京都大学 教育研究活動データベース マニュアル 情報環境機構 2018 年 6 月 (Ver.4-2) 教員用 1
目次 1. 基本事項 1.1. 教育研究活動データベースとは 1.2. 登録義務者について 1.3. 定期更新について 1.4. 閲覧画面と編集画面 1.5. 公開情報の更新 ( 重要 ) 1.6 代理入力 1.7. 外部ファイル 2. ログイン 2.1. 教育研究活動データベースへのログイン 3. 画面説明 3.1. プレビュー ボタンと 公開情報を更新する ボタン 3.2. ヘッダ ( 画面上部 ) の説明 3.3. 入力 編集可能部分 3.4. 問合せ先 入力例 注意点 4. 代理入力の管理 4.1. 代理入力者の登録 削除 4.2. 代理入力者の登録 4.3. 代理入力者の削除 4.4. 編集対象者の選択 5. データの入力 編集 5.1. 入力項目の選択方法 5.2. データの連携 6. researchmap 連携項目 6.1. 編集の大まかな流れ 6.2. 基本編集機能 6.3. 外部システムからのデータ取り込み 6.4. エクスポート インポート 6.5. エクスポート 6.6. インポート 7. researchmap 非連携項目の編集 7.1. 新規入力の方法 7.2. 入力されたデータの編集 7.3. 入力されたデータの削除 7.4. 公開状態の変更 7.5. 外部ファイルからのデータ読込みとデータ書出し 7.6. 外部ファイルへのデータ書出し 7.7. 外部ファイルからのデータ読込み 8. よくある質問 (FAQ) 9. 問い合わせ先 2
1. 基本事項 3
1.1. 教育研究活動データベース ( 教員 DB) とは 教員 DB は 学校教育法で義務付けられた教育研究活動の公表を行うとともに 大学運営の基礎データとなるものです データの公開をすることで研究者の研究活動を可視化し 異分野交流や学際領域研究のさらなる発展が期待されます 4
1.2. 登録義務者について 教育研究活動データベース ( 教員 DB) の登録義務者は 常勤の < 教授 准教授 講師 助教 ( 特定教員を含み 教員評価時は助手を含む ) と その他総長が必要と認める者です 対象者以外で 既に登録された教職員も任意で更新可能です 上記以外で新たに登録を希望する教職員は 所属長の了解を得 所属部局の事務を通じて登録依頼申請書の提出が必要です 申請書フォーマットは 文書共有 [*] にありますので 教員 DB 担当 ( 最終頁参照 ) にメールにて申請してください [*] 申請書 URL:https://u.kyoto-u.jp/kdb-touroku 5
1.3. 定期更新について 教員 DB は随時更新が可能ですが 毎年 5 月 1 日を基準日に設定しています 更新にかかる通知に従って入力 登録内容の確認を行って下さい 更新の要領は 以下の通りです 1. 事務本部等が更新 : 所属 身分 外部資金受入状況 担当科目 博士学位審査 全学運営 ( 部局長その他の役職 ) 2. 部局等事務が更新 : 協力講座 学内兼担 部局運営 ( 部局内の役職等 ) 3.1,2の終了後教員が更新 : 職歴 研究業績 外部資金受入状況 社会貢献活動 国際活動 6
1.4. 閲覧画面と編集画面 教員 DB は 閲覧画面 と 編集画面 の二つの画面で構成されています 閲覧画面 一般に公開する画面です 公開が既定されている情報と 研究者本人が公開を選択した情報が公開されます 編集画面 SPS-ID でログインして 情報を入力 編集する画面です 手動での入力の他 外部ファイル (Excel CSV 形式 ) の読み込み / 書き出しができます 7
1.5. 公開情報の更新 ( 重要 ) 編集画面でデータの入力 編集をする 編集画面の上部の 公開情報を更新する ボタン を押す 編集画面の情報が 閲覧画面に反映される * 公開情報を更新する ボタンを押さないと編集した内容は閲覧画面には反映されません! 8
代理入力 1.6. 代理入力 教員 DB への入力を 入力データの当人以外が行うことを 代理入力 と呼び SPS-ID を所持する補助者にデータの入力を委任することができます この設定は当人のみが可能です 代理入力者 代理入力を行う者を指します 代理入力者として設定できるのは SPS-ID を所持する者に限られます 詳細は 4. 代理入力の管理 をご参照ください 9
1.7. 外部ファイル 教員 DB では Excel CSV 形式の外部ファイルを用いて データの読込み ( インポート ) データの書出し ( エクスポート ) ができます ただし researchmap 連携項目は CSV 形式のみ利用可能です 外部ファイルにデータを入力し 読込み を行うことで 外部ファイルのデータを編集画面に反映させることができます 詳細は 7.5.~7.7. をご参照ください 10
2. ログイン 11
2.1. 教育研究活動データベースへの ログイン 京都大学教職員ポータル ( グループウェア ) に SPS-ID でログインし 上部バーの 業務リンク から 京都大学教育研究活動データベース にアクセスしてください 京都大学統合認証システムのログイン画面が表示されますので 再度 SPS-ID とパスワードを入力し ログイン ボタンを選択します 12
3. 画面説明 13
3.1. プレビュー ボタンと 公開情報を更新する ボタン プレビュー ボタン 閲覧画面に反映させる前に編集内容をプレビューするボタンです 公開情報を更新する ボタン 編集された内容を閲覧画面に反映させるボタンですので 内容を確認した後 必ず押してください 14
3.2. ヘッダ ( 画面上部 ) の説明 (1) メンテナンスなどの情報があればお知らせが掲載されています 閲覧画面に反映されている情報の編集日時 編集しているデータの ID が表示されています ヘルプ画面へのリンクボタンです マニュアルはヘルプページからダウンロードできます 15
3.2. ヘッダ ( 画面上部 ) の説明 (2) 機能改善内容が掲載されています 代理入力者を登録 削除するボタンです 代理入力中は表示されません 代理入力者が 入力対象者を選択するボタンです Excel CSV 形式の外部ファイルのデータを読込み 書出しを行うボタンです 16
3.3. 入力 編集可能部分 背景が灰色の項目はデータの入力 編集が行えません 背景が白色の項目はデータの入力 編集が行えます 公開状態を変更できる項目は ラジオボタンのチェックで 公開状態を変更できます 17
3.4. 問合せ先 入力例 注意点 編集できない項目に変更等が必要な場合は 問合せ先 をクリックすると 変更についての案内を記載した別ページが開きます 入力例 注意点 をクリックすると 項目の入力例と注意点を記載した別ページが開きます 印刷するなどして 適宜参照してください 18
4. 代理入力の管理 19
4.1. 代理入力者の登録 削除 編集画面の右上部の 代理入力者登録 削除 ボタンを押すと 入力フォームが表示されます 20
4.2. 代理入力者の登録 代理入力者の SPS-ID を入力し 登録ボタンを押すと 代理入力者を登録できます 21
4.3. 代理入力者の削除 登録されている情報が表示されていますので 削除したい代理入力者の SPS-ID の左のチェックボックスを選択し 削除ボタン押すと 代理入力者を削除できます 22
ログイン時 4.4. 編集対象者の選択 (1) 代理入力者が教育研究活動データベースにログインすると 編集対象者の選択 の画面が表示されます その中から 入力する対象者を選択することで 選択した対象者のデータを入力することができます 選択したい編集対象者の SPS-ID の左の 選択 ボタンを押すことで選択できます 23
編集時 4.4. 編集対象者の選択 (2) ヘッダ ( 画面上部 ) の 編集対象者選択 ボタンを押すと 編集対象者の選択 の画面が表示されるので入力する対象者を選択します 24
5. データの入力 編集 25
5.1. 入力項目の選択方法 (1) 編集画面の上部に表示されている項目を カテゴリ と呼びます 各カテゴリの下位項目 ( 下の図では 氏名 性別 など ) のことをサブカテゴリと呼びます カテゴリ サブカテゴリ 26
5.1. 入力項目の選択方法 (2) カテゴリのうちのひとつをクリックすることで カテゴリに対応するサブカテゴリが表示されます 研究 カテゴリ名をクリックすると 研究 のサブカテゴリが表示されます 教育 カテゴリ名をクリックすると 教育 のサブカテゴリが表示されます 27
5.2. データの連携 教育研究活動データベースは 一部のデータを JST researchmap (http://researchmap.jp/ ) とデータ連携しており その連携有無で編集方法などが異なります researchmap 連携項目 ( 研究 カテゴリのサブカテゴリの一部) は 下記のとおりです 論文 Misc 講演 口頭発表等 書籍等出版物 特許 今回 改修を行い 項目名をresearchmap 側と統一しました ( 例 : 学会発表等 Misc に ) 最新の情報は https://researchmap.jp/manual/japanese/ でご確認ください 28
6. researchmap 連携項目 29
6.1. 編集の大まかな流れ (1) 教育研究活動データベースにログイン後 researchmap 連携項目の データ編集 ボタンを押します ログイン処理が行われますので 暫くお待ちください また ネットワークの状態により多少の時間がかかる場合があります 30
6.1. 編集の大まかな流れ (2) 以下の編集画面が開きます この画面以降は閉じるまで researchmap 側のデータを編集する画面です 31
6.1. 編集の大まかな流れ (3) 閉じる 右上の にて ウィンドウを閉じると プレビュー画面の表示の有無を尋ねられます 32
6.1. 編集の大まかな流れ (4) キャンセル の選択で カテゴリ サブカテゴリの選択画面に戻ります OK の選択で プレビュー画面が表示されます 33
6.1. 編集の大まかな流れ (5) 公開情報を更新する の選択で 公開情報が更新されます OK の選択で公開情報を更新せずプレビュー画面が閉じ キャンセル の選択で プレビュー画面に戻ります 34
6.2. 基本編集機能 researchmap の編集画面については 下記の操作マニュアルをご参照下さい researchmap 操作マニュアル http://researchmap.jp/manual/japanese/index.php?researchmap 35
6.3. 外部システムからのデータ取り込み (1) 現在 さまざまな団体が論文等のデータベースを作成公開しています これらの公開されているデータベースから研究業績データ等をインポートすることができます 正しい詳細データがインポートされるだけでなく 論文 ( または論文概要 ) へのパーマネントリンクが張られるため 論文の読者を増やすことなどに役立ちます 外部システムからデータを取り込むには 編集画面から 外部システムからのデータ取り込み を選択し 外部システムからデータを取り込むことができます 取り込みたいシステム名をクリックすると検索画面が表示されるので 研究者名を入力し検索してください CiNii Articles からの論文取り込み J-GLOBAL からの論文取り込み arxiv からの英論文取り込みは Misc の業績に取り込まれます それ以外は論文に取り込まれます Misc に取り込まれたデータは Misc の編集画面より論文の項目へ移動できます 36
6.3. 外部システムからのデータ取り込み 1. researchmap の画面がポップアップ (2) 2. 外部システムから自分のデータを抽出 3. 取り込みたい情報にチェックを入れる 取り込みが可能な外部システムや最新の情報は https://researchmap.jp/manual/japanese/ の 外部システムからのデータ取込 でご確認ください 37
6.4. エクスポート インポート CSV ファイルの読み出し 書き込み機能が利用できます 編集画面にてエクスポート インポートボタンを選択すると実行できます 38
6.5. エクスポート エクスポート データを CSV ファイルにエクスポートします CSV ファイルとは 文字列をカンマ (,) 区切りで並べたファイル形式です このファイルを開くと Microsoft Excel がインストールされた PC では Excel が起動します カンマの区切りがセルの区切りとなります CSV ファイルはテキスト情報しか持たないため メモ帳などのテキストエディタで閲覧 編集することも可能です 39
6.6. インポート (1) インポート CSV ファイルからデータを一気に取り込むことができます まず インポート を選択し 各項目のインポート画面から フォーマットのダウンロード を選択し researchmap の仕様に合った CSV ファイルをローカルにダウンロードしてください ダウンロードした CSV フォーマットを開き オリジナルのデータを作成します 作成したら そのファイルを researchmap にインポートします 作成したファイルのフォーマットが誤っていると インポートした時にエラーメッセージが表示されます また 必須項目が未入力のデータや 同じ業績のデータはインポートされません 40
6.6. インポート (2) インポート 各項目の説明 を選択すると インポートファイルへの設定項目の詳細を見ることができます インポートファイルの各項目の説明 インポートファイルのダウンロード 41
7. researchmap 非連携項目の編集 42
7.1. 新規入力の方法 追加 ボタンを押すと 入力フォームが表示されますので データを入力してください 追加ボタン 43
7.2. 入力されたデータの編集 編集したい項目を選択します 編集可能となりますので 修正等を行います 編集を終了 ( カーソルが外れる ) すると 即時反映されます 44
7.3. 入力されたデータの削除 削除したい項目のチェックボックスにチェックを入れます ( 複数選択可 ) 削除 ボタンを選択します 確認画面が表示されるので 問題が無ければ OK ボタンを選択します 45
7.4. 公開状態の変更 公開 とは 全ての人が閲覧できます 学内公開 とは 学内ネットワークからのみ閲覧できます 非公開 とは 本人だけが閲覧できます 46
7.5. 外部ファイルからの データ読込みとデータ書出し データ読込み データ書出しボタンは 2 種類あり対象のデータ項目が異なるだけで基本的な操作は同じです 1 編集画面右上部のボタン 全体 (researchmap 連携項目以外 ) の項目の読込み 書出しができます 2 各項目の下部のボタン 各項目の読込み 書出しができます 47
7.6. 外部ファイルへのデータ書出し (1) 外部ファイルへの書出し 教育研究活動データベースのデータを 既定の形式で作成された Excel 形式 CSV 形式のファイルに出力することができます 書出し で作成した外部ファイルを編集し 外部ファイルデータ読込み を行うことができます 書出すファイルの種類 (Excel CSV) を選択してください 全体 (researchmap 連携項目以外 ) の項目の書出し画面 各項目の書出し画面 48
7.6. 外部ファイルへのデータ書出し (2) 全てのデータの書出し 画面右上の 外部ファイルデータ書出し ボタンを押した場合 researchmap 連携項目以外のデータ全てを 外部ファイルに書出します 書出されたファイルの各項目の左にはカテゴリ名とサブカテゴリ名が入ります カテゴリ名 サブカテゴリ名 49
7.6. 外部ファイルへのデータ書出し (3) 項目別データの書出し 各項目の下の データ書出し ボタンを押した場合 その項目のみのデータを 外部ファイルに書出します カテゴリ名 サブカテゴリ名が含まれないシンプルな形式で出力されます ひとつの項目だけの大量データを外部ファイルから取り込む場合は 項目別データで書き出したファイルを編集して使うことをお勧めします 50
7.7. 外部ファイルからのデータ読込み (1) 外部ファイルからのデータ読込み 既定の形式で作成された Excel 形式 CSV 形式の外部ファイルのデータを 教育研究活動データベースに読み込むことができます 外部ファイルデータ書出し で作成したファイルか ヘルプ マニュアル ページからダウンロードできる 外部ファイル読込用テンプレートファイル を使用してください 読み込むファイルの種類 (Excel CSV) をラジオボタンで選択し 次に読み込む形式を 上書き 差分 ボタンで選択してください 全体 (researchmap 連携項目以外 ) の項目の読込み画面 各項目の読み込み画面 51
7.7. 外部ファイルからのデータ読込み (2) 上書き 読み込み 現在のデータを 外部ファイルの内容で全て置き換えます 外部ファイルに空白の項目があり 編集画面の同じ項目にデータが入っている場合は 空白で上書きされてしまいますので ご注意ください 差分 読み込み 論文 学会発表 のように複数入力可能な項目では 現在のデータに 外部ファイルの内容が追加されます 連絡先住所 のように単数入力の項目では 現在のデータが 外部ファイルの内容で上書きされます 外部ファイルで空白の項目に関しては 編集画面の同じ項目にデータが入っていても 上書きされません 52
8. よくある質問 (FAQ) 書出し したファイルが文字化けする CSV 形式で文字化けしている場合は Excel 形式で 書出し したファイルをお試しください 書出しで CSV 形式を選択した場合 CSV 形式の外部ファイルを開く環境によっては 文字化けすることが確認されています ( ユニコードのエンコーディングの問題 ) 自分で編集できない項目に データの誤り 不足がある 人事情報等のデータの編集をすることはできません 人事情報等に誤りや不足がある場合は 担当事務等にご連絡ください 閲覧画面が見たい 画面右上部の プレビュー ボタンを押してください 53
データはいつ保存されるのか? 編集中のデータは データの変更があるごとにリアルタイムで保存されています ただし 公開情報を更新する ボタンを押すまでは 閲覧画面へは反映されません データの編集が終了し 公開可能になりましたら 公開情報を更新する ボタンを押して 閲覧画面へ情報を反映させてください 順番の並べ替えをしたい 編集画面にの表示がある項目は 並べ替えが可能です を左クリックで選択したままスクロールし 並べ替えをしてください 54
9. 問い合わせ先 教育研究活動データベースについて 情報環境機構研究支援部門 e-mail: kyouindb-qa@iimc.kyoto-u.ac.jp 55