプ付き文書 に表示されます 次に 文書にタイムスタンプを付与します また タイムスタンプ付き文書を長期保存する場合は アーカイブタイムスタンプを付与します キャビネット管理のキャビネット属性編集の設定によっては 文書をタイムスタンプの対象にする と 文書にタイムスタンプを付与する の操作が自動で行われます また ジョブが設定されている場合は タイムスタンプ付き文書にアーカイブタイムスタンプを付与する の操作が自動で行われます タイムスタンプの状態によって 文書のアイコンが以下の通り表示されます ( タイムスタンプ付与済み ) タイムスタンプが付与された文書です ( タイムスタンプ無効 ) タイムスタンプが無効な文書です ( タイムスタンプ対象 ) タイムスタンプの対象となる文書です まだタイムスタンプは付与されていません 文書をタイムスタンプ対象にする タイムスタンプ対象にした文書は サイドナビゲーションの タイムスタンプ付き文書 に表示され タイムスタンプが付与できるようになります 文書をタイムスタンプ対象に設定できるのは 文書の管理権限を持つユーザ 保管責任者 およびキャビネット管理者だけです ここでは 新規登録する文書をタイムスタンプ対象にする場合を例に 手順を説明します キャビネット管理のキャビネット属性編集の設定によっては 文書を登録すると 自動でタイムスタンプの対象になる 場合があります その場合 この操作を行う必要はありません 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 119

120 3. 新規登録メニューの 文書 または セキュア文書 から 登録するクラスをクリックします すでに登録している文書をタイムスタンプ対象にする場合は タイムスタンプ対象にしたい文書の操作メ ニューから 属性編集 をクリックします 4. 保管設定 をクリックします キャビネット管理の保管定義の設定によっては 保管設定 が表示されない場合があります 5. タイムスタンプ設定 のチェックボックスをクリックします 120

121 6. その他の必要な項目を設定します あらかじめ設定されている保管設定は 登録するクラスによって異なります 7. OK をクリックします 121

122 8. 新規登録の文書をタイムスタンプスタンプ対象にできました intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 保管文書を一括でタイムスタンプ対象にする場合 1. サイドナビゲーションの 保管文書 をクリックし タイムスタンプ対象にしたい保管文書のチェックボックスをク リックします 2. 一括操作 で タイムスタンプ対象設定 をクリックします 文書にタイムスタンプを付与する タイムスタンプ対象にした文書に タイムスタンプを付与します ここでは すでに登録した文書にタイムスタンプを付与する場合を例に 手順を説明します キャビネット管理のキャビネット属性編集の設定によっては 文書を登録すると 自動でタイムスタンプを付与する場 合があります その場合 この操作を行う必要はありません 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. タイムスタンプ付き文書 をクリックし タイムスタンプを付与したい文書の操作メニューから 文書タイムスタンプ付与 をクリックします 4. OK をクリックします 122

123 5. 文書にタイムスタンプが付与できました タイムスタンプ対象の文書に一括でタイムスタンプを付与する場合 1. サイドナビゲーションの タイムスタンプ付き文書 をクリックし タイムスタンプを付与したい保管文書のチェッ クボックスをクリックします 2. 一括操作 で 文書タイムスタンプ付与 をクリックします アーカイブタイムスタンプを付与する タイムスタンプ付き文書に アーカイブタイムスタンプを付与する方法を説明します ジョブが設定されている場合は アーカイブタイムスタンプは自動で付与されます その場合 この操作を行う必要は ありません 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが2つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. タイムスタンプ付き文書 をクリックし アーカイブタイムスタンプを付与したい文書の操作メニューから アーカイブタイムスタンプ付与 をクリックします 123

124 4. OK をクリックします 5. タイムスタンプ付き文書にアーカイブタイムスタンプを付与できました 124

125 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 タイムスタンプ付き文書に一括でアーカイブタイムスタンプを付与する場合 1. サイドナビゲーションの タイムスタンプ付き文書 をクリックし タイムスタンプを付与したい保管文書のチェッ クボックスをクリックします 2. 一括操作 で アーカイブタイムスタンプ付与 をクリックします タイムスタンプの状態を確認する 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. タイムスタンプの状態を確認したい文書の操作メニューから タイムスタンプ検証 をクリックします 4. OK をクリックします 125

126 5. タイムスタンプの状態を確認できました タイムスタンプの状態を一括で確認する 1. タイムスタンプの状態を確認したい文書のチェックボックスをクリックします 2. 一括操作 で タイムスタンプ検証 をクリックします 126

127 タイムスタンプを解除する intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 キャビネット属性の設定によっては 解除できない場合があります 1. サイトマップ Accel Documents 文書管理 をクリックします 2. アクセスできるキャビネットが 2 つ以上ある場合は キャビネットを選択して 選択 をクリックします 3. タイムスタンプ付き文書 をクリックし タイムスタンプを解除したい文書の操作メニューから タイムスタンプ対象解除 を クリックします 4. OK をクリックします 5. OK をクリックします 6. タイムスタンプを解除できました タイムスタンプを一括で解除する 1. タイムスタンプを解除したい文書のチェックボックスをクリックします 2. 一括操作 で タイムスタンプ対象解除 をクリックします 127

128 他の機能との連携 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 ここでは 他の機能との連携について紹介します IM-Workflow IM-Workflow と連携して文書の受け渡しができます IM-Workflow 連携フォルダ IM-Workflow と連携するための IM-Workflow 連携フォルダ内で 文書を管理します 文書のアップロード IM-Workflow 連携フォルダに文書を新規に登録すると アップロード申請が実行されます 1. IM-Workflow 連携フォルダで 新規登録メニューから 文書 をクリックします 2. フロー一覧 画面で 申請したいフロー定義の アイコンをクリックします 3. アップロード申請 画面で ファイル 案件名 および担当組織を設定して 申請 をクリックします IM-Workflow で申請が承認されると 承認された文書が IM-Workflow 連携フォルダに登録されます 文書のチェックイン IM-Workflow 連携フォルダで文書をチェックインすると チェックイン申請が実行されます 1. IM-Workflow 連携フォルダで チェックイン申請したい文書の操作メニューから チェックイン をクリックします 2. フロー一覧 画面で 申請したいフロー定義の アイコンをクリックします 3. チェックイン申請 画面で ファイル 案件名 および担当組織を設定して 申請 をクリックします IM-Workflow で申請が承認されると 承認された文書で IM-Workflow 連携フォルダの文書が更新されます 128

129 ワークフロー案件の確認 IM-Workflow で申請が承認された文書は ワークフロー案件を確認できます 1. ワークフロー案件を確認したい文書の操作メニューから 属性編集 をクリックします 2. ワークフロー案件 のリンクをクリックします 文書の削除 IM-Workflow 連携フォルダで文書を削除すると 削除申請が実行されます 1. IM-Workflow 連携フォルダで 削除申請したい文書のチェックボックスをクリックし 一括操作メニューから 削 除 をクリックします 2. フロー一覧 画面で 申請したいフロー定義の アイコンをクリックします 3. 削除申請 画面で ファイル 案件名 および担当組織を設定して 申請 をクリックします IM-Workflow で申請が承認されると 文書が IM-Workflow 連携フォルダから削除されます 文書は ごみ箱に移動しないで そのまま削除されます IM-Workfllow のコンテンツ定義 ルート定義 およびフロー定義に intra-mart Accel Documents 用の定義が事前 に登録されている必要があります 申請時に指定できる文書は 1 つだけです 1 度の申請で複数の文書に指定することはできません 文書属性の ID の長さが 20 文字以上ある場合は 申請時に設定できません 129

130 入力が必須の属性には 登録時に初期値が設定されます intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 intra-mart Accel Kaiden! と連携している場合は 属性編集 画面に 文書利用案件 の項目が表示されます リンクをクリックすると ワークフロー案件が表示されます ポータル intra-mart Accel Documents では 文書更新や公開に関する通知のためのポートレットがポータルに用意されています 次の場合に通知されます 文書更新に関する通知 文書の新規登録 ( アップロード ) または更新 ( チェックイン ) 時の通知設定で ユーザが通知方法に ポータル を指定したと き モニタ設定の通知方法に ポータル が設定されているドロワやフォルダ内で 文書が操作されたとき 文書公開に関する通知 公開の開始 ( 設定した通知予定日 ) 公開の終了 ( 設定した通知予定日 ) 公開の中止 ( 公開を中止したとき ) 保管文書に関する通知 文書の保管責任者が変更されたとき 文書の保管期限日が近づいたとき ( 設定した予告通知日 ) タイムスタンプ付き文書に関する通知 検証有効期限終了が近づいたとき ( 設定した予告通知日 ) タイムスタンプの付与に失敗したとき 画面例 文書名のリンクをクリックすると 通知の詳細を ポータル通知詳細表示 画面に表示できます 文書更新に関する通知の場合 文書名のリンクをクリックすると 文書管理での登録場所が表示されます 130

131 文書公開に関する通知の場合 intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 公開文書 URL のリンクをクリックすると 公開文書が表示されます IMBox intra-mart Accel Documents では 文書更新や公開に関する通知を IMBox に通知できます 次の場合に通知されます 文書更新に関する通知 文書の新規登録 ( アップロード ) または更新 ( チェックイン ) 時の通知設定で ユーザが通知方法に IMBox を指定したとき モニタ設定の通知方法に IMBox が設定されているドロワやフォルダ内で 文書が操作されたとき 文書公開に関する通知 公開の開始 ( 設定した通知予定日 ) 公開の終了 ( 設定した通知予定日 ) 公開の中止 ( 公開を中止したとき ) 保管文書に関する通知 文書の保管責任者が変更されたとき 文書の保管期限日が近づいたとき ( 設定した予告通知日 ) タイムスタンプ付き文書に関する通知 タイムスタンプ付き文書の検証有効期限終了日が近付いたとき ( 設定した予告通知日 ) 文書のタイムスタンプ付与に失敗したとき タイムスタンプ付き文書に関する通知は タイムスタンプ機能が 有効 に設定されているキャビネットでだけ通知さ れます 画面例 続きを読む リンクをクリックすると 本文の続きが表示されます 文書更新に関する通知の場合本文中のURLリンクをクリックすると 文書管理での登録場所が表示されます 文書公開に関する通知の場合本文中の公開文書 URLのリンクをクリックすると 公開文書が表示されます 131

132 IM-ContentsSearch intra-mart Accel Documents ユーザ操作ガイド第 4 版 表示されているキャビネットに登録されている文書の本文 および属性を キーワードで検索できます 読み取り権がない文書は検索されません この機能は IM-ContentsSearch の検索オプションで intra-mart Accel Documents が検索できるように設定されて いる場合に使用できます 文書を検索するためには IM-ContentsSearch 用のクローラを実行する必要があります 必要な設定については Accel Documents IM-ContentsSearch for Accel Documents 仕様書 を参照してください 132