Japanese Journal of Ophthalmologyへの論文投稿について

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1 Journal of Hepato-Biliary-Pancreatic Sciences オンライン投稿の操作方法について Editorial Manager URL: 論文投稿の準備に際しては Instructions to Authors* をよく読んでからシステムをご利用ください システムをご利用いただくプラットフォーム ( システムを動作させる基盤の OS の種類や環境 ) については 画面左上の Help の Editorial Manager System Requirements をご参照ください マニュアルに使用されている画面は 2012 年 11 月 19 日現在のものです 目次 1. ユーザー情報の登録 新規論文の投稿手続き 改訂論文の投稿手続き 投稿論文の審査状況確認 ユーザー登録情報の変更 問合せ先 投稿手続きの流れ : 論文投稿の手続きは Step 1~3 をすべて行わないと完了しません 必ず手順をご確認ください 前準備 : ユーザー登録 * 2 ページ Step 1: 論文の基本情報登録 5 ページ Step 2: 論文ファイルの提出 11 ページ Step 3: 内容の確認と投稿の承認 14 ページ * 初回投稿時のみ登録が必要です 2 度目以降の投稿では 同じアカウントで投稿します Certification Form Conflict of Interest Disclosure Form は スキャンデータ (PDF) を論文と一緒にシステムにアップロード (11 ページ 2-14 参照 ) します Instructions for Authors および各種 Form はサイト左上の Instructions for Authors をして開いた画面でダウンロードできます 1/23

2 1. ユーザー情報の登録 Editorial Manager に論文を投稿するにはまずユーザー情報を登録し アカウントを取得します 1 を開き 画面左上の REGISTER を Register を 2 姓名 Address を入力し Continue>> を 氏名 メールアドレスを入力 Continue を 3 各欄に必要事項を記入します ( アスタリスク (*) のあるものは必須入力項目になります ) 登録が完了したら Continue>> を アスタリスク (*) のある項目は必ず記入します Title には Dr. Prof. Mr. Ms. などを記入します 2/23

3 ボタンをして開いたリストから Classification( 専門分野 ) を登録します <Classification の登録画面 > 該当する分野をしてチェック ( 複数選択可 ) を入れ Select をして選択します 右の欄に選択した Classification が表示されたら 画面下方の Submit をします 記入が終わったら Continue を 4 確認画面で内容を確認し 問題がなければ Continue>> を Continue を 3/23

4 5 下の画面が表示されたら登録完了です Go to Login Page を Go to Login Page を 6 メールでユーザー名 およびパスワードが連絡されます Dear Dr. XXXXX, Thank you for registering for the Editorial Manager online submission and peer review tracking system for Journal of Hepato-Biliary-Pancreatic Sciences. Here is your username and confidential password, which you need to access the Editorial Manager at Your username is: XXXXX Your password is: XXXXX ユーザー名 パスワードを確認 Please save this information in a safe place. You can change your password and other personal information by logging into the Journal of Hepato-Biliary-Pancreatic Sciences website and clicking on the Update My Information link on the menu. Best regards, Editorial Office Journal of Hepato-Biliary-Pancreatic Sciences 7 ログイン画面を開き ユーザー名 パスワードを入力して Author Login を ユーザー名 パスワードを入力 Author Login を 4/23

5 2. 新規論文の投稿手続き Step 1 1 ログイン画面を開き ユーザー名 パスワードを入力して Author Login を ユーザー名 パスワードを入力 Author Login を 2 Author Main Menu が開きます Submit New Manuscript を 3 Article Type をドロップダウン メニューから選択し Next を 論文のタイプを選び Next を 5/23

6 4 論文のタイトルを記入し Next をします 特殊フォントを入力する場合は Insert Special Character をしたテーブルの中から選んで追加します ( 以下同様 ) タイトルを記入 Next を 5 共著者を登録します まず Add Author をします 投稿手続きを進めている著者の名前はあらかじめ First Author Corresponding Author として表示されています 共著者の登録手続きで変更することは可能です 6/23

7 6 共著者の情報を記入し 引き続き共著者の登録をする場合は Submit and Add Another Author をします 全著者の登録が完了したら Submit をします 共著者の情報を記入 引き続き登録を続ける場合に 登録が完了したら 投稿手続きを行うユーザーが Corresponding Author( 以下 CA) になります もし CA を変える場合は 必ず Address を記入し Please select if this is the corresponding author にチェック ( ) を入れます その際 19~25 までの作業は CA 以外行うことができなくなり 投稿手続きを行った著者の画面では見られなくなりますのでご注意ください 7 登録された著者の順番を必要に応じて整えます Order の番号を並べ替え Update Author Order をします Order の順番を並べ替え Update Author Order をします 7/23

8 8 Abstract を記入し Next をします アブストラクトを記入 Next を 9 Select Manuscript Classifications を 8/23

9 10 開いた別のウィンドウで論文に該当する Classifications の左にチェック ( ) を入れ Select をして適宜 Classification を選択後 Submit をします 論文に該当する Classification にチェック Select をすると 選んだ Classification が右側の欄に追加されます Submit を 11 選択した内容に間違いがないかを確認し Next をします 間違いがないか確認し 9/23

10 12 下の画面では質問に該当する項目を選択し 完了したら Next をします 該当する返答を選択し Next を 13 下の画面では Cover Letter や特記事項を記入し 完了したら Next をします Cover letter 特記事項の記入欄として利用します Next を 10/23

11 Step 2 14 下の画面では論文のファイルをアップロードします Item から該当するものを選び 参照 からファイルを指定 Attach This File をします Certification Form Conflict of Interest Disclosure Form もアップロードできます すべてのファイルをアップロードし終えるまで作業を繰り返します *( アスタリスク ) のある Item は必ずアップロードします 該当を選び アップロードするファイルを指定 15 ファイルをアップロードすると下のように画面下方に表示されます アップロードが完了したら Next をします 左の Order の番号を並べ替え Update File Order をすると PDF に変換されるファイルの順番を整えることができます 図表の番号を入力可能です ファイルを確認 Next を 11/23

12 16 下の画面が表示されたら Next をします 17 下の画面が表示されたら Build PDF for my Approval をします 画面下方に赤字のメッセージが表示され Previous しか表示されない場合には 投稿手続き上に不備があることを示します メッセージの指摘に従って画面左の該当する手続きをして画面を移動し 登録し直してください 12/23

13 18 下の画面が表示されたら Submissions Waiting for Author s Approval をします 論文を PDF に変換するのに少し時間がかかります 変換が完了するとメールで連絡されますので その後作業を続けることも可能です また 6の画面で Corresponding Author(CA) を別のユーザーに変更した場合は CA のみが19 以降の手続きを行えます 19~25 の手続きが行われないと論文の投稿は完了しませんのでご注意ください 作業を途中で保存したい時は 途中まで進めた投稿手続きを保存しておいて 別の時間に再開することが可能です 保存 手続きを終えたい画面で Next をし 次の画面に進めた上で画面左上の Main Menu をします 再開 Main Menu の Incomplete Submissions または Submissions Waiting for Author's Approval に表示されている論文を開き Edit Submission をします 13/23

14 Step 3 19 下の画面が表示されたら Action 欄の + をします PDF に変換するのに少し時間がかかります (1~10 分程度 ) 20 Action 欄の View Submission をします 16 以降は Corresponding Author のアカウントでのみ表示されます 投稿手続きで Corresponding Author を変えた場合には表示されません 21 下のウィンドウが表示されたら 開く をします 14/23

15 22 PDF 変換後の論文に文字化けがないか 図表が表示されているかなどを確認します 文字化けなどを確認 23 PDF に問題がなければ Approve Submission をします 登録内容の変更や論文ファイル差し替えの場合には Edit Submission をして再度手続きを行います View Submission で論文を確認しないと Approve Submission から投稿を完了できません 24 下のウィンドウが表示されたら OK を 25 下の画面が表示されたら 投稿の手続きは完了です ご投稿いただき 有難うございます 15/23

16 3. 改訂論文の投稿手続き 1 Author Main Menu を開き Revisions 内の Submissions Needing Revision を 一度 2 の画面で Revise Submission をした場合は このどちらかに表示されています 2 View Decision 欄の判定結果をして判定の内容を確認し Revise Submission を Action Links を表示するには + をします 判定結果 3 下のウィンドウが表示されたら OK を 4 改訂原稿の投稿手続き画面が表示されますので 案内に従って投稿手続きを行います 初回投稿と同様に手続きを行います 16/23

17 5 Attach Files の登録画面では 前回投稿した原稿の中で特に改訂していないファイルをその まま残し 改訂したファイルを 6 で追加します ( 再度アップロードする手間が省けます ) 初回 ( 前回 ) 審査以降改訂した原稿のファイル ( 本文など ) はチェックを外してください 前回の審査で投稿したファイルの中から 改訂原稿に含めないファイルのチェックを外します 6 下の画面では 改訂原稿をアップロードします ファイルの種類を選び アップロードするファイルを指定して 17/23

18 7 必要な原稿がアップロードされていることを確認し提出します 前回投稿した論文を残す必要はありません 8 原稿の順番を確認し Next をします 9 内容を確認し ファイルを PDF に変換します 18/23

19 10 PDF 版の原稿確認 / 投稿画面を開きます 11 View Revision で PDF 版の原稿を確認し 問題がなければ Approve Revision で投稿を完了します なお もう一度編集する場合には Edit Revision をします View Revision で PDF 原稿を確認し Approve Revision で投稿完了 12 OK をします 13 下の画面が表示されたら投稿は完了です ご論文をご投稿いただき 有難うございます 19/23

20 4. 投稿論文の審査状況確認 1 投稿した論文の審査状況を確認するには Author Main Menu を開き Submissions Being Processed をします ( 改訂論文の場合には Revisions 内の Revisions Being Processed をします ) 改訂論文の場合 2 該当する論文が表示されます 右側の Current Status で審査の状況を確認することが可能です Action 欄の View Submission をすると PDF 版の論文を閲覧可能です 審査状況を確認 手続きが必要な論文について Author Main Menu の下記に論文が表示されている場合には それぞれ対応が必要です 操作方法がわからない場合は Editorial Office にご連絡ください Submissions Sent Back to Author 論文に不備があります 必要な資料を揃え Action 欄の Edit Submission から投稿手続きを行ってください Incomplete Submissions 投稿手続きが完了していません Action 欄の Edit Submission から投稿手続きを行ってください Submissions Waiting for Author's Approval 投稿手続きが完了していません システムにアップロードした論文が PDF に変換されています Action 欄の View Submission をして PDF 版の論文に文字化けや 図表の抜けなどがないかを確認し 問題がなければ Approve Submission をして投稿手続きを完了します 20/23

21 5. ユーザー登録情報の変更複数のメールアドレスを登録する場合や メールアドレスや所属が変更した場合 ユーザー名 / パスワードを変更したい時に 下記の方法で登録情報を更新することができます 項目名が赤字で示しているものは 記入 選択が必須です 1 各画面左上の UPDATE MY INFORMATION をします 2 開いた下の画面で変更が必要な項目について 新しい登録内容を記入 / 上書きします 登録内容を変更 パスワードは下記の条件をみたす必要があります 6 文字以上の英数字 Username と同じものは不可 First/Last Name と同じものは不可 3 Personal Information では 氏名 連絡先を記入します Dr. Prof. Mr. Ms. など 4 複数のメールアドレスを登録する場合には ;( セミコロン ) で区切り 複数のメールアドレスを記入します ( 例 :[email protected];[email protected]) 21/23

22 5 専門分野の登録では 下の箇所で Select Personal Classifications をして開いた 画面で該当する分野を選び 登録します 6 記入が完了したら 画面一番下の Submit をします 7 下の画面が表示されれば登録変更は完了です エラーメッセージが表示された場合には 案内に従って対応してください 22/23

23 6. 問合せ先投稿手続きや システムの利用方法等で わからないことがある場合には 画面左上の Contact Us をして開くメールに必要な内容を記入して送信してください わかる範囲で下記の情報を明記していただけると迅速に対応が可能になります ジャーナル名 論文番号 Corresponding Author の氏名 連絡先 以上 23/23