1 件名 仕様書 平成 30 年度東京都観光ボランティア研修業務等委託 2 履行場所 公益財団法人東京観光財団 ( 以下 財団 という ) が指定する場所 3 契約期間 契約締結日の翌日から平成 31 年 3 月 31 日まで 4 全体運営 (1) 目的東京都観光ボランティアは 東京を訪れる国内外からの旅行者が快適に観光を楽しめるよう 旅行者の多様なニーズに対応し きめ細かく観光案内と東京の魅力を紹介する活動であり 都庁 展望室案内ツアー 観光ガイドサービス 街なか観光案内等がある 本契約は 東京都観光ボランティアの活動全体の質を高めるとともに 観光ボランティアとして必要なスキルを身に着けるための各種研修の企画及び運営等を委託するものである (2) 実施体制受託者は本委託を効果的かつ効率的に履行するため 以下の点に留意すること ア本事業における実施体制を明確化し 体制管理を徹底すること イ進捗状況の管理委託業務や提案事項について 円滑な調整 確認が行えるよう受託後から報告書提出までの業務スケジュールを提案すること また履行に当たっては 進捗状況を随時財団へ確認 報告し 都度修正指示等に従うこと また スケジュールが変更になった際は速やかにスケジュールを修正して提出すること 5 定義本紙において 次の語句は下記の意味を有するものとする (1) 観光ボランティア : 東京都観光ボランティア (2) 事務局 : 東京都観光ボランティア事務局 事務局の運営は 別途財団が業務を委託 ( 平成 30 年度東京都観光ボランティア管理運営業務等委託 ) した事業者が担う (3) 都庁 展望室案内ツアー 観光ガイドサービス 街なか観光案内 : 観光ボランティアによる各活動の名称 活動内容の詳細は別紙 3を参照のこと 6 委託内容 以下の事項を実施すること (1) 各種研修 以下に挙げる研修を 財団及び事務局と協議 連携しながら企画及び運営すること 1
ア活動別研修会 活動別研修会とは 下記の 1 2 及び3の研修会の総称である 詳細は下表のとおり 1 都庁 展望室案内ツアー向け研修会 2 観光ガイドサービス向け研修会 3 街なか観光案内向け研修会 No. 1 2 3 研修名称 都庁 展望室案内ツアー観光ガイドサービス向け街なか観光案内向け研修向け研修会研修会会 受講対象者 都庁 展望室案内ツアー観光ガイドサービスを担街なか観光案内を担当すを担当する観光ボランテ当する観光ボランティアる観光ボランティア等ィア等等 参加想定人数 ( 延べ ) 250 名程度 390 名程度 2,100 名程度 下記のとおり計 2 回開催すること 平成 30 年 9 月 8 日 下記のとおり計 2 回開催すること 平成 30 年 9 月 8 日 下記のとおり計 6 回開催すること (1 日 2 回開催 ) ( 土 ) に1 回 ( 土 ) に1 回 平成 30 年 7 月 21 日開催回数 平成 30 年 10 月 20 日 平成 30 年 10 月 20 日 ( 土 ) に 2 回時期 ( 土 ) に 1 回 ( 土 ) に 1 回 上記とは別日程で 平 成 30 年 7 月 ~8 月の平 日に 2 回及び休日に 2 回 130 名程度 200 名程度 350 名程度 1 回当たり 上記定員は 最低限確保すべき会場の収容人数を示している 全ての回を通しの定員た合計参加人数の想定は 上述した参加想定人数 ( 延べ ) のとおり 研修時間 1 回当たり 2~3 時間程度 ( 休憩や事務連絡の時間を含む ) 研修目的 活動別に研修を行うことで 各活動ごとに求められる知識や能力を効率的に習得する 観光ボランティアが各活動を行う上で有益なテーマを設定すること 各研修会 (1 2 3) ごとに 各活動の特徴を踏まえて最適なテーマを設定すること 下記に例を挙げるが これに限らず 受託者から積極的に候補を提案すること 研修テーマ 多様化する外国人旅行者に対応する街なか観光案内に求められるサービス 観光ガイドサービスを実施する上でのガイドのポイント 移動中における会話 のポイント 都庁 展望室案内ツアーで説明すべき観光スポットの歴史 文化 必要な知識 先輩ボランティアと新人ボランティアとの街なか観光案内に関する情報共有 屋内での開催とする 研修の中には 参加者同士による気付きの機会を与えるグ ループワークを設けること 下記に例を示すが これに限らず 受託者が最適と 考える形式を提案すること 研修形式 外部講師による講演形式の座学講座 (60 分間 ) に続いて グループワーク (50 分 間 ) を実施する 上記例は 考え方を補足説明するものであり 最適な形式や時間配分を示すも のではない 2
会場 下記の3 日間に限っては 東京都庁第一本庁舎の大会議室 ( 収容可能人数 560 名 ) を財団が提供するので 無料にて利用可能である 利用する場合は事前の下見 ( 日時は財団が指定する ) を行い 追加で必要な什器 機材類については受託者の責任で準備 セッティング及び片付け等をすること 日程 : 平成 30 年 7 月 21 日 ( 土 ) 9 月 8 日 ( 土 ) 10 月 20 日 ( 土 ) 利用可能時間 :9 時から 18 時まで ( 会場設営及び片付けの時間を含む 時間厳守 ) その他 : 東京都庁が定める入庁規則に則り 事前に研修参加者全員分の入館申請を行い 研修当日は東京都庁から貸与される ID カードを参加者に対して配布及び回収するとともに その結果を財団が指定する書式でリスト化したものを後日提出すること 対象者との 連絡等 その他 上記以外の日程での開催については 都心からアクセスしやすい立地の研修会場を 受託者が手配すること 別途財団が提供する対象者名簿を基に 各対象者に対し案内文をメール等で配信すること 案内文は 研修開催日程等を記載するとともに 出欠予定及び出席希望日程 ( 第 1 希望及び第 2 希望 ) を回答するよう促す内容とすること 案内文の詳細内容については財団及び事務局と協議すること 各対象者からの出欠回答及び希望日程の連絡を受け付け 集計すること 連絡手段として 電話及びメールは必ず受け付けること それに加えて その他の連絡手段 ( ウェブサイト等 ) を活用しても良い 各日程で参加人数の極端な偏りや定員超過の恐れがある場合は 速やかに財団に報告するとともに 可能な範囲で調整を行うこと その他 研修に関する問合せがあった場合は受託者が対応すること 各活動は兼務が可能であるため 一人の受講者が複数種類の活動別研修を受講することもあり得ることを想定して研修内容を企画すること 研修当日は 事務局が事務連絡を行うための時間を設けること 3
イテーマ別研修受講対象者受講を希望する観光ボランティア参加想定人 1,000 名程度 ( 希望者多数の場合は抽選とする ) 数 ( 延べ ) なお 1,000 名以上の受講枠で実施できる場合はその内容を提案すること 開催時期平成 30 年 6 月 ~ 平成 31 年 3 月上記の開催時期に 計 10 回程度を目安に開催すること 開催回数が 10 回未満となる提案も可とするが 参加想定人数 ( 延べ ) 分の受講枠は確保すること テーマ数 各テーマ毎の開催回数及び 1 回当たりの定員は受託者が最適と考える組開催回数合せを提案すること 同一テーマで複数回開催する場合 1 回毎に完結する内容とするか 複数回の受講を前提とした内容とするかについても受託者の提案とする 下記に例を示すが これに限らず よりよい研修成果が得られるよう 最適と考える組合せを提案すること 定員 50 名 1 テーマ 2 回 1 回当たり 定員 100 名 3 テーマ 各 2 回の定員 定員 150 名 1 テーマ 2 回 上記例は 考え方を補足説明するものであり 最適な組み合わせを示すものではない 研修時間 1 回当たり 2~3 時間程度 ( 休憩や事務連絡の時間を含む ) 研修目的観光ボランティアの活動に必要な知識や能力を補う 観光ボランティアの活動に必要な知識や能力を補う研修テーマを複数設定すること 下記に例を挙げるが これに限らず 受託者から積極的に候補を提案すること 但し 障がい者 高齢者等の多様な旅行者への対応研修の開催は必須とする 研修テーマ 障がい者 高齢者等対応 救命 救急 語学 東京における最新の観光情報 おもてなし 危機管理等 研修形式会場対象者との連絡等その他 各テーマの特徴を踏まえて 受託者が最適と考える形式を提案すること 都心からアクセスしやすい立地の研修会場を 受託者が手配すること 別途財団が提供する対象者名簿を基に 各対象者に対し案内文をメール等で配信すること 案内文は 研修開催日程等を記載するとともに 出席希望の場合は回答を促す内容とすること 案内文の詳細内容については財団及び事務局と協議すること 各対象者からの出席希望連絡を受け付け 集計すること 連絡手段として 電話及びメールは必ず受け付けること それに加えて その他の連絡手段 ( ウェブサイト等 ) を活用しても良い 参加者多数の場合は 予め定めた基準に従い抽選を行った上で 当落結果を対象者に通知すること その他 研修に関する問合せがあった場合は受託者が対応すること 同一人物が複数回受講することも可とする ただし抽選時の扱いについては財団と調整の上で対応すること 一人の受講者が複数テーマのテーマ別研修を受講することもあり得ることを想定して研修内容を企画すること 同日に複数回のテーマ別研修を開催する提案も可とする ( 例 : 午前 1 回 午後 1 回 ) 開催日程は多くの人が参加しやすいように配慮しつつ 平日と休日のどちらか一方に開催日程が偏らぬよう バランスよく設定すること 研修当日は 事務局が事務連絡を行うための時間を設けること 4
ウリーダー育成研修観光ボランティアのリーダー ( 以下 ボランティアリーダー という ボランティ受講対象者アリーダーの概要については別紙 4を参照すること ) 受講対象者ボランティアリーダー全員 (70 名程度 ) 数開催回数 事務局が開催するボランティアリーダーミーティング ( 計 3 回 (3 日 ) 程度開催予時期定 ) と同日程で 計 2 回 (2 日 ) 開催すること 1 回当たり 70 名程度の定員研修時間 1 回当たり 2~3 時間程度 ( 休憩や事務連絡の時間を含む ) 研修目的ボランティアリーダーとして求められる知識や能力を習得する ボランティアリーダーとして求められる知識や能力を習得する上で役に立つテーマを設定すること 別紙 4に記載の 求める人材像 等に応じた実践的な内容とすること 下記に例を挙げるが これに限らず 受託者から積極的に候補を提案するこ研修テーマと ファシリテーションスキル強化 ボランティア組織 の中でのリーダーシップの取り方と注意点 研修形式会場対象者との連絡等その他 テーマの特徴を踏まえて 受託者が最適と考える形式を提案すること 事務局が手配するボランティアリーダーミーティングの会場を利用すること ( 利用料は無料 ) 別途財団が提供する対象者名簿を基に 各対象者に対し案内文をメール等で配信すること 案内文の詳細内容については財団及び事務局と協議すること 事前の出欠調査は行わない その他 研修に関する問合せがあった場合は受託者が対応する 多くの参加者が 2 回とも受講することを想定しているが 2 回目には新任のボランティアリーダーが初参加する可能性もあり得ることを想定して研修内容を企画すること 研修当日は 事務局が事務連絡を行うための時間を設けること エ事務局スタッフ向け研修受講対象者事務局スタッフ受講対象者事務局スタッフ全員 (40 名程度 ) 数本契約の契約期間内の平日 開催時期できる限り早い時期での開催が望ましいが 多くの事務局スタッフが参加できるように時期及び日時については事務局と協議すること 開催回数上記の開催時期に 1 回以上開催すること 1 回当たり の定員 40 名程度 研修時間 1 回当たり 2~3 時間程度 ( 休憩や事務連絡の時間を含む ) 研修目的 事務局スタッフが 観光ボランティア等に対して より良い対応をできるようにする 研修テーマ 事務局スタッフとして求められる知識や能力の習得に役立つテーマを設定すること 5
研修形式会場対象者との連絡等その他 屋内での開催とする テーマの特徴を踏まえて 受託者が最適と考える形式を提案すること 財団が提供する会場を利用すること ( 利用料は無料 財団又は事務局のオフィスビル内の会議室を想定している ) 対象者との連絡等は事務局と連携して行うこと 業務の分担は下記のとおり なお 事前の出欠調査は行わない 事務局 : 受託者が設定した研修日程を対象者に周知する 受託者 : その他 研修に関する問合せがあった場合は受託者が対応する 欠席者や研修実施後に着任する新規スタッフの学習に活用できる教材 ( 講義内容の録画映像等 ) を作成し 研修開催後できる限り早く納品すること (2) 報告書作成ア本事業の実施結果及び来年度への提言について 報告書 ( 製本した成果物カラー 3 部 電子データ 1 式 ) を作成し 財団に提出すること イ上記報告書には 事業実施状況を写真により記録すること ウ各研修の終了時に受講者にアンケートを実施し 集計結果を財団に都度報告するとともに 分析結果を上記報告書に含めること なお アンケートの実施方法及び内容については 事前に財団と協議すること (3) 共通項目ア本契約の履行にあたっては観光ボランティアの活動目的や活動内容を十分理解した上で 財団及び事務局と密に連携しながら取り組むこと イ特段の記載がない限り 研修会場及び必要な什器 機材類は受託者が用意することとし 研修後の片付け等も全て対応すること ウ過去に実施した観光ボランティア向け研修の内容 ( 別紙 5 参照 ) を把握した上で 各研修を企画すること エ観光ボランティアのニーズを考慮して各研修を企画すること その際 過去に実施した観光ボランティア向け研修の受講者アンケート結果等を参考にすること オ各研修の具体的な開催日時は財団及び事務局と協議して決定すること カ各研修の当日のタイムスケジュールは財団及び事務局と協議して決定すること 必要に応じて 事務局からの事務連絡の時間を設定すること キ講師及び研修テーマについては 受託者が候補案を財団に提案し 財団及び事務局と協議して決定すること ク講師とのやり取り ( 講演依頼を含む ) は受託者が行うこと 講師に係る費用 ( 謝金を含む ) は受託者が負担すること ケ研修テキスト等は受託者が作成し 必要部数を印刷すること 内容は事前に財団と協議すること 部数については 原則として受講者 1 名につき 1 部を配布するものとするが 具体的な印刷部数は事前に財団と協議すること また 受講者に配布するものとは別に 財団に対して 5 部納品すること コ研修テキスト等は 電子データ (PDF 及び編集可能なファイル形式 ) でも納品すること サ平成 30 年 10 月頃を目途に 観光ボランティア用ポータルサイト ( 仮称 ) の運用を開始予定なので 運用開始後は参加者の出欠管理等に活用すること シ本契約で受託者が実施する研修の他に 事務局が実施する観光ボランティア向け研修もあるため その概要や開催日程等は常に把握しながら本契約の業務にあたること 受託者及び事務局の年間スケジュールの概要は別紙 6を参照すること ス本契約で受託者が実施する研修について 全ての準備及び運営業務は受託者が責任を持って実施するものとするが 必要に応じて事務局と連携すること なお 事務局との業務分担のイメージは次頁に示す表の通りとするが 細部については事前に事務局と協議し 対応漏れの無いようにすること 6
< 事務局との基本的な業務分担イメージ > 業務内容受託者事務局 研修準備企画 準備全般 講師とのやり取り 折衝 研修テキスト等の作成 印刷 研修対象者への周知 ( 案内文の作成 配信等 ) 出欠予定の集計及び定員管理 ( 人数調整 抽 選 当落結果の連絡等 ) 研修対象者からの問合せ対応 研修当日全体統括 当日準備 研修中 受付 ( 責任者 ) ( 補助 ) 参加者からの緊急連絡先 会場設営 片付け 司会進行 研修の実施 事務連絡 アンケートの配布 回収 その他アンケートの集計 分析 上記は基本的な業務分担のイメージであり 状況に応じて臨機応変に連携 協力すること 7 支払方法 年 2 回 ( 平成 30 年 9 月末及び平成 31 年 3 月末 ) の履行と執行額の確認後 受託者からの請求に基 づいて支払う 8 著作権等 (1) 受託者は受託業務に係る成果品の全ての著作権 ( 著作権法 ( 昭和 45 年法律第 48 号 ) 第 27 条及び第 28 条に定める権利を含む ) を財団に無償で譲渡するものとし 著作者人格権に基づく権利行使を行わないこととする この規定は 受託者の従業員及び本契約遂行に当たり再委託を行った場合の再委託先又はそれらの従業員に著作者人格権が帰属する場合にも適用する (2) 第三者からの著作権 特許権 その他知的財産権の侵害の申立てを受けた場合 受託者の責任と費用を持って処理すること (3) その他著作権等で疑義が生じた場合は 別途協議のうえ 決定するものとする 9 個人情報の保護 受託者は別紙 1 個人情報に関する特記事項 を遵守するとともに 本契約の履行に際して知り得た 秘密はこれを漏らしてはならない 契約終了後も同様とする 10 電子情報の処理 本契約の履行に当たっては 別紙 2 電子情報処理委託に係る標準特記仕様書 を順守すること 11 その他 (1) 財団が必要あると認めるときは 受託者と協議の上 この契約の内容を変更する (2) 事故等が発生した場合は速やかにこれを処理し 直ちに財団に連絡 報告すること (3) 業務時及び業務終了後の緊急時の連絡体制を確保し 財団へ報告すること (4) 本契約の履行に当たって自動車を利用し 又は利用させる場合は 都民の健康と安全を確保する環境に関する条例 ( 平成 12 年東京都条例第 215 号 ) の規定に基づき 次の事項を遵守すること ( ア ) ディーゼル車規制に適合する自動車であること 7
( イ ) 自動車から排出される窒素酸化物及び粒子状物質の特定地域における総量の削減等に関する特別措置法 ( 平成 4 年法律第 70 号 ) の対策地域内で登録可能な自動車利用に努めること なお 当該自動車の自動車検査証 ( 車検証 ) 粒子状物質減少装置装着証明書等の提示又は写の提出を求められた場合には 速やかに提示し 又は提出すること (5) 契約満了又は契約解除に伴う新規受託業者との引継ぎに関しては 契約期間中の業務履行に支障をきたさないことに留意するとともに 新規受託業者の業務履行に問題が発生しないよう十分な対応を行うこと (6) 取材の要請があった場合は 協力すること (7) 契約の履行について不明な点がある場合には 事前に財団と協議し これを確定する (8) 受託者は業務内容の一部を再委託する場合には 事前に財団と協議しなければならない 以上 8