Office365 教員向けマニュアル (2017 年 3 月版 ) 目次 1.Office365 へのサインイン... 1 Office365 へのサインイン...1 アカウントロックについて...1 2. メール (Outlook) の使い方... 2 初期設定...2 メールの新規作成...5 メールの受信方法...6 メールの返信 転送方法...7 フォルダ / お気に入りフォルダの利用...8 迷惑メールフォルダに注意...9 低優先メールフォルダとは... 10 付録 : 共有アドレス帳について... 11 共有アドレス帳から宛先を指定する方法... 11 共有アドレス帳からメーリングリストを指定する方法... 12 メールソフトの利用について... 13 サポート窓口白鴎大学情報処理教育研究センター管理室 ( 本キャンパスマルベリーホール 3 階 ) 平日 9:00 16:30 TEL:0285-22-9747 東キャンパスの場合は 事務局内の情報システム課ヘルプデスクへ
Office365 へのサインイン 1.Office365 へのサインイン 大学ホームページ 学生生活 電子メール から Office365 サインインページにアクセスします Office 365 ポータルログイン (https://portal.office.com) からもサインインすることができます ログイン画面がでたら メールアドレスと学内で PC にログインするときのパスワードでサインインします パスワードがわからないときは 大学にいらしたときに情報処理教育研究センターで手続きをしていただく必要があります サインイン画面の アカウントにアクセスできない場合 からの管理者へのパスワード初期化依頼はできません 教員のメールアドレス : 学内 PC ログイン ID @fc.hakuoh.ac.jp アカウントロックについて 不正なアクセスを防ぐため サインインに 10 回連続で失敗するとアカウントがロックされます 1 度目のロック状態は 1 分間であり ロック数が多くなると解除までの時間が長くなります ロックされた場合はロックが解除されるまで待っていただくこととなりますので 10 回以上連続で失敗しないよう注意してください 1
2. メール (Outlook) の使い方 初期設定 サインインしたら メールアイコンをクリックします 初回ログイン時は言語 / タイムゾーンの設定画面が表示されますので 下記のように設定します 言語日本語 ( 日本 ) を確認タイムゾーン大阪 札幌 東京を選択します 保存をクリックします Office365Outlook のオプション設定画面の表示 初回サインイン時は オプション画面の 閲覧ウインドウの設定画面 が表示されます オプション画面にならない場合 ( 受信トレイ画面になった場合 ) は 次の手順で表示してください 1 上の歯車マークをクリックします 2 メニューの中から メール をクリックします 3 画面左のオプションメニューの中から メール レイアウト 閲覧ウィンドウ をクリックします 2
メール閲覧ウィンドウの表示の設定を行う 閲覧ウィンドウを表示しない を選択 保存をクリック ( 推奨 : マルウェア感染予防対策のため ) 署名の設定を行うメール作成時に本文に挿入する署名を設定します 1 オプションのレイアウトカテゴリを選択し メールの署名をクリックします 2 作成する新しいメッセージに自動的に署名を追加する にチェックを入れます 3 署名を入力します ( 以下は署名の例です ) 4 保存をクリックします 3
メッセージ形式の設定を行う最近のメールの形式としては テキスト形式 HTML 形式 リッチテキスト形式 などがありますが メール世界での標準は テキスト形式 です HTML 形式 リッチテキスト形式 では 文字の大きさや色を変えたりなどの装飾を行えますが それが正しく表示されるかどうかは受け手の環境に左右されます デフォルトでは HTML 形式 となっているため これを テキスト形式 に設定します 同じくレイアウトカテゴリから 1 メッセージ形式 をクリックします 2 差出人を常に表示する にチェックを入れます 3 この形式でメッセージを作成する の ダウンメニューから テキスト形式 を選択します 4 保存をクリックします 5 Outlook の文字をクリックし受信フォルダに戻ります 初期設定は以上です 次回からはこの設定は必要ありません メモ :Office365 メールの容量制限メールボックス添付ファイル容量 50GB 25MB 相手が受信できる添付ファイル容量は相手が利用しているメールサーバーの仕様によりますので 実際には 5MB ぐらいまでにしておくのが無難です 4
メールの新規作成 メニュー上部の Outlook をクリックし 新規作成をクリックします 新規メールを作成し送信します 1 差出人を確認します ( 自分のアドレスが表示されます ) 2 宛先にアドレスを入力します ( またはアドレス帳から選択 ) 3 メールの件名を入力します 4 内容を入力します 添付ファイルがあるときは送信ボタンの隣の 添付をクリックし ファイルを指定します 5 送信 をクリックします 初めての方はテストメールを自分宛に送ってみましょう 5
メールの受信方法 Office365 のメール画面の フォルダー には 初期状態で 受信トレイ 送信済みアイテム 下書きなどが含まれています 受信トレイ をクリックすると 受信したメールの送信元 件名が一覧で表示されます 見たいメールをクリックするとメールの本文が表示されメールの内容を確認することができます 受信トレイに戻りたい場合は右上の青い 印かメニューの Outlook の文字をクリックします メール一覧は デフォルトでは スレッド表示 になっています スレッド表示とは 同じ人と同じ件名でやり とりしたメールはまとめて 1 行に表示され 左の三角印を押すと全てが表示されるというものです 6
こうした まとめ機能がわずらわしい人は 受信トレイ画面の右上にある すべて から 表示形式を メッセ ージ にしてください すべてのメールが並列に表示されるようになります この設定はフォルダごとなので 送信済みアイテムなど他のフォルダも必要に応じて設定しましょう メールの返信 転送方法 返信したいメールを表示します 全員に返信 の右にあるVをクリック プルダウンメニューの返信をクリックします ( 転送の場合は 転送 を選択 ) 7
フォルダ / お気に入りフォルダの利用 Office365 のメール画面 フォルダー 以下の その他 をクリックすると お気に入り や自分のユーザーア カウントの 受信トレイ 等すべてのフォルダの一覧を確認することができます お気に入りに追加する 1) フォルダ一覧にて 各フォルダをマウスオーバーするとお気に 入りマーク ( ) が表示されます 2) 表示された マークをクリックすることで と表示され お気に入りに追加されます フォルダを右クリックし 表示されるメニューから お気に入りに追加 を選択してもお気に入りに追加することができます 3) お気に入りに追加することで メール画面の フォルダー 以下に表示されるようになります その他 を押さなくともすぐに表示されるようになりますので 良く使うフォルダはお気に入りに入れておくことを推奨いたします 8
迷惑メールフォルダに注意 迷惑メールではないのに 迷惑メール フォルダにメールが振り分けられることがあります 必要なメールがそちらに入っている場合も考えられますので 迷惑メール フォルダの中も確認するようにしましょう メールの最初の画面から その他 迷惑メール です 迷惑メール フォルダへの振り分けルールは プロバイダによるものなので 思わぬメールが入っていたりします 送信者や件名を見て 必要だと思われるものは 右クリック 移動 受信トレイで受信トレイに移動しましょう 9
低優先メールフォルダとは 低優先メールフォルダは Office365 が自動的に優先度の低いメールをフィルター処理し 無視される可能性の高いメッセージとして格納します それによって重要性の高いメッセージに時間を割くことができる機能ですが 低優先メール機能が間違った処理をすることもありますので 低優先メールフォルダに格納されたメールについてもご注意ください 低優先メールフィルタ機能をオフにすることもできます 1) 画面右上の歯車アイコンをクリックし メニューの一覧からメールをクリックします 2) オプション画面から低優先メールをクリックします 3) 低優先メールの機能をオフにするには メール受信時の処理 にて 低優先メールとして識別されたアイテムを分離する 低優先メールとして仕分けられたメッセージの通知を自分宛てに送信する の を外します 10
付録 : 共有アドレス帳について 2015 年度頃まで Excel で配布していた教職員のアドレス一覧は 今後 一元管理されたアドレス一覧をご利用いただけますので 従来のような各自のメンテナンスは不要になります 連絡先から宛先を指定したい場合は 下記の方法があります ユーザーアドレス 代表メールアドレスは 教職員アドレス一覧 で メーリングリストアドレスは 組織メーリングリスト一覧 で参照することが出来ます 共有アドレス帳 ( ディレクトリ ) は 教職員ユーザーのみ表示されます 共有アドレス帳から宛先を指定する方法 メールの新規作成画面で宛先ボタンをクリックすると連絡先の選択ウィンドウに切り替わります 1 個人用の連絡先メニューの上にある< <マークをクリックすると 共有アドレスの一覧が表示されます ( 一覧が表示されないときはディレクトリの文字をクリックします ) 2 教職員アドレス一覧 を選択します ( メーリングリストに送信したい場合は 組織メーリングリスト一覧 を選択します ) 3 教職員アドレス一覧が表示されまし たら該当者をダブルクリックします 4 宛先に該当者の名前が入ります 5 保存をクリックするとメール作成画 面に戻りますので P5 の要領でメールを 送信します 11
共有アドレス帳からメーリングリストを指定する方法 1 メーリングリストを宛先に設定したい場合は前頁 1の手順から 組織メーリングリスト一覧 を選択します 2 メーリングリストのグループ一覧が表示されますので 該当グループをダブルクリックします 3 保存をクリックするとメール作成画面に戻ります 宛先に選択したメーリングリストグループの名前が表示されますので本文を入力して送信します 12
メールソフトの利用について Office365 は Web メールです 基本的に Web メールはブラウザで利用することを推奨いたします ブラウザで利用していれば PC でも スマホ タブレットでも同じ操作で利用できるからです しかし メールの処理をする個人端末はほぼ決まっているなどの理由でメールソフトをインストールして利用されたい方は 付録マニュアルをお渡ししますので個別にお問い合わせください 13