0 2019 年度ハロウィンパーティー第 1 回ミーティング ( キックオフ ) 2019 年 8 月 31 日ハロウィン実行委員会発起人南前 田中
目 次 １ メンバー紹介 実行委員会の発足 ２ 実行委員長選出 体制 役割分担について ３ スケジュール 案 ４ 実行委員会の運営について 共有メールの設定 ５ 実施内容の確認 運営に関する確認 ６ 直近の期限のある作業 ７ 2019年度ハロウィンのテーマ ゲーム 出し物など ８ イベント保険 検討中 参考資料 Ｈ２９年度 Ｈ３０年度のイベントの模様 運営などの紹介 実行委員会の運営の考え方 1
1.メンバー紹介 実行委員会の発足 Ｈ２９理事ＯＢ 櫻井 大庭 金光 トーマス 稲田(在宅,ﾎﾟｽﾀｰｲﾗｽﾄ) 田中 南前 ２０１９理事 鳥越 目黒 宮地 ハロウィン 実行委員会 一般公募 ２ 会長 副会長 Ｈ３０理事ＯＢ 牧野 蔵
２. 実行委員長選出 体制 役割分担 自治会 理事会 チラシ原稿 承認 会計窓口 イベント 保険関係 自治会の名 前が必要に なるもの等 実行委員会 実行委員長 自治会 会長 副会長 ３ 実行委員長 全体会議運営 全体統括 ＸＸ イベント企画 運営 準備 事務局 参加募集チラシ作成 稲田(イ ラスト作成) 南前 イベントシナリオ ゲーム企 画 田中 トーマス ＸＸ 参加募集ＨＰサイト作成 南前 会場装飾 大庭 ＸＸ ＸＸ 参加者名簿管理 個人情報管 理 南前 牧野 お菓子 櫻井 ＸＸ ＸＸ 写真撮影 結果ＨＰ作成 ＸＸ コンテスト関係 ＸＸ ＸＸ 最終報告書作成 会計 費用管理 仮 ＸＸ イベントの前日準備 当日実施 全員 当日参加組 蔵 金光
３.スケジュール 案 ４ 月日 時間 イベント 議題等 8/31(土) 17:00-19:00 第１回全体ミーティング 9/15 (日) 参加者募集チラシ原稿仮完成 会長 副会長に内容の確認依頼 9/20ま で 9/21(土) 17:00-19:00 第２回全体ミーティング 出し物 準備物の進捗状況 参加者募集チラシの印刷作業 9/22(日) 定例理事会 参加者募集チラシ回覧開始 申込受付開始 10/16(水) 参加者募集締め切り 参加人数確定 10/19(土) 17:00-19:00 第3回全体ミーティング 参加人数の確定報告 準備状況の確認 当日シナリオ説明など 会計中間締め 10/25(金) 18:00- 会場準備 可能な人で 10/26(土) 10:0013:00- 会場準備 打ち合わせ イベント本番 会計最終締め 11/9(土) 反省会 会計精算 17:00-18:00 終了後打ち上げ 備考 中町自治会 実 行委員会の連名 で発行する 個別のミーティング 作業会は 個別に調整する
４ 実行委員会の運営について １ スタッフ間の連絡事項や情報共有は 共用メールアドレスを利用する Halloween-staff@fujiwaradai-naka.com 次ページを参照 ２ メールの発信者 全体ミーティングや スタッフ全員に係る指示メールは 実行委員長が出す それ以外の個別の作業チーム内のミーティングなどの指示は 主担当者が出す ３ 個別の準備会 打ち合わせ会の開催 主担当者の号令で必要に応じて適宜開催する ４ 打ち合わせや作業会の内容の情報共有 できるだけ 打ち合わせで決まったこと 作業した内容を共有メールに入れる ５ メールのタイトルは そのチームを先頭に入れる 下記は例 ハロウィン全体ミーティング 第２回スタッフミーティングの案内 ハロウィンお菓子 買い出し報告 ハロウィン参加者チラシ作成 チラシ案の確認依頼 ６ 打ち合わせや作業会に出席できないときは 共用メールに連絡を入れる ５
４ 実行委員会の運営について ６ 共用メールアドレスの利用 スタッフ用メールアドレス: Halloween-staff@fujiwaradai-naka.com Aさん Aさん から送付 したとき Ｂさん Halloween-staff@fujiwaradainaka.com 宛先は Halloweenstaff@fujiwaradai-naka.com スタッフ皆さんの メールアドレスを 転送用に登録しま す 返信の際は 全員に返信で 宛先にHalloween-staff@fujiwaradai-naka.comを入れる Ｃさん
4. 実行委員会の運営について 7 後程 共有メールのテストを行います
５.実施内容の確認 内容 1 予算は年度計画３万円とする イベント保険込み 2 日程の決定 １０月２６日 土 の午後で問題ないか Ⅰ部 13:30-14:30 受付開始13:00 Ⅱ部 15:30-16:30 受付開始15:00 3 参加者募集は 昨年同様で メール応募と参加メモ紙 直接ポストイン方式でいいか 4 参加者資格は 中町自治会員の家族でいいか 中町非会員や他地域の参加を認めるか 問合せが あったとき 5 参加費は無料とする 6 回覧発行元は 自治会長と実行委員長の連名とする 7 イベント保険に加入する方向で検討する 自治会長名 で加入する 8 健康麻雀クラブはこの日が定例利用があるため 連絡 が必要 ８ 結果 田中連絡済み
５.運営に関する確認 内容 1 準備作業などで愛あいホールを利用する連絡 は 庶務理事宮地さんでいいか 2 準備作業での愛あいホールの鍵の運用につい て 理事さん 宮地さん 鳥越さん 目黒さん に開錠いただくことでいいか 3 イベント準備品の保管場所として 福利厚生の倉庫を使わせていただきたい 4 スタッフのメールアドレス 電話番号を 一覧化して スタッフ皆で共有していいで しょうか 5 準備品購入にかかる精算の方法について かかった費用を担当の理事さんに立替いた だき 理事さん会計に立替申請いただく ９ 結果 次頁参照
5. 運営に関する確認 10 会計精算の案 イベント 担当 第 1 回 M 第 2 回 M 第 3 回 M イベント 理事会 反省会 8/31 9/21 10/19 10/26 10/27 11/9 中間精算 各自購入 立替 各自 中間締め : 領収書を理事に渡す 各自 理事 理事が立替 理事 立替者に現金渡す 理事 各自 理事 会計理事に立替申請書を提出 ( 以降通常の手続き ) 理事 最終精算 各自購入 立替 各自 ( もしあれば ) 最終締め : 領収書を理事に渡す 各自 理事 理事が立替 理事 立替者に現金渡す 理事 各自 理事 会計理事に立替申請書を提出 ( 以降通常の手続き ) 理事 かかった費用は 必ず共有メールで連係する 各自の残高把握するため 活動報告書の作成のため 各担当グループの理事に 領収書を集める
６.直近の期限のある作業 11 第２回ミーティングまでに行う必須作業 期日 作業 担当 9/15 参加者募集チラシ原稿仮完成 稲田 南前 9/15 参加者募集のホームページ作成 南前 9/15 参加者募集チラシ原稿 ホームページの確認 会長 副会長に確認依頼 委員長 9/20 参加者募集チラシ原稿 ホームページの確認 会長 副会長 9/21 参加者募集チラシの印刷 全員 備考 9/22回覧開始
７.2019年度のテーマ ゲーム 出し物など 平成29年度 平成30年度 平成29年度 テーマ 特になし ゲーム 出し物 モンスターフィーディング 魔女の輪投げ かぼちゃオーナメント作り 〇 クイズ お化け列車 じゃんけんゲーム お化け狩り かぼちゃ送り 怖い話 平成30年度 テーマ ピーターパン ゲーム 出し物 モンスターフィーディング フック船長の輪投げ 宝の地図ジグソーパズル お化け列車 お化け狩り 大玉送り 怖い話 2019年度 テーマ ゲーム 出し物など テーマ 不思議の国のアリス ゲームと出し物 予定 個別ゲーム ハンプティダンプティの卵レース ハロウィン迷路 チシャ猫フィーディング 集団ゲーム ハロウィンじゃんけん さいころゲーム ゾンビさんが転んだ 帽子送りゲーム 怖い話 仮装コンテスト 12
8. イベント保険 ( 検討中 ) 13
8. イベント保険 ( 検討中 ) 14
8. イベント保険 ( 検討中 ) 15
次回ミーティング 次回全体ミーティング ９月２１日 土 １７ ００ １９ ００ 愛あいホールにて ゲーム流れ 担当決め 装飾物の進行状況報告 お菓子案 参加者募集チラシの印刷作業 他 16
( 参考資料 ) 17 H29 年度 H30 年度のイベントの 模様 運営などの紹介
Ｈ２９年度ハロウィンパーティーの実施概要 メインテーマ 特になし 平成２９年１０月２８日 土 １３ ４５ １６ １５ ２部制 吉尾公園で実施予定だったが 雨天の ため 愛あいホールで実施 参加者 申込み人数 参加人数 約１７０名 親含む 約１２０名 18
Ｈ２９年度ハロウィンパーティーの実施概要 Ｈ２９年度自治会の取り組み方針 総会での意見から 町内交流 スポーツイベントの活発化 を要望される ８月度の理事会で 自治会独自のイベン トを提案 有志メンバーで開催する ことで承認 体制 理事主体 参加理事 １０名 ボランティア 家族 ７名 経費 会合 打合せ４回 準備会２回 申込み方法 回覧にて実施 準備品 装飾などの準備品を 愛あいホールで一 時的に保管 19 装飾 お菓子など 44,197円
Ｈ３０年度ハロウィンパーティーの実施概要 メインテーマ ピーターパン 平成３０年１０月２７日 土 １３ ３０ １６ ００ ２部制 参加者 申込み人数 参加人数 約１２０名 親含む 約１００名 20
Ｈ３０年度ハロウィンパーティーの実施概要 ８月度の理事会で 牧野会長により実 行委員会を立ち上げ ハロウィンパー ティー開催を提案し 承認される Ｈ２９年度の経験メンバーで企画 運 営を依頼される 実行委員長は牧野会長 Ｈ３０年度自治会の取り組み方針 理事負担の軽減 イベントの実行委員会制 体制 Ｈ２９年経験メンバー主体で企画 理事 ５名 Ｈ２９年度経験メンバー ７名 家族等 ４名 会合 打合せ３回 準備会２回 21 経費 装飾 お菓子など 35,726円 申込み方法 チラシ回覧後 申込は 実績 ホームページ案内してメール受付 メール ２２件 ＦＡＸ 愛あいホールホスト投函 ポスト投函 ２件 回覧での申込はしない 理事直受付 １件 準備品 装飾などの準備品を 愛あいホールで一 時的に保管 会計 都度 領収書を実行委員長に提出
実行委員会の運営の考え方 従来のイベント Ｈ２９年度 22 実行委員会によるイベント Ｈ３０年度 役割分担して運営 全て理事会で運営 理事会 参加募集チラシ作成 参加募集チラシ回覧 実行委員会 参加募集チラシ作成 参加募集チラシ回覧 参加者名簿管理 参加者名簿管理 イベント内容企画 イベント内容企画 会場装飾準備 会場装飾準備 お菓子準備 自治会の名前が 必要になるもの など お菓子準備 イベント会場設営 イベント会場設営 イベント当日の運営 イベント当日の運営 費用の管理 費用の受け渡しなど 費用の管理 イベント保険関係 イベント保険関係