Agatha 管理者向け操作ガイド 基本編 R2.4:2017 年 7 月 13 日 アガサ株式会社 1
目次 1 Agatha 管理者向けマニュアルの概要... 3 2 Agatha 利用前のご確認... 3 3 管理者ページ... 4 3.1 管理者ページでできること... 4 3.2 管理者ページへのアクセス... 4 3.3 Agatha 管理者ページ画面... 5 3 ユーザー登録の流れ... 6 4 ワークスペース作成 ユーザー登録... 7 4.1 新しいワークスペースを作成する... 7 操作ムービーワークスペースの作成... 9 4.2 新しいユーザーを登録する... 10 操作ムービーユーザー登録... 11 4.3 ワークスペースにユーザーを追加する... 11 操作ムービーユーザー登録 参照... 13 5 資料アクセス権... 14 6 その他お問い合わせ... 19 2
1 AGATHA 管理者向けマニュアルの概要 本マニュアルでは Agatha の管理者とされている方を対象とし Agatha ユーザー 登録や各種設定の一連の流れについて解説するものです 設定は 管理者で Agatha にログインのうえ 行ってください 2 AGATHA 利用前のご確認 Agatha は以下動作環境を推奨しております お手数ですが ご利用前に推奨環境を満たしているかご確認をお願いいたします ブラウザー Internet Explorer 10 以降 Firefox 32 以降 Chrome 40 以降 Safari 8 以降 Edge は 現バージョンでは推奨環境ではございません ブラウザーのポップアップブロックを解除ください Office 文書 Office 2010 Service Pack 2 (SP2) のバージョン番号 14.0.7015.1000 またはそれ以降の Word Excel PowerPoint 及び PDF をサポートしています (Office 2007 Office 2010(SP2 より前 ) は Internet Explorer 10 以上でのみ利用できます ) その他のファイル種類については 各ユーザーの環境に依存します アップロードできるファイルの種類には特に制限はありません Office 2010 Service Pack 2 (SP2) のバージョン番号の調べ方は下記リンクをクリックください Office のバージョンの調べ方 (Win MAC) 3
3 管理者ページ 3.1 管理者ページでできること マスターデータへのユーザー登録 ワークスペースの作成 マスターデータ設定の為のアクセス権付与 全ワークスペース共通のアクセス権作成及び付与その他文書分類 メタデータ 文書新規更新通知設定 支払い設定等が可能です 3.2 管理者ページへのアクセス 管理者ページは 新着情報 又は 文書管理 画面左にあるナビメニューの 設 定 ( 歯車アイコン ) をクリックすると表示されます 管理者のみ設定ボタンが表示されます 4
3.3 AGATHA 管理者ページ画面 管理者ページは マスターデータ管理 と ワークスペース管理 があります マスターデータ管理 と ワークスペース管理 の切り替えはプルダウンメニューをクリックすると切り替えることが出来ます マスターデータ管理 ワークスペース管理 5
3 ユーザー登録の流れ ユーザーを追加し ユーザーが Agatha を利用できるようになるためには以下の設定が 必要です 1 管理者が新しいワークスペースを作成する 2 管理者がマスターデータにユーザーを登録する 3 管理者がワークスペース管理者を登録する 4 ワークスペース管理者がユーザーを追加及び権限を付与する 5 ユーザーが招待メールに従い パスワードの設定を行う 6 ユーザーが Agatha にログインする 具体的な操作方法は 4 ユーザー登録の設定 にて記載しています 6
4 ワークスペース作成 ユーザー登録 4.1 新しいワークスペースを作成する トップページ左ナビゲーションの歯車マークをクリックし 設定画面を表示します 設定画面にあるプルダウンからプルダウンメニュー マスター設定 をクリックし マスターデータ管理画面を表示します ワークスペースタブをクリックし ワークスペースの作成 設定画面を表示します 新しいワークスペースを作成 ボタンをクリックすると ワークスペースを作成 のポップアップが表示されます マスター設定 7
初期設定テンプレート Basic template( 分類リストは使用せず 自由にフォルダを作成して 使用する ) オプション追加がある場合 メニューにテンプレート名が表示されます ワークスペース名 コード( 管理番号やワークスペース副題 ) 内容 を記入しテンプレートを選択します 新しいワークスペースを作成 をクリックします 初期設定で ワークスペースを表示する にチェックがされています ワークスペースを非表示にしたい場合は チェックをはずしてください テンプレートは Basic template( ベーシック ( 分類リストは使用せず 自由にフォルダを作成して 使用する )) が初期登録されています ( 企業によっては 個別テンプレートが登録されている場合がございます ) 尚 ワークスペースのテンプレートは DIA TMF 参照モデル ( 英語 ) TMF 日本版 医師主導治験版 申請文書管理用の文書分類 オリジナルテンプレートも作成しておりますので サポートへお問合せ下さい 8
操作ムービーワークスペースの作成 9
4.2 新しいユーザーを登録する [ 設定 ] プルダウンメニュー マスター設定 ー ユーザーマスター タブをクリックし ユーザーマスター画面を表示します ユーザーを追加 ボタンをクリックすると ユーザーの追加 のポップアップ画面が表示されます 必要事項を記入し ユーザーを追加 をクリックすると 登録が完了します 尚 登録が完了しても ユーザーはまだワークスペースにはアクセスできません ワークスペースにアクセスするためには ワークスペースにそのユーザーを追加する設定が必要です ( 4.3 ワークスペースにユーザーを追加する 参照 ) ユーザー登録時の デフォルトの権限 とは 登録するユーザーがマスターデータの設定を可能にするかを設定するメニューです ( ワークスペースのアクセス権ではありません ) 1 マスターデータ設定が可能なユーザーは Administrators を選択ください 2 その他マスターデータ設定のユーザーアクセスデフォルトの権限は Writer Reader がありますが 現在機能しておりません ( 今後拡張予定 ) その他のユーザーは現バージョンでは Reader 等で設定ください ワークスペースとは連動していません 10
操作ムービーユーザー登録 4.3 ワークスペースにユーザーを追加する [ 設定 ] プルダウンメニュー ユーザーを追加したいワークスペース ー ワークスペースユーザー タブをクリックし ワークスペースユーザーの画面を表示します ユーザーを追加 ボタンをクリックするとポップアップ画面 ワークスペースのユーザーを追加します が開きます ユーザーを追加したいワークスペースを選択 11
他のユーザーを招待 欄に 追加するユーザー( 氏名または Email) を入力します マスターで登録されたユーザーの選択枠がでてくるので 該当のユーザーを選択します 権限を選択し ユーザーを追加 をクリックすると ユーザーがワークスペースに追加されます ユーザーには ワークスペースに招待されました のメールが送付されます 氏名または Email を入力すると選択枠が表示されます 12
このワークスペース内での権限を選択します ユーザーへ送信されるメール 操作ムービーユーザー登録 参照ください 13
5 資料アクセス権について デフォルトのアクセス権は以下 3 種類があります Readers Writers Basic Administrators TMF テンプレートユーザーは Administrators 文書分類有 も表示されます マスターアクセス権マスターアクセス権は 2 種類あります 1 マスターデータ設定を操作できるかを設定するアクセス権 ( マスター設定専用 ) 2 全ワークスペース共通で利用できるアクセス権を設定するアクセス権 1 の マスターデータ設定を操作できるかを設定するアクセス権 は デフォルトで表示されています Readers Writers Basic Administrators Administrators 文書分類有 ( TMF テンプレートユーザーのみ ) ただし 現バージョンでは Basic Administrators ( 及び Administrators 文書分類有 ) のみ有効です マスターデータ設定を操作させたいユーザーを Basic Administrators に追加してください 将来的には Readers Writers が使えるようになりますが 現在は機能していない為マスターデータ設定を操作させたいユーザー以外は ユーザー登録時または マスターアクセス権設定で Readers としてください 2 の 全ワークスペース共通で利用できるアクセス権 を作成したい場合は マスター管理者が アクセス権グループを追加 より全ワークスペース共通のアクセス権を作成し ユーザーを追加ください ここで追加されたユーザーはワークスペースに自動で追加されます ( 詳細は基本操作ガイドをご覧ください ) ワークスペースアクセス権ワークスペース設定が可能なアクセス権がデフォルトで表示されています Readers Writers Basic Administrators ( ワークスペース管理者 ) TMF テンプレートユーザーは Administrators 文書分類有 も表示されます 14
機能 基本機能及びオプション機能の分類オプショ基本ン アクセス権グループによる分類 ワークスヘ ース Readers Writers 管理者 マスター管理者 備考 一般ユーザー ( 編集 閲覧 ) 機能 フォルダ作成 削除〇〇〇 フォルダアップロード〇〇 R2.4~ 文書登録 ( 文書分類なし ) 〇〇〇〇 文書登録 ( 文書分類あり ) 〇〇〇〇 文書閲覧〇〇〇〇〇 文書編集〇〇〇〇 文書のコピー〇〇〇〇 文書のダウンロード〇〇〇〇〇 新版をアップロード〇〇〇〇 Word を PDF に変換〇〇〇〇 Agatha で作成した PDF を削除〇〇〇〇 15
文書削除〇〇〇〇 ワークフロー ( レビュー依頼 承認申 請 確定 ドラフトに戻す ) 〇〇〇〇 確定に戻す ( マイナー版を削除 ) 〇〇〇〇 文書 フォルダリンクの取得〇〇〇〇 レビュー 承認の実施〇〇〇〇〇 共同レビュー〇〇〇〇〇 電子署名〇〇〇〇〇 属性の編集〇〇〇〇 属性の閲覧〇〇〇〇〇 お知らせを作成〇〇〇〇 お知らせの閲覧〇〇〇〇〇 変更履歴を閲覧〇〇〇〇 監査ログを閲覧 ( 文書編集やワークフローのアクションを記録 ) 監査ログを閲覧 ( 文書を開く のアクションも記録 ) 〇〇〇〇 〇〇〇〇 16
文書一覧をエクスポート〇〇〇〇 Office ファイル及び PDF ファイルを ブラウザで開く 〇〇〇〇〇 管理者機能 ワークスペースの作成 管理〇〇 マスターのユーザー登録 管理〇〇 ワークスペースのユーザー登録 管理 〇 フォルダ固有のアクセス権管理〇〇 ワークフローの取消〇〇 監査ログを閲覧 ( マスター ワーク スペース のアクションを記録 ) 〇 〇 マスター ワークスペースの監査ログ に ファイルを開く システムにアクセス を記録 〇 〇 文書分類の管理〇〇〇 マスター管理者はマスターのみ ワークスペース管理者はワークスペースのみ メタデータの管理〇〇〇 マスター管理者はマスターのみ ワークスペース管理者はワークスペースのみ 画面表示の変更〇〇 17
アクセス権の作成 変更〇〇〇 マスター管理者はマスターのみ ワークスペース管 理者はワークスペースのみ パスワードポリシーの変更〇 R2.4~ アガササポートのみ ファイルを登録 変更した場合のメー ル通知管理 〇〇〇 R2.4~ マスター管理者はマスターのみ ワークス ペース管理者はワークスペースのみ メールテンプレートの変更〇 R2.4~ アガササポートのみ ホームページ〇 R2.4~ アガササポートのみ 文書リンク〇〇 R2.4~ テンプレート ベーシック 〇 TMF DIA Ref. Model( 英語 ) TMF DIA& 製薬協 ( 日本語 ) 申請文書オリジナル 〇〇〇〇 18
6 その他お問い合わせ Agatha サポート平日 9:00~17:00 Email : support@agathalife.com TEL : 050-3177-5299 操作マニュアル通りにいかない 万が一エラーなどが表示された場合は 操作マニュアル通りにいかない又は エラーがおこっている画面画像 エラーがおこったステップ ( 操作 ) OS バージョン, ブラウザーのバージョン ofiice バージョンをご連絡ください 19